кадровый учет на аутсорсинге
Почему аутсорсинг кадрового делопроизводства круче, чем бухгалтер на аутсорсе
Снять с компании все вопросы, касающиеся персонала, можно с помощью аутстаффинга. Однако иногда работодатели по тем или иным причинам заинтересованы в том, чтобы их сотрудники оставались в штате.
В таком случае оптимальным решением станет передача кадрового делопроизводства команде профессионалов с внедрением в компанию специалиста-импланта, который возьмёт на себя всю кадровую рутину.
Следует понимать, что кадровый аутсорсинг представляет собой гораздо более широкое, серьезное и профессиональное решение кадровой оптимизации, чем привлечение бухгалтера-кадровика «на аутсорсе» и, уж тем более, чем нагрузка своего штатного бухгалтера обязанностями вести кадры.
Аутсорсинг кадрового делопроизводства — это передача функций, связанных с кадрами, специализированной компании. Такая мера позволяет заметно снизить нагрузку на бухгалтерию и кадровый отдел или вовсе избавиться от необходимости иметь в штате своих бухгалтера и кадровика, а также специалиста по охране труда. Кадровый аутсорсинг дает возможность компании продолжить работу как раньше, но впредь не отвлекаясь на проблемы с персоналом.
Ключевыми особенностями кадрового аутсорсинга являются следующие два аспекта:
— Ваши сотрудники остаются на своих местах в штате компании;
— Мы предоставляем вам команду профессионалов в соответствующих сферах, а также индивидуального менеджера (импланта) для ведения делопроизводства на месте.
Чем же это решение отличается от бухгалтера на аутсорсе?
Все дело в том, что имплант — это не просто бухгалтер с обязанностями ведения кадров или кадровик, это высококвалифицированный специалист в области кадрового делопроизводства и охраны труда, который является представителем нашей компании на вашей «территории».
То есть вы получаете не одного сотрудника, а целую команду специалистов, которые снабжены нашей экспертизой и нашими ресурсами, в том числе профессиональными базами данных и техническим обеспечением.
Кроме того, основной целью введения такого решения как кадровый аутсорсинг, является не просто передача функций сторонним специалистам, но оптимизация кадрового делопроизводства в целом и, как следствие, улучшение финансовых показателей и снижение рисков, связанных с проверками госорганами.
Какие вопросы решает команда специалистов и имплант в вашей компании:
Кому подходит кадровый аутсорсинг
В первую очередь, мы предлагаем данное решение тем компаниям, вид деятельности которых законодательно предполагает определенные требования к штату сотрудников. Такие клиенты зачастую не имеют возможности вывести профильный персонал за штат или нанять работников «извне», поэтому кадровый аутсорсинг становится единственным оптимальным решением.
Например, строительные организации обязаны иметь в штате определенное законом количество сотрудников, имеющих достаточную квалификацию, уровень знаний и навыков для выполнения своих должностных обязанностей.
Также аутсорсинг кадрового делопроизводства становится идеальным компромиссом при работе с теми клиентами, которые не готовы отдавать своих сотрудников аутстаффинговой компании по собственным соображениям. Для таких случаев мы всегда подбираем наиболее подходящий вариант решения, индивидуально обговариваем детали и гарантируем комфортное сотрудничество в рамках кадрового аутсорсинга.
Расскажите в комментариях — сталкивались ли вы с таким решением кадровой оптимизации? Что для вас удобнее — свой бухгалтер в штате, бухгалтер на аутсорсе или полноценней кадровый аутсорсинг? И почему?
Аутсорсинг кадрового учета
В российской бизнес-практике ведение кадрового учета часто делегируется бухгалтерии. Особенно распространен такой вариант в малом бизнесе, причем единственный бухгалтер становится по совместительству еще и менеджером-бухгалтером по персоналу. Естественно, что в полном объеме вести бухгалтерский учет и кадровое делопроизводство один человек не в состоянии и не относится серьезно к дополнительным обязанностям (к тому же часто не оплачиваемым).
Бухгалтер формально выполняет поручения, заполняет кадровую документацию, не углубляясь в детали вопроса. Он не имеет достаточных знаний в сфере трудового законодательства, тем более не знает, как с нуля организовать кадровый учет. В итоге очень скоро становятся заметны несоблюдения формата, ошибки и неточности в составлении ключевых документов. Компания сталкивается с проблемами, теряет деньги.
Руководителю бизнеса важно понимать значение правильно организованного кадрового учета с участием квалифицированных специалистов. Решить проблему помогает аутсорсинг – он избавляет от издержек на поиск достойных сотрудников и содержание кадровой службы.
Мы предлагаем услуги по организации и ведению кадрового учета бизнесу любого масштаба и направления деятельности.
Что включено в договор на аутсорсинг кадровых функций?
Компания «Бридж-Групп» предлагает своим клиентам следующие услуги в сфере кадрового учета:
Диагностика кадрового учета
Заказывая услуги аутсорсинга, руководитель, как правило, не в курсе всех подробностей кадрового документооборота. Особенно в небольших компаниях без должности штатного кадровика. В таких случаях документооборот ведется от случая к случаю, регулярно теряются документы, возникают споры с сотрудниками. При неблагоприятном стечении обстоятельств обнаруживаются проблемы во время проверок налоговой или трудовой инспекций.
Понимая, что невозможно правильно организовать функцию, не исправив ошибок в сложившейся системе, мы начинаем аутсорсинговое обслуживание с этапа диагностики – аудита, который помогает обнаружить недостатки и пробелы в массиве документации.
Для чего это делается:
По итогам аудита мы формируем отчет с перечнем слабых мест, угроз и рекомендаций. Стоимость этого этапа определяется масштабом бизнеса и состоянием учета.
Восстановление системы учета по кадрам
Специалисты по кадрам восполняют все пробелы в кадровой документации. К примеру, оформляют приказы на очередные отпуска или прием в организацию, восстанавливают заявления сотрудников.
Что мы делаем на этом этапе:
В итоге вы получаете отлаженную систему кадрового документооборота, все документы взаимоувязаны и не противоречат друг другу, нормы законодательства соблюдены, что минимизирует риски трудовых споров.
Кадровый учет на регулярной основе
Выбирая обслуживание кадрового учета, вы примыкаете к компаниям, использующим этот удобный и гибкий инструмент для оптимизации бизнеса. Стоимость аутсорсинга определяется численностью штата и объемом заполняемой документации.
В рамках услуги мы на регулярной основе:
Отправить по e-mail ваши данные
Кадровый аутсорсинг – 3 варианта обслуживания
Для своих клиентов мы разработали три схемы обслуживания. У вас есть возможность выбрать приемлемый и самый выгодный для вас вариант кадрового аутсорсинга.
1) Электронный формат сотрудничества
Дистанционное ведение учета кадров
Вы присылаете нам в электронном формате запросы, а мы формируем пакет кадровых документов, фиксируя такие события, как оформление в организации нового сотрудника, увольнение, графики, ротации. Готовые кадровые документы вы получаете в электронном формате, распечатываете и подписываете в вашем офисе.
При таком варианте сотрудничества:
Мы удаленно готовим документы с помощью платформы 1С (модуль Управление персоналом).
Первичная документация (договоры, приказы, трудовые книжки, инструкции, положения) хранятся в вашем офисе.
Готовые документы вы получаете по описи в электронном формате.
Сотрудники подписывают подготовленные нами документы в вашем офисе.
Мы оказываем вам непрерывную консультационную поддержку по любым аспектам трудового права и учета кадров.
2) Офисный формат сотрудничества
Здесь вы также присылаете заявку на документирование события, а мы составляем электронный документ. После этого вы его распечатываете, ставите подписи и снова передаете нам. Мы выполняем за вас функции проверки и хранения. Каждый год наши специалисты организуют ревизию документации, передают вам пакет документов для архивирования.
При таком варианте сотрудничества:
Кадровые документы делаем дистанционно, на 1С-модуле.
В нашем офисе храним всю первичную документацию (приказы, трудовые контракты, соглашения, книжки).
Каждый год передаем документы вам для архива.
Консультируем по любым аспектам трудового права и учета кадров.
3) Наш специалист на вашей территории
Если вы заинтересованы в оформлении и хранении документации без передачи нам первичных данных, мы предлагаем схему «Наш специалист на территории клиента».
Наш эксперт регулярно посещает вашу организацию и поддерживает порядок в кадровом учете, проводит периодический аудит документации и консультирует по текущим вопросам.
При таком варианте сотрудничества:
Мы берем на себя распечатку документов; проверку корректности подписания, хранения, архивирования; создание записей в персональных трудовых книжках.
Вы подписываете и знакомите работников с документацией.
Любые дополнительные услуги согласовываются с вами.
Преимущества аутсорсинга кадров
Вы получаете компетентную помощь и юридическую определенность при формировании кадрового учета, не тратите время на оформление ненужной или второстепенной документации. Это преимущество особенно актуально для микрофирм и малого бизнеса.
Правильно поставленный кадровый учет сокращает до минимума спорные ситуации и конфликты в компании.
Вы освобождаете себя от лишних и малозначимых задач и затрат. Мы помогаем упростить процессы учета, повысить эффективность кадровой функции и управления в целом. Вы же получаете возможность сконцентрироваться на развитии бизнеса и повышении конкурентоспособности.
Ваши выгоды от передачи нам кадрового учета:
1. Экспертный уровень качества
Специалисты в узкой нише лучше знают специфику кадрового учета.
2. Технологичность решений
Для автоматизации мы применяем «1С: Зарплата и УП». Это позволяет быть уверенными в соответствии кадрового и расчетного модулей, исключая риск несоответствия.
За счет эффективной организации и разделения труда мы моментально отвечаем на ваши запросы.
Делегирование с учетом квалификации и опыта сотрудников уменьшает стоимость кадровой функции. Вы экономите на оснащении и содержании HR-службы.
Уже …… клиентов поручили нам ведение кадрового учета
Обращайтесь в «Бридж Групп», и мы организуем и восстановим кадровый учет, восполним пробелы в документации, синхронизируем и упорядочим взаимосвязанные документы.
Мы готовы на постоянной основе вести кадровую документацию, составлять нормативные акты, оформлять поступление на работу и увольнения, отпускные, больничные листы и командировочные документы.
Выбирайте выгодный вам формат сотрудничества – мы с удовольствием учтем все особенности вашей компании, организации труда и бизнес-процессов.
Аутсорсинг кадрового делопроизводства
Что будет, если передать кадровый учет в
Кадровые документы компании в порядке и в любой момент готовы к проверке
Вам достаточно сообщить о факте кадрового события и мы предоставим полный пакет всех необходимых документов
Кадровый учет всегда соответсвует актуальному законодательству
Мы оперативно отслеживаем и анализируем изменения в нормативной базе
Удобные сервисы и инструменты для кадрового взаимодействия
Личный кабинет, портал самообслуживания для сотрудников, email, телефон, любые мессенджеры. На связи 24/7
Больше никаких «сюрпризов» по вине кадровика
Вам не придется беспокоиться о качестве учета и возможных рисках. Договор с нашей компанией гарантирует компенсацию всех существующих в КОАП и ТК штрафов, если они произошли по нашей вине
Сколько стоит аутсорсинг кадровых услуг?
Ежемесячная стоимость ведения кадров складывается из количества оформляемых документов, их разнообразия и сложности.
Чтобы узнать точную стоимость услуг для вашей компании, оставьте заявку на расчет
Какие задачи мы решаем?
Уверены, что кадровый учет в компании ведется корректно?
Подробнее об
аутсорсинге кадрового делопроизводства
Признаки того, что нужно обратить внимание на кадровый учет вашей компании
Пока компания маленькая, и в ней работает всего несколько человек, проблем с оформлением документов нет. С этим справляется единственный бухгалтер в штате, который ведет и остальные документы. Положение дел становится привычным, и руководство не замечает момента, когда ситуация начинает выходить из-под контроля. Ведь все тонкости ведения кадрового делопроизводства просто физически не может знать человек, занимающийся еще и налогами, и бухучетом.
Признаки того, что пора обратить внимание на кадровый учет вашей компании:
Три веских повода передать кадровое делопроизводство на аутсорсинг
Если руководство компании ставит цель оптимизации расходов, в том числе, на заработную плату работников, зарплатные налоги, а также на организацию дополнительных рабочих мест, то преимущество оплаты стоимости услуг аутсорсинга кадровой службы очевидно.
Преимущества ведения кадрового учета в 1С-WiseAdvice
Аутсорсинг налогового учета или бухгалтерской отчетности постепенно становится привычным. Все больше компаний доверяют ведение учета профессионалам. Однако еще один важный предмет учета – кадры, почему-то традиционно обходится стороной. Он считается неважным, хотя за нарушение правил учета кадров предусмотрена серьезная ответственность. Перевести кадровое сопровождение на аутсорсинг значительно проще и не менее важно, чем другие обязанности бухгалтерии.
Кадровый учет
Аутсорсинг кадрового учёта
«Бизнес Перспектива» предлагает услуги кадрового учета организациям малого и среднего бизнеса, предприятиям в Москве. Опытные сотрудники аккуратно, без ошибок настроят систему делопроизводства в вашей компании.
от 1500 руб. / месяц
Поможем привести кадровый учет предприятия, ООО или фирмы к нормам Налогового, Трудового и Гражданского кодексов РФ. Оптимизируем расчет заработной платы, проверим и создадим отчетность с нуля.
Онлайн расчет кадрового учета
Зачем нужен аутсорсинг кадрового учета?
Услуга предполагает полную или частичную передачу функций отдела кадров сторонним специалистам. Это снижает нагрузку на сотрудников компании. В малом бизнесе на аутсорсинг можно перевести полностью отдел кадров, бухучет, а также инженеров по ОТ.
Аутсорсинг решает три задачи:
Основные цели аутсорсинга – это оптимизация делопроизводства, повышение финансовых показателей бизнеса, снижение рисков штрафных санкций при проверках контролирующими инстанциями.
Какие задачи решает команда специалистов:
Кадровый аутсорс подходит для малого бизнеса. Например, если в вашей компании 25 сотрудников, то штатный кадровик 75% рабочего времени будет находиться «без работы». Также, как и штатный юрист с бухгалтером. Зачем платить зарплату, соцпакет, страховку сотруднику, который 2/3 времени ничего не делает? На аутсорсе вы оплачиваете только результат работы. «Бизнес Перспектива» может взять на себя функции юриста и бухгалтера предприятия.
Организация кадрового учета
До заключения договора на аутсорсинговые услуги наши специалисты оценивают текущее состояние делопроизводства на предприятии/в компании. На предварительной стадии определяются объем и стоимость работ.
После анализа отчетности услуга подключается в три этапа:
Почему выбирают нас?
Профессионально занимаемся кадрами, помогаем правильно вести налоговый и бухучет. Вы на аутсорсинге оплачиваете только услуги по договору: вносите разовый платеж или абонентскую плату за месяц работ. Собственники бизнеса экономят на з/п штатного персонала, соцпакете, страховании, организации рабочих мест.
Для сотрудников компании «Бизнес Перспектива» в приоритете задачи клиента. Мы решаем вопросы заказчика, а потом берем оплату за услуги.
Стоимость кадровика на аутсорсинге
Цена обслуживания зависит от перечня задач, количества сотрудников в штате, дополнительных работ по налоговому и бухучету. Минимальный тариф от 1 500 рублей в месяц. Компания сокращает затраты на делопроизводство в 4-5 раз, заказывая услуги аутсорсинга.
При выборе компании-аутсорсера ориентируйтесь не на стоимость, а на пакет работ. Для сравнения, вам предлагают услуги кадровика на удаленке за 3 500 рублей/месяц, а комплексное бухгалтерское, кадровое и юридическое обслуживание за 11 000 рублей. Какой вариант выгоднее? Очевидно второе предложение лучше. Ведь комплекс услуг закроет сразу три должности – штатного бухгалтера, юриста и кадровика.
Наши клиенты
Более 50 компаний заказывают услуги аутсорсинга кадрового учета в «Бизнес Перспективе». Среди наших постоянных клиентов STROYFAZA CONSTRUCTIONS, ООО «ЭНЕРГОКОНСАЛТ», ТРАНСМОНТАЖ, ООО «АЦЕНТУС» и другие организации.
Будущее в кадровом аутсорсинге или Почему вам пора забыть о расчете зарплаты и проблемах с HR
Предлагаем рассмотреть плюсы и минусы такой формы аутсорсинга, как управление персоналом. Она может заинтересовать не только крупных работодателей, желающих снизить затраты на кадровое администрирование, но и малый бизнес, собственники которого не могут позволить себе содержать в штате не только высококвалифицированного HR-специалиста, но и традиционного кадровика.
Это вообще законно?
Абсолютно. ТК РФ запрещен лишь заемный труд, в рамках которого сотрудник осуществляет свои функции в интересах, под контролем и управлением лица, не являющегося формально его работодателем. Подобные схемы запрещены (ст. 56.1 ТК РФ), при выявлении подобных «неформальных» отношений виновные могут понести ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.
Аутсорсинг — иное дело. Вы заключаете с исполнителем гражданско-правовой договор, например, на сопровождение процессов кадрового администрирования, и получаете все блага от работы профессионалов, не заботясь об обязанностях работодателя. Исполнитель контролирует своих сотрудников без «передачи» их вам. Признаки контроля и управления «не-работодателем» отсутствуют, следовательно, нет оснований полагать наличие запрещенного заемного труда.
«СберРешения» предлагают аутсорсинг расчета оплаты труда, квалифицированное сопровождение процесса кадрового администрирования в строгом соответствии с ТК РФ и иными НПА из трудовой сферы, а также корпоративной политикой клиента.
Какие формы кадрового аутсорсинга возможны?
Расчет зарплаты
Практика показывает, что чаще всего собственники бизнеса задумываются о передаче на аутсорс расчёт заработной платы. По мере развития любой фирмы этот процесс оттягивает на себя все больше средств и времени, отвлекая квалифицированных специалистов от решения более масштабных вопросов. Поручая расчет зарплаты менее умелым сотрудникам, работодатель немало рискует (ошибки, претензии контролеров, текучка обиженных кадров и проч.) Передача расчета зарплаты на аутсорсинг позволяет не просто безошибочно рассчитывать зарплату и иные выплаты сотрудникам, но и решать целый ряд проблем:
а также избежать обязательного процесса отслеживания поправок и изменений в законодательстве и подзаконных актах.
Выбирая исполнителя, обязательно обратите внимание на объем предлагаемых работ. Должны фигурировать не просто услуги по расчету зарплаты, надбавок, премий, доплат, пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством, но и, как минимум, расчет среднего заработка при оплате отпусков, определения базы по НДФЛ, формирование платежек и иных документов по итогам расчетов, подача отчетности, в том числе корректирующей и т.п.
Заключив договор на расчет зарплаты со «СберРешениями», можно снизить затраты на эту функцию до 30%, а также получить максимальную прозрачность процессов, корректные проводки, подготовку и сдачу регламентированной отчетности и все необходимое в силу требований закона.
Кадровое администрирование
По мере роста, развития, расширения штатов возникает насущная необходимость в эффективном кадровом администрировании. Вариант поиска сотрудников «по знакомым» уже не работает, огрехи в оформлении кадровых событий уже не решаются в частном порядке, поскольку не со всеми сотрудниками имеется личный контакт. И угроза судебных исков, а равно и претензий ГИТ становится все более реальной, поскольку просто не хватает рук на оформление всей необходимой документации, ведения реестров, графиков и проч.
Передача на аутсорсинг кадрового администрирования позволяет, в частности, решать вопросы:
и, конечно, подготовки отчётности, в том числе форм СЗВ-М, СЗВ-ТД и проч.
Управление персоналом
Квалифицированные сотрудники — это ценный, но дефицитный и порой проблемный «актив», требующий квалифицированного подхода. HR-аутсорсинг позволяет решать насущные проблемы организационного дизайна, управления талантами, эффективностью и изменениями, оптимизации HR-процессов, КЭДО, предоставляя все блага без необходимости содержать на постоянной основе высококвалифицированного (и дорогостоящего) HR-специалиста.
У вас уже есть HR-специалист — великолепно! Полагаем, он будет рад услышать второе мнение от своего высококвалифицированного коллеги, решая сложные кадровые вопросы. HR-абонемент от «СберРешений» позволяет вам оплачивать услуги эйчаров лишь тогда, когда это действительно требуется.
Минусы (точнее, особенности) кадрового аутсорсинга
Сомнения в законности аутсорсинга кадровой службы — не единственное препятствие для того чтобы начать получать все его плюсы. Многие эксперты спрашивают: а персональные данные? Сомнения в законности передачи аутсорсинговой компании персональных данных сотрудников оправданы. Это, без сомнения, минус, но стоит провести лишь одну черту — и он превращается в плюс. Сейчас поясним.
Черта эта — получение от сотрудника согласия на передачу данных, как того требует закон (ч. 3 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). Причем на каждую передачу необходимо отдельное согласие, в котором должны быть отражены данные:
Полагаем, что реакция на просьбу представить такое согласие легко выявит нелояльных сотрудников, от которых можно ожидать различных сюрпризов, что оздоровит климат в коллективе.
Есть еще один момент: а трудовые книжки? Да, есть такой момент, но минусом его нельзя назвать, скорее, особенностью: перепоручить аутсорсеру трудовые книжки нельзя, они должны оставаться у вас, работодателя. И форма книжек — традиционные или электронные, — ничего не меняет, за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек ответственность по-прежнему несет работодатель (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Так что передать кадровый учет на аутсорсинг вы имеете полное право, но трудовые книжки — передать нельзя. Равно как и право подписи всей кадровой документации — это прямой путь санкциям за использование заемного труда по ст. 5.27 КоАП РФ. Но так ли это важно по сравнению с иными преимуществами? Решать вам.
Полагаем, что сказанного достаточно для того, чтобы перестать с опаской посматривать в сторону аутсорсинга кадрового учета и в полной мере оценить возможности, предоставляемые им для развития вашего дела.
Автор: Ольга Ольшевская, эксперт СберРешений.