как написать акт передачи денежных средств
Акт приема-передачи денежных средств
Формирование акта приема-передачи денежных средств обычно происходит в результате исполнения какого-либо договора, поэтому акт не является самостоятельным документом, а служит к нему приложением.
В каких случаях составляется акт
Акт может составляться в самых разных ситуациях:
Если акт служит приложением к договору, его наличие, и даже, при желании, основные аспекты содержания можно прописать прямо в основном документе (впоследствии надлежащим образом заполненный и заверенный акт станет основанием для придания договору статуса действительного).
Акт служит доказательством факта передачи денег между сторонами, поэтому важность его нельзя недооценивать.
Относиться к составлению акта следует тщательно, прописывая все детали и не забывая о том, что в какой-то момент этот бланк может обрести статус юридически значимого документа (например, если между сторонами возникнут разногласия и кто-либо из них решит обратиться в судебную инстанцию).
Почему акт, а не расписка
Подтверждать факт передачи денежных средств может не только акт, но и расписка.
Однако, акт имеет свои преимущества:
Кто составляет акт
Акт обычно пишет представитель организации, которая передает средства (юрисконсульт, бухгалтер и т.д.) или лично займодавец. Если речь идет об организации, то акт должен быть подписан ее руководителем, действующим на основании устава, или лицом, уполномоченным действовать от его имени.
На что обратить внимание при составлении акта
Единой формы акта приема-передачи денежных средств, обязательной к применению, не существует, так что представители сторон могут формировать его исходя из собственного представления в свободной форме или, если в организации есть собственный разработанный и утвержденный должным образом образец документа – по его шаблону. Важно только то, чтобы бланк по своему составу отвечал определенным стандартам делопроизводства, а по содержанию включал в себя некоторые неизменные данные.
Как любой другой официальный документ, акт можно условно поделить на три части: «шапку», основной раздел и заключение.
Нюансы оформления
Так же как и текст акта, его оформление целиком и полностью зависит от видения документа составителем. Его можно делать в рукописном виде (как расписку) или набирать на компьютере, на фирменном бланке или на обыкновенном чистом листе бумаги.
Документ составляется как минимум в двух экземплярах — по одному для каждой из заинтересованных сторон, но при необходимости можно сделать и их заверенные копии. Если акт формируется между юридическими лицами, информацию об нем нужно внести в журнал учета документации.
Условия хранения документа
Акт, являясь неотъемлемой частью договора, должен храниться с ним вместе в отдельной папке там, куда нет доступа посторонних лиц. Срок хранения устанавливается либо законодательством РФ, либо внутренними нормативно-правовыми бумагами фирмы.
Особенности составления акта
Данный документ в обязательном порядке должен содержать реквизиты обеих сторон (сведения из регистрационных бумаг организации или паспортные данные физического лица) – без них документ не обретает юридического статуса.
Акт допустимо составлять не только лично, но и действуя через представителя. Однако в этом случае, важно, чтобы доверенное лицо имело на руках нотариально заверенную доверенность, копию которой необходимо прилагать к акту.
Акт должен в обязательном порядке удовлетворять требованиям обеих сторон. Если какая-либо из них не согласна с какой-то частью акта, она вправе внести свои коррективы, которые должны быть утверждены контрагентом.
Расписка о получении денежных средств
Расписка о получении денежных средств — это документ, который составляется при передаче денег от одного лица другому. Если его составить неверно, то факт выдачи или возврата наличности придется доказывать в суде.
Кому это нужно
Дать денег в долг родственнику или внести предоплату по договору — все эти операции предусматривают передачу денежных средств от одного лица другому. Чтобы в дальнейшем не возникло конфликтов, разберитесь, как написать расписку о получении денежных средств правильно, и используйте эти знания на практике.
Это не всегда необходимость, но как быть, если одна из сторон откажется от выполнения принятых на себя обязательств? Например, родственник отмахнется от вас со словами, что ничего не занимал. А компания потребует снова оплатить аванс за будущие поставки, опустив факт внесения предоплаты наличными. В таких ситуациях придется доказывать свою правоту через суд, а это долго и дорого. Намного проще побеспокоиться о себе заранее и составить подтверждающую бумагу. Рекомендуется указать, на каких условиях выдан заем (беспроцентный или с процентами).
Правовой статус документа
Бумагу проще составить прямо на месте, от руки — это простая форма расписки. Если совершается серьезная сделка и планируется передать довольно крупную сумму, то рекомендуется провести процедуру в присутствии нотариуса.
Однако юридической силой наделены оба документа: как расписка, подписанная нотариусом, так и бланк, заполненный вручную сторонами. Конечно, нотариальное заверение повышает статусность бумаги. Простыми словами, при возникновении спора по факту передачи денег свидетелем сложившихся обстоятельств выступит нотариус.
При оформлении простой письменной формы в случае спора достоверность документа подтверждают проведением специальной экспертизы. А это занимает довольно много времени. Но нотариальное заверение не является обязательным условием.
Правила составления
Если вы решили оформить сделку через нотариуса, то беспокоиться, как составить этот документ, не стоит. Работник нотариальной конторы самостоятельно оформит все необходимые бумаги, зарегистрирует операцию в государственных учетных регистрах и выдаст специальные бланки.
Вопросы возникают при собственноручном заполнении формы. Допустимо использовать бланк расписки, вписав в него нужные реквизиты и условия, или составить документ самостоятельно.
Инструкция, как правильно составить расписку о передаче денег от одного лица другому:
1. Место и дата. В первую очередь укажите место и время составления документа. Место — это населенный пункт, в котором совершается передача денежных средств, а время — это дата. Например, укажите: «город Самара 12.03.2020».
2. Сведения о сторонах сделки. Поочередно раскройте информацию: сначала укажите данные лица, выдающего денежные знаки, затем распишите данные получателя (см. в конце статьи). То, какие сведения раскрывать, зависит от статуса сторон.
Если одной из сторон является физическое лицо, то впишите в шаблон расписки его Ф.И.О. полностью. Затем запишите паспортные данные либо реквизиты иного документа, удостоверяющего его личность. Если стороной выступает индивидуальный предприниматель, то к реквизитам добавьте его ИНН и ОГРНИП.
Если участник сделки — юридическое лицо, то укажите:
Если стороной выступает доверенный представитель, впишите:
3. Теперь распишите, какую сумму передаете, укажите, в какой валюте совершается сделка. Укажите сумму не только цифрами, но и обязательно прописью. Используйте такой вариант указания суммы: 120 000 рублей (сто двадцать тысяч рублей 00 копеек).
4. Включите информацию об основаниях и обязательствах. Подробно распишите, на каких основаниях деньги передаются одной стороной в пользу другой. Например, передача суммы в долг, получение займа от работодателя. Также распишите, какие обязательства принимает на себя каждая из сторон при совершении сделки: заемщик обязуется вернуть долг в течение ____ календарных месяцев. В таком случае следует указать конкретные даты и сроки возврата.
5. Дополнительные условия сделки (опционально: используются, если есть необходимость). Указывают цель, на которую передаются деньги: на покупку машины или на оплату лечения. Предусматривают размер платы за пользование заемным капиталом — это условие не обязательно, но часто используется. Укажите: заемщик обязуется вернуть 100 000 рублей плюс плату за пользование в размере 1000 рублей.
Определяют и правила возврата денег либо закрепляют порядок зачета полученного аванса. Не лишним окажется расписать ответственность сторон и порядок разрешения споров.
Готовый документ подписывает заемщик — получатель денег. Этим он собственноручно заверяет, что деньги он получил. Заполненная расписка в одном экземпляре хранится у дающего взаймы и является подтверждением факта передачи денежных знаков или товаров.
Примеры в различных ситуациях
Приведем текст расписки в получении денег при оформлении купли-продажи земельного участка или недвижимости.
Я, Сергеев Сергей Иванович, 11.12.1980 года рождения, место рождения: г. Тюмень,
паспорт серии 1234, номер 123456, выдан УФМС г. Тюмени 02.08.2010,
зарегистрированный по адресу: с. Серебряный Бор Ивановского района Тюменской области, д. 10,
сумму в размере 500 000 (пятьсот тысяч) рублей за проданный мной земельный участок, расположенный по адресу: с. Серебряный Бор Ивановского района Тюменской области, участок 4, площадью 8 соток, кадастровый номер 40:60:1234567:30-50; одноэтажный бревенчатый жилой дом площадью 60 кв. м, кадастровый номер 40:60:1234567:30-50 и надворные постройки — баня и сарай — по «Договору купли-продажи земельного участка и жилого дома» от 01.10.2019, составленному в простой письменной форме.
Расчет произведен в полном объеме. Претензий к покупателю не имею.
Аналогичное правило действует и в отношении сделок по приобретению транспортных средств: пример расписки в получении денежных средств по договору купли-продажи автомобиля.
Я, Сергеев Иван Петрович, зарегистрированный по адресу: город Ломоносов, улица Речная, д. 10, кв. 2,
паспорт серии 1234, № 123456, выданный ОВД г. Санкт-Петербурга 10.02.2010,
получил от Ивана Сергеевича Петрова,
денежные средства в размере 830 900,97 (восемьсот тридцать тысяч девятьсот рублей девяносто семь копеек) за продажу автомобиля марки Лада Самара, VIN № 1234567ОР43215СС12345, № двигателя 1234СС654321, 2008 года выпуска, черного цвета, ПТС 29 245 НР 123456789, по договору купли-продажи, заключенному сторонами 10 марта 2020 года.
Денежные средства мной проверены на подлинность и получены в полном объеме. ___________________ /__________________/ 10 марта 2021 года
Как оформить возврат денег
Чтобы после возврата денег не возникло разногласий, заемщик вправе попросить уничтожить первоначальную расписку и составить новую — подтверждающую, что все обязательства им выполнены и заимодавец претензий не имеет. Второй вариант — сделать на первоначальном документе пометку о выполнении обязательств.
Акт приема передачи денежных средств – Образец и бланк 2021 года
В ходе своей деятельности организациям часто приходится осуществлять всевозможные расчеты за товары, услуги, работы. Такие действия подразумевают передачу денежных средств, как наличным путем, так и безналичным. Нужно понимать, при безналичном переводе документальным подтверждением этого факта может стать чек или банковская выписка.
Однако при расчете наличными нужно оформить документальное подтверждение того, что деньги действительно были переданы. Именно в таких ситуациях оформляется акт приема-передачи денежных средств. По сути, это договор, в котором одна сторона передает деньги, а другая их принимает. Стоит отметить, данный акт может составляться не только между организациями. Частные лица также имеют право составлять этот документ.
Форма акта приема передачи денежных средств
Как правило, для оформления акта используется простой шаблон, где отмечается вся важная информация. Например, указываются данные сторон, сам факт передачи денежных средств, конкретная сумма, сроки, условия и способы передачи. Практика показывает, многие организации разрабатывают для этих целей специальный шаблон, в котором отмечаются все необходимые пункты.
Фактически, с юридической стороны акт является грамотно оформленной распиской. Однако все-таки здесь имеются определенные различия. Например, акт в обязательном порядке подписывают обе стороны. В отличие от расписки, которая возлагает обязательства на участников сделки, акт просто подтверждает факт передачи денег. Достаточно часто он становится приложением к какому-либо документу, например, к договору. Однако нужно понимать, договор может быть подписан, но деньги при этом не отдаются по какой-либо причине. Но в том случае, если по этому договору передаются наличные, данный факт необходимо фиксировать дополнительным документом, а именно, актом приема-передачи.
За исключением редких случаев, данный акт имеет одну страницу. Никаких сложностей с его оформлением возникнуть не должно. Однако необходимо тщательно проверять вносимую информацию. Не стоит забывать, ошибка в одном символе может стать причиной серьезных проблем. Проставление подписей обеих сторон говорит о завершении сделки.
В каких случаях составляется акт приема передачи денежных средств в 2021 году
Практика показывает, некоторые люди недооценивают значение акта приема-передачи денежных средств. Нужно понимать, в спорных ситуациях этот документ может играть важную роль при судебных разбирательствах. Можно сказать, составление данного акта в интересах передающей стороны. С помощью этого документа она сможет доказать, что действительно передавала деньги.
Стоит отметить, акт составляется не только в том случае, если сделка осуществляется между организациями. Документ нужен даже в тех ситуациях, когда денежные средства передаются внутри одной компании, например, от кассира бухгалтеру, или между ответственными лицами во время сдачи смены. Не стоит пренебрегать составлением акта и в тех ситуациях, когда составляется договор дарения. Казалось бы, в этом случае деньги отдаются безвозмездно. Но известны случаи, когда и при этом между сторонами возникают конфликты, доходящие до судебных разбирательств. Договор купли-продажи, займа, аренды и все ситуации, при которых происходит передача денежных средств, нуждаются в оформлении данного акта.
(Видео: «Подрядные работы. Акт приема передачи.»)
Как правило, акт составляется стороной, которая передает денежные средства. Если это компания, оформлением занимается бухгалтер, юрист или другое ответственное лицо. В обязательном порядке документ подписывает руководитель компании или другой сотрудник, обладающий данными полномочиями. Нельзя сказать, что акт является обязательным документом. Но многие организации уже оценили преимущества акта, поэтому оформляют его при каждой передаче денежных средств.
Как правильно составить акт приема передачи денежных средств
Главное, чтобы бланк документа отвечал нормам оформления подобных документов. Таким образом, здесь должны присутствовать следующие пункты:
Если какая-то из сторон не согласна с информацией, указанной в акте, она может обсудить внесение изменений. Также можно и вовсе отказаться от подписания документа, что делает его ничтожным. Не обладает акт юридической силой и в том случае, если здесь не указаны данные, хотя бы одной из сторон.
Каждая сторона должна получить по одному экземпляру. Они обладают равнозначной юридической силой. Нет необходимости обращаться за помощью в составлении документа к юристам. Если внимательно относится к заполнению документа, даже юридически малограмотный человек сможет самостоятельно его составить.
Можно сказать, не существует принципиальных отличий между актами, которые заключают физические или юридические лица. Здесь лишь нужно помнить, что частные лица должны вносить информацию из своего паспорта. Что касается организаций, то они указывают коды КПП, ИНН и юридический адрес. Обычно интересы компании представляет директор. Но в сделке могут принимать участие одновременно несколько ответственных лиц. В этом случае вписывается информация о каждом из них.
Если возникает необходимость, акт можно оформлять по доверенности. Как правило, доверитель наделяет своего представителя полномочиями не только получать и передавать денежные средства, но и подписывать сопутствующие документы. Таким образом, доверенность должна быть заверена нотариально. Этот документ следует предъявить второй стороне при составлении акта. Также понадобится сделать копию доверенности. Она станет дополнением акта, который в свою очередь является приложением к договору.
Простой образец приема передачи денежных средств
Скачать образец и бланк приема передачи денежных средств
Условия хранения документа
Акт выступает в качестве приложения к договору. По сути, эти два документа неразделимы. Соответственно, храниться они должны вместе. Так, договор и акт рекомендуется поместить в одну папку, которая должна храниться в течение определенного времени. Как правило, срок хранения таких документов организация определяет внутренними правилами. Однако он не должен быть менее пяти лет.
Учитывая всю важность данного документа, можно предположить, что он является необходимым при любых сделках, связанных с передачей денежных средств. Однако практика показывает, многие пренебрегают оформлением соответствующего акта. Именно это может стать причиной длительных судебных тяжб. Именно правильно оформленный акт приема-передачи денежных средств является гарантией безопасности и чистоты сделки. Именно поэтому, если вторая сторона, а именно получатель, отказывается заверять документ своей подписью, вряд ли ее можно назвать надежным партнером.
Акт приема-передачи денежных средств: порядок составления и образец
Акт приема-передачи денежных средств — документ, подтверждающий факт передачи денежных средств в процессе исполнения договора или при ином основании передачи наличных сумм.
Когда нужен акт приема-передачи денежных средств
Документ составляют при денежных расчетах наличными, при передаче наличных во владение (подотчет) между двумя субъектами. При безналичных расчетах его не составляют, перевод денег с одного счета на другой подтверждает банк отметкой на платежном поручении или чеком.
При наличном расчете за товары, работы или услуги продавец (исполнитель) обязан подтвердить факт передачи ему денежных средств чеком или бланком строгой отчетности (ФЗ №54 от 22.05.2003), если он юрлицо или ИП. В рамках нерасчетных отношений факт передачи наличных подтверждают актом приема-передачи (выдача займа). Отметим: не все продавцы (исполнители) добросовестно выполняют обязанность по применению кассовых аппаратов и бланков строгой отчетности (БСО), поэтому при отсутствии чека и БСО рекомендуем письменно зафиксировать передачу денег.
При возникновении обязательств по договору займа между физическими лицами составляют акт, а если наличные передаются организации, подтверждением получения денег будет квитанция к приходному кассовому ордеру по форме №КО-1 (утв. постановлением Госкомстата №88 от 18.08.1998). Наряду с квитанцией допустимо составить передаточный документ.
При расчетах между физическими лицами передаточный документ составляется всегда.
Наличные денежные средства передаются от одного субъекта к другому и в процессе эксплуатации кассового оборудования. При смене кассира обычно оформляют акт инвентаризации наличных денежных средств по форме №ИНВ-15 (утв. постановлением Госкомстата №88 от 18.08.1998), дополнительно ничего составлять и фиксировать не нужно.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали риски займа денег и дали рекомендации, как их избежать. Используйте эти материалы бесплатно.
Почему нельзя ограничиться распиской
Суды не всегда считают факт передачи денег и факт наличия заемных отношений доказанным при наличии только расписки в качестве подтверждающего документа (Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации №18-КГ15-90 от 23.06.2015). В расписке не всегда удается полно и безошибочно указать все необходимые данные. Обычно ее пишут от руки, в простой письменной форме, забывая указать основание передачи денег (договор купли-продажи, заемные отношения), срок их возврата (при займе), обязательные реквизиты и пр. С целью исключения возможных притязаний рекомендуем наряду с распиской (при отсутствии основного договора) составить передаточный документ, который безоговорочно фиксирует момент передачи денег.
Кто и по какой форме составляет
Законом не установлена обязательная форма, поэтому допускается свободная письменная. Не следует использовать специальные бухгалтерские формы, утвержденные правительством, в процессе небухгалтерской деятельности.
Документ составляет любая сторона правоотношений на основе совместной договоренности. Закон не возлагает обязанности по составлению документа на конкретный субъект правоотношений.
Содержание акта приема-передачи
Из содержания должно следовать, кто передает, кто получает деньги, в каком размере и за что (основание). Укажите дату и место составления. Обязательно наличие реквизитов (паспортных данных), местонахождения сторон. Сумму укажите цифрами и прописью.
Поставьте подписи и печати (при наличии). В случае составления акта на нескольких листах ставьте подписи на каждом листе. Рекомендуем Ф. И. О. подписывающих лиц написать от руки. Документ составляется в двух экземплярах — по одному для каждой из сторон.
Образцы
Используйте этот образец акта передачи денежных средств:
получения денежных средств
«__» ___________ ____ г.
____________________________________, именуем__ в дальнейшем «Продавец»,
в лице ___________________________________________________________________,
действующ__ на основании ______________________________, с одной стороны и
гражданин(ка) РФ _____________________________, именуем___ в дальнейшем
(Ф. И. О. гражданина(ки))
проживающ___ по адресу: __________________________________________________,
с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», по отдельности «Сторона»,
подписали настоящий акт о нижеследующем:
1. Покупатель передал, а Продавец принял _____ (________________) рублей
в счет оплаты товаров: _____________________________________.
2. Настоящим актом Стороны подтверждают, что Покупатель исполнил свои
обязательства по оплате товара в полном объеме и надлежащим образом.
Как долго хранить документ
Специальный срок хранения законом не установлен. Рекомендуем по аналогии со ст. 29 ФЗ №402 от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» хранить документ не менее пяти лет.
Правильное составление акта приема-передачи денежных средств
Акт приема-передачи денежных средств считается обязательным документом при заключении сделки. Он выступает в роли дополнения к какому-либо соглашению или договору. На любом предприятии или фирме такая бумага создается в форме приказа.
Передача материальных ценностей от одного лица к другому проводится на основании договора.
Форма приказа
Простой образец акта приема-передачи денежных средств не является стандартным бланком. Каждая фирма может составлять его по-разному. Однако данные, отражаемые в документе, остаются неизменными. В документе должна быть указана следующая информация:
Кроме этого, в документе можно указать дополнительную информацию, например, данные доверенности.
Чтобы не допустить ошибок перед заполнением, нужно сначала, ознакомиться с простым образцом акта приема-передачи денежных средств.
Повод для составления
Акт является доказательством самого факта передачи денежных средств. Именно поэтому данное соглашение является важным для обеих сторон. Документ составляется на основании определенного случая, например:
К составлению важных бумаг следует относиться серьезно и отражать в них только достоверную и самую важную информацию.
Стоит помнить, что акт приема-передачи денежных средств в любое время может стать юридическим доказательством в результате спора между сторонами.
Преимущество актов
Подтверждением передачи денег может служить не только акт, но и расписка. Но все же большинство предприятий предпочитают использовать форму акта, так как она имеет свои плюсы, а именно:
Основные моменты
Свободная форма акта приема-передачи денежных средств есть на каждом предприятии. Обе стороны могут создавать документ по своему желанию и усмотрению. Главное, чтобы составленная бумага соответствовала необходимым требованиям и стандартам. В противном случае акт приема-передачи денежных средств может считаться недействительным.
Каждый документ делиться на три части, так, в акте имеются: «шапка», основная часть и заключение:
Стоит помнить, что акт приема-передачи денежных средств должен быть составлен в двух экземплярах. Одна должна оставаться у составителя, а вторая у получателя. Некоторые предприятия заверяют данный документ и делают дополнительные копии. В том случае, когда акт создается между юридическими лицами, его следует указать в журнале учета.
Заполнять акт нужно обычной ручкой и прописными буквами. Также стоит учитывать, что в документе не должно быть никаких исправлений и помарок. Каждое слово должно быть четко прописано, а сумма должна быть указана в цифрах и прописью.
При обнаружении недостоверной информации в документе акт считается недействительным.
После завершения сделки акт должен храниться вместе с договором в отдельной папке. Срок хранения данных документов определяется внутри фирмы, но если это государственное учреждение, такое решение устанавливается законодательством Российской Федерации.