как пересчитать зарплату если больничный принесли после выплаты зарплаты
«Опоздавший» больничный лист
Экспертиза статьи: Светлана Мягкова, служба Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер-эксперт
Если работник представил больничный лист с опозданием, из-за чего ему ошибочно были оплачены лишние рабочие дни, то компания может сделать перерасчет зарплаты и внести корректировки в учет. «Уточненки» по страховым взносам в этой ситуации она подавать не обязана.
Во многих крупных организациях с большим количеством сотрудников может возникнуть такая ситуация: работник сообщил о болезни после того, как отчетность в ФСС России за этот период фирма уже сдала. При этом дни больничного ему ошибочно оплатили как рабочие. Как лучше поступить в этой ситуации — вносить ли исправления в учет?
Двойная оплата не положена
Работник имеет право предъявить больничный лист к оплате в течение 6 месяцев с даты его закрытия. При этом фирма должна выплатить по нему пособие вместе с ближайшей зарплатой (ч. 1 ст. 12, ч. 8 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ ).
Обратите внимание: пособие по временной нетрудоспособности назначается работнику для компенсации утраченного заработка за период болезни (подп. 2 п. 1 ст. 7 Федерального законаот 16.07.1999 № 165-ФЗ). Выплачивать сотруднику за эти дни одновременно и пособие, и зарплату нельзя (пост. ФАС ЗСО от 25.01.2010 по делу № А45-9720/2009, ФАС ДВО от 27.02.2010 № Ф03-778/2010).
Поэтому если работник в период болезни фактически трудился (и эти дни ему оплачивались как рабочие), то ФСС России просто не примет расходы по такому больничному листу к зачету.
Другое дело, если работник отсутствовал в связи с болезнью, но по каким-то причинам это выяснилось уже после начисления зарплаты и сдачи отчетности. И здесь у фирмы есть несколько вариантов решения проблемы.
Оставить все как есть
Если сумма расходов по «опоздавшему» больничному листу небольшая, то фирме проще не принимать его к оплате и не вносить исправления в учет.
Но имейте в виду: если этот больничный лист каким-нибудь образом обнаружится при проверке налога на прибыль, то компании могут доначислить налог, а также пени и штрафы за экономически необоснованные выплаты работнику в период болезни и лишние суммы страховых взносов.
Избежать претензий можно, если в коллективном или трудовом договоре с работниками предусмотреть доплату до фактического заработка на период болезни. В этом случае сумму доплаты можно учесть как расходы на оплату труда при расчете налога на прибыль (письмо Минфина Россииот 08.12.2010 № 03-03-06/2/209).
Исправления без «уточненки»
Но если ошибка связана с «переходящим» больничным, то компании, скорее всего, придется вносить исправления в учет. Например, если неправильно оплачены только первые дни такого больничного, которые пришлись на конец квартала.
И если в результате перерасчета сумма разницы оказалась совсем незначительной и декларация по налогу на прибыль за этот период еще не сдана, то можно ограничиться только внесением исправлений в учет.
Пример
После того как фирма сдала отчетность по страховым взносам за полугодие 2011 г., работник принес больничный лист, открытый 29 июня, а закрытый в июле. 29 и 30 июня компания ошибочно оплатила ему как рабочие дни — в размере 3000 руб. Бухгалтер фирмы сделал перерасчет за июнь и составил бухгалтерскую справку (допустим, сумма пособия за июнь — 600 руб.). При этом излишне выплаченные работнику суммы фирма решила отнести на прочие расходы, а пособие по временной нетрудоспособности начислить только за июль. На основании этой справки в учете делаются проводки:
ДЕБЕТ 20, 26, 44 КРЕДИТ 70
ДЕБЕТ 20, 26, 44 КРЕДИТ 69
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 70
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69
В этом случае сумму лишних расходов — 3420 руб. (2400 + 1020) — необходимо исключить из расчета по налогу на прибыль за полугодие (или июнь) 2011 г. Поскольку эта ошибка привела к излишней уплате страховых взносов, компания не обязана подавать «уточненки» в ФСС России и ПФР.
Исправления с «уточненкой»
Если же в результате перерасчета разница между выплаченной работнику суммой и суммой пособия оказалась велика, то имеет смысл произвести зачет излишне уплаченных сумм и подать «уточненки» по страховым взносам.
Пример
После того как фирма сдала отчетность за полугодие 2011 г., работник принес четырехдневный больничный лист, закрытый 30 июня. За период с 27 по 30 июня в табеле отметки о больничном не было, поэтому компания оплатила ему эти дни как рабочие. Сумма оплаты за эти дни составила 16 000 руб.
Бухгалтер фирмы сделал перерасчет за июнь и составил бухгалтерскую справку. Сумма пособия по больничному листу — 4000 руб. в т. ч. 1000 руб.за счет средств ФСС России).
ДЕБЕТ 20, 26, 44 КРЕДИТ 70
ДЕБЕТ 20, 26, 44 КРЕДИТ 69
– 5440 руб. (16 000 руб. × 34%) сторнирована часть страховых взносов за июнь;
ДЕБЕТ 20, 26, 44 КРЕДИТ 70
– 3000 руб. начислено пособие по больничному листу за июнь (за счет средств работодателя);
ДЕБЕТ 69 КРЕДИТ 70
– 1000 руб. — начислено пособие по больничному листу за июнь (за счет средств ФСС России).
Излишне выплаченные работнику суммы компания может зачесть в счет зарплаты за июль. При этом проводки в учете делать не нужно: достаточно начислить сотруднику зарплату за июль в меньшем размере на основании данных бухгалтерской справки.
А для зачета излишне перечисленной суммы страховых взносов нужно подать «уточненки» в ПФР и ФСС России за полугодие, а также внести изменения в сведения персонифицированного учета.
Кроме того, фирма должна подать уточненную декларацию по налогу на прибыль за полугодие (июнь) 2011г. и доплатить пени.
«Опоздавший» больничный лист
Автор: Мария Кузьмина, эксперт по финансовому законодательству
Если работник представил больничный лист с опозданием, из-за чего ему ошибочно были оплачены лишние рабочие дни, то компания может сделать перерасчет зарплаты и внести корректировки в учет. «Уточненки» по страховым взносам в этой ситуации она подавать не обязана.
Во многих крупных организациях с большим количеством сотрудников может возникнуть такая ситуация: работник сообщил о болезни после того, как отчетность в ФСС России за этот период фирма уже сдала. При этом дни больничного ему ошибочно оплатили как рабочие. Как лучше поступить в этой ситуации — вносить ли исправления в учет?
Двойная оплата не положена
Работник имеет право предъявить больничный лист к оплате в течение 6 месяцев с даты его закрытия. При этом фирма должна выплатить по нему пособие вместе с ближайшей зарплатой (ч. 1 ст. 12, ч. 8 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ ).
Обратите внимание: пособие по временной нетрудоспособности назначается работнику для компенсации утраченного заработка за период болезни (подп. 2 п. 1 ст. 7 Федерального законаот 16.07.1999 № 165-ФЗ). Выплачивать сотруднику за эти дни одновременно и пособие, и зарплату нельзя (пост. ФАС ЗСО от 25.01.2010 по делу № А45-9720/2009, ФАС ДВО от 27.02.2010 № Ф03-778/2010).
Поэтому если работник в период болезни фактически трудился (и эти дни ему оплачивались как рабочие), то ФСС России просто не примет расходы по такому больничному листу к зачету.
Другое дело, если работник отсутствовал в связи с болезнью, но по каким-то причинам это выяснилось уже после начисления зарплаты и сдачи отчетности. И здесь у фирмы есть несколько вариантов решения проблемы.
Оставить все как есть
Если сумма расходов по «опоздавшему» больничному листу небольшая, то фирме проще не принимать его к оплате и не вносить исправления в учет.
Но имейте в виду: если этот больничный лист каким-нибудь образом обнаружится при проверке налога на прибыль, то компании могут доначислить налог, а также пени и штрафы за экономически необоснованные выплаты работнику в период болезни и лишние суммы страховых взносов.
Избежать претензий можно, если в коллективном или трудовом договоре с работниками предусмотреть доплату до фактического заработка на период болезни. В этом случае сумму доплаты можно учесть как расходы на оплату труда при расчете налога на прибыль (письмо Минфина Россииот 08.12.2010 № 03-03-06/2/209).
Исправления без «уточненки»
Но если ошибка связана с «переходящим» больничным, то компании, скорее всего, придется вносить исправления в учет. Например, если неправильно оплачены только первые дни такого больничного, которые пришлись на конец квартала.
И если в результате перерасчета сумма разницы оказалась совсем незначительной и декларация по налогу на прибыль за этот период еще не сдана, то можно ограничиться только внесением исправлений в учет.
Пример
После того как фирма сдала отчетность по страховым взносам за полугодие 2011 г., работник принес больничный лист, открытый 29 июня, а закрытый в июле. 29 и 30 июня компания ошибочно оплатила ему как рабочие дни — в размере 3000 руб. Бухгалтер фирмы сделал перерасчет за июнь и составил бухгалтерскую справку (допустим, сумма пособия за июнь — 600 руб.). При этом излишне выплаченные работнику суммы фирма решила отнести на прочие расходы, а пособие по временной нетрудоспособности начислить только за июль. На основании этой справки в учете делаются проводки:
ДЕБЕТ 20, 26, 44 КРЕДИТ 70
ДЕБЕТ 20, 26, 44 КРЕДИТ 69
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 70
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69
В этом случае сумму лишних расходов — 3420 руб. (2400 + 1020) — необходимо исключить из расчета по налогу на прибыль за полугодие (или июнь) 2011 г. Поскольку эта ошибка привела к излишней уплате страховых взносов, компания не обязана подавать «уточненки» в ФСС России и ПФР.
Исправления с «уточненкой»
Если же в результате перерасчета разница между выплаченной работнику суммой и суммой пособия оказалась велика, то имеет смысл произвести зачет излишне уплаченных сумм и подать «уточненки» по страховым взносам.
Пример
После того как фирма сдала отчетность за полугодие 2011 г., работник принес четырехдневный больничный лист, закрытый 30 июня. За период с 27 по 30 июня в табеле отметки о больничном не было, поэтому компания оплатила ему эти дни как рабочие. Сумма оплаты за эти дни составила 16 000 руб.
Бухгалтер фирмы сделал перерасчет за июнь и составил бухгалтерскую справку. Сумма пособия по больничному листу — 4000 руб. в т. ч. 1000 руб.за счет средств ФСС России).
ДЕБЕТ 20, 26, 44 КРЕДИТ 70
ДЕБЕТ 20, 26, 44 КРЕДИТ 69
– 5440 руб. (16 000 руб. × 34%) сторнирована часть страховых взносов за июнь;
ДЕБЕТ 20, 26, 44 КРЕДИТ 70
– 3000 руб. начислено пособие по больничному листу за июнь (за счет средств работодателя);
ДЕБЕТ 69 КРЕДИТ 70
– 1000 руб. — начислено пособие по больничному листу за июнь (за счет средств ФСС России).
Излишне выплаченные работнику суммы компания может зачесть в счет зарплаты за июль. При этом проводки в учете делать не нужно: достаточно начислить сотруднику зарплату за июль в меньшем размере на основании данных бухгалтерской справки.
А для зачета излишне перечисленной суммы страховых взносов нужно подать «уточненки» в ПФР и ФСС России за полугодие, а также внести изменения в сведения персонифицированного учета.
Кроме того, фирма должна подать уточненную декларацию по налогу на прибыль за полугодие (июнь) 2011г. и доплатить пени.
Экспертиза статьи: Светлана Мягкова, служба Правового консалтинга ГАРАНТ,
профессиональный бухгалтер-эксперт
Как влияет дата оплаты больничного на отчетность по НДФЛ
Коллизия расчета НДФЛ при начислении пособия по временной нетрудоспособности и уточнения налога при его удержании создает бухгалтерам затруднения в понимании результатов расчета НДФЛ и формирования отчетов 6-НДФЛ. Еще сложнее становится, если появляются основания для перерасчета больничного листа.
Срок начисления больничного и расчета НДФЛ
Глава 4 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» регулирует порядок назначения, исчисления и выплаты пособий по временной нетрудоспособности.
Работодатель назначает сотруднику указанное пособие, если сотрудник представил работодателю больничный в течение 6 месяцев после восстановления трудоспособности (п. 1 ст. 12 Закона № 255-ФЗ). В случаях истечения полугодового срока решение о назначении пособия принимается территориальным органом ФСС при наличии уважительных причин.
Назначить (рассчитать) пособие надлежит в соответствии с пунктом 1 статьи 15 Закона № 255-ФЗ в течение 10 календарных дней со дня представления сотрудником больничного листа. При назначении пособия рассчитывается сумма, которую следует выплатить сотруднику по больничному листу. Выплачивая пособие по временной нетрудоспособности (как и другой доход), следует удержать НДФЛ (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Получается, что в течение 10 дней необходимо начислить сумму пособия в соответствии с порядком, указанным в статье 13 Закона № 255-ФЗ, и исчислить НДФЛ.
Налог исчисляется на дату фактического получения дохода. Исходя из пункта 1 статьи 223 НК РФ дата фактического получения дохода для пособия по нетрудоспособности определяется как дата реальной выплаты или перечисления дохода сотруднику. При расчете НДФЛ необходимо учесть и налоговый статус сотрудника, и его право на вычеты, и наличие справок о доходе у других работодателей, и т. д. Эти условия могут изменяться и влиять на сумму налога. Поэтому при назначении пособия сотруднику НДФЛ рассчитывается по состоянию на предполагаемую дату выплаты.
Срок выплаты больничного
Пособие может быть выплачено частями. Каждая из этих частей имеет свою дату выплаты.
В общем случае выплата частей одного пособия может приходиться на разные месяцы или кварталы, и условия для расчета НДФЛ могут отличаться. Дата фактического получения дохода в виде пособия по временной нетрудоспособности определяется как дата выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Следовательно, если пособие по одному больничному листу выплачивается несколькими частями, то каждой из этих частей соответствует своя дата выплаты и дата фактического получения дохода.
Перерасчет больничного
Статья 15 Закона № 255-ФЗ устанавливает обязанность работодателя произвести расчеты, основываясь на тех документах, которые есть в наличии на момент расчета, и выполнить перерасчеты, если на то будут достаточные основания.
Например, условием для перерасчета пособия может стать поступившая в бухгалтерию справка с предыдущего места работы, подтверждающая доход или стаж гражданина, справка из ПФР или ФСС о предыдущем доходе или другие обстоятельства. Осуществляется перерасчет только тех больничных листов, пособие по которым было назначено не ранее чем за 3 года до момента, когда сотрудник обратился с заявлением.
1С:ИТС
Подробнее о назначении пособия по временной нетрудоспособности см. в «Справочнике кадровика» раздела «Кадры и оплата труда».
Срок удержания НДФЛ для больничного листа
Дата удержания НДФЛ в соответствии с пунктом 6 статьи 226 НК РФ для больничных листов определяется так же, как и для других доходов: это реальная дата выплаты пособия по временной нетрудоспособности в полном объеме или за 3 первых дня. По состоянию на эту дату и следует рассчитать НДФЛ.
Если в силу обстоятельств реальная дата выплаты дохода будет отличаться от предполагаемой или доход будет выплачен частями, то НДФЛ придется пересмотреть и уточнить.
1С:ИТС
О НДФЛ с пособия по временной нетрудоспособности см. в справочнике «Налог на доходы физических лиц» раздела «Кадры и оплата труда».
Отражение НДФЛ с больничных в отчете 6-НДФЛ
Порядок заполнения и представления расчета, утв. приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ и приведенный в Приложении № 2, предусматривает указание в Разделе 1 обобщенных по всем физическим лицам сумм начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке. Однако определения понятия «сумм начисленного дохода», указываемого в строке 020 Раздела 1, не приведено ни в Порядке, ни в НК РФ.
Поэтому при заполнении Раздела 1 следует учитывать контрольные соотношения (КС) для проверки отчета, доведенные до сведения письмом ФНС России от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@. В этом письме налоговое ведомство поясняет, как будет проверяться отчет.
Согласно КС 1.3 должно выполняться соответствие начисленного дохода, примененных вычетов и исчисленного налога. В отличие от термина «начисленный доход», понятие «дата исчисления налога» определяется в соответствии со статьей 223 НК РФ. Как уже было отмечено ранее, для пособия по временной нетрудоспособности дата фактического получения дохода определяется как дата его выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).
Поскольку дата выплаты приходится на следующий квартал, то и дата исчисления и удержания налога приходится на квартал, следующий за тем, в котором начислено пособие. И указание сумм начисленного пособия в Разделе 1 до того, как пособие будет выплачено, приведет к нарушению контрольных соотношений.
Отражение в Разделе 2 в этом случае не вызывает вопросов. Здесь указываются даты фактического получения физическими лицами дохода и удержания налога, сроки перечисления налога. И понятно, что заполнен Раздел 2 может быть только в том квартале, когда произведена выплата пособия.
1С:ИТС
Подробную информацию о составлении расчета по форме 6-НДФЛ в программах 1С см. в справочнике «Отчетность по налогу на доходы физических лиц» раздела «Отчетность».
Учет НДФЛ в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)
Особенности расчета и перерасчета, учета и отражения в отчетах НДФЛ с больничных листов в программе «1С.Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 рассмотрим на следующих примерах.
Пример 1
Работник С.С. Горбунков представил 18.06.2018 в бухгалтерию больничный лист за период с 11.06.2018 по 16.06.2018. Пособие в тот же день было зарегистрировано в программе документом Больничный лист № 1 и рассчитано. Выплата пособия запланирована 29.06.2018 в межрасчетный период. Однако обстоятельства сложились так, что выплату произвели вместе с зарплатой 03.07.2018.
В результате расчета пособия документом Больничный лист начислено 5 979,45 руб.
Дата фактического получения дохода соответствует предполагаемой дате выплаты 29.06.2018. Реальная выплата была произведена 03.07.2018. Поэтому дата фактического получения дохода меняется.
В форме 6-НДФЛ это пособие по нетрудоспособности не отражается в отчете за полугодие, но отображается в Разделах 1 и 2 отчета за 9 месяцев, что соответствует требованиям законодательства.
Пример 2
В продолжение Примера 1: в июле 2018 года после получения пособия С.С. Горбунков представил в бухгалтерию справку для расчета пособий о заработке в 2016 году у другого страхователя. Уточнение информации о среднем заработке повлекло необходимость перерасчета пособия. Новый документ Больничный лист № 2 (рис. 1) создан на основании исходного по кнопке Исправить. При перерасчете пособия предполагалось выплатить доначисленную сумму 30.07.2018. Но реально доначисления были выплачены 02.08.2018.
Рис. 1. Документ «Больничный лист № 2»
В результате доначисления сумма дохода увеличилась на 74 руб. и стала 6 053,45 руб.
При начислении первоначальной суммы пособия по временной нетрудоспособности (Пример 1) и при доначислении (Пример 2) предполагаемые даты выплаты не совпадают с реальными датами выплаты. Следовательно, первоначально определенные даты фактического получения дохода в обоих случаях оказались недостоверными и требовали уточнения. Уточнение даты фактического получения дохода производится при регистрации выплаты. В учете НДФЛ суммы полученного дохода и исчисленного налога «переносятся» на достоверные даты фактического получения дохода. При этом формируются корректирующие записи с отрицательными суммами для неверных дат получения дохода и с положительными суммами с достоверными датами получения дохода.
Отчет Регистр налогового учета (рис. 2) отражает произведенные изменения.
Рис. 2. Отчет «Регистр налогового учета»
Отчеты 2-НДФЛ и 6-НДФЛ строятся на основании дат фактического получения дохода и его выплаты. Дата, на которую формируется отчет, определяет, как будут отражены доходы и налоги в отчетах. Важно следить, чтобы дата формирования отчета была позднее дат совершенных выплат.
Приведенные примеры демонстрируют, что постоянный пересчет НДФЛ не особенность реализации в программе, а потребность, установленная нормами НК РФ.
Перерасчет больничного листа в программах 1С. Нужно ли пересдавать отчетность?
Много вопросов уже было рассмотрено по расчету листков временной нетрудоспособности, по беременности и родам, однако со временем их не становится меньше. Сегодня мы поговорим о перерасчете больничных листов, а именно: нужно ли делать корректировку отчетности, если произошел перерасчет пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам в другом отчетном периоде?
Итак, сотрудник принёс больничный лист, Вы его оформили, отправили реестр в ФСС, сдали отчетность в контролирующие органы, однако через некоторое время выявили ошибку в расчете сумм больничного листа. Что же делать?
Бывает две ситуации с неправильным расчетом расчете пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребенком:
Поговорим о каждом из этих случаев.
Ситуация № 1: произошло завышение суммы пособия (переплата) сотруднику
Рассмотрим ситуацию, когда обнаружили, что пособие выплачено с завышенной суммой (переплатили).
Для начала необходимо уточнить, что удержание излишне выплаченных сумм с сотрудника разрешено, если:
Об этом сказано в ч. 4 ст.15 Закона № 255-ФЗ, ч. 2 ст. 19 Закона от 19.05.1995 г. № 81-ФЗ и п. 85 Порядка и условий назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 г. № 1012н.
Чтобы вернуть излишне выплаченную сумму пособия, можно попросить сотрудника внести разницу добровольно (работник должен в письменной форме подтвердить свое согласие), либо получить от него письменное согласие (заявление) в зачет переплаты в счет будущей выплаты пособия или удержание из заработной платы (письмо ФСС от 20.08.2007 № 02-13/07-7922).
Также отметим, что удержать сумму разницы можно не более 20% от дохода сотрудника за текущий месяц. Если сотрудник не согласится возвращать разницу, так как ошибка произошла не по его вине или не в следствии счетной ошибки, излишне выплаченная сумма может быть удержана с виновного лица, либо списана в расходы за счет чистой прибыли организации.
Что же делать со сданной отчетностью?
6-НДФЛ. В связи с тем, что у сотрудника изменится полученная ранее сумма дохода, изменится и сумма НДФЛ, разница которой будет считаться излишне удержанной. Следовательно, придется предоставить в налоговые органы корректировочный расчет, в котором необходимо отразить правильный (уменьшенный) доход сотрудника. На основании пункта 3 статьи 226 НК РФ сумма НДФЛ, подлежащая удержанию за текущий период, будет рассчитана с учетом излишне удержанной суммы за предыдущий период.
Об этом же пишет и ФНС в своем Письме от 3 сентября 2019 г. N БС-4-11/17598@: уточненный расчет по форме 6-НДФЛ, согласно пункту 6 статьи 81 Кодекса, представляется налоговым агентом в налоговый орган при обнаружении в поданном им в налоговый орган расчете факта неотражения или неполноты отражения сведений, а также ошибок, приводящих к занижению или завышению суммы налога, подлежащей перечислению.
4-ФСС. Согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 20.1 ФЗ от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», пособие по нетрудоспособности не облагается взносами на травматизм, однако начисленная сумма отражается. Однако, на основании подпункта 1 пункта 1 статьи 24 ФЗ № 125 от 24.07.1998 корректировочный отчет сдавать нет необходимости, так как переплата пособия не повлияла на занижение страховых взносов на травматизм.
РСВ. Ситуация с этим отчетом спорная. Согласно п. 1, 6 ст. 54 НК и п. 1, 7 ст. 81 НК, уточненный расчет по взносам подается только в том случае, если из-за ошибки занижена сумма взносов к уплате. Соответственно, уточненку нужно подать за период, в котором допущена ошибка.
В нашем случае сумма пособия завышена, и, казалось бы, никаких уточненок подавать не требуется. Однако на практике мы все чаще сталкиваемся с тем, что у наших клиентов расчет по страховым взносам за текущий период не сдается по причине некорректных сведений в прошлом периоде. Поэтому в целях исключения текущих проблем рекомендуем подать корректирующий отчет за прошлый период.
Приведем наглядный пример. В конфигурации 1С: ЗУП ред. 3.1. Сотруднику Ванькову Александру Матвеевичу была произведена выплата больничного за март 2020 года. Затем в конце апреля 2020 г. обнаружили, что расчет больничного был неверным.
Для правильного изменения расчета пособия в связи с нетрудоспособностью необходимо исправить неверный больничный лист. Для этого заходим в раздел Зарплата — Больничные листы.
Находим больничный за предыдущий период, заходим в документ, по ссылке Исправить создаем новый больничный лист.
Представим, что произошла техническая ошибка и количество дней оплаты больничного листа уменьшилось. Документ-исправление делаем текущим месяцем (апрелем 2020 г.), исправляем ошибку и выполняем перерасчет документа.
В нашем примере количество дней уменьшилось на 2 дня. Обратите внимание, что сумма оплаты больничного листа так же изменилась, а именно уменьшилась на 797,58 рублей.
В связи с тем, что расчет страховых взносов за прошлый отчетный период был сдан, а сумма больничного уменьшилась, необходимо создать корректирующий отчет за 1 квартал 2020 года.
Для этого заходим в раздел Отчетность, справки — 1С Отчетность
Создать- Все- Налоговая отчетность- Расчет по страховым взносам.
Создаем отчет за 1 квартал 2020 года, не смотря на то, что за первый квартал уже отчет создан.
В корректирующем отчете необходимо установить на титульном листе номер корректировки.
Затем необходимо перенести все правильные данные с предыдущего отчета, а также исправленные суммы в связи с перерасчетом больничного листа.
Для этого откройте сданный ранее Расчет страховых взносов за 1 квартал и сравните данные двух отчетов, а также добавьте изменения по больничному листу.
Сравним данные двух отчетов.
В Подразделе 1.1, 1.2 Приложения 1 к Разделу 1 обратите внимание, что изменилась сумма по строке 040, 050, 060, 061.
Также сравните и исправьте данные в Приложении 2 к Разделу 1. Обратите внимание, что изменение произошло по строкам 030, 050, 060, 090.
В разделе 3 необходимо отразить только те физические лица, по которым производится изменение данных. В нашем случае раздел 3 будет заполнен только на Ванькова Александра Матвеевича. Обратите внимание, что сумма по строке 140 уменьшилась.
Однако стоит заметить, что в связи с тем, что сумма страховых взносов была уменьшена на сумму излишне выплаченного больничного листа, сумма страховых взносов окажется недоплаченной страхователем. В связи с этим у работодателя возникнет обязательство по оплате пени с недоплаченных взносов. Пеню и сумму недоплаченных страховых взносов необходимо рассчитать и оплатить до сдачи корректирующего отчета за предыдущий период. В противном случае контролирующие органы могут начислить штраф в размере 20 % от суммы недоплаченных страховых взносов.
Если ошибка обнаружилась в конце года, а ошибка в расчете была в 1 квартале, то корректировку необходимо сдать за все отчётные периоды: 1 квартал, полугодие и 9 месяцев.
Ситуация № 2: произошло занижение суммы пособия (недоплата) сотруднику
Если вы обнаружили неполную выплату сумм пособия в пользу сотрудника (по вине ответственного лица или в связи с тем, что работник принёс справку с предыдущего места работы), то для начала необходимо произвести доплату за весь период, в котором сотрудник недополучил сумму рассчитанного пособия по временной нетрудоспособности.
Если недоплата произошла по вине работодателя, то согласно ст. 236 Трудового Кодекса РФ, работодатель, при нарушении сроков выплаты, причитающихся работнику, обязан выплатить сумму недоплаты с учетом процентов. При этом размер процента рассчитывается из суммы невыплаченного пособия и должен быть не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день задержки (дни компенсации необходимо считать, начиная со следующего дня после срока выплаты по день фактического расчета включительно). Если же сотрудник принёс дополнительные сведения, то для основания внесения исправлений в бухгалтерский и налоговый учет можно составить бухгалтерскую справку.
Рассмотрим ситуацию, когда больничный лист был неверно оплачен (не доплатили пособие) в одном отчётном периоде, а доплата будет происходить в другом.
Для начала необходимо сделать исправление листка нетрудоспособности текущим периодом. Для этого заходите в раздел Зарплата — Больничные листы.
Выбираем неверно заполненный документ, открываем его и по ссылке Исправить создаем документ- исправление.
Представим, что сотрудник принёс справку о доходе с предыдущего места работы за период, который входит в расчет среднего для исчисления пособия по нетрудоспособности. Документ-исправление делаем текущим месяцем (апрелем 2020). Для корректного расчета больничного заходим в расчет среднего заработка, переходим по кнопке Доходы с предыдущего места работы.
Затем необходимо указать новые (верные) данные для расчета больничного листа. Для этого создаем новую справку о доходах сотрудника, сохраняем и пересчитываем Больничный лист.
Затем можно выплатить недоплаченную сумму пособия сотруднику.
Поговорим о сданной отчетности.
6-НДФЛ. Согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 223 НК РФ, доплата по больничным листам считается полученной в периоде фактической выплаты, следовательно, делать какие-либо корректировки за предыдущие периоды по 6-НДФЛ не требуется.
4-ФСС. На основании подпункта 1 пункта 1 статьи 24 ФЗ от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», корректировочный отчет сдавать нет необходимости, так как недоплата пособия не повлияла на занижение страховых взносов на травматизм.
РСВ. Несмотря на то, что выплаты пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством назначает Фонд социального страхования РФ, контролирует социальные взносы с 1 января 2017 года ФНС. В связи с этим для корректности данных необходимо отразить доплаченные суммы пособий в Расчете страховых взносов за текущий период.
Для этого заходим в раздел Отчетность, справки — 1С Отчетность — Создать, выбираем Расчет по страховым взносам — Создать. Создаем отчет за текущий период (у нас это первое полугодие 2020 года).
В отчете отразиться именно сумма доплаты по больничному.
Подразделе 1.1, 1.2 Приложения 1 по строке 040 в месяце- исправлении документа (у нас это апрель, поэтому 1 месяц).
В Приложении 2: по строкам 030, 070.
И в Приложении 3 по строке 010 накопительной суммой с начала года.
В разделе 3 данные отразятся по физическому лицу, в пользу которого была произведена доплата больничного листа в месяце начислении дохода (в нашем примере по сотруднику Ванькову Александру Матвеевичу в 1 месяце (апреле)).
Вот таким образом необходимо будет исправить неверные документы по оплате больничных листов, а также сведения в отчетах в разных периодах.