если у работника нет трудовой книжки что делать 2021

Если у работника нет трудовой книжки что делать 2021

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

При приеме на работу в 2021 году гражданин бумажную трудовую книжку не представил, так как ее потерял, восстановить возможности нет. Последние два года официально не трудоустраивался, соответственно, до 31.12.2021 заявление о выборе способа ведения трудовой книжки не подавал. Работодатель получил с работника объяснение о причине отсутствия трудовой книжки, в котором сотрудник изъявил желание вести трудовую книжку в электронном виде. Работодатель передал в ПФР сведения о приеме по форме СЗВ-ТД.
Правильно ли поступил работодатель?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Действия работодателя правомерны. При непредставлении работником трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности работодатель вправе полагать, что работник трудоустраивается впервые. В таком случае работодатель обязан формировать сведения о работнике в электронном виде (вести электронную трудовую книжку).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Источник

У соискателя нет бумажной трудовой – как оформить на работу

С начала 2021 года не надо оформлять бумажные трудовые книжки сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые. Также часть работников в 2020 году решила отказаться от бумажного документа. Как таких ситуациях оформлять прием на работу? Рассмотрим в статье основные вопросы, которые возникают на практике.

Работник трудоустраивается впервые

Если сотрудник впервые поступает на работу в 2021 году, оформлять ему бумажную трудовую книжку не требуется (п.8 ст.2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).

В такой ситуации процесс оформления приёма на работу будет выглядеть следующим образом:

— С работником заключается трудовой договор.

— На основании трудового договора издаётся приказ о приёме на работу. С приказом работника нужно ознакомить под подпись.

— Не позднее следующего рабочего дня с даты издания приказа, надо представить в Пенсионный фонд РФ форму СЗВ-ТД с кодом ПРИЁМ.

— На работника по общим правилам оформляется личная карточка.

Бумажная трудовая книжка из процесса документального оформления приёма на работу исключена. На лиц, которые впервые трудоустраиваются с 1 января 2021 года, информация о трудовой деятельности ведётся только в электронном виде. Таким образом, у работника нет возможности выбора бумажной или электронной трудовой книжки.

Данные о трудовой деятельности работника формируются на лицевом счетё в Пенсионном фонде. ПФР для отражения информации на лицевом счетё получает от работодателей сведения по форме СЗВ-ТД, то есть сведения о трудовой деятельности работника поступают напрямую в ПФР.

Отметим, что в трудовой договор запись о том, что бумажная трудовая книжка работнику не оформляется, делать не надо. Это не условие, которое согласовывают стороны договора, а требование закона.

Что касается страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (СНИЛС). Еще с 2019 года такие свидетельства ПФР не оформляет. Сейчас при приёме на работу соискатель должен предъявить документ, подтверждающий факт регистрации в системе персонифицированного учёта (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). И если у работника имеется свидетельство СНИЛС, он предъявляет этот документ. Если сотрудник начал трудовую деятельность уже после того, как ПФР перестал оформлять такие свидетельства, потребуется документ по форме АДИ-РЕГ (форма утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 13.06.2019 № 335п).

Если же сотрудник трудоустраивается впервые, и он не состоит на персонифицированном учете в ПФР, работодатель должен будет также зарегистрировать работника в системе индивидуального учёта.

Работник по прежнему месту работы отказался от бумажной трудовой книжки

Подавляющее большинство работников, у которых был выбор, приняли решение о сохранении бумажного формата трудовой книжки. Но все же часть сотрудников перешли на электронное ведение сведений о трудовой деятельности. В этом случае прежний работодатель внес в трудовую книжку так называемую закрывающую запись и выдал её на руки работнику.

Поэтому, если новый работник принёс вам свою трудовую книжку, в которую прежний работодатель внёс закрывающую запись, заполнять эту трудовую книжку вы уже не можете. Работник перешёл на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности и его бумажная трудовая книжка больше не ведётся.

В силу ч. 1 ст. 65 ТК РФ при трудоустройстве соискатель предъявляет трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые.

Соответственно, если соискатель на прежнем месте работы не отказался от бумажной трудовой книжки, при новом трудоустройстве он предъявляет работодателю именно этот документ. Здесь ничего не изменилось.

Если работник перешёл на электронный формат, для нового работодателя всё равно потребуется подтверждение трудового стажа. Здесь возможны следующие варианты.

Соискатель при трудоустройстве для подтверждения стажа должен предъявить вам форму СТД-Р (её выдаёт прежний работодатель) или форму СТД-ПФР (получить её можно в Пенсионном фонде или через портал Госуслуги). Помимо этого, для ознакомления новому работодателю предъявляется бумажная трудовая книжка с закрывающей записью.

Отметим, что бумажная трудовая книжка в данной ситуации требуется исключительно для ознакомления. Из неё можно получить необходимые сведения о продолжительности профессиональной деятельности соискателя, а также о его страховом стаже.

Никакие записи в бумажную трудовую книжку новый работодатель не делает.

В данной ситуации проблема заключается в том, что форма СТД-Р содержит в себе только информацию о последнем месте работы. И до недавнего времени по аналогичному образцу составлялась и форма СТД-ПФР. При этом трудовую книжку нового работника организация оставить у себя не может, но в то же время продолжительность страхового стажа для расчёта размера пособия по временной нетрудоспособности необходимо подтвердить документально. И организации не остается ничего другого, как снять копию с трудовой книжки сотрудника.

Но Минтруд предпринял действия для решения этой проблемы. Так, приказом Минтруда России от 17.09.2020 N 618н в форму СТД-ПФР внесены дополнения. И с 14 декабря 2020 года в форму СТД-ПФР Пенсионный фонд включает весь трудовой стаж, который отражён на лицевом счете работника в ПФР.

Иными словами, форма СТД-ПФР может содержать сведения о полной продолжительности трудового стажа работника. Но и здесь есть проблема. Заключается она в том, что в Пенсионном фонде могут не содержаться данные о стаже работника до 2020 года.

Надо отметить, что информацию о прежнем стаже сотрудников ПФР получает от работодателей. Для этого он направляет в организации уведомления о необходимости заполнить форму СЗВ-К на работников. Получив такое уведомление, работодатель переносит данные о страже работника из трудовой книжки в форму СЗВ-К и направляет в ПФР. Таким образом, Пенсионный фонд аккумулирует на лицевом счёте гражданина информацию обо свей его трудовой деятельности.

Но эти данные собраны не на всех граждан. Поэтому не исключена ситуация, что на лицевом счёте человека не будет полной информации о его трудовом стаже. И в этом случае в форме СТД-ПФР будет отражена только информация о стаже с последнего места работы.

Таким образом, если соискатель, отказавшийся от бумажной трудовой книжки, при трудоустройстве предъявит вам форму СТД-ПФР, в которой будет отражён его полный трудовой стаж, этого документа будет вполне достаточно. Запрашивать бумажную трудовую книжку уже не потребуется.

Если же новичок предъявит форму СТД-Р с последнего места работы или форму СТД-ПФР, в которой будет отражена не полная информация о трудовой деятельности, для подтверждения стажа потребуется запросить у соискателя для ознакомления бумажную трудовую книжку.

Источник

Новые правила ведения, хранения и учета трудовых книжек

Автор: Семина Л., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

С 01.09.2021 вступит в силу Приказ Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (далее – Приказ № 320н, Порядок № 320н). Как изменятся форма и правила заполнения трудовых книжек? Что нужно принимать во внимание при их хранении согласно новому порядку? Каковы особенности бухгалтерского учета трудовых книжек?

С принятием Приказа № 320н с указанной даты утрачивает силу Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее – Инструкция № 69).

Вместе с тем напомним, что в настоящее время ведение и хранение трудовых книжек осуществляются по форме и правилам, установленным Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Полагаем, что данный документ также будет отменен с 01.09.2021, поскольку он содержит положения, дублирующие новые правила.

О форме трудовой книжки

Новая форма трудовой книжки (вкладыша в нее), утвержденная Приказом № 320н, практически идентична действующей форме, за исключением следующих моментов:

1) на лицевой стороне новой формы печать работодателя должна быть проставлена при ее наличии (в действующей форме печать обязательна);

2) изменился объем книжки:

в настоящее время для заполнения сведений о работе и сведений о награждении в трудовой книжке отведены по 10 разворотов на каждый раздел (объем вкладыша: «Сведения о работе» – 9 разворотов, «Сведения о награждении» – 8 разворотов);

с 01.09.2021 раздел «Сведения о работе» будет включать 14 разворотов, раздел «Сведения о награждении» – 7 разворотов (объем вкладыша – 12 и 5 разворотов соответственно).

Общие правила ведения трудовой книжки

Приказ № 320н устанавливает порядок ведения и хранения трудовых книжек, выдачи дубликата трудовой книжки и трудовой книжки при увольнении или при подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Обязанность работодателя по оформлению трудовой книжки работникам, принятым на работу впервые, отменена. Напомним, что с 01.01.2021 на указанных лиц трудовая книжка не оформляется. Сведения об их трудовой деятельности формируются в электронном виде согласно ст. 66.1 ТК РФ (п. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Как и раньше, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется (не оформляется)). При этом в Порядке № 320н уточнено, что сведения о трудовой деятельности дистанционного работника вносятся в трудовую книжку по его желанию и при условии предоставления им такой книжки (в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением).

Кроме того, по желанию работника в трудовую книжку могут быть внесены сведения о работе по совместительству (п. 11 Порядка № 320н, п. 3.1 Инструкции № 69).

Не изменились и основные требования к заполнению трудовой книжки:

1) записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными);

2) записи рекомендуется производить аккуратно, световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фио­летового цвета и без каких-либо сокращений (при этом согласно Порядку № 320н дополнительно разрешается полностью или частично производить записи с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати));

3) в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается (изменение записей осуществляется путем признания их недействительными и внесения правильных записей);

4) изменения в сведениях о работнике производятся в следующем порядке:

одной чертой зачеркиваются прежняя фамилия или имя, отчество (при наличии), дата рождения и записываются новые данные;

изменение (дополнение) записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей;

5) все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, о квалификации, награждениях вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) или иного решения работодателя не позднее пяти рабочих дней (в настоящее время установлен недельный срок), а об увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Выдача трудовой книжки

В действующих правилах описана процедура выдачи работнику трудовой книжки только при увольнении (прекращении трудового договора). В Порядке № 320н дополнительно приведены особенности выдачи работнику трудовой книжки в случае его отказа от ведения бумажной трудовой книжки.

При увольнении работника работодатель обязан выдать ему в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

Если в день увольнения (прекращения трудового договора) работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Направление трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия (п. 36, 37 Порядка № 320н).

При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) работник подает заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления. Если указанное заявление подано работником менее чем за три рабочих дня до его увольнения, трудовая книжка выдается работнику не позднее дня увольнения.

Таким образом, теперь сроки выдачи трудовой книжки при переходе работников на ЭТК закреплены законодательно. До этого данный вопрос был спорным: соблюдать 3-дневный срок (см. Письмо Минтруда РФ от 13.03.2020 № 14-2/В-260) или выдать книжку в день подачи заявления (см. Письмо Минтруда РФ от 12.02.2020 № 14-2/В-150).

При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, которая заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (кадровой службы) (при наличии печатей). Графы трудовой книжки заполняются в следующем порядке:

в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи;

в графе 2 фиксируется дата выдачи трудовой книжки;

в графе 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;

в графе 4 отражаются реквизиты заявления работника с указанием даты и номера его регистрации.

Хранение трудовых книжек

Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя, осуществляет ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся у работодателя как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию работодателя отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя согласно гл. IV Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Обратите внимание: работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В случае неправильного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 44, 45 Порядка № 320н).

Учет трудовых книжек

Работодатель ведет учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, учет трудовых книжек и вкладышей в них.

По новым правилам (п. 40 Порядка № 320н) работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и по учету движения трудовых книжек:

в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера;

в книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее фиксируются сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В настоящее время формы таких книг утверждены на законодательном уровне (приведены в приложениях 2, 3 к Инструкции № 69).

Указанные книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, печатью организации (при наличии).

Обратите внимание: работодатели обязаны разработать формы книг (журналов) по учету движения трудовых книжек в тех случаях, когда возникнет необходимость начать ведение новых книг (журналов). Действующие книги работодатель вправе вести до их окончания (Информация Роструда от 03.06.2021, опубликована на сайте «Онлайнинспекция.рф»).

Исходя из того, что бланки трудовых книжек и вкладышей в них относятся к бланкам строгой отчетности, в целях их бухгалтерского учета нужно принимать во внимание следующие особенности:

1) расходы на приобретение (изготовление) бланков строгой отчетности относятся на подстатью 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения» КОСГУ (п. 11.4.8 Порядка № 209н, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.11.2017 № 209н);

2) поступившие на склад бланки строгой отчетности отражаются на счете 0 105 36 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения» (п. 118 Инструкции № 157н). Этот же счет Минфин рекомендует применять для учета БСО (письма от 26.04.2019 № 02-07-07/31230, от 14.03.2019 № 02-06-10/16864). По мнению финансового ведомства, в составе группы материальных запасов на соответствующих счетах аналитического учета счета 0 105 00 000 «Материальные запасы» отражаются материальные ценности, которые приобретены (созданы) для использования (потребления) в процессе деятельности учреждения, в том числе поступили на хранение, и в отношении которых определено материально ответственное лицо. Такими ценностями признаются, в частности, бланки строгой отчетности, приобретаемые учреждением в целях осуществления функциональной деятельности.

На счете 0 105 36 000 БСО отражаются до момента выдачи их со склада ответственным лицам в рамках хозяйственной деятельности учреждения. В момент выдачи бланки списываются с указанного счета и принимаются к забалансовому учету;

3) учет бланков строгой отчетности, выданных ответственным лицам с мест хранения (со склада) для их оформления (использования в рамках хозяйственной деятельности учреждения) или находящихся у ответственных лиц с момента их приобретения, ведется на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» (п. 337 Инструкции № 157н).

Бланки трудовых книжек (вкладышей в них) отражаются на забалансовом счете 03 в условной оценке «один бланк – один рубль», а в случаях, предусмотренных учреждением в рамках формирования учетной политики, – по стоимости их приобретения.

Внутренние перемещения БСО в учреждении отражаются на забалансовом счете 03 на основании оправдательных первичных документов путем изменения ответственного лица и (или) места хранения.

Выбытие БСО с забалансового учета при их оформлении (выдаче), передаче иному юридическому лицу, ответственному за их оформление (выдачу), а также в связи с выявлением порчи, хищения, недостачи, принятием решения об их списании (уничтожении) производится на основании акта (акта приема-передачи, акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816)) по стоимости, по которой они были ранее приняты к учету.

Бюджетное образовательное учреждение заключило с коммерческой организацией договор на приобретение бланков трудовых книжек на сумму 2 000 руб. (10 шт. по 200 руб. за книжку). Оплата произведена с лицевого счета за счет субсидии на выполнение государственного задания. Поставка бланков осуществлена после перечисления предоплаты (30 % от суммы договора). Согласно учетной политике указанные бланки отражаются по стоимости приобретения, расходы на их оплату включаются в состав общехозяйственных расходов.

Поступившие бланки оприходованы на склад, а затем выданы специалисту отдела кадров. На основании отчета, представленного в бухгалтерию, за месяц были выданы два бланка трудовой книжки взамен испорченной и утерянной.

В бухгалтерском учете учреждения данные операции будут отражены следующими проводками:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Перечислен аванс поставщику
(2 000 руб. x 30 %)

4 201 11 610
Забалансовый счет 18
(КВР 244/
подстатья 349 КОСГУ)

Поступили изготовленные бланки трудовых книжек

Зачтен ранее перечисленный аванс

Произведен окончательный расчет с поставщиком
(2 000 – 600) руб.

4 201 11 610
Забалансовый счет 18
(КВР 244/
подстатья 349 КОСГУ)

Списаны с балансового учета бланки, выданные со склада лицу, ответственному за их оформление
(2 шт. x 200 руб.)

Одновременно бланки отражены на забалансовом счете

Основные требования к заполнению трудовых книжек (вкладышей в них) не изменятся. Выделим следующие новшества:

1) новая трудовая книжка будет выдаваться только взамен испорченной или утраченной (на работника, впервые поступающего на работу, бумажная трудовая книжка больше не оформляется);

2) помимо заполнения трудовых книжек чернилами, разрешается полностью или частично производить записи с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати);

3) установлен точный срок выдачи работнику бумажной трудовой книжки при переходе его на ЭТК – три рабочих дня со дня подачи соответствующего заявления;

4) в целях документарного учета бланков трудовых книжек (вкладышей в них) работодатель обязан будет самостоятельно разработать форму книг (журналов), фиксирующих движение таких бланков.

Также отметим, что в бухгалтерском учете бланки трудовых книжек (вкладышей в них), поступившие на склад, отражаются на счете 0 105 36 349. Учет бланков, выданных со склада для использования их в рамках хозяйственной деятельности учреждения или находящихся у ответственных лиц с момента их приобретения, ведется на забалансовом счете 03.

Источник