Электронная ттн это что
Новая транспортная накладная с 01.01.2022 года
Серьезный общественный резонанс вызвало утверждение Правительством Российской Федерации нового порядка осуществления коммерческих грузоперевозок, который вступает в действие с 1 января 2022 года. Особого внимания заслуживает транспортная накладная, которая вскоре будет оформляться исключительно в электронном виде. О том, какие именно нововведения ждут участников рынка, пойдет речь в нашем сегодняшнем разговоре.
Федеральный закон №336-ФЗ от 02.07.2021 об изменениях в перевозочных документах
Итак, в соответствии с положениями ФЗ №336, принятого в начале июля текущего года, в РФ планируется разработка и постепенное внедрение новой системы электронного оборота документов, регламентирующих сферу транспортировки грузов посредством автомобильного транспорта.
Первые попытки использовать электронную документацию начались более 9 месяцев назад, но с января 2022 к ней будут обязаны подключиться не менее 60 процентов частных предпринимателей и компаний, так или иначе связанных с грузоперевозками, а также организаций, занимающихся отправкой и получением грузов.
Изменения коснуться всех участников рынка: перевозчиков, грузоотправителей и получателей, представителей профильных надзорных ведомств, операторов электронного документооборота и пр. Все они будут вынуждены работать через государственную информсистему.
В упомянутом нами выше документе четко раскрыто понятие этой информационной системы (ГИС) электронных перевозочных документов (ЭПД). Она представляет собой систему, регламентирующую создание, обработку, применение и хранение перевозочной документации в электронном виде. В список ЭПД входят:
Все эти документы, повторимся, будут заполняться в электронном виде и храниться на выделенном сервере.
Для подключения к системе каждого потенциального ее участника обяжут подписать соглашение с оператором, коим выступает Министерство транспорта. Отметим, что многие транспортные накладные 2021 уже оформляются по новым правилам, но пока это происходит на добровольных засадах, вскоре ситуация изменится кардинально.
Перевод в электронный вид путевых листов
Ключевым нововведением в сфере автомобильных перевозок РФ станет перевод в электронный формат путевых листов, именно он призван стать очередным этапом внедрения электронного документооборота. Профильное министерство уже разработало отдельный проект закона, который четко пропишет саму возможность и нюансы создания путевых листов не в бумажной, как это было ранее, а именно в электронной форме.
Планируется, что на рассмотрение Правительства законопроект внесут в ближайшее время, ведь до конца текущего года он должен быть принят окончательно, чтобы реализация далеко идущих планов Минтранса стала возможной в принципе.
К слову: конечной целью является выемка с рынка бумажных документов не только для ужесточения контроля над отраслью в целом, но и для уменьшения вреда экологии. Сейчас в год оформляется не менее 3 млрд. накладных, на что уходит больше 40 тысяч тонн бумаги.
Кроме того, по мнению чиновников, благодаря цифровизации перевозочных документов удастся повысить скорость перемещения и доставки товара как минимум вдвое. Так, если сейчас скорость перемещения груза составляет около 300 км/сутки, то после внедрения проекта в действительность она достигнет 600 км/час.
Пока добровольно, а с 2023 года может стать обязательным
Известно, что на протяжении 2022 года добровольное использование транспортных накладных в электронном виде еще будет возможным, хотя профильные инстанции будут всячески поощрять и даже заставлять участников рынка отказываться от бумажной документации, но вот с наступлением 2023 соблюдение новых требований станет обязательным. Поэтапное внедрение ЭПД позволит отрасли легче адаптироваться к нововведениям.
Новые пункты в транспортной накладной
Образец транспортной накладной, оформляемой в электронном виде, находится в свободном доступе в интернете. Из него следует, что в бланк добавили ряд пунктов, которых ранее не было:
Изменения в 1С
На устах бухгалтеров и деловодов, работающих в сфере автомобильных грузоперевозок, возникает вполне логичный вопрос о том, как отразятся описанные выше новшества на специфике ведения 1С бухгалтерии и будут ли они в принципе. В ходе изучения темы нам не удалось найти ответа на него, не спешат с разъяснениями и профильные ведомства. Остается ждать и надеяться на то, что все встанет на свои места после внедрения ЭПД на практике.
Серьёзные изменения в правилах грузоперевозок в 2021 году
Всё об электронных транспортных накладных с 2022 года: как это будет работать и для кого обязательно
С 2022 года участники грузоперевозок смогут подключиться к государственной информационной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) и оформлять транспортные накладные в цифровом формате. Рассказываем, кому нужно переходить на «цифру» и как подготовиться к переходу.
Зачем нужны электронные транспортные накладные
В октябре 2020 года Минтранс запустил эксперимент по переводу бумажных перевозочных документов в электронный формат. Он коснулся и транспортных накладных. Для работы с электронными документами был создан прототип единой государственной информационной системы — ФГУП «ЗащитаИнфоТранс». Компании взаимодействовали между собой через системы операторов ЭДО. Были разработаны правила обмена и экспериментальные формы электронных документов — транспортной накладной и путевого листа.
Бизнес начнёт подключаться к системе с 1 января 2022 года. Не исключено, что и правила обмена электронными документами будут дорабатываться и совершенствоваться.
В Минтрансе считают, что за счёт перехода на бездокументарный оборот к 2030 году Россия сможет в 6 раз увеличить скорость перемещения грузов и передачи информации о нём. А пока развитие грузоперевозочной системы сдерживает именно то, что многие документы формируются на бумаге.
Как обмениваться электронными транспортными накладными
Бизнес не будет напрямую работать в ГИС ЭПД. Посредниками между ними выступят операторы электронного документооборота. Оформлять и отправлять документы нужно будет с помощью решений этих операторов. Бизнес сможет подключиться только к тем операторам и использовать только те решения, которые одобрит Минтранс.
Примерная схема взаимодействия участников ЭДО:
Что представляет собой электронная транспортная накладная
Это аналог обычной транспортной накладной, созданный в специальной системе и заверенный квалифицированной электронной подписью. Его не надо распечатывать на бумаге.
Предназначение электронных транспортных накладных (ЭТрН) то же, что у бумажного документа. Первое — подтверждение заключения договора на транспортно-экспедиторские услуги. Второе — подтверждение расходов на логистические услуги.
Эксперимент помог отработать базовые сценарии оформления и обмена электронной накладной. В Приложении № 4 Постановления № 2200 правительство представило новый формат ЭТрН. Так, например, если экспедитор является грузоотправителем, он должен будет поставить галочку «Является экспедитором», в пункте 1а указать сведения о заказчике перевозки.
А в разделе 3 указать объявленную ценность груза.
Согласно проекту Приказа ФНС документ будет содержать четыре файла обмена:
Также документ может содержать и дополнительные файлы в зависимости от обстоятельств исполнения договора. Например, если изменились конечный пункт доставки груза, водитель, транспортное средство, стоимость перевозки или порядок расчёта. То есть информацию обо всех изменениях нужно будет отражать в электронном документе.
Кто должен будет работать с электронными транспортными накладными
С 1 января 2022 года юридические лица и ИП, которые так или иначе связаны с грузоперевозками, смогут плавно подключаться к ГИС ЭПД. Это грузоотправители, грузополучатели, логистические компании, фрахтовщики, фрахтователи. Обязательный обмен электронными транспортными накладными планируется с 1 января 2023 года. До этого момента участники системы могут создавать и отправлять ЭТрН на добровольной основе.
Что нужно сделать для обмена электронными транспортными накладными
Сколько времени потребуется для перехода на электронные транспортные накладные
Крупные компании, как правило, меняют бизнес-процесс и настраивают взаимодействие сервиса обмена с учётными системами. Обычно требуется от двух недель до нескольких месяцев в зависимости от масштабов компании и процессов, переводимых в электронный вид.
Какую выгоду получит бизнес от использования электронных транспортных накладных
К преимуществам можно отнести:
К тому же в отличие от бумажного электронный документ нельзя потерять или испортить.
Обратите внимание! Обмен электронными перевозочными документами, в том числе и транспортной накладной, возможен только при согласии обеих сторон.
Переход на электронные путевые листы и транспортные накладные: Минтранс запустил пилотный проект
С октября 2020 года стартует пилотный проект по использованию электронных путевых листов и транспортных накладных. «Пилот» будет проводиться на территории 6 регионов, среди которых Москва и Московская область. Иван Привалов, эксперт проекта «Контур.Путевые листы» рассказывает, кто сможет участвовать в эксперименте и как будет происходить обмен документами.
В чем смысл эксперимента
В рамках пилотного проекта участники автомобильных перевозок будут формировать необходимые документы в электронном виде и передавать их друг другу и в Минтранс с помощью информационной системы «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов» («Суперсервис 22»). Сейчас она находится в стадии разработки. До 31 октября будет запущена часть системы, после чего начнется сбор обратной связи, анализ и доработка.
Минтранс планирует, что перевод транспортных документов в цифровой формат позволит сделать документооборот прозрачным для отправителей и получателей грузов, компаний-перевозчиков и контролирующих органов, включая ФНС, МВД и проч. Участники перевозок будут экономить время и деньги на оформлении первички.
Где и когда пройдет эксперимент
Эксперимент продлится один месяц — с 1 по 30 октября 2020 года.
Пилотный проект развернется на территории шести регионов: Республики Татарстан, Краснодарского края, Москвы, Московской, Рязанской и Калужской областей. Минтранс намерен привлечь к нему крупнейших региональных перевозчиков. Участие в пилотном проекте добровольное. На время эксперимента компании одновременно с электронными продолжат оформлять бумажные транспортные документы.
Электронная транспортная накладная (ЭТрН)
В ходе эксперимента грузоотправители, перевозчики и грузополучатели будут передавать ЭТрН через своих операторов электронного документооборота; фиксировать изменения статуса перевозки, завершение доставки или возврат. Каждый из участников организует работу в своей автоматизированной программе.
Схематично обмен ЭТрН будет выглядеть так:
1. Грузоотправитель создает транспортную накладную в электронном виде, подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП), присваивает уникальный идентификационный номер и отправляет через оператора ЭДО.
2. Перевозчик получает ЭТрН. На этапе погрузки заполняет поля, предназначенные для указания времени прибытия транспортного средства и описания фактического состояния груза. Подписывает документ усиленной КЭП и отправляет своему оператору ЭДО.
3. Оператор ЭДО перевозчика проверяет полученные данные и отправляет ЭТрН грузополучателю, грузоотправителю и в информационную систему «Суперсервис 22».
4. Система «Суперсервис 22» верифицирует данные о грузоотправителе, грузополучателе и перевозчике с ФНС, а о транспортном средстве с МВД. Если выявляются расхождения, информация через операторов ЭДО передается организациям-участникам перевозки для исправления.
5. На этом этапе участники грузоперевозки могут вносить в ЭТрН, которую они получили от оператора ЭДО перевозчика, юридически значимые изменения: проверка груза на маршруте, перенаправление груза, замена ТС или водителя и проч.
6. Грузополучатель фиксирует в ЭТрН время получения груза и оценку его состояния; указывает причины, если груз не принят или принят частично. Подписывает документ усиленной КЭП и через своего оператора ЭДО отправляет перевозчику, грузоотправителю и в ИС «Суперсервис 22».
7. Система «Суперсервис 22» проверяет сведения, поступившие от всех участников, и вносит изменения в реестр грузоперевозчиков (этот реестр должен быть создан в рамках проекта «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов»). Кроме того, ИС «Суперсервис 22» открывает доступ к данным по завершенной грузоперевозке органам исполнительной власти.
У всех участников перевозки останутся зарегистрированные ЭТрН. Эти документы через оператора ЭДО можно будет передавать по запросу ФНС или других контролирующих органов.
ВАЖНО
Напомним, что сейчас грузоотправитель создает транспортные накладные на каждую поставку в четырех экземплярах. Первичные документы нужно хранить не менее пяти лет (Федеральный закон от 06.12.11 № 402-ФЗ). Это усложняет работу, требует времени для обработки бумажных документов и места для хранения архива. Используя ЭТрН, организации будут быстрее оформлять транспортно-логистические операции. Снизится риск потери или порчи документов. Водители, экспедиторы и другие ответственные сотрудники получат доступ к документам в режиме реального времени. Это позволит быстро принимать решения на каждом этапе перевозки. Например, если грузополучатель не принимает часть товара, отправитель сможет оперативно, пока не закончился срок годности продукции, разрешить эту ситуацию.
Электронный путевой лист (ЭПЛ)
Путевой лист — внутренний документ перевозчика, который нужен для учета работы водителя и ТС. Кроме сведений о маршруте, пробеге, расходе ГСМ, в путевом листе обязательны отметки о предрейсовом медосмотре водителя и контроле техсостояния машины (подробнее см: « Как составить путевой лист, к которому не будет претензий у проверяющих »).
Сценарий работы с электронными путевыми листами предполагает следующие этапы:
Отметим, что на каждом этапе сотрудники, которые задействованы в оформлении ЭПЛ, должны заверять данные своей электронной подписью. Однако пока в положении об эксперименте не уточняется, какой именно тип подписи нужен.
ВНИМАНИЕ
В ходе пилотного проекта сотрудник ГИБДД не сможет запросить сведения из ЭПЛ о транспорте, грузе и водителе. В электронном путевом листе нельзя указать данные о весогабаритном контроле или проставить отметки на контрольных точках. Нет в ЭПЛ и полей, куда можно вносить сведения о заправках, пробеге и пр. На данном этапе электронный путевой лист не является оперативным документом. Водитель на линии будет по-прежнему использовать бумажный вариант. Организаторы эксперимента рассматривают ЭПЛ в качестве фискального документа, наподобие кассового чека, который фиксируется в единой базе данных контролирующих органов.
Ближайшие перспективы
Эксперимент по переходу на электронные путевые листы и транспортные накладные — это лишь часть масштабного проекта «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов».
Итогом реализации этого проекта должен стать полный отказ от бумажных документов. Водители на линии будут предъявлять инспекторам ГИБДД абстрактный набор символов на телефоне, а инспекторы с помощью смартфона будут выходить в интернет и находить нужный документ по коду.
Кроме того, в рамках проекта должен появиться личный кабинет перевозчика на сайте госуслуг. В нем будет организовано рабочее пространство для оформления ЭПЛ и других документов, в том числе разрешений на перевозки крупногабаритных и опасных грузов, резервирование времени для пересечения госграницы и т.п.
Система «Суперсервис 22» будет работать в пилотном режиме до 2021 года. Предполагается, что к 2024 году она будет доработана и внедрена во всех регионах страны.
Безбумажные перевозки пассажиров и грузов упростят оформление и хранение путевых листов, облегчат согласование документа медицинским работником и техническим специалистом в рамках их зон ответственности. Государство же планирует получить инструмент контроля за перевозчиками, грузоотправителями и грузополучателями.
Электронные транспортные накладные с 2022 года: для кого вводятся и как на них перейти
Переход на ЭДО в сфере перевозок: нормативная база
Введение электронных перевозочных документов, в том числе электронных транспортных накладных (ЭТрН) с 2022 года предусмотрено:
Важно! Транспортная накладная — не единственный документ, переводимый в электронный вид. Будут также электронный заказ-наряд и электронная сопроводительная ведомость.
Электронные перевозочные документы будут направляться в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Добровольное подсоединение участников перевозок к ГИС ЭПД должно начаться уже с 1 января 2022 года, а переход на обязательное использование ЭТрН возможен уже с 01.01.2023.
Возможность работать с ГИС ЭПД будет не только у участников перевозки и операторов ЭДО, но и у контрольно-надзорных органов.
Как перейти на электронный обмен транспортными накладными
Работать с ГИС ЭПД участники перевозок (грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель и пр.) будут не напрямую, а через посредника — оператора ИС ЭПД. Соответственно, потребуется заключить с оператором соглашение на оказание им таких услуг.
Важно! Оператор ИС ЭПД должен числиться в специальном реестре, администрируемом Минтрансом. Обмен ЭТрН через оператора, не включенного в реестр, не допускается.
Также соглашение об обмене электронными документами потребуется между участниками перевозки: грузоотправителем, транспортной компанией и грузополучателем. В нем нужно прописать всю схему электронного взаимодействия при выставлении, подписании, проверке ЭТрН, их отправки в ГИС.
Порядок обмена документами и сведениями, порядок их направления, а также технические требования к ИС ЭПД определит Правительство.
В общем виде алгоритм будет выглядеть так:
В случае каких-то разногласий или отказа в приемке информация об этом также будет заноситься в ГИС.
Как функционирует электронный обмен документами, можно понять на примере счетов-фактур. Схема подробно разъясняется в Готовом решении от «КонсультантПлюс». Посмотреть материал можно бесплатно, оформив пробный доступ к системе.
Далее потребуется определить способ, которым вы будете взаимодействовать с оператором: можно работать в облаке, а можно интегрировать ЭДО в свою учетную систему, но нужно убедиться, что такая возможность есть.
Для подписания электронных перевозочных документов нужно будет получить УКЭП для уполномоченных на это лиц.
Важно! «КонсультантПлюс» предупреждает
С 2022 года от имени компании электронную подпись можно оформить только в ФНС. Владельцем сертификата ключа проверки будут указывать организацию и того, кто действует от ее имени без доверенности. Как правило, это гендиректор.
Обычные работники не смогут владеть сертификатом такой подписи. Они будут подписывать служебные документы личными электронными подписями по доверенности от организации.
Подробнее о новых правилах по УКЭП читайте в К+. Пробный доступ бесплатен.
Ну и конечно потребуется снабдить ответственных за отгрузку-перевозку-приемку сотрудников соответствующими устройствами с доступом к ЭДО: планшетами, смартфонами и пр.
Плюсы и минусы перехода на ЭДО в перевозках
Минусом являются сопутствующие переходу «на цифру» дополнительные траты: на специальное ПО и оборудование, услуги операторов ЭДО, электронные подписи для работников и пр.
Итоги
Электронный документооборот в области перевозок начнет вводиться с 2022 года. Сначала на добровольной основе, но в конце концов он станет обязательным. Подключаться ли к нему сразу или подождать, пока система пройдет обкатку, решать только вам.
Транспортная накладная в электронном виде. А это законно?
Бизнес все чаще отказывается от бумажных документов. Среди последних трендов – переход на электронные транспортные накладные (ЭТрН). Насколько такие документы безопасны с юридической точки зрения? И обоснованы ли опасения, что их не принимают суды, ФНС и ГИБДД?
В очередь за новинкой
Компании активно обмениваются электронными транспортными накладными с 2018 года. Именно тогда на рынок вышло первое в России решение для обмена ЭТрН от сервиса Synerdocs. За два года его успешно опробовали многие известные транспортные компании, грузоотправители и грузополучатели. В их числе интернет-магазин Wildberries, а также российские представительства Levi’s, DB Schenker, Itella, FM Logistic и другие.
Интерес бизнеса к ЭТрН очевиден: компании больше не теряют документы в пути. Отказываясь от бумаг, они ускоряют оплату за товары и услуги, сокращают затраты на печать, отправку, обработку и хранение накладных. В электронном виде поиск и представление документов в ФНС занимает считанные минуты, а не часы и дни – как в истории с бумагами.
Однако есть компании, которые еще сомневаются и не переходят на обмен электронными транспортными накладными с контрагентами. Бизнес опасается, что такие документы не равносильны бумажным с точки зрения закона и их нельзя представить в госорганы. Однако все это только мифы об ЭТрН, которые легко опровергнуть.
Миф №1. «ЭТрН вне закона»
Порядок документооборота перевозочных документов, в том числе транспортной накладной, описан в Постановлении Правительства РФ от 15.04.2011 года № 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом». В нем законодатели пояснили, что транспортная накладная подтверждает факт перемещения товара, служит основанием для ведения учета покупателем и продавцом, а также расчетов с перевозчиком. То есть она является первичным учетным документом.
При этом российское законодательство давно разрешает оформлять все первичные учетные документы в электронном формате. Это подтверждает ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 года. Цитируем статью 9 часть 5: «Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью».
Закон также поясняет, что обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
В электронных транспортных накладных, которыми уже обмениваются клиенты Synerdocs, представлены все указанные реквизиты. Таким образом, документ полностью легитимен и может использоваться российскими компаниями в хозяйственных операциях.
Миф №2. «Придется потратиться на УКЭП для водителей»
На самом деле такого требования к обмену ЭТрН нет. Условия использования ЭП контрагентами и ее легитимность регулируются ФЗ № 63 «Об электронной подписи». Закон гласит, что компании могут решать сами, какую подпись они будут ставить на документах при обмене друг с другом.
Именно поэтому сервис Synerdocs представил решение, в котором не требуется приобретать дорогостоящую усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) для водителей. Ее при обмене ЭТрН используют грузоотправители, грузополучатели и транспортные компании. Водители же в свою очередь подписывают документы с помощью простой электронной подписи (ПЭП), которая в разы дешевле УКЭП.
«У крупных перевозчиков в штате может числиться несколько тысяч водителей. Представьте, какие расходы понесет компания, если будет использовать сертификаты КЭП, – поясняет руководитель бизнес-направления Synerdocs Иван Агапов. – Мы, как специалисты оператора электронного документооборота, обеспечиваем идентификацию водителей таким образом, чтобы в случае необходимости была возможность установить подписанта документа. И, конечно же, прописываем само использование ПЭП в договорных документах».
В пользу легитимности простой электронной подписи высказывается и Минфин РФ:
Миф №3. «ЭТрН не примут в налоговой»
Транспортная накладная является первичным документом и может быть истребована ФНС. Допустим, вам нужно представить ее в электронном виде. Что бы ни говорили противники ЭДО, никаких проблем в этом нет.
В Письме ФНС РФ от 23.03.2017 года №ЕД-4-15/5364@ говорится, что вы можете использовать транспортную накладную в электронном виде. Но поскольку формат ЭТрН не установлен налоговой службой, то порядок представления этих документов в органы власти поясняется Письмом Министерства финансов РФ от 11.01.2012 года №03-02-07/1-1, а именно – аналогично всем неформализованным электронным документам:
Однако процедуру уже скоро могут упростить – когда транспортная накладная станет формализованным документом. Этого ждут многие участники рынка логистики. Если законодатели примут такое решение, то ЭТрН можно будет представлять без распечатки – в электронном виде.
Миф №4. «В суд не представишь»
Конечно, это тоже неправда. Арбитражный процессуальный кодекс РФ (ст. 75) и Гражданский процессуальный кодекс РФ (ст. 71) разрешают использовать документы, подписанные ЭП, в качестве письменных доказательств в судебных спорах.
Более того, интернет-сервисы «Мой Арбитр» и ГАС «Правосудие» позволяют направлять в суд электронные документы. Они должны быть подписаны УКЭП.
Можно представить документы в суд и на бумажных носителях. Если говорить об ЭТрН, то ее достаточно распечатать из сервиса Synerdocs со штампами о подписании документа ЭП. Далее заверить печатью и подписью руководителя организации и представить по месту требования. Дополнительно вы можете запросить у оператора заключение о том, что документ был передан через сервис обмена.
Миф №5. «Будут проблемы с ГИБДД»
«С одной стороны, пока нет правовых норм, которые бы регулировали представление электронных транспортных накладных сотрудникам ГИБДД. Под вопросом и техническая оснащенность самих проверяющих. Одно дело представить документ на экране смартфона или планшета, а другое – проверить его оригинальность и подписи на нем», – комментирует Иван Агапов.
Тем не менее эксперт напоминает, что выход есть – водитель может предъявлять инспектору транспортную накладную в бумажном виде. Она оформляется в одном экземпляре, при этом достаточно двух подписей – грузоотправителя и водителя (ставит при приеме груза). Когда товар будет доставлен, документ нужно уничтожить:
Как видите, откладывать переход на безбумажные грузоперевозки нет смысла – обмен транспортной накладной в электронном виде полностью легитимен, а мифы легко «разрушаются» положениями действующих нормативно-правовых актов.
СРОЧНО!
Успейте разобраться в ФСБУ 5/2019 «Запасы», пока вас не оштрафовали. Самый простой способ – короткий, но полный курс повышения квалификации от гуру бухгалтерского учета Сергея Верещагина