как добавить в договор пункт об эдо
Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами
Электронный документооборот может быть удобен контрагентам, которые часто обмениваются большим количеством бумаг. При работе с такой системой можно создать сразу же оригинал документа и, подписав его электронной подписью, отправить партнеру. Если юрлица решили использовать такой способ для обмена документами, то особенности работы с системой ЭДО прописывают в соответствующем соглашении, которое подписывает каждая из сторон. Какая информация должна содержаться в этом документе, рассмотрим в статье.
Коротко об ЭДО между организациями
При электронном документообороте большая часть документов создается в электронном виде и хранится в электронных архивах. Для такой работы компании выбирают специальное программное обеспечение, разработанное компанией — оператором ЭДО, заключают с ней договор и начинают работу. Контрагенты также должны присоединиться к системе, если им удобен такой способ взаимодействия.
Документы подписывают специальной электронной подписью, как обычной, так и усиленной. Посредством ЭДО можно обмениваться различными бумагами. К оформлению и подписанию каких-то из них предъявляются более жесткие требования, а к каким-то — менее.
Внимание! В системе формируется сразу оригинал документа. Если проверяющие органы запрашивают какие-либо документы, можно распечатать им копии или отправить бумагу в электронном виде.
Основные законодательные акты в сфере ЭДО:
Порядок перехода на ЭДО
Переход на ЭДО проходит в несколько этапов:
Перейдя на ЭДО с несколькими контрагентами, можно разослать остальным письма о переходе на ЭДО и пригласить их присоединиться к системе.
Как составить соглашение об ЭДО между юрлицами
Документ компании разрабатывают самостоятельно, структура должна быть характерной для такого рода бумаг. Текст должен быть хорошо вычитан, не должно быть просторечных и разговорных выражений, стиль нужно использовать официально-деловой.
Как правило, соглашение разрабатывает компания, предложившая контрагенту обмениваться документаций при помощи системы ЭДО. При желании контрагент может предложить внести какие-либо изменения в текст бумаги. Таким образом, в составлении документа могут участвовать обе стороны. Ссылки на законодательные акты должны быть обязательно во избежание в дальнейшем недоразумений.
Соглашение об электронном документообороте может содержать следующую информацию:
Внимание! Это примерный список пунктов соглашения. При необходимости можно внести все недостающие сведения.
Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами
Юридическое лицо может в устной или письменной форме договориться со своим контрагентом и начать обмениваться с ним через Диадок юридически значимыми электронными документами.
Для этого достаточно, чтобы организации подключились к Диадоку и подписали лицензионный договор с Контуром. При этом заключать какое-либо дополнительное соглашение об ЭДО между двумя контрагентами не требуется.
Дело в том, что все документы, которые передаются через Диадок, подписываются квалифицированной электронной подписью. В п. 1 ст. 6 Федерального закона 63-ФЗ «Об электронной подписи» говорится: «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП), признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью». Таким образом, электронный документ, подписанный КЭП, имеет юридическую значимость, для подтверждения которой не требуется иных условий.
Разумеется, в случае необходимости юридические лица могут составить соглашение о переходе на ЭДО и порядке работы с электронными документами или добавить условие об ЭДО в действующий договор.
Соглашение с контрагентом об электронном документообороте
Если вы решите составить соглашение к договору об электронном документообороте, то укажите в нем формат электронных документов, которыми планируете обмениваться, порядок внесения исправлений в документы, обязательства сторон и т.д. Соглашение о применении ЭДО можете сформировать самостоятельно или скачать образец и заполнить его. Заключить соглашение можно в Диадоке.
Пункт в договоре об электронном документообороте
Как в договоре прописать условия обмена электронными документами? Вы можете добавить соответствующий пункт в ранее подписанный договор. Чтобы расширить условия действующего договора, понадобится составить доп. соглашение о переходе на ЭДО и подписать его с двух сторон в электронном виде.
Диадок легко настроить под ваши бизнес-процессы. Формируйте документы и отправляйте их контрагентам или коллегам.
Инструкция: как заключить соглашение об электронном документообороте
Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами — это документ, который устанавливает порядок работы по ЭДО организации-инициатора и ее контрагента.
Когда и зачем требуется
Электронный документооборот, или ЭДО, — это документальное взаимодействие с контрагентами в онлайн-формате. Документацию передают, получают и обрабатывают в электронном, а не бумажном виде.
Для начала взаимной онлайн-работы компании заключают специальное соглашение и указывают такое условие в договоре об электронном документообороте — учреждения соглашаются получать электронные бумаги в установленном порядке. Но прежде чем приступить к обмену по ТКС, обе компании подключаются к системе ЭДО, заключают контракт с одной из лицензированных компаний-операторов и получают ЭЦП (63-ФЗ от 06.04.2011).
Если контрагент не согласен с ЭДО, компании обмениваются документацией в бумажном виде. Если оба учреждения присоединяются к обороту, они формируют оригиналы в системе (приказ Минфина №174н от 10.11.2015). При необходимости бумаги распечатывают и представляют по требованию ведомств.
Риски обмена скан-образами
Закон не запрещает обмениваться скан-копиями документации по электронной почте, но такой обмен не гарантирует безопасность передаваемой информации. Кроме этого, у отправителя нет возможности отследить факт и точную дату получения. В некоторых случаях контрагенты забывают, теряют или не находят нужную бумагу в потоке почты.
Если возникнет необходимость судебного разбирательства, доказать факт получения и ознакомления с письмом практически невозможно. Организации доступны только сведения об отправке. Если оправляете важный документ по электронной почте для ускорения взаимодействия, продублируйте отправку пакета курьерской службой или почтовым отправлением — письмом с описью вложений и уведомлением о доставке.
Как перейти на ЭДО с контрагентами
Пошаговая инструкция, как организовать ЭДО.
Шаг 1. Выбрать оператора из списка компаний, аккредитованных ФНС России. Заключить с ним контракт.
Шаг 2. Договориться с контрагентом. Отправьте официальное уведомление о начале работы в новом формате. В письме обозначьте возможность подключиться к ЭДО или оставить действующий порядок. Если контрагент согласен, он самостоятельно выбирает оператора.
Шаг 3. Подписать с партнером соглашение об организации электронного документооборота, но это необязательно, если у обеих компаний действует УКЭП.
Шаг 4. Установить необходимое программное обеспечение. Дополнительно перед стартом проведите разъяснительную работу с сотрудниками, вовлеченными в ЭДО.
Шаг 5. Назначить ответственных лиц за ведение онлайн-обмена. Выпустить УКЭП для тех сотрудников, которым она необходима для подписания бумаг по должностным обязанностям.
Как заключить договор о переходе на ЭДО
Унифицированной формы не предусмотрено. Стороны вправе заключить дополнительное соглашение к основному контракту или оформить отдельную письменную договоренность.
Опишите в договоре основные правила и новый порядок обмена бумагами. Включите в соглашение такие пункты:
Образец
Вот для примера образец, как прописать в договоре электронный документооборот (шаблон):
ОБ ОБМЕНЕ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
г. Москва «__» _________ 20__ г.
вместе именуемые Стороны, заключили настоящее соглашение о нижеследующем:
1. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
1.1. Электронный документ (ЭД) — информация в электронно-цифровой форме, пригодная для обработки в программах системы «1С:Предприятие». Электронный документ может быть формализованным и неформализованным.
1.2. Электронная подпись (ЭП) — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
1.2.1. Квалифицированная ЭП (КЭП) — вид усиленной электронной подписи, ключ проверки которой указан в квалифицированном сертификате, выданном аккредитованным удостоверяющим центром.
1.2.2. Неквалифицированная ЭП (НЭП) — вид усиленной электронной подписи, которая получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи.
1.3. Электронный документооборот (ЭДО) — процесс обмена электронными документами, подписанными ЭП, между Сторонами.
1.4. Оператор — организация, обеспечивающая обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота между Сторонами.
1.5. Направляющая Сторона — Сторона-1 или Сторона-2, направляющая документ в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи другой Стороне.
1.6. Получающая Сторона — Сторона-1 или Сторона-2, получающая от Направляющей Стороны документ в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.
1.7. Документ — общее название документов, которыми обмениваются Стороны настоящего Соглашения.
1.8. Прямой обмен — обмен электронными документами между хозяйствующими субъектами без участия Оператора.
2. ПРЕДМЕТ СОГЛАШЕНИЯ
2.1. Настоящим Соглашением Стороны устанавливают порядок ЭДО во исполнение своих обязательств:
[по Договору № ___от ______];
[по всем заключенным между Сторонами договорам];
[по всем договорам, которые будут заключены в будущем].
2.2. Электронные документы, которыми обмениваются Стороны настоящего Соглашения, могут быть подписаны Квалифицированной ЭП.
2.3. Стороны соглашаются получать электронные документы, перечень и форматы которых приведены в Приложении 1 к настоящему Соглашению (далее — Сфера действия).
2.5. Стороны для организации ЭДО используют квалифицированную электронную подпись, что предполагает получение Стороной-1 и Стороной-2 сертификатов ключа проверки электронной подписи в аккредитованном удостоверяющем центре в соответствии с нормами Закона №63-ФЗ (далее — УЦ).
2.6. Стороны обязаны информировать друг друга о невозможности обмена документами в электронном виде, подписанными квалифицированной ЭП, в случае технического сбоя внутренних систем Стороны. В этом случае в период действия такого сбоя Стороны производят обмен документами на бумажном носителе с подписанием собственноручной подписью, при этом такая форма оригинала документа должна быть зафиксирована приказом руководителя Направляющей Стороны.
2.7. При осуществлении обмена электронными документами Стороны используют форматы документов, которые утверждены приказами ФНС России. Если форматы документов не утверждены, то Стороны используют согласованные между собой форматы.
3. ПРИЗНАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ РАВНОЗНАЧНЫМИ ДОКУМЕНТАМ НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ
3.1. Электронный документ, подписанный КЭП, содержание которого соответствует требованиям нормативных правовых актов, должен приниматься Сторонами к учету в качестве первичного учетного документа, использоваться в качестве доказательства в судебных разбирательствах, предоставляться в государственные органы по запросам последних.
3.2. Подписание электронного документа, бумажный аналог которого должен содержать подписи и (или) печати обеих сторон, осуществляется путем последовательного подписания данного электронного документа каждой из Сторон. Доказательством подписания электронного документа Стороной-2 может являться в том числе ее ЭП с идентификатором подписанного документа, т. е. без повторного приложения самого документа, подписанного Стороной-1.
3.3. Каждая из Сторон несет ответственность за обеспечение конфиденциальности ключей КЭП, недопущение использования принадлежащих ей ключей без ее согласия. Если в сертификате КЭП не указан орган или физическое лицо, действующее от имени организации при подписании электронного документа, то в каждом случае получения подписанного электронного документа Получающая Сторона добросовестно исходит из того, что документ подписан от имени Направляющей Стороны надлежащим лицом, действующим в пределах имеющихся у него полномочий.
3.4. Организация ЭДО между Сторонами не отменяет использование иных способов изготовления и обмена документами между Сторонами в рамках обязательств, не регулируемых данным Соглашением.
4. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С УДОСТОВЕРЯЮЩИМ ЦЕНТРОМ И ОПЕРАТОРОМ
4.1. Стороны не позднее 15 дней после подписания настоящего Соглашения обязуются за свой счет получить сертификаты ЭП, которые можно будет использовать в течение всего срока действия данного Соглашения.
4.2. Условия использования средств ЭП, порядок проверки ЭП, правила обращения с ключами и сертификатами квалифицированной ЭП устанавливаются нормативными документами (регламентами) УЦ; по данным вопросам Стороны руководствуются нормативными документами УЦ.
4.3. До начала осуществления обмена электронными документами Стороны должны оформить и представить Оператору заявление об участии в ОЭД, а также получить у Оператора идентификатор участника обмена, реквизиты доступа и другие необходимые данные.
4.4. В случае изменения учетных данных, содержащихся в заявлении об участии в ОЭД в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, Сторона не позднее трех рабочих дней со дня соответствующего изменения представляет Оператору заявление о внесении изменений в ранее сообщенные данные.
5. ПОРЯДОК ВЫСТАВЛЕНИЯ И ПОЛУЧЕНИЯ СЧЕТОВ-ФАКТУР В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ ПО ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННЫМ КАНАЛАМ СВЯЗИ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ КВАЛИФИЦИРОВАННОЙ ЭП (ЭЦП)
5.1. При выставлении и получении счетов-фактур Стороны руководствуются порядком, закрепленным в приказе Минфина России №174н от 10.11.2015.
6. ПОРЯДОК ВЫСТАВЛЕНИЯ, НАПРАВЛЕНИЯ И ОБМЕНА НАКЛАДНЫМИ И АКТАМИ ЧЕРЕЗ ОПЕРАТОРА
6.1. Направляющая Сторона формирует необходимый Документ в электронном виде в системе ПО, подписывает его КЭП, упаковывает в транспортный контейнер и отправляет через Оператора Получающей Стороне.
6.2. Оператор проверяет адрес и структуру транспортного контейнера и при отсутствии недостатков осуществляет его доставку Получающей Стороне. При этом Оператор фиксирует дату и время получения Документа, формирует Подтверждение даты получения (ПДП) и отправляет его Направляющей Стороне.
6.3. Направляющая Сторона при получении ПДП проверяет действительность сертификата КЭП и сохраняет его в системе ПО.
6.4. При обнаружении ошибок в полученном контейнере Оператор формирует сообщение об ошибке и отправляет его Направляющей Стороне.
6.5. Получающая Сторона при получении Документа от Оператора проверяет действительность сертификата КЭП и сохраняет Документ в системе ПО.
6.6. Одновременно Получающая Сторона не позднее _____________ рабочих дней формирует Извещение о получении (ИОП), в котором фиксирует факт доставки Документа, пописывает ее КЭП и отправляет Направляющей стороне через Оператора.
6.7. Направляющая сторона, получив ИОП, проверяет действительность сертификата КЭП и сохраняет его в системе ПО.
6.8. Получающая Сторона, ознакомившись с Документом, может не позднее одного рабочего дня совершить одно из следующих действий:
6.8.1. Сформировать ответный Документ, подписать его КЭП и отправить Направляющей Стороне через Оператора — в том случае, если Получающая Сторона согласна с содержанием Документа.
6.8.2. При несогласии с содержанием Документа сформировать Уведомление об уточнении (УОУ), указав причину несогласия, подписать его КЭП и отправить Направляющей Стороне через Оператора.
6.9. Направляющая Сторона, получившая ответный Документ либо УОУ, проверяет действительность сертификата КЭП и сохраняет их в системе ПО.
6.10. При необходимости Направляющая сторона не позднее ________ рабочих дней вносит исправления в данные и повторяет действия, установленные п. 6.1. настоящего Соглашения.
7. ПОРЯДОК ПРЯМОГО ОБМЕНА НЕФОРМАЛИЗОВАННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
7.1. Направляющая Сторона формирует необходимый Документ в электронном виде в системе ПО, подписывает его КЭП, направляет файл с документом в электронном виде в адрес Получающей Стороны.
7.2. Получающая Сторона при получении Документа проверяет действительность сертификата КЭП и сохраняет Документ в системе ПО.
7.3. Получающая Сторона, ознакомившись с документом, может совершить одно из следующих действий:
7.3.1. Подписать Документ КЭП и отправить Направляющей стороне — в том случае, если Получающая Сторона согласна с содержанием Документа.
7.3.2. При несогласии с содержанием Документа сформировать Уведомление об уточнении (УОУ), указав причину несогласия, подписать его КЭП и отправить Направляющей Стороне через Оператора.
7.4. Направляющая Сторона, получившая ответный Документ либо УОУ, проверяет действительность сертификата КЭП и сохраняет их в системе ПО.
7.5. При необходимости Направляющая сторона не позднее ________ рабочих дней вносит исправления в данные и повторяет действия, установленные п. 7.1. настоящего Соглашения.
8.1. В случае несоответствия государственного календаря рабочего времени Стороны-2 (Получающей Стороны) с производственным календарем РФ Сторона-2 (Получающая Сторона) обязана направить извещение о получении Документа (счета-фактуры) в электронном виде в первый рабочий день согласно государственному календарю рабочего времени Стороны-2 (Получающей Стороны).
8.2. В случае если Направляющая сторона не получила от Получающей стороны и/или Оператора Получающей стороны, а равно если Оператор Получающей стороны не получил от Получающей стороны извещение о получении Документа (счета-фактуры) от Направляющей стороны и/или Оператора Направляющей стороны и при условии отсутствия от Получающей Стороны уведомления согласно п. 2.7. Соглашения и невозможности для Направляющей Стороны получить от Получающей Стороны информацию о причинах отсутствия извещения, Направляющая Сторона оформляет соответствующий документ на бумажном носителе с подписанием собственноручной подписью, Стороны считают его оригиналом, при этом такая форма оригинала документа должна быть зафиксирована приказом руководителя Направляющей Стороны.
8.3. В случае невозможности и далее производить обмен документами в электронном виде (неполучение извещений о получении электронного документа, отсутствие любого вида связи с Получающей Стороной и пр.) Направляющая Сторона оформляет документы на бумажных носителях в письменном виде и Стороны считают их оригиналами, при этом настоящее Соглашение считается расторгнутым без оформления каких-либо Дополнительных соглашений.
9. РАЗРЕШЕНИЕ СПОРОВ
9.1. Квалифицированная ЭП, которой подписан документ, признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное.
9.2. При возникновении разногласий относительно подписания с помощью КЭП определенных электронных документов Стороны соглашаются предоставить комиссии, созданной в соответствии с регламентом УЦ, возможность ознакомления с условиями и порядком работы своих программных и технических средств, используемых для обмена электронными документами.
9.3. Все споры, возникающие в связи с исполнением настоящего Соглашения, рассматриваются тем же судом, которому подсудны споры, вытекающие из обязательств Сторон, определенных в п. 2.1. настоящего Соглашения.
10. ДЕЙСТВИЕ СОГЛАШЕНИЯ И ПОРЯДОК ЕГО ИЗМЕНЕНИЯ
10.1. Настоящее Соглашение заключено сроком на _____ месяцев. Соглашение автоматически прекращает свое действие досрочно в случае, если хотя бы одна из Сторон на протяжении одного месяца не будет иметь действительного сертификата КЭП, выданного УЦ.
10.2. Сторона имеет право в одностороннем внесудебном порядке отказаться от исполнения настоящего Соглашения, письменно уведомив об этом другую Сторону не менее чем за 30 дней до расторжения Соглашения.
10.3. Соглашения об изменении, продлении срока действия или досрочном прекращении настоящего Соглашения и приложений к нему заключаются в том же порядке, что и настоящее Соглашение.
11. ПОДПИСИ И РЕКВИЗИТЫ СТОРОН
К Соглашению от ___________
ПЕРЕЧЕНЬ И ФОРМАТ ДОКУМЕНТОВ
«___» ___________ 20__ г.
Сферу действия Соглашения об организации электронного взаимодействия составляет набор описанных ниже документов, которыми Стороны обмениваются в рамках обязательств, возникших
[по Договору № ___от ______];
[по всем заключенным между Сторонами договорам];
[(по всем договорам, которые будут заключены в будущем].
Наименование электронного документа
Формат электронного документа
Равнозначный документ на бумажном носителе
XML, утв. приказом ФНС России №174н от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@?
Как в договоре прописать электронный документооборот
Из нашей статьи вы узнаете:
Разбираемся, зачем нужно соглашение об электронном документообороте и как прописать ЭДО в договоре.
Зачем нужен договор об ЭДО
Соглашение (регламент) об электронном документообороте обязательно — без него ЭДО между контрагентами не будет иметь юридической силы. Регламент оформляют как приложение к другому договору.
Как перейти на ЭДО с контрагентами
Перед тем как прописать правила ЭДО в договоре, контрагенты договариваются о них в письме.
Что указывают в письме:
Правила составления соглашения регулирует Гражданский кодекс РФ, в частности, статья 432.
В регламенте об ЭДО обязательно прописывают порядок применения цифровой подписи. Основание — ФЗ-№ 63 и ФЗ-№ 402.
Квалифицированной подписью подписывают счёта-фактуры, акты приёма-сдачи, универсальные передаточные документы (Приказ Министерства финансов № 174). Документы внутри организации можно подписывать неквалифицированной подписью.
Какие ещё разделы прописывают в соглашении:
После подписания регламента ЭДО компании заключают договоры с операторами электронного документооборота. Причём двум контрагентам необязательно пользоваться одним оператором — сервисы ЭДО работают друг с другом через роуминг.
Чтобы наладить ЭДО с партнёрами в «Астрал.ЭДО / 1С-ЭДО» достаточно отправить контрагенту приглашение через 1С. Система интегрирована в «1С:Предприятие» — сотрудникам не придётся учиться работать с новой программой. Чтобы подключиться к системе «Астрал», оставьте заявку, и региональный представитель компании свяжется с вами.
Как добавить в договор пункт об эдо
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Какие положения обязательно должны содержаться в соглашении об электронном документообороте или в договоре поставки, предусматривающем раздел об электронном документообороте (планируется использование и квалифицированной, и простой электронных подписей)?
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Андреева Людмила
Ответ прошел контроль качества
30 сентября 2021 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.
Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.
ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.
8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)
Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru
Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит
Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter