Файлирование что это такое
Как своими силами разработать файлинг-систему — систему классификации документов в компании
Нередко работа секретаря и офис-менеджера кажется рутинной и не особо значимой. Между тем, на секретарях лежит ответственность за такой, по-настоящему творческий участок работы как разработка файлинг-системы организации. В данной статье речь пойдет о том, что такое файлинг-система компании и как разработать ее своими силами для компании среднего размера (а именно в таких компаниях работами по файлинг-системе занимаются секретари).
Для повышения эффективности управления документы в организации принято классифицировать и хранить в определенном порядке. В противном случае тратится много времени на поиск нужного документа, некоторые документы приходится составлять заново, сложно разобраться новому сотруднику — где и что находится и т.д.
При составлении такой классификации говорят о файлинг-системе — системе организации учета и хранения документов на основании определенных параметров, наиболее удобных для конкретного вида деятельности и организации.
Работу по классификации, учету, хранению документов обычно осуществляет секретарь или офис-менеджер. Он разрабатывает вариант файлинг-системы и согласовывает ее с руководством. Часто бывает, что, придя в организацию, секретарь застает уже сложившуюся файлинг-систему и продолжает работать так, как это было принято до него. Но время идет, и те цели, которые решались созданием самой первой файлинг-системы компании могут измениться. В таком случае может сложиться ситуация, что существующий порядок организации документооборота уже недостаточно эффективен и требует оптимизации. Поэтому, даже если файлинг-система в компании была специально разработана (а не сложилась стихийно, как бывает чаще всего), то примерно 1 раз в год она должна подлежать ревизии и необходимой корректировке.
Разработка или оптимизация файлинг-системы компании осуществляется по следующему алгоритму:
• Ревизия всех документов компании
• Выбор параметров классификации
• Группировка всех документов в соответствии с выбранными параметрами
• Проверка полученной системы на непротиворечивость, апробация, внесение необходимых корректив.
Рассмотрим эти этапы по порядку.
Ревизия всех документов компании.
Итак, прежде чем приступить к разработке или оптимизации файлинг-системы необходимо провести полную ревизию всех документов компании. Работа эта долгая и кропотливая, требующая усердия и внимательности. Планируя работу по разработке файлинг-системы, стоит иметь ввиду, что на ревизию всех документов уйдет более всего времени. В зависимости от объема документооборота компании ревизия может длиться от нескольких недель до нескольких месяцев. Но независимо от того, сколько документов в компании, этот этап нельзя исключать ни в коем случае. Иначе, потом, когда дело дойдет до параметров классификации, придется, при обнаружении неучтенного документа, постоянно вносить изменения в систему и процесс этот может затянуться очень сильно.
Вместе с ревизией документов можно совместить процесс сортировки документов (имеется ввиду их размещение в шкафах или на полках). Сам процесс ревизии состоит в составлении полного реестра документов. Лучше всего эту работу сразу проводить на компьютере, с тем, чтобы потом проще было группировать документы. Ревизия документов кажется рутинной и неинтересной работой, но она очень важна. Без тщательного учета всех документов невозможно переходить к следующему этапу работы. Кроме того, бывает, что при ревизии находятся считавшиеся давно потерянными документы или обнаруживаются документы, о существовании которых вообще мало кто подозревал. Так что этот процесс обычно сопровождается приятными сюрпризами и открытиями. Кроме того, ревизию можно совместить с наведением порядка. Необходимо уничтожить все ненужные документы (черновики и прочие, оставленные «на всякий случай» бумаги), а также отложить отдельно все архивные документы, которые точно больше не потребуются в работе, но хранить которые все же нужно. Но, стоит иметь ввиду, что решение по вопросу, что относится к ненужным и архивным документам — это не уровень полномочий секретаря. Эти вопросы обязательно нужно согласовать с руководителем.
Пример. В нашей компании как-то произошел один неприятный инцидент. Секретарь очень любила наводить порядок и время от времени разбирала бумаги. Все было хорошо, пока однажды мы не обнаружили, что куда-то пропала целая стопка подготовленных для переработки раздаточных материалов для тренинга. Когда секретаря призвали к ответу, выяснилось, что она посчитала, что это ненужные черновики и выкинула их. То есть самостоятельно приняла решение, которое совершенно не входило в ее полномочия. Естественно, получила за это выговор, но материалов-то было уже не вернуть. Конечно, после такой самодеятельности, доверие к сотруднику было подорвано.
Выбор параметров классификации.
Второй этап разработки файлинг-системы компании состоит в определении признаков классификации имеющихся документов. Это самый сложный и ответственный этап работы. Так как варианты классификации могут быть самые разные, то и сам процесс представляет большое поле для творчества.
Документация может быть сгруппирована по следующим основным признакам:
• Тематически. В одну группу объединяются документы одинакового содержания. Например, в одну группу помещается вся информация, которая относится к клиентам, в другую вся, которая относится к партнерам, в третью, все, что относится к собственному персоналу и т.д.
• Номинально. В одну группу объединяются документы имеющие одинаковое название. Например, отчеты, приказы, письма и т.д.
• Хронологически. В группы объединяются документы по датам создания, получения, отправки. Например, все документы, созданные в октябре 2004 года, в ноябре 2004 года и т.д.
• По авторам. В группы объединяются документы в зависимости от их автора. Например, папки каждого сотрудника, папки отдельных отделов, документы, созданные определенной комиссией и т.д.
• По корреспондентам. В группу объединяются документы, имеющие одинаковый (или сходный) адресат. Например, переписка с налоговой инспекцией, переписка с арендаторами.
Обычно в файлинг-системе совмещается группировка по нескольким основаниям.
Пример. «Фрагмент файлинг-системы с использованием группировки по тематическому, хронологическому и авторскому основаниям»
Тематический принцип классификации
Хронологический принцип классификации
Хронологический принцип классификации
Авторский принцип классификации
Эксфолиация кожи лица
Один из первых признаков старения — не морщинки и не пигментные пятна, а тусклый цвет кожи. Одно из самых эффективных средств борьбы с ним — эксфолиация. Что это такое, когда ее применять и какую косметику при этом использовать?
Елена Луговцова Автор
Мария Невская Дерматолог
Что такое эксфолиация
Уточним: процедура называется эксфолиацией, а вещество и/или средство, с помощью которого она проводится, — эксфолиантом.
Процедура пилинга помогает достичь сразу нескольких целей.
Вернуть коже сияющий цвет и выровнять ее.
Активизировать обновление клеток.
Скорректировать несовершенства: очистить и сузить поры, уменьшить количество черных точек, пигментацию, мелкие морщинки.
Обеспечить клетки кислородом.
Облегчить проникновение полезных ингредиентов косметики (даже самое эффективное средство на ороговевшей коже работать не будет).
Перед выполнением лучше слегка распарить лицо, например, над ванночкой с травяным настоем или приняв душ. © iStock
Разновидности пилинга
По способу воздействия на кожу пилинги разделяют на несколько типов.
Механический
Проводится при помощи скрабов, которые могут быть:
натуральными — на основе измельченной ореховой скорлупы, кофе, кокосовой стружки, кристаллов сахара и соли;
синтетическими — на базе микрокристаллов, полимерных шариков и гранул.
В салоне эксфолиацию такого рода осуществляют с помощью броссажа. Массаж щеточками или губками удаляет ороговевшие частички, улучшает микроциркуляцию, стимулирует метаболизм.
Чем жестче скраб, тем результативнее, но, увы, травматичнее процедура. Если абразивные частички не слишком крупные, то механический пилинг в целом щадящий. Повторять его нужно 1–2 раза в неделю в зависимости от типа кожи и ее состояния.
Перед выполнением механического пилинга лучше слегка распарить лицо. Можно просто принять душ или сделать это над ванночкой с травяным настоем.
Аппаратный
Выполняется специалистами в салонах красоты и эстетических клиниках. К этому виду относятся два вида пилингов:
лазерный (поверхностный, срединный и глубокий);
ультразвуковой (особый массаж).
Такой пилинг травматичен, особенно глубокий. Но позволяет убрать даже такие дефекты кожи, как выраженные пигментные пятна и рубцы.
Аппаратный пилинг выполняется специалистами в салонах красоты и эстетических клиниках. © iStock
Химический
В качестве эксфолиантов применяются:
кислоты (альфа- и бета-гидрокислоты);
химические смеси, которые ослабляют межклеточные связи рогового слоя, после чего клетки отшелушиваются самостоятельно.
Косметологи считают химический пилинг наиболее физиологичной, а потому щадящей процедурой. И весьма эффективной при регулярном повторении (периодичность определяет врач).
Ответьте на вопросы нашего теста, чтобы узнать, какая косметологическая процедура вам нужна.
Меры предосторожности при эксфолиации
Сколь бы полезной ни была процедура, у нее есть ограничения.
Непереносимость компонентов эксфолиантов.
Экзема, герпес, высыпания, повреждения кожи.
Инфекционные и прочие заболевания.
Сильная обезвоженность кожи (перед пилингом ее надо интенсивно увлажнять в течение нескольких дней).
Во время пилинга рекомендуется избегать воздействия на область вокруг глаз.
Механический пилинг проводится при помощи скрабов. © iStock
Косметологи предупреждают!
Агрессивные салонные пилинги (химический, лазерный) нельзя делать в период беременности и лактации!
Кроме того, процедуры эти — сезонные. Высококонцентрированные пилинги не проводят в период повышенной солнечной активности (велик риск гиперпигментации) и в сильные холода — снег и ветер могут замедлить восстановление кожи, спровоцировать или усилить купероз (ломкость сосудов).
Глубокие салонные пилинги — самые агрессивные и травматичные, делать их чаще, чем раз в несколько лет, нельзя. Срединные можно позволить себе не чаще двух раз в год. Поверхностные проводят курсами, которые назначает специалист.
При очень тонкой сухой чувствительной коже лучше ограничиться лосьоном-пилингом (такой есть у Kiehl’s), он наносится на ночь.
При сильном гиперкератозе эффективнее использовать механическое скрабирование.
При частых проявлениях аллергии на коже избегайте химической эксфолиации, выбирайте скраб с мягкими полимерными гранулами.
В домашних условиях показаны только механический пилинг, гоммаж и средства для домашней эксфолиации проверенных брендов.
3 средства для эксфолиации кожи лица
Мягкий скраб, La Roche-Posay
Бережно отшелушивает, очищает и разглаживает кожу. Легкими массирующими движениями нанесите на влажное лицо, кроме контура глаз. Тщательно смойте водой.
Гель + скраб + маска 3-в-1 «Чистая кожа», Garnier
Мультифункциональное средство для жирной и комбинированной кожи против несовершенств:
гель для умывания и борьбы с прыщами,
скраб против черных точек,
очищающая, сужающая поры маска против жирного блеска.
Сахарный скраб для лица, L’Oréal Paris
Включает в состав 3 натуральных сахара, масло какао и кокоса. Обеспечивает кожу питанием, зерна какао отшелушивают омертвевшие клетки и смягчают эпидермис.
Бесплатная видеоконсультация с экспертом Lancôme
Хотите пройти углубленное тестирование кожи?
Негативные последствия банкротства физического лица
В 2015 году в Федеральный закон № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)», была включена глава «О банкротстве гражданина». С этого момента на рынке стали появляться юридические фирмы, либо отдельные юристы, которые предлагают услуги по сопровождению процедуры личного банкротства. Интернет пестрит рекламой, в которой обещают легко и быстро избавить клиентов от просроченных долгов по кредитам перед банками. И, казалось бы, что может быть проще: снять с себя все обязательства, объявив себя банкротом, и жить спокойно? Заманчиво, не так ли? Но, прежде чем решиться на этот шаг, необходимо узнать, какие подводные камни могут Вас поджидать. Процедура банкротства физических лиц имеет как положительные, так и негативные стороны. Давайте во всем разберемся, и тогда Вам будет намного проще решить, стоит ли запускать процедуру банкротства, или лучше пойти другим путем.
Содержание статьи
Что такое банкротство
Банкротство — это возможность законно списать долги через суд либо их реструктуризировать. Однако просто заявить в банк о своей несостоятельности и отказаться от долговых обязательств не получится. Банкротство должно быть подтверждено судебным решением. Свое тяжелое материальное положение придется доказать. Такие дела рассматриваются в арбитражном суде. Процесс этот непростой.
Заявить о банкротстве физлица могут несколько сторон:
Важно учесть, что подача заявления не гарантирует, что по окончании всех процедур долги будут списаны.
По закону заемщик вправе подать заявление в суд, если:
Банкротство физического лица: стоит ли рисковать
Несомненно, в процедуре банкротства многих привлекает возможность аннулирования долгов, которые не получается закрыть за счет продажи всего своего имущества. Но каковы последствия банкротства физического лица? Так ли выгоден человеку статус банкрота или стоит поискать другие пути решения проблем? У большинства людей банкротство ассоциируется с полным списанием долгов. Но это не совсем так. Существуют два сценария решения финансовых проблем:
Суть реструктуризации
Реструктуризация дает возможность восстановить платежную дисциплину и рассчитаться с долгами на довольно выгодных условиях. Но для этого у заемщика должны быть возможности: хороший официальный доход, которого достаточно для возвращения к прежнему графику платежей за 3 года. При этом должны оставаться деньги «на жизнь» семьи. Поэтому на практике процедура реструктуризации применяется редко. Кроме того, при рассмотрении этого варианта нужно учитывать серьезные ограничения, которые накладываются на повседневную жизнь гражданина:
Если Ваш долг находится у агентства ЭОС, то, возможно, сотрудничество с компанией окажется более выгодным, чем реструктуризация на таких условиях.
Особенности процедуры банкротства
Как показывает практика, в процедуре банкротства физлиц много скрытых минусов, которые становятся очевидными уже в процессе. Чем же грозит банкротство заемщику, оказавшемуся в сложной финансовой ситуации?
Многие даже не представляют, как происходит эта процедура, с чего начать, какие нужны документы. Без хорошей юридической подготовки при самостоятельном оформлении есть риск допустить ошибки, которые в будущем выльются в потерю времени и финансов. А профессиональная правовая помощь стоит недешево.
Процедура банкротства не бесплатна. Придется потратиться. Стоимость услуг финансового управляющего является фиксированной и составляет 25 тыс. руб. Еще в 300 руб. обойдется госпошлина. Но это лишь официальные расходы. В реальности гражданам приходится доплачивать немалые суммы, иначе найти грамотного управляющего и хорошего юриста становится проблематично. А если попытаться сэкономить на услугах опытных специалистов, то можно столкнуться с другими рисками. Например, имущество заемщика может быть распродано намного ниже его реальной стоимости.
Процедура банкротства — довольно длительный процесс. Ведь арбитражным управляющим требуется время на поиск и продажу имущества. Иногда сама процедура может затянуться на годы, а сопутствующие проблемы будут только нарастать.
Признание сделок недействительными
Могут быть оспорены сделки по отчуждению имущества, совершенные за последние 3 года. Например, должник продал квартиру по подозрительно низкой стоимости. Финуправляющий обязательно проверит все Ваши последние сделки на наличие признаков преднамеренного и фиктивного банкротства — если они будут найдены, долги не спишут, а дело закроют.
Тот, кто решится начать процедуру банкротства, должен понимать, что все его имущество, кроме единственного жилья, будет продано в счет долга. Даже если это имущество зарегистрировано на его близких родственников, которым он менее чем за 3 года его продал или подарил. Если единственным жильем является квартира, взятая в ипотеку, должник может потерять и ее, поскольку она находится в залоге.
Списывают не все долги
Это может стать неожиданностью для заемщика, но платежи по алиментам или за услуги ЖКХ останутся.
Все денежные средства от реализации имущества поступают в распоряжение финансового управляющего.
Вы можете позвонить в агентство ЭОС анонимно, не стоит спешить начинать процедуру банкротства. Практически во всех случаях мы сможем подсказать, что делать.
Ограничения в правах во время банкротства
Здесь возникают трудности в следующем:
Сколько времени занимает процесс банкротства
После того как все необходимые документы собраны и переданы в суд, а госпошлина и вознаграждение для управляющего оплачены, происходит рассмотрение судом документов, признание решения обоснованным и назначается финансовый управляющий. Начинается непосредственно само ведение процедуры банкротства с реализацией имущества и распределением денежных средств кредиторам. В среднем банкротство длится около 6–8 месяцев. Однако процедура может затянуться, если:
Иногда банкротство длится 1–2 года.
Последствия признания гражданина банкротом
К сожалению, со сложностями и ограничениями заемщик столкнется не только в процессе, но и после банкротства физического лица. Чем чревато оформление этого статуса в дальнейшем:
Более подробную информацию можно найти в Статье 213.30 «Последствия признания гражданина банкротом».
Опасные советы недобросовестных юристов
Человек, решившийся на банкротство, как правило, обращается в соответствующую фирму. С чего же предлагают начать дело недобросовестные юристы? В первую очередь они советуют подготовиться к банкротству, а именно формально избавиться от всего движимого и недвижимого имущества, кроме единственного жилья, так как все это подлежит продаже на торгах. Но они зачастую не сообщают клиенту о том, что он, согласно ФЗ «О банкротстве», статьям Уголовного кодекса РФ 195 «Неправомерные действия при банкротстве» и 196 «Преднамеренное банкротство», может стать субъектом преступления. Если правоохранительные органы установят, что гражданин до подачи заявления намеренно продавал имущество, чтобы скрыть его от кредиторов, в отношении него будет возбуждено уголовное дело. Также к уголовной ответственности могут быть привлечены лица, которые, имея большую задолженность и скрывая реальные доходы, намеренно создали условия для подачи заявления о банкротстве в суд. Банкротство — не такой уж простой процесс, лучше несколько раз подумать перед тем, как начать его. В нашей компании работают грамотные специалисты, которые помогут разобраться с трудностями.
Что делать с просроченными кредитами
Безусловно, каждый случай индивидуален. Гражданин, запуская процедуру банкротства, должен учесть все риски, которые понесет. Будьте внимательны и честны. Прибегнув к процедуре банкротства, вместо ожидаемого «быстрого списания долгов» можно получить ряд болезненных запретов и ограничений и потерять все имущество. Да, банкротство — это возможность законно списать долги через суд, однако, как видите, это не самая приятная процедура, имеющая к тому же много подводных камней. Кроме того, это не единственный вариант, чтобы избавиться от долгового бремени. Зачастую гражданам, попавшим в сложную ситуацию, когда доходы резко снизились, намного выгоднее и проще начать сотрудничать с коллекторским агентством и продолжать свою деятельность, постепенно выплачивая долг. Профессиональные агентства могут предложить Вам даже более выгодные условия погашения, чем банки, помогут вернуться к платежному графику и справиться с накопленными обязательствами, какой бы безвыходной ни казалась ситуация.
Почему стоит довериться коллекторскому агентству
Если у Вас накопилась задолженность, с которой Вы не справляетесь, Ваш кредит передали коллекторам или, возможно, грозит судебное разбирательство, не отчаивайтесь! Вы всегда можете проконсультироваться со специалистами коллекторского агентства по вопросам погашения обязательств, уточнить наличие и условия наиболее распространенных программ, акций, облегчающих погашение задолженности. Агентство «ЭОС», как компания с многолетним опытом работы с финансовыми обязательствами, всегда индивидуально подходит к решению задач своих клиентов и может помочь справиться с кредитными проблемами даже при сложных жизненных обстоятельствах. Мы заинтересованы в том, чтобы дать Вам возможность погасить обязательства на максимально комфортных условиях. Агентство действительно помогает людям справиться с долговыми обязательствами с наименьшими потерями. Выход всегда найдется!
Статья 213.30. Последствия признания гражданина банкротом
См. Энциклопедии и другие комментарии к статье 213.30 настоящего Федерального закона
1. В течение пяти лет с даты завершения в отношении гражданина процедуры реализации имущества или прекращения производства по делу о банкротстве в ходе такой процедуры он не вправе принимать на себя обязательства по кредитным договорам и (или) договорам займа без указания на факт своего банкротства.
Абзац 1 пункта 2 (в редакции Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 154-ФЗ) не применяется к гражданам, признанным банкротами до 1 октября 2015 г., если у них на момент обращения в суд, арбитражный суд с заявлением о признании себя банкротом с 1 октября 2015 г. имеются указанные в части 10 статьи 14 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 154-ФЗ обязательства в размере не менее чем пятьсот тысяч рублей
2. В течение пяти лет с даты завершения в отношении гражданина процедуры реализации имущества или прекращения производства по делу о банкротстве в ходе такой процедуры дело о его банкротстве не может быть возбуждено по заявлению этого гражданина.
Абзацы 2 — 4 пункта 2 (в редакции Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 154-ФЗ) не применяются при рассмотрении дела о банкротстве, возбужденного с 1 октября 2015 г., в отношении обязательств гражданина, признанного банкротом до 1 октября 2015 г., которые не связаны с предпринимательской деятельностью и от которых гражданин не был освобожден при завершении конкурсного производства в связи с незаявлением их в деле о банкротстве в соответствии с пунктом 2 статьи 25 ГК РФ (в редакции, действовавшей до 1 октября 2015 г.)
В случае повторного признания гражданина банкротом в течение указанного периода по заявлению конкурсного кредитора или уполномоченного органа в ходе вновь возбужденного дела о банкротстве гражданина правило об освобождении гражданина от обязательств, предусмотренное пунктом 3 статьи 213.28 настоящего Федерального закона, не применяется.
Неудовлетворенные требования кредиторов, по которым наступил срок исполнения, могут быть предъявлены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
После завершения реализации имущества гражданина в случае, указанном в настоящем пункте, на неудовлетворенные требования кредиторов, по которым наступил срок исполнения, арбитражным судом выдаются исполнительные листы.
Пункт 3 изменен с 28 января 2018 г. — Федеральный закон от 29 июля 2017 г. N 281-ФЗ
См. предыдущую редакцию
Положения пункта 3 (в редакции Федерального закона от 29 июля 2017 г. N 281-ФЗ) применяются в отношении юридических фактов, являющихся основаниями для признания лица не соответствующим требованиям к деловой репутации и имевших место со дня вступления в силу названного Федерального закона.
3. В течение трех лет с даты завершения в отношении гражданина процедуры реализации имущества или прекращения производства по делу о банкротстве в ходе такой процедуры он не вправе занимать должности в органах управления юридического лица, иным образом участвовать в управлении юридическим лицом, если иное не установлено настоящим Федеральным законом.
В течение десяти лет с даты завершения в отношении гражданина процедуры реализации имущества или прекращения производства по делу о банкротстве в ходе такой процедуры он не вправе занимать должности в органах управления кредитной организации, иным образом участвовать в управлении кредитной организацией.
В течение пяти лет с даты завершения в отношении гражданина процедуры реализации имущества или прекращения производства по делу о банкротстве в ходе такой процедуры он не вправе занимать должности в органах управления страховой организации, негосударственного пенсионного фонда, управляющей компании инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда и негосударственного пенсионного фонда или микрофинансовой компании, иным образом участвовать в управлении такими организациями.
Если у Вас возникли вопросы, то мы готовы предложить анонимную консультацию. Воспользуйтесь услугой анонимный звонок и просто начните диалог с оператором. Доверительные отношения между оператором ЭОС и клиентом — залог успешного разрешения финансовых проблем.