как отправить электронную счет фактуру в эсф
Как отправить электронную счет фактуру в эсф
Дата публикации 25.08.2020
Использован релиз 3.0.81
Для выставления электронного счета-фактуры продавец должен выполнить следующие действия:
Формирование, подписание и отправка ЭСФ
Выставление электронного счета-фактуры производится с помощью документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме (утвержден приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, действует с 02.02.2019), с функцией только счета-фактуры.
Для автоматического формирования, подписания и отправки электронного счета-фактуры необходимо:
До момента формирования электронного счета-фактуры при наличии действующего соглашения с покупателем об обмене счетами-фактурами в электронной форме в документе «Счет-фактура выданный»:
Перейти в список документов «Текущие дела ЭДО» можно из документа «Счет-фактура выданный», выполнив команду Текущие дела ЭДО из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 2).
Перед созданием, подписание и отправкой электронного счета-фактуры можно предварительно перейти в форму просмотра документа (рис. 4), выполнив команду Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, или по гиперссылке состояния электронного обмена документа «Счет-фактура выданный» (рис. 2).
В форме просмотра в строке «Состояние» будет отражена информация о том, что обмен электронным счетом-фактурой не начат.
Из формы просмотра также можно выполнить подписание и отправку электронного счета-фактуры с помощью кнопки Подписать и отправить.
Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды Отправить электронный документ из документа «Счет-фактура выданный» (рис. 2) или Создать, подписать и отправить из списка «Текущие дела ЭДО» (рис. 3), или Подписать и отправить из формы просмотра (рис. 4) программа подготовит подписанный электронный счет-фактуру для отправки.
Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированный электронный счет-фактуру на подпись лицу, имеющему такое право.
Подписать сформированный электронный счет-фактуру можно по кнопке Подписать (или Подписать и отправить, если не установлена отложенная отправка электронных документов, о чем будет написано далее) из списка «Текущие дела ЭДО» (рис. 5).
Также подписать сформированные электронный счет-фактуру можно будет из формы просмотра по кнопке Подписать.
Дважды щелкнув по активной строке списка доступных сертификатов или нажав на кнопку Перейти к списку документов, можно открыть список предназначенных для подписания документов «Документы на подпись по сертификату». В списке можно выбрать и отметить флажком определенные документы, подписать и отправить их по команде Подписать и отправить отмеченные (рис. 6).
В случае, если необходимо только сформировать электронный счет-фактуру, а далее направить его уполномоченному лицу на утверждение, а уже потом на подписание, то нужно использовать кнопку Создать электронный документ из списка «Текущие дела ЭДО» (рис. 3). Тогда сформированный электронный документ также будет помещен в папку «Подписать» списка «Текущие дела ЭДО».
Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.
Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться:
После отправки электронного счета-фактуры на соответствующих закладках формы просмотра можно получить информацию о подписях и статусах электронного документа, а также ознакомиться с сопроводительной запиской при ее наличии (рис. 8).
Также из формы просмотра, вызвав команду Сохранить в файл из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще, можно сохранить электронный счет-фактуру вместе с электронной подписью (рис. 8).
После отправки электронного счета-фактуры продавец ожидает:
Отправленный счет-фактура, в отношении которого ожидается получение подтверждения оператора ЭДО, перекладывается в папку документов «На контроле» формы списка документов «Текущие дела ЭДО» (рис. 9).
Согласно п. 1.10 Порядка обмена, утв. Приказом № 174н (действовал до 01.07.2021) или п. 8 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н (действует с 01.07.2021), счет-фактура в электронной форме считается выставленным, если продавцу поступило соответствующее подтверждение оператора ЭДО.
Поэтому до получения подтверждения оператора ЭДО в документе учетной системы «Счет-фактура выданный» будут отсутствовать флажок и дата выставления в строке «Выставлен (передан контрагенту)», а в информационной строке будет указано Требуются действия со стороны других участников (рис. 10).
Обработка подтверждения оператора о получении ЭСФ
Получение документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО:
Дата поступления файла счета-фактуры оператору ЭДО, которая будет указана в полученном от оператора ЭДО подтверждении, будет считаться датой выставления счета-фактуры в электронной форме (п. 1.10 Порядка обмена, утв. Приказом № 174н (действовал до 01.07.2021) или п. 8 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н (действует с 01.07.2021).
Полученное подтверждение оператора ЭДО, как и все служебные электронные документы, отображается в форме просмотра отправленного электронного счета-фактуры (рис. 11).
Получив подтверждение оператора ЭДО, продавец в соответствии с п. 2.7 Порядка обмена, утв. Приказом № 174н (действовал до 01.07.2021) должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.
ВНИМАНИЕ! С 01.07.2021 в связи с началом применения Порядка обмена, утв. Приказом № 14н, у продавца отсутствует обязанность формировать извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.
Формирование извещения происходит в программе автоматически.
Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то извещение о получении подтверждения будет также автоматически подписано и отправлено оператору ЭДО. Если у текущего пользователя права подписи нет, то сформированное извещение будет направлено на подпись лицу, имеющему такое право.
После получения подтверждения оператора ЭДО в документе «Счет-фактура выданный» в поле «Выставлен» проставляется флажок и дата выставления, соответствующая подтверждению оператора ЭДО (рис. 13).
После получения подтверждения оператора ЭДО выставленный электронный счет-фактура снимается с контроля, т.е. удаляется из папки «На контроле» списка документов «Текущие дела ЭДО».
После отправки извещения о получении подтверждения оператора ЭДО в информационной строке документа «Счет-фактура выданный» будет отражена информация: «Требуются действия со стороны других участников» (рис. 13).
Получение извещения покупателя о получении ЭСФ
Пунктом 2.9 Порядка обмена, утв. Приказом № 174н (действовал до 01.07.2021) и п. 19 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н (действует с 01.07.2021), предусмотрено, что покупатель по взаимному согласию с продавцом может формировать извещение о получении счета-фактуры.
Получение продавцом такого извещения покупателя происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО (рис. 15).
В форме просмотра поступившего электронного счета-фактуры содержится информация о том, что обмен завершен, а также о том, что все документы, сопровождающие обмен электронным счетом-фактурой получены и отправлены.
В документе учетной системы «Счет-фактура выданный» в информационной строке состояния электронного обмена отразится статус ЭДО завершен (рис. 16).
Как отправить электронную счет фактуру в эсф
Калькулятор НДС для Казахстана
Для самостоятельного ведения бухгалтерии
Наш бухгалтер в вашем распоряжении
Как выставить счет на оплату, акт, счет фактуру
Заполнение и сдача 910 формы
ЭСФ, электронные счета-фактуры для Казахстана
Большой проблемой для казахстанских предпринимателей и бухгалтеров стало введение Электронных-счетов фактур (ЭСФ). Но для пользователей сервиса «Mybuh.kz» процедура выписки ЭСФ никакой сложности не представляет. Выписка ЭСФ возможна напрямую из личного кабинета сервиса, а ее импорт в систему ИС ЭСФ не занимает много времени. Мы подготовили инструкцию, которая поможет выписать ЭСФ на портале «Mybuh.kz».
Создание ЭСФ на портале «Mybuh.kz»
Для того, чтобы отправить ЭСФ с сервиса «Mybuh.kz» напрямую на портал ИС ЭСФ необходимо:
Откроется «Новая продажа» привязанная к выбранному счету на оплату. Если покупатель получает товар по доверенности, необходимо отметить это, сдвинув бегунок вправо в строке «По доверенности». После заполнения всех строк нажать «Сохранить и провести».
Импорт ЭСФ из сервиса «Mybuh.kz» в ИС ЭСФ
Созданную в сервисе «Mybuh.kz» ЭСФ необходимо импортировать в ИС ЭСФ.
Если вы отправляете ЭСФ из сервиса «Mybuh.kz» в ИС ЭСФ в первый раз, то при нажатии на кнопку «Отправить в ИС ЭСФ» система запросит данные для подключения к ИС ЭСФ:
Если Вы не зарегистрированы на портале ИС ЭСФ, то следует предварительно (перед созданием ЭСФ в сервисе «Mybuh.kz») зарегистрироваться на портале ИС ЭСФ, перейдя по ссылке www.esf.gov.kz. О том, как это сделать, инструкция ниже.
Если вы ранее уже были зарегистрированы на портале ИС ЭСФ, необходимо выбрать ключ ЭЦП для авторизации, ввести необходимые пароли и подключиться к порталу с помощью кнопки «Подключиться».
После подключения следует нажать на кнопку «Отправить», подписать отправку ЭЦП, после чего система выдаст уведомление о том, что ЭСФ успешно отправлена в ИС ЭСФ.
Статус вашего ЭСФ можно увидеть справа от печатной формы (черновик, доставлен и т.д.). Статус можно обновить нажав на синий значок обновления. После того, как ЭСФ будет успешно принят сервером ИС ЭСФ ему будет присвоен уникальный регистрационный номер. В случае ошибки Вы также можете отозвать ЭСФ воспользовавшись соответствующей кнопкой «Отозвать»
Также подключиться к порталу ИС ЭСФ можно без создания документов в разделе «Моя организация», подраздел «Подключение к ИС ЭСФ», точно таким же образом введя ключ аутентификации (AUTH) и пароли.
После ведения паролей статус сменится с «Подключиться» на «Подключено».
После этого можно отправить ранее созданные черновики ЭСФ из журнала ЭСФ (раздел «Продажа и покупка»).
Таким образом, импорт ЭСФ из сервиса «Mybuh.kz» в ИС ЭСФ –несложная процедура, максимально автоматизированная. А интуитивно понятный интерфейс сервиса «Mybuh.kz» позволит легко разобраться в процессе отправки даже новичку.
Информационная система ИС ЭСФ: как зарегистрироваться на портале.
Для вашего удобства мы подготовили инструкцию по регистрации организации на портале ИС ЭСФ, если ранее вы не были там зарегистрированы.
При переходе по ссылке www.esf.gov.kz откроется Главная страница портала. От пользователя потребуется сначала установить модуль ЭСФ в ПО NCLayer согласно инструкции портала.
После установки модуля ЭСФ необходимо зарегистрироваться на портале ИС ЭСФ. Для этого следует нажать на ссылку «Как зарегистрироваться».
Выбрать вид регистрации (ИП, ЮР лицо, физлицо), а также дополнительный вид регистрации, если требуется зарегистрировать также оператора или поверенного (эта опция не является обязательной). Нажать на кнопку «Начать регистрацию».
Для регистрации понадобятся следующие документы:
Выбрать Сертификат (Ключ ЭЦП) для подписи и ввести пароль
Далее заполнить регистрационные данные (телефон, e-mail, придумать пароль, паспортные данные)
Принять условия соглашения и подписать Ключом ЭЦП
Далее на указанную электронную почту (e-mail) придет запрос о подтверждении, перейдите по ссылке и можете начинать работу в ИС ЭСФ (Портале ЭСФ)
НДС (Налог на добавленную стоимость). Ставки и отчетность. Электронные счета-фактуры
Особенности электронных счетов-фактур в 2021 году
О переходе на электронные счета-фактуры
Не утонуть в наш стремительный век в огромном потоке информации и бумаг помогают технические средства и современные форматы документов. В связи с этим для работающих с НДС лиц все более актуальными становятся электронные счета-фактуры.
ВАЖНО! При продаже прослеживаемых товаров другим организациям и ИП надо выставлять электронные счета-фактуры. Покупатели обязаны их принимать через оператора ЭДО, даже если они не являются плательщиками НДС (ст. 169 НК РФ).
Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде подробно описан в готовом решении от «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в материал.
Чтобы перейти на применение электронных счетов-фактур, необходимо:
Если все эти шаги выполнены, можно приступать к работе с электронными счетами-фактурами.
Как работать с электронными счетами-фактурами
Получить или отправить электронные счета-фактуры (ЭСФ) можно только в том случае, если все 3 стороны (покупатель, продавец, оператор ЭДО) одновременно могут в этом участвовать, технические средства в порядке и есть доступ к интернету. Порядок работы с ЭСФ утвержден приказом Минфина № 174н.
При этом продавцу нужно сформировать, подписать и отправить ЭСФ, затем дождаться от покупателя извещения о его получении. Покупателю требуется после получения ЭСФ не только оформить это извещение, но и подтвердить оператору получение ЭСФ. У оператора особая функция: он обеспечивает доставку ЭСФ, организует проверку соответствия установленным форматам и фиксирует даты его отправки и получения.
ВАЖНО! ЭСФ оформляется только в одном (!) экземпляре, и подписать его может только одно уполномоченное лицо (п. 6 ст. 169 НК).
Важно учесть! Рекомендация от КонсультантПлюс:
Электронные счета-фактуры храните в электронном виде. Распечатывать их на бумаге не нужно (Письмо ФНС России от 19.07.2017 № СД-4-3/14079@). Вместе с электронными счетами-фактурами вы должны хранить документы и информацию. (подробнее смотрите в К+, получив бесплатный демо-доступ к системе К+).
Образец электронного счета-фактуры
Электронный счет-фактура представляет собой файл, содержащий определенный набор реквизитов. Перечень этих реквизитов такой же, как у документа на бумаге, то есть установленный ст. 169 НК РФ. Физического носителя информации у электронного счета-фактуры нет. Например, хранить ЭСФ можно в электронном виде, не распечатывая его на бумагу. Поэтому представить образец электронного счета-фактуры в каком-то графическом виде или в виде документа вряд ли получится.
В крайнем случае, говоря об образце электронного счета-фактуры, можно подразумевать визуальное воспроизведение алгоритма его формирования в соответствующей программе. Проще говоря, картинку с набором полей для заполнения. А она будет зависеть от интерфейса используемого вами ПО. Универсальной такой картинки (образца электронного счета-фактуры), к сожалению, нет.
Достоинства и недостатки электронных счетов-фактур
В результате автоматической обработки ЭСФ сокращается время проверки и обнаружения в них ошибок, плюс отпадает необходимость распечатки и доставки контрагенту бумажного счета-фактуры. Кроме того, при запросе контролерами счетов-фактур для проверки ЭСФ можно передать по ТКС — копировать их и заверять при этом, как в случае с бумажными документами, не требуется (письмо ФНС России от 09.09.2015 № СА-4-7/15871). Все это можно отнести к преимуществам ЭСФ.
Но есть и недостатки. Так, если отсутствует доступ к Интернету или случается сбой в работе автоматизированных систем сторон сделки или оператора, извещения о получении этого документа не формируется, а сам ЭСФ не считается выставленным (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н). В этом случае продавец будет вынужден оформить бумажный счет-фактуру.
ВАЖНО! Выставить ЭСФ задним числом не получится, т.к. все даты (и выставления, и получения) фиксирует оператор (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н), который является независимой третьей стороной в обороте ЭСФ.
Итоги
Электронный счет-фактура позволяет сэкономить время и средства, так как мгновенно доставляется контрагенту по каналам связи и не требует бумажной распечатки. При этом формируется только одни экземпляр этого документа за подписью только одного уполномоченного лица. Однако если технические средства связи подведут, придется вернуться к бумажному варианту счета-фактуры.
Коллеги рекомендуют(сортировка по рейтингу):
Коллеги рекомендуют(сортировка по просмотрам):
Информационная система ИС ЭСФ
Для работы с электронными счетами-фактурами можно использовать:
КГД предоставляет налогоплательщикам тестовый стенд для отладки интеграционных механизмов учетных программ. В тестовой среде ИС ЭСФ можно пробовать выписать/получить электронные счета-фактуры от имени тестовой компании (без регистрации на сервере), ознакомиться с основными возможностями системы и отладить работу с электронными документами.
Документы, выписанные в тестовой среде, не имеют юридической силы и не используются в процедурах контроля налоговыми органами. Для входа на тестовый сервер используются тестовые сертификаты, которые можно скачать на портале Комитета государственных доходов.
С 1 апреля 2018 года в системе добавлен новый модуль «Виртуальный склад».
Подробнее о модуле «Виртуальный склад» в материалах:
Что необходимо для работы с порталом esf.gov.kz
В первую очередь нужно получить регистрационные свидетельства Национального удостоверяющего центра (ЭЦП НУЦ РК), настроить веб-приложение на рабочем месте пользователя и провести регистрацию налогоплательщика в информационной системе электронных счетов-фактур. Конечно, необходимо стабильное подключение к сети Интернет.
Ключи НУЦ РК выдаются в Центрах обслуживания населения РК (ЦОН). Для регистрации юридического лица (ТОО, РГКП, ГУ и пр.) необходимы:
Индивидуальным предпринимателям достаточно получить ЭЦП физического лица (ключ ГОСТ не требуется).
В настоящее время Национальный удостоверяющий центр выдает несколько видов регистрационных свидетельств для юридических лиц: ключи первого руководителя, ключи для сотрудников с правом подписи и т.д.
Для регистрации на портале ЭСФ необходим комплект ключей первого руководителя!
Портал электронных счетов-фактур
Некоторые действия можно выполнить только на веб-портале электронных счетов-фактур:
Поэтому начинать работу с электронными счетами-фактурами в любом случае нужно с настройки портала.
Настройка esf.gov.kz
Веб-приложение ИС ЭСФ так же как все информационные системы КГД использует Java-апплеты. Поэтому основные сложности настройки касаются запуска Java. Поскольку в некоторых браузерах поддержка джавы прекращена (например, в Google Chrome) для работы с приложением можно использовать:
КГД опубликовал тестовую версию веб-приложения, в которой криптографические операции выполняются без использования Java. По неясной причине, новый механизм отличается от подходов, используемых в остальных государственных ИС: системы электронного правительства уже достаточно давно перешли на использование NCA-Layer, но в новой версии веб-приложения ESF используется собственное средство – Crypto Socket. Есть надежда, что в скором будущем налогоплательщики смогут работать с порталом без дополнительной настройки браузеров.
Для запуска Java необходимо включить разрешение на ее использование в браузерах и добавить адрес портала esf.gov.kz в список исключений.
Действия выполняются в панели управления Java.
Полезные материалы КГД по вопросам настройки esf.gov.kz:
В ИС ЭСФ отсутствует возможность сохранения счетов-фактур в виде pdf-файлов (эта возможность может быть полезной, например, для отправки печатной копии документа пользователям, которые не зарегистрированы на портале). Проблему можно обойти, установив виртуальный PDF-принтер. В этом случае при нажатии на кнопку печати, вместо распечатки счета-фактуры на бумаге, будет формироваться pdf-файл. Файл можно отправить затем покупателю по e-mail. Инструкцию по установке виртуального принтера pdf можно просмотреть на портале КГД.
После настройки веб-приложения можно приступать к регистрации предприятия. Подробнее об этом в статье PRO начало работы с электронными счетами-фактурами. Регистрация в ИС ЭСФ и настройка системы.
Настройка прав пользователей, уполномоченных выписывать счета-фактуры
Но, конечно же, в реальной жизни директор редко занимается выпиской счетов-фактур. Эти обязанности, обычно, выполняет бухгалтер, главный бухгалтер или менеджеры компаний. У средних и крупных предприятий со счетами-фактурами работают целые группы сотрудников, каждая из которых отвечает за свой участок учета.
Можно определить список уполномоченных сотрудников, установить срок действия их полномочий и ограничить их права на работу с системой. Все эти действия выполняются руководителем компании, в качестве ответственного лица.
Если у директора возникнет вопрос: «Почему, собственно, я должен этим заниматься?», можно вспомнить следующие аргументы:
Система прав пользователей выглядит следующим образом
Право на открытие формы документа счет-фактура
Создавать новый счет-фактуру
Это право дает возможность подписать и отправить ЭСФ
Следует назначать пользователям, которые будут отправлять ЭСФ и подписывать их личной ЭЦП (уполномоченные сотрудники компании)
Создавать исправленный счет-фактуру
Право подписания и отправки ЭСФ, имеющих отметку «Исправленный»
Процесс выписки исправленных ЭСФ должен контролироваться особо. Исправления могут привести к необходимости корректировки налоговых отчетов, и в целом исправление счета-фактуры имеет особенности.
Назначать это право следует отдельным сотрудникам, например, главному бухгалтеру
Создавать дополнительный счет-фактуру
Право подписания и отправки ЭСФ, имеющих отметку «Дополнительный»
Выписка дополнительного ЭСФ означает корректировку размера оборота по реализации компании и тоже имеет особенности
Это право стоит предоставить отдельным сотрудникам, например, старшему менеджеру.
Право выполнять отзыв ЭСФ, выписанных предприятием
Неконтролируемый отзыв ЭСФ может являться признаком лжепредпринимательства. Ошибочный отзыв ЭСФ практически нельзя исправить (единственная возможность отменить ошибочный отзыв – попросить покупателя отклонить это действие со совей стороны в течение установленного срока). Поэтому это право тоже лучше предоставлять только выборочным сотрудникам
Это право позволяет создавать и заполнять черновики счетов-фактур. Но не позволяет выполнить их подпись и отправку покупателю
Можно предоставлять всем сотрудникам, которые будут готовить черновики ЭСФ (создавать и заполнять их).
Интеграция ИС ЭСФ с учетными системами
ИС ЭСФ предоставляет API для программного обмена данными с учетными системами налогоплательщиков. Пользователи программ 1С на платформе 1С:Предприятие 8 могут использовать эту возможность для прямого обмена данными с ИС ЭСФ.
Подробнее про основные моменты работы в ИС ЭСФ для пользователей программ 1С:
Если ИС ЭСФ не работает. Зарегистрированные периоды неработоспособности системы
ИС ЭСФ – это информационная система, поэтому в случае проведения плановых или внеплановых технических работ, сбоях, высокой нагрузке на каналы связи и т.д. она может работать не стабильно или быть недоступной для пользователя.
« 1) отсутствие сети телекоммуникаций общего пользования; Информация об административно-территориальных единицах РК, на территории которых отсутствуют сети телекоммуникаций общего пользования, опубликована на интернет-ресурсе КГД;
2) возникновение в информационной системе электронных счетов-фактур технических ошибок, подтвержденных уполномоченным органом.
При этом п осле устранения технических ошибок счет-фактура, выписанный на бумажном носителе, должен быть выписан в электронной форме в течение 15 календарных дней с даты устранения ошибки.
Информация о зафиксированных проблемах в ИС ЭСФ или недоступности системы в связи с проведением технических работ публикуется на портале Комитета государственных доходов.
В частности такие сообщения были опубликованы по проблемам доступа в следующие дни: