как написать заявление на перерасчет заработной платы образец правильно
Перерасчет зарплаты: типичные случаи и примеры
Если в прошлом периоде заработная плата сотруднику была начислена в большем или меньшем размере, ее пересчитывают. Согласно статье 137 ТК РФ, сделать это следует в обязательном порядке, если работник ЗП недополучил. Если же, напротив, ему было выплачено больше положенного, то пересчитывать зарплату или нет, решает работодатель.
Необходимость пересчета далеко не всегда является следствием ошибки бухгалтера — ситуации бывают разные. Например, сотрудник может заболеть во время отпуска — тогда он вправе перенести дни отдыха, во время которых был на больничном. Бывает, что из отпуска вызывает работодатель, и вновь возникает основание для пересчета ЗП. Другие примеры — премия за прошлые годы, индексация, решение суда о пересчете, изменение размера МРОТ. Посмотрим, как проводить пересчет в некоторых типичных ситуациях из перечисленных выше.
Ошибка в расчетах
Самый банальный случай, когда заработная плата была начислена неверно — ошибки в арифметических действиях. Если начислили меньше, необходимо сделать перерасчет и доплатить, когда бы ошибка ни выяснилась. А вот взыскать переплату без обращения в суд можно только в течение месяца. Для этого необходимо:
Болезнь или вызов на работу во время отпуска
Работник ушел в отпуск, но был из него отозван. С того же дня ему начисляется заработная плата, а отпускные за дни работы должны быть удержаны.
Если сотрудник во время отпуска заболел, то он может:
Индексация
После проведения индексации приходится делать перерасчет заработной платы для определения среднего заработка (СЗ). Он необходим, чтобы рассчитать, например, больничный или отпускные. Средний заработок рассчитывается за последние 12 месяцев. И часть этих месяцев может относиться к периоду до индексации, другая — к периоду после нее. Правила расчета СЗ такие:
Например, в 2018 году у работника был оклад от 20 000 рублей и надбавка 3 000 рублей (15% к окладу). Итого заработная плата составляла 23 000 рублей. 1 февраля 2019 года была произведена индексация. Оклад работника стал 22 000 рублей, а надбавка — 3 300 рублей, итого — 25 300 рублей. В конце 2018 года ему была выплачена премия — 5 000 рублей. С 1 августа 2019 года он идет в отпуск, и стоит задача рассчитать средний заработок для отпускных.
СЗ будет рассчитан за период с августа 2018 по июль 2019. ЗП была проиндексирована 01.02.2019, то есть за последние 6 месяцев (с февраля по июль) она выплачивала уже в новом размере. Сумма выплат за этот период составит: 25 300 х 6 месяцев = 151 800 рублей.
Заработная плата за первую часть расчетного периода, то есть с августа 2018 по январь 2019, выплачивалась в размере 23 000 рублей. Общая сумма выплат за этот период составит: 23 000 х 6 месяцев = 138 000 рублей.
Эту часть выплаты нужно умножить на коэффициент индексации, который рассчитывается как отношение нового оклада к прежнему: 22 000 / 20 000 = 1,1.
Скорректированная заработная плата за первую часть расчетного периода составит: 138 000 х 1,1 = 151 800 рублей.
С учетом премиальной выплаты сумма дохода за этот период будет равна: 151 800 + 5 000 = 156 800 рублей.
Считаем средний заработок: (151 800 + 156 800) / 29,3 / 12 = 877,7 рублей.
Как произвести перерасчет заработной платы
Что говорит законодательство
Условия оплаты труда каждого наемного работника определяются в трудовом или гражданско-правовом договоре. Работодатель обязан производить выплаты, установленные в соглашении, в полном объеме и в оговоренный срок.
Если заработок был исчислен не в полном объеме или за работником числится переплата, то работодатель вправе произвести перерасчет. Причем недоплаченные деньги работодателю придется выплатить в любом случае. А вот переплату можно не взыскивать. Это решение принимает работодатель в индивидуальном порядке.
Законодательно установлены следующие основания для пересчета:
Для каждого основания перерасчета предусмотрены свои особенности. За несоблюдение требований на перерасчет зарплаты за прошлые месяцы предусмотрена ответственность.
Изменения в условиях оплаты труда
Размер и порядок оплаты труда относятся к существенным условиям трудового соглашения. И при любой корректировке договоренностей работодатель должен не только отразить изменения в договоре. Также требуется пересчет зарплаты.
Зачастую изменения заработка производится в связи с повышением уровня оплаты труда в компании, повышением МРОТ или изменением системы оплаты труда в организации полностью. Во всех случаях работники должны быть уведомлены о предстоящих изменениях и перерасчете зарплаты в установленном порядке.
Сокращение уровня заработной платы проводят гораздо реже. Но обстоятельства могут сложиться и таким образом. При ухудшении условий оплаты труда работников должны уведомить об изменении размеров вознаграждения не менее чем за два календарных месяца. Такой же срок предусмотрен и для сокращения. Например, когда работника переводят с полной ставки на 0,75 или полставки.
Коротко напомним, как оформить перерасчет заработной платы. Во-первых, требуется приказ или иное распоряжение руководителя об изменении условий оплаты труда. Затем новые правила и порядок расчета закрепляются в трудовом договоре с работником. К примеру, заключается дополнительное соглашение.
На основании правильно оформленной кадровой документации бухгалтер произведет перерасчет заработной платы сотрудника, условия оплаты труда которого изменились.
Ошибки в зарплатных расчетах
От ошибок не застрахован никто. Бухгалтер расчетного стола — не исключение. Поэтому ошибки в исчислении заработка сотрудников — дело распространенное. Как исправлять выявленный недочет, зависит от результата ошибки.
Например, может возникнуть необходимость произвести перерасчет зарплаты, если обнаружена недоплата. Иными словами, работнику было выплачено по факту меньше, чем он заработал. Работодатель должен исправить недочет и перечислить деньги. Причем никакого дополнительного согласия от подчиненного на пересчет в большую сторону не требуется. Основанием для доплаты является приказ руководителя.
Если обнаружена переплата, то ситуация меняется кардинально. Работодатель может простить переплату подчиненному. Например, в счет поощрения за хорошую работу или по доброте своей душевной. Но также вправе и удержать излишек, издав приказ.
Требуется соблюсти ряд требований:
Согласие работника оформляется в виде документа.
Счетной ошибкой следует считать арифметические недочеты при исчислении заработной платы. Также к ним относят и программные сбои при работе в специализированных бухгалтерских программах. А вот технические ошибки (например, ошибки при занесении данных в программу, использование в расчете неправильных данных), совершенные по вине работодателя, счетными не являются. Коррекция зарплаты по техническим ошибкам не производится.
Перерасчеты зарплаты по судебным решениям
Одно из оснований, по которым работодателю придется произвести перерасчет заработной платы за прошлый год, является решение суда или заключение иного уполномоченного органа. Например, решение государственной инспекции по труду или заключение комиссии по трудовым спорам.
Решение о пересчете заработка может быть принято как по инициативе работника, так и по требованию работодателя. Все зависит от обстоятельств. Например, если наниматель не выплатил заработок своевременно и в полном объеме, то подчиненный может добиться справедливости через суд.
Также и работодатель вправе потребовать удержать излишне перечисленные вознаграждения через суд. Например, если работник получил аванс, но не отработал его. Аналогичное обращение в суд может потребоваться, если работник отгулял отпуск за неотработанный полностью год.
Как выполнить пересчет
Единого порядка для пересчета не существует — все ситуации индивидуальны. Перечислим ключевые правила и рекомендации:
Кадровое оформление
Все изменения в оплате должны быть задокументированы. В том числе и пересчеты. Оформление документов представим в сводной таблице.
Приказ бухгалтерии произвести перерасчет заработной платы, подписанный руководителем.
Письменное согласие работника на удержание из заработка.
Заключение или решение судебного органа, комиссии по трудовым спорам или требование инспектора ГИТ.
Допускается оформить распоряжение об исполнении судебного решения.
Изменение условий оплаты труда
Приказ об изменении оплаты.
Дополнительное соглашение к трудовому договору.
Положение по оплате труда при изменении СОТ.
Уведомления работников об изменении оплаты (при уменьшении выплат).
Новое штатное расписание (при сокращении ставок).
Тарификационные списки и тарификации.
Приказ руководителя об увеличении МРОТ.
Дополнительное соглашение к трудовому договору.
Сроки и периоды давности для перерасчета
Пересчитать вознаграждения работников можно не всегда. Важно соблюдать сроки давности. Законодатели установили следующие ограничения:
При нарушении трудовых прав у потерпевшей стороны есть всего три календарных месяца, чтобы обратиться в суд. Срок давности исчисляется с момента совершения правонарушения либо с момента, когда потерпевшая сторона узнала о нарушении прав.
Спорные вопросы и ситуации перерасчета зарплаты
Ответим на самые популярные вопросы о пересчете заработка.
1. Можно ли пересчитать доходы подчиненного за прошлые периоды?
Можно. Трудовое законодательство не ограничивает сроков пересчета. Но при наличии любых разногласий придется решать споры в судебном порядке.
2. Допускается ли перерасчет после увольнения?
Да, допускается. Работник вправе обратиться за пересчетом в течение трех месяцев с момента увольнения. Либо в течение трех месяцев со дня, в котором стало известно о недоплате.
3. Как пересчитать зарплату работающему пенсионеру?
По общим правилам. Для работающих пенсионеров не предусмотрено никаких исключений, ограничений и привилегий для перерасчета зарплаты.
4. Как быть с налогообложением?
Пересчитайте налоги и взносы в том расчетном периоде, в котором была выявлена ошибка либо осуществлен пересчет. При удержании суммы с подчиненного НДФЛ и страховые взносы подлежат уменьшению. Выявили недоплату — пересчитайте налоги, сборы и взносы в сторону увеличения.
5. Работодатель отказывается выплатить недоплату по зарплате, как быть работнику?
Приказ о перерасчете заработной платы
Приказ о перерасчете заработной платы — это официальное распоряжение директора фирмы, которое составляется в обязательном порядке, когда у сотрудников произошло изменение суммы начисленной заработной платы.
Когда осуществляется перерасчет
Специалист осуществляет перерасчет в следующих случаях:
Что должно быть отображено в приказе, когда произошло увеличение зарплаты либо ее уменьшение
Стандартно в приказе о перерасчете в большую сторону должна быть отображена следующая информация:
Если перерасчет производится в меньшую сторону, то здесь следует акцентировать внимание на таких моментах:
Что должно быть отображено в приказе, если произошла выплата заработка сотруднику в превышающем размере
В шапке документа должно быть указано следующее:
Основной текст должен содержать такие формулировки:
Важно! Обоснование для перерасчета — письменное согласие сотрудника. Это обязательное условие. Но если такого согласия нет, то удерживать категорически запрещено.
Что должно быть отображено в приказе, если при начислении зарплаты были сделаны ошибки
В приказе должно быть отображено следующее:
Требования, которые необходимо соблюдать при заполнении документа
Во время составления приказа надо соблюдать следующие требования:
Ошибки, которые допускаются во время заполнения документа
Чаще всего, заполняя приказ, специалист может допустить такие ошибки:
Как исправить допущенные ошибки
Если в документе была обнаружена ошибка, то необходимо выполнить следующее:
Заключение
Итак, если сотрудникам выплатили зарплату в сумме, большей или меньшей необходимой, то работодатель имеет право сделать перерасчет. Процесс оформления зависит от обстоятельств. Если после пересчета выяснится, что сотруднику следует доплатить, то, для того чтобы создать приказ о пересчете, письменное согласие работника не требуется. Но если требуется удержать, то, перед тем как издать приказ, от сотрудника необходимо получить заявление о том, что он согласен.
Бухгалтерская справка о перерасчете зарплаты
Бухгалтерская справка может понадобиться, если требуется провести операцию, а никакой другой первичный учетный документ для нее не подходит. Данная справка — внутренний документ компании, она выступает в качестве первички. Ее оформлением занимается бухгалтер. Расскажем, как составить бухгалтерскую справку о перерасчете заработной платы.
Общая информация
Бухгалтерскую справку составляют, если обнаружены какие-либо ошибки в начислениях или бухгалтерском учете и их необходимо исправить; если нужно подтвердить проводку расчетом, что-то уточнить и т.д.
Перерасчет заработной платы и его подтверждение бухгалтерской справкой нужно проводить в таких ситуациях:
Для достоверности к справке нужно прикладывать подтверждающие документы или их копии: расчетные или неправильно оформленные бумаги, табели, ведомости. В случае проверки всегда можно будет подтвердить необходимость проведенной операции. Вовремя сделанный перерасчет гарантирует компании отсутствие штрафов со стороны проверяющих органов.
К сведению! Все ситуации в целом, когда может потребоваться бухгалтерская справка, прописаны в статье 313 НК РФ.
В документе допускаются исправления, которые осуществляются в соответствии с принятыми правилами: неверные данные аккуратно зачеркивают, верные указывают рядом, визируют исправления фразой «Исправленному верить» и подписями ответственных лиц.
Хранить бухгалтерскую справку нужно вместе с прилагающимися к ней документами в течение 5 лет.
Как составить бухгалтерскую справку о перерасчете зарплаты
Унифицированного бланка, который могут использовать коммерческие организации, не разработано. Поэтому можно использовать форму 0504833, предназначенную для государственных учреждений, или составить справку в свободной форме. Например, как наш образец.
Итак, что нужно указать в справке:
Образец бухгалтерской справки о перерасчете заработной платы
Общество с ограниченной ответственностью «Афродита»
426007, г. Ижевск, ул. Липовая, д. 25, оф. 17
ИНН 1831231234, КПП 7765431234, ОГРН 56723456783922
«15» сентября 2020 года
В связи с обнаруженной счетной ошибкой в расчете заработной платы слесарю Романову В.А. (выплачено 35000 руб. вместо 36000 руб., сумма без учета вычета НДФЛ) произведен перерасчет, в результате которого необходимо:
Главный бухгалтер Уткина / Н.Г. Уткина
Заявление о перерасчете ранее назначенного пособия
Приказ ФСС от 4 февраля 2021 года № 26 ввел в работу 14 форм и 3 реестра, имеющие отношение к электронному документообороту с ФСС. Среди них — заявление о перерасчете ранее назначенного пособия. Оно образовалось после разделения формы заявления на выплату пособия и на пересмотр выплаты на два отдельных бланка.
Общие сведения о документе и работе с ним
Причина для обновления прежних бланков заключается в том, что с 2021 года начала действовать система прямых выплат пособий из ФСС. Теперь работодатель не участвует в роли посредника между работниками и Фондом, но его функции — вовремя отправлять в ФСС все требуемые для назначения сотрудникам пособий бумаги.
Форма данного заявления используется для того, чтобы можно было пересмотреть размер пособия, уже полученного или готовящегося к получению. Перерасчет может понадобиться, если изменилась информация о доходах или обстоятельства страхового случая.
Работник сам заполняет документ от руки или в электронном виде. Если заполнение происходит с помощью второго способа, то нужна простая ЭП. Готовое заявление работник передает в бухгалтерию нанимателя. Бухгалтер проверит правильность заполнения и отправит бумагу в ФСС. К заявлению также нужно приложить документы, которые удостоверяют наличие причин для изменения суммы пособия.
Что касается сроков, то в Постановлении Правительства от 30 декабря 2020 года № 2375 говорится, что наниматель, получив заявление от работника, должен в течение 5 календарных дней рассмотреть документы и отправить их в Фонд.
К сведению! Перерасчет можно осуществить только за период, который не превышает 3 лет перед днем представления справок о доходах работника.
Работодателю придется доплатить пособие по больничному, если ранее оно выплачивалось не только из средств Фонда, но и из средств компании.
Как заполнить данное заявление
Необходимо заполнить один экземпляр заявления. Бланк состоит из двух страниц, никаких расчетных данных указывать не нужно. Документ только будет сопровождающей бумагой для справок о доходах, на основании которых и пересчитают выплату.
Что нужно указать в форме:
После передачи заявления бухгалтеру производится проверка данных, бухгалтер расписывается, ставит дату, вписывает номер телефона организации и электронную почту. Затем заявление отправляют в ФСС.
К сведению! Сам бухгалтер может попросить работника заполнить такое заявление, если вдруг увидит неточности в предыдущих расчетах.