При загрузке данных о зарплате из отчетов, дата начала работы установится автоматически. Начисления до этой даты будут загружены из отчетности, а после — рассчитаются в СБИС.
Если вы повторяете обороты по зарплате вручную или из 1С, то до этой даты рассчитается только оклад, а после — все постоянные надбавки, в том числе северные и районные, больничные и отпуска, которые вы добавили в СБИС.
Если вы уже вели учет в СБИС и хотите изменить СНО в связи с переходом на другой режим, в строке «Изменения будут» выберите «Действовать с» и укажите дату.
Если организация уже вела учет в СБИС, то после изменения ставок страховых взносов выполните перерасчет зарплаты.
Если требуется, измените настройку в карточке сотрудника.
Дата аванса относится к текущему месяцу, а зарплаты — к следующему.
При настройке «разрешен» по умолчанию получать досрочный аванс могут все сотрудники, которые работают больше 3 месяцев. Вы можете ограничить их список: кликните «всем» и выберите сотрудников или должности, для которых будет действовать настройка.
Настройте стаж работы в компании, с которого сотрудники смогут запрашивать аванс, и укажите минимальную сумму запроса. Если сотрудник заработал меньше этой суммы, то он не сможет досрочно попросить аванс.
Вы можете указать, в какие зарплатные банки можно перечислять досрочный аванс, а также настроить ограничения по выплате. Например, запретить выдачу в конце месяца.
Если условия для филиала не указаны, при расчете будут использованы данные головной организации.
Проект применяется ко всей организации вместе с ее обособленными подразделениями, независимо от того, в каком регионе они находятся.
Чтобы кадровик мог работать в СБИС, предоставьте ему доступ в онлайн-кабинет компании. После этого настройте права доступа к участку системы «Сотрудники/Кадровый учет» — от этого зависит, какие действия сможет выполнять сотрудник и какие документы просматривать.
Настраивать права доступа могут пользователи с ролями «Администратор системы» или «Руководитель подразделения», либо с полным доступом к участку «Сотрудники».
Вы можете назначить сотруднику типовые роли, которые доступны сразу после регистрации — «Кадровик», «Главный бухгалтер» и другие. Для них уже настроены права доступа. Роль можно изменить или создать новую.
Дополнительно можно ограничить доступ по подразделению или организации. В этом случае кадровик будет видеть документы только выбранных компаний, подразделений или отделов.
Рассмотрим, какие возможности будут у сотрудников с различными уровнями доступа на следующих участках системы:
Участок системы
Что входит в участок
Уровень доступа
Что доступно сотруднику
«Сотрудники/Кадровый учет»
Раздел «Кадровый учет»
Полный с настройками/Просмотр и изменение
Создание, просмотр, редактирование или удаление кадровых документов, документов воинского учета, кадровых и воинских отчетов, карточек штатных должностей
Просмотр кадровых документов, документов воинского учета, кадровых и воинских отчетов, карточек штатных должностей
Раздел «Кадровый учет» недоступен, но сотрудник видит свои кадровые документы
«Сотрудники/Кадровый учет/Кадровые документы»
Вкладка «Документы»
Полный с настройками/Просмотр и изменение
Создание, просмотр, редактирование или удаление кадровых документов. Чтобы видеть дополнительные поля в кадровых документах, разрешите работу «Дополнительные поля»
Просмотр кадровых документов. Чтобы видеть дополнительные поля в кадровых документах, разрешите работу с записью «Дополнительные поля»
Вкладка «Документы» раздела «Кадровый учет» недоступна, но сотрудник видит свои кадровые документы. В штатном расписании не отображается фактическая зарплата сотрудников
«Сотрудники/Кадровый учет/Штатное расписание»
Вкладка «Штатное расписание»
Полный с настройками/Просмотр и изменение
Создание, просмотр, редактирование или удаление карточек штатных должностей. Выгрузка или печать штатного расписания и штатной расстановки
Просмотр карточек штатных должностей. Выгрузка штатного расписания и штатной расстановки
Закон разрешает 80% кадровых документов вести в электронном виде. Графики отпусков, приказы на командировки, расчетные листки, табели.
Да, есть рискованные документы. Трудовой договор, заявление на увольнение, приказ о «дисциплинарке». Суды признают легальность и этих электронных документов. Но если не готовы тратить время на разбирательства с госорганами, то оставьте в бумажном документообороте только эти 20%.
Рассказываем, как перевести кадры в цифру
Что происходит сейчас
Мы получаем от поставщиков электронные счета-фактуры, заключаем договоры по электронной почте, отвечаем на запросы налоговой по электронным каналам связи. Когда-то нас подтолкнули к электронному документообороту и стало удобнее.
Кадры тоже переводят в цифру. Появились электронные больничные, электронные трудовые книжки. В 2020 Минтруд запустил эксперимент по кадровому электронному документообороту (КЭДО), участники эксперимента подписывают электронно любые кадровые документы. С января 2021 изменили Трудовой кодекс и разрешили электронные подписи не только для дистанционных работников, но и для «удаленщиков». Читайте об этом в статье Новый закон об удаленной работе.
Весной 2021 в Госдуму внесли законопроект о дополнении Трудового кодекса статьей «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений». Если закон примут, работодатели и работники начнут подписывать кадровые документы в электронном виде с 16 ноября 2021.
Можно подождать, когда нас всех обяжут вести кадры электронно. Или уже сейчас автоматизировать отнимающие время кадровые процессы. На стороне работодателя закон «Об электронной подписи». И при правильной его трактовке электронно можно подписывать большинство кадровых документов.
Если кратко, то для перехода на «цифру» нужно:
ЭП для работников. Какую выбрать
Электронные подписи бывают 3 видов. Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. Их особенности регулирует закон 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Вид ЭП зависит от того, какую задачу вы решаете:
Хотите забыть о ручном вводе данных паспорта и заполнять трудовой договор по сканам документов, но подписывать документы пока будете на бумаге. Тогда просто подключите СБИС Управление персоналом и не выпускайте никакие подписи.
Для каких документов использовать ЭП
Простая (ПЭП)
Неквалифицированная Неквал-ая (НЭП)
Квалифицированная Квал-ая (КЭП)
Приказы на отпуска, командировки, расчетные листки, табель учета рабочего времени
ПЭП и НЭП может выпустить Работодатель в своей информационной системе. Только для НЭП нужно еще докупить специальную программу.
КЭП выпускает Тензор или другой аккредитованный Минэкономсвязью удостоверяющий центр.
КЭП и НЭП выпускают каждый год, ПЭП действует бессрочно.
Внутренние документы для легализации ЭДО
Работник «на удаленке» говорит, что не видел в «электронке» задачу и документы. Не знал, что в личном кабинете есть расчетный листок и график отпусков. А его флешку с ЭП забрал ребенок. Как доказать сотруднику, а потом и госорганам, что работодатель выполняет свои обязательства?
Зафиксируйте применение ЭДО внутренними документами фирмы.
Электронная система. Зачем нужна
Кадровыми документами можно обмениваться и в электронной почте. Но контролировать ответы от 100 сотрудников уже не удобно. Плюс работник может сказать, что «электронку» взломали или письмо он не прочитал.
Время получения документа, момент его подписания умеет подтверждать электронная система СБИС Управление персоналом.
В системе СБИС работники без участия кадровика заполнят табель, узнают число неотгулянных дней отпуска, подадут заявления. Кадровик без ручного ввода, по сканам оформляет документы на прием, увольнение, командировки. Программа напомнит кадровику, что нужно подписать у работника приказ или взять объяснение. Все действия кадровика регламентированы. Поэтому 1 офис-менеджер или неквалифицированный кадровик сможет без ошибок вести 1000 работников.
График отпусков, новую редакцию должностной инструкции программа разошлет сотрудникам, соберет с них подписи об ознакомлении и в 1 окне покажет кадровику результат: Листок ознакомления с подписями работников.
Как переводить в ЭДО конкретные процессы
Прием, ознакомление с ЛНА
Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический пока безопаснее дублировать на бумаге или подписывать КЭП. При этом их прямо разрешено подписывать НЭП или КЭП для дистанционных работников, «удаленщиков» и участников кадрового эксперимента Минтруда по 122-ФЗ.
ПВТР, иные локально-нормативные акты, инструкции по охране труда, журналы инструктажей, положение о командировании нужно вручать «под роспись» работников, а значит при ЭДО допустимо применять НЭП/КЭП.
Чтобы заполнять все эти документы без ручного ввода, по сканам паспорта, просто используйте СБИС.
Как переводить в ЭДО документы по приему
Документ
Риски перевода в ЭДО
Какой ЭП хватит
Требования ТК к оформлению документа
Заявление о приеме на работу
низкий
любая
нет требований
Перевод в ЭДО не запрещен с любой ЭП.
Для фирм и предпринимателей ТК не требует документ. Не оформляйте его вообще или подписывайте любой ЭП. Это подтверждает и Роструд на официальном портале Онлайнинспекция.рф. Ответ на вопрос № 109055 от 17.04.2019: «Законодательство не предусматривает обязанности писать заявление о приеме на работу. В трудовой книжке указывается приказ в качестве основания».
Но заявление обязательно для государственных и муниципальных служащих (ст. 26 закона 79-ФЗ от 27.07.04 «О государственной гражданской службе РФ», ст. 16 закона 25-ФЗ от 02.03.07 «О муниципальной службе в РФ»).
Трудовой договор, приложения и соглашения к нему
высокий
КЭП
письменный по 57, 67 ТК РФ
Трудовой договор о дистанционной работе, приложения и соглашения к нему
низкий
НЭП/КЭП
электронный по ст. 312.3 ТК РФ
Приказ о приеме на работу
высокий
КЭП
под роспись по ст. 68 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД
Личная карточка
низкий
ПЭП
нет требований с 01.09.21
Правила внутреннего трудового распорядка
средний
НЭП/КЭП
под роспись по ст. 68, 189 ТК РФ
Нужно обоснование и больше документов? Оставьте заявку
Отпуска и графики отпусков
Приказы и заявления на отпуск допустимо подписывать ПЭП, потому что по ТК эти документы письменные или необязательные.
Для уведомлений о начале отпуска нужна НЭП/КЭП, потому что ТК требует уведомлять «под роспись». Но оно потребуется только при трудовом конфликте об отпуске. За несвоевременное уведомление работник имеет право не ходить в отпуск в эти даты, а инспектор труда оштрафовать на 5 тыс. рублей директора или 50 тыс. рублей организацию.
Как переводить в ЭДО документы по отпуску
Документ
Риски перевода в ЭДО
Какой ЭП хватит
Требования ТК к оформлению документа
График отпусков
средний
НЭП/КЭП
под роспись по ст. 22, ч. 2 ст. 123 ТК РФ
Уведомление работника о начале отпуска (за 2 недели под роспись)
средний
НЭП/КЭП
под роспись по ч. 3 ст. 123 ТК РФ
Приказ о предоставлении отпуска
низкий
любая
нет требований
Заявление о предоставлении отпуска по графику
низкий
любая
нет требований
Заявление о предоставлении отпуска с последующим увольнением
высокий
КЭП
письменный по ст. 127 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД
Нужно обоснование и больше документов? Оставьте заявку
Служебные командировки
Приказ на командировку, авансовый отчет и сообщение о праве отказаться от командировки допустимо подписывать ПЭП, потому что по ТК эти документы письменные и требуются только при трудовом конфликте. Ответственность за отсутствие согласия на направление в командировку женщины с детьми до 3 лет штраф 5 тыс. рублей для директора или 50 тыс. рублей для организации.
Как переводить в ЭДО документы по командированию
Документ
Риски перевода в ЭДО
Какой ЭП хватит
Требования ТК к оформлению документа
Приказ о направлении работника в командировку
средний
любая
письменный по Постановлению Правительства 749 от 13.10.08
Авансовый отчет
низкий
любая
письменный по Постановлению Правительства 749 от 13.10.08
Согласие на направление в служебные командировки и сообщение о праве на отказ от них (для женщин с детьми до 3 лет)
средний
любая
письменный по ст. 259 ТК РФ
Нужно обоснование и больше документов? Оставьте заявку
Переводы и изменение условий труда
Согласие на перевод, соглашение к трудовому договору прямо разрешено подписывать НЭП или КЭП для работников «на удаленке» и участников кадрового эксперимента. В остальных случаях их пока безопаснее дублировать на бумаге или подписывать КЭП.
Как переводить документы в ЭДО
Документ
Риски перевода в ЭДО
Какой ЭП хватит
Требования ТК к оформлению документа
Заявление о переводе
высокий
КЭП
письменный по ст. 72.1 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД
Дополнительное соглашение на перевод
высокий
КЭП
письменный по ст. 72, 72.2 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД
Соглашение к трудовому договору дистанционного работника
низкий
НЭП/КЭП
электронный по ст. 312.3 ТК РФ
Нужно обоснование и больше документов? Оставьте заявку
Учет рабочего времени
Табели учета в электронном виде признает даже Роструд. ТК требует оформления документа, но не обязывает знакомить с ним работника. Поэтому можно использовать любую ЭП.
Графики сменности доводятся до сведения работников. Способ ознакомления ТК не установлен. Следовательно можно информировать работников электронно. Но так, чтобы было подтверждение факта получения документа работником на случай проверки ГИТ, спора по увольнению за прогул. В СБИС все виды ЭП визуализированы, позволяют определить дату, время и ФИО подписанта. Поэтому можно использовать любую подпись.
Как переводить документы в ЭДО
Документ
Риски перевода в ЭДО
Какой ЭП хватит
Требования ТК к оформлению документа
Табель учета рабочего времени
низкий
любая
письменный по ст.91, 99 ТК РФ
График сменности
средний
любая
письменный по ст.103 ТК РФ
Больничные и соц. выплаты
Налоговая признает электронные заявления на предоставление ряда вычетов: «Работодатель вправе самостоятельно установить любой порядок предоставления своими работниками соответствующих заявлений».
Как переводить документы в ЭДО
Документ
Риски перевода в ЭДО
Какой ЭП хватит
Требования ТК к оформлению документа
Листок нетрудоспособности
низкий
не нужна
электронный по закону 323-ФЗ от 21.11.11 «Об основах охраны здоровья граждан в РФ»
Заявление на социальные вычеты по НДФЛ
низкий
любая
письменное по п. 2 ст. 219 НК РФ
Зарплата и премии
Минтруд давно признает электронные расчетные листки (письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, ответы на официальном портале Роструда № 120279 от 28.02.20, 107235 от 01.03.19). Только предусмотрите такой порядок извещения в ЛНА, ТД или колдоговоре.
На приказе о премировании ставят любую ЭП работника или не подписывают у него вообще, если это не приказ о поощрении по унифицированной форме Т-11, Т-11а. О размере премии работник узнает из расчетных листков, что соответствует ст.136 ТК РФ.
Как переводить документы в ЭДО
Документ
Риски перевода в ЭДО
Какой ЭП хватит
Требования ТК к оформлению документа
Расчетные листы
низкий
любая
письменный по ст.136 ТК РФ
Приказ о применении дисциплинарного взыскания
высокий
КЭП
под роспись по ст.193 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД
Увольнение
Заявление об увольнении, Приказ о прекращении ТД прямо разрешено подписывать НЭП и КЭП для работников «на удаленке» и для участников кадрового эксперимента Минтруда.
Для всех остальных пока безопаснее оформлять с КЭП или на бумаге. Документы требуют при любой проверке ГИТ. Их электронный формат не признает Роструд (письмо 14-2/ООГ-1773 от 06.03.20). По ним много негативной судебной практики.
Как переводить документы в ЭДО
Документ
Риски перевода в ЭДО
Какой ЭП хватит
Требования ТК к оформлению документа
Заявления об увольнении по собственной инициативе
высокий
КЭП
письменный по ст. 80 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД
Приказ о прекращении ТД
высокий
КЭП
под роспись по ст. 84.1 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД
Соглашение о расторжении ТД по соглашению сторон с дистанционным работником
низкий
НЭП/КЭП
электронный по ст. 312.3 ТК РФ
Нужно обоснование и больше документов? Оставить заявку
Если решили перейти на кадровый ЭДО
Многие кадровые документы можно перевести в цифру уже сегодня. Главное правильно оформить это внутренними локальными актами. А технические вопросы поможет решить СБИС.
В СБИС Управление персоналом ведите графики отпусков, табели, электронные кадровые книжки и больничные. Без ручного ввода, по сканам паспорта заполняйте трудовые договоры. Выдавайте электронные подписи работникам прямо в своем отделе кадров через СБИС Корпоративный удостоверяющий центр.
Поможем перейти на электронные трудовые договоры и нанимать сотрудников онлайн. Квалифицированная команда. Проверенная экспертиза. Наведите порядок в кадровом учете без лишних затрат. Узнайте, с чего начать
Работаем для вас без выходных!
Сделаем вашу работу проще
Быстрое подписание и согласование документов
Четкий контроль сроков исполнения задач
Архив электронных документов
Простая интеграция с учетной системой
Доступно на любом устройстве
Для бизнеса любого формата
Электронные трудовые книжки
Контроль и учет рабочего времени
Акция! Дарим Рутокен для вашей ЭЦП!
В Кадровый электронный документооборот вам доступны
Защищенный юридически значимый документооборот
СБИС зашифрует и защитит все ваши файлы.
СБИС ЭДО доступно на любом устройстве.
Получайте, просматривайте, редактируйте и подписывайте документы на любом устройстве, как вам удобно: телефоне, ноутбуке, стационарном компьютере, планшете. СБИС создаст и направит обыкновенные офисные файлы и документы учета в любое время вне зависимости от устройства.
Архив электронных документов
СБИС организует ваш архив.
Хранение документов со СБИС становится легче. Со СБИС вы легко организуете загрузку, распределение по папкам и доступ к необходимым документам. Хранение может быть как на вашем сервере, так и в защищенном облаке СБИС.
СБИС легко интегрируется с любой учетной системой.
СБИС имеет уже готовые коннекторы к самым распространенным системам учета. А если у вас специфическая система учета, то СБИС сможет конвертировать документы в формат ФНС и организует подписание и отправку. Собственные инструменты API позволяют СБИС решать задачи любой сложности.
Корпоративный портал для общих документов
СБИС организует портал компании.
Со СБИС легко создать общую базу документов для совместной работы. Вам требуется только назначить роли и перенести документы общего пользования на портал.
Перейти на кадровый ЭДО просто
Оформите заявку на нашем сайте или позвоните по телефону
Закажите чек-лист по переходу
Получите выгодное предложение
Оформляйте сотрудников без бумаг
На любом устройстве, в любое время
Десктопная версия СБИС с удобным и привычным интерфейсом станет идеальным инструментом для ежедневной работы. Никакой рутины – функциональность решения позволяет автоматизировать большинство операций, связанных с подготовкой и согласованием документов, запуском заказов в работу. Для начала работы установите клиент и купите лицензию СБИС.
Выходите в web-версию СБИС с любого ПК или мобильного устройства! Онлайн-версия программы позволяет любому сотруднику с действующим правом доступа войти в систему, разместить заказ или отследить статус уже существующей поставки, когда это необходимо. Дома, в отпуске, на даче? Теперь это не проблема – есть интернет, есть СБИС!
Мобильное приложение СБИС
Работайте в СБИС в любое время и из любого места! Получите доступ к системе через мобильное приложение, которое доступно для устройств, работающих на ОС Android и iOS. Выходите в СБИС в любое время, чтобы узнать сроки выполнения заказа или оформить новый и выполнить другие функции.
СБИС больше, чем кадровый электронный документооборот
Увеличение эффективности управления кадровым ЭДО дает существенный толчок для улучшения внутреннего климата компании и, как следствие, развития бизнеса. Используйте СБИС не только как средство для ведения кадрового документооборота фирмы, но и как инструмент для цифровизации компании в целом. Преимущества СБИС очевидны: быстрое подключение, легкая интеграция, круглосуточная поддержка и широкий выбор продуктов для контроля и развития своего бизнеса.
система управления документопотоками с контрагентами и государственными органами
управление и контроль рабочего времени сотрудников
система управления и контроля над удаленными работниками: курьерами, выездными менеджерами и пр.
организация полноценных рабочих мест для сотрудников на удаленке
Поддержка клиентов 24/7
Получите ответ на ваш вопрос в любое время, работаем круглосуточно и без выходных, в режиме 24/7.
В компании АБТ вам готовы прийти на помощь более 500 опытных сотрудников. У нас работают только квалифицированные специалисты.
Ни один ваш вопрос не останется без ответа. Обычно, 95% проблем мы решаем уже при первом обращении к нам.
