Тест Автоматизация документооборота» 3 курс
Ищем педагогов в команду «Инфоурок»
1. Документооборот – это:
а) движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки +
б) вид государственной, муниципальной, научной, коммерческой и некоммерческой деятельности
в) это система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
2. Аутентификация – это:
а) механизм разграничения доступа к данным и функциям системы+
б) способность подтвердить личность пользователя
в) поиск и исследование математических методов преобразования информации
3. Как называется бланк, содержащий одинаковый набор реквизитов для всех видов документов:
а) бланк конкретного документа
б) единый бланк
в) общий бланк +
4. Бланк документа – это:
а) лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа +
б) лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную и переменную информацию об организации
в) государственная бумага, обязательная для применения в организации
5. В объеме документооборота следует учитывать:
а) все входящие и исходящие документы за определенный период времени все внутренние документы и все копии за определенный период времени
б) все входящие и исходящие документы за определенный период времени
в) все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии за определенный период времени +
6. Главное правило организации документооборота – это:
а) стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов и от принятой в организации технологии работ с документами
б) оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени +
в) стереотипные маршруты движения свойственные входящим документам с наименьшими затратами времени
7. Группы доступа необходимы :
а) для предоставления прав контролера сотрудникам обязанным следить за действиями пользователей системы
б) в случае отсутствия сотрудника ответственного за работу над документом и необходимостью ее продолжение в его отсутствие
в) для организации доступа к документам для отделов организации, коллектива сотрудников, работающих над отдельным проектом +
8. Делегирование прав доступа необходимо:
а) в случае отсутствия сотрудника ответственного за работу над документом и необходимостью ее продолжение в его отсутствие +
б) для предоставления прав контролера сотрудникам обязанным следить за действиями пользователей системы
в) для организации доступа к документам для отделов организации, коллектива сотрудников, работающих над отдельным проектом
9. Такой документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы:
а) Входящий
б) Внутренний
в) Исходящий +
10. Документопоток – это:
а) сложившееся или организованное в пределах информационной системы
б) сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник +
в) движение документов в разных направлениях, которое постоянно меняется
11. Документ имеет две сущности:
а) информационную и материальную +
б) общую и специальную
в) информационную и коммуникационную
12. Документопотоки по направлению делятся на такие потоки:
а) параллельные и пересекающиеся
б) горизонтальные и вертикальные +
в) входящие и уходящие
13. Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывается количество:
а) подлинников, а в знаменателе – количество копий
б) копий, а в знаменателе – количество всех документов организации +
в) копий, а в знаменателе – количество подлинников
14. Объем документооборота выражается:
а) общим количеством документов, созданных в организации за определенный период времени
б) общим количеством документов, поступивших в организацию за определенный период времени
в) общим количеством документов, поступивших или созданных организацией за определенный период времени +
15. Основной структурной единицей форматированного документа при распознавании считается:
а) поле документа +
б) предложение
в) реквизит документа
16. Основными видами срокового контроля являются:
а) еженедельный, ежемесячный и ежеквартальный
б) текущий, предупредительный и итоговый +
в) ручной и автоматизированный
17. Официальный документ – это:
а) любая информация, внесенная в базу данных
б) любой бумажный документ
в) информация, зафиксированная на каком-либо носителе, пригодном для достаточно долговременного хранения, и оформленная по действующим законодательным правилам +
18. Подготовка документа к сканированию включает в себя такие операции:
а) предварительную обработку изображений, нахождение полей, проверку распознанной информации
б) описание настройки системы и непосредственную подготовку документа +
в) сканирование, контроль качества и возможное повторное сканирование
19. Под таким контролем понимают подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня:
а) предупредительным
б) финансовым
в) текущим +
20. Под таким контролем понимают аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в организации и ее структурных подразделениях:
а) финансовым
б) итоговым +
в) текущим
21. Под таким контролем понимают подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает через 2 – 3 дня:
а) предупредительным +
б) текущим
в) финансовым
22. Под электронной цифровой подписью понимается:
а) средство защиты от подделок или потерн данных в рукописных документах
б) реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки и позволяющий идентифицировать владельца подписи
в) традиционная рукописная подпись, содержащая информацию об отправителе сообщения +
23. Получение изображения документа включает в себя операции:
а) описание настройки системы и непосредственную подготовку документа
б) предварительную обработку изображений, нахождение полей, проверку распознанной информации
в) сканирование, контроль качества и возможное повторное сканирование +
24. Как называется процесс приведения чего-либо к единой системе, форме, единообразию:
а) классификация
б) унификация +
в) стандартизация
25. Распознавание предполагает выполнение следующих операций:
а) описание настройки системы и непосредственную подготовку документа
б) сканирование, контроль качества и возможное повторное сканирование
в) предварительную обработку изображений, нахождение полей, проверку распознанной информации +
Если Вы считаете, что материал нарушает авторские права либо по каким-то другим причинам должен быть удален с сайта, Вы можете оставить жалобу на материал.
Бланки документов
Официальные документы, как правило, создаются на бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-97.
Бланк документа — это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации — авторе документа.
На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Для изготовления бланков используют в основном два формата бумаги: А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм), меньший формат используется для документов небольшого (до семи строк) объема. Допускается использование бланков форматов A3 и А6 по ГОСТ 9327. Бланки документов должны быть изготовлены с учетом размеров полей, установленных государственным стандартом.
При изготовлении бланков рекомендуется использование типографских шрифтов размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Реквизит «наименование организации» допускается печатать рисованными шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбирают в зависимости от «длины» (т.е. от количества знаков в наименовании организации-автора).
Наиболее распространенный способ изготовления бланков — типографский. Бланк может быть изготовлен также с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведен с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка, на котором и печатают текст конкретного документа. В любой организации создается, как минимум, два вида бланков: для писем (который используется в большинстве случаев общения организации с внешним миром) и так называемый общий бланк (применяется для оформления документов, используемых внутри организации).
Бланк письма.
В зависимости от учредительных документов организации на бланке письма могут быть размещены следующие реквизиты:
01 Государственный герб Российской Федерации;
02 герб субъекта Российской Федерации;
03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 код организации;
05 код формы документа;
06 наименование организации;
07 справочные данные об организации.
Кроме того, на бланке письма размещают отметки для реквизитов 09 — дата документа, 10 — регистрационный номер документа, 11 — ссылки на регистрационный номер и дату документа.
На бланке для писем наименование вида документа (слово «письмо») не указывается, также не принято писать «коммерческое предложение» или «деловое письмо».
Пример оформления бланка для писем с угловым расположением реквизитов.
Общий бланк.
В зависимости от учредительных документов организации он может содержать следующие реквизиты:
01 Государственный герб Российской Федерации;
02 герб субъекта Российской Федерации;
03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 код организации;
06 наименование организации (автора документа);
12 место составления или издания документа. Кроме того, на общем бланке предусмотрено нанесение отметок для размещения реквизитов 09 — дата и 10 — регистрационный номер документа.
Бланк называется общим, так как содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются.
Пример общего бланка с угловым расположением реквизитов:
Бланк вида документа. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа (реквизит 08), он становится бланком этого вида (например, приказа, протокола, акта). Бланки для конкретных видов документов целесообразно создавать, если в организации применяется большое количество документов этих видов (например, приказов, распоряжений, докладных записок и др.).
Бланки на двух языках. В организациях субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, могут создаваться бланки, в которых реквизиты «наименование организации», «справочные данные об организации», «место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне, используя продольное расположение реквизитов.
Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. В таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды — на русском и иностранном языке, при этом не допускается искажения наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.
Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом в полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления такого вида продукции на качественном уровне. При изготовлении бланков на них проставляют (справа внизу или на обороте) порядковые номера и серии. Гербовые бланки подлежат учету, который ведется раздельно по каждому виду бланков. Учет ведет делопроизводственная служба в регистрационно-учетной форме (журнал регистрации бланков).
При поступлении бланков в журнале записывают:
— наименование вида бланка;
— номер сопроводительного документа;
— серию и номера гербовых бланков.
При выдаче бланков делопроизводственная служба отмечает в журнале регистрации бланков:
— наименование вида бланка;
— серию и номера бланков;
— наименование структурного подразделения;
— фамилию и инициалы должностного лица-получателя;
— расписку в получении;
— примечание (отметка об уничтожении и др.)
Уничтожение гербовых бланков оформляется составлением акта.
На делопроизводственную службу возлагается контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков. Бланки должны храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Документы, изготовленные на гербовом бланке и предназначенные для рассылки в другие организации или учреждения, копируют средствами оперативной полиграфии, заверяя каждую копию печатью организации — автора документа.
Помимо бланка организации в крупных управленческих аппаратах создают бланки структурных подразделений, бланки должностных лиц. Такие бланки создаются только в том случае, если руководитель структурного подразделения имеет право подписи. В бланках структурного подразделения его наименование помещается ниже наименования организации — автора документа. Если создается бланк должностного лица, то наименование должности размешается ниже наименования организации — автора документа.
Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизиты занимают площадь (72,8 х 88,6 мм) в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения (в таких документах, как положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции.
На бланках допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов или других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, отметки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки. Изложенные требования к бланкам документов являются едиными для страны и обязательны при проектировании и изготовлении бланков.
Не допускается:
— размещение на бланке только сокращенного наименования организации — автора документа, отсутствие сведений о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме;
— составление бланка на двух языках, но с различной информацией об организации — авторе;
— «украшение» бланка рисунками, которые можно принять за эмблему;
— размещение на бланке справочных данных об авторе, его местонахождении, не соответствующих данным государственной регистрации;
— произвольного расположения реквизитов бланка, не соответствующих требованиям государственного стандарта;
— размещение дополнительных элементов в оформлении (лишние линии, штрихи, вензеля, другие «художественные» украшения);
— размещение реквизитов на бланках российских организаций по образцам бланков зарубежных партнеров, что нарушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для совместных предприятий.
Помощь в дистанционном обучении
Решение тестов, помощь в закрытии сессии студентам МОИ, Синергии, ГТЕП, Витте, Педкампус, Росдистант
Документооборот в управлении тест Синергии с ответами
Тест Синергии «Документооборот в управлении» Цена 200р.
Аутентификация – это
предоставление доступа к определенным данным или операциям, при условии, что пользователь тот, за кого он себя выдает
+способность подтвердить личность пользователя
механизм разграничения доступа к данным и функциям системы
поиск и исследование математических методов преобразования информации
Бланк, содержащий одинаковый набор реквизитов для всех видов документов – это ….
бланк письма
+общий бланк
бланк конкретного документа
Бланк документа – это
+лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа
лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими переменную информацию об организации – авторе документа
государственная бумага, обязательная для применения в организации
лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную и переменную информацию об организации – авторе документа
В объеме документооборота следует учитывать
все входящие и исходящие документы за определенный период времени все внутренние документы и все копии за определенный период времени:
все входящие и исходящие документы за определенный период времени
+все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии за определенный период времени
Главное правило организации документооборота – это …
стереотипные маршруты движения свойственные входящим документам с наименьшими затратами времени
+оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени
стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов и от принятой в организации технологии работ с документами
Группы доступа необходимы …
+для организации доступа к документам для отделов организации, коллектива сотрудников, работающих над отдельным проектом
для предоставления прав контролера сотрудникам обязанным следить за действиями пользователей системы
в случае отсутствия сотрудника ответственного за работу над документом и необходимостью ее продолжение в его отсутствие
Делегирование прав доступа необходимо …
для предоставления прав контролера сотрудникам обязанным следить за действиями пользователей системы
для организации доступа к документам для отделов организации, коллектива сотрудников, работающих над отдельным проектом
+в случае отсутствия сотрудника ответственного за работу над документом и необходимостью ее продолжение в его отсутствие
Документооборот – это …
процесс подписания и передачи документа в организации
движение документов в организации от руководителя к исполнителям
+сложный технологический процесс, который включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов
технологический процесс архивного хранения документов
… документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы
Организационный
+Исходящий
Документопоток – это …
движение данных в определенном направлении
движение документов в разных направлениях, которое постоянно меняется
организованное движение документов из организации в разных направлениях
+сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник
сложившееся или организованное в пределах информационной системы
Документ имеет две сущности …
+информационную и материальную
информационную и коммуникационную
информационную и правовую
общую и специальную
Документопотоки по направлению делятся на … потоки
входящие и уходящие
диагональные
+горизонтальные и вертикальные
параллельные и пересекающиеся
На базе продукта LotusNotes фирмы LotusDevelopmentCorporation разработана система
«Effect Office»
+«Босс-Референт»
«Optima Workflows
Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывается количество …
копий, а в знаменателе – количество всех документов организации
подлинников, а в знаменателе – количество всех документов организации
+подлинников, а в знаменателе – количество копий
копий, а в знаменателе – количество подлинников
Объем документооборота выражается …
общим количеством документов, созданных в организации за определенный период времени
+общим количеством документов, поступивших или созданных организацией за определенный период времени
общим количеством документов, поступивших в организацию за определенный период времени
Основной структурной единицей форматированного документа при распознавании считается …
Основными видами срокового контроля являются …
контроль по существу решения вопроса
ручной и автоматизированный контроль
+текущий, предупредительный и итоговый
еженедельный, ежемесячный и ежеквартальный
Официальный документ – это …
любой бумажный документ
любая информация, внесенная в базу данных
+информация, зафиксированная на каком-либо носителе, пригодном для достаточно долговременного хранения, и оформленная по действующим законодательным правилам
информация, зафиксированная на каком-либо носителе, пригодном для достаточно долговременного хранения
Подготовка документа к сканированию включает в себя операции …
предварительную обработку изображений, нахождение полей, проверку распознанной информации
сканирование, контроль качества и возможное повторное сканирование
+описание настройки системы и непосредственную подготовку документа
Под … контролем понимают подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня.
Под … контролем понимают аналитическое обобщение документооборота,
исполнительской дисциплины в организации и ее структурных подразделениях.
предупредительным
+итоговым
текущим
финансовым
Под … контролем понимают подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня.
Под электронной цифровой подписью понимается …
+реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки и позволяющий идентифицировать владельца подписи
средство защиты от подделок или потерн данных в рукописных документах
реквизит электронного документа, предназначенный для организации надежного
хранения и поиска документа
традиционная рукописная подпись, содержащая информацию об отправителе сообщения
Получение изображения документа включает в себя операции …
описание настройки системы и непосредственную подготовку документа
+сканирование, контроль качества и возможное повторное сканирование
предварительную обработку изображений, нахождение полей, проверку распознанной информации
Процесс приведения чего-либо к единой системе, форме, единообразию – это …
систематизация
Разработчиком системы «Евфрат Документооборот» является компания …
ЗАО «Электронные офисные системы»
АО «Ланит»
НТЦ «Институт развития Москвы»
Разработчиком системы «Дело» является фирма …
фирма «Cognitive Technologies»
АО «Ланит»
+ЗАО «Электронньге офисные системы»
НТЦ «Институт развития Москвы»
Распознавание предполагает выполнение следующих операций …
описание настройки системы и непосредственную подготовку документа
+предварительную обработку изображений, нахождение полей, проверку распознанной информации
сканирование, контроль качества и возможное повторное сканирование
Регистрация – это …
учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам
+запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения
прием и первичная обработка документов
снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную
регистрационную форму
Регистрации подлежат
только входящие и исходящие документы
документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения
+все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения
только письма и обращения граждан
Реквизит документа – это …
значок: проставленный на документе для его распознавания
+обязательный элемент официального документа
обязательный символ в документе, расположенный в правом верхнем углу
логотип на официальном документе
Реквизит, отражающий основное содержание документ – это …
Реквизиты характерные только для бланка письма – это …
наименование организации (структурного подразделения)
+трафаретные части реквизитов «дата», «номер документа»
справочные данные об организации
эмблема организации
Символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским или другим способом – это … реквизиты документа.
Системы класса «docflow» — это системы …
автоматизации деловых процессов
интегрированные системы управления документооборотом
+автоматизации управления документооборотом
Системы класса groupware– это системы …
автоматизации управления документооборотом
+коллективной работы
автоматизации деловых процессов
интегрированные системы управления документооборотом
Системы класса «workflow» – это системы …
системы коллективной работы
интегрированные системы управления документооборотом
+системы автоматизации деловых процессов
автоматизации управления документооборотом
Система DocsVision состоит из следующих модулей …
+Делопроизводство и Управление процессами
Служебная корреспонденция. Решения н распоряжения. Письма граждан
Делопроизводство. Решения и распоряжения. Письма граждан
Управление процессами и Служебная корреспонденция
Систематизированный перечень наименований документов, заводимых в организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке – это …
+номенклатура дел
архив
Символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским или другим способом — это … реквизиты документа.
дополнительные
+постоянные
переменные
официальные
Символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления – это … реквизиты документа.
официальные
дополнительные
постоянные
Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку – это …
совокупность юридических документов, помещенных в отдельную обложку
архив
номенклатура дел
опись
Способность документа передавать информацию – это … свойство документа
Существуют следующие формы регистрации документов …
+журнальная, карточная и электронная
табличная и электронная
ручная картотека и автоматизированная система
Технология массового ввода документов в информационную систему предполагает …
Ввод документов с клавиатуры
Унифицированная система документации (УСД) – это …
общероссийский классификатор управленческой документации
система документов, направленная на нормативное закрепление изменений, произошедших в службах делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности
правила по документационному обеспечению управления
+система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности
Формированием дела называется …
+группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела
объединение документов, сопутствующих одинаковым бизнес – процессам в дело и систематизация документов внутри дела
группирование исполненных документов в дело в соответствии с указаниями руководителя и систематизация документов внутри дела
Цель контроля состоит в …
+обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений
создании базы данных о документах учреждения
учете всех поступивших в организацию документов
обеспечении надежного хранения и эффективного поиска документов
Шаблон – это …
+документ, который содержит разнообразную информацию о стилях и стандартных текстах, макросах н многое другое
заготовка документа, содержащая постоянную информацию (текст) и пропуски или поля для ввода переменной информации
формирование алгоритмов прохождения документов в соответствии с технологическим циклом
Электронный документ – это …
документ, отличающийся нестандартным содержанием и отсутствием типовой формы расположения реквизитов
документ, записанный на гибком магнитном диске
документ, в котором часть информации представлена в зашифрованном виде
+документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме
… – это технология оптического распознавания печатных символов
+OCR (Optical Character Recognition)
ICR (Intelligent Character Recognition)
OMR (Optical Mark Recognition)
… – это технология распознавания раздельных печатных символов, написанных от руки.
+ICR (Intelligent Character Recognition)
OCR (Optical Character Recognition)
OMR (Optical Mark Recognition)
… – это технология распознавания отметок.
ICR (Intelligent Character Recognition)
OCR (Optical Character Recognition)
+OMR (Optical Mark Recognition)
На базе продукта Lotus Notes фирмы Lotus Development Corporation разработана система …
механизм разграничения доступа к данным и функциям системы
заготовка документа, содержащая постоянную информацию (текст) и пропуски или поля для ввода переменной информации
Интеграцию с системой распознавания CuneiForm обеспечивает система …
