как отражается командировка в табеле учета рабочего времени
Учет рабочего времени в командировке
Контроль рабочего времени
с помощью DLP-системы
Н аправляя работника в командировку для выполнения служебного задания, руководство предприятия ведет учет его рабочего времени. Это позволяет правильно рассчитать размер заработной платы, включая сумму оклада, премию и компенсацию за переработку. Расчет рабочего времени сотрудника, командированного в другой город России или за границу, имеет особенности, связанные с отличиями в режимах работы предприятий и другими нюансами. Учет времени проводится в соответствии с нормами, отраженными в трудовом законодательстве.
Как учитывать часы работы командированного сотрудника
В соответствии с Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 5 января 2004 года на любом предприятии ведется табель, в котором ежедневно учитывается время пребывания сотрудников на работе. После отъезда работника в командировку заполнение табеля продолжается, а записи учитываются бухгалтером при начислении зарплаты.
В подобном документе содержится следующая информация:
При составлении табеля используется форма Т-12 или Т-13.
Форму Т-12 табельщик заполняет вручную. Записи делаются на бумаге или фиксируются в компьютере (составляется электронный документ, который затем распечатывается).
Т-13 заполняется автоматически с помощью специальной компьютерной программы.
Для фиксации часов работы во время командировки в табель вносят специальные коды, отражающие особенности работы сотрудника. Документ заполняется в организации, по заданию которой работник отправляется в командировку.
Коды обозначаются буквами или цифрами:
Подсчет дней и часов работы в различных ситуациях
В период командировки, кроме денег на компенсацию расходов, работник получает зарплату, которая рассчитывается, исходя из его среднего заработка.
В дни командировки в табеле выставляется отметка «К», однако к ней могут добавляться дополнительные знаки, используемые для обозначения особых ситуаций.
Расчет затрат времени на дорогу
Считается, что человек находится в командировке с того дня и часа, которые указаны в билете на самолет, поезд или автобус, доставляющий его до места назначения.
Если сотрудник отправляется в командировку вечером того же дня, который он провел на службе, в табеле делается отметка об отработке положенных 8 часов. К ним добавляется время сверхурочной работы, потраченное на:
При возникновении задержки в пути из-за неблагоприятной погоды или по вине транспортной компании, время сверхурочной работы увеличивается. Если часы вынужденного простоя приходятся на выходные дни, работник, находящийся в командировке, получает зарплату в двойном размере.
Вопрос о появлении сотрудника на работе в день отъезда в командировку или в день его возвращения решается индивидуально по договоренности с руководством.
Проездные билеты, подтверждающие длительность нахождения в пути, сдаются в бухгалтерию вместе с квитанциями о расходах.
Увидеть, кто и чем занят в рабочее время помогает многофункциональная DLP-система «СёрчИнформ КИБ».
График работы сотрудника при различии в режимах работы предприятий
Зачастую режим труда предприятия, в которое командирован работник, не совпадает с режимом, существующим по месту его основной службы. В такой ситуации выбор рабочих часов командировочного, как правило, зависит от характера и объема служебного задания. Посылая работника в командировку, руководство может заранее оговаривать график его работы. Отводится время на выполнение задания, и вместе с тем исключается необходимость оплаты труда в неурочные часы. В этом случае распоряжение руководства оформляется в виде приказа (форма Т-9а).
Если сотрудник не получает специальных указаний по поводу режима работы, он принимает решение самостоятельно. При этом командировочный учитывает рабочий график принимающей организации, предоставляющей ему материалы для выполнения задания.
Точная фиксация рабочего времени сотрудника, направленного в командировку, по месту основной работы невозможна. В табеле выставляется код «К» (или 06), а рабочее время не указывается.
Как учитывается работа в выходные и праздничные дни
Если сотрудник, находящийся за границей по службе, вынужден работать в те дни, которые в России являются праздничными и выходными, в табеле рабочего времени вместо кода «В» выставляется код «РВ» (или 03).
Однако фактически человек отдыхает в те дни, которые являются нерабочими на предприятии по месту прибытия.
Если дата отправления в командировку совпадает с выходным днем, сотруднику предоставляется дополнительный день отдыха, или выдается денежная компенсация после возвращения из служебной поездки.
Контроль сверхурочных часов и ночной работы
Иногда для выполнения служебного задания в срок сотруднику, отправленному в командировку, требуется дополнительное рабочее время (например, для присутствия при проведении важных экспериментов).
В законодательных документах отсутствуют строгие положения, касающиеся сверхнормативной работы в командировке. По согласованию с руководством, поручающим сотруднику выполнение служебного задания, при учете затрат рабочего времени в табеле делается запись «СК» (вместо «К»), и фиксируется время переработки. Разрешение на сверхурочную работу оформляется приказом, в котором оговаривается допустимое сверхнормативное время. Возможно также получение устного распоряжения.
В качестве поощрения могут быть предоставлены следующие привилегии:
Если на предприятии по месту командировки используется сменный рабочий график, то сотруднику, выполняющему служебное задание, приходится трудиться не только в дневные, но и в ночные часы. В этом случае должен быть издан приказ, в котором оговаривается необходимость такой работы. К оплате добавляется 20% оклада за каждый час ночного рабочего времени.
Как учитывается пребывание на больничном
Если работник, находящийся в служебной поездке, заболел и предоставил больничный лист, то в его табеле дни болезни помечаются отметкой «Б» вместо «К». Оплата дней командировки и болезни производится по-разному. Одновременное получение командировочных и больничных денег невозможно.
Могут возникнуть следующие ситуации:
Приказ об отправлении в командировку издан, но работник заболел до отъезда. В зависимости от тяжести его состояния поездка может быть отменена или отложена;
Если командировка пересекается с отпуском
В некоторых случаях возникает острая необходимость отправления в командировку сотрудника, находящегося в отпуске (с его согласия). Отъезд в командировку может состояться после его возвращения домой или непосредственно с места отдыха. В дни прерывания отпуска в табеле вместо отметки «От» ставится код «К». Зарплата рассчитывается с учетом дополнительных переездов и компенсации за неизрасходованные дни отпуска.
Если сотрудник вынужден взять отпуск во время деловой поездки, это также отражается в приказе и в учетном табеле.
Затраты рабочего времени работника, отправленного в командировку для выполнения служебного задания, учитываются по месту его основной работы. В учетном табеле ежедневно делаются отметки с использованием кода «К» и других обозначений, отражающих время переработки, болезни и возникновения других ситуаций. Табель используется при начислении зарплаты, размер которой рассчитывается по среднему дневному заработку за предыдущий год.
ПОПРОБУЙТЕ «СЁРЧИНФОРМ КИБ»!
Полнофункциональное ПО без ограничений по пользователям и функциональности.
Оплата командировки и выходной день
Нередко день отъезда или приезда работника в командировку выпадает на выходной или праздник. Также работник может «захватить» выходные дни непосредственно в месте командировки. У бухгалтера в такой ситуации возникает много вопросов. Как правильно оплатить командировку в выходной день в 2021 году? Надо ли начислить суточные и средний заработок за время, проведенное в дороге в нерабочий день? Как оформить Табель учета рабочего времени? Как учесть оплату командировки в выходной день при расчете налогов? Ответы на эти и другие вопросы — в нашей статье.
Где сказано про оплату командировки
Общие правила оплаты выходных дней командированному сотруднику регламентируются Трудовым кодексом и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, которое утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749 (далее — Положение о командировках). В частности, там сказано, как выплатить суточные, и как оплатить работу, если сотрудник находился в месте командировки в выходной или праздничный день.
Как рассчитать суточные за выходные дни в командировке
Согласно пункту 11 Положения о командировках, суточные надо платить за каждый день командировки, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни, проведенные в пути, в том числе за время вынужденной остановки. Таким образом, сотрудник должен получить суточные за каждый календарный день командировки, включая дни, которые он провел в пути при проезде к месту командировки и обратно.
Важно
Каждый работодатель может установить тот размер суточных, который считает нужным. На практике размер суточных обычно не зависит от того, за какой день они выплачиваются — рабочий, выходной или праздничный. А значит, расчет суточных за выходные дни в командировке ничем не отличается от расчета суточных за рабочие дни.
Чтобы определить, какую сумму должен получить работник, нужно умножить размер суточных, установленный в организации, на количество календарных дней командировки, отсчет которых начинается со дня отъезда и заканчивается днем приезда.
Правила определения дня отъезда и дня приезда установлены в пункте 4 Положения о командировках. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного сотрудника. День приезда из командировки определяется датой прибытия транспорта в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее — последующие сутки. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.
Как рассчитать средний заработок за выходные дни в командировке
В Положении о командировках прямо не сказано, надо ли оплачивать средний заработок за выходные или праздничные дни, на которые пришлась командировка. Оговорено лишь, что оплата труда командированного сотрудника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством РФ.
Однако из этой общей фразы можно сделать следующий вывод: начислять оплату за выходные и праздничные дни нужно только в том случае, если человек реально привлекался к работе в эти дни. А значит, если сотрудник, находясь в командировке, в выходные и праздничные дни отдыхает, то средний заработок за эти дни ему не выплачивается.
Если же работодатель решил, что командированный работник должен трудиться ежедневно, в том числе в выходные дни, то за работу в те дни, которые предназначены для отдыха, придется заплатить. Причем, в повышенном (как минимум — в двойном) размере. Либо работнику нужно предоставить день отгула за каждый день, когда он трудился в свой выходной (при наличии его письменного заявления). Тогда сама работа в выходной день оплачивается в одинарном размере (ст. 153 ТК РФ). Конкретные размеры оплаты за работу в указанный день могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором.
С учетом сказанного, правило оплаты выходных дней в командировке такое: если сотрудник в эти дни отдыхает, оплата не производится. Если же по решению руководства командированный сотрудник трудится в выходной или праздничный день, то этот день надо оплатить не менее чем в двойном размере, либо — по желанию работника — предоставить отгул (тогда работа в выходной день оплачивается в одинарном размере).
Внимание
«Рабочие выходные» в период командировки правильнее оплачивать не по среднему заработку, а исходя из установленной работнику системы оплаты труда — оклада, тарифной ставки и т.п. (ст. 153 ТК РФ, также см. « Роструд: оплату за работу в праздники нужно рассчитывать с учетом стимулирующих и компенсационных выплат » ).
Как оплачивать выходные дни в пути
Часто у бухгалтеров возникают сложности с начислением оплаты за выходные дни, которые командированный работник провел в пути. Такая ситуация может сложиться не только по решению руководства, которое так спланировало поездку сотрудника, но и непреднамеренно, например, из-за задержки или отмены рейса, болезни работника и т.п. Считаются ли дни, проведенные в пути, работой? Надо ли оплачивать их в двойном размере?
В Трудовом кодексе и в Положении о командировках нет ответов на эти вопросы. Судьи и чиновники считают, что дни отъезда, приезда, а также дни нахождения в пути в период командировки, приходящиеся на выходные или нерабочие праздничные дни, оплачиваются согласно статье 153 ТК РФ не менее чем в двойном размере, если работнику не предоставляется другой день отдыха. Такие разъяснения содержатся в решении Верховного суда РФ от 20.06.02 № ГКПИ2002-663, в письмах Минтруда от 13.10.17 № 14-2/В-921 и Минфина от 21.02.20 № 14-1/ООГ-1110.
Таким образом, если работник убывает в командировку, или прибывает из нее, а равно находится в пути в выходной день (по графику командирующей организации), то это расценивается как привлечение к работе в выходной. А значит, этот день нужно оплатить в одинарном размере и предоставить отгул, либо оплатить в двойном размере. Рассчитывать оплаты за выходные в пути также правильнее не по среднему заработку, а исходя из установленной работнику системы оплаты труда.
Данные положения применяются с учетом упомянутых выше правил определения дня отъезда и приезда. Например, если работник отбыл в командировку в пятницу, и прибыл в место назначения не позднее 24.00 этого же дня, то за субботу и воскресенье начислять оплату не нужно (если, конечно, он не будет в эти дни работать по указанию руководства). Но если поезд (самолет, автобус) убывает из места работы или прибывает в место командировки уже после 00.00 субботы, то этот день придется оплатить (с предоставлением отгула или в повышенном размере).
Совет
По возможности планируйте командировки так, чтобы даты прибытия и убытия не приходились на выходные или праздничные дни.
Как отражать выходные во время командировки в Табеле
В Табеле учета рабочего времени каждый календарный день командировки отмечается специальным кодом (К или 06) без проставления количества часов. В том числе этот код указывается за выходные дни, на которые пришлась командировка (напомним, что обычно выходные дни помечаются в Табеле кодом В или 26).
Если сотрудник работал в командировке в выходной или праздничный день, то за этот день в Табель вносится дополнительный код РВ или 03. Количество часов работы вписывается только в том случае, если имеется распоряжение работодателя (по основному месту работы) с указанием количества часов, которые этот сотрудник должен отработать в конкретный выходной или праздничный день.
Что касается выходных (праздничных) дней, в которые работник находился в пути к месту командировки или обратно (в т.ч. если на праздник или выходной пришелся день отъезда или приезда), то они в Табеле отмечаются двойным кодом К/РВ или 06/03 без проставления количества часов.
Такие разъяснения по заполнению Табеля учета рабочего времени приведены в пункте 2 письма Минтруда от 14.02.13 № 14-2-291.
Учет командировочных расходов
Тот факт, что командировка «захватила» выходные или праздничные дни, никак не влияет на порядок учета соответствующих расходов, понесенных работодателем.
Суточные, начисленные за выходные дни (в т.ч. дни в пути, включая день отъезда и день приезда), не облагаются НДФЛ и страховыми взносами по тем же правилам, что и суточные, начисленные за рабочие дни. А именно: освобождаются от НДФЛ и страховых взносов в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке по России, и в пределах 2 500 руб. за каждый день нахождения в зарубежной командировке (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).
Оплата, начисленная за выходные дни, в которые командированный сотрудник привлекался к работе, или находился в пути (в т.ч. за день отъезда или приезда), облагается НДФЛ и страховыми взносами точно также, как и средний заработок, начисленный за будние дни
Важно
Для целей налогового учета средний заработок, выплачиваемый командированному сотруднику, расценивается как заработная плата (письма Минфина от 09.04.18 № 03-04-07/23964 и ФНС от 17.04.18 № БС-4-11/7320@ ).
Для целей НДФЛ датой фактического получения дохода в виде оплаты труда за выходной день в командировке, будет считаться последний день месяца, за который начислен этот доход. Датой фактического получения дохода в виде суточных, выплаченных сверх необлагаемой нормы, является последний день месяца, в котором утвержден отчет о командировке. Удержать налог нужно при выплате (перечислении) соответствующих сумм (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 223, п. 4 ст. 226 НК РФ). Страховые взносы необходимо начислить одновременно с начислением заработка и сверхнормативных суточных в бухучете (п. 1 ст. 424 НК РФ).
Вся сумма оплаты командировки в 2021 году учитывается в составе расходов как при ОСНО (п. 6 ст. 255, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), так и при УСН (подп. 6 и 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). В частности, в эту сумму включаются суточные за все дни командировки. Также в нее входит заработок за работу в командировке в выходные и праздничные дни и за время, проведенные в эти дни в пути. Основанием для списания затрат будут Табель учета рабочего времени и документы о командировке (см. « Инструкция по оформлению командировок и учету командировочных расходов »).
Составление табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13
Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Кто заполняет табель учета рабочего времени
Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.
В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.
Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.
Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.
Форма Т-13. Особенности формы
Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.
Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.
Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.
Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.
Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13
В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.
В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.
Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).
В графе 4 ставим отметки по дням:
Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.
Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.
Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.
Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам
Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.
Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):
Т-13 для ноября
По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.
В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:
Альтернативное решение
Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:
Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.
Частные случаи
Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.
Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.
Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.
Форма Т-12
В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).
Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.
Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени
Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.
Учёт рабочего времени в Т-12
Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).
Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.
В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.
Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.
При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.
Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.
Дата и подписи ответственных лиц
После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.