как оформляется компенсация за использование личного имущества работника

Оформление компенсации за использование личного имущества в служебных целях

При исполнении трудовых функций сотрудники предприятий часто пользуются собственным имуществом в виде мобильного телефона, транспортного средства, инструмента (в том числе музыкального) или оборудования.

Инициатором подобного использования может выступать как руководство организации, так и работник. В любой ситуации должны быть соблюдены положения трудового законодательства, касающиеся возмещения затрат сотрудника (ст. 188 ТК РФ), если:

Вопрос: Как отразить в учете выплату компенсации за использование в служебных целях личного имущества работника?
В соответствии с трудовым договором организация ежемесячно выплачивает работнику компенсацию за использование его личного ноутбука в служебных целях. По соглашению сторон размер компенсации составляет 1 000 руб. Выплата компенсации производится на основании распоряжения руководителя в следующем месяце на банковский счет работника. Ноутбук используется для управленческих нужд организации.
Для целей налогообложения прибыли используется метод начисления.
Посмотреть ответ

В ТК РФ не указан полный перечень имущества, принадлежащего работнику и используемого в процессе трудовой деятельности с согласия руководства предприятия. Поэтому компенсировать можно применение в работе любого личного имущества, осуществляемого с согласия/разрешения руководства организации.

Вопрос: Отражается ли в форме 6-НДФЛ компенсация за использование личного транспорта работника в служебных целях?
Посмотреть ответ

Соглашение о компенсации за использование собственного имущества

Размер возмещаемых сотруднику расходов за эксплуатацию в работе личного имущества устанавливается посредством:

До заключения соглашения предприятие должно определить необходимость привлечения собственности работника в процессе выполнения им трудовых обязанностей, а также принадлежность последнего сотруднику.

Отражение возмещения в трудовом контракте

После того как стороны договорились об использовании имущества работника, происходит подписание контракта или дополнительного соглашения к нему с указанием условий работы с объектом.

Вопрос: Нужны ли путевые листы для учета в целях налога на прибыль расходов по выплате компенсации сотрудникам за использование личных автомобилей для служебных целей (п. 1 ст. 252, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ)?
Посмотреть ответ

В тексте документа отражается:

Период действия договоренности об использовании собственности работника не может превышать срок действия трудового договора.

К соглашению следует приложить копии документов на право собственности/пользования объектом, расчет суммы оплаты и иные документы, отражающие особенности сделки.

Величина возмещения может устанавливаться сторонами договора в любом размере, так как в ТК РФ ограничений по нему не предусмотрено. Сумма выплаты может покрывать износ имущества (ст. 106 ТК РФ), амортизационные отчисления и учитываться в себестоимости продукта полностью независимо от размера. Работодатель вправе также возмещать владельцу затраты по ремонту объекта, его содержанию и эксплуатации.

К сведению! При согласовании оплаты следует учитывать ПП РФ №92 (08.02.2002), определяющее нормы затрат предприятия на плату за использование личного ТС (автомобиля, мотоцикла). В учете возмещение в пределах действующих норм относят к прочим расходам по производству и реализации. Выплаты, превышающие нормативное значение, не будут приняты к зачету ФНС.

Компенсация охватывает лишь время эксплуатации объекта в интересах предприятия-работодателя и не выплачивается за периоды отсутствия сотрудника на рабочем месте в связи с отпуском или при болезни.

Оформление выплаты по договору аренды

Оформление договора аренды имущества, принадлежащего сотруднику компании, производится с учетом положений ГК РФ. К примеру, транспортное средство может быть арендовано с экипажем или без такового. Соответственно управлять арендованным ТС, осуществлять техническое обслуживание автомобиля будет работник (владелец) или иные сотрудники, назначаемые работодателем (арендатором).

В тексте договора об аренде отражаются параметры арендуемого объекта, условия сделки, все особенности правоотношений сторон, включая стоимость аренды. За пользование собственностью сотрудника компания оплачивает не компенсацию, а арендную плату.

Отражение в учете оплаты за использование личного имущества

При заключении соглашения об аренде следует учесть, что:

При оплате компенсации по задействованному в трудовой деятельности личному имуществу НДФЛ не удерживается (ст. 217 НК РФ, письмо МФ РФ № 03-04-06/11996, 11.04.2013). Выплата в любой сумме, оговоренной в трудовом контракте/приложении к контракту, считается компенсацией, выплачиваемой согласно законодательству.

В большинстве ситуаций при подсчете налога по прибыли можно списать возмещение на расходы полностью (письмо МФ РФ от 11.04.2013). Исключение составляют ситуации по использованию в работе принадлежащего частному лицу автотранспорта, когда в налоговые траты включается сумма компенсации, соответствующая установленным нормам (ст. 264 НК РФ).

Компании, работающие по УСН, в которой налогообложение производится с разницы затрат и поступлений, также могут снизить налогооблагаемый объем на размер компенсаций, выплачиваемым сотрудникам за пользование личным ТС, в пределах установленных норм (ст. 346 НК РФ).

К сведению! Нормы затрат по оплатам включают все траты, связанные с задействованием личного транспорта в служебной сфере. Любые сверхнормативные оплаты и возмещения расходов при пользовании личным ТС не понижают облагаемую сумму при подсчете налога по УСН, по (письмо МФ РФ № 03-11-11/82, 26.02.2013).

В бухучете компенсация отражается на 73 сч. «Расчеты по прочим операциям с персоналом» операцией:

Дебет сч. 26, 44 / Кредит сч. 73 (субсч. «Расчеты по компенсации»).

Выдана оплата за эксплуатацию собственного имущества сотрудника в служебных целях:

Дебет сч. 73 / Кредит сч. 50, 51.

Компенсация за пользование собственностью работника снижает базу для подсчета налогов только при наличии документального подтверждения факта использования объекта.

Возможные спорные ситуации по оплате компенсации

В процессе осуществления трудовой деятельности между работником и руководством предприятия могут возникать разногласия по вопросам компенсации за использование личного имущества в процессе труда.

Если произошла поломка компьютера у сотрудника, работающего не в офисе компании, то невозможно установить, произошла ли поломка при исполнении работы или при эксплуатации устройства с личными целями.

Все условия по использованию объектов личной собственности (размер, порядок, периодичность оплаты возмещения и иных трат, особые условия), в том числе технических или программных устройств, средств защиты информации, должны отражаться в трудовом договоре о дистанционной работе сотрудника (ст. 57, 312 ТК РФ).

Если условие, касающееся поломки компьютера, не было включено в трудовой договор, то данное обстоятельство не освобождает организацию от необходимости произвести оплату стоимости ремонта оборудования в случае его поломки.

Разногласия возникают по оплате использования личного ТС для проезда к месту командировки. Но работник, направленный в служебную командировку, получает возмещение расходов на проезд (ст. 168 ТК РФ). В законе не содержится уточнение по виду используемого для проезда транспорта. Поэтому компенсацию проезда на личном автомобиле следует отнести к возмещению затрат на командировку.

Источник

Как оформить и платить удаленному работнику компенсацию за личное имущество

Есть компенсация, без которой трудно представить любую удаленку. Это выплата за то, что дистанционщик использует в работе свое личное имущество. Отвечаем на самые острые вопросы про данное возмещение.

Обязательна ли компенсация за использование личного имущества?

До 2021 года стороны трудового договора сами решали обеспечивает работодатель удаленщика средствами труда или нет. Положительное решение закрепляли в трудовом договоре.

С 1 января 2021 главу ТК про дистанционную работу существенно переписали. Теперь по умолчанию вся нагрузка ложится на работодателя. Об этом — статья 312.6 ТК.

Именно задача работдателя — обеспечить дистанционщика всем необходимым. Как правило, это будет стационарный компьютер или ноутбук. Возможно и другое техническое оборудование. Например, фото- или видеокамера, графический планшет и т.п. Все зависит от того, чем занимается сама компания (ИП) и чем будет заниматься этот конкретный удаленный сотрудник.

Если компания сама, физически обеспечивает сотрудника всем необходимым, никакой компенсации за имущество платить не надо. Работодатель в таком случае тратится сам на средства труда.

Но не всегда возможно предоставить сотруднику все необходимое, проблемы может вызвать доставка и допзатраты на нее, особенно если сотрудник постоянно живет и работает в другом городе. Поэтому наиболее популярный вариант — когда работник использует собственное или арендованное имущество, а работодатель платит ему за это.

Что делать, если удаленка — экстренная, а бюджет на компенсацию не заложили?

Если у работодателя нет возможности в данный момент предоставить необходимые средства труда или выплатить компенсацию, то на время можно ввести режим простоя по независящим от сторон причинам. Такое запросто может случиться, если удаленка — не плановая, а экстренная. Например, при очередном витке пандемии власти отправили всех на удаленку и работодатель оказался не готов к дополнительным новым тратам.

Время простоя оплачиваем как ⅔ от тарифной ставки (оклада). Узнаем об этом, заглянув в последнюю часть статьи 312.9 ТК.

Сотрудник использует свое имущество без согласия работодателя

Ключевое условие для выплаты компенсации — сотрудник использует собственное или арендованное имущество с согласия или ведома работодателя.

Если руководство ни на что согласия не давало, удаленщик не вправе требовать компенсацию. Однако это совсем не выход — таким образом избегать выплаты. Как минимум, можно нарваться на претензии от самого работника.

Поэтому проще изначально работать в правовом поле и предусмотреть хотя бы небольшую выплату. Но она должна быть обоснована и подтверждена документально (см. Письма Минфина РФ от 06.11.2020 № 03-04-06/96913 и от 29.10.2020 № 03-04-06/94269).

Как установить компенсацию за использование в работе личного имущества

Порядок, сроки и размеры выплат пропишите в трудовом договоре, локальном нормативном акте. Например, это может быть самостоятельное Положение об удаленной работе.

Сопроводите суммы расчетом-обоснованием. Это необходимо, чтобы не платить с компенсации НДФЛ и взносы (п. 1 ст. 217 и подп. 2 п. 1 ст. 422 НК, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).

Иначе, если никакого обоснования размера выплаты нет, контролеры могут прийти к выводу, что суммы вы завысили, и доначислят зарплатные налоги. Та же ситуация — если выплату вы собираетесь включать в расходы на ОСНО в налоговом учете. Необоснованные суммы могут убрать из затрат.

На УСН с объектом доходы минус расходы, увы, компенсацию по общему правилу не получится взять в расходы. Перечень трат для УСН закрытый и компенсация за использование личного имущества, кроме легковых авто и мотоциклов, в нем не поименована.

Как понять, в каком размере делать выплату

Во-вторых, учитывайте характер личного имущества. Если речь о каком-то оборудовании, логично ориентироваться на рыночные цены и нормы амортизации офисного оборудования. Т.е. можно использовать рекомендации и инструкции, например, для учета основных средств и другого имущества.

Например: сотрудник использует для работы личный компьютер, необходимо рассчитать размер компенсации в месяц. Срок полезного использования (СПИ) компьютерной техники — от 2-х до 3-х лет включительно (код ОКОФ 330.28.23.23).

Нужно учесть, что компьютер сотрудник использует как в личных, так и в рабочих целях, поэтому компенсацию можно рассчитать только за рабочее время.

Допустим стоимость компьютера — 50 000 рублей, а СПИ стороны установили — 3 года. Тогда расчет компенсации будет выглядеть так:

50 000 / 36 = 1 388, 88 — сумма амортизации в месяц. В апреле 2021 года 175 рабочих часов (при 40-ка часовой рабочей неделе), а всего часов в месяце — 30*24=720. Получается, что сумма компенсации равна: 1 388,88 / 720 * 175 = 337,58.

Сложнее придется с расчетом за интернет, электроэнергию, тепло. В каком размере компенсировать подобные вещи? Можно ориентироваться опять-таки на средний уровень подобных месячных затрат. Только компенсировать не всю сумму, а считать в пропорции, в зависимости от количества рабочих дней / часов в конкретном месяце.

Есть еще вариант — просто сделать прибавку к зарплате сотрудника, но она соответственно увеличит ФОТ и будет облагаться НДФЛ и взносами.

За те периоды, что сотрудник болел, отдыхал, компенсацию не начисляйте!

А вот время, которое выделили под оргмоменты (рабочие совещания, переписка в мессенджерах с клиентами или другими сотрудниками, видео-коллы и конференции и т.д.) — рабочее, его включайте в расчет (ч. 6 ст. 312.4 ТК).

Еще идея — посмотреть на тарифы в коворкингах в городе, где живет удаленщик, и исходить из них. Такой расчет также нужно подтвердить документально, например приложить прайсы различных коворкинг-центров.

Если возмещаете реальные затраты сотрудника на расходные материалы, также подтвердите их чеками. квитанциями и другими документами. Их сотрудник может передавать в т.ч. в электронном виде, например при покупке попросить предоставить электронный чек и затем переслать ссылку на него работодателю. Это сократит количество бумажных документов, которыми нужно обменяться с сотрудником.

Составлять авансовый отчет в такой ситуации не требуется, ведь аванс работодатель не выдает. Достаточно первоначального согласия компании на подобную трату и заявления от работника на возмещение покупки.

Некоторым бухгалтерам спокойнее, чтобы авансовый отчет был. Если его составить, ошибки не будет.

Как провести выплату в бухучете

В бухгалтерском учете для начисления выплаты выбирайте счет отнесения затрат в зависимости от того, какие функции выполняет сотрудник. Проводка будет такая:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44. ) Кредит 73

— начислили компенсацию за использование личного имущества сотрудника.

Эта же запись будет, если возместили расходы.

Выплаты удаленщику скорее всего будут на карту:

Дебет 73 Кредит 51

— выплатили компенсацию за использование личного имущества.

Источник

Как компенсировать удаленному сотруднику использование личного имущества

эксперт в сфере налогообложения, член Палаты налоговых консультантов

С 2021 года работодатели обязаны обеспечить дистанционщика всем необходимым для работы или компенсировать использование личного имущества. Читайте, как отразить компенсацию в кадровом, бухгалтерском и налоговом учете

Кадровое оформление компенсации за использование личного имущества

Ситуации, когда сотрудники используют личное имущество в служебных целях, возникали задолго до узаконивания дистанционного формата работы:

С введением понятия дистанционная работа в ТК РФ появилась ст. 312.6, которая регулирует этот вопрос:

Предусмотреть выплату и размер компенсации за использование личного имущества можно в отдельном пункте трудового договора с новым сотрудником или в дополнительном соглашении, если на удаленку переходит кто-то из давно работающих.

В договоре или допсоглашении необходимо определить и условия выплаты компенсации. Обязательно пропишите четкое наименование имущества, за которое назначаете компенсацию, размер и сроки выплаты (Письмо ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@). Укажите способ расчета суммы. Это может быть фиксированная сумма или расчет пропорционально времени фактической работы, тогда за периоды отпуска, больничного, командировки компенсация не выплачивается.

Налогообложение компенсации

При правильном оформлении компенсация за использование личного имущества принимается в расходах по налогу на прибыль и не облагается зарплатными налогами: НДФЛ, страховыми взносами. Работодатель обязан указать факт назначения компенсации, порядок расчетов и сроки выплат в трудовом договоре или допсоглашении к нему.

Налог на прибыль

Компенсация за использование работником личного имущества учитывается в расходах по налогу на прибыль организаций на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина России от 08.12.2006 № 03-03-04/4/186).

Работник может использовать в служебных целях разные виды личного имущества, но налоговое законодательство содержит предельные нормы только для компенсаций за использование личных автомобилей и мотоциклов. Для других видов имущества размер выплат неограничен.

Предельные нормы компенсаций за транспорт, принимаемые в расходах по налогу на прибыль, приведены в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 и составляют:

В них уже заложены износ, горюче-смазочные материалы и ремонт, поэтому сумму, возмещаемую сверх нормативов, в налоговые расходы включать нельзя (Письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).

Размер компенсации за использование иного имущества для налога на прибыль не установлен, в расходы включается сумма, определенная соглашением между работником и работодателем (Письмо Минфина России от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672)

Помните про ст. 252 НК РФ:

Для обоснования можно воспользоваться рекомендациями Минфина России из Письма от 31.12.2004 № 03-03-01-04/1/194. Ведомство предлагает рассчитывать компенсацию за износ по аналогии с амортизацией:

Пример. Менеджер работает на своем ноутбуке, и организация выплачивает ему компенсацию за использование личного компьютера в служебных целях. Сумма определена соглашением сторон в размере 10 000 руб. в месяц.

Компьютеры и ноутбуки входят во вторую амортизационную группу. Рыночная стоимость ноутбука приблизительно равна 60 000 руб. Сумма износа составит от 1 667 до 2 400 руб. в месяц. Получается, что размер выплачиваемой менеджеру компенсации превышает сумму износа в четыре раза. В такой ситуации велика вероятность, что налоговые органы посчитают эти расходы экономически необоснованными. Оптимальной будет компенсация 2 000–2 500 руб. в месяц.

Для обоснованного включения затрат в расходы у организации должны быть документы, подтверждающие, что работнику для выполнения его служебных обязанностей действительно требуется соответствующие оборудование или материалы. Это могут быть должностные инструкции, трудовой договор, допсоглашение к трудовому договору.

ФНС также считает, что для получения компенсации работник должен представить организации документы, которые подтверждают его право собственности на используемое имущество (Письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Пример. При использовании автомобиля нужно представить ПТС. Если в документе указан не сотрудник, а супруг или супруга, для учета компенсации в расходах необходимо представить свидетельство о браке, а сама машина должна быть куплена в браке (Письмо Минфина России от 27.08.2012 № 03-04-05/6-1004).

Возникает вопрос: какие документы могут подтвердить право собственности на компьютер, принтер или мобильный телефон? Минфин и ФНС молчат, скорее всего, потому что такого требования нет ни в Налоговом, ни в Трудовом кодексах.

Налоговая в Письме от 27.01.2010 № МН-17-3/15@ разъяснила, что должны быть документы, доказывающие принадлежность имущества работнику, но опять без конкретики. Поэтому подтверждением может стать четкое указание имущества, по которому выплачивается компенсация, например «компенсация за ноутбук Xiaomi Mi Notebook Pro 15».

Минфин в Письме от 06.11.2020 № 03-04-06/96913 пошел дальше и заявил, что работодатель должен располагать копиями документов, которые доказывают приобретение или аренду оборудования работником, а также расходы, понесенные при использовании оборудования в служебных целях. То есть если платим за телефон, то должны быть документы, свидетельствующие о служебных разговорах, если платим за авто — маршрутные (путевые) листы, чеки АЗС.

Как учитывать компенсацию за использование личного имущества тем, кто на УСН, читайте в шпаргалке. Она размещена в конце статьи.

В конце статьи есть шпаргалка

Выплаты за использование личного имущества работника в служебных целях, а также возмещение связанных с этим расходов не облагаются НДФЛ.

Правила такие же, как при учете налога на прибыль:

Важно: для расчета НДФЛ нет нормирования даже для личного транспорта (Письмо ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Работодатель должен обосновать размер компенсации, потому что чрезмерно большую сумму могут посчитать схемой экономии на зарплатных налогах. Поэтому не платите заведомо большие суммы, которые вы не сможете экономически обосновать.

Компенсация за использование личного имущества в служебных целях в 6-НДФЛ не отражается (ст. 217 НК РФ, Письмо ФНС России от 11.04.2019 № БС-4-11/6839@).

Страховые взносы

Компенсация за использование личного имущества в служебных целях не облагается страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское страхование и страхование по временной нетрудоспособности и материнству. Как и при НДФЛ, размер компенсации не нормируется (ст. 188 ТК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, Письма Минфина России от 06.12.2019 № 03-04-06/94977, ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@). Размер возмещения должен соответствовать экономически обоснованным затратам работника.

Этот вид компенсации работодатель должен отразить в форме РСВ в составе выплат, не подлежащих обложению по ст. 422 НК РФ:

Также ее нужно указать в персонифицированных сведениях о сотруднике, получающем компенсацию (разд. 3 РСВ). В частности, общую сумму выплат, как облагаемых, так и необлагаемых, следует включить в показатель графы 140 подраздела 3.2.1 (пп. 20.22, 20.23 Порядка заполнения расчета по страховым взносам).

Если в трудовом договоре (соглашении к нему) выплата компенсации и ее размер не определены, на нее придется начислить страховые взносы.

Бухгалтерский учет компенсаций

Чтобы учесть суммы выплат, бухгалтер должен сделать следующие проводки:

субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»