Фактическая численность это что
Фактическая численность работников
Планируя свой бизнес, предприниматель рассчитывает количество людей, нужных для выполнения рабочих задач. Штат может насчитывать несколько десятков человек или, напротив, сотни и даже тысячи сотрудников. Всё зависит от возможностей руководства, направления работы и уровня компании. В этой статье основное внимание будет уделено понятию фактической численности работников, методике подсчёта, а также документальному сопровождению.
Штатная численность работников – виды и отличительные черты
Компания формирует коллектив, исходя из собственных мощностей. Перспектива расширения предусматривается политикой развития бизнеса, куда включается необходимость создания новых рабочих мест.
Это происходит, если компания увеличивает доход и выходит на новый этап. Но бывает, что при таких условиях фактическая численность не соответствует прибыльности предприятия. В такой момент кадровому инспектору нужно определить степень загруженности коллектива, сопоставить штатное расписание с количеством работников, предоставить руководству данные аналитики.
Эти причины не считаются исчерпывающими. Информация о количестве персонала потребуется для понимания, сколько денег нужно выделить на выплату зарплат, налоги и т.д.
Закон не выделяет рассматриваемый вопрос как отдельное определение. Фактическая численность работников – это количественный показатель персонала, нужный для функционирования компании.
Выделяют:
Фактическая численность отличается от списочной тем, что показывает число занятых работников в конкретное время. Последняя, в свою очередь, указывает на общее количество персонала.
Планово-экономическим отделом компании могут пересматриваться нормативы выполнения рабочих задач с учётом профиля производства. Работа может быть выполнена меньшим количеством сотрудников, нежели то, которое предусмотрено ведомственными инструкциями. Тем самым происходит отклонение от установленных норм.
Тем не менее, случаются превышения за счёт наёмных работников, в чьих услугах компания нуждается непостоянно.
Распространено мнение, что фактическая численность сотрудников говорит об успешности и престиже предприятия. На самом деле, количество может уступать качеству и, невзирая на сотни человек, прибыльность компании остаётся на прежнем уровне.
Численность представляет собой элемент анализа, помогающий исполнителю отладить штатное расписание. Итог – повышение производительности за счёт перераспределения задач и денежных средств.
Как определяется фактическое количество сотрудников, варианты подсчёта
Для того чтобы получить корректную цифру за конкретный период, недостаточно принимать число работников на начало или конец отчетного периода. Первым делом определяют среднесписочную численность (ССЧ), которая нужна для исчисления производительности труда, средней заработной платы, кадровой стабильности и т.д.
Используют:
Данные по количеству сотрудников должны быть достоверными, указанными в первичной документации компании. За правильность заполнения ответственен как исполнитель, так и руководитель фирмы.
В списочный состав вносятся сотрудники, работающие полный и неполный рабочий день, а также те, кто отсутствует на работе, например, в отпуске, больничном, командировке. Кстати, прогул не даёт права инспектору обойти вниманием такого работника.
А вот нижеуказанные категории не стоит включать в фактическую численность сотрудников:
Управленцу стоит обратить внимание, что есть категории работников, которые учитываются при подсчёте, но информация не вносится в среднесписочную численность. К ним относятся беременные сотрудницы в декрете или студенты в неоплачиваемом отпуске.
Для работодателя важно знать, как вычисляется ССЧ за год, так как это число потребуется налоговикам. Чтобы получить эту цифру, нужно умножить количество месяцев на сумму среднесписочной численности за каждый из них. Полученный результат делится на 12.
ССЧ за месяц высчитывается сложением ежедневной численности, а затем делением результата на число дней в месяце. Для расчёта ежедневного количества используется табель.
Документальное отражение численности работников
Управленцы обязаны вести учёт сотрудников и отчитываться контролирующим органам о количестве персонала. Обычно движение по сотрудникам отражается за отчётный период.
Чаще всего сведения передаются в виде справки, заполняемой уполномоченным лицом фирмы. Документ составляется в свободной форме, но обычно порядок написания отражён ЛПА.
Ещё один документ, используемый для подсчёта работников – штатное расписание. Составляется инспектором по кадрам или экономистом по труду.
В штатном расписании отражается:
Законодатель не обязывает работодателя создавать этот документ. Но это не означает, что делать этого не нужно. Управленцу нужно быть готовым к тому, что надзорный орган в любой момент может запросить подобную информацию.
В совокупности, виды численности представляют собой часть аналитических данных, работа с которыми важна для развития бизнеса. Можно определить эффективность труда, целесообразность работы некоторых отделов, темпы и причины «текучки» кадров.
В статье были даны ответы на те вопросы, с которыми может столкнуться инспектор по кадрам. В частности, наиболее распространённый из них – как рассчитать фактическую численность работников. Стоит отметить, что такая информация нужна не только контролирующим органам, но, в первую очередь, кадровому работнику.
Фактическая численность работников – обязательно ли это?
Фактическая численность работников – это количественный показатель людей, которые на определенную дату вышли на работу и приступили к выполнению задач, вне зависимости от своего формата трудоустройства и подразделения, в котором они работают.
Каждое предприятие независимо от вида деятельности всегда планирует и составляет штатное расписание для персонала, который будет постоянно задействован в технологических процессах. Расписание может меняться в течение календарного года в связи с тонкостями работы компании или при возможных трансформациях производства, но штатное расписание всегда есть, и оно подразумевает количественный состав трудящихся по каждому подразделению предприятия с учетом фонда заработной платы.
Понятие и виды численности трудящихся
Показателями, характеризующими численность работников предприятия являются:
Учет фактически отработанного времени
Постоянную фактическую численность работников отследить довольно сложно (при большом количестве сотрудников на предприятии это сделать еще труднее). Поэтому часто вводится такое понятие, как «среднесписочная численность персонала».
В это понятие входит фактическое количество сотрудников за учетный период за минусом отсутствующих только по уважительным причинам, к которым можно отнести отпуск, больничный лист или отгул за раннее отработанное время.
Обычно фактически отработанное работниками время в течение отчетного периода фиксируется в табелях учета рабочего времени, которые составляются каждым подразделением предприятия и передаются в конце месяца в отдел кадров. Такие табеля отображают количество реально отработанных дней и часов в течение отчетного периода, наличие возможных переработок (которые должны тарифицироваться по повышенным расценкам) на каждого человека и являются первичным документом для начисления заработной платы. Табеля должны составляться внутри каждого подразделения и после подписи руководителя подразделения передаваться в бухгалтерию и отдел кадров не позднее сроков, утвержденных правилами внутреннего документооборота. А в случае прекращения рабочих отношений между сотрудником и предприятием табель должен поступить в отдел кадров в последний день работы сотрудника для своевременного расчета всех обязательных выплат.
Какой бы ни была форма собственности предприятия, фактический состав работников не должен превышать нормативный и плановый.
Данный момент постоянно отслеживается и контролируется проверяющими органами в бюджетных организациях, в которых фонд заработной платы регламентируется казначейством и не может быть завышен.
Возможные отклонения от норм
В предприятиях частной формы собственности меньшее фактическое количество работников считается нормой. И в случае перевыполнения производственных задач, которые разрабатывались на большее количество работников, а выполнены меньшим числом, нормативы пересматриваются планово-экономическим отделом предприятия с учетом отраслевых особенностей.
Превышение показателя фактического наличия работников относительно планового может свидетельствовать о неправильной организации рабочего процесса и нарушении технологии производства. По факту часто можно столкнуться с ситуацией, когда ни один собственник предприятия не готов допустить превышение планируемого фонда заработной платы на предприятии за определенный период из-за увеличения количества сотрудников.
Каждое предприятие ведет учет и отчитывается в государственные структуры относительно движения фактического количества сотрудников за отчетный период (месяц, квартал, год).
Показатели рассчитываются исходя из численности сотрудников на начало отчетного периода, принятых на работу или уволенных и количественными показателями на конец отчетного периода. Все данные по количеству сотрудников должны быть достоверными и подтвержденными правильно оформленной первичной документацией.
К документам, подтверждающим фактическое выполнение производственной задачи работником, кроме табелей стоит отнести путевые листы для водителей и трактористов, маршрутные листы (в большинстве случаев для экспедиторов), сдельные и бригадные наряды для всех остальных категорий рабочих. На основании этой документации должна быть проведена оплата труда работникам без учета ситуации с преувеличением фактического количества работников, потому что в этом вины сотрудников нет и работа была выполнена по факту.
Соблюдение правильных пропорций планового и фактического количества трудящихся на предприятии является доказательством эффективной деятельности, правильного и продуманного размещения трудовых ресурсов и экономической обоснованности затрат, которые происходят за счет выплат заработной платы, премий и возможных бонусов работникам. При этом показатели фактического наличия сотрудников не должны быть и слишком заниженными, вследствие чего на каждого человека будет перепадать завышенная норма труда. То есть каждый собственник должен найти золотую середину, при которой показатели доходности и результативности будут всегда на высокой отметке.
Штатная численность организации — что это, структура и нормативы
Здравствуйте! В этой статье расскажем о штатной численности организации.
Сегодня вы узнаете:
Содержание
Все предприниматели в какой-то момент начинают увеличивать штат своей компании. По мере того как ваш бизнес растет и расширяется, количество работников увеличивается. И чем он больше, тем сложнее определить фактическую численность сотрудников. Сегодня выясним, что же это за показатель и как он рассчитывается.
Численность штата: какая бывает
Численности существует несколько типов и каждая из них в отчетности отражается по-разному.
Дадим краткую характеристику каждого типа:
Далее более подробно остановимся на штатной и фактической численности сотрудников.
Толкование термина
Понятие штатной численности в трудовом законодательстве не содержится. Она самостоятельно определяется работодателями. Прежде чем говорить о расчетах, стоит разобраться с общим определением.
Штатная численность организации – это количество работников, которое необходимо, чтобы выполнить производственные планы компании. Этот показатель отражен в штатном расписании, которое сформировано с опорой на этот показатель. Также исходя из штатной численности планируют фонд оплаты труда.
Штатная и фактическая численность: отличия
Исходя из определения штатной численности, отличие заключается в следующем: численность по штату включает в себя все должности, включая вакантные, а фактическая только те, что заняты сотрудниками.
Фактическую численность определяют, взяв за основу табель рабочего времени, который ведется в компании или на предприятии. При этом учитывают, в какую дату выходил на работу каждый из сотрудников.
Бывают ситуации, когда фактическая численность превышает штатную. Причина этого – привлечение временных работников, которые только периодически выполняют какие-либо работы.
Если предприниматель работает на УСН или патенте, превышать штатную численность нельзя.
Зачем нужно штатное расписание и структура
Штатное расписание – это документ, в котором отражена структура компании и количество работников в ней. Составление расписания не является обязательной процедурой для компаний. Законодательство этого не требует.
Численность штата и структура компании прописывается в уставных документах. Это особенно важно, когда организация развивается динамично.
Не стоит отказываться от составления этих документов, это позволяет избегать слишком большой нагрузки на компанию как на новую, так и на уже действующую. Кроме этого, в расписании закрепляется перечень всех подразделений организации с иерархией управления.
Необходимость штатного расписания также понятна. В нем отражено не только то, сколько человек трудится в компании, но и их должностные оклады.
Утверждается расписание приказом по организации.
Методика определения штатной численности
Росархив предлагает свою методику, на основании которой можно определить штатную численность. Она заключается в том, что при расчетах нужно опираться на нормативы, которые относятся к трудовым отношениям.
По мнению Росархива, штатная численность персонала должна для каждого структурного подразделения компании устанавливаться отдельно. Эта методика позволяет выяснить, какова оптимальная численность работников для любой организации.
Также есть законодательные акты рекомендательного характера, в которых разъяснено, каким образом штатная численность рассчитывается. В частности, речь идет о рекомендациях по определению штатной численности в бюджетных учреждениях, но расчеты, которые в этом документе приводятся, могут применяться любыми компаниями и организациями.
Нормативы
Чтобы рассчитать оптимальную численность штата, нужно использовать следующие виды нормативов:
Что подразумевается под этими показателями, поговорим дальше.
Нормы времени работы.
Это величина рабочего времени, которое необходимо, чтобы сотрудники выполняли определенную работу.
Нормы выработки.
Это фиксированный объем работ, который должен выполнить один человек или группа в границах рабочего времени.
Нормы управляемости.
Это число работников, деятельность которых может скоординировать один менеджер.
Нормы по обслуживанию.
Это рабочие места или клиенты, которых специалист должен обслужить за свое рабочее время.
Далее поговорим о порядке расчета численности.
Как рассчитать численность штата
Чтобы выполнить расчеты грамотно, надо решить, сколько вообще сотрудников требуется, для того чтобы предприятие работало продуктивно.
Итак, нужно брать во внимание:
Помимо этого, нужно учитывать, что все работники берут отпуска, отгулы, ходят на больничный. Поэтому нужно определить еще и коэффициент невыхода людей на работу. Он выражается в часах, а рассчитывается по следующей формуле: 1 * % людей, которые не вышли на работу (от общего количества работников) / 100.
Когда определяем нормативную численность, то применяем уже другую формулу: время работы * планируемая выработка * планируемый размер выручки * коэффициент выполнения запланированной нормы / планируемый объем работы.
Получается, что оптимальная численность штата будет равна: нормативная численность * коэффициент невыхода сотрудников.
Справка о штатной численности
Зачем нужен этот документ?
На самом деле, причин может быть несколько:
Как составить?
На утвержденном бланке указываете данные следующего характера:
Заполнить лучше в двух экземплярах – один оставить себе, а второй отправить по месту требования.
Заключение
Штатная численность – один из важных показателей, который формирует эффективное управление компанией. Качество ее определения оказывает влияние на весь процесс производства. Но в завершение разговора стоит отметить, что не всегда коммерческие компании занимаются такими расчетами, чаще это делают государственные учреждения.
Фактическая численность это что
За свою карьеру я успел поработать и в крупных холдингах, и в малом бизнесе — на разных этапах развития. Бизнес постоянно меняется, возникают новые задачи и направления, или приходится делать то, что изначально не предусматривалось бизнес-планом.
В качестве примера можно посмотреть на развитие HR функции. Все традиционно начинается с кадрового делопроизводства, потом отделяется рекрутмент, затем обучение, а дальше могут появиться и event managers, и фасилитаторы, и специалисты по well being. Такие же примеры можно найти и digital сфере и IT.
Казалось бы, появляются люди, и что здесь такого? Внес новую строчку в штатное расписание и забудь. Но не все так просто.
Чтобы избежать неприятных ответов в ГИТ, нам нужно выполнить ряд формальных требований в плане подготовки локальных нормативных актов до того, как мы примем человека на работу.
Но личный опыт показывает, что между желанием заказчиков вакансии должен состояться внутренний фильтр. Важно, чтобы было точное название новой должности, ее функционал, административное и функциональное подчинение. И не общими шаблонными фразами («решать цели и задачи в плане маркетинга в социальных сетях. »), а конкретными пунктами:
Если в компании есть система грейдов, нужно понять, какой грейд присвоен новой должности и почему?
Про цели расчета численности мы поговорили выше. Понятно, что рассчитывать численность надо. Следующий вопрос — как считать?
Здесь мы соприкасаемся с университетской дисциплиной «Экономика труда» и реальностью жизни. Советская и российская экономическая школа (Бухалков, М. И, Бычин, В.Б.Либерман) дают хорошо разработанный базис для нормирования производства, АПК, отчасти — инженерно-технических работников. Но, как показывает практика, к данным нормам надо подходить с осторожностью.
Например, в животноводстве количество рабочего персонала базируется на понятии условная голова. Теленок = 0,5 у. г, бык-производитель = 2 у.г., и количество людей рассчитывается, исходя из планируемой численности поголовья в условных головах. А количество техники, и соответственно механизаторов, — из обрабатываемой площади, количества операций, сроков выполнения сельхозработ.
Кто их рассчитывает?
Профильные специалисты на основе своего мнения. Заглянем в IT-индустрию. Принцип рынка прост, работает по схеме time and material, или по-русски — человекочасы. Из них складывается стоимость разработки. А как рассчитывают человекочасы? Их сообщают либо сами разработчики, либо СТО (технический директор).
Как мы видим, в основе всего лежит все тот же человеческий фактор. Лучшим решением для своей собственной нормы видится комплексный анализ с привлечением экспертов.
Среднесписочная численность работников — это показатель, рассчитываемый за определенный период. Его получают путем подсчета работников, для которых место работы является основным + работники с неполной занятостью.
Списочная численность работников предприятия — это почти все, кто на нем работает, кроме отдельных категорий.
Фактическая численность — те, кто действительно работают в организации.
Штатная численность — наиболее сложный для расчета показатель. В нем применяются знания из экономики труда. Мы рассчитываем планируемый объем работ и делим его на норму. Для полного понимания того, сколько нам потребуется персонала, мы должны учесть коэффициент невыполнения и коэффициент абсентеизма. Тогда мы получим то число работников, которое надо вносить в штатное расписание. Но стоит учесть и коэффициент текучести персонала, чтобы не сесть в лужу.
В чем отличие среднесписочной и средней численности работников, и зачем они нужны
Понятия «среднесписочная численность» и «средняя численность» часто путают. Расскажем, чем они отличаются, как их правильно считать, и зачем они нужны.
Среднесписочная численность
В среднесписочную численность (ССЧ) включают только тех работников, которые оформлены по трудовым договорам.
Так в расчет ССЧ попадает постоянный персонал, сезонные и временные работники, а также собственники предприятия, которые получают зарплату.
Внешних совместителей в ССЧ не включают.
Порядок расчета ССЧ приведен в приказе Росстата от 27.11.2019 № 711 «Указания по заполнению форм статнаблюдения» (далее — Указания).
Чтобы подсчитать ССЧ за нужный период (например: квартал, полугодие), сначала рассчитывают ССЧ за каждый месяц.
ССЧ за месяц рассчитывают так:
Количество работников в выходные (праздничные, нерабочие) дни считается равным списочной численности в предшествующий рабочий день.
Если работник уволился в пятницу, то его исключают из подсчета численности со следующего дня.
Данные для расчета списочной численности берут из табелей учета рабочего времени.
В списочную численность не включают (п. 79.1 Указаний):
Важно: внутренний совместитель учитывается в списочной численности один раз по месту основной работы.
Тех, кто трудится неполное рабочее время, тоже нужно подсчитать (п. 77 Указаний). Расчет выполняют отдельно, а затем суммируют полученный результат с величиной ССЧ по работникам на полном дне.
Среднюю численность работников на неполном графике рассчитывают пропорционально отработанному времени.
1. Сначала считают количество отработанных дней каждым сотрудником.
Для этого количество отработанных часов сотрудником за месяц делят на количество часов в рабочем дне (например: 8 часов). Если сотрудник в рабочие дни был в отпуске (болел и т. д.), то количество отработанных часов в эти дни ставят такое же, как в предыдущий рабочий день.
2. Затем считают ССЧ работников на неполном графике за месяц.
Для этого суммируют количество отработанных дней каждым сотрудником и делят результат на количество рабочих дней в месяце.
ССЧ измеряют в целых единицах, поэтому полученный результат всегда округляют до целого числа.
На 1 октября 2021 года на предприятии трудится 15 работников. Из них двое — внешние совместители. А трое — работают на условиях неполного рабочего дня (4 часа в день при 8-ми часовом рабочем дне). На протяжении октября никто из сотрудников не увольнялся, не уходил в декрет, новых работников не принимали. Рассчитаем ССЧ за октябрь.
Внешние совместители в расчете не участвуют.
ССЧ сотрудников с полным рабочим днем составит:
10 человек * 31 день / 31 день = 10 человек.
ССЧ сотрудников с неполным рабочим днем:
1. Каждый работник отработал в октябре: 4 часа * 21 рабочий день = 84 часа в месяц.
Количество отработанных дней каждым сотрудником составит: 84 часа в месяц / 8 часов в день = 10,5 рабочих дней
2. ССЧ сотрудников на неполном дне:
(10,5 рабочих дней * 3 человека) / 21 рабочий день = 1,5 человек.
ССЧ по предприятию за месяц:
10 человек + 1,5 человека = 11,5 человек = 12 человек.
Средняя численность
Понятие средняя численность (СЧ) более широкое. Так, согласно п. 75 Указаний средняя численность включает:
Важно! В состав средней численности исполнителей по договорам ГПХ не включают: самозанятых, ИП, а также лиц, с которыми заключены авторские договоры на передачу имущественных прав (п. 81 Указаний).
Среднюю численность внешних совместителей рассчитывают так же, как и ССЧ работников на неполном дне — пропорционально отработанному времени.
Среднюю численность исполнителей по договорах ГПХ рассчитывают так же, как и ССЧ работников на полном дне. То есть исполнитель учитывается за целую единицу каждый день, пока действует его договор. В выходные (праздничные, нерабочие) дни численность исполнителей по ГПД определяют по предшествующему рабочему дню.
Когда нужна среднесписочная численность
Во-первых, показатель ССЧ входит в ряд отчетов, которые сдают предприятия в контролирующие органы. Например, ССЧ отражается в расчете по страховым взносам, расчете 4-ФСС, некоторых формах отчетности в Росстат (П-4, П-5 и т. д.)
Во-вторых, на основе величины ССЧ бухгалтер определяет способ подачи отчетности в госорганы.
Так согласно п. 3 ст. 80 НК РФ налогоплательщик обязан сдать декларацию электронно, если его ССЧ за предшествующий год больше 100 человек.
А расчет 4-ФСС в Соцстрах сдают электронно, если ССЧ за предшествующий расчетный период больше 25 человек (ст. 24 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Важно: способ подачи некоторых форм отчетности определяется иным способом.
Так, форма 6-НДФЛ и расчет по страховым взносам сдаются электронно, если количество получателей доходов в отчетном (расчетном) периоде превысило 10 человек (п. 10 ст. 431 НК РФ, п. 6.1. приказа ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@).
Аналогичным образом определяется способ подачи отчетности в ПФР: электронно отчитываются страхователи, которые выплачивали в отчетном периоде вознаграждения 25 и более застрахованным лицам (п. 2 ст. 8 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
Важен показатель ССЧ и для применения некоторых льгот.
Так, вновь созданные IT-компании вправе претендовать на льготу по страховым взносам, если их ССЧ не меньше 7 человек (ст. 427 НК РФ).
А предприятия, на которых трудятся инвалиды, могут получить освобождение от НДС, если ССЧ инвалидов среди работников не меньше 50% (письмо Минфина № 03-01-11/82904 от 22.09.2020).
Когда нужна средняя численность
Средняя численность важна для организаций и ИП, которые применяют спецрежимы.
Так, компания (ИП) потеряет право на применение УСН, если по итогам отчетного (налогового) периода ССЧ превысит 130 человек. А лимит ССЧ для применения патента предпринимателем — не более 15 человек.