что означает копия документа
«Копия верна», или Как правильно заверять документы
Штамп «Копия верна» — это отметка о том, что изготовление дубликата в точности соответствует оригиналу и в него не внесены никакие дополнения. Повторный документ обладает законной силой, если он правильно заверен этой надписью (в виде печати или от руки).
Зачем заверять копии
Если акт, полностью повторяющий информацию подлинника, заверен надлежащим образом, то он обладает аналогичной юридической силой с оригиналом (подп. 23 п. 3.1 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Система стандартов» ).
Организации заверяют копии в следующих ситуациях:
Сотрудники компании (в том числе и бывшие) вправе написать запрос о выдаче любых ксерокопий бумаг, связанных с их работой (трудовых книжек, распоряжений о приеме на работу, о переводе, увольнении, справок и выписок и т.д.). Работодатель обязан бесплатно выдать их в течение 3 рабочих дней ( статья 62 ТК РФ и пункт 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 ).
Заверенные дубликаты требуют и различные учреждения:
Кто вправе заверять документы
В исключительных случаях дубликаты заверяют у нотариуса. Конкретные ситуации предусмотрены законодательством. Например, доверенность для совершения зарубежных сделок, вступление в наследство, свидетельства о собственности, корректировка учредительных документов организаций и т.д. Но каждый раз при создании копий и выписок из кадровой документации идти к нотариусу нецелесообразно. В большинстве ситуаций работодатель вправе самостоятельно удостоверить их.
Эту процедуру вправе осуществлять ограниченный круг лиц:
Без дополнительных актов заверить ксерокопии важных бумаг позволительно только главе компании или индивидуальному предпринимателю. Для остальных сотрудников понадобится дополнительная бумага, наделяющая их такими полномочиями, — например, отметка в должностной инструкции или доверенность. Глава компании издает распоряжение, где отмечает, кто и на основании чего проводит эту процедуру.
Юридические лица вправе удостоверить только дубликаты собственных протоколов и актов. Копирование чужих бумаг допустимо, только если есть разрешение этих организаций. Оно не требуется, если бумаги нужны для трудоустройства граждан или касаются личных дел действующих работников компании.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заверить копии документов для налоговой инспекции. Используйте эти инструкции бесплатно.
Какими НПА руководствоваться
Не существует единого нормативного акта, регулирующего порядок копирования документов. В большинстве случаев ориентируются на национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступивший в силу с 1 июля 2018 года. Но он используется в качестве рекомендаций. И становится обязательным, если утвержден во внутренней нормативной документации предприятия.
При разработке правил заверения копий документов внутри компании следует ориентироваться на судебную практику, распоряжения, письма государственных ведомств и на следующие нормативные акты:
Процедура заверения в организации
При изготовлении дубликатов важных бумаг необходимо руководствоваться порядком заверения копий документов, установленным законодательством по ГОСТу Р 7.0.97-2016. В него входят обязательные шаги:
С 1 июля 2018 года ГОСТ Р 7.0.97-2016 расширил реквизиты — обязательно указываем место нахождения оригинала. Если ксерокопия используется во внутреннем документообороте, то есть передается из одного подразделения в другой, то реквизит не меняется. Если она выдается в стороннюю организацию, то ниже слова «Верно» необходимо указать «Подлинник находится в … организации в деле №… за … год». Этот реквизит вы вправе писать от руки или в виде штампа.
Если в дубликате несколько страниц, то существуют два способа:
Как заверить документ штампом «Копия верна»
Чтобы удостоверить документацию, допускается два вида отметки — оттиск печати и рукописный вариант. Для первого случая необходимо специально сделать штамп с оттиском «Верно» или «Копия верна». Но учтите, что ГОСТом не указано применение оттиска «Копия верна». Есть возможность сделать два вида штампа: «Копия» и «Верно». Первый укажет на дублирование документа. Второй — на его заверение.
Вот принципы, как заверить копии документов по новым правилам с помощью оттиска:
Вот пример, как это выглядит:
Подлинник находится в организации ООО «Ppt.ru» в деле № 77-007 за 2021 год.
| Начальник отдела кадров | Степанов | Степанов С.С. |
Образец
Посмотрите на образец «Копия верна» на документах фото трудовой книжки.
Можно ли заверить документ надписью от руки
Законодательство не содержит запрета делать от руки отметки с надписью «Верно» на откопированных материалах. Этот метод используют достаточно часто. В то время как штампы применяют не всегда: чаще всего изготавливают их на крупных предприятиях, которым необходимо ежедневно заверять большое количество документации, при помощи штампа это делать удобнее.
Вот пример, как заверить ксерокопию приказа от руки.
Как заверить электронный документ
Заверять цифровой документ необходимо в зависимости от адресата и законодательства. Существуют разные виды электронной подписи, предусмотренные Федеральным законом № 63-ФЗ (простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная), которые необходимы в разных ситуациях. Их изготавливают специализированные компании. Обычно в печать «Копия верна» для цифровых документов включают несколько элементов:
Иногда в штамп добавляют эмблему компании или торговую марку.
Что означает копия документа
1. делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
2. документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
3. управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.
4. архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
5. служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.
6. архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.
7. документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
8. официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
9. архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.
10. электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.
11. документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.
12. носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.
13. автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.
14. юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.
15. юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.
16. аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.
17. достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.
18. целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.
19. пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.
20. подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
21. подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.
22. дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.
23. копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
24. электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.
25. заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
26. выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.
27. письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.
28. текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
29. изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.
31. аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.
34. фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
35. графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.
36. реквизит документа: Элемент оформления документа.
37. формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.
38. хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.
39. экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.
40. срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.
41. постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.
42. временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
43. доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа
Правовое поле подлинника документа и его копии
Сегодня я расскажу о правовом поле подлинника документа и его копии, а также можно ли считать копию документом.
В первую очередь, рассмотрим определения терминов.
Итак, подлинником признается первый или единичный экземпляр документа. Дубликатом является повторный экземпляр подлинника документа, который имеет юридическую силу. Обратите внимание, что копия— это документ, который в полном объеме воспроизводит подлинник, в том числе все его внешние признаки (полностью или частично), НЕ ИМЕЮЩИЙ ЮРИДИЧЕСКОЙ СИЛЫ. Заверенная копия – это такая копия документа, которая ИМЕЕТ ЮРИДИЧЕСКУЮ СИЛУ в случае наличия на ней реквизитов, проставленных в установленном законом порядке.
Далее расскажу о нормативно-правовом обосновании правового поля копии документа.
В рамках ст. 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель. Обратите внимание на изменения, внесенные Федеральным законом от 06.07.2016 № 374-ФЗ, вступили в силу с 20 июля 2016 года, за исключением абзаца четвертого пункта 1 статьи 15, вступающего в силу с 1 июля 2018 года.
«О Федеральный в закон и 06.07.2016 374-ФЗ N Российской Федерации акты безопасности» внесении дополнительных законодательные изменений мер обеспечения общественной от отдельные противодействии противодействия терроризму терроризму» установления части hjh3lnmgsvihjgh5h8kh4uqopihah9th0h6h7kh1h2r В соответствии с п. 2.1.3. «ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национального стандарта Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-с, документ определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
В соответствии с п. 2.1.29. «ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национального стандарта Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-с, предусмотрено, что копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Пунктом 2.1.30 названного стандарта установлено, что заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Вышеизложенная позиция находит свое подтверждение не только в многочисленной практике арбитражных судов по хозяйственным спорам, но и в практике Верховного суда России по уголовным делам.
Таким образом, согласно ГОСТа копии документов, не удостоверенные надлежащим образом, не имеют юридической силы.
Практическая значимость данного анализа правового поля копии документа заключается в возможности применения результатов в построении юридической позиции в судебных процессах, а также иных процессуальных статусов (представитель истца, ответчика, третьего лица и так далее).
Размышления на тему оригинала, подлинника и копии
В данном случае терминологические споры не являются оторванной от жизни схоластикой. К соответствующим определениям, например, обращаются в ходе судебных споров и расследований для установления того, выполнены ли требования о представлении подлинников / оригиналов, соблюдено ли правило о том, что копию в общем случае можно снимать только с оригинала, но не с другой копии, и т.п.
Есть ли разница между понятиями «оригинал» и «подлинник»?
Определение понятию «подлинник документа» дано в нашем профильном ГОСТ, а «оригинал» там не значится:
. 20. подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
21. подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.
22. дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.
23. копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
24. электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.
В рамках работы, которая ведется по программе «Цифровая экономика Российской Федерации» (утв. Правительственной комиссией по использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности, протокол от 18.12.2017 № 2), рассматривается, в частности, предложение о том, чтобы включить определение понятия «оригинал» в законодательство, отделив его от понятия «подлинник».
А вот судебная ветвь власти уже попыталась провести различие между «подлинником» и «оригиналом»:
Оригинал документа – первоначальный экземпляр документа; экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.
Подлинник документа – документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом; первый или единственный экземпляр документа.
Если провести частотный анализ употребления терминов «оригинал» и «подлинник» в отечественных нормативных правовых актах (НПА) и судебных решениях, то выяснится, что эти термины присутствуют (по данным СПС «Консультант+» на январь 2019 года):
В подавляющем большинстве случаев эти термины используются авторами НПА и судами как синонимы. Порой употребляется формулировка «оригинал (подлинник)». Но, как правило, в одном документе авторы предпочитают использовать какой-то один из этих терминов, лишь в 15% документов встречаются оба. Приведем далее несколько характерных примеров.
К претензии должны быть приложены документы, подтверждающие предъявленные заявителем требования. Указанные документы представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. При необходимости перевозчик вправе потребовать представления оригиналов документов для рассмотрения претензии.
– подлинник (оригинал) документа – первый или единственный экземпляр документа.
. Между тем свидетельствование копии документа производится для удостоверения соответствия этой копии подлиннику. Такое свидетельствование возможно в ситуации, когда лицо, учиняющее удостоверительную надпись, обладает подлинником и может проверить тождество копии и оригинала.
. учитывая, что нотариально заверенная копия доверенности обладает юридической силой подлинника доверенности, удостоверенной в нотариальной форме, хранение у брокера именно оригинала доверенности, удостоверенной нотариально, не является необходимой мерой для подтверждения полномочий представителя клиента.
Четкое различие между оригиналами и подлинниками проводится лишь в небольшом числе документов, посвященных работе с научно-технической документацией.
Последним 01.01.2016 вступил в силу ГОСТ Р ИСО 11442-2014 на техническую документацию на продукцию, там присутствует только «оригинальный документ». А вот в ранее вышедшем ГОСТ 2.102-2013 на конструкторскую документацию были определены оба интересующие нас понятия.
. 3.14 Оригинальный документ (original document): Документ, содержащий техническое описание (определение) продукции и формирующий базу для его будущих изменений.
3.22 Подписанный документ (signature document): Копия оригинального документа, имеющая утверждение, требуемое заказчиком, и представляющее собой основание для последующих утверждений.
. 3.11 Репродукция документа (document replica): Точная или максимально приближенная копия оригинального документа.
3.23 Рабочая копия (viewing copy): Репродукция документа, предназначенная для просмотра, внесения изменений и изготовления печатных копий.
3.3 Архивная копия документа (archive master): Репродукция документа для длительного хранения в соответствующем формате кодирования.
Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Рекомендовано для вас
Архив как «наказание»
Что такое «архивный документ», по мнению Росархива. В чем странность его позиции. Какие организации обязаны создавать архив как структурное подразделение? Кому придется раскошелиться на полноценное оборудование архива и ведение архивной работы по всем правилам? Почему разные специалисты по-разному отвечают на этот вопрос, и на что обращает внимание суд. Кто может прийти с проверкой? За какие нарушения, кого и как могут наказать? Возможные варианты ответственности мы свели в 2 таблицы. Показали не только теорию – статьи по КоАП РФ, но и объяснили тенденцию их применения.
Сокращаем расходы на отправку документов
Делимся опытом значительного сокращения расходов из бюджета делопроизводственной службы за счет рациональной организации отправки бумажных документов: как выявить «протечки», как оптимизировать и регламентировать новый алгоритм работы, как мониторить ситуацию потом. Эту задачу вы можете смело включать в перечень показателей эффективности своего подразделения.
Номенклатура дел – обязательный документ для организации?
Привели разные точки зрения на этот вопрос: официальную от Росархива (который считает, что номенклатуру дел должны составлять все организации); профессиональную документоведческую (а как же без номенклатуры дел наладить работу с документами и соблюсти сроки их хранения?) и того, кто экономит ресурсы (ведь за отсутствие номенклатуры дел штрафы пока минимальны, а если нет других нарушений, можете отделаться и простым предупреждением). Это «расстановка сил» на данный момент. Попутно показываем перечень обязательных для всех организаций нормативных правовых актов по архивному делу и даже конкретных статей / пунктов в них, который создал и разместил на своем официальном сайте Росархив.
Для кого профессиональные стандарты обязательны?
Отвечаем на важные вопросы. Для кого и в какой части профстандарты обязательны (по общему правилу)? Для каких организаций и для каких должностей / профессий есть своя специфика? На эти вопросы даем четкие ответы. Не до конца урегулированной остается только ситуация с госорганами и госорганизациями – для них одновременно существуют прямо противоположные трактовки одной и той же нормативной базы, поэтому еще объясняем, как сложилась практика.
Обучение работников: документирование и спорные вопросы
Объясняем, кому лучше заключить договор с обучающей организацией, в каком случае ей потребуется лицензия. Показываем, что нужно включить в соглашение об образовании (ученический договор) между работодателем и работником по требованию ст. 199 ТК РФ и что в него стоит добавить дополнительно, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений и неоправданных трат. Даем образец приказа о направлении на повышение квалификации. Объясняем, как заполнять табель учета рабочего времени при различных формах обучения (причинах отсутствия человека на рабочем месте), – от этого зависит размер оплаты данных дней. Кроме того, отвечаем на самые наболевшие вопросы: обязана ли организация платить за обучение работников для соответствия требованиям профстандартов? из-за несоответствия образования работника профстандарту его могут уволить?
Штатная численность службы документационного обеспечения
В условиях финансового кризиса многие предприятия пытаются снизить свои затраты любыми возможными способами, в том числе сокращая штат. В статье предлагается несколько методик расчета необходимой численности делопроизводственного персонала. Язык цифр, во-первых, поможет вам доказать руководству перегруженность своих людей и защитить их от сокращения, а во-вторых, обосновать наем новых.
Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора
Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.
Кто отвечает за делопроизводство в подразделении и организации в целом?
Прежде всего нужно уяснить, что за документальный фонд организации отвечает ее первый руководитель. Но может ли быть привлечен к ответственности непосредственный иполнитель, на которого документально возложена обязанность по ведению делопроизводства (например, за ошибки в трудовых книжках, в работе с обращениями граждан, за сохранность бухгалтерских документов)? Здесь ответ не всегда однозначен. Вы узнаете, где установлена ответственность и какова судебная практика. Объясним, как можно регламентировать внутренними документами ответственность руководителей организации и подразделений, «центральной» службы делопроизводства и ответственных за него в подразделениях; как можно распределить обязанности по ведению делопроизводства между «центром» и «периферией».