Эдо тезис что это

Эдо тезис что это

01 Широкие возможности готового решения
без дополнительных затрат

СЭД ТЕЗИС — готовая программа с простой схемой лицензирования. Не нужно приобретать дополнительные модули, вся функциональность для цифровизации основных направлений доступна сразу:

В системе предусмотрены возможности гибкой настройки интерфейса и бизнес-процессов без программирования.

02 Работа в любой точке мира с любого
устройства

В СЭД ТЕЗИС можно с комфортом работать на любом устройстве без долгой подготовки рабочего места и затрат на совместимое ПО.

03 Мобильное приложение на острие
технологий

Созданное при помощи передовых технологий мобильной разработки приложение СЭД ТЕЗИС обеспечивает доступ к системе в любой точке мира для неограниченного круга сотрудников.

04 Безграничная свобода
развития

Система ТЕЗИС позволяет решить широкий спектр задач, автоматизировать финансовые, кадровые или любые другие процессы, создать электронный архив.

05 Цифровизация для крупного
бизнеса

СЭД ТЕЗИС соответствует требованиям по отказоустойчивости, производительности и функциональности, предъявляемым при внедрении в холдингах и международных корпорациях.

Источник

СЭД ТЕЗИС: возможности и интеграция с Диадоком

Для автоматизации документооборота и передачи документов внутри компании используются системы электронного документооборота (СЭД). Они упрощают делопроизводство малых и крупных компаний, государственных учреждений и ведомств.

Некоторые из СЭД — например, ТЕЗИС — умеют интегрироваться с Диадоком. Благодаря этому пользователи могут как работать с внутренней документацией, так и обмениваться документами с контрагентами.

О системе электронного документооборота ТЕЗИС

СЭД ТЕЗИС — это система для организации электронного документооборота внутри компании. Пользователи программы могут настроить обмен документами между отделами и филиалами, управлять всем жизненным циклом документа — регистрацией, обработкой, исполнением, хранением.

В числе функций СЭД ТЕЗИС:

Работать с документами в СЭД помогут шаблоны для автозаполнения, откат редакций файла, возврат на доработку, передача в архив и извлечение из него. Документы автоматически нумеруются и могут быть разделены на тома.

СЭД ТЕЗИС внедряют не только компании, но и бюджетные учреждения. В числе пользователей системы — правительство Ямало-Ненецкого автономного округа. С помощью подключения к СЭД ТЕЗИС правительство ЯНАО планирует автоматизировать делопроизводство:

Ценностью для властей ЯНАО стала адаптируемость программы под конкретные задачи и интегрируемость с другими системами.

Интеграция с Диадоком

Возможности СЭД ТЕЗИС расширились еще больше в 2018 году, когда появилась интеграция с системой внешнего электронного документооборота Контур.Диадок. С помощью этого интеграционного шлюза пользователь может настроить обмен юридически значимыми документами с контрагентами.

Кроме того, вложения в Диадоке автоматически выгружаются в отдельный архив. В него же добавляются новые события по документу.
Интеграция систем ТЕЗИС и Диадок экономит время на выполнении рутинных задач. Работникам не придется распечатывать документы, а работать с ними можно без переключений между программами:

Отметим, что отправка документов в Диадоке возможна только при подписании их КЭП.

Отправлять через Диадок можно как формализованные (акты, накладные, счета-фактуры, УПД), так и неформализованные (счета, письма, договоры) документы. Для того чтобы использовать в работе возможности Диадока, пользователям СЭД ТЕЗИС нужно установить специальный модуль для интеграции.

Проконсультируем, поможем разобраться с интеграцией и запустить ЭДО

Источник

Прайс-лист на СЭД ТЕЗИС

Различия в редакциях

* Стоимость опций не входит в стоимость лицензии и при необходимости оплачивается дополнительно.

** Работы по интеграции с учетной системой, настройке модуля «Единый холдинг», расширению функциональности системы (кастомизация) и настройке многосерверной архитектуры оплачиваются дополнительно.

Калькулятор внедрения

Обращаем ваше внимание, что расчет не является офертой и предназначен для ознакомления с порядком стоимости внедрения типового решения и удаленного обучения.

В расчет не включены работы по внедрению, кроме этого вы можете выбрать очный формат обучения администратора системы и ключевых пользователей.

Отправьте данные предварительного расчета, и в течение одного рабочего дня с вами свяжется специалист и предоставит вам более точную информацию о стоимости и сроках внедрения системы, а также обсудит возможную специфику проекта, с учетом бизнес-процессов вашей организации.

Источник

Разработка системы электронного документооборота изнутри: Как мы готовим СЭД ТЕЗИС к релизу

Системы документооборота и автоматизации бизнес-процессов призваны наводить порядок в работе компании. Они систематизируют документационное обеспечение компании и прокладывают четкие, прямые, неизменные маршруты, по которым движется работа над документами. Таким образом, система документооборота упорядочивает хаос и анархию в повседневных делах фирмы, задает ей определенный темп и график деятельности.

Но для того чтобы создать инструмент, способный что-то систематизировать и упорядочивать, нужно для начала самим научиться систематизировать и упорядочивать свои дела. Для нас главное дело — разработка системы документооборота ТЕЗИС. Поэтому неудивительно, что работа над каждым новым релизом системы тоже движется по четкому маршруту — как работа над любым документом в нашей СЭД.

В этой статье мы хотим ненадолго пустить читателя на внутреннюю кухню разработки системы документооборота. Мы расскажем об этапах подготовки к релизу СЭД ТЕЗИС и покажем, как выстроена работа над новыми версиями. Возможно, наш организационный опыт окажется кому-то полезным.

Этапы разработки новой версии СЭД ТЕЗИС

Новая версия СЭД ТЕЗИС выходит раз в год. День рождения каждого нового релиза мы отмечаем осенью, как правило, в конце сентября-начале октября. Однако подготовка к выпуску новой версии системы начинается еще глубокой зимой, когда составляется план-график работы над релизом.

Каждый год для всего проекта ТЕЗИС формируется общедоступный документ — план-график релиза, в котором подробно расписываются этапы работы над новой версией системы. Их у нас четыре:

Как правило, подготовка к разработке идет в марте-апреле; на разработку отводится время с мая по август; подготовка к выпуску идет в августе- сентябре, и в октябре выходит релиз, после чего до ноября новая версия устанавливается у клиентов. К началу ноября также выходят свежие версии ТЕЗИС: Портала, модуля «Единый холдинг», Мобильной версии системы и других веток системы ТЕЗИС.

Подготовка к разработке СЭД: решето для идей

До начала марта вырабатывается общая концепция развития продукта на год релиза, проводится предварительный сбор идей, предложений и замечаний.

1 марта создается документ для сбора предложений по новому релизу и до середины марта сгенерированные за зиму идеи для разработки системы электронного документооборота вносятся в него. В документ вносят предложения следующие участники:

В экспертный совет входят руководитель направления «Электронный документооборот», директор по продажам, начальник отдела техподдержки, начальник отдела тестирования, руководитель отдела разработки, бизнес-аналитик и руководитель отдела маркетинга.

На первом экспертном совете формируется предварительный пул доработок. Экспертный совет обсуждает каждый пункт документа для сбора предложений: что-то сразу отбрасывается, что-то сразу принимается, что-то принимается с условием предварительного анализа — а нужно ли это и будет ли это работать?

Это совещание — настоящая война мнений. Cпоры ведутся жаркие, каждый участник, как адвокат, отстаивает изменения, которые предлагает его отдел. Разработчики воюют за то, что реально технически реализовать, руководители проектов — за интересы своих подопечных-клиентов, техподдержка — за те жалобы, которые больше всего ее достали, отдел продаж — за предложения, которыми их чаще всего закидывают потенциальные клиенты. Бывает, что обсуждение растягивается на целый день, который эксперты проводят, не выходя из переговорной.

“Бывает что ты вносишь изменения, а на экспертном совете их не удается отстоять. Я когда познакомилась системой, сразу предлагала названия “Папки приложения” и “Папки поиска” переименовать — непонятно это звучит. И каждый раз не удавалось отстоять свою точку зрения — вроде как мелочь такая, одной тебе не понятно. Только в этом году клиенты подтвердили мою точку зрения. Мы провели конкурс среди сотрудников, были получены предложения по переименованию и “Папки приложения” наконец-то переименуются в “Папки действий”. Вроде бы ерунда, а на самом деле — важный момент в UI системы. Представьте теперь, какие баталии были когда мы обсуждали редизайн всей системы”, — рассказывает Людмила Князева, руководитель отдела маркетинга, член ежегодного экспертного совета.


Те самые «папки приложения». Пользователи видят их в последний раз.

До середины апреля необходимость всех спорных пунктов в списке выясняется. Бизнес-аналитик составляет аналитические записки, руководитель отдела техподдержки с сотрудниками проводит опрос заказчиков — нужны ли им такие возможности системы; руководитель отдела разработки проводит Research & Development (R&D) в поиске технических возможностей реализации спорных идей.

В середине апреля проходит второй экспертный совет. На нем обсуждаются результаты анализа, опросов клиентов и R&D и формируется окончательный пул задач для разработчиков. Задачи разделяются на группы, определяется их ресурсоемкость и приоритетность.

На этом этапе на первый план выходят вопросы экономики: насколько все эти изменения нужны нам и клиентам и во что они нам встанут, хватит ли у нас ресурсов на их реализацию. Решающее слово здесь остается за коммерческим директором компании (он же — руководитель направления “Электронный документооборот”).

На этом же этапе формируются экспертные группы по отдельным задачам. В экспертную группу могут войти разные специалисты, помимо разработчиков: для чего-то нужно привлечь дизайнера, для чего-то — специалиста по техподдержке и так далее. Для каждой экспертной группы формируются графики заседаний, на которых будет обсуждаться текущая работа над задачей.

Разработка СЭД: от идеи к реализации

Разработка возможностей новой версии СЭД начинается в конце апреля. До этого создается и передается в отдел разработки проект релиза с графиком ресурсов: какие нужно выполнить задачи, сколько для этого потребуется программистов и сколько часов им нужно над ними работать. В него включаются доработки, одобренные на экспертном совете, а также доработки, одобренные для прошлых релизов, но по тем или иным причинам в них не вошедшие (их предоставляет бизнес-аналитик). На этом же промежуточном этапе создается техническое описание релиза: что было изменено, и как это работает.

В это же время собирается рабочая группа, состоящая из разработчиков, документ прочитывается, задачи распределяются и в мае стартует собственно разработка системы электронного документооборота, которая продлится до середины августа. В процессе разработки экспертные группы по разным задачам заседают по своим графикам, обсуждая текущие проблемы.

«Рождение» модуля совещаний

После того, как разработчик заканчивает работу над каждой новой задачей и вносит результат в готовом виде в основную ветку системы, начинается его тестирование. Отдел тестирования проводит проверку новых изменений на работоспособность и передает список задач на исправление ошибок в отдел разработки. До середины августа ошибки должны быть исправлены.

“При тестировании нужно учитывать, что одни клиенты используют стандартное решение ТЕЗИС, другие – будут изменять и дополнять функциональность системы с помощью предоставляемых нами настроек, конструкторов и прочих возможностей. А третьи создадут самостоятельно или с нашей помощью проекты-расширения. Это диктует некоторые ограничения на добавление новых возможностей в релиз, так как мы должны «не навредить» текущим клиентам. Наши специалисты довольно глубоко погружены в бизнес-контекст клиентов, поэтому отдел принимает самое активное участие в развитии продукта в целом», — комментирует руководитель отдела качества Светлана Мельникова.

Судный день длиной в месяц: завершение разработки СЭД и подготовка к выпуску

В середине августа наступает день, когда делается code freeze — «заморозка» кода системы для изменений. Разработчики больше не могут вносить в релиз никаких новых возможностей — только исправлять ошибки. К работе снова приступает отдел тестирования, занимаясь поиском ошибок, возникших в результате исправления других ошибок (анекдотическая вещь в мире программирования — знаете известный стишок?).

Новые «придумки», возникшие в период разработки, начинают сохранять в следующий минорный (промежуточный) релиз. Туда же переносятся некоторые работы, которые сместили из за нехватки ресурсов, или внезапные предложения от отдела продаж, если их легко реализовать.

Далее стартует подготовка к выпуску релиза.

Продолжается тестирование и исправление оставшихся ошибок, и в это же время в работу вступает технический писатель, которые составляет документацию на новые «фичи», а отдел маркетинга готовит новости и пресс-релизы о выходе новой версии. В своей работе эти сотрудники руководствуются техническим описанием (его обычно составляет отдел тестирования).

В начале сентября — первая установка нового релиза: альфа-релиз устанавливается на сервер, доступный сотрудникам отдела продаж. Они должны ознакомиться с новыми возможностями системы, прежде чем рассказывать о них клиентам.

Тогда же происходит актуализация общей функциональной спецификации на систему (в документе «то, что хотели сделать» исправляется на «то, что реально сделали»). Также актуализируются частные технические задания на разработку системы электронного документооборота, которые выдавались экспертным группам (по тому же принципу).

Графический комментарий нашего бизнес-аналитика по поводу актуализации ЧТЗ

Все еще продолжается тестирование и исправление багов (уже найденных отделом продаж)… В этот же период отдел маркетинга (или техподдержки — в зависимости от загруженности) пишет документ «Отличительные особенности релиза ТЕЗИС X.X», который впоследствии будет рассылаться существующим клиентам.

Вскоре отдел продаж получает обновление альфа-релиза с исправленными ошибками, а отдел тестирования актуализирует документ «Техническое описание релиза» и приводит его в вид, в котором его можно будет показать клиентам.

Середина сентября — вторая установка нового релиза: обновляется внутрикорпоративная СЭД ТЕЗИС. Да, мы сами используем свою СЭД и считаем, что первыми должны испытать все изменения на себе, прежде чем предлагать их клиентам.

К концу сентября завершает работу отдел маркетинга: рассылаются новости и пресс-релизы о готовящемся выпуске системы, актуализируется информация о возможностях системы, и демонстрационные материалы и видеоролики на сайте.

В это же время отдел продаж проводит вебинары, на которых новая версия системы представляется на суд сначала партнерам, а потом — клиентам.

К концу месяца завершается тестирование. К этому же моменту должны быть готовы инструкции к системе. Подготовка к «дню рождения» системы завершена.

Полноценный релиз: представление результатов разработки СЭД клиентам КЛИЕНТАМ

Система ТЕЗИС выходит в релиз 30 сентября или 1 октября — к примеру, ТЕЗИС 4.1 вышла 1 октября 2015 года. Так что по гороскопу наша СЭД ТЕЗИС, очевидно, Весы.

С этого момента разработка системы электронного документооборота заканчивается, отдел техподдержки начинает обновление системы у заказчиков.

До середины октября обновляются «малые» заказчики — те, кто приобрел Базовую или Стандартную редакцию СЭД ТЕЗИС, то есть, стандартную «коробку» системы или систему с минимальными изменениями. Обновление для таких клиентов проходит быстро и стандартизированно в установленные дни.

В ноябре обычно обновление начинают получать «крупные» заказчики — пользователи Расширенной редакции с существенными доработками.

В этот период начинает поступать обратная связь от клиентов — новые идеи, которые будут «копиться» до следующего релиза. Или в процессе разработки в следующем году будет выпущен минорный релиз — промежуточный релиз системы, включающий в себя исправления и изменения специально по запросам клиентов, которые тщательно собираются и анализируются. На данный момент это ТЕЗИС 4.1.4.

Таким образом, разработка системы электронного документооборота ТЕЗИС ведется строго по графику. И это естественно — мы должны уметь дисциплинировать себя, чтобы потом эффективно наводить порядок в документообороте наших клиентов. В настоящий момент полным ходом идет подготовка к выпуску релиза ТЕЗИС 4.2.

Источник

Основной ТЕЗИС: как единая система электронного документооборота экономит время и деньги компаний на разных континентах

Компания «Хоулмонт», разработчик системы электронного документооборота «ТЕЗИС», помогает своим клиентам избежать подобной ситуации и перейти на более высокий уровень цифровой зрелости. «По-крупному, для этого нужно реализовать две вещи: единое хранилище электронных документов и управление бизнес-процессами — именно этим мы и занимаемся в течение 11 лет, которые наша система представлена на рынке, — говорит Иван Ласкин, руководитель бизнес-юнита «ТЕЗИС». — Наш продукт полностью отечественный, он построен на стеке технологий Java и отвечает всем критериям импортозамещения. Но бизнес мы ведем не только в России, у нас есть заказчики и за рубежом, например, в США».

СЭД как часть платформы онлайн-образования

Некоторое время назад компания Skyeng — одна из крупнейшихв России онлайн-школ английского языка — столкнулась с проблемой, типичной для быстрорастущего бизнеса: при темпах роста 100%–200% в год не только пропорционально увеличивается количество документов и сотрудников, но еще происходит усложнение оргструктуры компании, а вместе с этим — и цепочка принятия решений. Согласование по электронной почте стало очень долгим, люди не могли быстро найти нужное письмо или договор, а простая облачная система регистрации корреспонденции достигла своего предела производительности. Кроме того, возникла необходимость в разграничении доступа к информации, чтобы каждый менеджер мог видеть только свои документы.

ИТ-индустрия уже выработала ответ на подобные вызовы:от ручного управления процессами и хранения документов нужно переходить на автоматизированный режим — эту задачу как раз и решают системы электронного документооборота. Выбор «ТЕЗИС» в качестве поставщика СЭД был обусловлен рядом факторов, включая функциональность, масштабируемость, гибкость и наличие доступного мобильного приложения. Такой подход нельзя не признать дальновидным: чтобы продвигаться дальше по пути цифровой трансформации, компании нужно ИТ-решение, способное поддерживать сквозные бизнес-процессы, а не строить отдельные островки автоматизации.

Сейчас в ТЕЗИС работают около 350 пользователей в 12 подразделениях компании, — говорит управляющий директор по развитию ИТ в Skyeng Алексей Кудряшов.

Чтобы оценить эффективность внедрения, мы выяснили, как изменилось время согласования документов. Узнать точную длительность согласования по электронной почте было невозможно, поэтому мы оценили ее эмпирически, начиная от даты первого упоминания договора в переписке до его заключения. Эту цифру мы сравнили с длительностью согласования в ТЕЗИС (которая фиксируется точно) и увидели прирост скорости примерно в 1,5 раза. Также мы пообщались с ключевыми пользователями и оценили, сколько времени они тратили на поиск документов раньше исколько тратят сейчас. Раньше на поиск могло уходить до часа, сейчас — считанные минуты.

Ранее в Skyeng подготовка дополнительных соглашений и приложений к договорам, оформление доверенностей или передача документов делопроизводителям для отправки контрагенту каждый раз шла своим путем. Сейчас он единый для всех, формализованный и понятный. Когда менеджеру требуется, например, подготовить нетиповое дополнительное соглашение, он ставит в ТЕЗИС задачу юристам и прикладывает договор-основание. Юрист принимает задачу, готовит документ и добавляет в систему.

«Документы проходят в системе полный жизненный цикл, — объясняет Екатерина Целовальникова, руководитель проекта со стороны Skyeng. — За счет гибких настроек система учитывает множество нюансов и сама предлагает подходящий маршрут. Условно, если договор на 100 рублей, то состав согласующих один, а если на большую сумму — то уже другой. Благодаря уведомлениям документы нигде не зависают и согласуются максимально быстро. Также очень удобно, что можно прямо из ТЕЗИС перейти в Word, внести правки, сохранить, — и в системе появится новая версия документа. Обсудить рабочие вопросы по документу можно прямо в его карточке в СЭД».

Автоматизация процессов в помощь банкирам

Американский TAB Bank был основан в 1998 году в штате Юта и первое время специализировался на кредитовании в сфере грузоперевозок, но сейчас предлагает услуги широкого профиля, работает с клиентами по всей стране и делает упор на онлайн. До внедрения СЭД ТЕЗИС в TAB Bank использовали несколько отдельных систем для хранения документов и работы с ними, поэтому сотрудникам было сложно понять, на каком этапе находится процесс. Решение напрашивалось само собой: перевести работу с документами в одну систему и автоматизировать все по максимуму.

«ТЕЗИС упростил работу отдела, сопровождающего выдачу кредитов на приобретение транспортной техники, — рассказывает глава отдела Эшли Делла Лючия. — Раньше многие действия выполнялись вручную. Например, сотрудники сами отправляли письма с запросами и уведомлениями заемщикам и департаменту транспортных средств, из-за чего в периоды большой загрузки повышался риск ошибок. А с ТЕЗИС письма генерируются и рассылаются автоматически. Плюс к тому стало проще отслеживать движение каждой заявки на кредит. ТЕЗИС — превосходное решение для нашей команды.

Благодаря системе мы экономим примерно 12 часов каждую неделю и укладываемся в сроки с минимумом стресса. Кроме того, система очень простая в использовании.

Также в ТЕЗИС перевели работу с обращениями клиентов и спорными ситуациями. Чтобы разобраться в них и принять решение, требуется участие аналитиков банка — благодаря новой системе мониторинг этого процесса стал более эффективным. В СЭД контролируется движение документов по всем этапам — от регистрации обращения до вынесения решения. Сотрудникам автоматически отправляются оповещения обо всех событиях — таким образом ТЕЗИС позволяет видеть каждое действие и значительно экономит время. «Но самое главное достижение — нам удалось сократить число ситуаций, где могла возникнуть ошибка из-за человеческого фактора», — отмечает менеджер по сопровождению клиентов TAB Bank Анжела Хантер.

Подобным образом оптимизировано множество других процессов: рассмотрение заявок на рефинансирование кредитов (в 2020 году появилась возможность указать причиной пандемию коронавируса COVID-19), конфискация имущества, согласование внутренних политик банка, организация заседаний комитетов, проверка рисков при заключении крупных сделок, решение кадровых вопросов, например, повышение зарплат сотрудникам. Через ТЕЗИС проходят даже межбанковские платежи: данные о платежах вносят в СЭД, и они автоматически направляются в электронную систему межбанковских транзакций Fedwire.

Руководство TAB Bank следит за экономической эффективностью от внедрения системы.

При подсчетах учитывалось сэкономленное время специалистов банка и размер лицензионных платежей за дорогостоящие решения, от которых теперь отказались.

Вопрос экономии ресурсов всегда был актуален для бизнеса. Особенно остро он стоит в кризисные времена, а 2020 год стал для многих компаний самым серьезным потрясением за последние несколько лет. Как показывает практика, такие решения, как ТЕЗИС, способны принести бизнесу ощутимую пользу: напрямую сэкономить деньги и ускорить множество рутинных процессов. Систему можно адаптировать под задачи любого бизнеса, и опытклиентов из таких разных сфер, как онлайн-образование и банкинг, это наглядно демонстрирует.

Источник