Электронный факс что это
Как отправить факс через интернет
Если у вас нет факсимильного аппарата, можно отправить факс через интернет. Не обязательно, чтобы ваш адресат был также подключен к нему. Интернет-технологии обеспечивают доставку документа до сервера провайдера IP-телефонии или сервиса по отправке документа и его «переход» в телефонные сети. У интернета для этого есть преимущества. Не нужно покупать специальное оборудование. Это обходится гораздо дешевле. Ведь при передаче данных по телефонным сетям взимается плата, как за звонок. Если речь идет об отправке за границу, стоимость может «кусаться». Рассмотрим, как отправить факс через интернет и что для этого требуется.
Три подхода к решению вопроса, как отправить факс с компьютера
Сделать это можно тремя способами. Рассмотрим их.
Подход № 1. Виртуальные факсы, если вы пользуетесь IP-телефонией
Те, кто использует IP-телефонию, могут отправлять файлы при помощи клиентских приложений – виртуальных факсов. Такие программы могут взаимодействовать с внутрикорпоративными или с публичными серверами IP-телефонии.
В большинстве случаев для отправки документов через виртуальный факс не требуется выполнения каких-то сложных настроек. Для начала работы нужно указать в клиентском приложении имя или IP-адрес сервера телефонии, логин и пароль абонента (выдается провайдером или администратором корпоративной сети).
Важно. В некоторых случаях потребуется активация опции отключения передачи данных по протоколу T.38. Все зависит от оператора (оборудования внутрикорпоративной сети). Этот протокол поддерживается не всеми поставщиками услуг IP-телефонии.
Что касается программ – виртуальных факсов, их выбор велик. В качестве примеров можно рассмотреть следующие:
Если у вас компьютер на Mac OS, выбор программ не очень велик. Но он есть. Обратите внимание на PageSender Fax Center или Popcompanion (PopFax).
Большинство провайдеров предоставляют возможность отправки таких сообщений через личный кабинет пользователя. У многих компаний такой функционал входит в стоимость услуг по использованию IP АТС.
Есть такая возможность и во многих программах управления IP-АТС. Вот только минус этого варианта – наличие доступа к ПО у ограниченного круга лиц.
Подход № 2. Отправка через программы для создания и конвертирования документов
Возможность отправки факса через интернет есть и во многих программах для работы с документами. Пользователи, работающие на компьютерах с ОС Windows, могут делать это прямо из приложения из состава пакета MS Offiсe (Word, Excel, PowerPoint). Пересылка осуществляется при помощи пункта меню «Файл» – «Отправить» – «Факс через интернет». Этим «заведует» программа Microsoft Outlook. Она обеспечивает отправку факсимильных сообщений через сервера Microsoft. Для отправки документов требуется регистрация в службе. Кроме того, для пересылки документов прямо из офисного приложения Outlook должен быть постоянно запущен.
Кстати. При установке на компьютер программы VentaFax также появляется возможность отправки факсов с ее помощью прямо из интерфейса Microsoft Word. Для этого нужно перейти «Файл» – «Печать» и в появившемся окне в списке принтеров выбрать «VentaFax».
Подход № 3. Интернет-сервисы для отправки файлов
Решить вопрос с отправкой факса посредствам сети интернет можно и без установки специального ПО и выполнения сложных настроек. Для этого следует воспользоваться онлайн-сервисами.
Механизм их работы прост:
Важно. Подобных сервисов в сети немало. Далеко не все на 100% подойдут вам. Перед регистрацией изучите список поддерживаемых стран. У разных поставщиков услуг он может существенно разниться.
Обращайте внимание и на типы файлов, с которыми работают такие ресурсы. Некоторые из них поддерживают только изображения в формате jpg, jpeg, tiff и пр., другие же предлагают более широкие возможности.
А зачем вообще использовать факс, если есть электронная почта
Аргументов в пользу этого способа отправки документов немало. Вот некоторые из них:
Но все-таки однозначно выделить тот или иной способ передачи документов (электронная почта или факсимильная связь) сложно. Есть задачи и случаи, в которых единственно верным вариантом будет лишь один из двух. Поэтому и существуют они параллельно.
Какой способ отправки факса с компьютера выбрать
В общем, путей решения вопроса, как отправить факс с компьютера через интернет, существует несколько. И любой из них доступен каждому, не обязательно тратиться на покупку факсимильных аппаратов. Вопрос в безопасности и эффективности использования того или иного способа. Компания должна оценить свои технические возможности и сформулировать требования, которым должен соответствовать канал для передачи документов.
Онлайн-сервисы — неплохой выход для однократного решения задачи частным лицом. Юридическим лицам они вряд ли подойдут. Здесь сложно быть уверенным в безопасности загружаемых файлов. После отправки документы могут не удаляться, а концентрироваться на серверах, которые можно взломать.
Отправка файлов встроенными средствами офисных программ имеет право на жизнь. Однако, как и в предыдущем случае, здесь стоит вопрос безопасности пересылаемых данных. Также в зависимости от используемого ПО могут быть ограничения на количество отправляемых файлов.
Удобство регулярного использования и гарантию безопасности отправляемых данных может обеспечить виртуальный факс. Работая со встроенными средствами виртуальной АТС, вы будете уверены, что всегда сможете отправить факс через интернет, ваши данные будут максимально защищены, а если вам потребуется решить задачи более сложные — всегда сможете получить поддержку провайдера.
Как отправить факс с компьютера через интернет
Давно прошли времена, когда факс был главным инструментом связи, сейчас одним кликом можно отправить письмо по электронной почте или пообщаться посредством телеконференции. Но некоторые организации продолжают использовать этот аппарат. Главная причина — документы, отправленные факсом, обладают большей юридической силой. К тому же, в некоторых удаленных местах нет выхода в интернет, поэтому люди вынуждены обмениваться информацией посредством такой связи.
Что делать в том случае, если возникла необходимость отправить документ? Нет смысла для этого приобретать специальный аппарат, который будет занимать много места и большую часть времени просто пылиться на столе. Документ можно отправить посредством интернета, это можно сделать бесплатно и без модема.
Популярные сервисы
В интернете есть ресурсы, с помощью которых можно отправить сообщение сразу нескольким людям. Можно присылать уведомления о получении документа на почту или по SMS. На ресурсах каждому зарегистрированному пользователю присваивается уникальный факс-номер.
Наиболее популярные сайты:
Pamfax. В отличие от большинства похожих веб-порталов этот проект имеет русифицированную версию. Когда пройдена регистрация, пользователю открывается доступ к бесплатной отправке 3-х документов. Сервис каждому пользователю присваивает факс-номер. В приложении поддерживается большое количество известных платформ от Windows до Blackberry. С помощью этого ресурса можно доставить сообщения в 237 стран мира.
Имеется возможность интеграции с прочими популярными программами и приложениями. К примеру, после установки приложения в меню Skype автоматически сформируется соответствующая кнопка для отправки факсимильных сообщений. Если приложение будет применяться совместно со Skype, то пользователь приобретет много полезных функций. Главная из них — это «мастер отправки сообщений». Уведомление отправляется прямо в специальный чат.
Freefax. На этом сервисе для отправки сообщений не требуется регистрация. Чтобы эффективно работать с приложением, пользователь должен знать английский язык на базовом уровне или пользоваться программой-переводчиком. Перед отправкой сообщения необходимо заполнить четыре обязательных поля. Далее нужно только отправить документ. Работать с ресурсом быстро и просто. На просторах интернета имеется множество сервисов, которые похожи с Freefax. Но большинство ресурсов отправляют бесплатные сообщения только по территории нескольких стран. Как правило, это Канада и США.
Ventafax. Позволяет отправлять документы при помощи компьютера. Плюсом проекта является интерфейс, который выполнен в виде факсимильного аппарата. Меню сайта на русском языке. Сервис обладает множеством полезных функций. Этим он выгодно отличается от остальных сайтов. Имеется голосовой набор, массовая рассылка, выбор темы для рабочего стола и запись разговора. Чтобы расширенные функции работали правильно, потребуется модем и телефонный кабель к ПК. В интернете есть Mini Office, который позволяет в течение месяца использовать программу в тестовом режиме и бесплатно рассылать документы. После истечения пробного срока нужно оплатить программу или удалить ее.
Myfax. Этот ресурс является наиболее простым и удобным. Чтобы ввести сообщение, потребуется номер факса получателя, адрес электронной почты и страна-адресат. При желании можно указать имя отправителя или название фирмы. Далее потребуется прикрепить файл и нажать на кнопку «Send fax».
Потом нужно зайти на почтовый ящик, туда должно прийти письмо со ссылкой о подтверждении отправки сообщения. По ней нужно перейти. На этом процесс отправки документации закончен. Интерфейс портала на английском языке, но он несложный. В сутки с сайта можно отправлять не больше 2 страниц. Регистрироваться в проекте не нужно. На почту будут приходить уведомления о доставке или ошибке в отправке документов.
Другие способы отправки
Отправить факс через интернет бесплатно можно с помощью сервисов Microsoft Office:
После этого необходимо нажать на кнопку «отправить».
Не нужно забывать, что Outlook должен быть запущен сразу, иначе отправка документов произойдет только при следующем входе в Microsoft Office. Факсимильное сообщение можно отправить с помощью базового компонента Windows через «Факсы и сканирование». Найти эту функцию можно в меню «Пуск», далее нужно зайти в раздел «Все программы». Удобство заключается в том, что нет необходимости устанавливать дополнительное программное обеспечение. Но для отправки сообщений таким образом потребуется модем или регистрация на сервере факсов.
Как работать с Rufax
Руфакс — это страничка в интернете для передачи и приема факсимильных соообщений. Она предоставляет полный набор инструментов для обмена сообщениями без применения собственного факс-аппарата и телефонной линии. Используя этот сервис, можно избавиться от расходов на обслуживание факсимильного аппарата. Чтобы работать с ресурсом, достаточно обычного браузера. На факс можно отправлять любые документы посредством компьютера через интернет.
Сервис позволяет принимать факс на электронную почту или в личном кабинете. Хранить переписку можно в электронном виде. Можно применять собственные инструменты для совместной работы с сообщениями. Ресурс позволяет выполнять многоадресную рассылку. Можно интегрировать факс-сервис в информационную систему собственной фирмы.
Из любой точки мира через интернет открыт доступ:
Необходимо использовать обычный браузер через удобный и простой интерфейс сайта Rufax, чтобы отправлять и принимать факс. Проделать работу сможет пользователь с минимальным уровнем подготовки. Для работы с Rufax не придется устанавливать специализированные программы и приложения или приобретать факсимильное оборудование. Не нужно искать подключение к телефонной сети.
Таким образом, факс может содержать голосовые комментарии к:
Чтобы принимать факс, надо воспользоваться бесплатным телефонным номером с добавочным кодом. Или нужно приобрести в «службе» собственный выделенный номер телефона.
Платные интернет-сервисы
Если пользователь по каким-то причинам не может использовать бесплатные программы, то можно воспользоваться ресурсом LabNT. Перед отправкой документа необходимо в обязательном порядке пройти регистрацию. Нужно указать собственные контактные данные, потом подтвердить действие, для этого понадобится перейти по ссылке, которая отправится на электронную почту. После этого станет доступен личный кабинет. Чтобы начать работу по отправке сообщений, вначале необходимо пополнить баланс.
Когда средства поступят на счет, необходимо зайти в раздел «Отправить факс», там выбрать нужный документ для пересылки, затем указать страну и номер получателя, потом нужно ввести номер для набора и количество попыток в случае невозможности отправки сообщения с первого раза. Все сведения о результате и отправке факсов будут зафиксированы в таблице, которая обновляется в режиме реального времени.
FaxService — это платный ресурс, на котором перед работой необходимо пройти простую регистрацию и пополнить баланс для отправки документов. Если отправка документов происходит в пределах Российской Федерации, то стоимость одного факса не превышает 10 руб. Но точная стоимость зависит от удаленности региона. Цена начисляется постранично, а не за одну отправку.
Отправлять факс бесплатно или платно при помощи компьютера и выхода в интернет можно различными способами. Помимо штатных программ, в интернете можно найти много специальных приложений и сервисов. Многие из них обладают большим количеством функций, что значительно упрощает работу по доставке факсовых сообщений.
Видео
В нашем видео вы найдете подробную инструкцию, как отправить факс по интернету.
Онлайн факс — что это такое и как работает?
Традиционный факс требует выделенной телефонной линии и может отправлять или получать только один факс за раз. Онлайн-факс устраняет необходимость в выделенных факсимильных аппаратах и сопутствующих телефонных линиях.
Что такое онлайн факс?
Онлайн-факс — это способ отправки и получения факсов в цифровом формате через интернет-соединение. Они могут быть отправлены непосредственно с вашего компьютера или мобильного устройства. Процесс преобразует ваши документы в пакеты данных для передачи практически любого файла, который можно прикрепить к электронному письму.
Вместо этого пользователи могут отправлять онлайн-факсы через веб-интерфейс или даже прямо из своей электронной почты. В отличие от общего обмена файлами, онлайн-факсы по-прежнему являются юридически признанными и обязательными документами, свободными от головной боли, обычно связанной с традиционными факсимильными аппаратами.
Как и в случае с любой размещенной услугой, тяжелая работа с онлайн-факсом осуществляется через провайдера. Онлайн-факсы можно отправлять в любую точку мира с помощью простых в использовании интерфейсов, напрямую по электронной почте или путем интеграции существующих услуг VoIP с факсимильным аппаратом.
Ранее службы VoIP полагались на кодеки для сжатия и декодирования данных, оптимизированных только для голосовой связи — которые не могли обрабатываться стандартными факсимильными аппаратами. Однако теперь протокол T.38 позволяет отправлять документы и другие данные через ваше стандартное интернет-соединение с помощью виртуальной факсимильной связи.
Как работает интернет факс?
Служба факсимильной связи через Интернет работает так же, как и обычная отправка по факсу бумажных документов. Основное отличие заключается в использовании графического пользовательского веб-интерфейса (GUI), а не физического выделенного факсимильного аппарата, расположенного в вашем офисе. Услуга онлайн-факса довольно проста и, как правило, выполняется в три этапа:
Что касается более технической части уравнения, файл в бумажном виде, который вы загружаете или сканируете на свой компьютер, будет преобразован в тип файла изображения PDF или TIFF. Затем он прикрепляется к отправляемому электронному письму, которое поступит в многоцелевое расширение почты Интернета (MIME). Это интернет-стандарт, который позволяет электронной почте поддерживать не текстовые вложения.
Данные передаются по протоколу TCP / IP, чтобы обеспечить безопасную передачу на большие расстояния и даже возможность проверить, был ли принят ваш факс.
Преимущества онлайн факса
Интернет-факс берет на себя более старый процесс и обновляет его, чтобы использовать наши стандартные интернет-соединения. Если устранить зависимость от стандартного тарифного плана и старых факсимильных аппаратов, преимущества онлайн-факсимильной связи очевидны.
Нет необходимости в отдельном оборудовании или программном обеспечении
Онлайн-факс полностью избавляет от необходимости иметь выделенный факсимильный аппарат с выделенной телефонной линией.
Аппаратное обеспечение имеет тенденцию вызывать ошибки и неисправности. Без выделенного факсимильного аппарата будет меньше необходимости в обслуживании и ремонте, меньше беспорядка в офисе и повышенная эффективность.
Повышенная мобильность
Интернет-факс использует веб-интерфейс, учетную запись электронной почты или приложение для смартфона. Из-за этого факсы можно отправлять из любой точки мира, если у вас стабильное подключение к Интернету.
Если сотрудники путешествуют, уезжают или работают из дома, больше не нужно тратить часы на поиск работающего факсимильного аппарата, чтобы просто отправить или получить документ. Онлайн-факс также позволяет пользователям отправлять и получать более одного документа одновременно и отправлять документ нескольким получателям.
Конфиденциальность
Факсы, отправленные на учетную запись электронной почты, являются гораздо более личными, чем просто общедоступный факсимильный аппарат, используемый каждым работником в офисе. При использовании общедоступного факсимильного аппарата конфиденциальность еще более нарушается.
Факсы используются в основном для юридических документов, в которых конфиденциальность является основным приоритетом. Поскольку все делегированы на вашу личную электронную почту, гораздо проще убедиться, что ваши файлы видят только ваши глаза.
Снижение затрат на телефон
Учитывая стоимость отдельной телефонной линии и расходы, связанные с отправкой факсов, неудивительно, что отправка факсов через Интернет приведет к снижению вашего счета за телефон.
Большинство онлайн-служб факсимильной связи предлагают программу на основе подписки, позволяющую отправлять и получать неограниченное количество факсов за одну ежемесячную плату. Другие услуги взимаются за отдельный факс, но могут стоить меньше доллара за страницу. Единственной ценой помимо этого будет ваша стандартная интернет-подписка.
Одновременная отправка факсов
Отправка факсов с помощью традиционной машины — медленный и трудный процесс. Отказ от зависимости от факсимильного аппарата и телефонной линии с помощью онлайн-факсимильной связи позволяет одновременно отправлять факсы.
Вы можете отправлять или получать столько факсов, сколько вам нужно одновременно, не дожидаясь их обработки на аппарате. Каждый будет отображаться как отдельная электронная почта, чтобы держать все аккуратно и организованно. Меньше времени, проведенного по факсу, означает больше времени, потраченного на продуктивность.
Ориентированный на электронную почту
Онлайн-факс полностью интегрируется с вашим предпочтительным адресом электронной почты, чтобы сохранить конфиденциальность, организованность и, что важнее всего, безбумажность.
Вам больше не придется отслеживать доступный и работающий факсимильный аппарат, поскольку каждый полученный вами факс попадает прямо в ваш почтовый ящик. Отправка традиционных факсов также может быть осуществлена напрямую по электронной почте. Для большинства служб вам нужно всего лишь отправить электронное письмо с номером телефона получателя и указанным доменным именем в адресной строке, и оно будет напечатано на факсимильном аппарате.
Интернет-факс приносит новый уровень простоты
Через интуитивно понятные веб-интерфейсы или из вашей учетной записи электронной почты, интернет-факсы могут быть отправлены в считанные секунды. Он предлагает возможность одновременно отправлять и получать факсы, а также отправлять один факс нескольким людям.
Дополнительным преимуществом использования веб-интерфейсов и мобильных приложений является уровень мобильности, который они обеспечивают. Пока ваше устройство подключено к стабильному интернет-соединению, факсы можно отправлять прямо с вашего смартфона на ходу. Удаленные работники или путешествующие сотрудники могут оставаться на связи и быть в курсе событий без необходимости выслеживать работающий устаревший факс.
Возможности онлайн-отправки факсов
Запланированная доставка
Отправители могут быть уверены, что факсы доставляются туда, куда им нужно идти вовремя, с возможностью запланировать конкретное время доставки.
Интернет-провайдеры факсимильной связи облегчают международный обмен документами. Запланированная доставка гарантирует, что ваше сообщение будет доставлено в нужное место в нужном часовом поясе.
Электронная подпись
Отправка факсов по-прежнему является основным методом обмена юридическими, обязательными или договорными документами. Обязательно иметь функцию цифровой подписи любой формы, которую вам, возможно, придется отправить или получить.
С помощью веб-порталов или приложений для смартфонов, предоставляемых онлайн-службами факсимильной связи, пользователи могут подписывать свои имена в цифровой форме до отправки факса, чтобы обеспечить юридически обязательный документ.
Групповой факс
Одним из основных преимуществ онлайн-факсимильной связи является возможность отправлять или получать несколько факсов одновременно. Сделав еще один шаг вперед с уникальной функцией, известной как групповая отправка факсов, пользователи могут отправлять один факс как можно большему числу получателей одним щелчком мыши.
Благодаря интуитивно понятным порталам и приложениям от вашего поставщика услуг факсимильной связи групповая отправка факсов проста и, как правило, не будет стоить вам ничего лишнего.
Международная отправка факсов
Как отмечалось ранее, одним из основных преимуществ интернет-факсимильной связи является гибкость, которую предлагает сервис, особенно когда речь идет об отправке документов и данных на международном уровне.
У вас нет выделенной телефонной линии, и ваши данные не передаются через КТСОП. Там нет никаких дополнительных расходов или головной боли, связанной с международной факсимильной связи. Это похоже на отправку электронного письма, когда вы можете отправить что угодно.
Числовые блоки
Нежелательный спам раздражает, и сохранение беспорядка в вашем почтовом ящике само по себе может быть полной занятостью. С учетом того, что все ваши факсы поступают в ваш почтовый ящик, может быть легче перегружаться довольно быстро.
К счастью, некоторые поставщики услуг предлагают столь необходимую функцию блокировки номеров для вашей учетной записи онлайн-факса. Создайте белый список разрешенных номеров или черный список специально заблокированных номеров, чтобы сократить количество нежелательных факсов.
Шифрование
Чтобы обеспечить максимальную безопасность ваших файлов и документов, важно найти поставщика, который предлагает не только исходящее, но даже шифрование входящего факса.
Некоторые провайдеры даже включают защищенную SSL-связь через веб-интерфейс. Это помогает удовлетворить каждый уровень защиты на каждом этапе процесса. Ваша личная информация может быть загружена на веб-портал и оставаться в безопасности, пока не будет зашифрована для процесса отправки факсов.
Шифрование входящих факсов также гарантирует, что все, что вы получите, не будет прочитано нежелательными глазами.
Факс оповещения на мобильный
Если факсов, отправленных непосредственно на выбранный вами почтовый ящик, недостаточно, чтобы удовлетворить ваш уровень соединения, большинство провайдеров отправляют факсимильные уведомления прямо на ваше мобильное устройство.
Пользователи также могут получать уведомления о входящих факсах и проверять полученные факсы непосредственно через свои тексты в виде стандартного SMS-сообщения. Использование протокола TCP / IP для передачи ваших факсимильных данных позволяет проверить, действительно ли получатель получил факс.
Пользовательские титульные страницы
При отправке по факсу конфиденциального или сложного документа важны титульные листы. Они скрывают информацию под прикрытием, а также дают людям знать, чего ожидать при поступлении факса.
Поставщики услуг онлайн-факсимильной связи делают эту функцию возможной, просто включив сообщение непосредственно в само электронное письмо и прикрепив файл. Они преобразуют ваше сообщение в титульный лист, а прикрепленный файл — в документ по факсу. Некоторые сервисы позволяют вам создавать титульные страницы с помощью своих мобильных приложений, настольных приложений и веб-порталов с графическим интерфейсом.
Местные и бесплатные номера
Значительное количество поставщиков услуг интернет-факса может предоставить пользователям либо местный номер, либо бесплатный номер для отправки факсов.
Все онлайн-службы факсимильной связи предоставляют пользователям специальный номер факса при создании службы. Выбор бесплатного или местного номера факса может помочь вашему бизнесу сохранить то же профессиональное и локальное присутствие, что и ваши телефонные линии.
Что следует учитывать покупателям службы факсов онлайн
Интернет-факс обещает резкое снижение стоимости факсов, а также времени и усилий, необходимых для отправки факсов. Некоторые провайдеры взимают плату за каждый факс, в то время как другие имеют модель подписки. Важно внимательно посмотреть, как именно компании взимают и сколько они будут взимать.
Для сервисов по подписке весьма обычно включать список прачечной скрытых и дополнительных сборов, не раскрываемых во время регистрации. Некоторые провайдеры ограничивают количество входящих и исходящих факсов, которые разрешены в месяц в вашем пакете подписки. Если ваша служба работает с ограниченным количеством отправленных и полученных факсов, возможно также, что провайдер будет взимать плату за перерасход, если вы превысите установленный лимит.
Несмотря на то, что междугородная факсимильная связь упрощается благодаря подключению к Интернету, следует обратить внимание на любые дополнительные расходы или сборы, которые могут взиматься за международную или междугородную факсимильную связь.
Со всеми размещенными услугами обслуживание клиентов является ключевым. Когда дела идут плохо, вам нужен кто-то, чтобы помочь. Гарантия того, что поставщик услуг факсимильной связи в Интернете, который вы решите использовать, имеет надежную и отзывчивую службу поддержки клиентов, является ключом к поддержке вашей службы факсов.
Некоторые интернет-факс-провайдеры предлагают бесплатную демоверсию или пробный период для своих услуг. Как правило, вы можете установить общее понимание и почувствовать службу через эти демонстрационные и пробные периоды. Пробные периоды также предлагают способ проверить обслуживание клиентов провайдера и полный список функций.