Форматы pdf и pdf a чем отличаются

Чем отличается формат PDF от PDF/A. И что выбрать для хранения электронных документов

Ответ для самых торопливых: PDF/A — это версия формата PDF, стандартизированная ISO и предназначенная для использования при архивировании и долгосрочном хранении электронных документов. Если вы хотите возвращаться к скан-копии печатного оригинала или электронному документу спустя много лет, то лучше использовать именно его. А теперь разберём вопрос подробнее.

Ответ для самых торопливых: PDF/A — это версия формата PDF, стандартизированная ISO и предназначенная для использования при архивировании и долгосрочном хранении электронных документов. Если вы хотите возвращаться к скан-копии печатного оригинала или электронному документу спустя много лет, то лучше использовать именно его. А теперь разберём вопрос подробнее.

Электронный документ PDF: особенности и история формата

PDF (Portable document format) — это универсальный формат электронных документов. Он создан по инициативе компании Adobe в 1993 году, и его исходное предназначение — электронное представление печатных материалов.

Задачи формата PDF:

За время своего существования PDF значительно прибавил в возможностях. Ещё в первой редакции формата появилась возможность вставлять ссылки в текст, шифровать документ с паролем и тем самым защищать его от модификации. Функциональность дополнялась год за годом:

Начиная с версии PDF 1.4, которая вышла в 2001 году, пользователи могут наносить текстовый слой поверх изображения. Причём он может быть невидимым. То есть пользователь, видя «картинку», тем не менее может копировать с неё текст. Кроме того, в этой же версии появилась возможность вставлять метаданные в виде пар «ключ-значение», каждая из которых может быть связана с какой-то частью документа (например, отдельным изображением) или со всем документом. Это важные нововведения, с точки зрения архивного хранения, и они поддерживаются форматом по сей день.

С 2008 года PDF — открытый стандарт ISO 32000 (последняя редакция международного стандарта качества — 32000-2 — опубликована в декабре 2020 года). Это значит, что сегодня PDF рекомендуется к использованию во всём мире.

Сохранение документа в PDF/A. Когда нужен этот формат?

Длительный срок хранения становится возможным, потому что в содержимое электронного документа в формате PDF/A внедряется вся информация, необходимая для его отображения. В частности, к ней относятся шрифты — те из них, которые использованы в документе, включены в него. К слову, это влияет на его размер: документ в формате PDF/A часто больше по размеру, чем документ с аналогичным содержимым, сохранённый в PDF.

Считается, что документ, хранимый в формате PDF/A, из-за полного отсутствия связи с такими изменчивыми вещами как гиперссылки и мультимедийный контент можно будет открыть в любой операционной системе через какое угодно время с помощью приложения, поддерживающего соответствующий формат.

Есть ещё один аргумент в его пользу. Поскольку PDF/A обеспечен статусом международного стандарта, его поддержка разработчиками в долгосрочной перспективе оправдана, а использование целесообразно. Чего не скажешь о других доступных форматах хранения электронных документов, которые могут измениться в любой момент времени.

При этом целостность и неизменность неподписанного документа в формате PDF/A не может быть гарантирована и не заявляется как особенность формата. Другими словами, несмотря на то, что данный формат позиционируется как обеспечивающий долгосрочное хранение, изменение содержимого документа возможно и не является отклонением от нормы, если оно не зашифровано.

Однако есть ещё один нюанс: для каждого конкретного документа, формат которого заявлен как PDF/A, невозможно заведомо утверждать, что это действительно так. В каждом случае необходима верификация на соответствие требованиям формата. И если на этапе размещения в архиве или после очередного изменения она не будет проведена, можно считать миссию обеспечения долгосрочного хранения потенциально проваленной (с некоторыми оговорками, но всё же).

Как проверить PDF/A

Действительно ли документ сохранён в нужном формате — очевидные сомнения. Внешне определить, PDF это или PDF/A, очень сложно.

Если файл соответствует формату PDF/A, то информацию об этом можно увидеть в приложении Acrobat Distiller на панели «Навигация» (Просмотр — Показать/Скрыть — Панели навигации — Стандарты). Подробнее — в справке Adobe.com.

Также в этих случаях используются программы-валидаторы. Пример — veraPDF (можно скачать здесь). Программу создавал союз нескольких профессиональных сообществ, в том числе Ассоциация PDF (PDF Association).

Также есть сервисы, которые могут определить формат в режиме онлайн. В их числе avePDF, pdf-online и другие. Во многих таких сервисах можно не только проверить, но и изменить формат — перевести файл из PDF в PDF/A. Доверять онлайн-решениям или нет — вопрос, который остаётся на стороне пользователя. Во всяком случае к официально признанным программам-валидаторам PDF они не относятся.

Чтобы обеспечить целостность и юридическую значимость электронных документов, недостаточно использовать нужный формат. Также необходимо использовать специализированную систему долговременного хранения.

Как хранить отсканированный документ в PDF/A

Исходя из описанных выше различий между форматами PDF и его потомком PDF/A, вполне можно предположить, что первый больше пригоден для оперативного обмена и краткосрочного хранения электронных документов. При этом PDF/A, несмотря на потенциально большой размер единичного документа (в него внедрены все использованные шрифты, а это для краткосрочного использования избыточный и ощутимый балласт), имея статус международного стандарта, гарантирует, что даже через продолжительное время, вне зависимости от окружения и операционной системы, любой пользователь сможет открыть документ в данном формате, располагая приложением-просмотрщиком. Этот факт укладывается в концепцию архива электронных документов и должен учитываться при сохранении каждого документа в нём.

Теперь необходимо определиться с тем, что такое отсканированный образ документов. Чаще всего это растровое изображение. Предполагается, что текста поверх него нет, то есть в документе хранится исключительно отсканированный растр — изображение, текст на котором непонятен компьютеру, а понятен только человеку.

В исключительных случаях поверх растрового изображения может быть расположен текстовый слой, частично или целиком наполненный. Причём делается это либо вручную человеком, либо с помощью системы распознавания текста. Можно предположить, что документ содержит метаданные, так или иначе связанные с видом документа и его содержимым (например, если это счёт-фактура, метаданные могут содержать информацию о поставщике, дате выставления, сумме и т. д.).

На основании перечисленных особенностей, которыми обладает отсканированный образ документа, можно смело заявлять, что для хранения одинаково пригодны оба формата. Хотя PDF/A допускает и метаданные, и текстовый слой поверх изображения, и даже подписание документа с целью защитить его от модификации.

Источник

Файлы, совместимые с PDF/X, PDF/A и PDF/E (Acrobat Pro)

Содержимое документа PDF можно проверить на соответствие критериям PDF/X, PDF/A, PDF/VT или PDF/E. Копию файла PDF можно сохранить в формате PDF/X, PDF/A или PDF/E, при условии, что он соответствует указанным требованиям. Например, при определенных обстоятельствах ICC-профиль, который описывает устройство назначения, необходим для совместимости с форматами PDF/X-1a, PDF/X-3 и PDF/X-4. Если документ не располагает встроенным профилем вывода ICC, то можно встроить профиль перед сохранением документа.

Преобразование файла PDF в соответствующий стандарту файл PDF выполняется с помощью Мастера стандартов. В ходе выполнения операций в этом Мастере даются пояснения по отдельным форматам. Если вы знакомы с этими стандартами, то для преобразования файла PDF можно использовать встроенный профиль или профиль, созданный с помощью мастера.

Преобразование в PDF/X, PDF/A или PDF/E с помощью профиля

Выберите Инструменты > Допечатная подготовка.

Набор инструментов допечатной подготовки отображается на панели справа.

Нажмите Выполнить предпечатную проверку.

Отобразится диалоговое окно «Предпечатная проверка».

В диалоговом окне «Предпечатная проверка» выберите Стандарты PDF из раскрывающегося списка Библиотеки.

Перейдите на вкладку Профили.

Разверните совместимый профиль и выберите необходимый профиль. Например, в пункте «Соответствие PDF/A» выберите пункт Преобразовать в PDF/A-1b.

Нажмите Анализировать и исправить.

Нажмите Сохранить для преобразования файла в соответствии с выбранным профилем.

Преобразование в формат PDF/X, PDF/A или PDF/E

Выберите Инструменты > Стандарты PDF.

Выберите на панели справа Сохранить как PDF/A, Сохранить как PDF/X или Сохранить как PDF/E.

Выберите местоположение для сохранения файла и нажмите Сохранить.

Проверка PDF-файла на соответствие критериям стандартов PDF/X, PDF/A, PDF/VT или PDF/E

Удаление информации о стандартах PDF/X, PDF/A или PDF/E

Вы можете удалить всю информацию о соответствии стандартам PDF/X, PDF/A или PDF/E, например условие вывода или ключ версии GTS_PDFX. Это полезно, если файл был изменен, если нужно начать заново или если ICC-профиль слишком увеличивает размер файла.

Выберите Инструменты > Допечатная подготовка.

Набор инструментов допечатной подготовки отображается на панели справа.

Нажмите Выполнить предпечатную проверку.

Отобразится диалоговое окно «Предпечатная проверка».

В диалоговом окне «Предпечатная проверка» выберите Стандарты PDF из раскрывающегося списка Библиотеки.

Нажмите Исправить.

Выберите местоположение для сохранения файла и нажмите Сохранить.

Если действие выполнено успешно, в диалоговом окне «Предпечатная проверка», на вкладке «Результаты» отобразится зеленый флажок. Если действие завершится с ошибкой, в диалоговом окне «Предпечатная проверка», на вкладке «Результаты» отобразится красный крестик.

Источник

СОДЕРЖАНИЕ

Стандарты

Задний план

Описание

Стандарт PDF / A не определяет стратегию архивирования или цели архивной системы. Он определяет «профиль» электронных документов, который гарантирует, что документы могут быть воспроизведены точно так же с использованием различного программного обеспечения в ближайшие годы. Ключевым элементом этой воспроизводимости является требование, чтобы документы PDF / A были на 100% автономными. Вся информация, необходимая для отображения документа таким же образом, встроена в файл. Это включает, но не ограничивается, все содержимое (текст, растровые изображения и векторная графика), шрифты и информацию о цвете. Документу PDF / A не разрешается полагаться на информацию из внешних источников (например, программы шрифтов и потоки данных), но он может включать аннотации (например, гипертекстовые ссылки), которые ссылаются на внешние документы.

К другим ключевым элементам соответствия PDF / A относятся:

Уровни соответствия и версии

PDF / A-1

Часть 1 стандарта была впервые опубликована 28 сентября 2005 г. и определяет два уровня соответствия для файлов PDF:

Дополнительные требования уровня А:

PDF / A-2

Часть 2 стандарта, опубликованная 20 июня 2011 г., касается некоторых новых функций, добавленных в версиях 1.5, 1.6 и 1.7 Справочника PDF. Файлы PDF / A-1 не обязательно будут соответствовать PDF / A-2, а файлы, совместимые с PDF / A-2, не обязательно будут соответствовать PDF / A-1.

Часть 2 стандарта PDF / A основана на PDF 1.7 (ISO 32000-1), а не на PDF 1.4, и предлагает ряд новых функций:

Часть 2 определяет три уровня соответствия. PDF / A-2a и PDF / A-2b соответствуют уровням соответствия a и b в PDF / A-1. Новый уровень соответствия, PDF / A-2u, представляет собой соответствие Уровню B (PDF / A-2b) с дополнительным требованием, чтобы весь текст в документе имел отображение Unicode.

PDF / A-3

Часть 3 стандарта, опубликованная 15 октября 2012 г., отличается от PDF / A-2 только в одном отношении: она позволяет встраивать файлы произвольных форматов (например, XML, CSV, CAD, текстовые документы, электронные таблицы и другие) в документы, соответствующие формату PDF / A.

PDF / A-4

Часть 4 стандарта, основанная на PDF 2.0, была опубликована в конце 2020 года.

Как создать файл PDF / A

Архивы иногда запрашивают у своих пользователей отправку файлов PDF / A. Таким образом, они предоставляют своим пользователям информацию о том, как конвертировать их файлы в формат PDF / A. Существует несколько методов с использованием стандартного программного обеспечения, которые отличаются временем вычислений, а также сохранением ссылок, уравнений, векторных графиков и специальных символов.

Когда документы конвертируются в PDF / A, необходима визуальная проверка, поскольку ошибки в визуальном содержании являются обычным явлением. В тестовой выборке 11 процентов созданного документа PDF / A-1b содержали визуальные артефакты. Эти ошибки воспроизводимости включали проблемы с векторной графикой (прозрачные объекты), потерю ссылок, потерю другого содержимого документа (нечитаемые символы, отсутствующий текст, отсутствие части документа), обновленные поля (отражающие время или папку преобразования) и орфографические ошибки. Таким образом, сами архивы обычно не конвертируются в PDF / A. Вместо этого некоторые архивы просят своих пользователей предоставить документ PDF / A. Типичные настройки компьютера предоставляют несколько методов преобразования документов в формат PDF / A с различными плюсами и минусами.

Документ, созданный с помощью преобразования оптического распознавания символов (OCR) в PDF / A-2 или PDF / A-3, не поддерживает этот notdefglyph флаг. Следовательно, этот тип преобразования может привести к необработанному содержимому.

Стандартные документы PDF / A можно создавать с помощью следующего программного обеспечения: SoftMaker Office 2021, MS Word 2010 и новее, Adobe Acrobat Distiller, PDF Creator, OpenOffice или LibreOffice с версии 3.0, LaTeX с надстройками pdfx или pdfTeX или с помощью виртуального PDF принтер (Adobe Acrobat Pro, PDF24, FreePDF + Ghostscript).

Удостоверение личности

Документ PDF / A может быть идентифицирован как таковой с помощью специфичных для PDF / A метаданных, расположенных в пространстве имен «http://www.aiim.org/pdfa/ns/id/». Эти метаданные представляют собой заявление о соответствии; сам по себе он не обеспечивает соответствия:

Проверка

Проверка документов PDF / A предпринимается, чтобы выявить, действительно ли созданный файл является файлом PDF / A или нет. К сожалению, валидаторы PDF / A часто не соглашаются с этим, поскольку интерпретация стандартов PDF / A не всегда ясна.

Набор тестов Isartor

Отраслевое сотрудничество в рамках оригинального центра компетенции PDF / A привело к разработке Isartor Test Suite в 2007 и 2008 годах. Набор тестов состоит из 204 файлов PDF, специально созданных для систематического несоблюдения каждого из требований соответствия PDF / A-1b, что позволяет разработчики должны проверить способность своего программного обеспечения проверять соответствие самому базовому уровню соответствия стандарту. К середине 2009 года набор тестов уже заметно изменил общее качество программного обеспечения для проверки PDF / A.

veraPDF

Консорциум veraPDF, возглавляемый Open Preservation Foundation и PDF Association, был создан в ответ на вызов PREFORMA Европейской комиссии по разработке валидатора с открытым исходным кодом для формата PDF / A. PDF Association создала техническую рабочую группу по валидации PDF в ноябре 2014 года, чтобы сформулировать план разработки поддерживаемого отраслью валидатора PDF / A.

Консорциум veraPDF впоследствии выиграл этап 2 контракта PREFORMA в апреле 2015 года. Разработка продолжалась в течение 2016 года, при этом этап 2 был завершен по графику к декабрю 2016 года. Тестирование и приемка этапа 3 завершились в июле 2017 года. VeraPDF теперь охватывает все части ( 1, 2 и 3) и уровни соответствия (a, b, u) PDF / A.

veraPDF доступен для установки в Windows, macOS или Linux с помощью парсера PDF на основе PDFBox или «Greenfields».

Программы для просмотра PDF / A

Спецификация PDF / A также устанавливает некоторые требования для соответствующей программы просмотра PDF / A, которая должна

При обнаружении файла, который заявляет о соответствии PDF / A, некоторые программы просмотра PDF по умолчанию переходят в специальный «режим просмотра PDF / A», чтобы соответствовать требованиям читателя. Например, Adobe Acrobat и Adobe Reader 9 включают предупреждение, чтобы сообщить пользователю, что режим просмотра PDF / A активирован. Некоторые программы просмотра PDF позволяют пользователям отключать режим просмотра PDF / A или удалять информацию PDF / A из файла.

Прием

Документ PDF / A должен включать все используемые шрифты; соответственно, файл PDF / A часто будет больше, чем эквивалентный файл PDF, не содержащий встроенных шрифтов.

Использование прозрачности запрещено в PDF / A-1. Большинство инструментов создания PDF-файлов, которые обеспечивают соответствие документов PDF / A, например экспорт PDF в OpenOffice.org или инструмент экспорта PDF в пакетах Microsoft Office 2007, также делают непрозрачными любые прозрачные изображения в данном документе. Это ограничение было снято в PDF / A-2.

Некоторые архивисты выразили опасения, что PDF / A-3, который позволяет встраивать произвольные файлы в документы PDF / A, может привести к обходу процедур учреждения памяти и ограничениям на архивные форматы.

Ассоциация PDF обратилась к различным заблуждениям относительно PDF / A в своей публикации «PDF / A in a Nutshell 2.0».

Источник

Форматы хранения электронных документов

Автор: Варламова Л.Н., Корягина И.А.

Варламова Л. Н., доцент РГГУ, Карягина И. А.

нормативные документы РФ, содержащие рекомендации по форматам хранения электронных документов

национальные стандарты, описывающие специфику применения форматов хранения электронных документов

разновидности PDF / A как основного формата хранения электронных документов, рекомендованного нормативно-методической базой РФ

«Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций», разработанные Росархивом/ВНИИДАД2, рекомендуют при подготовке электронных документов к передаче на хранение в архив организации производить их конвертацию в формат PDF/A-1, который далее называют форматом архивного хранения. Согласно рекомендациям контейнер электронного документа должен представлять собой сжатую zip-папку. Туда необходимо включить сам электронный документ в формате архивного хранения (PDF/A-1), а также метаданные документа (в формате XML), включая электронные подписи. При этом проверка наличия и состояния основных и рабочих экземпляров электронных документов проводится при приеме электронных документов в архив организации, потом через год после приема электронных документов на хранение в архив и далее с периодичностью один раз в три года.

Приказом Минкомсвязи РФ от 02.09.2011 № 221 были утверждены «Требованиями к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти»3, в которых отмечалась необходимость обработки посредством данных систем не только общей служебной информации, но и информации ограниченного распространения. Согласно Требованиям, система электронного документооборота федерального органа исполнительной власти должна обеспечивать отображение следующих форматов файлов: PDF, RTF, DOC, TIFF.

Приказом Минкомсвязи России N 186 и ФСО России N 258 от 27.05.2015 были утверждены «Требования к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде»4. Согласно этим требованиям, файл электронного документа, а также файл электронного образа документа с графическими элементами регистрационных данных и отметок об ЭП, внедренными в него, должен иметь формат PDF/A-1, соответствующий международному стандарту ISO 19005-1:2005.

Таким образом, очевидно при отсутствии единой государственной политики по организации хранения электронных документов и специальной нормативной базы, регламентирующей форматы хранения этих документов, при решении вопросов о долгосрочном хранении ЭД предпочтение отдается формату PDF/A-1.

Помимо нормативных документов министерств и ведомств, рекомендации по форматам хранения электронных документов содержатся и в национальных стандартах.

ГОСТ Р 54471-2011 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности»7 содержит описание рекомендуемой практики электронного хранения деловой и иной информации в электронной форме и описывает порядок внедрения и эксплуатации систем управления информацией и документами, которые могут рассматриваться как надежно (заслуживающим доверия образом) хранящие электронную информацию. В стандарте описаны средства, с помощью которых в любое время можно доказать, что содержание конкретного электронного объекта, созданного или существующего в компьютерной системе, не изменился с момента его создания внутри системы или с момента импорта. Стандарт рекомендует создавать отдельный документ, регламентирующий хранение информации в электронном виде, в том числе содержащий сведения о допустимых форматах файла, методах сжатия информации и сроках ее хранения. Стандарт определяет «доверенную систему» как систему, «которая позволяет рассматривать всю сохраняемую в ней в электронном виде информацию как достоверные и точные копии изначальной информации независимо от ее первоначального формата»8. Согласно стандарту электронная информация может храниться в двух формах: в виде графических образов либо в виде объектов данных. Чаще всего графические образы получаются в результате обработки бумажных документов (например, сканирование). Объекты данных используются для хранения информации в «первоначальном» формате, при этом для извлечения содержащейся в них информации может потребоваться оригинальное программное обеспечение. Однако стандарт дает весьма общие рекомендации по выбору формата хранения электронных документов, не называя их.

ГОСТ Р 54989-2012/ ISO / TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»9 сосредотачивается на обеспечении сохранности ЭД. Согласно стандарту, долговременная сохранность это «период времени, в течение которого электронные документы поддерживаются в качестве доступного и аутентичного свидетельства (доказательства)»10. Нечитаемость документа может наступить вследствие порчи носителя или его морального устаревания. Чтобы документ не стал нечитаемым, нужно осуществлять периодический перенос информации с одних носителей на другие, более новые, а также правильно выбирать форматы хранения. Стратегия долговременной сохранности должна поддерживать те же характеристики документов, что и в стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, а кроме того, документ должен быть правильно интерпретируемым и идентифицируемым, причем обеспечение аутентичности считается ключевой задачей. Организации, стремящиеся обеспечить долговременный доступ к аутентичным документам, должны обратить внимание на следующие три ключевые аспекта своей стратегии: передача/прием на хранение и ответственное хранение; среда хранения; управление доступом и защита информации. Пока электронные документы находятся в среде их создания, их трудно защитить от изменений, поэтому нужно предусмотреть механизмы ограничения доступа к электронным документам и защиты их от порчи, случайного или умышленного искажения. При передаче на хранение может потребоваться переформатирование — миграция. При переформатировании стандарт рекомендует использовать механизм циклического избыточного кода CRC 11 (контрольных сумм CRC ) — распространенного метода обеспечения надежности электронной передачи данных или хэш-дайджестов12.

В действительности PDF/A является подмножеством формата PDF, из которого исключены некоторые особенности, не подходящие для долговременного хранения электронных документов. Ключевой элемент воспроизводимости этого формата состоит в требовании, чтобы документы в формате PDF/A были на 100 % самодостаточными. Вся информация, которая необходима для того, чтобы документ каждый раз отображался в неизменном виде, должна быть внедрена в файл. Сюда входит (не ограничиваясь только этим) всё содержимое документа (текст, растровые изображения и векторная графика), шрифты и информация о цвете. Важно отметить, что документы форматов семейства PDF/A не могут использовать информацию из внешних источников (как то шрифтовые программы или гиперссылки), в них запрещено внедрение кода на java S cript14 и команд на запуск исполняемых файлов, также не разрешено шифрование15. Так как документ формата PDF/A должен включать все шрифты, которые он использует, файл PDF/A часто будет большего размера, чем его PDF-эквивалент, не содержащий внедрённых шрифтов. Это может быть нежелательно при хранении большого числа небольших документов, содержащих одни и те же шрифты, так как один и тот же шрифт будет внедрен в каждый из файлов. Однако при хранении большого числа небольших документов в одном архиве, из-за свойств алгоритмов сжатия, разница между использованием PDF с внедренными шрифтами и без них — незначительна.

Считается, что документ, который хранится в формате PDF/A, из-за того, что в нём не содержатся такие непостоянные вещи, как гиперссылки и мультимедийный контент, можно будет открыть в любой операционной системе через достаточно длительное время с помощью любого приложения, поддерживающего соответствующий формат. При этом «целостность и неизменность неподписанного документа в формате PDF/A не может быть гарантирована» и не заявляется как особенность формата16. Другими словами, несмотря на то, что данный формат позиционируется как обеспечивающий долгосрочное хранение электронных документов, изменение содержимого документа возможно и не является отклонением от нормы, если оно не зашифровано. Однако есть ещё один нюанс: для каждого конкретного документа, формат которого заявлен как PDF/A, невозможно заведомо утверждать, что это действительно так. Необходима верификация на соответствие требованиям формата для каждого конкретного документа, и, если на этапе размещения в архиве или после очередного изменения она не будет проведена, можно считать миссию обеспечения долгосрочного хранения потенциально проваленной (правда с некоторыми оговорками).

Стандарт PDF/A — 1 определяет два уровня соответствия для PDF-файлов:

• PDF/A-1a — соответствие Уровню A,

• PDF/A-1b — соответствие Уровню B.

РPDF/A-1b ставит целью обеспечение надёжного воспроизведения внешнего вида документа. PDF/A-1a включает все требования стандарта PDF/A-1b, а также дополнительно требует, чтобы структура документа была включена в файл, ставя при этом целью обеспечение возможности поиска и преобразования содержимого документа.

Таким образом, стандарт PDF/A-1 определяет два уровня соответствия: уровень соответствия «а» удовлетворяет всем требованиям спецификации; уровень « b » является более низким уровнем соответствия, «охватывающим требования этой части ISO 19005 относительно визуального появления электронных документов, но не их структурных или семантических свойств»18.

Стандарт PDF/A-2 определяет три уровня соответствия: уровень соответствия « a » удовлетворяет всем требованиям спецификации; уровень «b» является более низким уровнем соответствия, «охватывающим требования этой части ISO 19005 относительно визуального появления электронных документов, но не их структурных или семантических свойств»20. Для PDF/A-2 был введен промежуточный уровень соответствия — уровень « u », который представляет соответствие уровня « b » с дополнительным требованием, заключающимся в том, чтобы весь текст в документе имел эквиваленты Unicode21.

Основное различие между PDF/A-1 и PDF/A-2 заключалось в использовании более поздней версии PDF. Добавленные возможности соответствуют требованиям ISO 32000-122 и включают:

— улучшения базового формата PDF (повышение его доступности),

— сжатый объект и потоки XRef23, (для меньших размеров файлов),

— поддержку встраивания вложенных файлов в формате PDF/A, переносимых коллекций и пакетов PDF,

— поддержку прозрачности изображений,

— поддержку сжатия JPEG 2000 для изображений24.

PDF/A-3 добавляет единственную и очень важную функцию к предшественнику PDF/A-2. Если PDF/A-2 допускал вложение других файлов, пока вложенные файлы были действительными файлами PDF/A, то PDF/A-3 позволяет встраивать файлы любого формата (включая XML, CSV, CAD, изображения, бинарные исполняемые файлы и т. д.) в единый файл PDF/A. Эта новая функция предназначена для расширения функциональности PDF/A от формата зафиксированного «бумажного документа» (пусть и подходящего для использования в долгосрочной перспективе) до полноценного архивного формата, ориентированного на хранение электронного документа в неизменном виде, который может иметь и поддерживать связанные с ним файлы и электронную подпись.

Как и в PDF/A-2, стандарт PDF/A-3 определяет три уровня соответствия: уровень соответствия «a» удовлетворяет всем требованиям стандарта; уровень «b» является более низким уровнем соответствия, удовлетворяющим требованиям, которые должны быть минимально необходимы для обеспечения того, чтобы визуальный внешний вид соответствующего файла сохранялся в течение длительного времени. При этом в стандарте отмечается, что файлы, соответствующие стандартам уровня «b», могут не иметь «достаточно богатой внутренней информации, чтобы обеспечить сохранение логической структуры документа и текстового контента в естественном порядке чтения»26, что обеспечивается соответствием более высокому уровню «a». Промежуточный уровень соответствия, уровень «u» способен соответствовать всем дополнительным требованиям.

PDF/A-3 позволяет встраивать файлы любого типа, но накладывает требования, отличные от обычных, определенных в ISO 32000-127 для PDF 1.7. Согласно положениям стандарта файлы, соответствующие этим требованиям, называются «связанными» файлами. Для их создания и поддержания должна быть сделана явная связь между каждым встроенным файлом, содержащим PDF-документ, объектом или его структурой (например, изображение, страница или логический раздел) в PDF-файле. Для связанных файлов должны быть предусмотрены типы MIME28. Однако PDF/A-3 требует использования специальных приложений, если тип MIME неизвестен.

Существует мнение специалистов, что версия формата PDF/A-3 не направлена на расширение формата PDF/A-2 с целью поддержки встраивания файлов любого типа. В этом контексте интересны материалы вебинара от вендора Luratech, который занимается созданием программных продуктов и решений для преобразования документов с оптическим распознаванием символов, а также программного обеспечения для поставщиков услуг сканирования и долгосрочного архивирования в формате PDF/A-329. По мнению ведущего вебинара, в файле PDF/A-3 встроенные файлы не должны считаться «архивируемыми». Другими словами, источник или дополнительный материал рассматриваются только как краткосрочные или временные. То, что в долгосрочной перспективе должно рассматриваться как «архивированное», является только основным контентом PDF с его видимым отображением страницы. Отсюда вытекает утверждение, что PDF/A-3 обеспечивает «гибридное архивирование», т. е. каждая ревизия документа сопровождается хранением файла PDF/A-3 с встроенным исходным файлом обработки текста, а сам документ должен быть готов к архивированию при каждом прекращении редактирования, т. е. архивироваться перманентно.

Члены рабочей группы NDSA ( National Digital Stewardship Alliance ) в статье «New NDSA Report: The Benefits and Risks of the PDF/A-3 File Format for Archival Institutions» пришли к выводу, что формат PDF/A-3 служит «важным бизнес-потребностям, не связанным с сохранением документов в долгосрочной перспективе»30. Согласно статье юридическое лицо, такое как корпорация, обязано «архивировать определенные категории документов на определенный период для исполнения правительственных распоряжений»31. Эти документы начинают жизнь в редактируемой форме и на определенном этапе считаются окончательными, если промежуточные черновики сохраняются как PDF/A-3 с внедренной встраиваемой формой. При этом документ архивируется на любом этапе, упрощая управление документами. Эти бизнес-потребности стимулируют разработку инструментов для создания файлов PDF/A-3. Некоторые из них, безусловно, будут использованы в архивах. Согласно мнению авторов статьи: «сложность формата PDF свидетельствует о том, что PDF/A-3 может быть наиболее подходящим для использования в контролируемых рабочих процессах, но не может быть подходящим выбором в качестве формата долгосрочного хранения общего назначения»32. Тем не менее, предлагаемое PDF Association33 создание бесплатного инструмента для проверки PDF с открытым исходным кодом может снизить риски долгосрочного сохранения, связанные со сложностью формата PDF/A в качестве формата связывания.

На наш взгляд, отсутствие таких надежных инструментов проверки, конвертация PDF-файлов в PDF/A-3 в рабочих процессах оперативного документооборота оправдано, но является довольно ненадежным методом долгосрочного хранения документов. Для того чтобы детально разобраться в этом вопросе, необходимо провести специальное исследование, не менее значимое, чем проведенное экспертами РГГУ в 2013 году. Научный доклад РГГУ «Сравнительный анализ форматов файлов электронных документов постоянного (долговременного) хранения» установил, что PDF/A-1 (ISO 19005-1) и PDF/A-2 (ISO19005-2:2011) обладают высокой степенью надежности и обеспечивают долгосрочность хранения информации34.

Исходя из проведенных сравнений между форматами PDF и его производным PDF/A, можно утверждать, что первый больше пригоден для оперативного обмена и краткосрочного хранения электронных документов, в свою очередь как PDF/A (с учетом потенциально большего размера единичного документа) гарантирует, что даже через продолжительное время, вне зависимости от окружения и операционной системы, любой пользователь сможет открыть документ в данном формате, располагая ПО-просмотрщиком, что в целом соответствует концепции архива электронных документов.

В нижерасположенной таблице приведено сравнение форматов семейства PDF/A.

Сравнительная таблица форматов семейства PDF / A

Источник