Эвент агентства что это такое
Что такое event-агентство
Отличия от других агентств
Продюсерские компании организуют собственные мероприятия, где они выступают инициатором мероприятия и обеспечивают его финансирование за счет продажи билетов или спонсоров. Event-агентства не проводят свои мероприятия, а делают их по инициативе заказчика, Клиента.
BTL-агентства проводят промо-акции, которые не являются мероприятиями, так как обычно проводятся либо в течение продолжительного времени, либо имеют широкую аудиторию, а также часто проводятся одновременно в различных регионах.
Структура
В разных агентствах некоторые функции могут совмещаться внутри одного одела.
Основные источники дохода
Основные услуги event-агентства
Подрядчики event-агентства
Основные форматы мероприятий
В настоящее время в России сложился фрагментарный рынок event-агентств. Большинство агентств представляют мини-компании, с количество сотрудников до 5 человек. Крупным агентством можно считать компании, со штатом более 50 человек и с оборотом более 200 млн рублей.
В настоящее время 3 (три) российских event-агентства входят в ТОП50 event-агентств мира по рейтингу журнала Special Events. Агентство Eventum Premo первым вошло в это число.
Статья написна для Event-энциклопедии Eventum Premo
Эвент (ивент)
Рассказываем в статье, что такое ивент, как правильно организовать мероприятие и искать персонал для его проведения.
Что такое ивент
Event (с англ. «событие») — публичные мероприятия, которые носят развлекательный и/или рекламный характер.
Термины «event-менеджер», «event-маркетинг», «event-мероприятия» стали употреблять относительно недавно. Известный специалист в области ивент-менеджмента Джо Голдблатт отмечает, что эта профессия сформировалась в середине прошлого столетия с открытием Диснейленда в США.
В России ивент-индустрия начала развиваться в конце 20 века, когда на рынке появились компании, предоставляющие услуги организации мероприятий.
Примеры Event-мероприятий
Event-мероприятия проводятся для того, чтобы положительно влиять на мнение аудитории, налаживать деловые контакты, обменяться опытом. В маркетинге ивенты считаются важными инструментами.
Одни из самых масштабных ивентов создает Red Bull. Производитель энергетического напитка ассоциируется с экстримом, активностью и свободой. Ивенты, которые проводятся под эгидой бренда — фестивали Red Bull Music, спортивные соревнования Red Bull Air Race, Red Bull Flugtag, Red Bull Cliff Diving, Red Bull King of the Air.
Ежегодно компания Apple организовывает ивенты для анонсирования новых продуктов. Это ожидаемые события, которые собирают несколько тысяч участников и гостей.
Еще один пример удачного ивента — это партнерство компании Heineken с Лигой чемпионов UEFA. На стадионах продается пиво производителя, ему посвящено рекламное время до, во время и после игр. Титульное спонсорство в престижном футбольном турнире приносит плоды — широкую узнаваемость Heineken.
Виды ивентов
Существует несколько десятков видов мероприятий:
Открытия.
Этот вид ивента значит торжественное мероприятие в честь запуска чего-то нового (салон красоты, дилерский центр, булочная — любой другой проект).
Выставки.
Их организуют для одной компании или сразу нескольких (компания становится одним из участников отраслевого ивента). В обоих случаях цель — представление продукта не только анонсируемого, но и уже вышедшего. Отраслевые выставки проводят чаще, так компании могут привлечь внимание большего количества потенциальных клиентов.
Ярмарки.
Это события, где производители выставляют товар на продажу. Часто сопровождается развлекательными мероприятиями.
Презентации.
Используют, когда хотят представить новый товар или услугу.
Праздники.
Мероприятие любого масштаба и тематики: частное, городское, спортивное. Ивенты стараются сделать зрелищными, эмоциональными и развлекательными.
Пресс-мероприятия.
В них входят все ивенты, которые предполагают участие представителей СМИ: пресс-туры, пресс-брифинги, пресс-конференции, пресс-ланчи, круглые столы. Основная цель — поделиться с журналистами важной информацией. В зависимости от выбранного формата ивент носит официальный или неформальный характер.
Мастер-класс/тренинг/семинар.
События, где эксперты обучают участников определенной дисциплине.
Фестивали, концерты.
На ивентах выступают известные люди, устраивают зрелищные номера.
Также ивенты делятся на несколько групп в зависимости от целей и аудитории:
Trade events/Торговые ивенты — это события, которые создают для клиентов и партнеров (конференции, семинары, слеты). Цель таких ивентов — донести партнерам информацию о достижении компании, выпуске новой продукции, а также улучшить имидж бренда.
Corporate events/Корпоративные ивенты — мероприятия для сотрудников, проводятся в виде тимбилдингов, юбилеев компании и празднования других важных дат.
Special events/Специальные ивенты — события для клиентов (концерты, презентации, фестивали, благотворительные акции, рекламные туры).
Как организовать успешный ивент
Для достижения успеха мероприятия нужно:
1. Определение цели и формата мероприятия.
Поймите, чего вы хотите от ивента: рассказать о продукте компании, собрать средства, развлечь посетителей или донести знания. От этого будет зависеть и формат.
Создайте документ, в котором будет содержаться подробный план подготовки и проведения ивента: от логистики до его продвижения.
3. Составление бюджета.
В бюджете отражаются список задач, запланированные и возможные непредвиденные расходы.
При подготовке ивента учитывайте все мелочи: от дополнительных развлечений до внешнего вида официантов и дизайна пригласительных.
Нужно заранее определиться с местом проведения мероприятия, забронировать его. Обязательно стоит посетить его лично, доверять фотографиям может быть слишком опрометчиво.
6. Распределение зон ответственности.
Во избежание форс-мажоров важно определиться, за что будет отвечать каждый член команды на этапе подготовки и во время проведения ивента.
Чем больше будет использовано каналов распространения информации, тем выше вероятность, что вашим ивентом заинтересуются.
Это важная часть при проведении ивентов. Команда и обслуживающий персонал должны быть вежливы, ненавязчивы и не подавать виду, если события пойдут не по плану.
9. Финальная проверка.
За день до проведения ивента обязательно проведите итоговую проверку готовности персонала, техники, площадки, материалов и пр. Составьте чек-лист и пройдитесь по нему перед ивентом.
Чтобы объективно оценить, как прошел ивент, попросите гостей оставить отзыв или заполнить анкету. Так вы сможете проанализировать возможные ошибки и избежать их в дальнейшем.
Роль персонала в организации ивента
Персонал — это ключевая составляющая любого события. Сотрудники отвечают за взаимодействие с гостями, организацию, проведение и контроль мероприятия. Ошибка, допущенная одним членом команды, может повлиять на впечатления посетителей от ивента.
Где найти сотрудников для проведения
Есть несколько способов поиска персонала для ивентов:
Публикация объявлений на работных сайтах.
Поиск в тематических группах в соцсетях.
Обращение к друзьям и знакомым, которые посоветуют ивент-специалистов.
Поиск организаторов мероприятий. Этот вариант наименее трудозатратный, так как поиском персонала займутся ивент-менеджеры с наработанной базой.
Заключение
Мы выяснили, что такое ивент, какие виды мероприятий существуют и что нужно для проведения хорошего ивента.
Event агентство что это такое
Окружающая нас реальность – мир узких специализаций. Несколько веков назад человек мог самостоятельно обеспечить себя всем необходимым. Сегодня каждый процесс требует специальных знаний, а соответственно, специалиста, который может его обеспечить. Организация событийных мероприятий – не исключение. Еще совсем недавно подготовкой мероприятий разного уровня занимались сами сотрудники. Сегодня ивент акции решают важные задачи и требуют совместной работы разноплановых специалистов, что может обеспечить event агентство.
Яркие события – вехи, ориентиры на жизненном пути любой социальной группы, будь то семья, школьный класс или бизнес команда. В зависимости от направленности, они могут решать ряд задач. Таких, как тимбилдинг, повышение лояльности, создание комфортной психологической обстановки внутри рабочей группы через обеспечение потребностей членов команды в признании, уважении, доверии и т.д. События, ориентированные вовне помогают установить и поддерживать контакты с партнерами, создавать и поддерживать имидж компании.
Event агентство в Москве предложит вам услуги организации и проведения таких мероприятий, как:
Event агентство полного цикла
При реализации проектов услуги event агентства могут предоставлять как отдельные элементы процесса. Например, креативную группу, подбор промо-персонала. Так и весь цикл подготовки, проведения и подведения итогов. В последнем случае это рекламное агентство event полного цикла.
Это не просто группа маркетологов-креативщиков из нескольких человек. А серьезная бизнес-единица, опирающаяся в реализации всех этапов преимущественно на собственные ресурсы. От креативной группы, дизайнеров, маркетологов, промо-персонала, до производства полиграфии, декораций, организации транспортного обеспечения, решения других вопросов. Это не значит, что услуги сторонних компаний-подрядчиков не используются совсем. Но их доля в реализации проектов достаточно мала. Это дает компании возможность гарантировать заявленный результат без форс-мажоров или срывов.
Партнеры, подрядчики, клиенты
В реализации мероприятий различного масштаба даже ивент-компании полного цикла требуются надежные партнеры- подрядчики. Компании, занимающиеся кейтерингом, арендой площадок, помещений для мероприятий, прокатом оборудования, букингом. Для успешного event агентства Москвы сотрудничество обычно характеризуется постоянством, надежностью. То есть у компании есть ряд проверенных партнеров на все случаи жизни.
Точно так же в отношении с клиентами солидное агентство стремиться к постоянному надежному сотрудничеству. Это выгодно обоим участникам партнерства. При такой организации event агентство может разрабатывать события на год и более. При этом логически увязывая их в единую целевую программу. Клиенту удобно планировать график, бюджет, пользоваться исчерпывающей отчетной документацией по каждому ивенту.
Кто такой event-менеджер и как им стать
Это вам не Data Science! Можно быстро войти в профессию, за год прокачаться в ней и получать до 150 тысяч рублей в месяц.
У любого мероприятия — и дня рождения, и бизнес-конференции — есть организатор. Чем больше мероприятие, тем сложнее организация: много задач, нужны помощники, растёт ответственность… С развитием индустрии событий появилась профессия event-менеджера — творческого многозадачного специалиста с крепкими нервами.
Чтобы стать event-менеджером, не нужно высшее образование. Если вы когда-либо организовывали семейный праздник или собственную свадьбу, то немного познакомились с этой профессией. Достаточно изучить все нюансы специальности и попрактиковаться на реальных событиях, и тогда вы сможете устроиться на работу в event-индустрию. В статье я рассказываю, как это можно сделать, и привожу примеры из своего опыта.
Редактор, хозяйка интернет-магазина кофе. Пишет о SMM, электронной коммерции и блогосфере. Помогает предпринимателям разобраться с маркетингом.
Я организовала своё первое мероприятие, когда работала PR-менеджером в агентстве интернет-рекламы, — это был «Байкальский интернет-форум 2012» в Иркутске. Задач у форума было две — познакомить предпринимателей с инструментами продвижения в интернете и сформировать имидж агентства, которое успешно ведёт рекламные кампании.
По неопытности я взяла на себя все функции организатора: продавала билеты, вела страницы в соцсетях, работала со спонсорами, спикерами, волонтёрами, СМИ, фотографами, типографией. За неделю до форума я перестала спать — столько дел нужно было успеть сделать одной! Это была моя самая большая ошибка.
На форум пришло 300 человек — было невероятно сложно одновременно делать кучу дел. К следующему году я взяла себе помощников, а ещё через год — нашла коллегу, с которой организую форум до сих пор. Мы поделили функции между собой и прекрасно справляемся, привлекая волонтёров — студентов, которые получают опыт и могут работать в ивентах. Сегодня «Байкальский интернет-форум» — самостоятельная конференция, которую ежегодно посещает 400–500 человек, а мы зарабатываем на продаже билетов и спонсорских пакетах.
Где работают event-менеджеры и сколько они зарабатывают
Event-менеджеров могут искать в агентства, которые занимаются мероприятиями, или в штат крупных компаний. Специалист также может начать своё дело — организовывать собственные ивенты или любые другие на заказ.
Судя по вакансиям HeadHunter в ноябре 2020, зарплата организатора мероприятий может колебаться от 30 до 150 тысяч рублей в месяц. Сумма зависит от опыта и объёма работ: так, новичкам могут платить всего 20–30 тысяч. Но бояться этого не нужно, потому что уже на первых мероприятиях можно получить серьёзный опыт и стать специалистом.
Менеджеры, отвечающие за подготовку мероприятий, нужны в разных сферах:
По запросу «Менеджер по организации мероприятий» можно найти и других специалистов, в обязанности которых входит event-менеджмент. Из текстов вакансий видно, что такие навыки нужны PR-менеджерам и маркетологам, HR-специалистам и продажникам. Они могут организовывать бизнес-завтраки, промоакции, тренинги, выставки, конференции, корпоративное обучение или праздники. Опыт с ивентами — дополнительный плюс в резюме таких специалистов.
В чём особенности работы event-менеджера
Исходя из цели, event-менеджер продумывает концепцию будущего события. Оно может пройти в формате конференции, выставки, вечеринки или даже выездного тура; совмещать официальную часть и отдых; быть бесплатным для участников или наоборот.
Одну и ту же задачу можно решить разными способами. Например, однажды, чтобы начать продажи квартир, мы проводили конкурс на название для нового микрорайона. В течение месяца работали над его освещением в СМИ, принимали варианты от участников. Итоги подвели прямо на фоне стройки, где организовали гостям экскурсию, показали планировки домов и квартир, и в конце торжественно перерезали красную ленточку в честь открытия. Победитель получил сертификат 500 тысяч рублей на покупку новой квартиры.
Запуск продаж можно было организовать и по-другому. Например, собрать на стройплощадке блогеров и провести для них тур, представить новый микрорайон на ежегодной ярмарке недвижимости, организовать промоакцию в популярном торговом центре. После мозгового штурма с командой мы выбрали концепцию с конкурсом, потому что она позволяла бесплатно попасть в СМИ и гарантированно привлечь внимание людей за счёт крупного приза.
На Астанинском экономическом форуме в 2018 году я курировала работу digital-подрядчика, который отвечал за продажу билетов и охват бизнес-аудитории Казахстана и стран-участниц форума. Вместе мы запустили сайт, оформили страницы в соцсетях, наполнили их контентом и запустили платную рекламу. Как заказчик я контролировала сроки, собирала для сайта нужную информацию, следила за результатами. Здесь пригодился мой опыт в маркетинге — очень важно разговаривать с подрядчиком на одном языке, только так может получиться действительно эффективное сотрудничество.
Event-агентства могут брать на себя мероприятие под ключ, если у компании-организатора нет собственного отдела или менеджера или событие запланировано в другом городе. Работая в агентстве, ивентщик брифует клиентов (выясняет цели и бюджет мероприятия), а затем предлагает возможные концепции, составляет коммерческие предложения и проводит переговоры.
Дальше составляется смета события и начинается сама организация:
В день мероприятия event-менеджер (один или с коллегами) контролирует работу сотрудников и подрядчиков, занятых в организации процесса, и оперативно решает возникающие проблемы.
Как стать event-менеджером
Event-менеджер — одна из немногих профессий, в которой можно сначала себя попробовать, а потом уже решить, подходит она вам или нет. Для этого достаточно поработать волонтёром или стажёром на одном или нескольких мероприятиях — посмотреть, как устроена работа команды организаторов изнутри, «примерить» на себя роль ивентщика.
Помощники всегда нужны на крупных событиях: от городских и государственных (например, на Московском полумарафоне или Чемпионате мира по футболу) до коммерческих (например, на мероприятии The Village или Московском цифровом форуме).
Несколько советов, как организовать волонтёрство или стажировку:
Учиться event-менеджменту можно на своих ошибках, но лучше всего — у практиков индустрии: они знают о мероприятиях всё и помогут избежать провалов, это сэкономит время и нервы.
Как превратить жизнь и работу в вечный праздник: открываем эвент агентство
Вы любите принимать гостей, устраивать домашние или корпоративные торжества, коллеги и друзья не устают повторять, что вы – прирожденный организатор и неугомонный балагур? Тогда, наверное, вам пора задуматься о том, как открыть эвент агентство. Свой собственный бизнес сегодня – не редкость и вовсе не заоблачная мечта. Все вполне реально, главное – правильно выбрать направление и подойти серьезно к организационным вопросам, даже если и построена ваша деятельность на предоставлении развлечений другим.
Итак, эвент агентство – что это такое и с какой стороны к нему подойти? Как начать свое дело в индустрии праздников и развлечений с нуля, к каким трудностям приготовится, что посоветуют профессионалы? Ответы на все вопросы ниже в статье, а на десерт – рейтинг лучших эвент агентств России согласно статистике глобальной сети и отзывам клиентов.
Что это такое и в чем суть
Эвент-агентство – это компания, которая на профессиональном уровне занимается организацией праздников, торжественных мероприятий и прочих значимых событий. Работа в таком агентстве на первый взгляд может показаться пустяковой. Но только на первый, потому что современный потребитель достаточно капризен и избалован, повидавший многое если не лично в заграничных турпоездках, то в постах социальных сетей. Попробуй-ка его удиви и развесели.
Кроме того, конкуренция не дремлет. И там, где у вас только блеснула гениальная идея, а затем неясная мысль, как воплотить ее в жизнь, бывалые мэтры уже все придумали, устроили и показали широким массам.
Но отчаиваться не стоит, ведь эвент-деятельность предполагает не только выступления тамады на свадьбе или организация поминок в лучшем городском кафе. Это:
То есть, профессиональный эвент-менеджер должен быть универсалом с широким кругозором и большим креативом – другим тут делать нечего. А вот больших капиталовложений не понадобится. Скорее будут нужны связи и знакомства, потому что без партнеров не обойтись. Но обо всем по порядку.
С чего начать
Если вы осознали, что быть главой успешного и востребованного эвент-агентства – это не вечные шутки, вечеринки, клубы и веселье, а тяжелый труд каждый день, даже когда остальные отсыпаются и отдыхают (именно на выходные и праздники будет приходиться пик вашей деятельности), запомните несколько основных правил. Вот что рекомендуют начинающим эксперты самых престижных эвент-компаний столицы, основываясь на своем многолетнем опыте:
Что вы делаете дальше? А дальше можно переходить к продвижению своего детища, то есть, начинать доказывать жаждущей зрелищ и хлеба публике, что вы и только вы сможете им дать, чего они ждут и ищут.
Что еще учесть
Когда план действий составлен, избрана и продумана стратегия, нужно позаботиться о технической стороне вопроса. Что вам понадобится для старта:
Закономерный и неизбежный вопрос после того, как определена сумма стартового капитала – какова окупаемость проекта? Приготовьтесь к тому, что около 70% прибыли с каждого среднего заказа (например, организации корпоратива для небольшого коллектива за городом или детского мастер-класса) уйдет на возмещение текущих затрат. Если вы будете обеспечены хотя бы тремя заказами в неделю, то все вложения окупятся всреднем за 6-8 месяцев. Учитывайте также, что стоимость ваших услуг в Москве и, к примеру, где-то в Самаре или Волгограде будет различной – регион и целевая аудитория играют большую роль, о чем уже говорилось выше.
С кого брать пример
Существуют специальные сайты, на которых вы можете посмотреть базы эвент агентств России, почитать список наиболее популярных услуг и вакансий, словом, сделать детальный мониторинг того, что уже существует.
Чтобы было легче сориентироваться, куда плыть и к чему стремиться, ниже — топ-10 лучших эвент-агентств Москвы и России с кратким описанием. Иностранные агентства в пример не приводятся, так как русский человек все-таки отличается своим менталитетом, представления о настоящем празднике у нас все же несколько другие, чем у американцев или японцев.
В качестве напутствия хочется напоследок повторить слова известного столичного эвент-менеджера: не бойтесь конкуренции, это ваша мотивация к активным действиям и экспериментам.