Фактическая и штатная численность в чем разница

Кто входит в несписочный состав работников

Численность работников компании является ключевым показателем. Позволяет анализировать производительность, потенциал предприятия. Руководители должны заполнять отчетность, в которой указывается явочная и фактическая численность сотрудников. Представители тех профессий и должностей, которые не указываются в отчетности, входят в несписочный состав.

Нормативное обоснование

Несписочный состав специалистов регламентируется следующими актами:

В этих документах содержатся сведения о подсчете численности работников, советы по заполнению отчетности, данные о несписочном составе.

Какие сотрудники не входят в списочный состав

В списки не включаются трудящиеся, перечень которых содержится в Росстате №498. Рассмотрим представителей этого перечня:

Сотрудники, включаемые в список, – это специалисты, которые получают зарплату от работодателя. Если трудящийся не получает заработок, он не входит в список в период отсутствия выплат.

В чем разница между списочной и штатной численностью

В законе не содержится такого понятия, как «штатная численность». Однако этот термин используется на практике. Он обозначает число трудящихся, которое оговорено в штатном расписании предприятия. То есть это количество занятых и вакантных должностей.

Списочная численность – это количество работников, с которыми работодатель оформил трудовые соглашения. При этом не важны сроки действия договора, фактическое нахождение на рабочем месте.

Штатный состав является более широким понятием. Управленец имеет право устанавливать штатную численность в соответствии со своими потребностями и пожеланиями. При этом нужно руководствоваться ожидаемым уровнем продуктивности и масштабами производства.

Дополнительная информация

Часто работодатель не знает, включать сотрудника в список или нет. Существуют некоторые трудящиеся, в отношении которых возникают особенно сильные сомнения:

К СВЕДЕНИЮ! Сотрудники, занятые на сезонной работе, обычно работают на основании гражданско-правового договора, то есть они также не будут входить в список.

Для чего нужен несписочный состав

Списочный состав нужен для анализа эффективности работы наемных сотрудников, отчета перед проверяющими органами, для проведения различных расчетов. Списочная численность работников прописывается в отчетности. Однако нужен также учет несписочных сотрудников. Требуется он по следующим причинам:

Несписочный состав отделяется от списочного для получения объективной картины. Фирма может неоднократно прибегать к услугам сторонних специалистов, однако их число не должно бесконечно расширять количество сотрудников на предприятии. Это исказит общую картину, помешает в проведении расчетов.

Какие сотрудники включаются в список

В списочный состав входят эти специалисты:

ВАЖНО! Все приведенные категории сотрудников включаются в список со дня вступления трудового договора в силу. Если работники осуществляют свою деятельность вообще без соглашения, они не будут фигурировать в перечнях.

К СВЕДЕНИЮ! Существует также такое понятие, как явочная численность. Она представляет собой количество работников, которые явились на работу в данный день. Этот список включает в себя и тех сотрудников, которые находятся в командировках.

Источник

Фактическая и штатная численность в чем разница

За свою карьеру я успел поработать и в крупных холдингах, и в малом бизнесе — на разных этапах развития. Бизнес постоянно меняется, возникают новые задачи и направления, или приходится делать то, что изначально не предусматривалось бизнес-планом.

В качестве примера можно посмотреть на развитие HR функции. Все традиционно начинается с кадрового делопроизводства, потом отделяется рекрутмент, затем обучение, а дальше могут появиться и event managers, и фасилитаторы, и специалисты по well being. Такие же примеры можно найти и digital сфере и IT.

Казалось бы, появляются люди, и что здесь такого? Внес новую строчку в штатное расписание и забудь. Но не все так просто.

Чтобы избежать неприятных ответов в ГИТ, нам нужно выполнить ряд формальных требований в плане подготовки локальных нормативных актов до того, как мы примем человека на работу.

Но личный опыт показывает, что между желанием заказчиков вакансии должен состояться внутренний фильтр. Важно, чтобы было точное название новой должности, ее функционал, административное и функциональное подчинение. И не общими шаблонными фразами («решать цели и задачи в плане маркетинга в социальных сетях. »), а конкретными пунктами:

Если в компании есть система грейдов, нужно понять, какой грейд присвоен новой должности и почему?

Про цели расчета численности мы поговорили выше. Понятно, что рассчитывать численность надо. Следующий вопрос — как считать?

Здесь мы соприкасаемся с университетской дисциплиной «Экономика труда» и реальностью жизни. Советская и российская экономическая школа (Бухалков, М. И, Бычин, В.Б.Либерман) дают хорошо разработанный базис для нормирования производства, АПК, отчасти — инженерно-технических работников. Но, как показывает практика, к данным нормам надо подходить с осторожностью.

Например, в животноводстве количество рабочего персонала базируется на понятии условная голова. Теленок = 0,5 у. г, бык-производитель = 2 у.г., и количество людей рассчитывается, исходя из планируемой численности поголовья в условных головах. А количество техники, и соответственно механизаторов, — из обрабатываемой площади, количества операций, сроков выполнения сельхозработ.

Кто их рассчитывает?

Профильные специалисты на основе своего мнения. Заглянем в IT-индустрию. Принцип рынка прост, работает по схеме time and material, или по-русски — человекочасы. Из них складывается стоимость разработки. А как рассчитывают человекочасы? Их сообщают либо сами разработчики, либо СТО (технический директор).

Как мы видим, в основе всего лежит все тот же человеческий фактор. Лучшим решением для своей собственной нормы видится комплексный анализ с привлечением экспертов.

Среднесписочная численность работников — это показатель, рассчитываемый за определенный период. Его получают путем подсчета работников, для которых место работы является основным + работники с неполной занятостью.

Списочная численность работников предприятия — это почти все, кто на нем работает, кроме отдельных категорий.

Фактическая численность — те, кто действительно работают в организации.

Штатная численность — наиболее сложный для расчета показатель. В нем применяются знания из экономики труда. Мы рассчитываем планируемый объем работ и делим его на норму. Для полного понимания того, сколько нам потребуется персонала, мы должны учесть коэффициент невыполнения и коэффициент абсентеизма. Тогда мы получим то число работников, которое надо вносить в штатное расписание. Но стоит учесть и коэффициент текучести персонала, чтобы не сесть в лужу.

Источник

Штатная численность организации — что это, структура и нормативы

Здравствуйте! В этой статье расскажем о штатной численности организации.

Сегодня вы узнаете:

Содержание

Все предприниматели в какой-то момент начинают увеличивать штат своей компании. По мере того как ваш бизнес растет и расширяется, количество работников увеличивается. И чем он больше, тем сложнее определить фактическую численность сотрудников. Сегодня выясним, что же это за показатель и как он рассчитывается.

Численность штата: какая бывает

Численности существует несколько типов и каждая из них в отчетности отражается по-разному.

Дадим краткую характеристику каждого типа:

Далее более подробно остановимся на штатной и фактической численности сотрудников.

Толкование термина

Понятие штатной численности в трудовом законодательстве не содержится. Она самостоятельно определяется работодателями. Прежде чем говорить о расчетах, стоит разобраться с общим определением.

Штатная численность организации – это количество работников, которое необходимо, чтобы выполнить производственные планы компании. Этот показатель отражен в штатном расписании, которое сформировано с опорой на этот показатель. Также исходя из штатной численности планируют фонд оплаты труда.

Штатная и фактическая численность: отличия

Исходя из определения штатной численности, отличие заключается в следующем: численность по штату включает в себя все должности, включая вакантные, а фактическая только те, что заняты сотрудниками.

Фактическую численность определяют, взяв за основу табель рабочего времени, который ведется в компании или на предприятии. При этом учитывают, в какую дату выходил на работу каждый из сотрудников.

Бывают ситуации, когда фактическая численность превышает штатную. Причина этого – привлечение временных работников, которые только периодически выполняют какие-либо работы.

Если предприниматель работает на УСН или патенте, превышать штатную численность нельзя.

Зачем нужно штатное расписание и структура

Штатное расписание – это документ, в котором отражена структура компании и количество работников в ней. Составление расписания не является обязательной процедурой для компаний. Законодательство этого не требует.

Численность штата и структура компании прописывается в уставных документах. Это особенно важно, когда организация развивается динамично.

Не стоит отказываться от составления этих документов, это позволяет избегать слишком большой нагрузки на компанию как на новую, так и на уже действующую. Кроме этого, в расписании закрепляется перечень всех подразделений организации с иерархией управления.

Необходимость штатного расписания также понятна. В нем отражено не только то, сколько человек трудится в компании, но и их должностные оклады.

Утверждается расписание приказом по организации.

Методика определения штатной численности

Росархив предлагает свою методику, на основании которой можно определить штатную численность. Она заключается в том, что при расчетах нужно опираться на нормативы, которые относятся к трудовым отношениям.

По мнению Росархива, штатная численность персонала должна для каждого структурного подразделения компании устанавливаться отдельно. Эта методика позволяет выяснить, какова оптимальная численность работников для любой организации.

Также есть законодательные акты рекомендательного характера, в которых разъяснено, каким образом штатная численность рассчитывается. В частности, речь идет о рекомендациях по определению штатной численности в бюджетных учреждениях, но расчеты, которые в этом документе приводятся, могут применяться любыми компаниями и организациями.

Нормативы

Чтобы рассчитать оптимальную численность штата, нужно использовать следующие виды нормативов:

Что подразумевается под этими показателями, поговорим дальше.

Нормы времени работы.

Это величина рабочего времени, которое необходимо, чтобы сотрудники выполняли определенную работу.

Нормы выработки.

Это фиксированный объем работ, который должен выполнить один человек или группа в границах рабочего времени.

Нормы управляемости.

Это число работников, деятельность которых может скоординировать один менеджер.

Нормы по обслуживанию.

Это рабочие места или клиенты, которых специалист должен обслужить за свое рабочее время.

Далее поговорим о порядке расчета численности.

Как рассчитать численность штата

Чтобы выполнить расчеты грамотно, надо решить, сколько вообще сотрудников требуется, для того чтобы предприятие работало продуктивно.

Итак, нужно брать во внимание:

Помимо этого, нужно учитывать, что все работники берут отпуска, отгулы, ходят на больничный. Поэтому нужно определить еще и коэффициент невыхода людей на работу. Он выражается в часах, а рассчитывается по следующей формуле: 1 * % людей, которые не вышли на работу (от общего количества работников) / 100.

Когда определяем нормативную численность, то применяем уже другую формулу: время работы * планируемая выработка * планируемый размер выручки * коэффициент выполнения запланированной нормы / планируемый объем работы.

Получается, что оптимальная численность штата будет равна: нормативная численность * коэффициент невыхода сотрудников.

Справка о штатной численности

Зачем нужен этот документ?

На самом деле, причин может быть несколько:

Как составить?

На утвержденном бланке указываете данные следующего характера:

Заполнить лучше в двух экземплярах – один оставить себе, а второй отправить по месту требования.

Заключение

Штатная численность – один из важных показателей, который формирует эффективное управление компанией. Качество ее определения оказывает влияние на весь процесс производства. Но в завершение разговора стоит отметить, что не всегда коммерческие компании занимаются такими расчетами, чаще это делают государственные учреждения.

Источник

Как определяется штатная численность организации

Рано или поздно предприниматель нанимает в компанию сотрудников. По мере роста бизнеса увеличивается и штатная численность организации. Чем больше персонала, тем сложнее становится определение того, какая же у вас фактическая численность работников. Нужно разобраться, для чего нужен этот показатель и как его рассчитать за 1 отчетный период.

Понятие штатного расписания упоминается в ст. 57 Трудового кодекса РФ. Штатное расписание является нормативным документом внутреннего характера, заполняется по форме Т-3, установленной Постановлением Госкомстата №1. Оно может меняться в зависимости от расширения или изменения условий деятельности предприятия. По этому документу рассчитывается количество работников.

Виды численности персонала

Вам нужно знать, что существуют различные типы численности сотрудников, которые по-разному отражаются в налоговой декларации и других отчетах.

Виды численности сотрудников:

1. Нормативная численность.

Определяется нормами труда и объемом необходимых к выполнению работ. Ее значение должно быть идеализировано.

2. Плановая численность.

Она чуть более реалистична относительно текущего времени, чем нормативная, но все же приближена к ней. На такую численность влияют факторы производительности труда, переменчивая специфика самой организации.

3. Штатная численность.

В состав входят лишь те сотрудники, которые установлены штатным расписанием предприятия. К ним не относятся сезонные работники.

4. Фактическая численность работников.

Устанавливается на конкретную дату и включает всех фактически работающих на предприятии сотрудников.

5. Явочная численность.

Включает всех тех сотрудников, которые находятся на своем рабочем месте.

6. Среднесписочная численность.

Такой показатель высчитывается за отчетный период в виде среднего значения количества сотрудников, выполнявших работу полный или неполный день, относительно отработанного ими времени.

Расчет необходимой штатной численности сотрудников

Чтобы грамотно рассчитать необходимую штатную численность, сначала нужно определить, сколько сотрудников нужно для продуктивной работы предприятия.

Для определения необходимой штатной численности нужно учесть:

Кроме того, что работники предприятия пребывают на рабочем месте в отведенное время, они периодически уходят в отпуск, на больничный, берут отгулы. Поэтому вам необходимо определить коэффициент невыхода на работу своих сотрудников. Этот показатель рассчитывается в часах.

Формула для расчета коэффициента: 1 × % не вышедших на работу сотрудников от общего количества / 100.

Для определения нормативной численности применяется формула: (рабочее время × предполагаемая выработка × предполагаемая выручка × коэффициент выполнения запланированных норм) / плановый объем работ.

В итоге штатная численность в оптимальном размере будет = нормативная численность × коэффициент невыхода на работу сотрудников.

Фактическая численность работников

Определение фактической численности происходит по табелю рабочего времени, который ведется на предприятии, поэтому нужно учесть дату выхода на работу каждого сотрудника.

Для отчета перед Росстатом введено понятие «среднесписочная численность». Согласно п. 77 Приказа Федеральной службы государственной статистики №428, для учета берутся списочные сотрудники предприятия, внешние совместители, работники по договорам гражданско-правового характера. Рассчитывается такая численность путем выяснения среднего количества сотрудников, работающих полный рабочий день, относительно каждого календарного месяца. Отдельно считается количество сотрудников, которые работают на полставки.

Часто случается так, что фактическая численность на предприятии больше штатной. Связано это с привлечением временных сотрудников, работа которых нужна лишь периодически. Превышение штатной численности недопустимо лишь предпринимателям, которые работают на упрощенной системе налогообложения (УСН) или патенте (ПСН). На УСН количество работников не должно превысить 100, а на патенте – 15.

Численность работников организации определяет эффективность коммерческой деятельности. Нужно серьезно подходить к установлению штатного расписания. Кроме планируемых людей в штате, руководитель должен учесть и тех, которые будут на него работать по факту. Превышение работников в штате или, наоборот, их недобор говорит о том, что свое штатное расписание вам необходимо пересмотреть.

Источник

Расчет штатной численности

В зависимости от потребностей бизнеса предприниматель меняет кадровый состав предприятия. Число сотрудников, которые требуются для успешной работы компании, определяют с помощью подсчета штатной численности. Как рассчитать и где применить этот параметр, рассмотрим далее.

Немного терминологии

На практике используется шесть видов численности работников, которые отличаются методами исчисления и способами отражения в отчетности:

Понятие штатной численности не закреплено законом. Оно используется в кадровом деле и означает сотрудников нужной специальности и квалификации, которые обеспечивают предприятию успешную работу и выполнение планов.

Начисляйте зарплату и ведите кадровые документы в Контур.Бухгалтерии. Учет, налоги, зарплата, отчетность с отправкой через интернет в одном сервисе.

Штат организации: цели и нормативы расчета

Штатную численность рассчитывают для оптимизации кадрового состава предприятия и затрат на оплату труда. В процессе расчета уточняется время, которое потребуется сотруднику для выполнения работы определенной сложности, и число сотрудников, необходимое для работы предприятия.

Для расчета используют данные, разработанные научно-исследовательскими институтами. Отраслевые стандарты рассчитываются в основном для крупных предприятий и включают типовые объемы и сложность работ. Мелким организациям придется самостоятельно делать расчеты с учетом масштабов и специфики деятельности.

Методики расчета штатной численности

На государственных предприятиях необходимое число сотрудников определяется и контролируется в обязательном порядке. Поэтому большинство методик расчета разработано для компаний госсектора. Так, в утвержденных Росздравом «Рекомендациях по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду» перечислены методики, основанные на следующих нормах:

Согласно Рекомендациям, предельная величина персонала бюджетного учреждения рассчитывается по формуле:

Рекомендации приведены для бюджетных предприятий, но норматив применяется и коммерческими компаниями.

Как рассчитать штатную численность работников

Одна из формул расчета штатной величины основана на сопоставлении выручки с рабочим временем:

Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн)

где Ов — плановый объем работ или выручки;

Фрв — планируемый фонд рабочего времени в часах (при 40-часовой рабочей неделе фонд времени в среднем составляет 2004 часа в год, 167 часов в месяц);

Впл — плановая выработка на одного работника;

Квн — плановый коэффициент выполнения нормы.

Пример. Персонал отдела продаж состоит из 15 человек. Руководство хочет просчитать, можно ли сократить подразделение. Чтобы определить штатную численность, кадровик использовал формулу Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн).

Плановый показатель Ов объема продаж на июнь — декабрь 2021 года — 58 000 000 рублей. Фонд рабочего времени (Фвр) за этот период — 1 047 часов. Плановая выработка на одного работника равна 755 000 рублей/мес. Фактическая выработка за июль — декабрь 2020 года — 644 373 рублей/мес. Плановый коэффициент выполнения нормы (Квн) рассчитан как отношение: 755 000 / 644 373 = 1,17. Плановая выработка в час на одного сотрудника составит 4 327 рублей/час (755 000 / 1 047 × 6 мес.). Подставив величины в формулу, кадровик получил результат: 58 000 000 / (1 047 × 4 327 × 1,17) = 10,94 — округляем до 11 человек. Следовательно, на первый взгляд, в отделе продаж избыток персонала.

Эта формула не учитывает условия работы, специфику деятельности предприятия и человеческий фактор (люди — не роботы, они болеют, уходят в отпуск и т.п.).

Определение кадрового состава с учетом человеческого фактора

Расчет штатной численности работников проводится на основе норматива — идеальной ситуации, в которой все сотрудники присутствуют на рабочих местах. Нормативная величина не учитывает, что работники уходят в отпуск, болеют и т.п. Для поправки расчета применяется коэффициент невыхода (Кн) на работу, который определяется путем точного учета явок и неявок персонала от фонда рабочего времени:

Кн = 1 + Дн

где Кн — планируемый коэффициент невыхода персонала на работу;

С учетом этого коэффициента формула расчета штатной величины примет вид Шч = Н × Кн. Эта формула позволяет определить оптимальное число сотрудников и не перерасходовать фонд зарплаты.

Пример. Сотрудник кадровой службы определил, что нормативная численность отдела продаж — 10,9 человек. Для уточнения величины он рассчитал коэффициент невыходов (Кн) на период июль — декабрь 2021 года.

В расчет принимается 35 нерабочих дней при 40-часовой рабочей неделе, из которых 14 приходится на оплачиваемый отпуск, 14 — норма по больничному, 7 — без сохранения зарплаты по ТК РФ. Это составляет 280 часов (35 × 8).

Доля «не работы» (Дн) равна отношению: 280 (невыходы) / 1 047 (фонд рабочего времени). Результат — 0,27. Коэффициент невыхода за июль-декбрь 2021 года: 1+0,27=1,27. Оптимальное число работников составит 10,9 × 1,27 = 13,8 или 14 человек. Следовательно, отдел продаж можно сократить на 1 сотрудника.

Структура и штат организации: взаимосвязь

Структура и штат организации — понятия сопоставимые. Структурные особенности предприятия влияют на кадровый состав и должны учитываться при подсчете штатной численности. Для этого определяется отношение руководящих работников к рядовым сотрудникам:

С 1930-х в кадровом деле используют нормативы, которые разработал французский ученый В. Грейкунас. Согласно этим нормативам на руководителя высшего уровня приходится 3-5 рядовых работников, среднего уровня — 7-9.

Важно! Нормативы — ориентировочные величины, которые отражают средние показатели по отрасли. Поэтому оптимальная штатная численность рассчитывается на каждом предприятии индивидуально.

Источник