как организовать учет в гостинице

Бухгалтерский учет в гостинице, отеле и хостеле: проводки

В данной статье мы рассмотрим бухгалтерский учет в гостинице, отеле и хостеле. Узнаем о особенностях. Сравним отличия между учетов в отеле и гостинице.

Гостиница, отель или хостел являются имущественными комплексами, предназначенными для оказания услуг населению по временному проживанию. Ведение деятельности осуществляется юридическим лицом или ИП.

Особенности ведения деятельности

Гостиничный бизнес имеет особенности ведения учета и реализации услуг. Осуществление гостиничных услуг:

В состав предложений гостиничного бизнеса могут дополнительно входить медицинские, транспортные, бытовые услуги. Дополнительные виды деятельности подлежат включению в перечень ОКВЭД учредительных документов предприятия. При необходимости требуется оформить лицензирование. Услуги предоставляются на базе недвижимости, принадлежащей организации или ИП на правах собственности или аренды. Читайте также статью: → “Порядок бухгалтерского и налогового учета мебели в организации”

Виды услуг в сфере гостиничного бизнеса

Предприятия предлагают организациям или населению услуги гостиничного типа, представленные в виде форм:

Основным критерием оценки является классификация по мировых стандартам, оценивающим уровень услуг в зависимости от степени комфортности. Кроме мировых стандартов, ряд стран используют собственную систему классификации предприятий гостиничного бизнеса. В РФ система классификации регламентируется приказом Минспорттуризма РФ от 25.01.2011 № 35. Вне зависимости от звездности предприятия гостиничного бизнеса осуществляют ведение учета и документооборот по стандартным правилам.

Документы для оформления услуги

Основанием для предоставления услуги является договор, заключенный между предприятием гостиничного бизнеса и получателем – лицом либо организацией. В документах на оплату, акте производится ссылка на договор. Документ должен содержать обязательные реквизиты обеих сторон.

Основные обязательные положения договора дополняются пунктами на усмотрение предприятия гостиницы. В документе отражаются права и обязанности сторон, порядок покрытия материального ущерба, рассмотрения спорных вопросов и прочие пункты. Договор должен быть подписан сторонами. При отсутствии печати у представителя юридического лица к договору прилагается доверенность.

Розничному потребителю предприятие может выдать иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуги. Документ должен содержать обязательные реквизиты, аналогичные содержанию пунктов договора.

Бухгалтерский учет доходов при оказании гостиничных услуг

Доходами предприятия являются поступления от потребителей услуг в виде платы за проживание, пользование общепитом и получения дополнительных услуг. Поступление платы за проживание относится к основным видам деятельности. В отношение дополнительных услуг предприятие имеет право определить отдельный порядок учета.

Для целей бухгалтерского учета выручка от услуг принимается при одновременном выполнении условий:

При отсутствии исполнения одного из условий поступившая в кассу или на расчетный счет предприятия сумма учитывается в составе кредиторской задолженности.

Отражение проводок в учете при получении выручки

Предприятиями гостиничного бизнеса осуществляется раздельный учет предоставляемых услуг. По каждому виду доходов учет ведется на отдельном субсчете, открытом к счету 90 «Продажи». В рамках ведения деятельности предприятия могут предоставлять бытовые услуги, попадающие под разные системы налогообложения. Учет выручки ведется в корреспонденции со счетом 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Читайте также статью: → “Бухгалтерский и налоговый учет в турагентстве — 2 примера учета”

Пример учета выручки от проживания: проводки

Командированный М. зарегистрировался в отеле «Приветливый» с 11 по 17 мая 2017 года. Стоимость одних суток проживания – 2 700 рублей, включая НДС 411,86 рублей. При заселении М. внес аванс в размере 7 000 рублей, при выезде был произведен окончательный расчет. В учете отеля «Приветливый» производятся записи проводок.

Предприятия определяют момент признания выручки ежедневно или в последний день оказания услуги с закреплением выбранного варианта в учетной политике. Для удобства расчетов момент признания устанавливается однотипным для бухучета и налогообложения.

Бухучет расходов при оказании гостиничных услуг

Затраты, возникающие у предприятий в процессе ведения основной деятельности, учитываются по счету 20.

Для наиболее точного учета затрат производится планирование стоимости койко-места или номера. Смета затрат составляется на суточный или месячный период.

Определение фактической себестоимости номера

Предприятия, определившие расчетную себестоимость, получают данные о фактической себестоимости путем корректировки на загрузку гостиницы. Показатель загруженности берется по гостинице или группе номеров одного класса. Читайте также статью: → “Ставки УСН в 2017 году”

Пример определения фактической себестоимости

Предприятие «Визит» предоставляет гостиничные услуги. Расчетная себестоимость по гостинице составляет 5 700 рублей. Загрузка номеров предприятия составляет 60%. Наценка составляет 20%, НДС не облагается. В учете предприятия:

Предприятия, плательщики НДС, включают в цену сумму налога.

Налоговый учет гостиничных услуг

При использовании общего режима учет выручки осуществляется по кассовому методу или начислению. При методе начисления регистрация поступления дохода производится ежедневно или в момент полного расчета в последний день оказания услуги. При кассовом методе выручка учитывается в момент поступления в кассу или на расчетный счет.

Предприятия гостиничного бизнеса (организации или ИП) имеют право использовать ЕНВД при оказании услуг (пп. 12 п. 2. ст. 346.26 НК РФ). Переход на специальный режим является добровольной мерой с учетом ограничений используемой площади в пределах 500 кв. м. Ограничение установлено в отношении площади временного проживания. Параметры помещений устанавливаются по инвентаризационным документам – техническому паспорту, экспликации или поэтажному плану здания.

По иным услугам, предоставляемым постояльцам, система налогообложения определяется отдельно. Например, услуги по бронированию облагаются налогами по общей или упрощенной системе налогообложения. В отношении услуг общепита предприятие также может выбрать ЕНВД.

Учет в гостиницах, применяющих УСН

Предприятия, использующие упрощенную систему налогообложения, имеют особенности ведения учета по сравнению с другими режимами. Организации или ИП:

Раздельный учет при наличии нескольких режимов обязателен.

Начисление НДС при оказании гостиничных услуг

Предприятия гостиниц являются плательщиками НДС при использовании общего режима. Услуги, оказанные юридическим лицам, оформляются полным пакетом документов, включая договор, акт выполненных услуг, счет-фактуру. Получатель услуги имеет возможность принять НДС к вычету.

Предприятия, имеющие обязанность по начислению НДС, должны предъявлять налог розничным потребителям. Сумма НДС включается в состав цены услуги. Отдельной суммой в тарифах налог не выделяется. НДС, уплачиваемый в бюджет, определяется расчетным путем. Предприятия, освобожденные от уплаты налога или применяющие специальные режимы, не имеют обязательств по начислению и уплате НДС.

Бухгалтерский учет в гостинице, отеле и хостеле: типичные вопросы

Вопрос № 1. Как определяется площадь для предприятий гостиничного бизнеса, использующих ЕНВД?

Ответ: При расчете площади для определения предельного ограничения в размере 500 кв. м учитываются помещения, предусмотренные для проживания постояльцев. Служебные, офисные, подсобные помещения не принимаются в расчет.

Вопрос № 2. Необходимо ли вести раздельный учет расходов гостиницы, если при оказании услуг проживания и общепита применяется ЕНВД?

Ответ: Предприятия не обязаны вести раздельный учет для ЕНВД по различным видам деятельности. Отдельный учет расходов может понадобиться для внутреннего потребления.

Вопрос № 3. Является ли спецодежда работников гостиниц средством индивидуальной защиты?

Ответ: Спецодежда работников гостиниц является униформой, не относящейся к средствам защиты. Униформа используется в рабочее время и не передается в пользование работника.

Вопрос № 4. Используются ли раздельные тарифы гостиниц для юридических лиц и розничного потребителя?

Ответ: Отличие в конечной цене определяется НДС. В документах для предприятий НДС начисляется сверх тарифа, для розничного потребителя налог включается в стоимость. На практике применяются одни тарифы для разных категорий лиц. В отношении спорного вопроса имеется судебная практика не в пользу налогоплательщиков.

Вопрос № 5. Утверждается ли в учете гостиниц внутренний документооборот.

Ответ: Движение документов в гостиницах имеет строгий порядок оборота с учетом специфики деятельности. График утверждается в учетной политике.

Источник

Автоматизация гостиничного бизнеса

Гости останутся довольны сервисом, если в гостинице или хостеле хорошо отлажены все бизнес-процессы. Добиться этого можно с помощью автоматизации отеля. Специальные программы позволят избежать накладок при бронировании номеров, тщательно подготовиться к приезду постояльцев и вовремя поставить их на учет в УВМ МВД. Вся информация о деятельности гостиницы будет собрана в одном месте — так вы обеспечите четкую и организованную работу всего персонала.

Что такое система автоматизации гостиниц

Это специальные программные продукты для управления недвижимостью: гостиницами, ресторанами, тренажерными залами, складскими комплексами и т.д. Они называются Property Management System (PMS). С их помощью собственник может вести финансовую отчетность, управлять хозяйственными процессами и ускорить обслуживание гостя: от бронирования номера до окончательного расчета.

Автоматизированные системы управления отелем экономят время сотрудников и позволяют повысить доход и заполняемость гостиницы или хостела. Например, путем увеличения количества площадок, с которых поступают бронирования номеров. Персоналу не придется отслеживать заявки в личных кабинетах на сайтах — все брони будут автоматически поступать в шахматку отеля.

Кроме того, гостиница будет защищена от огромных штрафов за несвоевременную постановку гостя на миграционный учет — с помощью автоматизации отеля можно мгновенно отправлять уведомления в УФМС МВД.

Преимущества автоматизации

Автоматизация деятельности гостиницы позволяет:

Функции систем автоматизации

Все решения для автоматизации гостиниц и хостелов имеют похожую структуру и состоят из следующих модулей:

Взаимодействие с внешними системами

Наибольшую пользу автоматизация гостиницы приносит, если PMS взаимодействуют с внешними системами. Они управляют оборудованием в отеле и помогают оказывать гостям обширный перечень услуг.

К внешним системам относятся:

Автоматизация гостиницы с помощью Контур.Отеля

Облачный сервис Контур.Отель объединяет четыре основные функциональности, необходимые для современной гостиницы, в одном окне:

1. Управление номерным фондом. Добавляйте фотографии и описание номеров, распределяйте их по категориям, настраивайте список услуг в вашей гостинице и тарифы в зависимости от сезона. В шахматке можно отразить информацию о ранних и поздних заездах, назначить текущую или полную уборку и указать в комментариях пожелания гостя. Информация не потеряется при пересменке, и персонал вовремя подготовит нужный номер.

2. Менеджер каналов бронирования. Контур.Отель интегрирован с 35 площадками для поиска отелей, среди которых booking.com, ostrovok.ru, OneTwoTrip.com, agoda.com, Забронируй.ру, 101Hotels.com. Брони с них автоматически добавляются в шахматку гостиницы. Если поступают новые бронирования или вы вносите изменения в стоимость номеров, то информация автоматически обновляется сразу на всех подключенных площадках.

3. Модуль онлайн-бронирования. Разместите информацию об отеле в социальных сетях, создайте мини-сайт гостиницы или установите виджет для бронирования. Так, вам не придется платить комиссию агентствам и онлайн-площадкам или переносить заявки из электронной почты в шахматку.

4. Электронный документооборот с УВМ МВД. При регистрации гостя Контур.Отель автоматически формирует черновик уведомления о постановке на миграционный учет. Администратору остается добавить недостающие сведения и либо отправить их через Контур.Отель, либо самостоятельно отвезти в МВД.

Сервис Контур.Отель активно развивается и постоянно предлагает своим пользователям новые возможности для управления гостиницей. Так, последние нововведения позволяют:

Работать с Контур.Отелем можно с любого компьютера, на котором подключен интернет. Сервис экономит время ваших сотрудников и помогает повысить заполняемость номерного фонда. Он подходит всем организациям, которые предоставляют временное жилье туристам, бизнес-путешественникам и другим гостям.

Источник

Гостиница: нюансы учета

Гостиничный бизнес с каждым днем «набирает обороты». И недалек тот день, когда в каждом населенном пункте нашей страны будет хотя бы один отель. Отметим, что у бухгалтера гостиницы нередко возникает масса неоднозначных ситуаций в учете.

Деятельность гостиниц регулируют правила предоставления гостиничных услуг, утвержденные постановлением Правительства РФ от 25 апреля 1997 г. № 490. Любой отель предназначен, прежде всего, для проживания. Однако постояльцам могут быть предложены и дополнительные услуги. Например, химчистка, питание в ресторане или даже услуги салонов красоты, трансфер. Разберемся, как отразить в учете некоторые моменты комплексного сервиса.

Действуем по разрешению

Перечень лицензируемых видов деятельности представлен в статье 17 Закона от 8 августа 2001 г. № 128-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности» (далее – Закон). Непосредственно на оказание услуг по проживанию лицензия не требуется. Однако на некоторые дополнительные услуги гостиницам необходимо получить разрешение. Например, на транспортные или медицинские.

Отдельный вопрос – лицензирование деятельности ресторана. Согласно Закону, ведение такой деятельности не требует лицензии. Но ресторан фактически торгует алкогольной и спиртосодержащей продукцией. Значит, лицензия потребуется (ст. 18 Закона от 22 ноября 1995 г. № 171-ФЗ).

Учет крыши над головой

Основное предназначение гостиницы – предоставление клиентам номеров для проживания. Деньги, которые поступают от постояльцев в счет оплаты за проживание, формируют в бухучете отеля доходы от обычной деятельности (п. 5 ПБУ 9/99). В учетной политике гостиницы может быть предусмотрено, что услуга по проживанию считается оказанной ежедневно. Тогда отражение выручки в бухучете тоже должно производиться ежедневно. Если же услуга считается оказанной в момент выезда гостя, то отражение выручки производится соответственно в этот момент. В налоговом учете плата за проживание считается выручкой от реализации (ст. 249 НК РФ).

Помимо проживания, гостиницы предоставляют и такую услугу как бронирование номеров. Бронирование номеров в отеле должно происходить на основании заявки. Ее форма утверждена приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121.

С 2006 года расширен перечень видов деятельности, в отношении которых может уплачиваться ЕНВД. Теперь к ним относятся и услуги по временному размещению и проживанию (подп. 12 п. 2 ст. 346.26 НК РФ). Однако возможность перейти на «вмененку» есть далеко не у всех отелей. Дело в том, что законодатели установили ограничение. Платить единый налог могут только гостиницы с общей площадью спальных помещений не более 500 кв. метров. Что касается бронирования, то, по мнению Минфина, оно является дополнительной услугой, оказываемой в гостинице (письмо от 4 апреля 2005 г. № 03-03-01-04/1/148). А значит, есть риск того, что плату за бронь контролеры признают выручкой от дополнительной деятельности, облагаемой общими налогами.

Сегодня сложно представить отель, не имеющий собственного ресторана. Ведь его наличие это не столько требование моды, сколько забота о престиже и поддержании репутации. Основные требования, предъявляемые к ресторанам, определены в постановлении Правительства Российской Федерации от 15 августа 1997 г. № 1036 «Об утверждении Правил оказания услуг общественного питания».

Сотрудники. Обратите внимание, работники ресторана должны проходить обязательные медицинские осмотры (ст. 213 ТК РФ). Такие медосмотры осуществляются за счет работодателя. На время их прохождения за работниками сохраняется средний заработок по месту работы (ст. 185 ТК РФ).

В бухучете гостиницы затраты на медосмотр учитывают в составе расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). В налоговом учете такие затраты отражают в составе прочих расходов (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ). Такого мнения придерживается и Минфин (письмо от 7 ноября 2005 г. № 03-03-04/1/340). А траты на оплату неотработанного времени, связанного с прохождением медосмостров включают в расходы на оплату труда (подп. 7 п. 1 ст. 255 НК РФ).

Доходы и расходы. Выручку от оказания услуг общественного питания гостиница по своему выбору может учитывать либо в составе доходов от обычных видов деятельности, либо включать ее в прочие доходы. Такое право предоставлено ей пунктом 4 ПБУ 9/99. Важно только прописать выбранный порядок в учетной политике. Многие предпочитают отражать доходы ресторана в составе «Прочих доходов». Поскольку это позволяет оценить рентабельность как основной деятельности (предоставление номеров для проживания), так и дополнительных услуг.

В отношении ресторана бухгалтер гостиницы может выбрать, каким образом он будет отражать в учете затраты, связанные с производством продукции. При этом он имеет возможность учитывать на счете 20 «Основное производство» только стоимость израсходованного сырья, а остальные затраты отражать на счете 44 «Расходы на продажу». Другой способ: отражать все затраты, связанные с производством продукции, на счете 20 «Основное производство». Используемый вариант необходимо закрепить в учетной политике.

Спецрежим. Если специально оборудованная площадь зала ресторана не превышает установленного для «вмененки» лимита 150 кв. метров, гостиница может платить ЕНВД и в отношении ресторана. Естественно, когда спецрежим в отношении такой деятельности введен региональными властями (346.26 НК РФ). Под специально оборудованными понимаются только те помещения, в которых обслуживаются посетители. В их число не входят производственные, административно-бытовые и подсобные помещения, места раздачи и подогрева готовой продукции и место кассира (письмо Минфина России от 2 мая 2006 г. № 03-11-04/3/229).

Чем еще гостей порадовать

Помимо ресторана в гостиницах оказывают и такие услуги, как стирка, глажка, прокат автомобилей. Все эти услуги отнесены к бытовым, согласно Общероссийскому классификатору услуг населению ОК 002-93 (утвержден постановлением Госстандарта России от 28 июня 1993 г. № 163). И по решению местных властей такая деятельность может быть переведена на уплату ЕНВД (письмо Минфина России от 25 ноября 2004 г. № 03-06-05-04/60).

Спорным здесь является налогообложение саун. Такие услуги не поименованы в перечне бытовых услуг. Однако сауна является одним из видов специализированных бань, что дает право применять «вмененку» и в отношении нее. Вопросы могут возникнуть и касательно услуг соляриев. Налоговики считают, что для уплаты ЕНВД, услуги солярия должны предоставляться в банях или саунах (письмо ФНС России от 2 июня 2005 г. № 22-2-14/993@).

Сегодня во многих отелях распространено предоставление клиентам услуг мини-бара в каждом номере. Отметим, что оказание таких услуг в жилищно-гостиничном комплексе не попадает под ЕНВД. Ведь деятельность по предоставлению услуг мини-бара нельзя отнести к розничной торговле. Такого мнения придерживаются и сотрудники Минфина в письме от 14 июля 2006 г. № 03-11-04/3/346.

Касса нужна не всегда

При расчетах с постояльцами пробивать чек по кассе не обязательно. Ведь, оказывая услуги населению, можно принимать «наличку» без применения ККТ, но при условии, что клиентам выдаются бланки строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). В отношении гостиниц подтверждают это и финансисты (письмо Минфина от 15 июня 2006 г. № 03-05-01-04/164). Отели вправе использовать формы документов строгой отчетности, утвержденные приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121. Согласно этому приказу, получая наличные деньги от граждан в уплату за проживание, надо использовать БСО по форме № 3-Г «Счет». Возвращая деньги гостю, досрочно выезжающему из гостиницы, администратор заполняет «Квитанцию на возврат денег« (форма № 8-Г).

Однако если наряду с гостиничными услугами осуществляется зрелищно-развлекательная деятельность (например, в гостинице проводятся дискотеки), то, по мнению Минфина, ККТ применяться должна, так как для данного вида деятельности бланк строгой отчетности не предусмотрен (письмо от 20 октября 2005 г. № 03-01-20/5-201). Обязательно применение кассы и в ресторане, поскольку для услуг общепита бланки строгой отчетности не предусмотрены.

Вы замечали, как представительно выглядят метрдотели? Сегодня для поддержания имиджа работники многих гостиниц носят форменную одежду. Но дело не только в презентабельности: ведь, согласно системе классификации гостиниц, для определенных категорий отелей наличие формы просто обязательно (приказ Федерального агентства по туризму от 21 июля 2005 г. № 86). В частности, это требование непреложно для гостиниц категории «две звезды» и более.

В бухучете форму независимо от стоимости и срока службы следует учитывать в составе материальных запасов (п. 50 приказа Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н). Для этого целесообразно предусмотреть в учетной политике отдельные субсчета к счету 10 «Материалы» (например, субсчет 10.12 «Форменная одежда на складе» и субсчет 10.13 «Форменная одежда в эксплуатации»). Поскольку нормы списания установлены только для спецодежды, то нормы выдачи форменной одежды гостиница может разработать самостоятельно, утвердив их приказом руководителя.

Объявление отеля о том, что он не несет ответственность за пропажу вещей постояльцев, юридической силы не имеет (п. 4 ст. 925 ГК РФ).

Обратите внимание, старые бланки строгой отчетности, которые действовали до утверждения форм в соответствии с Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 31 марта 2005 г. № 171 (далее – Постановление № 171), и используются по сегодняшний день, можно применять только до 1 января 2007 года (п. 2 Постановления № 171). А с 1 января 2007 года при наличных денежных расчетах без применения ККТ надо будет использовать формы бланков, утвержденные с учетом требований Постановления № 171.

С. Ярошенко, аудитор

электронное издание
100 БУХГАЛТЕРСКИХ ВОПРОСОВ И ОТВЕТОВ ЭКСПЕРТОВ

Полезное издание с вопросами ваших коллег и подробными ответами
наших экспертов. Не совершайте чужих ошибок в своей работе!
Свежий выпуск издания доступен подписчикам бератора бесплатно.

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Источник