Памятка о порядке формирования и сроках представления отчетности по форме «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)»
ПАМЯТКА СТРАХОВАТЕЛЮ
о порядке формирования и сроках представления
сведений о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД
В рамках реализации проекта «Электронная трудовая книжка» 16.12.2019 г. приняты Федеральные законы № 436 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и № 439 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» устанавливающие обязанность работодателей с 01.01.2020 г. представлять в ПФР отчетность по форме «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)» (далее – форма СЗВ-ТД).
Форма СЗВ-ТД, порядок её заполнения, формат сведений, а также дополнительная информация, размещены на официальном сайте Пенсионного фонда РФ в разделе «Электронная трудовая книжка» (www.pfrf.ru).
Сроки представления отчетности по форме СЗВ-ТД
с 1 января 2020 года:
с 1 января 2021 года:
Общие требования к заполнению и представлению формы СЗВ-ТД
Особенности заполнения формы СЗВ-ТД
Условно форму СЗВ-ТД можно разделить на 5 разделов.
В реквизитах страхователя указываются:
a) кадровое мероприятие – в графе 2 указывается дата кадрового мероприятия (в формате ДД.ММ.ГГГГ); в графе 3 указывается вид кадрового мероприятия (прием, перевод, переименование, установление (присвоение), увольнение, запрет занимать должность (вид деятельности));
b) Наименование – в графе 4 указывается наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием работодателя; наименование структурного подразделения организации, если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор; графа 5 «Код выполняемой функции» заполняется с 1 января 2021 г. в соответствии со справочником; в графе 6 указываются причина прекращения трудового договора и пункт, часть статьи, статья ТК РФ или иного ФЗ, являющиеся основанием для увольнения работника;
c) Основание проведения кадрового мероприятия – указываются наименование, дата и номер документа, (приказа, распоряжения, иного решения или документа страхователя), подтверждающего оформление (прекращение) трудовых отношений (прием, перевод, приостановление, увольнение и т.д.).
В случае, если требуется отменить запись по конкретному работнику, страхователем представляется форма СЗВ-ТД, в которой заполняются данные в полном соответствии с первоначальной записью, которую требуется отменить, при этом в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» проставляется знак «Х».
Для корректировки сведений по работнику, необходимо отменить ранее представленные сведения (см. п. выше) и в следующей строке указать верные сведения.
Если за время работы зарегистрированного лица изменяется наименование страхователя, то об этом отдельной строкой в графе 3 «Сведения о приеме, переводе, увольнении» указывается «Переименование». В графе 2 указывается дата, с которой произошло изменение наименования страхователя. В графе 4 «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» указывается, что «Старое наименование» с конкретного числа переименовано в «Новое наименование страхователя». В графах «Наименование документа», «Дата», «Номер документа» указываются реквизиты приказов (распоряжений) или иных документов, подтверждающих изменение наименования страхователя.
Ответственность работодателя
Работодатель несет ответственность:
По всем возникающим вопросам обращаться в Управление Пенсионного фонда РФ по месту регистрации.
Как сдать корректирующий отчёт СЗВ-ТД в ПФР
Из нашей статьи вы узнаете:
Персонифицированная отчётность — это учёт сведений о каждом сотруднике организации или индивидуального предпринимателя. СЗВ-ТД — это один из таких персонифицированных отчётов, в котором представляются сведения о трудовой деятельности работников.
Иногда при заполнении СЗВ-ТД работодатель допускает ошибки, и если такой отчёт уже был отправлен в ПФР, ему необходимо подавать корректирующий документ. В этой статье мы подробно рассмотрим, какие ошибки можно допустить, как формировать и сдавать корректирующий отчёт и какие штрафы полагаются за сдачу документа с ошибками.
Распространённые ошибки при сдаче отчётности СЗВ-ТД
Несмотря на то что можно совершить огромное количество ошибок при заполнении отчёта СЗВ-ТД, чаще встречаются всего несколько типов:
Когда отчёт попадает в ПФР, он проходит проверку в базе. Если обнаруживается какая-либо неточность, работодатель получает отрицательный протокол, который свидетельствует о том, что отчёт принят не был. В протоколе будут отражены коды ошибок, которые нужно исправить.
У работодателя есть пять рабочих дней на то, чтобы внести исправления и отправить отчёт в новой редакции. Но если работодатель самостоятельно обнаружит ошибку, он может сдать повторный отчёт ещё до получения протокола по тому, который был отправлен сначала.
Важность представления актуальной формы
Актуальная форма СЗВ-ТД утверждена постановлением правления ПФ РФ № 769п от 27.10.2020 и используется с 1 июля 2021 года. Предыдущие редакции формы не будут приняты в ПФР и их представление тоже будет считаться ошибкой, после которой будет направлен отрицательный протокол.
Если говорить о важности представления актуальной формы, то нужно помнить, что если сдать неправильный отчёт по устаревшему образцу, работодателю всё равно придётся заново его отправлять по новой форме. А за опоздание представления на работодателя будут накладываться штрафы, подробнее мы их рассмотрим в соответствующем разделе.
В актуальной форме СЗВ-ТД, например, отсутствует строка отчётного периода — она была исключена и, соответственно, корректировать отчётный период никак нельзя. В предыдущей форме такая строка была.
Как сформировать корректирующий отчёт СЗВ-ТД
Существует определённый алгоритм действий по формированию корректирующего отчёта СЗВ-ТД, он приведён в Постановлении Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п. Есть два варианта развития событий и их разрешения:
Вносят изменения не только в случае, если была допущена ошибка. Иногда возникает необходимость направления уточнёнки при смене наименования работодателя или необходимости отменить запись, которая была внесена в трудовую книжку.
Смена наименования работодателя
В этом случае нужно поступить следующим образом:
Отчёт нужно отправить в том же месяце, в котором произошли изменения.
Другие ошибки, связанные с работодателем, обозначаются кодом 50. Расшифровку и способ решения проблем можно увидеть в таблице ниже.
Исправление ошибок
Если неточности были допущены в тех местах, где можно изменить данные, нужно проделать следующий алгоритм действий:
Ошибки в сведениях о работниках группируются под кодом 30. Расшифровку и способ их решения можно увидеть в таблице ниже.
После исправлений отчёт нужно отправить в ПФР.
Как отменить отчёт СЗВ-ТД в ПФР
Отменять отчёт СЗВ-ТД можно в том случае, когда внести уточнения нельзя одним документом. Для этого нужно проделать следующие действия:
Эти действия приведут к отмене отправленного ранее отчёта. После чего можно составлять новый документ с верными данными и снова отправлять его в пенсионный фонд.
Как сдать исправленный отчёт СЗВ-ТД
Как уже было сказано, у работодателя есть пять рабочих дней на то, чтобы сдать исправленный отчёт, когда был получен отрицательный протокол.
Отправка же корректирующей формы проходит так же, как и обычного отчёта: в территориальный орган ПФР по месту регистрации. При этом главное — соблюдать очерёдность: сначала нужно отменить первый ошибочный отчёт, а потом направить корректирующий.
Удобно сдавать отчёт в электронном виде: так проще корректировать ошибки и быстрее отправлять документ. «Астрал.Отчёт 5.0» — сервис для отправки электронной отчётности в контролирующие органы, которая может подсказать о наличии ошибок ещё до отправки документа.
Могут ли оштрафовать за ошибки
Если ошибку заметить вовремя и внести изменения в указанный срок, то никаких штрафов наложено не будет. Однако, в соответствии со статьёй 15.33.2 КоАП РФ непредставление данных, представление с ошибками или неполное представление может привести к наложению штрафам на должностных лиц в размере от 300 до 500 рублей.
Способы корректировки сведений по форме СЗВ-ТД в 1С:Бухгалтерия
Законодательные основы представления сведений по форме СЗВ-ТД
В соответствии с Постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 25.12.2019 №730п “Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений” форма СЗВ-ТД заполняется и представляется страхователями в территориальный орган ПФР на всех застрахованных лиц (включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе), с которыми заключены (или прекращены) трудовые (служебные) отношения в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.
В 2020 и наступающем 2021 году действует следующий порядок представления сведений по форме СЗВ-ТД:
При формировании приказа о приеме на работу в 1С:Бухгалтерии реализована возможность указать способ ведения трудовой книжки и дату написания заявления, если такое заявление было написано на предыдущем месте работы.
В этом случае программа 1С:Бухгалтерии не предложит заполнить заявление о способе ведения трудовой книжки, и отчет по форме СЗВ-ТД будет сформирован только с кадровой записью о приеме.
Кроме того, добавлена возможность указания второго документа-основания для кадровых мероприятий. В запись электронной трудовой книжки (форма СЗВ-ТД) переносится информация о двух документах-основаниях.
После того, как получен положительный протокол из территориального органа ПФР о приеме СЗВ-ТД, необходимо отметить флажком, что сведения приняты и редактированию не подлежат.
Если в составе СЗВ-ТД представлялись сведения по нескольким сотрудникам, и они приняты ПФР частично, отмечаем флажком только принятые сведения.
Способы корректировки сведений по форме СЗВ-ТД
Иногда необходимо скорректировать ранее направленные сведения СЗВ-ТД. Например, в кадровом учете была обнаружена ошибка (неверная дата, номер приказа или должность), а сведения СЗВ-ТД уже приняты в ПФР, там стоит флаг Документ принят в ПФР, и этот документ не редактируется. В 1С:Бухгалтерии существуют два способа внесения исправлений.
Если отправленную кадровую запись надо просто отменить, помечаем на удаление соответствующий кадровый приказ, а в сведениях по форме СЗВ-ТД эта кадровая запись сформируется с признаком отмены по дате пометки на удаление.
Если кадровую запись необходимо просто отменить, в документе Регистрация трудовой деятельности через кнопку Отменить выбираем требуемые сведения.
По нашему опыту данные сведения лучше представлять по данному сотруднику отдельно от прочих СЗВ-ТД — не включать в один документ и отменяющее мероприятие и приемы/увольнения по другим сотрудникам.
С помощью этого Регистра можно отслеживать отмены кадровых мероприятий, которые могли сформироваться при внесении корректировок такими способами или при случайном перепроведении приказов о приеме или увольнении.
Отзыв заявлений о способе ведения трудовой книжки
Могут возникнуть ситуации, когда необходимо отменить ранее направленные заявления о выборе способа ведения трудовой книжки. Например, они были направлены ошибочно, или содержат некорректные сведения.
Кроме того, если в 2020 году работник выбрал способ ведения трудовой книжки на бумажном носителе, в 2021 году и в последующие годы он может изменить свое решение и подать заявление работодателю о введении трудовой книжки в электронном виде.
В таких случаях необходимо будет сформировать сведения по форме СЗВ-ТД с признаком отмены. Для этого необходимо воспользоваться функцией Отзыв заявлений о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
При формировании СЗВ-ТД данные об отмене заявления о способе ведения трудовой книжки будут заполнены автоматически.
Представление СЗВ-ТД в связи с переименованием организации
Отчет по форме СВЗ-ТД, также предоставляется связи с переименованием организации. Для этого в 1С:Бухгалтерии сначала необходимо сформировать документ Регистрация трудовой деятельности.
Далее необходимо внести новое название организации и реквизиты соответствующего приказа. Документ Регистрация трудовой деятельности автоматически зафиксирует изменения сведений по всем сотрудникам.
На основании данного документа сведения по форме СЗВ-ТД за соответствующий месяц будут автоматически заполнены данными о переименовании организации.
Доверить процесс обслуживания следует специалистам, давно работающим на рынке автоматизации, которые несут гарантию за проданный товар, оказанные услуги. Например, нам 🙂
Окажем услуги с оплатой по факту, если результат вас устроит.
Без предоплаты.
ПАМЯТКА СТРАХОВАТЕЛЮ О порядке ведения сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица в электронном виде с 01.01.2020 г.
1.3. Федеральным законом от 16 декабря 2019 года №436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» с 1 января 2020 года введена обязанность работодателей представлять в информационную систему Пенсионного фонда Российской Федерации сведения о трудовой деятельности работников.
2.1. Начиная с 1 января 2020 работодатели (включая индивидуальных предпринимателей, имеющих наемных работников) на каждого работника, с которым были заключены или прекращены трудовые (служебные) отношения, или подано заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (далее – кадровые мероприятия) представляют сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (форма СЗВ-ТД) в территориальный орган ПФР по месту регистрации в качестве страхователя не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором проведены кадровые мероприятия.
2.2. Форма СЗВ-ТД «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица», формат, а также порядок ее заполнения (далее-Порядок) утвержден Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019г. №730п. Форма СЗВ-ТД и Порядок размещены на сайте ПФР (http://www.pfrf.ru/etk).
2.3. Форма СЗВ-ТД формируется на основании приказов (распоряжений), иных решений или других документов кадрового учета страхователя и содержит сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица.
2.4 Форма СЗВ-ТД заполняется и представляется страхователями на зарегистрированных лиц (включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе):
2.5. Сведения по форме СЗВ-ТД на зарегистрированных лиц, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, не представляются.
2.6. При представлении формы СЗВ-ТД впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно со сведениями, указанными в п.2.1. представляет сведения о последнем кадровом мероприятии (последняя запись в трудовой книжке) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.
В случае отсутствия у данного страхователя в течение 2020 года по зарегистрированному лицу кадровых мероприятий и заявления о выборе способа ведения трудовой книжки, форма СЗВ-ТД на такое зарегистрированное лицо представляются не позднее 15 февраля 2021 года сведения с данными о последнем кадровом мероприятии (последняя запись в трудовой книжке) на 1 января 2020 года и о принятом заявлении (если будет подано заявление в январе 2021 года).
Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю заявление вправе сделать это в любое время, подав работодателю соответствующее письменное заявление (в соответствие с п.6 ст.2 закона №439-ФЗ).
В случае, если работник не подал работодателю заявление, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ.
2.7. Работодатели представляют отчётность одним из нижеперечисленных способов:
2.8. Форма СЗВ-ТД в бумажном виде заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии).
2.9. Форма СЗВ-ТД в форме электронного документа с ЭП представляется страхователем по форме СЗВ-ТД согласно приложению 1 к постановлению Правления ПФ РФ от 25.12.2019г. №730п.
2.10.Рекомендовано к использованию для заполнения формы СЗВ-ТД имеющиеся в распоряжении страхователя бухгалтерские программы (1-С, БЭСТ, ПАРУС и т.д.). Бесплатное программное обеспечение по заполнению формы и программы проверки отчетности размещены на сайте ПФР (http://www.pfrf.ru/strahovatelyam/for_employers/programs_for_employers).
3.1. Общие требования при заполнении формы СЗВ-ТД:
3.2. Особенности заполнения раздела «Сведения о страхователе»:
3.3. Особенности заполнения раздела «Сведения о зарегистрированном лице»:
3.4. Заполнение сведений о подаче заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности (далее-заявления):
3.5. Заполнение сведений об отчетном периоде:
3.6. Заполнение сведений о трудовой деятельности:
— в случаях перевода на другую постоянную работу, подачи зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки либо о предоставлении страхователем ему сведений о трудовой деятельности Форма СЗВ-ТД представляется не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место перевод на другую постоянную работу или подача соответствующего заявления;
4.1. С целью корректировки (отмены) сведений о кадровых мероприятиях, учтенных на индивидуальном лицевом счете зарегистрированного лица на основании отчетности, ранее представленной страхователем (положительный протокол), форма СЗВ-ТД заполняется в следующем порядке:
— в случае отмены записи в графах с 2 по 9 раздела «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица», страхователем представляется форма СЗВ-ТД, заполненная в полном соответствии с первоначальными сведениями (графы 2-9), которые требуется отменить, при этом в графе 10 «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» проставляется знак «X»;
— если требуется скорректировать (исправить) сведения о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу (графы с 2 по 9), необходимо в первой строке отменить ранее представленные сведения в соответствии с пп.4.1.1, и в следующей строке заполнить скорректированные (исправленные) сведения (графы с 2 по 9).
За непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений, предусмотренных пунктом 2.1 статьи 6 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», страхователь или его должностное лицо привлекается к административной ответственности за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.
ПАМЯТКА СТРАХОВАТЕЛЮ О порядке ведения сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица в электронном виде с 01.01.2020г.
1.3. Федеральным законом от 16 декабря 2019 года №436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» с 1 января 2020 года введена обязанность работодателей представлять в информационную систему Пенсионного фонда Российской Федерации сведения о трудовой деятельности работников.
2.1. Начиная с 1 января 2020 работодатели (включая индивидуальных предпринимателей, имеющих наемных работников) на каждого работника, с которым были заключены или прекращены трудовые (служебные) отношения, или подано заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (далее – кадровые мероприятия) представляют сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (форма СЗВ-ТД) в территориальный орган ПФР по месту регистрации в качестве страхователя не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором проведены кадровые мероприятия.
2.2. Форма СЗВ-ТД «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица», формат, а также порядок ее заполнения (далее-Порядок) утвержден Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019г. №730п. Форма СЗВ-ТД и Порядок размещены на сайте ПФР (http://www.pfrf.ru/etk).
2.3. Форма СЗВ-ТД формируется на основании приказов (распоряжений), иных решений или других документов кадрового учета страхователя и содержит сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица.
2.4 Форма СЗВ-ТД заполняется и представляется страхователями на зарегистрированных лиц (включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе):
2.5. Сведения по форме СЗВ-ТД на зарегистрированных лиц, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, не представляются.
2.6. При представлении формы СЗВ-ТД впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно со сведениями, указанными в п.2.1. представляет сведения о последнем кадровом мероприятии (последняя запись в трудовой книжке) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.
В случае отсутствия у данного страхователя в течение 2020 года по зарегистрированному лицу кадровых мероприятий и заявления о выборе способа ведения трудовой книжки, форма СЗВ-ТД на такое зарегистрированное лицо представляются не позднее 15 февраля 2021 года сведения с данными о последнем кадровом мероприятии (последняя запись в трудовой книжке) на 1 января 2020 года и о принятом заявлении (если будет подано заявление в январе 2021 года).
Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю заявление вправе сделать это в любое время, подав работодателю соответствующее письменное заявление (в соответствие с п.6 ст.2 закона №439-ФЗ).
В случае, если работник не подал работодателю заявление, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ.
2.7. Работодатели представляют отчётность одним из нижеперечисленных способов:
2.8. Форма СЗВ-ТД в бумажном виде заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии).
2.9. Форма СЗВ-ТД в форме электронного документа с ЭП представляется страхователем по форме СЗВ-ТД согласно приложению 1 к постановлению Правления ПФ РФ от 25.12.2019г. №730п.
2.10.Рекомендовано к использованию для заполнения формы СЗВ-ТД имеющиеся в распоряжении страхователя бухгалтерские программы (1-С, БЭСТ, ПАРУС и т.д.). Бесплатное программное обеспечение по заполнению формы и программы проверки отчетности размещены на сайте ПФР (http://www.pfrf.ru/strahovatelyam/for_employers/programs_for_employers).
3.1. Общие требования при заполнении формы СЗВ-ТД:
3.2. Особенности заполнения раздела «Сведения о страхователе»:
3.3. Особенности заполнения раздела «Сведения о зарегистрированном лице»:
3.4. Заполнение сведений о подаче заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности (далее-заявления):
3.5. Заполнение сведений об отчетном периоде:
3.6. Заполнение сведений о трудовой деятельности:
— в случаях перевода на другую постоянную работу, подачи зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки либо о предоставлении страхователем ему сведений о трудовой деятельности Форма СЗВ-ТД представляется не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место перевод на другую постоянную работу или подача соответствующего заявления;
4.1. С целью корректировки (отмены) сведений о кадровых мероприятиях, учтенных на индивидуальном лицевом счете зарегистрированного лица на основании отчетности, ранее представленной страхователем (положительный протокол), форма СЗВ-ТД заполняется в следующем порядке:
— в случае отмены записи в графах с 2 по 9 раздела «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица», страхователем представляется форма СЗВ-ТД, заполненная в полном соответствии с первоначальными сведениями (графы 2-9), которые требуется отменить, при этом в графе 10 «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» проставляется знак «X»;
— если требуется скорректировать (исправить) сведения о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу (графы с 2 по 9), необходимо в первой строке отменить ранее представленные сведения в соответствии с пп.4.1.1, и в следующей строке заполнить скорректированные (исправленные) сведения (графы с 2 по 9).
За непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений, предусмотренных пунктом 2.1 статьи 6 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», страхователь или его должностное лицо привлекается к административной ответственности за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.
