кадровый учет у ип с наемными работниками в 2021 году

Работодатель 2021: три способа оформить отношения с сотрудниками

Как выгодно оформить сотрудников? Какие налоги платить и есть ли альтернатива? Мы собрали информацию для предпринимателей о трудовых, и не только, отношениях в 2021-м году.

Высокая налоговая нагрузка — уже не главная угроза в 2021 для малого бизнеса. Есть другие трудности — снижение спроса на товары и услуги из-за падения доходов у покупателей и недостаток средств на развитие у самого предпринимателя.

Одна из самых острых проблем — сохранение клиентов. Ее решение — повышение уровня сервиса, расширение линейки товаров и услуг, изменение ценообразования и формата торговли под новые требования покупателей. Эти задачи требуют вовлечения всей команды, всех сотрудников, а возможно и привлечение новых кадров!

В знаковом 2020, из-за пандемии, многие предприниматели вынуждены были сократить штат. По оценкам Центра стратегических разработок, количество занятых в малом и среднем предпринимательстве за 2020 уменьшилось на 1,1 млн человек.

Но кризис минует, возобновляют работу общепит, кинотеатры и другие общественные заведения, бизнес возвращается к жизни и ему нужны новые кадры, которых он, возможно, ранее лишился.

Расходы на зарплату сотрудников остаются ощутимой статьей затрат, особенно с учетом налоговой нагрузки. Давайте посмотрим, сколько “стоит” каждый работник предпринимателю.

Классика жанра и налоги с ФОТ

За сотрудника в штате необходимо платить НДФЛ 13% и 4 вида обязательного страхования: медицинское, пенсионное, социальное и от несчастных случаев. Если его доходы превысят 5 млн. рублей в год, НДФЛ рассчитывается по ставке 15%.

Страховые взносы во внебюджетные фонды:

ИП или самозанятые

Временных сотрудников и исполнителей можно заменить на более дешевую альтернативу — ИП или самозанятых. Главное правильно оформить отношения и не злоупотреблять ими.

Индивидуальный предприниматель. Привлекайте курьера, юриста или маркетолога не в штат, а по договору. Ваши расходы — гонорар специалисту. Налоги, в данном случае, ИП платит самостоятельно.

Важно! Если ИП утратит статус предпринимателя, то станет обычным физлицом и тогда придется платить все взносы, как при обычных трудовых отношениях.

Режим самозанятости действует во всех регионах России и найти нужного специалиста не проблема. За время пандемии, когда многие задачи бизнеса решались дистанционно на удаленке, число самозанятых выросло в 6 раз.

И здесь важно отслеживать статус самозанятого. Сделать это можно в бесплатном сервисе от ФНС.

Плюс в том, что вы можете привлечь солидного профессионала, который будет ударно выполнять объем работ, а не обычного сотрудника для просиживания в офисе с 09.00 до 18.00. А еще самозанятому и ИП не нужно оплачивать отпуска и больничные.

Просто и со вкусом — физлицо по договору

Работа с физлицом без статуса самозанятого и ИП. Это самый дорогой вариант после зачисления в штат. Специалист оказывает услуги по договору, вы платите НДФЛ и взносы, кроме социального страхования и от несчастных случаев.

Так можно привлекать работников для выполнения непостоянной работы — бухгалтер, бизнес-аналитик, маркетолог, копирайтер, юрист, логист, уборщик. Обычно между заказчиком и исполнителем (подрядчиком) оформляется договор и акт на выполненные работы (оказанные услуги).

Если переборщить с платежами, то можно вызвать интерес проверяющих и повысить риски блокировки счета по 115-Ф3. Банку кажутся подозрительными частые и в больших суммах переводы физлицам. А если гонорары вы платите со счета в одном банке, а налоги с другого — готовьтесь к объяснениям.

Не спасут вас и наличные расчеты. Если вы начнете регулярно снимать средства или переводить их себе на карту и потом снимать, то банк тоже заинтересуется — куда вы их, собственно, тратите?

Если в вашем бизнесе часто приходится совершать такие платежи или вести наличные расчеты — рекомендуем подключить комплаенс-поддержку для защиты от блокировок счёта.

Чтобы выбрать между наймом и аутсорсингом, надо рассуждать стратегически и оценивать, стоит перед вами задача найти сотрудника на полный рабочий день или для решения разовых задач.

Мы будем держать вас в курсе изменений и напоминаем: решая бизнес-задачи не забывайте оставаться в рамках закона, проявляйте гибкость и пользуйтесь современными решениями.

Если у вас нет времени на бюрократию — Чёрная бухгалтерия заберет на себя общение с налоговой и банками, будет вести налоговый и кадровый учет за вас.

Источник

Кадровику на заметку: проверьте наличие этих документов уже в начале года

С 1 января 2021 произошли значительные изменения в различных сферах законодательства РФ, в т.ч. в Трудовом и Налоговом Кодексах, в порядке и сдаче отчетности, и многие другие. Выделим несколько основных моментов для контроля в работе кадровика, чтобы в начале года вы ничего не упустили из виду, все сделали вовремя и правильно.

Электронные трудовые книжки. Заявления о выборе и другие важные моменты

Напомним, что завершить сбор заявлений о выборе способа ведения нужно было до 31 декабря прошлого года включительно. Работникам, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки, надо было вернуть ее, а остальным — продолжать вести одновременно с электронной трудовой книжкой (далее — ЭТК).

В новом году к работодателю могут обратиться лица, у которых не было возможности подать такое заявление до 31 декабря 2020 (п. 6 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ):

Обратите внимание, что данный список является открытым.

Указанные выше лица вправе сделать это в любое время, подав работодателю заявление по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве (Письмо Минтруда России от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933).

С 2021 не нужно оформлять бумажные трудовые книжки тем, кто впервые будет устраиваться на работу. Законодатель не предусмотрел для этой категории права выбора, поэтому работодатель может вести на них только ЭТК (п. 8 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

К вам могут приходить устраиваться на работу лица, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки на прошлом месте работы, свидетельствовать об этом будет сделанная в ней запись. В этом случае продолжать вести бумажную трудовую книжку не надо, так как информация об отказе бывшем работодателем уже передана в ПФР, поэтому вернуться к ведению бумажной трудовой книжке на новом месте работы будет невозможно. Разъяснения по этому вопросу приведены Минтрудом России в Письме от 03.07.2020 № 14-2/ООГ-10180.

В начале года кадровику надо собрать заявления о выборе способа ведения трудовой книжки с сотрудников, которые в январе 2021:

Заявления на стандартные вычеты

Напомним, что работникам нет необходимости каждый год писать заявления на предоставление стандартных вычетов по НДФЛ на себя, детей и студентов. Вам достаточно получить одно заявление, которое и будет являться основанием для предоставления вычетов в течение нескольких лет.

В новом году написать заявление следует только работникам, у которых:

А вот справку с места учебы для получения вычета на студента работник должен предоставлять ежегодно, в ней должны быть указаны период и форма обучения (Письмо Минфина от 21.07.2020 № 03-04-05/63596).

В начале года кадровику надо собрать заявления на стандартные вычеты с сотрудников:

С тех, кто придет к вам на работу не с начала года, кроме заявления и обычных документов подтверждающих право на вычет, надо справку о доходах с предыдущего места работы.

График отпусков для новых сотрудников

В прошлом году утвердить график отпусков следовало до 17 декабря 2020 (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). В графике отпусков надо было указать всех работников, которые состояли с организацией в трудовых отношениях на день его утверждения, даже тех, кто уволился до конца года (Письмо Минтруда России от 09.04.2020 № 14-2/В-395).

На практике этот вопрос решается двумя способами:

Вы можете закрепить выбранный вами способ в локальном правовом акте, но делать это не обязательно, так как это право, а не обязанность работодателя.

Включать в график отпусков новых сотрудников надо только в случае, если такой порядок установлен локальным актом вашей организации.

Самозанятые

Привлекая для некоторых видов работ самозанятых, компания может сэкономить на НДФЛ и страховых взносах. Рассмотрим, когда это будет правомерно, и не несет рисков для организации.

После введения Налога на профессиональный доход (далее — НПД) у многих работодателей может возникнуть соблазн оформлять штатных или вновь принятых работников как самозанятых. Самозанятыми могут быть как физические лица без статуса ИП, так и ИП.

Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ (далее — Закон о самозанятых) устанавливает для работодателя обязанность уплачивать НДФЛ и страховые взносы в случае привлечения в качестве самозанятых своих действующих или бывших работников, с момента увольнения которых прошло менее двух лет (п. 1 и п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона о самозанятых).

Таким образом, законом установлен прямой запрет на привлечение в качестве самозанятых исполнителей действующих или бывших сотрудников в течение двух лет с даты увольнения.

Компании заключают с самозанятыми исполнителями гражданско-правовые договоры подряда или возмездного оказания услуг в порядке, установленном ГК РФ, поэтому выводы судов о переквалификации гражданско-правового договора (далее — ГПД) в трудовой, можно применить и к отношениям с самозанятыми.

Таблица 1. Ключевые отличительные признаки ГПД от трудового договора

Например, если вы нанимаете программиста для выполнения разовой работы — создания сайта в Интернете, вы можете заключить договор с самозанятым исполнителем. А если вам нужен программист для ежедневного выполнения текущих задач, который должен всегда находиться на рабочем месте, работать по графику и подчиняться внутреннему трудовому распорядку, вы принимаете его на работу по трудовому договору.

Если вы привлекаете самозанятого исполнителя, обратите внимание на следующие моменты:

Последствия переквалификации ГПД с самозанятым в трудовой договор:

Обратите внимание, что все вышесказанное о переквалификации ГПД в трудовой договор справедливо и для самозанятого ИП, а не только для плательщика НПД без статуса ИП. Об этом свидетельствует Определение Верховного Суда № 302-КГ17-382 от 27.02.2017.

Аналогичными будут и последствия для организации при переквалификации ГПД с самозанятым ИП в трудовой договор: придется заплатить НДФЛ и страховые взносы, штрафы и пени; ответственность по статье 5.27 КоАП РФ; выполнить обеспечение социальных гарантий.

Поэтому будьте бдительны и привлекайте самозанятых исполнителей только в случаях, когда это правомерно и соответствует сути гражданско-правовых отношений, а не трудовых.

СЗВ-М на физических лиц, работающих по ГПД

Сразу скажем, что в СЗВ-М включать самозанятых исполнителей по ГПД не нужно, т.к. ваша компания не является в отношении этих лиц страхователем (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ, п. 1 ст. 419 НК РФ.)

Напомним, что сведения о застрахованных физических лицах, работающих по ГПД, надо отражать в СЗВ-М за все периоды действия договора, независимо от подписания акта и оплаты.

Внутри компании организуйте документооборот так, чтобы информация обо всех сделках с физическими лицами, работающих по ГПД была у сотрудника ответственного за подготовку и сдачу СЗВ-М.

СЗВ-ТД

Постановление Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п) устанавливает следующие сроки для подачи СЗВ-ТД в 2021 году:

Если численность работников 25 человек и больше, сдавать СЗВ-ТД нужно в электронном виде. Если меньше, то можно сдать бумажную форму.

Обратите внимание, что с 1 января 2021 введена административная ответственность за непредставление в установленный срок формы СЗВ-ТД и представление сведений в неполном объеме или в искаженном виде (п. 8 ст. 1 Федерального закона от 01.04.2020 № 90-ФЗ). Размер штрафа для должностных лиц организации составляет от 300 до 500 руб. Данный штраф может применяться и к руководителю организации (ст. 2.4 и 15.33.2 КоАП).

С 1 января 2021 не забывайте подавать СЗВ-ТД на следующий рабочий день после издания приказа о приеме на работу или увольнении.

Удаленная работа. С 1 января 2021 действуют новые правила

Вступили в силу поправки введенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ к гл. 49.1 ТК РФ, выделим основные моменты:

Если же компания не может перейти на удаленную работу вследствие своего вида деятельности, придется оплачивать работнику простой по независящим от сторон причинам в размере не менее двух третей оклада (тарифной ставки).

Для крупных компаний удобнее будет разработать и утвердить порядок удаленной работы в локальном нормативном акте, при необходимости внести изменения в Правила внутреннего трудового распорядка и Положения об оплате труда и др. Если организация небольшая закрепите порядок и условия удаленной работы в трудовых договорах с работниками.

В начале года кадровику надо проверить условия трудовых договоров в части соответствия поправкам в ТК РФ об удаленной работе, при необходимости внесите в них изменения путем заключения дополнительных соглашений с работниками.

Какие еще изменения законодательства с 01 января 2021 надо взять на заметку

С нового года произошло еще много изменений в законодательстве РФ о которых надо знать кадровику для наглядности приведем их в Таблице 2.

Источник

Работники у ИП в 2021 году: какую отчетность сдавать, как не налететь на штрафы, что там с новыми реквизитами по налогам

В новом году ИП на УСН и патенте, должны будут отчитаться по работникам за прошлый год и своевременно сдавать отчетность в текущем году с учетом изменений законодательства, расскажем как это сделать, чтобы не попасть на штрафы.

Время чтения: примерно 7 минут

В прошлом году все ИП, имеющие работников, в т.ч. на УСН и патенте, должны были представлять по ним следующую отчетность:

Что изменилось для ИП с 2021 года в отчетности по сотрудникам

1) Сведения о ССЧ работников отражают в РСВ

Начиная с периода за 2020 год, сдачу сведений о среднесписочной численности работников отменили. Теперь значение этого показателя указывается на титульном листе РСВ (см. Рисунок 1), который за 2020 год представляется по форме, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/751@ от 15.10.2020.

Срок сдачи РСВ за 2020 год — 1 февраля 2021 (п. 7 ст. 431, п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Если численность работников превышает 10 человек, РСВ сдают в электронной форме, если сотрудников 10 и менее, то отчет можно представить в электронном или в бумажном формате (п. 10 ст. 431 НК РФ).

2) Изменения в сдаче 2-НДФЛ и 6-НДФЛ

До 1 марта 2021 надо сдать в ИФНС за прошлый год справки по старой форме 2-НДФЛ, утвержденной Приказом ФНС России № ММВ-7-11/566@ от 02.10.2018.

За 2021 надо будет представить 2-НДФЛ уже в составе единого расчета 6-НДФЛ по новой форме, которая утверждена Приказом ФНС от № ЕД-7-11/753@ 15.10.2020.

Начиная с отчетности за I квартал 2021 года, 6-НДФЛ представляется в новом формате (п. 4 Приказа № ЕД-7-11/753@).

На бумаге можно сдать отчет только если численность персонала составляет 10 человек и менее. Если в 2020 году работало более 10 человек, отчет надо сдать в электронном виде (п. 2 ст. 230 НК РФ).

3) Изменились сроки сдачи СЗВ-ТД

С 1 января 2021 года установлены новые сроки сдачи СЗВ-ТД (п. 1.8. Постановления Правления ПФ РФ № 730п от 25.12.2019):

Если численность работников 25 человек и более, сдавать СЗВ-ТД следует в электронной форме, если до 24 человек включительно, то можно представить на бумаге.

ИП за непредставление в установленный срок либо представление им неполных и (или) недостоверных сведений по форме СЗВ-ТД грозит штраф в размере 500 руб. в отношении каждого застрахованного лица (ст. 17 Федерального закона № 27-ФЗ от 01.04.1996).

Обратите внимание, что введенная п. 8 ст. 1 Федерального закона № 90-ФЗ от 01.04.2020 с начала этого года административная ответственность за непредставление в установленный срок СЗВ-ТД и представление сведений в неполном объеме или в искаженном виде по ст. 15.33.2 КоАП к ИП не применяется (Примечание к данной норме в КоАП РФ).

Подайте СЗВ-ТД на работников по которым не было кадровых движений в течение года

С 2020 в ПФ РФ надо один раз в год предоставлять отчет СЗВ-ТД на работников по которым отсутствовали кадровые события и не подавался отчет в течение года (п. 1.7. Порядка заполнения формы, утв. Постановлением № 730п).

До 15 февраля 2021 ИП должны подать в ПФ РФ сведения по форме СЗВ-ТД на таких лиц.

О чем еще надо не забыть

В новом году ИП на патенте смогут уменьшить налог на сумму уплаченных страховых взносов

С 2021 года ИП получили право на налоговый вычет — могут уменьшать стоимость патента на (подпункт 1 п. 1.2 ст. 346.51 НК РФ):

Для предпринимателя с работниками размер вычета ограничен 50% суммы налога (абзац 6 п. 1.2 ст. 346.51 НК РФ).

Пока сдаете отчеты по сотрудникам и считает выгоду по патенту, не забудьте, что в 2021 году весь малый бизнес посчитают.

Все ИП обязаны сдать форму № 1-предприниматель за 2020 год

В 2021 году все ИП в срок до 1 апреля должны сдать в Росстат новую форму № 1-предприниматель за 2020 год, которая была утверждена Приказом Росстата от № 469 17.08.2020, это связано с проведением сплошного статистического наблюдения.

За непредставление статистической отчетности ИП грозят штрафы (ст. 13.19 КоАП РФ):

С 2021 года ИП будут сдавать статистическую отчетность только в электронной форме (Федеральный закон № 500-ФЗ от 30.12.2020). Исключение сделано для ИП, которые являются субъектами малого предпринимательства, они начнут сдавать статистическую отчетность в электронном виде только с 2022 года.

Типичные ошибки в отчетах: на что надо обратить внимание

В 2-НДФЛ и 6-НДФЛ указание отрицательных значений не допускается

Исчисление, удержание и перечисление налоговым агентом отрицательных сумм НДФЛ гл. 23 НК РФ не предусмотрены. В 2-НДФЛ и 6-НДФЛ следует отражать итоговые суммы с учетом произведенного перерасчета (Письмо ФНС России № БС-4-11/17598@ от 03.09.2019).

Заполнение справки 2-НДФЛ за 2020 отрицательными числовыми значениями не допускается (п. 1.8 Порядка, утв. Приказом № ММВ-7-11/566@).

Отражение в 6-НДФЛ за прошлый год отрицательных значений НДФЛ противоречит порядку заполнения расчета (п. 3.1, 4.1 Порядка, утв. Приказом № ММВ-7-11/450@).

С отчетности за I квартал 2021 6-НДФЛ представляется по новой форме, заполнение которой отрицательными числовыми значениями не допускается (п. 1.10 Порядка, утв. Приказом № ЕД-7-11/753@).

Сроки сдачи 4-ФСС для электронного и бумажного отчетов различаются

Если численность работников превышает 25 человек отчет сдают в электронном виде, если 25 человек и менее, можно представить отчеты в бумажном и электронном формате (п. 1 ст. 24 Федерального закона № 125-ФЗ от 24.07.1998).

Несоблюдение порядка представления расчета в электронной форме влечет ответственность в виде штрафа в размере 200 руб. (п. 2 ст. 26.30 Закона № 125-ФЗ).

Установлены разные сроки сдачи 4-ФСС для электронных и бумажных отчетов:

ИП, не представивший в установленный срок отчетность в ФСС РФ может быть привлечен к ответственности в виде штрафа в течение трех месяцев, в сумме не менее 1000 руб. (п. 1 ст. 26.30 Закона № 125-ФЗ).

Не забывайте включать в СЗВ-М физических лиц, работающих по ГПД

Напомним, что сведения о физических лицах, работающих по ГПД, надо отражать в СЗВ-М за все периоды действия договора, независимо от подписания акта выполненных работ/услуг и оплаты. Т.е. если договор действует с 1 января по 31 декабря, то исполнителя по ГПД надо отражать в СЗВ-М в каждом месяце года.

Включать в СЗВ-М самозанятых исполнителей по ГПД не нужно, т.к. ИП не является в отношении этих лиц страхователем (п. 1 ст. 7 Федерального закона № 167-ФЗ от 15.12.2001, п. 1 ст. 419 НК РФ).

Для ИП за непредставление в установленный срок либо представление неполных сведений в отчете СЗВ-М предусмотрен штраф только в размере 500 руб. в отношении каждого застрахованного лица по ч. 3 ст. 17 Закона № 27-ФЗ.

В срок до 1 марта 2021 надо сдать СЗВ-СТАЖ с описью ОДВ-1

Срок сдачи в ПФ РФ отчета СЗВ-СТАЖ с ОДВ-1 по итогам 2020 года — 1 марта 2021 года.

При подаче сведений на 25 и более застрахованных лиц СЗВ-СТАЖ нужно представить в электронном виде. Если же сведения подаются менее чем на 25 застрахованных лиц, то СЗВ-СТАЖ можно сдать в бумажном формате (ст. 8 Закона № 27-ФЗ).

За нарушение способа подачи СЗВ-СТАЖ в электронном документе ИП грозит штраф в размер 1000 руб. (ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

Новые реквизиты для уплаты налогов в 2021

С 1 января 2021 изменены реквизиты банковских счетов Федерального казначейства для уплаты налогов, сборов и страховых взносов. Это связано с тем, что денежные средства налогоплательщиков теперь будут поступать на новые казначейские счета, а банковские счета финансовых органов в Банке России будут закрыты (Приказ Казначейства России № 15н от 01.04.2020).

С 1 января по 30 апреля 2021 года Казначейством России установлен переходный период в течение которого платежи будут принимать по новым и старым реквизитам, а уже с 1 мая 2021 будут действовать только вновь открытые казначейские счета.

По новым правилам ИП надо указывать в платежных поручениях:

Новые реквизиты приведены в таблице реквизитов казначейских счетов в Письме ФНС России № КЧ-4-8/16504@ от 08.10.2020 (см. Рисунок 2).

При заполнении платежного поручения из данной таблицы надо брать и указывать значения для полей 13, 14, 15 и 17 для своего региона.

Например, для налоговых органы г. Москвы смотрим п. 12 таблицы:

Банк получателя средств (поле 13) — ГУ БАНКА РОССИИ ПО ЦФО//УФК ПО Г. МОСКВЕ г. Москва

БИК (поле 14) — 004525988;

ЕКС (поле 15) — 40102810545370000003;

Номер счета получателя (поле 17) — 03100643000000017300.

Смотрите образец заполнения платежного поручения на Рисунке 3.

Кроме того, с 1 января 2021 уже вступили в силу некоторые положения Приказа Минфина России № 199н от 14.09.2020, который внес изменения в порядок заполнения платежных поручений.

ИП следует обратить внимание на следующие изменения в заполнении платежных поручений, которые вступят в силу с 1 октября 2021:

Источник

Как оформить сотрудника в штат: пошаговая инструкция для ИП

Как ИП принять первого сотрудника по трудовому договору — внутри шаблоны кадровых документов, которые можно скачать и использовать

Ольга Семенова

Эксперт по кадровому делопроизводству

Если ИП понадобился сотрудник, его нужно оформить по договору. Некоторым работникам подойдет договор ГПХ, другим — только трудовой. Это зависит от того, какую работу будет выполнять сотрудник — постоянную или разовую.

Если неправильно оформить работника, можно получить серьезный штраф или даже сесть в тюрьму. Конечно, это случается крайне редко, но законом такое наказание предусмотрено.

Чтобы все сделать по правилам, крупным компаниям нужно подготовить много кадровых документов, но микропредприятия могут действовать по упрощенной схеме. Правда, в этом случае документов тоже будет достаточно, но все же меньше, чем при стандартном оформлении.

Информация актуальна на конец июня 2021 года, в дальнейшем может поменяться — мы об этом обязательно напишем. Следите за публикациями.

Зачем оформлять сотрудника официально

Иногда предприниматели договариваются с работниками на словах: мол, ты продашь мой товар, а я тебе за это заплачу. Со стороны выглядит удобно: предприниматель экономит на взносах, а с работника не удерживают НДФЛ. Но это незаконно. Накажут и работника, который скрывает доходы, и предпринимателя.

ИП могут привлечь к административной, налоговой и уголовной ответственности.

При повторном нарушении в течение года сумма штрафа может вырасти до 20 000 ₽ за один договорНалоговаяВзыскание всех налогов и взносов, которые не были уплачены

Штраф — 40% от суммы недоимкиУголовнаяПри недоимке больше 2,7 млн рублей в совокупности за три года подряд — штраф от 100 000 ₽, исправительные работы или лишение свободы до 1 года

Кроме потенциальных проблем с трудовой инспекцией и налоговой еще есть риск конфликта с сотрудником. Когда заключен договор, там прописаны взаимные обязанности: что должен делать сотрудник, а что ему за это должен работодатель. В случае конфликта всегда можно открыть договор — там четко прописано, о чем вы договаривались изначально и какие условия обе стороны должны соблюдать. Договор защищает не только работника, но и работодателя.

Когда договора нет, может возникнуть ситуация, что сотрудник отказывается выполнять задачи, на которые рассчитывал работодатель при найме. Например, взяли на работу менеджера по продажам и планировали, что он будет обзванивать клиентов после их визита в офис, а он отказывается это делать. И без договора работодатель никак не сможет законно на него повлиять.

Кроме того сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию и нажаловаться, что его специально не оформили официально. Если это получится доказать, трудовая инспекция начислит работодателю штраф и еще может обязать выплатить компенсацию сотруднику через суд.

Чтобы избежать проблем, рекомендуем оформлять договор с работником.

Бесплатно зарегистрируем бизнес в Тинькофф

Что выбрать: трудовой договор или договор ГПХ

Вид договора зависит от особенностей работы сотрудника, которого вы планируете нанять. Подробно разобрали различия между трудовым договором и договором ГПХ в отдельной статье.

Здесь кратко напомним.

Если нужна разовая услуга — например, продать партию товара, настроить рекламу магазина одежды, натянуть потолки в новом офисе, написать три статьи, — подойдет договор ГПХ.

В этом договоре вы прописываете конкретную услугу или список работ, вознаграждение за этот объем и сроки. Исполнитель должен выполнить условия этого договора, но вы не можете контролировать, где, когда и как он будет работать.

Можно заказать разработку сайта по договору ГПХ, но нельзя при этом заставить исполнителя приходить в офис с 09:00 до 18:00 и работать над сайтом под вашим контролем.

Если сотрудник должен постоянно выполнять работу — например, каждый день по графику продавать товар в вашем магазине, заниматься маркетингом компании в соцсетях из вашего офиса, — нужен трудовой договор.

По трудовому договору у сотрудника есть конкретные обязанности и зоны ответственности, за которые он отвечает. Сотруднику по трудовому договору можно обозначить рабочие часы, место работы, дресс-код и контролировать, как и где он выполняет свои обязанности.

ИП нанимает менеджера в салон по продаже окон и устанавливает, что обеденный перерыв длится с 12:00 до 13:00, а на рабочем месте нужно носить белый верх и черный низ. Если работник закрыл офис и пошел на обед в 14:00 или заявился на работу в джинсах с дырками на коленках, ИП может потребовать соблюдения правил и применить дисциплинарные меры — предупреждение, выговор, а в некоторых случаях увольнение.

Нельзя выбрать договор ГПХ для постоянного сотрудника, чтобы сэкономить. Если трудовая инспекция переквалифицирует такой договор в трудовой, придется оформить работника в штат и уплатить штраф — до 10 000 ₽ за каждого неправильно оформленного сотрудника. Еще нужно будет выплатить недоимки перед налоговой и ФСС.

План оформления сотрудника для микропредприятия

Чтобы оформить сотрудника, работодатель должен разработать и принять несколько внутренних документов: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, положение о персональных данных сотрудников, документы по охране труда и другие. Такие документы называют локальными нормативными актами.

Для микропредприятий закон предусмотрел упрощенную процедуру приема работников — без локальных нормативных актов. Все данные вносят в трудовой договор.

К микропредприятиям относят ИП и компании, у которых выручка меньше 120 млн рублей в год и менее 15 сотрудников в штате.

Проверить, входит ли ИП в категорию микропредприятий, можно в Едином реестре субъектов малого и среднего предпринимательства на сайте налоговой. В строку поиска нужно ввести ОГРНИП, ИНН или ФИО предпринимателя.

Если ИП относится к микропредприятиям, можно оформить сотрудника по упрощенной схеме. При найме первого работника по трудовому договору будет чуть больше задач, чем при трудоустройстве следующих. В целом схема такая:

Почти на каждом шаге понадобится оформить кадровые документы. Сейчас закон разрешает разрабатывать свои формы. Главное, чтобы там были все необходимые сведения, которые прописаны в Трудовом кодексе РФ. Но удобнее воспользоваться унифицированными формами — это шаблоны кадровых документов.

Такие формы можно найти на любом бухгалтерском или правовом портале и скачать бесплатно. Для этого нужно ввести название документа и номер ОКУД, если знаете его. Или найти альбом унифицированных форм, где есть все шаблоны нужных документов.

Пройдем по плану оформления сотрудника и разберем, что делать на каждом шаге и какие унифицированные формы понадобятся.

Шаг 1. Составить штатное расписание

Если у ИП еще не было сотрудников, первое, что нужно сделать, — оформить штатное расписание. Это документ, в котором отражена кадровая структура компании: должности, сотрудники, зарплаты.

В альбомах унифицированных форм штатное расписание — форма Т-3, ОКУД 0301017.

В штатном расписании должны быть:

Можете сохранить заполненный шаблон штатного расписания на свой гугл-диск. Желтым в шаблоне отметили те поля, которые вам нужно поменять под себя.

ИП не нужно вписывать себя в штатное расписание: по закону он не считается работником в своем бизнесе.

Чтобы штатное расписание стало официальным документом, нужно издать об этом приказ. Его можно составить в свободной форме, шаблона нет.

Шаг 2. Составить трудовой договор

Документы сотрудника. Чтобы оформить договор нужно запросить у сотрудника такие документы:

Обязательные условия договора. Есть правила составления трудового договора, важно их соблюдать. За каждого сотрудника с неправильным трудовым договором ИП могут оштрафовать на сумму до 10 000 ₽, а за повторное нарушение — до 40 000 ₽.

В договоре обязательно должны быть:

Если не внести из обязательных условий, у договора все равно будет юридическая сила. Но, чтобы избежать штрафа, недостающие данные нужно включить в дополнительное соглашение к договору.

Дополнительные условия договора. Кроме обязательных условий в договор можно вписать все, что нужно, если это не ухудшает условия работы сотрудника. Например:

Можете составить свой трудовой договор или воспользоваться типовой формой.

Трудовой договор заключают в двух экземплярах. Подписать должны сотрудник и работодатель — на это у них есть три дня после того, как сотрудник вышел на работу.

Перед подписанием трудового договора дайте сотруднику под подпись изучить положение о коммерческой тайне и конфиденциальной информации, правила внутреннего трудового распорядка, должностную инструкцию, положение об оплате труда и другие локальные нормативные акты, связанные с его трудовой деятельностью, если они у вас есть.

Лучше, если еще перед началом работы сотрудник будет понимать, какие конкретно задачи он должен выполнять и какую информацию вы считаете секретной и не хотите разглашать.

После подписания договора нужно подготовить приказ о приеме сотрудника на работу.

Шаг 3. Оформить приказ о приеме на работу

Приказ нужно оформить обязательно — это официальный документ, на основе которого делают запись в трудовой книжке и заводят личную карточку работника.

В альбомах унифицированных форм шаблон приказа о приеме на работу — форма Т-1, ОКУД 0301001.

Заполнить форму нужно так:

Можете сохранить заполненный шаблон приказа на свой гугл-диск и заменить текст в желтых полях на свой.

Шаг 4. Сделать запись в трудовой книжке, если она есть у работника

В 2021 году заполнять трудовую книжку нужно только тем работникам, у которых бумажная трудовая книжка уже есть и они приняли решение продолжать ее вести.

Для тех, кто впервые устраивается на работу, заводить бумажную трудовую книжку не надо. Вместо этого надо передавать информацию о работниках в Пенсионный фонд РФ. Часто это называют электронной трудовой книжкой. Термин некорректный, потому что никакой книжки нет: это электронный отчет, который вы отправляете в пенсионный фонд, но он прижился среди работодателей.

По каждому сотруднику подают отдельный отчет после изменений:

То есть при приеме первого сотрудника на работу ИП должен отправить в пенсионный фонд отчет не позднее следующего рабочего дня после утверждения приказа о приеме.

Бывает так, что человек дорожит своей трудовой и все еще хочет продолжать вести ее в бумажном виде. Тогда вы должны вносить в нее записи и правильно ее хранить.

Вот по каким правилам надо заполнять бумажную трудовую:

Заполнить бумажную трудовую книжку нужно так.

Если ИП принимает на работу сотрудника с бумажной трудовой книжкой, по закону нужно завести книгу учета трудовых книжек и заполнить ее. Книга обычно продается в канцтоварах. ИП нужно купить ее, прошить, опломбировать и вписать работников.

Заполнять книгу просто: нужно вписать ФИО сотрудника, серию и номер трудовой книжки или вкладыша в нее, данные приказа и дату приема на работу.

После заполнения трудовой книжки оформляем личную карточку работника.

Шаг 5. Заполнить личную карточку работника

Личная карточка — это краткая информация о сотруднике, который работает в компании. В нее вписывают персональные и кадровые сведения: ФИО, ИНН, СНИЛС, дата и место рождения, данные об образовании, данные о трудовом стаже и другие.

Также в карточку вносят личные данные: информацию о семейном положении сотрудника и его ближайших родственниках, сведения о владении языками, повышении квалификации и дополнительном образовании.

В личной карточке собирают всю информацию о работе сотрудника в компании, которая оформляется приказами: прием, переводы, награждения. Так же в ней ведется учет отпусков, а в конце вносится запись об увольнении.

Вести личную карточка работника — обязанность работодателя по закону. Карточки должны вести даже микропредприятия. Если при проверке трудовой инспекцией карточки не будет, предпринимателя могут оштрафовать до 5000 ₽ по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Можно заполнить карточку от руки, но во многих программах для бизнеса, например в 1С, она заполняется автоматически из тех данных о сотруднике, которые внесли в программу. Но сведения нужно будет вписать от руки.

При трудоустройстве карточку нужно распечатать, дать сотруднику на подпись, а потом вести ее и хранить в бумажном виде. Лучше распечатать карточку на плотной бумаге или картоне — после увольнения работника по закону ее нужно хранить 50 лет.

В альбомах унифицированных форм шаблон личной карточки — форма Т-2, ОКУД 0301002.

Всего в личной карточке четыре страницы. Большую часть сведений работодатель может взять из документов работника. К некоторым данным, например к профессии, семейному положению, владению иностранным языком, нужно указать коды по общероссийским классификаторам: ОКАТО, ОКИН, ОКСО. Узнать нужный код можно в интернете.

Работник должен поставить подпись:

Вот пример заполненного фрагмента личной карточки:

Образец полностью заполненной карточки вы можете скопировать себе на гугл-диск и сверяться, когда будете оформлять работников.

Шаг 6. Зарегистрироваться в фондах

ИП должен зарегистрироваться как работодатель в пенсионном фонде, фондах медицинского и социального страхования.

ФОМС — Фонд обязательного медицинского страхования. Регистрироваться не нужно. Фонд сам зарегистрирует ИП на основании сведений из налоговой и пришлет предпринимателю письмо с номером.

ФСС — Фонд социального страхования. Зарегистрироваться нужно всем ИП с сотрудниками. Достаточно сделать это один раз — в течение 30 дней после оформления первого сотрудника. Если затянуть с регистрацией до 90 дней, можно получить штраф 5000 ₽. А если дольше — 10 000 ₽.

Зарегистрироваться в ФСС можно через сайт госуслуг, отправить документы по почте или принести лично. Подавать документы нужно в отделение ФСС по месту регистрации ИП. Адрес своего отделения можно узнать на сайте ФСС по номеру ИНН или КПП.

Как зарегистрироваться в ФСС:

После регистрации в фондах ИП получает извещение с регистрационным номером, который надо будет указывать в платежках на уплату взносов.

Как оформить работника на полставки

В законе полставки и другие виды частичной занятости называются «неполное рабочее время».

Неполным рабочим временем считают сокращенную рабочую неделю, например три рабочих дня в неделю при пятидневке, или сокращенный рабочий день, например 4 часа вместо 8.

Прием сотрудника на неполный рабочий день — такая же процедура, как и обычное оформление в штат: нужно подготовить трудовой договор, издать приказ о приеме на работу, вписать информацию в трудовую книжку, если она есть, завести личную карточку.

В трудовом договоре и приказе о приеме на работу нужно указать график: например, «работает на условиях неполного рабочего времени 5 дней в неделю с понедельника по пятницу с 09:00 до 13:00».

Если сотрудник работает меньше 4 часов в день, можно не устанавливать обеденный перерыв, но об этом нужно написать в трудовом договоре.

Оклад в трудовом договоре указывают полностью — сумму, которая зафиксирована в штатном расписании. А получать работник будет только за то время, которое работал. Чтобы не было разночтений, укажите в договоре, что заработная плата начисляется пропорционально отработанному времени.

В трудовой книжке писать о том, что сотрудник работает неполный рабочий день, не нужно. Запись делается так же, как и для работников на полный день.

Как оформить работника временно

Трудовые договоры бывают бессрочные и срочные.

Бессрочный договор заканчивается, когда работник принял решение уволиться или настолько плохо работает, что компания может уволить его по закону.

Срочный договор действует до определенной даты или события. Даже если сотрудник работает хорошо, работодатель может его уволить. Временных сотрудников оформляют по срочному трудовому договору.

Чтобы оформить срочный трудовой договор, должна быть весомая причина и ее нужно указать в договоре: сроки проекта, на который принят сотрудник, сезонная работа или трудоустройство на время декрета основного сотрудника.

Предлагать всем сотрудникам срочные трудовые договоры, даже если на это нет веских причин, могут ИП или компании — субъекты малого бизнеса. У них в штате должно быть не более 35 человек или до 20 в розничной торговле и сфере бытовых услуг. Главное условие — согласие работника на срочный трудовой договор. Работник имеет право отказаться от срочного договора и потребовать бессрочный — принуждать его нельзя.

По закону срочный договор можно заключить на срок до 5 лет. Если срок подошел, а вы не уволили сотрудника или он не ушел сам, договор автоматически становится бессрочным.

Временного сотрудника оформляют так же, как и постоянного: готовят трудовой договор и приказ, заполняют трудовую книжку и личную карточку.

Источник