если сотрудника нет в графике отпусков что делать
Как оштрафуют за отсутствие графика отпусков, даже если в этом году у вас никто туда не идет
Ответственность работодателя за отсутствие графика отпусков установлена в КоАП. Штраф немаленький — до 50 000 рублей, но дополнительно инспекторы ГИТ наказывают и за другие нарушения, связанные с составлением расписания труда и отдыха сотрудников.
Общие правила
Чтобы учесть все законодательные нормы и ограничения и избежать наказания за отсутствие графика отпусков, кадровая служба заранее планирует режим труда и отдыха следующего года и сводит все в форму Т-7 или ее аналог, разработанный и утвержденный ЛНА. График на будущий год утверждают не позже чем за 2 недели до его начала.
ВАЖНО! Работодатели — физические лица, зарегистрированные или незарегистрированные в качестве ИП, вправе не составлять график режима труда и отдыха, а определить его в письменном соглашении (ст. 305 ТК РФ). В этой ситуации штрафов не последует, но при условии, что есть замена ему.
Право на отдых имеют все работники, независимо от того, как они оформлены, — постоянным или срочным договором. Отпуск сотрудников, принятых по срочным договорам, переходящим на следующий календарный год, планируется в общем порядке (ст. 123 ТК). Включаются в ежегодный график и совместители, как внутренние, так и внешние, и за их отсутствие в планах последует наказание, сопоставимое со штрафом за отсутствие графика отпусков в целом.
Какой штраф и за что заплатит работодатель
В ходе проверки инспекторы ГИТ уделяют особое внимание порядку ведения документации по отпускам. Контролеры смотрят, как составлен документ, какие в нем записи, согласован ли он с профсоюзом: за каждую из провинностей работодателю придется платить штраф.
Для удобства мы собрали все ситуации, когда грозит ответственность за отсутствие графика отпусков на предприятии и сопутствующие нарушения, в единую таблицу.
Независимо от формы собственности, количества сотрудников и иных особенностей организации, планирование отпусков обязательно (ст. 123 ТК РФ). Другое дело, что отсутствие графика для некоторых работодателей не грозит штрафом, не обязателен. Но вместо него обязательно составляют письменное соглашение с работниками.
Он утвержден позже
В организации график должен появиться не позднее чем за 2 недели до начала года, иначе назначат штраф, как за его отсутствие. Документ готовят заранее, особенно если существует профсоюзная организация, поскольку с ней согласовывают очередность отдыха сотрудников (ст. 123 ТК РФ).
Не согласован с профсоюзом
Это относится к нарушениям, только если профсоюзная организация или ячейка есть (ст. 123 ТК РФ). Штрафа не будет, если профсоюза нет, и дополнительно согласовывать не с кем.
Работник не ознакомлен с планом
По ст. 123 ТК РФ, знакомить сотрудника с самим графиком необязательно, отсутствие подписей после утверждения документа не карается законом. Но уведомить о начале отпуска следует не менее чем за 2 недели до его начала. Тогда же ставится подпись в документе.
В документ безосновательно вносились изменения
Когда план утвержден, он обязателен для обеих сторон (ст. 123 ТК РФ). По инициативе работника или работодателя отпуск разрешается перенести (ст. 124 ТК РФ). В таком случае в графике указывают причину переноса. Вносить какие-либо изменения без документов (заявление работника, больничный лист, приказ о переносе отдыха из-за производственной необходимости) нельзя.
Не учитываются гарантии некоторым работникам
Отдельным категориям работников предоставлена возможность выбрать время, когда они хотят отдыхать (ст. 123 ТК РФ). Среди них:
мужчина, чья супруга ушла в декрет (ст. 123 ТК РФ);
беременная сотрудница (ст. 122 ТК РФ);
лицо младше 18 лет (ст. 122 ТК РФ);
родитель ребенка-инвалида (ст. 262.1 ТК РФ);
родитель трех и более детей в возрасте до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
почетные доноры (Федеральный закон от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
граждане, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне (Федеральный закон от 10.01.2002 № 2-ФЗ);
ветераны (Федеральный закон от 12.01.1995 № 5-ФЗ);
чернобыльцы (Закон РФ от 15.05.1991 № 1244-1);
военнослужащие, сотрудники внутренних дел, противопожарной охраны и некоторые иные трудящиеся — в соответствии с законами РФ.
Неверно указан период отдыха (только месяц)
Неважно, пользуетесь вы формой Т-7 или собственным бланком, планируемую дату начала отпуска следует вписывать в формате ДД.ММ.ГГГГ. Так вы сможете отсчитать 14 календарных дней (2 недели) и успеете уведомить сотрудника о приближающемся отдыхе (ст. 123 ТК РФ).
Неверно разделены нерабочие периоды
По взаимной договоренности сторон работодатель предоставляет отдых по частям. Но одна из этих частей обязательно должна составлять 14 дней (ст. 125 ТК РФ). Про остальные дни в ТК РФ ничего не сказано, но предоставлять их только в выходные дни (суббота и воскресенье) — нарушение. Такое мнение высказал Минтруд в письме от 07.12.2018 № 14-2/ООГ-9754.
Неправильная продолжительность отпуска
При планировании учитывают основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней за год работы (ст. 115 ТК РФ) и дополнительные дни за характер работы (ст. 116-118 ТК РФ). Для удобства разрешено переносить в новый график оставшиеся с прошлых лет дни. Но периоды, когда человек не трудился, поскольку ухаживал за ребенком или отдыхал за свой счет, не включают.
С нюансами, на которые обращают внимание инспекторы, разобрались, а чем грозит отсутствие графика отпусков и ошибки при его составлении должностным лицам и работодателю в принципе?
Все перечисленные нарушения рассматривают как основания для привлечения к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Если правонарушение выявлено впервые, то санкции для должностного лица небольшие — от 1000 до 5000 рублей, по усмотрению представителя Госинспекции труда. Столько же придется заплатить работодателю — индивидуальному предпринимателю. Что касается организаций, то для них размер штрафа за отсутствие графика отпусков и допущенные в нем ошибки намного больше — от 30 000 до 50 000 рублей.
За повторное нарушение в течение года организацию и должностных лиц накажут сильнее:
ВАЖНО! Работодатели, получившие статус микропредприятия, вправе отказаться от большинства ЛНА, в том числе по планированию отдыха сотрудников. Для них информация о том, какой штраф за отсутствие графика отпусков, неактуальна. Но если от графика организация отказалась, вместо него следует оформить письменное соглашение сторон (ст. 309.2 ТК).
График есть, а отпуска нет
Есть ситуации, когда оплачиваемые выходные дни не предоставляются либо переносятся по инициативе работодателя на другой период. Это законно. Но если оснований нет, а начальник не отпускает отдохнуть, то штраф за отсутствие отпуска у работника выпишут по первой жалобе трудящегося. Дополнительно он вправе потребовать денежную компенсацию, размер которой определяется соглашением сторон или судом (ст. 237 ТК).
Другой вариант — человек сам не хочет уходить. Но по ст. 124 ТК РФ, не отдыхать более 2 лет запрещено. Чтобы избежать штрафа за отсутствие полноценного отдыха, следует отправить подчиненного на оплачиваемый отдых по приказу руководителя организации, а в случае неповиновения — наложить дисциплинарное взыскание. При неоднократных нарушениях работника допустимо уволить за игнорирование распоряжений руководителя.
График отпусков на 2022 год: особенности составления, форма
За две недели до начала нового календарного года работодателям нужно успеть утвердить важный локальный нормативный акт — график отпусков. Отсутствие этого документа расценивается как административное правонарушение и влечет предупреждение или штраф. Разберемся, какие особенности нужно учесть в графике отпусков на 2022 год и какие категории сотрудников вправе претендовать на отдых вне очереди.
График отпусков регламентирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отдыха сотрудников (ст. 123 ТК РФ). При его составлении учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса. Это нужно успеть сделать к 17 декабря.
Составление графика отпусков — обязанность почти всех работодателей, независимо от численности сотрудников в компании. В Письме ГИТ в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193 уточняется, что микропредприятие, отказавшееся полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, в том числе графика отпусков, может заменить его на письменное соглашение между работодателем и работником. Это нужно будет указать в соответствующем пункте трудового договора по типовой форме. ГИТ обосновывает свою позицию ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК РФ, Письмом Роструда от 01.08.2012 N ПГ/5883-6-1.
Особенности составления графика отпусков
Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных нормативных актах. Причем Роструд считает, что график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой. Особенно это актуально для больших компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников. В этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ кадровикам, которые со своей стороны формируют сводный единый график отпусков.
По принятому правилу в графике отпусков должна содержаться информация о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, работающего по трудовому договору.
Как правило, продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2022 года.
При составлении графика отпусков не стоит забывать о новичках, которые на начало календарного года не отработали шести месяцев. Как мы знаем, право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя. Поэтому при составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2021 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.
Продолжительность основного ежегодного отпуска для разных категорий работников
Есть несколько категорий работников, которые «выбиваются» из общего правила составления графика отпусков:
1. Сотрудники, которые вправе претендовать на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы.
Такие сотрудники указаны в ст. 122 ТК РФ:
Согласно ст. 123 ТК РФ, по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.
Согласно ст. 286 ТК РФ отпуск совместителей предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.
Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.
3. Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет.
Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ дополнил Трудовой кодекс ст. 262.2. Теперь работодателям нужно учитывать, что родители 3-х и более детей в возрасте до 12 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время.
В Письме Минтруда РФ от 20.11.2018 N 14-2/ООГ-9166 уточняется, что возраст детей рассчитывается на год предоставления отпуска. Это значит, что если на начало года предоставления отпуска многодетный сотрудник имел право использовать отпуск в удобное время, то это право за ним сохраняется даже в том случае, если на момент начала отпуска старшему ребенку уже исполнится 12 лет.
Автоматическое начисление зарплаты по каждому сотруднику — лишь подтвердите суммы. Расчет больничных и отпусков за несколько минут.
В обзоре актуальных вопросов за февраль 2019 года Роструд рассмотрел вопрос о том, может ли работник, имеющий троих детей в возрасте до 12 лет, брать отпуск в удобное время частями. По мнению экспертов, право на использование отпуска в удобное время не означает права на разделение отпуска на части по желанию работника. Такое разделение в соответствии со ст. 125 ТК РФ возможно только по соглашению сторон. При этом одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.
4. Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих.
Все эти категории работников имеют право уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.
При составлении графика отпусков на 2022 год важно помнить, что нерабочие праздничные дни, которые указаны в ст. 112 ТК РФ, в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не входят. Поэтому если отпуск приходится на эти дни, срок его окончания переносится автоматически.
Дата начала отдыха в графике отпусков
Роструд считает, что указание в графике только месяца отпуска, без точных дат начала и окончания отдыха, неправомерно.
Эксперты рекомендуют вносить в форму для графика отпусков конкретные даты, чтобы избежать разногласий с работниками.
О праве переноса отпуска на следующий год
Вполне возможно, что при составлении графика отпусков на 2022 год какой-то работник направит к вам заявление с просьбой не предоставлять ему отпуск в следующем году, а перенести его на 2023 год. На эту просьбу нужно ответить отказом. Так советуют поступить эксперты Роструда.
Они ссылаются на то, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться каждый год. А если перенос и допускается, то только в исключительных ситуациях (ст. 124 ТК РФ), к которым относятся, например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника.
Форма для графика отпусков
При оформлении графика отпусков можно использовать форму Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26). На этапе планирования отпусков следует заполнить графы с 1 по 6.
В графу 6 вносится дата начала отпуска сотрудников, в том числе тех, кто вправе брать отпуск в любое удобное для них время.
Графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них вносятся от руки в течение года, по мере ухода работников в отпуск.
Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала.
До момента утверждения график отпусков является всего лишь проектом. После того, как его завизировали руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений, документ направляется в профсоюзную организацию (ст. 372 ТК РФ). Его подтверждение выражается в формате выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Но сегодня профсоюз есть далеко не в каждой компании. Тогда в форме в строке согласования нужно об этом сделать пометку.
С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под подпись. Документ следует:
Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок. При этом он может не писать заявление на имя работодателя о предоставлении ему отпуска, если использует его в соответствии с графиком.
Есть несколько случаев, когда работник обязан подавать заявление о предоставлении отпуска:
Изменение графика отпусков
Поскольку график отпусков относится к обязательным локальным нормативным актам не только для работодателя, но и для работника, то в случае внесения в него изменений требуется соглашение сторон.
Чтобы в форме Т-7 зафиксировать перенос отпусков в текущем календарном году, используются графы 7-9.
Графу 10 («примечания») следует использовать в следующих случаях:
Добавление нового сотрудника в утвержденный график отпусков
Как правило, в течение года в компании появляются новые сотрудники. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если человек поступил на работу уже после утверждения графика отпусков?
Роструд опирается в этом вопросе на правоприменительную практику и приводит на своем официальном сайте два варианта:
Сотрудник будет уволен в январе. Нужно ли на него заполнять график отпусков?
В нем ведомство указало, что в график отпусков следует вносить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день утверждения графика. Это требование распространяется и на работников, с которыми в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры.
Таким образом, нельзя не учитывать в графике отпусков работника, у которого уже в январе истечет срок трудового договора.
Штраф за отсутствие графика отпусков
Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрена ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ) — предупреждение или наложение административного штрафа:
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Работодатель заставляет идти в отпуск, а я не хочу
Я работаю учительницей в школе. На каникулах во всех школах намечается мертвый сезон, когда работы почти не будет.
Начальство настаивает, чтобы я взяла на дни осенних каникул отгулы в счет ежегодного оплачиваемого отпуска, который у меня составляет 56 дней. Я не хочу брать такой «отпуск»: это поздняя осень вместо лета, к тому же сообщили мне об этом буквально за две недели до начала каникул.
Имею ли я право отказаться от такого принудительного отпуска и сохранить за собой эти 56 дней в году, чтобы их все вместе израсходовать летом? Правомерны ли действия работодателя?
С уважением,
Светлана
Все зависит от того, оформил ли ваш работодатель график отпусков и направил ли вам уведомление.
Разве не сам работник решает, когда он хочет пойти в отпуск?
У каждого работника есть право на отдых, так написано в трудовом кодексе и Конституции. При этом реализация этого права в большинстве случаев — в руках работодателя: он составляет и утверждает график отпусков, в котором и зафиксированы сроки отпусков всех работников.
График отпусков — главный документ, который регулирует даты отпуска работника. От него не зависят только некоторые категории работников, например женщины перед отпуском по беременности и родам или совместители, которые идут в отпуск одновременно с отпуском по основной работе.
В остальных же случаях работодатель может, но не обязан учитывать пожелания работников относительно срока отпуска. Некоторые суды считают, что работников необязательно знакомить даже с графиком отпусков. Достаточно лишь надлежащего уведомления о начале отпуска. Например, так решила Судебная коллегия по гражданским делам Приморского краевого суда летом 2018 года.
Работник должен уйти в отпуск в соответствии с графиком, если работодатель:
Если в такой ситуации работник отказывается уходить в отпуск, работодателю надо письменно зафиксировать такой отказ. И, конечно, работа во время отпуска не оплачивается, ведь отпускные уже получены.
Более того, работник рискует: за отказ уйти в отпуск работодатель может наложить на него дисциплинарное взыскание за нарушение трудовой дисциплины.
Если работодатель, в свою очередь, не уведомил работника за две недели до отпуска либо не перечислил ему отпускные, работник имеет право перенести отпуск на другой период, согласованный с работодателем. Для этого нужно написать заявление в свободной форме.
Что, если в компании нет графика отпусков?
Формально это нарушение трудового законодательства. В таком случае период отпуска определяется на основании документов, которые есть в наличии, — обычно это заявление о предоставлении отпуска. Хабаровский краевой суд в 2012 году признал такое заявление достаточным доказательством определения срока отпуска.
Соответственно, без заранее утвержденного графика отпусков работодатель не сможет отправить работника в отпуск без его желания в удобные компании даты. Конечно, работодатель все еще сохраняет за собой право не согласовать с первого раза даты отпуска сотрудника, но инструмент воздействия в виде графика теряет.
Можно ли направить работника в отпуск, если ему нечем заняться?
Ситуация, когда организация временно перестает работать, называется простоем. Простой может быть вызван виной и работодателя, и работника, а может и не зависеть от них.
Можно ли считать каникулы простоем учителей?
Педагоги работают по правилам, установленным специально из-за специфики их работы. Это, например, деление рабочего дня на части с учетом уроков и перемен, а также загруженность в период каникул.
Минобрнауки России в п. 4.2 приказа от 11.05.2016 № 536 указывает на то, что:
Соответственно, каникулы считать простоем нельзя.
Поэтому, если вас принуждают уйти в отпуск на время каникул, попробуйте сделать следующее:
Запомнить
Если работодатель заставляет вас идти в отпуск, проверьте, принят ли вообще в организации график отпусков.
Минимальный срок уведомления работника об отпуске — две недели.
Если вы учитель, вы можете, но не обязаны идти в отпуск во время всех каникул, если только такой отпуск не указан в графике.
Даже если на работе нечем заняться, работодатель не может заставить вас уйти в отпуск.
Если у вас есть вопрос о личных финансах, правах и законах, здоровье или образовании, пишите. На самые интересные вопросы ответят эксперты журнала.
Сотрудник уходит в отпуск без заявления. Это законно?
Читатель Юрий спрашивает:
Сотрудник не пришел в понедельник. Когда я спросил, где это он, сотрудник ответил: “В отпуске”. Я на него очень рассчитывал, а он ушел в отпуск без предупреждения. Да еще сказал, что необязан напоминать об отпуске. Это законно?
Отвечаем: законно, если сотрудник в графике отпусков
Трудовой кодекс об отпуске:
Каждый сотрудник вправе отдыхать от любимой работы, право на отпуск защищает Трудовой кодекс.
Чтобы определить, кто идет в отпуск в августе, а кто отдыхает в ноябре, работодатель составляет график отпусков. График отпусков — требование Трудового кодекса, нельзя отказаться его составлять, иначе штраф.
Есть работодатели, которые считают, что сотрудник обязан предупреждать об отпуске, отпрашиваться и писать заявление. По Трудовому кодексу у сотрудника нет такой обязанности. Если секретарь Маша есть в графике отпусков, Маша вправе не выйти на работу без предупреждения, заявлений и любых других действий. А вот у работодателя полно дел.
Документы, чтобы отпустить в отпуск
По Трудовому кодексу не сотрудник предупреждает компанию об отпуске, а работодатель напоминает сотруднику, что пора идти отдыхать. Для этого понадобятся уведомление и приказ.
Уведомление. Это официальное напоминание, что такого-то числа надо идти в отпуск, а такого-то возвращаться.
У уведомления есть срок: работодатель передает сотруднику документ за две недели до начала отпуска. Пример уведомления:
Приказ. Приказ нужен для бухгалтерии и налоговой, без него не получится рассчитать налоги и доказать, что сотрудник отдохнул положенное время. Приказ должен быть готов за три дня до начала отпуска.
Если сотрудник есть в графике отпусков, а работодатель не подготовил приказ, сотрудник вправе пожаловаться в инспекцию труда.
Когда сотрудник пишет заявление на отпуск
Есть случаи, когда сотрудник обязан составить заявление на отпуск и спросить разрешение, можно ли идти отдыхать. Случаи описывает Трудовой кодекс:
Отпуск не по графику. График отпусков — обязательный документ для сотрудников. Обязательный — значит, что сотрудники ходят в отпуск строго по графику, а не когда вздумается. Если у секретаря отпуск в декабре, а хочет уйти в марте, работодатель вправе отказаться переносить отпуск.
Некоторые сотрудники могут уходить в отпуск в любое время, несмотря на график:
Но заявление всё равно нужно.
Отпуск за свой счет. Такой отпуск Трудовой кодекс называет «без сохранения заработной платы», сотрудник в заявлении так и пишет: прошу предоставить отпуск без зарплаты.
Отпуск нового сотрудника. Сотрудник, который отработал меньше полугода, может попросить отпуск, и для этого понадобится заявление.
Трудовой кодекс разрешает работодателю отказывать без объяснения причин: может, сейчас работы много или сотрудник работает так себе, зачем баловать.
Штрафы, если ошибиться с отпуском
Если сотрудник есть в графике отпусков, а работодатель не отпускает без заявления, сотрудник вправе пожаловаться в Роструд или обратиться в суд.
Инспекция труда оштрафует, если работодатель:
Штраф для индивидуального предпринимателя — до 5000 рублей, для компании — до 50 000 рублей.
Штрафы — не самая большая проблема. Если сотрудник пожалуется в Роструд или работодатель попробует уволить за якобы прогул, начнутся разбирательства с инспекцией. Скорее всего, будет большая проверка всего, что связано с сотрудниками. А это минимум три месяца вопросов, пересылки документов и штрафы.
Мой совет — отпускать сотрудников в отпуск по графику или договариваться так, чтобы они не жаловались в Роструд.
Счет для ИП и ООО в Модульбанке
Удобный сервис, недорогие тарифы, защита от блокировок по 115ФЗ