как командировочные отражаются в справке 2 ндфл

Платим НДФЛ с командировочных расходов в 2021 году

Какие расходы возмещаются командированному работнику

Нередки случаи, когда для решения служебных вопросов работодатели вынуждены отправлять своих сотрудников за пределы места нахождения организации. Поездки на определенное время, по определенному служебному поручению руководителя в другой населенный пункт или за границу называются командировками.

Во время нахождения сотрудника в командировке ему выплачивается средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Расчет среднего заработка регламентируется положением «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (ч. 7 ст. 139 ТК РФ) и ст. 139 ТК РФ.

До начала командировки работодатель должен:

Данные аспекты регламентируются положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

В соответствии с ТК РФ работнику возмещаются следующие расходы на командировку:

Как правило, в организации разрабатываются внутренние документы или коллективный договор, в котором определяются порядок и размер возмещения данных расходов.

Порядок возмещения расходов на командировку работникам различных федеральных государственных органов, учреждений и фондов, а также муниципальных учреждений определяется нормативными правовыми актами правительства РФ, органов местного самоуправления, государственной власти субъектов РФ (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).

Что из командировочных облагается НДФЛ?

Частично облагаемыми НДФЛ являются суточные — они освобождены от налога только в пределах установленных НК РФ норм (п. 1 ст. 217 НК РФ).

Если руководитель принял решение возместить командированному работнику расходы сверх норм, то эта разница облагается НДФЛ.

П. 1 ст. 217 НК РФ устанавливает следующие нормы суточных:

В коллективном договоре, утвержденном в ООО «Система», установлено, что при командировках на территории РФ размер суточных для сотрудников инженерно-технического подразделения составляет 1 200 руб., для других сотрудников — 600 руб.

Бухгалтер ООО «Система» выдал главному инженеру Смирнову Н. А. при направлении в командировку с 2 по 17 марта на территории РФ суточные в сумме 1 200 руб.

Следовательно, НДФЛ с командировочных будет рассчитываться с суммы 500 руб. за каждый день нахождения в командировке, т. е. с разницы между выплаченными суточными и установленной законодательством необлагаемой нормой (1200 – 700 руб.).

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы рассчитали НДФЛ с командировочных. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Какие командировочные расходы не облагаются НДФЛ

В НК РФ прописано, что же не включается в облагаемый подоходным налогом доход работника. Сюда относится в том числе компенсация работодателем следующих расходов (п. 1 ст. 217 НК РФ):

Компенсация данных расходов не облагается НДФЛ, если расходы подтверждены документально. Если такие документы отсутствуют, выплаченные компенсации освобождаются от обложения НДФЛ только в пределах установленных норм (п. 1 ст. 217 НК РФ).

Кроме того, работнику должны быть возмещены расходы по найму жилья в командировке (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Если сотрудник представит подтверждающие документы, то такие расходы компенсируются ему в полном объеме и не подлежат обложению НДФЛ. При отсутствии документов подоходным налогом не будет облагаться сумма в пределах норм, определенных п. 1 ст. 217 НК РФ.

Итоги

Компенсация командировочных расходов не облагается НДФЛ, если эти расходы подтверждены документально. Что касается налогообложения суточных, то они не облагаются НДФЛ только в пределах норм.

Источник

Выплата суточных: налогообложение, заполнение отчетности

Автор: Егорова А. О., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

В разговорах бухгалтеров нередко можно услышать о «сверхнормативных» суточных (в таком случае речь идет о суточных в размере, превышающем 700 руб.). В данной консультации поговорим о порядке их налогообложения. Расскажем, в какой момент с суточных, превышающих лимит, следует удерживать НДФЛ, а также о том, как «сверхнормативные» суточные отражаются в расчете по форме 6-НДФЛ, расчете по страховым взносам и расчете по форме 4-ФСС.

Налогообложение суточных

Суточные призваны компенсировать дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства работника, направленного в служебную командировку (ст. 168 ТК РФ). В отличие от других компенсационных выплат за период командировки (компенсация расходов на проезд, проживание и пр.), дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства работника (суточные), не нужно подтверждать документально. Это гарантированная сумма, которая выплачивается работнику за каждый дань нахождения в командировке (включая дни нахождения в пути, а также выходные и праздничные дни, приходящиеся на период командировки).

Размеры и порядок возмещения командировочных расходов (в том числе суточных) для большинства организаций устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами организации либо трудовым договором, заключенным с работником (ст. 168 ТК РФ). То есть для коммерческих организаций российское законодательство не устанавливает ограничение по размеру суточных.

С учреждениями, финансируемыми из бюджета, дело обстоит иначе.

Так, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства РФ. А работникам, заключившим трудовой договор о работе в государственных органах субъектов РФ, работникам территориальных фондов ОМС или государственных учреждений субъектов РФ, лицам, работающим в органах местного самоуправления, работникам муниципальных учреждений – нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Налог на доходы физических лиц

Суточные в пределах 700 руб. в сутки при командировках по России и 2 500 руб. при зарубежных командировках освобождаются от обложения НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ). С суммы превышения указанного лимита налог удерживается.

НДФЛ исчисляется с суточных в последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет по командировке (пп. 6 п. 1 ст. 223, п. 3 ст. 226 НК РФ). Удержать исчисленный налог нужно при ближайшей выплате сотруднику дохода, например зарплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Страховые взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ

Не облагаются страховыми взносами суточные, предусмотренные п. 1 ст. 217 НК РФ (п. 2 ст. 422 НК РФ). То есть суточные в пределах 700 руб. в сутки при командировках по России и 2 500 руб. при зарубежных командировках освобождаются от обложения страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, на обязательное медицинское страхование, а также на социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

На сумму превышения лимита начисляются страховые взносы.

Страховые взносы на страхование от несчастных случаев

Страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний суточные не облагаются в размере, определенном локальным нормативным актом организации, то есть в полном объеме (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

Согласно локальному нормативному акту работникам за каждый день нахождения в командировке на территории России выплачиваются суточные в размере 1 000 руб. Работник был направлен в командировку на 5 дней, соответственно, ему было выдано 5 000 руб.

Из указанной суммы 3 500 руб. (700 руб. х 5 дн.) не облагается НДФЛ и страховыми взносами на ОПС, ОМС и ВНиМ. А сумма превышения – 1 500 руб. включается в налоговую базу по НДФЛ и в базу для начисления страховых взносов на ОПС, ОМС и ВНиМ. Страховыми взносами по травматизму суточные не облагаются в полном объеме.

Заполнение отчетности

Форма 6-НДФЛ

В 2020 году применялась форма 6-НДФЛ, утвержденная Приказом ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@, этим же приказом был утвержден порядок ее заполнения. С I квартала 2021 года применяется новая форма 6-НДФЛ, которая утверждена Приказом ФНС РФ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@.

Суточные в пределах норм (не более 700 руб. для командировок по России и 2 500 руб. для зарубежных командировок) в расчете не учитывают, поскольку они не облагаются НДФЛ (см. письма ФНС РФ от 11.04.201 № БС-4-11/6839@, от 23.03.2016 № БС-4-11/4901). «Сверхнормативные» суточные отражаются в расчете по форме 6-НДФЛ, поскольку в части превышения лимита они облагаются налогом.

Форма 6-НДФЛ заполняется следующим образом (данный порядок действует в отношении старой формы расчета, то есть за 2020 год).

1. Согласно п. 3.1, 3.3 Порядка заполнения формы 6-НДФЛ в разд. 1:

в строке 020 отражается сумма суточных, которая превышает норматив, – она включается в общую сумму доходов, начисленных по всем физлицам с начала года;

в строке 040 указывается сумма НДФЛ, исчисленного со всех доходов с начала года, в том числе с суммы суточных, которая превышает норматив;

в строке 060 – общее количество физлиц, которые получили выплаты, а также суточные;

в строке 070 – общая сумма НДФЛ, удержанного с начала года, включая налог с суммы суточных в части превышения лимита.

2. В соответствии с п. 4.2 Порядка заполнения формы 6-НДФЛ в разделе 2 нужно отразить:

в строке 100 «Дата фактического получения дохода» – последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет по командировке;

в строке 110 «Дата удержания налога» – дату выплаты дохода, с которого следовало удержать НДФЛ, например день выплаты зарплаты;

в строке 120 – рабочий день, следующий за днем выплаты дохода, с которого удерживается налог, исчисленный со сверхнормативных суточных;

в строке 130 – сумму суточных, которая превышает норматив без вычитания суммы удержанного НДФЛ;

в строке 140 – сумму НДФЛ, удержанного с суточных, в части превышения лимита.

Расчет по страховым взносам

Форма расчета по страховым взносам и порядок ее заполнения утверждены Приказом ФНС РФ от 18.09.2019 № ММВ-7-11/470@.

При заполнении подразд. 1.1 приложения 1 к разд. 1 расчета по страховым взносам (п. 6.5, 6.6, 6.8 Порядка заполнения формы РСВ):

в строке 030 отражается вся сумма суточных;

в строке 040 – суточные в размере, не подлежащем обложению страховыми взносами;

в строке 050 – облагаемая часть суточных.

Аналогично отражаются суммы суточных в строках 030, 040 и 050 подразд. 1.2 приложения 1 к разд. 1 и в строках 020, 030 и 050 приложения 2 к разд. 1 расчета (п. 7.4, 7.5, 7.7, 10.6, 10.7, 10.9 Порядка заполнения формы РСВ).

В подразделе 3.2.1 разд. 3 расчета (п. 21, 22, 23 Порядка заполнения формы РСВ):

в графе 140 отражается вся сумма суточных полностью;

в графе 150 – только облагаемая сумма, выплачиваемая сверх лимитов (если база для исчисления страховых взносов на ОПС не превысила предельную величину). Если суточные выплачены в пределах норм, то графа не заполняется.

Форма 4-ФСС

Форма расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения и порядок ее заполнения утверждены Приказом ФСС РФ от 26.09.2016 № 381.

В соответствии с п. 7.1 – 7.3 Порядка заполнения формы 4-ФСС при заполнении таблицы 1 «Расчет базы для начисления страховых взносов»:

в строке 1 в соответствующих графах отражаются суммы выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц нарастающим итогом с начала расчетного периода и за каждый из последних трех месяцев отчетного периода;

в сроке 2 в соответствующих графах – суммы, не подлежащие обложению страховыми взносами;

в строке 3 – база для начисления страховых взносов, которая определяется как разница показателей строк (строка 1 – строка 2).

Таким образом, суточные в полном объеме должны указываться по строкам 1 и 2 таблицы 1 и в числе выплат, начисленных в пользу физических лиц, и в числе выплат, не облагаемых страховыми взносами.

От обложения НДФЛ и страховыми взносами на ОПС, ОМС и ВНиМ освобождаются суточные в пределах 700 руб. (при командировке по территории России) и в пределах 2 500 руб. (при загранкомандировке). Суммы свыше указанного лимита должны включаться в налоговую базу по НДФЛ и в базу для начисления страховых взносов. Страховыми взносами по травматизму суточные не облагаются в полном объеме.

В форме 6-НДФЛ отражается сумма суточных, превышающая норматив. В расчете по страховым взносам и расчете по форме 4-ФСС в соответствующих строках отражается как полная сумма суточных, так и сумма суточных, не облагаемая страховыми взносами.

Источник

Учет командировочных расходов: расчет и оформление

Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений. Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ). При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его рабочее место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.

Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.

Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:

Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании внутренних документов:

Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:

Можно ли учесть при налогообложении расходы командированного лица на такси читайте в статье «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».

Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).

Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2020-2021 годах этот лимит равен 700 руб. в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.

Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.

Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учли командировочные расходы при подсчете налога на прибыль. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.

Учет расходов по загранкомандировкам

Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:

Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).

После утверждения отчета:

По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).

Как учитывать расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.

ВАЖНО! Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252).

Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»

При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина от 26.02.2018 № 03-11-11/11722, от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2011 по делу № А73-9729/2010).

Подробнее о признании расходов при УСН читайте в материале «Перечень расходов при УСН «доходы минус расходы»».

Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете

Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.

Что должен пересчитать и проверить бухгалтер?

Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.

НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.

Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749).

Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.

Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.

Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

Рассмотрим, какие проводки в 2020-2021 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.

В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:

Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.

После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:

Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет гостиницы (без НДС);

Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;

Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;

Дт 20, 44, 91-2, 08, 10. Кт 71 — учтены другие расходы;

Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;

В конце месяца возможна следующая проводка:

Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.

Итоги

Траты организации — на проезд, жилье, суточные и другие, утвержденные руководством, — компания имеет право отнести на расходы и уменьшить налогооблагаемую базу. Бухгалтеру следует ответственно отнестись к проверке отчета, чтобы у проверяющих органов не возникло никаких сомнений и вопросов.

Источник

Командировки работников с точки зрения НДФЛ, страховых взносов и налога на прибыль

Командировки сотрудников – одна из распространенных производственных необходимостей. Стоимость поездок работников вне места постоянной работы учитывается при налогообложении в зависимости от характера работы, продолжительности поездки и других факторов. Некоторым вопросам налогообложения НДФЛ, страховыми взносами, налогу на прибыль при командировках посвящено интервью с Сергеем Разгулиным, действительным государственным советником РФ 3 класса.

Какие затраты могут быть отнесены к командировочным расходам?

Перечень расходов, возмещаемых в связи со служебной командировкой, носит открытый характер (статья 168 Трудового кодекса). К ним могут быть отнесены любые расходы, произведенные работником с разрешения работодателя. Этим же подходом к перечню расходов можно руководствоваться и при налогообложении.

Пунктом 3 статьи 217 НК РФ, подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ, соответствующими нормами глав НК РФ о ЕСХН, УСН, страховых взносах в расходы на командировки включены:
— суточные;
— расходы на проезд до места назначения и обратно;
— сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы;
— расходы на проезд в аэропорт, на вокзал или иные места отправления, назначения, пересадок и на провоз багажа;
— расходы по найму жилого помещения;
— оплата услуг связи;
— расходы на получение и регистрацию служебного заграничного паспорта, получение виз;
— расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Командировочные расходы могут быть признаны, если они фактически произведены, документально подтверждены, носят целевой характер.

Ограничены ли расходы на командировки для целей налогообложения в абсолютном выражении?

Нормируемыми для целей НДФЛ, то есть содержащими предел, выше которого выплаты включаются в доход физического лица, являются: суточные, возмещение при однодневных командировках, оплата найма жилого помещения (при отсутствии документального подтверждения расходов). В доход, подлежащий налогообложению НДФЛ, не включаются суточные, но не более 700 рублей за каждый день командировки на территории России и не более 2 500 рублей за каждый день заграничной командировки. В размере 700 рублей и 2500 рублей в день ( при внутрироссийской и заграничной командировках соответственно) освобождаются от НДФЛ суммы в счет оплаты найма жилого помещения в случае непредставления работником подтверждающих документов. Освобождение от обложения страховыми взносами суточных ограничено размерами, установленными для НДФЛ. Суммы возмещения неподтвержденных командировочных расходов по найму помещения к освобождаемым от обложения страховыми взносами не относятся (пункт 2 статьи 422 НК РФ).

Может ли организация в локальном акте предусмотреть больший или меньший размер суточных?

Может. В расходах по налогу на прибыль учитывается вся сумма суточных, размер которой установлен в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Но сумма свыше 700 рублей для суточных при командировках внутри России и 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами. В коллективном договоре или локальном нормативном акте может определяться порядок расчета размера суточных, выплачиваемых сотруднику, в том числе и за день отъезда в командировку и день возвращения из командировки. При определении суммы суточных следует принимать во внимание пункт 18 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. В частности, при следовании работника с территории России дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте. При возвращении обратно на территорию России дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Полагаются ли суточные при однодневной командировке на территории России?

При командировках, когда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Но при однодневных командировках денежные средства могут выплачиваться в качестве возмещения иных расходов работника.

Допустимо ли суточные по однодневной командировке на территории России учитывать в затратах организации и не учитывать в доходах физического лица?

Такие расходы без их документального подтверждения освобождаются от налогообложения в размерах, установленных статьей 217 НК РФ для суточных.

Данный вывод сделан в постановлении Президиума ВАС от 11.09.2012 № 4357/12.

Таким же подходом можно руководствоваться применительно к освобождению выплаты при однодневных командировках от страховых взносов.

Расходы по возмещению затрат, произведенных работником в служебной однодневной командировке, на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (письмо Минфина от 21.05.2013 № 03-03-06/1/18005). Документальным подтверждением расходов являются документы о командировке.

Однако в настоящее время со стороны Минфина есть примеры иного толкования. По мнению Минфина, для освобождения от НДФЛ и страховых взносов необходимо документальное подтверждение расходов работника, в счет возмещения которых выплачиваются денежные средства при однодневных командировках (письмо от 17.05.2018 № 03-15-06/33309).

В свою защиту работодатель может использовать уже упомянутое решение Президиума ВАС, иную судебную практику, в том числе по страховым взносам. Например, согласно определению Верховного Суда от 21.02.2015 № 301-КГ15-2791 денежные средства, выплаченные предприятием своим работникам при направлении их в служебные поездки сроком на один день, представляют собой возмещение в установленном размере расходов работника, связанных с необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы. В постановлении АС Западно-Сибирского округа от 04.07.2016 № Ф04-2774/2016 указано на отсутствие дохода (экономической выгоды) у работника при получении выплат за однодневную командировку при наличии в качестве доказательств приказов, маршрутных листов, авансовых отчетов.

Если суточные выплачиваются в иностранной валюте, то как определить размер выплаты, освобождаемый от обложения?

Если работник в командировке приобретал валюту, то для налога на прибыль как рассчитывается сумма для выплаты компенсации расходов?

При отсутствии первичных документов на покупку валюты (справки) пересчет суммы осуществленных работником валютных расходов в рубли может быть произведен по курсу, установленному ЦБ на дату выдачи работнику подотчетных сумм (письмо Минфина от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059). Расходы, которые понесены работником за свой счет (в части, не покрытой авансом, то есть в сумме перерасхода), пересчитываются по курсу на дату утверждения авансового отчета (письмо Минфина от 06.06.2011 № 03-03-06/1/324).

Если работник поехал в командировку перед выходными, то какой день считается началом командировки? Нет ли сложностей с учетом расходов по оплате стоимости проезда в этом случае?

Отъезд работника в командировку накануне выходных дней, так и выезд из места командировки после выходных дней, не должен создавать каких-либо сложностей: расходы принимаются в общеустановленном порядке (пункт 2 письма ФНС от 20.08.2014 № СА-4-3/16564).

Споры с налоговыми органами может вызвать ситуация, когда работник в месте командировки до ее начала или после ее окончания проводит отпуск. В этом случае оплата проезда может рассматриваться как доход, полученный физическим лицом в натуральной форме (письмо Минфина от 05.08.2008 № 03-04-06-01/246).

Для учета в качестве командировочных иных расходов, приходящихся на дни перед началом или после окончания командировки, необходимо изменение ее сроков приказом работодателя.

Предусмотрены ли ограничения на выбор вида транспорта, класса его комфорта при отправлении работника в командировку?

По общему правилу, порядок и размеры возмещения работникам коммерческих организаций расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Если специальных норм указанные документы не содержат, то к расходам могут быть отнесены расходы на проезд любым классом, включая пользование залом повышенной комфортности (письмо Минфина от 05.03.2014 № 03-03-10/9545).

Возможно, что ограничения, в частности, на пользование бизнес- классом, установлены организацией для всех или некоторых категорий работников. Однако, при наличии решения работодателя о возмещении работнику расходов на командировку в размерах, превышающих определенные в локальном нормативном акте, от обложения освобождается вся сумма возмещенных работнику расходов (письмо Минфина от 30.12.2011 № 03-04-06/6-364).

Если проезд осуществлялся на служебном или личном транспорте, командированным работником оформляется служебная записка с приложением путевых листов, кассовых чеков о приобретении ГСМ, других оправдательных документов.

Какой документ подтверждает расходы на проезд, если билет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет)?

Оправдательными являются следующие документы:
— для железнодорожного билета − контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети;
— для авиабилета − сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, где указана стоимость перелета (по сути, это договор перевозки). Подтверждает перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту и посадочный талон со штампом о досмотре.

С 25 февраля 2019 года появилась возможность не распечатывать посадочный талон, оформленный в электронном виде, при наличии в аэропорту информационной системы, включающей в себя электронную базу данных досмотра, и устройства, сканирующего штриховой код, содержащийся в посадочном талоне, оформленном в электронном виде (приказ Минтранса от 14.01.2019 № 7). Однако посадочный талон лучше по-прежнему распечатывать, чтобы ставить на нем штамп о досмотре. При отсутствии посадочного талона потребление услуги по перевозке может подтверждаться справкой авиаперевозчика. Если ее нет, то иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими фактическое использование приобретенных билетов (письмо Минфина от 28.02.2019 № 03-03-05/12957). Например, счетами на оплату услуг, полученными работником в месте командирования.

Включаются ли в состав командировочных расходы на такси?

В командировке работник может воспользоваться услугами транспорта, включая услуги такси (письма Минфина от 28.09.2011 № 03-04-06/6-241, от 11.07.2012 № 03-03-07/33). Поскольку транспортные услуги произведены в интересах работодателя, то расходы на их оплату возмещаются наравне с прочими командировочными расходами. Для подтверждения расходов на оплату такси работник должен иметь кассовый чек. Квитанция в форме бланка строгой отчетности, подтверждающая оплату пользования легковым такси, возможна по услугам, оказанным до 1 июля 2019 г. Указанная квитанция должна содержать обязательные реквизиты, которые представлены в приложении № 5 к Правилам перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденным постановлением Правительства от 14.02.2009 № 112. Электронные кассовый чек или бланк строгой отчетности, сформированные автоматизированной системой для БСО следует распечатать на бумажном носителе.

Могут компенсироваться расходы на питание в командировке?

Какими документами подтверждается продолжительность командировки?

Срок командировки указывается в письменном решении работодателя (приказе, распоряжении руководителя) о направлении работника в командировку. Сведения о направлении работника в командировку отмечаются в табеле учета рабочего времени (форма № Т-13, утвержденная постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден, в частности: − проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения; − путевым илимаршрутным листом при проезде в командировку на служебном или личном транспорте (включая транспортное средство, которым работник управляет по доверенности). В данных листах отражают маршрут следования транспорта. При этом информация о направлении работника в командировку на служебном или личном транспорте должна содержаться в решении о командировке; − служебной запиской работника. В ней должны быть е обязательные реквизиты первичного документа, перечисленные в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». При определении длительности командировки на основании проездных билетов следует учитывать время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта. При отсутствии проездных документов срок командировки может подтверждаться документом по найму жилья, подтверждающим период проживания в месте командирования, в том числе счетом гостиницы (письмо Минфина от 16.08.2011 № 03-03-06/3/7).

Как быть, если документы о проезде и найме жилья отсутствуют?

Для установления фактического срока пребывания в месте командирования, а тем самым для расчета суточных, может быть использован документ, на котором имеется отметка принимающей стороны о прибытии и убытии работника. Для получения соответствующей отметки документ может быть отправлен в принимавшую организацию и получен от нее по почте. Такой вариант для случаев подтверждения фактического срока пребывания в командировке при отсутствии проездных билетов предусмотрен пунктом 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки и приказом Минфина от 10.03.2015 № 33н. На практике срок командировки может подтверждаться совокупностью имеющихся документов: проездными документами, документами о найме жилого помещения, письменным подтверждением принимающей стороны о прибытии и убытии командированного работника.

Какие документы требуются для признания в налоговом учете командировочных расходов?

Авансовый отчет выступает первичным документом, на основании которого принимается к учету хозяйственная операция в виде командировочных расходов: начисление организацией задолженности перед работником на сумму понесенных расходов или списание подотчетной суммы с работника (письмо Минфина от 14.09.2009 № 03-03-05/169). Датой признания расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета (подпунктом 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ). Для утверждения авансового отчета, в свою очередь, необходимы первичные документы о расходах во время командировки: счета, квитанции, кассовые чеки, путевые листы. Представление чеков, квитанций, подтверждающих расходование работником суточных, не требуется (письмо Минфина от 11.11.2011 №03-03-06/1/741). Цель командировки должна подтверждать направленность деятельности на извлечение дохода (пункт 1 статьи 252 НК РФ). Количество учетных форм, составляемых при командировках, было сокращено за счет отмены командировочного удостоверения, служебного задания для направления в командировку, отчета о его выполнении. Не применяется также порядок ведения журналов учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы. Командировочное удостоверение по форме № Т-10, утвержденной постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, может продолжать оформляться при условии, что принимающая сторона будет его заполнять.

А если работником после командировки не представлены оправдательные документы на средства, выданные под отчет?

Если оправдательные документы не представлены в связи с их утерей, то рекомендуется предпринять меры по их восстановлению. В соответствии с трудовым законодательством работодатель может производить удержание из заработной платы работника для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (статья 137 Трудового кодекса). Следовательно, выданные под отчет суммы становятся задолженностью работника перед работодателем. При возврате работником денежных средств, полученных под отчет, доходов, подлежащих налогообложению, у работника возникать не будет (письмо Минфина от 01.02.2018 № 03-04-06/5808).

Источник