как авансовый отчет влияет на налог на прибыль
Как авансовый отчет влияет на налоги
Командировочные расходы освобождаются от НДФЛ и страховых взносов, а также учитываются в расходах по прибыли. Но только в случае, когда сотрудник представил авансовый отчет. Как меняется налогообложение выплат, если авансовый отчет работник не представил?
По возвращении из командировки сотрудник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах и окончательно рассчитаться по полученному денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету должны прилагаться:
Читайте в бераторе
Как подтвердить срок командировки
Фактический срок пребывания работника в месте командирования в общем случае определяется по проездным документам. Их он представляет по возвращении из командировки.
Но нередки случаи, когда нет ни проездных документов, ни документов из гостиницы, и вообще работник ездил в командировку на служебном транспорте, на личном транспорте или на транспорте третьих лиц по доверенности.
Читайте в бераторе
Перерасход по командировке
Конкретный порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками (ст. 168 ТК РФ), в организации нужно закрепить коллективным договором или локальным нормативным актом, например, Положением о командировках.
При налогообложении прибыли командировочные расходы учитываются в составе прочих расходов в сумме фактических затрат, порядок и размер возмещения которых определены организацией. Это может быть и полная сумма фактических затрат. Исходя из этого, в Положении о командировках можно написать, что расходы возмещаются в размере, фактически произведенном и документально подтвержденном.
Но с точки зрения экономии и для предотвращения злоупотреблений на командировочных расходах компания может в Положении о командировках ограничить размеры возмещаемых сумм.
Суточные в целях НДФЛ не облагаются налогом лишь в пределах не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории России и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в зарубежной командировке (п. 3 ст. 217 НК РФ). Все суточные, выплаченные сверх этих ограничений, нужно включить в базу по НДФЛ. В целях же налога на прибыль и страховых взносов никакое ограничение суточных не применяется – их можно установить в большем размере, на усмотрение организации.
Суточные не облагаются страховыми взносами также в пределах не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории России и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в зарубежной командировке (п. 2 ст. 422 НК РФ). Все суточные, выплаченные сверх этих ограничений, нужно включать в базу по взносам.
Читайте в бераторе
Итак, если расходы на командировки обоснованы, не превышают установленных норм и имеют документальное подтверждение (ст. 252 НК РФ), организации учитывают их в целях исчисления налога на прибыль. Также они не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (с ограничением по суточным).
А как быть в случае, если по объективным причинам произошел перерасход?
Превышение норм
Чаще всего перерасход бывает по расходам на оплату жилья. В таком случае следует взять смработника заявление о возмещении сверхнормативных затрат и объяснением причин перерасхода. Если руководитель примет решение о возмещении, то вся сумма учитывается в расходах по налогу на прибыль и освобождается от НДФЛ (письмо Минфина России от 4 июля 2012 года № 03-04-06/6-204).
То же и по страховым взносам, поскольку не подлежат обложению страховыми взносами командировочные расходы в размере, закрепленном работодателем (кроме, разумеется, суточных).
Нет подтверждающих документов
При отсутствии подтверждающих документов командировочные расходы нельзя учитывать при расчете налога на прибыль. На их сумму нужно начислить страховые взносы и НДФЛ.
Однако в Налоговом кодексе есть прямая норма, позволяющая не начислять НДФЛ на часть неподтвержденных документально расходов по найму жилья в командировке. Суммы документально неподтвержденной оплаты жилья освобождаются от налогообложения в размере не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории России и не более 2500 рублей за каждый день заграничной командировки (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ).
Нет авансового отчета
Об этом освобождении не имеет смысла говорить в случае, когда работник вообще не представил авансовый отчет.
В этом случае выданные под отчет суммы уже не считаются выплатами, произведенными в возмещение командировочных расходов, и полностью облагаются зарплатными налогами. Об этом рассказал Минфин России в письме от 1 февраля 2018 г. № 03-04-06/5808.
В ситуации, которую рассмотрел Минфин, компания к тому же пропустила месячный срок на удержание долга из зарплаты, и в письме на этом был сделан акцент.
Это существенный момент, который указывает на то, когда же нужно начислить НДФЛ и взносы. Получается, что это нужно сделать после истечения месяца со дня, когда работник должен был вернуть деньги.
Долг, конечно, можно и простить, и если это сделать раньше, то начислять налоги придется в день прощения долга.
Бератор нового поколения
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА
То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.
Выбор читателей
С 1 ноября 2021 года – новые субсидии для МСП
Изменения трудового законодательства с 2022 года: важное для бухгалтера и директора
Льготные кредиты ФОТ 3.0: апгрейд с 1 ноября 2021
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Порядок налогообложения расчетов с подотчетными лицами
Порядок работы с подотчетными лицами
Раздел учета подотчетных лиц на предприятии регламентируется следующими документами:
Подробно о нормативной основе подотчетных сумм читайте здесь.
На какие цели выделяются денежные средства под отчет:
Каким образом происходит выдача средств под отчет:
Работодателем издается распорядительный документ либо работник пишет заявление на имя руководителя. В документах указываются цели получения денежных средств и планируемый период затрат. Бумаги визируются руководителем и только после этого выдаются деньги из кассы либо перечисляются на карту (как правило, для этого открывают корпоративные карты — для оперативного контроля расходов).
ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 правила выдачи подотчета упростили. Теперь в заявлении на выдачу денег под отчет не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Требование о представлении авансового отчета в трехдневный срок исключили. Также работодателям разрешили оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику.
Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.
Примерный текст заявления такой:
«В связи с командировкой в Санкт-Петербург с 10 по 19 сентября прошу выдать аванс в размере 40 000 руб. на оплату гостиницы и суточные».
Как выдать деньги под отчет и отразить расчеты в бухгалтерском учете, узнайте в КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
По возвращении работника из командировки либо по завершении хозяйственных трат в бухгалтерию представляется отчет с приложением оправдательных документов — чеков, актов на услуги, счетов из гостиницы и прочих. Срок представления такого отчета с 30.11.2020 устанавливается работодателем. Требование о представлении авансового отчета в трехдневный срок исключили указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У.
Какую максимальную сумму можно выдать под отчет, читайте здесь.
Подотчетные лица в бухгалтерском учете
Нельзя говорить только о налогообложении расчетов с подотчетными лицами, не затронув тему бухгалтерского учета.
В бухучете все взаиморасчеты ведутся на счете 71 в отношении каждого сотрудника. При выдаче денежных средств (после соблюдения всех условий, указанных выше), формируется проводка:
Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кт 50 «Касса», 51 «Расчетный счет».
После представления авансового отчета появляются такие проводки:
Подробнее о бухгалтерском учете выданных под отчет сумм читайте в нашем материале «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».
Налоговый учет расчетов с подотчетными лицами
Как уже отмечалось ранее, цели выдачи денежных средств сотруднику могут быть разные. Рассмотрим налоговые нюансы каждой из них.
Сначала определимся с обложением налогом на прибыль тех расходов, которые могут быть понесены подотчетниками:
Обязательно ли для подтверждения расходов по налогу на прибыль к авансовому отчету прикладывать слип, если подотчетное лицо рассчитывалось банковской картой? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Что относится к представительским расходам, узнайте здесь.
Самое главное, что нужно помнить при проведении подотчетных средств по представительским расходам: в налоговом учете они могут быть учтены в составе прочих расходов в размере, который не превышает 4% от фонда заработной платы за этот период (ст. 264 НК РФ). Для учета этих расходов в налоговом учете вам потребуются такие документы: приказ о предстоящем мероприятии, смета, отчет о проведении, акт на списание представительских расходов, подтверждение присутствия прочих лиц и т. д.
НДФЛ и страховые взносы в расчетах с подотчетными лицами
Мы рассмотрели расходы подотчетников с точки зрения принятия к налоговому учету. Есть еще момент начисления налога и страховых взносов на доходы самого сотрудника. Разберемся в этом подробнее.
Во-первых, доходом могут стать командировочные расходы.
В соответствии с НК РФ при командировках как внутри нашей страны, так и за ее пределами не подлежат налогообложению суточные:
В том случае, если внутренними распоряжениями директора вашей компании предусмотрена выплата работникам суточных в сумме большей, чем указанные, разница подлежит обложению НДФЛ и страхвзносами как доход сотрудника.
В полной сумме освобождаются от налога на доходы и страховых взносов (при наличии документов и целевом расходе денежных средств):
Здесь особо нужно остановиться на однодневных командировках сотрудников на небольшие расстояния, когда работник с утра уезжает и вечером возвращается к месту проживания. В этом случае компания тоже обязана возместить расходы, понесенные сотрудником в служебной поездке, если это предусмотрено внутренними актами. При этом средства, выплачиваемые сотруднику, не считаются суточными, но связаны с выполнением трудовых функций. Необлагаемый лимит по НДФЛ для них такой же, как для обычных суточных.
Для освобождения этих сумм от взносов потребуется документальное подтверждение расходов.
Во-вторых, под обложение могут попасть денежные средства, не возвращенные в срок.
Главный налоговый риск по НДФЛ при выдаче денег под отчет возникает, когда выданные суммы не возвращаются организации в установленные для этого сроки либо когда расходы, произведенные за счет подотчетных сумм, не подтверждены документально. Тогда, по мнению Минфина РФ и налоговых органов, у физлица возникает доход в денежной форме, который учитывается при исчислении НДФЛ.
Что делать, если работник не вернул подотчетную сумму, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Но стоит отметить, что данный вопрос — о возникновении у работника дохода для целей исчисления НДФЛ в рассматриваемой ситуации — является неоднозначным. Ведь при невозврате денежных средств в установленные сроки говорить об экономической выгоде преждевременно. Для нее необходим договор между компанией и физлицом. Без него переквалифицировать остаток по счету 71 в некую выгоду сотрудника (а значит, и в налогооблагаемый доход) проблематично.
Если организация будет настаивать, что в данном случае нет оснований для признания факта получения работником дохода, то не исключено, что вопрос придется решать в судебном порядке.
ВАЖНО! Когда от работника в установленный срок не поступает авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами, а также не возвращается полученный денежный аванс, то возникает задолженность перед организацией. В течение месяца с момента наступления события работодатель имеет право принять решение об удержании долга из зарплаты работника. При этом необходимо, чтобы работник знал об этом и не возражал против такой меры. Если работодатель не смог осуществить такое удержание, он имеет право обратиться в суд. Попытка судебного взыскания долга — дополнительный аргумент в пользу того, что дохода для НДФЛ пока еще нет.
Но если руководитель примет решение о прощении и списании долга, то в момент списания вся сумма однозначно станет доходом сотрудника и уже точно возникнет объект для обложения НДФЛ.
Схожий вопрос стоит и по страховым взносам. По мнению контролирующих органов, в случае если невозвращенный долг удержан из заработной платы работника, объекта обложения страховыми взносами не возникает. А вот если долг работнику все-таки прощен, то эта сумма должна быть полностью взносами обложена.
Подробнее о налогообложении командировочных расходов НДФЛ читайте в этой статье.
Пример налогообложения расчетов с подотчетными лицами
Давайте рассмотрим все вышеуказанные нюансы на конкретном примере.
Компания ООО «Ромашка» отправляет сотрудника в командировку за специальными материалами для производства нового вида продукции. В смету командировки также входят посещение ресторана с представителем поставщика для заключения контракта на более выгодных условиях. По заявлению сотруднику выдано 32 000 руб. под отчет на 4 дня. Согласно внутренним актам размер суточных составляет 1 000 руб.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если работник командируется в северные регионы РФ, работодатель обязан обеспечить его теплой спецодеждой. Подробности читайте здесь.
По возвращении сотрудник представил документы по расходам:
Товарная накладная на материалы — 160 000 руб. — по условиям договора оплата в течение 15 дней после поступления товара на склад покупателя.
Отразим данный авансовый отчет в учете:
Для проведения представительских расходов бухгалтер в конце месяца сделал расчет:
Подробнее о НДФЛ с суточных сверх нормы читайте в нашем материале «Как правильно отразить суточные сверх нормы в 6-НДФЛ».
Итоги
Налогообложение расчетов с подотчетными лицами всегда зависит от представленных документов и назначения затрат работника. Если все расходы не превышают установленных законодательством норм, то их можно смело принимать в налоговом учете. В противном случае часть расходов придется исключить из налоговой базы по налогу на прибыль, обложить НДФЛ и страховыми взносами.
Как неправильный чек увеличивает налог на прибыль
Расходы по авансовым отчетам уменьшают налог на прибыль организации. Но если работник приложил к отчету некорректный чек, учесть эти затраты не получится. Об этом сказано в новом Письме Минфина от 5 марта 2021 года № 03-03-07/15819.
Организация не может учитывать расходы по авансовому отчету, если прилагаемые к нему документы оформлены с нарушением требований законодательства. В качестве документа, который подтверждает покупку, сотрудник может предоставить кассовый (фискальный) чек.
Каким должен быть чек
Согласно Письму Минфина, кассовый чек, который приложили к авансовому отчету должен содержать все обязательные реквизиты. Они перечислены в п.1 ст. 4.7 54-ФЗ и в Приказе ФНС от 14.09.2020 ЕД-7-20/662@. Только тогда организация сможет учесть расход.
На какие реквизиты обратить внимание
Рекомендуем в первую очередь проверить в чеке QR-код и данные о покупателе.
QR-код — самый заметный обязательный реквизит. Если его нет, возможны два варианта:
И в том, и в другом случае документ не подойдет для уменьшения налога на прибыль.
Наименование покупателя и ИНН покупателя — обязательные реквизиты в чеке, который подтверждает расчет наличными или с предъявлением карты между организациями или ИП (п. 6.1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ).
Подотчетному сотруднику должны выдать чек как юрлицу, то есть с данными покупателя, если он предъявил доверенность или его работодатель заключили договор с продавцом. Без этих реквизитов документ не считается надлежаще оформленным приложением к авансовому отчету.
Оформление авансового отчета: общие правила
Общие правила заполнения авансового отчета таковы:
За нарушение срока работника можно наказать материально.
Как правильно заполнить авансовый отчет
Авансовый отчет условно можно разделить на 3 части:
Подписывают отчет работник, бухгалтер и главный бухгалтер. Затем он передается руководителю на утверждение — соответствующий гриф есть на лицевой стороне документа.
Авансовый отчет может составляться не только в бумажном, но и в электронном виде.
Построчный комментарий по заполнению авансового отчеты подготовили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ бесплатно к системе и переходите к указаниям.
Изменений по авансовым отчетам в 2021 году не было – этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).
Ознакомиться с примером и образцом заполнения авансового отчета вы можете на нашем сайте. Рассмотрим условный пример.
Допустим, 21.01.2021 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.
Работник потратил всего 18 950 руб. (НДС покупка не облагалась т. к. продавец применяет УСН). Неиспользованные средства в размере 1 050 руб. он вернул в кассу сразу при сдаче отчета в бухгалтерию.
Приведем образец заполнения авансового отчета для данной ситуации.
Итоги
Заполнение авансового отчета требует совместной работы подотчетного лица и бухгалтера. Заполненный отчет, подписанный главным бухгалтером и руководителем, является документом, на основании которого отражаются операции в учете.
Дополнительно материалы по теме расчетов с подотчетными лицами смотрите в статьях:
Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами (нюансы)
Какие бумаги проверяют при проведении проверки расчетов с подотчетными лицами?
При проведении проверки расчетов с подотчетниками налоговики обычно запрашивают:
ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 правила выдачи подотчета упростили. Теперь в заявлении на выдачу денег под отчет не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Срок организация устанавливает самостоятельно. Также работодателям разрешили оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику.
Контролера могут заинтересовать и другие документы, например, по оплате работ по гражданско-правовым договорам через подотчетников.
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, узнайте как избежать ошибок в расчетах с подотчетными лицами. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Документы, устанавливающие порядок расчетов в организации
Часто проверяющие наказывают предприятие за отсутствие документа, устанавливающего список подотчетников. Правомерность таких действий является спорной, так как руководитель в каждый раз при выдаче аванса подотчетнику подписывает соответствующее распоряжение, а нормативными актами форма такого распоряжения не утверждена.
По этой причине требование о наличии единого приказа не совсем аргументировано, однако лучше его все-таки сделать, чтобы не иметь лишних проблем с налоговиками. Совсем другое дело, если сотрудник что-то приобретает, а потом приносит в бухгалтерию чеки и другие оправдательные документы, а бухгалтер оформляет авансовый отчет, по которому вся сумма, потраченная работником, вписывается в графу «Перерасход». Далее деньги возвращаются работнику через кассу или на банковскую карту.
В этом случае наличие документа, устанавливающего список подотчетников (приказ, распоряжение), крайне желательно, так как работник фактически не имеет письменного указания осуществить покупку и такие действия могут быть расценены как реализация товара со всеми вытекающими последствиями (удержание НДФЛ, невозможность вычесть НДС). Поэтому в приказе нужно определить, что в отдельных ситуациях при наличии производственной необходимости подотчетник, упомянутый в данном акте, может покупать для фирмы имущество, используя собственные денежные средства, а фирма, в свою очередь, компенсирует потраченные суммы.
На основании авансового отчета суммы расходов, произведенных сотрудником, принимаются к учету и относятся на соответствующие их назначению счета.
Как учитывать расчеты с подотчетными лицами, узнайте в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите к указаниям экспертов.
В соответствии с подп. 6.3 п. 6 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У) деньги вручаются под отчет работникам, при этом под работниками подразумевают две группы людей (п. 5 указания № 3210-У):
Один из основных принципов расчетов с подотчетниками описан в п. 6.3 указания № 3210-У. Согласно ему, работник должен не позднее количества дней, установленного в локальном акте работодателя, с момента истечения срока, на который были выданы деньги (или выхода на работу), предоставить отчет со всеми подтверждающими расходы бумагами (чеками, квитанциями и др.). Контролируются такие операции главбухом, ответственным бухгалтером или руководителем, они же и утверждают документ в установленные на предприятии сроки.
Проверка целевого расходования средств
Смысл выдачи аванса подотчетному лицу в том, что деньги оно получает на приобретение определенных товаров, работ, услуг для нужд организации. Следовательно, один из главных критериев отнесения потраченных сумм на расходы — целевой характер их расходования.
Для получения аванса работник составляет служебную записку с просьбой выдать ему сумму на определенные нужды (суточные, проезд и проживание в служебной командировке, приобретение товаров и услуг, наличные расчеты с поставщиком или подрядчиком и т. д.).
Контролер при проведении проверки сверяет характер произведенных расходов с заявленными в приказе (распоряжении) на выдачу средств. Так, если в служебной записке сотрудник просит выдать ему сумму для командировки в Москву, а предъявлены билеты на самолет до Санкт-Петербурга и обратно, налоговики сочтут такие расходы необоснованно принятыми к учету.
Нарушением могут счесть, например, расходы по командировке на конференцию медработников сотрудника организации, не имеющей отношения к медицине, так как в этом случае затраты не будет являться экономически обоснованными.
То же самое касается и других трат подотчетных сумм: деньги на спецоборудование не могут быть потрачены на канцтовары, на деньги для оплаты строительных работ нельзя купить материалы и т. д.
Проверка первичной документации
Даже если работник получил от фирмы средства на покупку, в магазине он будет являться обычным физлицом, а не представителем организации (если, конечно, у него нет доверенности и печати). Продавец при реализации товаров населению обязан предоставлять кассовый чек или другой заменяющий его документ.
В то же время фирме для списания расходов, произведенных работником, чека ККТ может быть мало, так как в нем бывает прописана только общая сумма без указания конкретного приобретения, что не позволяет подтвердить экономическую обоснованность затрат и не дает оснований бухгалтеру отнести расходы на конкретные статьи. В такой ситуации продавец обязан по требованию покупателя выдать товарный чек, содержащий все необходимые реквизиты: наименование, количество ТМЦ (услуги), общую сумму, дату и др.
Когда чек ККТ содержит все необходимые реквизиты, этого достаточно для принятия к учету и возмещения сотруднику потраченных средств, однако наличие товарного чека будет также приветствоваться.
Если работник оплатил работы, товары, услуги наличкой в кассу поставщика (подрядчика), отчитываясь, он должен предоставить в бухгалтерию квитанцию к ПКО и накладную (акт, если приобретены работы, услуги).
Проверка кассовой дисциплины при оформлении авансовых отчетов
Помимо этого, не стоит забывать про лимит кассы. Согласно вышеупомянутому указанию, компания должна утвердить приказом или иным документом максимальную сумму наличности, разрешенную к хранению на конец рабочего дня (лимит кассы). Рассчитывается он исходя из множества условий, перечисленных в приложении к указанию № 3210-У: характер и расписание работы, объем среднедневной наличной выручки и др. Кроме того, недорасходование средств, выданных под отчет и возвращенных в кассу, может привести к превышению максимально допустимых сумм.
ВАЖНО! Согласно п. 2 указания № 3210-У предприятия — субъекты малого бизнеса, а также ИП не обязаны устанавливать лимит кассы.
При расчете наличными подотчетник и бухгалтер также должны помнить о том, что существует предельный размер наличных расчетов между организациями (или ИП). В 2020-2021 годах предельная сумма, которую может внести в кассу контрагента работник организации по одному договору — 100 000 руб. Подотчетник может внести в кассу поставщика сколько угодно денег, если договоров несколько и каждый платеж не превышает 100 000 руб. При этом предмет соглашения и характер сделки должны быть действительно разными, так как проверяющие обязательно заинтересуются тем, насколько обоснованно существование сразу нескольких договоров между двумя юрлицами. Если налоговики придут к выводу, что на несколько составляющих раздробили одну и ту же сделку, организацию могут серьезно наказать за нарушение кассовой дисциплины. Согласно ч. 1 ст. 15.1 КоАП, за подобные нарушения налагают штраф в размере 4 000–5 000 руб. на должностное лицо и 40 000–50 000 руб. на организацию. При этом законом не оговаривается, на которую из сторон налагается штраф: на того, кто внес сумму, или на того, кто принял. Поэтому часто ФНС штрафует сразу обе стороны сделки.
Подробнее о том, как избежать ошибок при проведении кассовых операций, читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».
Доначисление НДФЛ при проверке расчетов с подотчетными лицами
П. 1 ст. 210 НК РФ предусматривает, что НДФЛ облагаются все доходы физлица в денежной и материальной форме, а также суммы материальной выгоды.
Что же делать, если работник не предоставил все необходимые подтверждающие документы или подотчетная сумма не была возвращена в кассу? В такой ситуации проверяющие имеют полное право трактовать выплаты по авансовому отчету неправомерными и отнести их к доходам работника.
Дело в том, что отсутствие в документах необходимых реквизитов или отсутствие самого документа, подтверждающего расходы, ставит под сомнение правомерность принятия таких расходов к учету, а также наличие самого факта произведенных расходов. Поэтому бухгалтер должен тщательно проверять предоставленные подотчетником документы, наличие в них всех необходимых реквизитов, следить за правильностью составления авансового отчета, указанных в нем сумм, соответствием приобретенных ТМЦ или услуг заявленным целям в авансовых документах.
О том, как дисциплинировать работника, не отчитывающегося по выданным деньгам, читайте в статье «Работник опять задержал первичку? Накажите рублем».
Ошибки в бухучете
Бумаги, прикладываемые к отчету, доказывают покупку работником материальных ценностей (приобретение услуг) для нужд фирмы. На основании авансового отчета бухгалтер делает запись по Кт счета 71 и Дт счетов учета затрат. В зависимости от того, что купил сотрудник, счет 71 корреспондирует со счетом 10 (если приобретены ТМЦ), 08 (оборудование), 20, 26 (если приобретены услуги, работы).
Неправомерность учета ТМЦ, документы по которым отсутствуют или имеют существенные недочеты, может быть расценена проверяющими органами и судом как бухгалтерская ошибка (п. 2 ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности»).
В общем случае отсутствие документов, подтверждающих произведенные расходы, или их неправильное оформление влечет за собой невозможность уменьшить налогооблагаемую базу (п. 1 ст. 252 НК РФ).
О том, что можно считать бухгалтерской ошибкой и как ее исправить, читайте в статье «Способы исправления в бухгалтерском учете и отчетности».
Особенности налогового учета подотчетных сумм упрощенцев
Бывает, что подотчетное лицо перерасходует средства, выданные ему на покупку, либо аванс ему совсем не предоставляется, а покупает оно все целиком из собственных денег. В такой ситуации есть определенные нюансы налогового учета предприятий, работающих на упрощенной системе налогообложения «доходы минус расходы».
Дело в том, что при УСН доходы и расходы учитывают кассовым методом, то есть по факту получения денег или оплаты расходов. В данном случае, приняв от подотчетника все приобретения и утвердив авансовый отчет, невозможно отнести к затратам (уменьшению налогооблагаемой базы) все произведенные расходы. К расходам их можно отнести тогда, когда организация за них фактически заплатила (письмо Минфина РФ от 17.01.2012 № 03-11-11/4), то есть в момент, когда сотруднику возместят перерасход по покупке.
01.10.20__ Иванов И. И. получил распоряжение от руководства ООО «Омега», применяющего УСН 15%, купить партию канцтоваров для нужд бухгалтерии. Из кассы он получил на эти цели 1 000 руб. Придя в магазин, Иванов обнаружил, что для покупки необходимого товара ему понадобится 1 200 руб., и ему пришлось заплатить недостающие 200 руб. из собственных средств. В тот же день Иванов вернулся на работу, где отчитался за потраченные деньги, а купленные канцтовары сдал на склад. Руководство утвердило авансовый отчет в сумме 1 200 руб. и приняло решение выплатить Иванову сумму перерасхода. Однако в кассе не оказалось наличных средств, так как бухгалтер уже отвез в банк дневную выручку организации. Поэтому деньги Иванову выплатили только на следующий день.
Бухгалтерские операции отражаются проводками:
Дт 71 Кт 50 — 1 000 руб. — выданы деньги под отчет;
Дт 10 Кт 71 — 1 200 руб. — приняты канцтовары;
Дт 26 Кт 10 — 1 200 руб. — списаны на общехозяйственные расходы приобретенные канцтовары;
Дт 71 Кт 50 — 200 руб. — выплачена Иванову И. И. сумма перерасхода по авансовому отчету.
В налоговом учете расходы принимаются следующим образом: 01.10.20__ — 1 000 руб., 02.10.20__ — 200 руб.
При этом нарушение порядка принятия расходов в налоговом учете не будет существенным, если утверждение авансового отчета и выплата перерасхода по нему происходят в рамках одного квартала, так как авансовые платежи по налогу, применяемому организациями на УСН, формируются на основе поквартального учета. Однако возможна ситуация, когда работник (часто руководитель в небольшой фирме) отчитывается сразу за крупные суммы расходов, произведенных за свой счет, а кассовой выручки или денег на расчетном счете для возмещения перерасхода не хватает. Если это происходит в разных кварталах или годах (в январе выплачивают деньги за декабрьский авансовый отчет), могут возникнуть крупные разницы сумм бухгалтерского и налогового учета.
Также при применении УСН «доходы минус расходы» довольно распространенной бывает ошибка, когда бухгалтер учитывает оплаченные через подотчетное лицо авансы поставщика. В такой ситуации подотчетное лицо получает на руки деньги для оплаты аванса по договору с контрагентом. Он относит деньги в кассу поставщика, где ему выдают ПКО и чек ККТ. Однако других документов (накладная, акт сдачи-приемки или приема-передачи) он не получает, так как товары еще не поставлены (услуги, работы не выполнены). В этом случае бухгалтер должен учесть затраты в расчете налогооблагаемой базы не на дату утверждения отчета, а тогда, когда товары фактически поступят в организацию.
Итоги
Для ФНС проверка расчетов с подотчетными лицами связана с анализом четырех основных аспектов:
Рекомендуем бухгалтерам обратить на это особое внимание.