Как в Контур.Экстерн отправить реестр больничных в ФСС
Проект Фонда социального страхования «Прямые выплаты» предполагает изменение механизма расчета и оплаты пособий по обязательному социальному страхованию. Система прямых выплат состоит из следующих шагов:
Далее рассмотрим, как в Контур.Экстерн работать с реестрами сведений (например, листов нетрудоспособности).
Список пособий
Для открытия документооборота следует перейти на главную страницу Контур.Экстерн и выбрать закладку «ФСС». После выбора кнопки «Пособия ФСС» станет доступным перечень пособий за текущий месяц. Документы за предыдущие месяцы можно открыть нажатием на вкладку «Все документы»:
Поиск документов
Чтобы найти нужный документ, можно использовать строку поиска. В ней нужно указать фамилию или страховой номер работника (СНИЛС).
Чтобы искать документы за прошлые годы, нужно воспользоваться закладкой «Продолжить поиск за. »:
Значения статусов
В зависимости от этапа создания и отправки, документам присваиваются определенные статусы:
При выявлении ошибки в реестре сведений отделение ФСС направит пользователю извещение (бумажное, по обычной почте). Для исправления нужно войти в документ и произвести перерасчет.
Распечатка списка документов
В отдельных случаях появляется потребность распечатки списка документов со статусами, к примеру, для проверки загруженных сведений.
Для распечатки следует:
Создание нового документа
Для добавления документа необходимо:
Редактирование документа
Для изменения введенной информации следует кликнуть по строке с нужным документом — станет доступным окно для внесения данных. Для отправленных документов отображается страница со списком: Для редактирования внесенных данных нужно:
Для просмотра отправленных данных без их коррекции необходимо выбрать «Просмотреть документ».
Загрузка документов
Для загрузки документов, созданных в других программах, следует:
Печать заявления
Заявление по форме №578 формируется на основе введенного документа. Его можно распечатать и отдать на подпись работнику. Печать доступна из двух мест:
Печать списка реестров
Форма № 579 «Реестр сведений для выплаты пособий» формируется на основе списка документов. С помощью распечатанного реестра можно сверять загруженные данные. Для печати следует:
Удаление документов
Для удаления неотправленного документа необходимо в строке с нужным документом нажать «Удалить»: Отправленные в региональное отделение Фонда социального страхования документы удалить невозможно.
Отправка документов
Для отправки и контроля документов следует:
Файл будет поставлен в ожидание на передачу со статусом «В очереди на отправку».
Массовая отправка документов
Чтобы отключить массовую отправку документов, в этом же окне необходимо выбрать закладку «Отключить режим массовой отправки».
Для массовой отправки документов, следует выбрать дату (по умолчанию отображаются последние 4 дня) и нажать «Без ошибок». Далее следует нажать «Отправить N документов в ФСС», затем выбрать сертификат электронной подписи.
Просмотр отправленных документов
Для просмотра состояния отправки необходимо выбрать строку с нужным документом и нажать на нее. После этого станет доступным окно с данными по последней отправке.
Если требуется посмотреть всю историю отправок, то следует кликнуть «Показать историю».
Ошибки
ERR 7 2 (Ф/Л) Поле «Тип листа нетрудоспособности» не соответствует типу листа нетрудоспособности.
ERR_1718 Статус электронного листка «Аннулирован», реестр не может быть принят к оплате.
Причина: Больничный лист отменен медицинским учреждением из-за выдачи бумажного варианта или выявленной ошибки.
ERR_1717 Статус электронного листка не позволяет принять реестр к оплате.
Причина: Электронный больничный лист не закрыт медицинским учреждением, находится в процессе оформления (статус с кодом 010 – означает Открыт или код 020 – означает Продлен).
Действия: Отправку документа нужно сделать после закрытия листа медицинским учреждением.
ERR_1705 Номер ЛН сгенерированный по электронному запросу МО(ЭЛН) и не имеющий бумажной копии не может быть использован до 1 июля 2017 согласно Федеральному закону от 01.05.2017 N 86-ФЗ.
Причина: Электронный больничный лист должен быть датирован не ранее 01 июля 2017 года. Действия: Необходимо исправить дату в поле «Дата выдачи листа» на закладке «Электронный листок нетрудоспособности».
ERR_917 Проверка расхождений с полями части МО Список полей с конкретным указанием в каком поле несоответствие. Например: ERRMO1 «Застрахованное лицо: СНИЛС не равно СНИЛС Застрахованного ».
Причина: Сведения в реестре электронных листов нетрудоспособности отличаются от сведений содержащихся в реестре электронных листов нетрудоспособности сформированном медицинской организацией.
Действие: Необходимо исправить обнаруженные расхождения в электронных листах нетрудоспособности и в реестре к ним.
WARN_918 *Проверка расхождений с полями части страхователя Список полей с указанием в каком поле несоответствие. Например: WARNINS1 «Страхователи: регистрационный номер (Автоматическое заполнение из настроек заполняющего или программным методом) не равно Регистрационный номер ».
Причина: Сведения в реестре электронных листов нетрудоспособности расходятся со сведениями в электронных листах нетрудоспособности.
Действие: Необходимо исправить обнаруженные расхождения в электронных листах нетрудоспособности и в реестре к ним.
При системе прямых выплат ФСС переводит пособие сотрудникам напрямую. Работодателю важно только вовремя оформить документы и передать их в ФСС. В статье расскажем, как это сделать правильно.
Что такое система прямых выплат
Система прямых выплат приходит на смену зачетной системе. При зачетной системе работодатель сначала сам выплачивает сотруднику всю сумму пособия, а потом получает компенсацию от ФСС. В 2011 году власти решили изменить схему, чтобы сотрудник получал пособия напрямую от ФСС. Так работодателю не придётся тратить собственные деньги, а работники будут получать выплаты сразу, вне зависимости от финансового состояния компании.
Не меняется ни методика расчета, ни размер пособий. Работодатель как и раньше сам оплачивает первые три дня больничного, а остальную сумму пособия работнику напрямую переводит ФСС. Систему прямых выплат ввели сначала лишь в нескольких регионах, поэтому проект назвали пилотным. Но с каждым годом к нему подключается все больше регионов, а в 2021 году зачетную систему перестанут применять.
Работодатель не может выбирать, по какой системе перечислять пособия. Если в регионе действует зачетная система, использовать систему прямых выплат не получится.
Сотрудник принес больничный. Что дальше?
Проверьте подлинность больничного листа. Если сотрудник передал электронный больничный, посмотрите информацию о нем в личном кабинете ФСС.
Отправьте документы в ФСС в течение пяти дней. Если у вас больше 25 сотрудников, ФСС примет документы только в электронном виде. Если сотрудников меньше, можете выбрать, как передать документы: электронно или на бумаге.
То, какие документы понадобятся, зависит от выбранного способа:
Какие регионы участвуют
Большинство регионов уже применяют систему прямых выплат. С начала 2021 года на нее перейдут все остальные регионы, а зачетная система больше не будет использоваться. Сейчас зачетная система работает до конца 2020 года только в Москве, Санкт-Петербурге, Краснодарском и Пермском крае, Московской, Свердловской, Челябинской областях и ХМАО.
Порядок отправки листов нетрудоспособности в ФСС через Экстерн, подробная инструкция и видеоинструкция.
В пилотных регионах пособия сотрудникам выплачивает не работодатель, а напрямую ФСС (см. постановления Правительства РФ от 21.04.2011 № 294 и от 01.12.2018 № 1459). Работодатель обязан лишь представить соответствующие документы в филиал фонда. Порядок отправки документов в ФСС описан в видео.
Пилотный проект по отправке больничных листов в ФСС проходит в следующих регионах:
Реестры больничных листов (листы нетрудоспособности) передаются страхователями или застрахованными лицами в ФСС для начисления пособий по нетрудоспособности застрахованным лицам.
В Экстерн доступны следующие виды пособий:
Страховые случаи и условия выплаты пособий установлены Федеральным законом от 29.12.2006 № 255-ФЗ.
Страховой случай
Условия выплаты пособия
Временная нетрудоспособность
Выплачивается в следующих случаях:
— болезнь, травма; — уход за больным членом семьи; — карантин застрахованного лица или ребенка до 7 лет; — долечивание в санаторно-курортных учреждениях
Профессиональные болезни и травмы
Выплачивается при утрате трудоспособности вследствие несчастного случая на производстве или профессионального заболевания (подробные условия описаны в Федеральном законе от 24.07.1998 № 125-ФЗ)
Беременность и роды
Выплачивается женщине суммарно за весь период отпуска (при отсутствии осложнений и рождении одного ребенка срок составляет 70 дней до и после родов). Особенности выплаты пособия описаны в гл. 3, ст. 10 255-ФЗ
Ранние сроки беременности
Выплачивается единовременно женщинам, которые встали на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности
рождение ребёнка
Единовременное пособие при рождении ребёнка
Уход за ребёнком
Ежемесячное пособие по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет
Погребение
Социальное пособие на погребение выплачивается согласно Федеральному закону от 12.01.1996 № 8
Оплата 4 дополнительных выходных дней одному из родителей для ухода за детьми инвалидами
Четыре дополнительных оплачиваемых выходных дня в месяц предоставляются одному из работающих родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства до 18 лет (ст. 262 ТК РФ)
Порядок формирования и отправки пособий
Для перехода к работе с пособиями ФСС следует на главной странице системы выбрать нужную организацию в верхней части страницы и перейти в раздел «ФСС» > в разделе «Пособия и ЭЛН» нажать на кнопку «Все документы».
Если пункт «Пособия ФСС листки нетрудоспособности» отсутствует, убедитесь, что в верхней части страницы указана организация одного из регионов, принимающих участие в пилотном проекте.
Создание и загрузка документов
Новый документ можно сформировать непосредственно в Экстерне или загрузить готовый файл, подготовленный в сторонней программе.
Создание документов в Экстерн
Необходимо нажать на кнопку «Создать новый документ».
В открывшемся окне выбрать тип пособия, отметить нужного сотрудника в списке и нажать «Создать документ».
Список сотрудников в сервисе «Пособия ФСС» является общим с сервисом по подготовке отчетности в пенсионный фонд Контур-Отчет ПФ.
Если нужного сотрудника в списке нет, то следует нажать кнопку «Добавить нового сотрудника».
В появившемся окне заполнить ФИО и СНИЛС и нажать «Добавить сотрудника». Добавленный сотрудник отобразится в списке и будет выбран по умолчанию, а также появится в сервисе Контур-Отчет ПФ.
Далее следует приступить к заполнению формы в открывшемся окне.
Загрузка в систему готового файла
Нажать кнопку «Загрузить из файла».
В открывшемся окне выбрать файл и нажать «Открыть».Принимаемый в систему файл должен быть сформирован в установленном ФСС формате и иметь расширение xml.
Загруженные документы появятся в списке. Чтобы проверить документ и отправить его в ФСС, следует кликнуть по строке с нужным документом. Откроется форма для редактирования и отправки.
Заполнение документа
В документе на выплату пособия следует заполнить три раздела. В зависимости от выбранного типа пособия отобразятся следующие разделы:
Все обязательные для заполнения поля будут подсвечиваться красным цветом.
Раздел «Общая информация»
В данном разделе заполняется информация о сотруднике, организации-работодателе и о способе выплаты пособия. Заполненные данные сохраняются в рамках сотрудника, при создании нового листа этот раздел будет заполнен автоматически.
1. «Заявитель» — следует отметить, кто является получателем пособия:
При выборе последнего открывается блок, в который следует внести сведения об уполномоченном представителе — ФИО и паспортные данные.
2. «Сведения о получателе пособия» — следует заполнить данные получателя пособия, такие как ФИО, СНИЛС, дату рождения, адрес, пол, статус регистрации и документ, удостоверяющий личность.
Информация о сотрудниках доступна одновременно и в сервисе «Пособия ФСС», и в Контур-Отчет ПФ. Если изменить информацию о сотруднике в одном сервисе, она изменится или удалится и в другом.
3. «Сведения о работодателе (организации)» данныый раздел заполняется автоматически из реквизитов плательщика. Все строки, кроме ИНН, можно изменить вручную. При изменении данных организации-работодателя здесь, они изменятся и в реквизитах.
4. «Способ выплаты пособия» — следует выбирать один из двух способов выплаты:
5. Раздел «Общая информация» заполнен, нужно перейти в следующий раздел. Появится окно «Сохранить изменения в документе?», следует нажать кнопку «Сохранить» и перейти к заполнению следующего раздела.
Раздел «Лист нетрудоспособности»
Раздел присутствует в следующих типах пособий:
Заполняется на основе листка нетрудоспособности, представленного работником. Расположение полей соответствует бумажному бланку, который выдается в медицинском учреждении.
2. Укажите, является ли лист первичным или продолжением; дубликатом или оригиналом.
3. Заполните все обязательные поля ниже (они будут подсвечены красным), как в бумажном бланке, выданном в медицинском учреждении.
Некоторые особенности заполнения:
4. Раздел «Лист нетрудоспособности» заполнен, следует нажать кнопку «Сохранить» и перейти к следующему.
Раздел «Расчет пособия»
В этом разделе заполняются данные, необходимые для назначения пособия сотруднику региональным отделением ФСС. Все обязательные для заполнения поля будут подсвечены красным.
1. «Признак информации» — следует выбрать пункт «Первичная информация», если пособие отправляется в ФСС впервые. Пункт «Перерасчет» выбирается, если пособие было отправлено и нужно внести корректировки.
2. «Дата представления документов страхователю» — следует указать дату, когда получатель пособия подал заявление и дополнительные документы работодателю.
3. Укажите районный коэффициент, размер ставки, страховой стаж, год и сумму заработка.
Если необходимо указать данные о замене расчетных годов, то следует установить флажок «Заполнить информацию о замене годов». Появятся дополнительные поля для указания заменяемых годов.
4. «Период оплаты пособия» — следует выбрать, выплачивается ли пособие полностью за счет работодателя либо есть период, за который пособие выплачивается за счет ФСС. Во втором случае в поле «Пособие за счет ФСС за период» обязательно укажите начало и конец, периода за который начисляется пособие за счет ФСС.
5. Раздел «Расчет пособия» заполнен, следует нажать кнопку «Проверить и отправить».
Раздел «Дополнительные документы»
Раздел присутствует в следующих типах пособий:
Некоторые особенности заполнения:
После заполнения раздела нажмите кнопку «Сохранить».
Проверка и отправка
1. Для отправки следует сначала открыть документ, после чего нажать кнопку «Проверить и отправить».
Если необходимо отправить несколько документов одновременно, следует открыть меню «Реквизиты и настройки» и нажать кнопку «Включить режим массовой отправки».
После этого появится возможность отправить несколько документов.
2. Начнется проверка.
В списке будут отображаться только квалифицированные сертификаты, ИНН в которых совпадает с ИНН организации из документа.
Регистрационный номер страхователя в сертификате должен совпадать с регистрационным номером организации, указанным в документе.
Если документ отправляется за обособленное подразделение (в этом случае код подчиненности заканчивается на 2), то регистрационный номер страхователя в сертификате должен совпадать с дополнительным кодом ФСС, указанным в документе.
После отправки документ отобразится первым в списке со статусом «В очереди на отправку».
Статусы обработки
Если при проверке в региональном отделении ФСС будут найдены ошибки, то извещение должно поступить по «Почте России». В этом случае следует внести требуемые изменения в документ и отправить его в ФСС.
Просмотр отправленных документов
Чтобы просмотреть отправленный документ, следует нажать на ссылку «Просмотреть документ» под статусом «В очереди на отправку» (либо «Отправлен в ФСС»). После загрузки документа браузер предложит открыть или сохранить pdf-файл с данными. Просмотреть можно только те документы, которые были отправлены в ФСС после 25 февраля 2014 года.
Просмотр результатов проверки
Если документ принят к рассмотрению
Если документ был передан на рассмотрение в региональное отделение ФСС, то отобразится статус «Принят ФСС». Это конечный статус.
Чтобы просмотреть квитанцию, необходимо кликнуть по строке с документом и перейти по ссылке «Просмотреть квитанцию».
На экране отобразится окно с квитанцией.
Документ, на который поступила квитанция, можно отредактировать и отправить повторно в ФСС. Для этого необходимо кликнуть по строке с документом и нажать кнопку «Исправить ошибки и отправить заново» либо «Создать перерасчет». Также эти функции будут доступны, если навести мышку на строку с документом и кликнуть по .
Если документ не принят
Если документ не был принят в ФСС, то отобразится статус «Не принят ФСС». Чтобы просмотреть протокол, необходимо кликнуть по строке с документом и перейти по ссылке «Просмотреть протокол ошибок».
На экране отобразится окно с протоколом.
Документ, на который поступил протокол, необходимо исправить и отправить повторно в ФСС. Для этого необходимо кликнуть по строке с документом и нажать кнопку «Исправить ошибки и отправить заново». Также эта функция будет доступна, если навести мышку на строку с документом и кликнуть по .
После выбора пункта «Исправить ошибки и отправить заново» статус документа изменится на «Создан». При необходимости всегда можно просмотреть протокол, кликнув по и выбрав пункт «Просмотреть документооборот».
Как распечатать, удалить документ? Как создать перерасчёт? Как просмотреть историю документооборота?
При наведении курсора на строку с наименованием документа появляется.
В зависимости от статуса при нажатии на шестеренку доступны следующие действия:
С 1 января 2021 года к пилотному проекту ФСС «Прямые выплаты» присоединятся: Москва и Санкт-Петербург, Московская, Свердловская и Челябинская области, Краснодарский и Пермский края и Ханты-Мансийский автономный округ. В пилотных регионах сотрудники будут получать пособия напрямую от ФСС, а не от работодателя. Расскажем, кого это коснётся и как будут назначать и выплачивать пособия.
Проект «Прямые выплаты» стартовал в 2011 году. Сейчас в нём уже 69 регионов, а к началу 2021 года присоединится еще 16. Полный список участников дан в постановлении Правительства РФ от 21.04.2011 № 294.
Как работает проект «Прямые выплаты»
Сейчас ФСС работает со страхователями по зачётному принципу: работодатель выплачивает пособие, а в Фонд он перечисляет разницу между суммами начисленных страховых взносов и выплаченных пособий.
В проекте «Прямые выплаты» страхователи должны платить взносы на обязательное соцстрахование в полном объёме, их нельзя уменьшить на сумму произведённых ФСС расходов.
Также меняется порядок взаимодействия ФСС, работодателя и работника. Компания получает от сотрудника заявление и документы для выплаты пособия, направляет их в ФCC в электронном виде, а Фонд напрямую выплачивает застрахованному работнику пособие. При этом принцип расчёта и размер пособий не меняются.
Новые правила касаются выплат следующих пособий:
Джульетта Анатольевна Устова, управляющая отделением ГУ — регионального отделения ФСС РФ по Кабардино-Балкарской Республике рассказывает о преимуществах пилотного проекта:
«Новый порядок позволяет гражданам получать полагающиеся им по закону пособия своевременно и в полном объеме, независимо от финансового положения работодателя. Страхователю не нужно изымать из оборота средства на их выплату. Рассчитывать и перечислять пособия теперь будет не бухгалтерия предприятия, а региональное отделение ФСС. Это исключает некорректный расчёт пособий, снижает трудозатраты и упрощает отчётность. Страховые взносы на обязательное соцстрахование не уменьшаются на сумму произведенных расходов. Работодатели выплачивают их в Фонд в полном объеме».
Нормативные документы
Также разработан Проект постановления Правительства РФ № 00110475. Он утверждает особенности назначения и выплаты территориальными органами ФСС РФ пособий по временной нетрудоспособности, травматизму, беременности и родам, единовременных детских пособий, а также порядок возмещения расходов страхователям на выплату социальных пособий и на предупредительные меры по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний.
Например, при наступлении страхового случая планируют отказаться от запроса у работников заявления на выплату пособия и полного списка документов для назначения, как это делают сейчас. Вместо этого работник будет предоставлять только те документы, которых нет у страхователя. Если проект примут, декретницам больше не придётся подавать заявления на получение пособий.
Алгоритм назначения и выплаты пособий
Последовательно рассмотрим действия бухгалтера для назначения и выплаты работнику пособия.
Шаг 1. Работодатель получает документы от сотрудника
Когда сотрудник принесёт документы, подтверждающие право на пособие, проверьте их корректность. Например, больничный должен быть выдан не ранее чем полгода назад.
Затем подготовьте заявление в ФСС по форме, установленной Приказом ФСС от 24.11.2017 № 578. Оно требуется для всех страховых случаев, в том числе для периода временной нетрудоспособности. Работодатель может сформировать и распечатать такое заявление за сотрудника и передать ему для сверки. Сотрудник проверит реквизиты для перечисления средств (счёт в банке, почтовый адрес) и лично подпишет заявление.
«Застрахованное лицо может выбрать удобный способ получать пособие: на банковский счёт, почтовым переводом или на платёжную карту «Мир» с 16- или 19-значным номером. Пособия могут быть перечислены работнику как на зарплатный счёт, так и на любой другой», — рассказывает Наталья Владимировна Матвеева.
«Счёт обязательно должен быть 20-значным, соответствовать БИК в банке и оформлен именно на работника. При этом реализована возможность перечислять пособие только по одному реквизиту — номеру платёжной карты “Мир”», — дополняет Джульетта Анатольевна Устова.
С 1 января 2021 года на карты «Мир» будут в обязательном порядке перечисляться:
После 1 января 2021 года банки будут проверять привязку карты «Мир» к счету. Если ее не окажется, а застрахованному лицу перечислят пособие, то от банка придет уведомление с предложением в срок не позднее 10 рабочих дней явиться за получением средств наличными или сообщить другие реквизиты для зачисления средств. По истечении этого периода средства вернутся плательщику — то есть ФСС.
Медорганизация может выдать больничный лист в бумажном виде или сформировать и разместить электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) в информационной системе ФСС.
Получить информацию об электронном больничном можно из базы ФСС по номеру ЭЛН и СНИЛС работника. Это доступно в личном кабинете страхователя в единой интегрированной информационной системе (ЕИИС), личном кабинете ФСС, АРМ ФСС, Контур Экстерн, 1С и т.д. Оплачивать можно только ЭЛН со статусом «Закрыт».
Дальнейший порядок действий зависит от типа листка нетрудоспособности.
Если в «пилотном» регионе ЛН бумажный
Если в «пилотном» регионе ЛН электронный
Шаг 2. Работодатель рассчитывает пособие и выплачивает сумму за первые три дня
В проекте «Прямые выплаты» не меняется ни размер пособий, ни порядок расчёта:
Пособие за первые три дня временной нетрудоспособности сотрудника назначает и выплачивает работодатель, удерживая НДФЛ (пп. 1 п. 2 ст. 3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ; Постановление Правительства РФ от 21.04.2011 № 294; п. 1 ст. 217 НК РФ). Остальную часть пособия работник получит от ФСС, поэтому с неё НДФЛ удерживает Фонд.
Шаг 3. Работодатель готовит и отправляет документы в ФСС
Работник может подать заявление на пособие не позднее 6 месяцев со дня окончания страхового случая. Например, не позднее 6 месяцев со дня рождения малыша можно обратиться за единовременным пособием при рождении ребёнка.
В течение пяти календарных дней с момента получения от сотрудника заявления и ЛН, ЭЛН, свидетельств или справок работодатель должен сформировать и отправить в ФСС комплект документов на выплату пособия, в том числе реестр сведений.
Заполнить и передать ФСС электронный реестр по проекту «Прямые выплаты» можно в бухгалтерском ПО, доработанном под требования проекта, в информационных системах специализированных операторов связи, а также в бесплатном АРМ «Подготовка расчетов для ФСС», который доступен для загрузки на официальном сайте ФСС.
Компании, среднесписочная численность которых более 25 человек, должны представить реестр сведений в электронной форме. Организации, штат которых меньше, могут подавать документы как в электронном виде, так и на бумаге. Электронный реестр сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий, заполняется в xml-формате, как и при сдаче расчетных ведомостей по форме 4-ФСС. Реестр подписывается электронной подписью и отправляется через единую точку приема по адресу docs.fss.ru или через сервис, который вы используете.
Бывает, что нужно внести исправления в уже отправленный реестр, например, страховой стаж был посчитан неверно, не были указаны льготные условия, повышающие размер пособия, или изменилась сумма среднедневного заработка в связи с тем, что сотрудник принес справку с предыдущего места работы. В этом случае нужно сформировать новый реестр с уточненными данными и повторно отправить его в ФСС с указанием причины перерасчёта (п. 3 Постановления от 21.04.2011 № 294).
Контур Экстерн поможет сформировать реестр или загрузить и отправить в ФСС готовый документ. Вот возможности Экстерна:
Формирует реестр в соответствии с требованиями ФСС и проверит на ошибки;
Формирует заявление о выплате пособия, которое можно распечатать и отдать на подпись;
Автоматически заполняет реквизиты медицинского учреждения и банка получателя пособия;
Показывает актуальный статус документа: «В очереди на отправку», «Отправлен в ФСС», «Принят ФСС»
Позволяет за раз отправить в ФСС несколько ЭЛН и реестров;
Реестр и ЭЛН может отправлять обслуживающая бухгалтерия;
Проверяет сертификат подписи на действительность, чтобы ФСС гарантированно принял документ;
Проверяет реестр на ошибки. Если ФСС не примет реестр, вы сможете посмотреть протокол ошибок.
Сохраняет данные на защищённом сервере, который соответствует требованиям Закона № 152-ФЗ «О персональных данных».
Шаг 4. ФСС проверяет документы и назначает пособие
В течение 10 календарных дней с момента получения полного комплекта документов региональное отделение Фонда принимает решение о назначении и выплате пособия, — говорит Джульетта Анатольевна Устова.
В процессе обработки документов и перечисления пособия региональное отделение или банк может обнаружить ошибку. Тогда документы вернут работодателю для исправления, — дополняет Наталья Владимировна Матвеева.
Если в ответ на отправленный комплект документов приходит квитанция о доставке, значит, всё в порядке: документы приняты на рассмотрение. При получении протокола ошибок нужно исправить их и отправить документы в ФСС заново. Если документы передавались на бумаге, нужно отправить их повторно, требуемый результат — квитанция о доставке.
Шаг 5. ФСС выплачивает пособие
Бумажные документы для назначения и выплаты пособия Фонд возвращает страхователю, который хранит их согласно порядку и срокам, установленным законом. Отслеживайте, когда работник получит пособие, чтобы забрать подтверждающие документы из ФСС.
Если компания со среднесписочной численностью менее 25 человек передаёт документы в бумажном виде, посетить филиал Фонда бухгалтеру придётся минимум дважды. Если возникнут вопросы, обнаружатся ошибки в документах, потребуются пояснения и исправления, идти в ФСС придётся ещё.
Узнать о выплаченном пособии можно в личном кабинете получателя услуг. Войти в него можно с логином и паролем от портала госуслуг — рассказывает Залина Гацировна Айларова. Там же работающие граждане могут просматривать историю начислений, подавать запросы и консультироваться со специалистами Фонда, — добавляет Наталья Владимировна Матвеева.
Наталья Владимировна Матвеева, и. о. заместителя управляющего ГУ — РО ФСС РФ по Республике Карелия о сроках выплаты пособий декретницам
Раньше работники получали пособия в день выплаты зарплаты. Теперь ежемесячное пособие по уходу за ребёнком будет выплачивать отделение Фонда с 1-го по 15-е число месяца, следующего за месяцем, за который оно причитается. Например, пособие по уходу за ребенком за июль 2020 года фонд выплатит с 1 по 15 августа 2020 года.
Отчётность
Расчёт по страховым взносам
Форма и инструкция по заполнению расчёта по страховым взносам за 2020 год и будущие периоды утверждены Приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/751@. Участники проекта «Прямые выплаты» заполняют РСВ с учётом следующих особенностей:
Регионы, которые присоединились к проекту 1 января 2021 года, должны отчитаться за 2020 год в стандартном порядке: выставить признак «2» и заполнить вышеназванные строки. Правила заполнения расчета для участников «Прямых выплат» они будут использовать при отчете уже за I квартал 2021 года.
О том, как отражать в РСВ пособия за первое полугодие, рассказала Залина Гацировна Айларова, управляющий отделением ГУ — РО ФСС РФ по Республике Северная Осетия — Алания:
«Суммы пособий, которые страхователь назначил до 01.01.2021, но не выплатил до указанной даты, должны быть включены в расчёт за 2020 год. Выплатить эти пособия страхователь должен в январе 2021 года.
Если страховой случай начался в 2020 году, а работник закрыл больничный в самом конце года, бухгалтер может не успеть посчитать и начислить пособие. В данном случае пособие будет начислено в январе, поэтому его выплатит фонд. Рекомендуем прикладывать письмо о том, что больничный ранее не оплачен».
Особенности заполнения формы для пилотных регионов установлены Приказом ФСС РФ от 28.03.2017 № 114. Страхователи, которые присоединятся к программе с 1 января 2021 года, не заполняют:
Уже появился проект новой формы 4-ФСС № 00110877, который, вероятно, нужно будет применять для отчёта за I квартал 2021 года.
Справки 2-НДФЛ для сотрудников
В пилотных регионах отделения ФСС — налоговые агенты в отношении сумм пособий по временной нетрудоспособности, которые выплачиваются сотрудникам организаций напрямую. Поэтому отделения Фонда выдают физлицам справки о полученных ими пособиях и удержанных с них суммах налога. Делается это в течение трёх рабочих дней с момента получения заявления (п. 3 ст. 230 НК РФ).
«Заявление на получение справки 2-НДФЛ по пособиям оформляется в произвольной форме. В нём указывают ФИО, СНИЛС, паспортные данные, полное наименование работодателя, адрес проживания застрахованного. Такое заявление можно направить почтой или с помощью сервиса ФСС “Личный кабинет застрахованного лица”. Если застрахованный не может получить справку лично, её могут отправить по почте», — поясняет Наталья Владимировна Матвеева.
Как подготовиться к переходу на проект «Прямые выплаты»
Чтобы работники вовремя получали пособия, работодателю нужно подготовиться к проекту «Прямые выплаты».
Обратите внимание, что с 1 января 2021 года выплата пособий по беременности и родам, по ежемесячному уходу за ребенком до полутора лет, единовременного пособия при рождении ребенка, а также единовременного пособия женщинам, вставшим на учет в ранние сроки беременности осуществляется только на карту «МИР» (письмо ФСС РФ от 05.07.2019 № 02-08-01/16-05-6557л).
Как возместить из ФСС сумму превышения расходов
У регионов, которые в ближайшее время присоединяются к проекту «Прямые выплаты», на дату перехода могла остаться переплата — расходы на выплату пособий превысили сумму страховых взносов. В этом случае они имеют право получить от ФСС возмещение суммы перерасхода или зачесть её в счёт предстоящих платежей.
Для этого страхователь должен обратиться в территориальное отделение ФСС по месту регистрации за возмещением средств и представить:
Если вы воспользовались зачётом, следите за его остатком, чтобы не допустить задолженности по взносам на ВНиМ.
Как возместить из ФСС расходы на финансовое обеспечение предупредительных мер
Предупредительные меры работодатель оплачивает за свой счёт, а потом получает возмещение из бюджета ФСС в пределах суммы, согласованной с отделением Фонда.
Для этого до 1 августа текущего года нужно подать заявление о разрешении финансирования предупредительных мер и подготовить документы, обосновывающие необходимость мероприятий. А до 15 декабря нужно представить заявление о возмещении понесённых расходов.
«Задолженность отделения Фонда перед страхователем, сформировавшаяся за счет превышения расходов над начисленными страховыми взносами по состоянию на 01.07.2019, подлежит возмещению по заявлению страхователя. Страхователь имеет право направить до 20 % сумм страховых взносов, начисленных им за предшествующий календарный год, на финансовое обеспечение предупредительных мер. Это могут быть обязательные периодические медосмотры (обследования) сотрудников, труд которых связан с вредными и (или) опасными производственными факторами», — поясняет Наталья Владимировна Матвеева, и. о. заместителя управляющего, начальник отдела проверок ГУ — регионального отделения ФСС РФ по Республике Карелия.
Екатерина Слобожанина и Елена Кулакова, эксперты системы интернет-отчетности Контур.Экстерн
Читайте также
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
.
