как писать докладную образец пример
Докладная записка — образец
Докладная записка — внутренний документ, предназначенный для информирования руководства о чем-либо и побуждения к принятию решения. Как и в каких случаях составляют докладную, рассмотрим в нашей статье.
Когда пишут докладную записку
Написать докладную может любой сотрудник, не соблюдая принципа субординации. Например, руководители звеньев могут вести свою игру, о которой «высшее» начальство не знает. Поэтому даже работник низшего звена вправе доложить директору предприятия о произволе начальника отдела.
Докладную записку используют, когда нужно:
Записка может быть не только внутренней, но и внешней. Например, если нужно поблагодарить работника сторонней фирмы.
Не стоит путать докладную записку со служебной или объяснительной. Докладная передает информацию «по вертикали» — от нижестоящего персонала к руководящему составу. Служебную используют для распространения информации между отделами, а объяснительную — для изложения работником причин нарушения правил внутреннего распорядка.
Как составить докладную записку
Форма докладной не закреплена законодательством, но важно соблюдать структуру документа. Она состоит из 3 частей:
Документ можно оформить вручную или напечатать на листе формата А4 с указанием следующих реквизитов:
Если же докладная пишется в другую организацию, это считается исходящим документом. Ему следует присвоить номер, а оформлять на фирменном бланке организации. Дополнительно указываются город и сведения об отправителе.
Полезная информация от КонсультантПлюс
Узнайте, обязан ли работодатель по требованию работника выдать докладную или служебную записку о нарушении трудовой дисциплины (читать подробнее…).
Образец докладной при нарушении дисциплины
Документ будет официальным подтверждением проступка, на основании которого работника накажут.
Образец докладной при невыполнении должностных обязанностей
Записка донесет до руководства информацию о том, что сотрудник не выполнил работу и это может привести к последствиям со стороны контрагентов или контролирующих органов.
Образец докладной при некорректном поведении работника
Докладная сообщит о недопустимом поведении сотрудника. Можно требовать не только наказания, но и обязательства не допускать такого проступка впредь.
Что дальше?
Получив докладную, руководитель принимает решение. Свою волю он выражает резолюцией на этой же записке. Документ имеет юридическую силу и является основанием для выполнения дальнейших действий.
После того как вопрос решен, записку подшивают для хранения на 3-5 лет в книгу с приказами, заявлениями, справками, служебками или к документам, которые составлены на основании этой докладной, например, в дело о служебном расследовании.
Докладная. Образец написания записки
Внутри одного предприятия информация между структурными подразделениями передаётся при помощи информационных и справочных документов. Среди них стоит выделить докладную записку. Через неё обращаются к вышестоящему руководству с различными сообщениями или с просьбами принять решение по важным вопросам. Докладная записка хоть и внутренний документ, но имеет свои правила составления в зависимости от рабочих ситуаций и целей.
На выбор три образца бланков здесь
Отображение в законе
В законодательных актах вы не найдёте термин «докладная записка». Виды служебной информации не содержит в себе даже Трудовой кодекс. Однако докладная записка имеет номер в классификаторе ОКУД – 0286041. Этот вид обмена информацией между работниками одной организации стоит на одном уровне со служебными и объяснительными записками.
Особенности докладных записок
Докладная направляется только в адрес вышестоящего руководства. Это и отличает её от других видов записок внутри одной фирмы. То есть в адрес тех, кто наделён полномочиями принимать важные решения для правильного функционирования деятельности компании. В документе должны присутствовать сведения, которые в зависимости от цели и предложений повлекут за собой определённые действия.
Разница между докладной запиской и служебной
Докладная записка направляется в адрес генерального директора, то есть по своеобразной вертикали. А служебная записка – это обмен информацией между работниками равного статуса. ОКУД не включает в себя сведений о служебных записках, поэтому она составляется работниками по личной инициативе.
Разница между докладной запиской и объяснительной
Объяснительная тоже направляется в адрес вышестоящего руководства, но главным отличием здесь является цель. То есть дать разъяснения сложившейся ситуации, чтобы сделать вывод о наличии (отсутствии) противоправных действий со стороны работника. Как и в случае с докладной, генеральный директор будет принимать решение, но это относится лишь к рассмотрению дисциплинарных нарушений. Объяснительная записка отражена в ОКУД и пишется по просьбе начальства.
ВАЖНО! Инициатива к написанию докладной записки может исходить как от работника, так и по требованию уполномоченных лиц в зависимости от ситуации. Этот документ имеет юридическую силу.
Функции докладной записки
Главная цель – передать директору главную информацию, за которой последуют определённые действия. Функции документа могут быть разными:
Классификация докладных записок
При анализе документации любой из организаций, можно обнаружить несколько наиболее часто составляемых докладных.
По содержанию:
По адресату:
СПРАВКА! В зависимости от предполагаемого адресата меняется и вид докладной записки. Внешняя записка составляется на фирменном бланке организации.
По фактам:
Как правильно составить докладную
Инициировать написание записки может любой сотрудник предприятия. Но не стоит забывать о правилах субординации. На имя генерального директора документ составляет руководитель структурного подразделения. Нижестоящие сотрудники должны сначала обсудить возникающие вопросы со своим непосредственным начальником. А уже последний, если посчитает необходимым, сообщит об этом в главную дирекцию.
Сотрудникам разрешается напрямую направить документ генеральному директору, но с подписью непосредственного начальника. Исключение – жалоба на начальника подразделения. В этом случае его подпись не требуется.
Структура записки
Структура докладной записки имеет некоторые моменты, которые обязательны к соблюдению:
Оформление
Требования к составлению докладной записки отражены в ГОСТ 6.30-2003. Документы, составленные с ошибками, могут потерять юридическую силу. Соответственно, при возникновении спорных ситуаций, не смогут выступить в качестве доказательственной базы.
Оформление внутренней докладной
Внутренняя докладная пишется как на компьютере, так и собственноручно на листе формата А4. Специальный бланк для неё не предусмотрен. В ней должно быть отражено:
Оформление внешней докладной
Внешняя докладная записка – это, по сути, исходящий документ, который составляется на фирменном бланке организации. Вышеуказанные сведения в правилах внутренней докладной, распространяются и на внешнюю, но с добавлением нескольких моментов:
Реакция адресата
Адресат внимательно изучают всю информацию, содержащуюся в докладной записке, и принимает решение. Дальнейшие указания он пишет на том же листе докладной. Это решение называется резолюцией, которая обязывает выполнять требования руководства.
Виды докладных записок. Скачать готовые бланки
На практике существует несколько видов докладных, которые чаще всего встречаются в деятельности организаций. Например, сообщение о нарушении трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка, о неисполнении работников своих прямых обязанностей и о недобросовестном поведении.
Докладная записка о нарушении рабочих правил
Наиболее часто встречающий вид докладной записки. Только через неё фиксируется факт дисциплинарного нарушения. Этот документ является официальным его подтверждением, и поможет применить соответствующие дисциплинарные взыскания по отношению к виновному. В ней отражаются данные о проступке и о мерах, которые нужно применить. Например, об опоздании или несоблюдения требований администрации.
Докладная записка о неисполнении своих прямых трудовых обязанностей
Такая докладная сообщит вышестоящему руководству, что работник не выполняет (или плохо выполняет) свои прямые трудовые обязанности, отражённые в трудовом договоре и должностной инструкции. В конце документа отражается просьба о дисциплинарном воздействии. Без докладной любые санкции в отношении работника признаются недействительными.
Докладная записка о некорректном поведении
Уведомить начальство о недопустимом или некорректном поведении сотрудника на своём рабочем месте тоже можно при помощи докладной. Требования к наказанию виновника составляются таким образом, чтобы в будущем подобные ситуации не повторялись.
Обратите внимание, что такую записку может написать и сотрудник на своего непосредственного начальника вышестоящему руководству, когда тот допускает некорректное поведение в отношении своих подчиненных.
Правила и нормы составления Докладной записки (оформляем по образцу)
Активную деятельность любого государственного или коммерческого предприятия невозможно представить без хождения внутренней деловой документации. Именно правильно оформленные информационные документы являются важными опорными элементами при принятии тех, или иных решений, отстаивании интересов организации и отдельных ее сотрудников.
Сегодня мы поговорим об одном из таких документов, называемым докладной запиской, с помощью которого принято доводить до сведения руководства те либо иные факты. Для вас мы подготовили типичные образцы документа и примеры его заполнения.
Докладная записка представляет собой информационно-справочный документ, составляемый в том случае, когда необходимо донести до начальства сведения, например, о положении дел на предприятии, возникших трудовых спорах внутри коллектива, некорректном поведении отдельных сотрудников на рабочем месте (дисциплинарных нарушениях, непозволительном поведении) и т.д.
Аннота́ция статьи
Виды и формы служебных записок
Считается, что единообразной формы, которой должны соответствовать содержание и оформление записки нет. Это не так, поскольку составление внутренних документов организации регламентировано, по крайней мере, общими правилами написания делового письма.
Записки классифицируются в зависимости от своего содержания на
И, еще одна классификация, на внутренние и внешние – в зависимости от адресата (записка направляется либо одному из руководящих лиц организации или в вышестоящие органы).
Чем отличается служебная от докладной?
Все довольно просто. Служебная – это один большой класс документов, к которому можно отнести записки различного назначения, перемещающиеся внутри предприятия. Докладная это уже подкласс, входящий в класс служебных. В этом и заключается разница между ними.
Схема составления записки на провинившегося сотрудника
Четко регламентированного способа составления записки нет: пишется она либо в свободной форме, либо в соответствии с унифицированным образцом, если таковой зафиксирован локальными нормативными актами организации. Общее требования к написанию этого документа – соблюдение правил деловой переписки: излагаться информация должна четко, логично, события – в хронологическом порядке, грамотно – без пунктуационных орфографических и стилистических ошибок: если нарушены требования техники безопасности – излагаются факты и их последствия (возможны или уже наступившие), без личностной оценки произошедшего.
При составлении документа в качестве опоры можно использовать национальный стандарт составления организационно-распорядительных документов (ГОСТ Р 7.0.97-2016). Важно помнить, что докладная записка – это деловой документ, официально заверенный подписью составителя, поэтому и заполнять его необходимо как официальную бумагу.
Порядок составления документа, в соответствии с правилами оформления официальных бумаг, должен выглядеть следующим образом:
Грамотный образец в 2020-2021 году
Мы подготовили для вас несколько типичных образцов докладных записок и сейчас вы можете их просто скачать на свой ПК, после чего заменить часть текстовой информации, на свою. Это будет правильно.
Образец в формате WORD, 2021 год
Если вы считаете, что ваших знаний недостаточно, то писать записку не торопимся, читаем статью до конца, запоминаем советы и рекомендации экспертов и применяем их практике.
Хорошо, переходим к практическим вариантам.
Пример 1: Причина / Сотрудник не выполняет профессиональные обязанности (образец)
Каждый из сотрудников организации имеет закрепленные за ним посредством определенных документов (трудового договора, должностной инструкции) должностные обязанности. При приеме на работу до сотрудника со стороны нанимателя должна быть донесена информация о перечне задач, которые работник он обязан выполнять в соответствии с подписанным им трудовым договором, а невыполнение обязанностей – прямое нарушение этого договора.
Если сотрудник не выполняет поставленные перед ним задачи или создает преграду для выполнения профессиональных обязанностей своим коллегам, то те, в свою очередь, обязаны проинформировать об этом администрацию предприятия или вышестоящее руководство.
Перед тем, как принять меры к провинившемуся, руководство должно убедиться в неправомерности его действий. Например, последний перестал выходить на работу, на основании этого факта была составлена докладная записка. Обвиненный сотрудник в объяснительной записке указал, что отсутствует (невыход) по причине задержки выплаты зарплаты на 15 дней, о чем предварительно в письменном виде оповестил руководство. Выйдет на работу он только тогда, когда организация выразит свою готовность выплатить необходимую сумму денег. При этом действия сотрудника, не выходящего на работу, нельзя назвать неправомерными, так как его право не выходить на работу в случае невыплаты зарплаты регламентировано статьей 142 Трудового кодекса РФ.
Теперь наглядный пример.
Директору ООО «ДомСтрой»
Сергееву Сильвестру Павловичу
от руководителя отдела продаж
Дмитриева Ивана Андреевича
Довожу до Вашего сведения, что 24.10.2020 года находящийся у меня в подчинении сотрудник отдела продаж Иванов Сергей Петрович не выполнил мое требование проконсультировать клиента, желавшего совершить крупную продажу (при этом он являлся единственным не занятым работой сотрудником). Продажа осуществилась только за счет того, что клиента проконсультировал я.
На основании изложенных фактов предлагаю привлечь Иванова И.П. к дисциплинарной ответственности.
Или, более конкретное предложение.
На основании изложенных фактов предлагаю объявить Иванову И.П. строгий выговор.
Руководитель отдела розничных продаж (подпись) Дмитриев И. А.
Пример 2: Причина / Работник нарушил дисциплину (образец)
Докладная записка о нарушении правил дисциплины входе трудового процесса – наиболее распространенный тип этого документа. Создаваться он должен в том случае, когда начальство необходимо оповестить о нарушении сотрудником норм поведения и правил рабочего процесса. Иногда составление такой докладной является необходимостью: например, если сотрудник, производящий контроль за осуществлением трудовой деятельности, должен ежедневно составлять отчет о соблюдении рабочего распорядка. Если сотрудник нарушил внутренний распорядок (предположим, опоздал на работу), то о его проступке необходимо доложить начальству. Записка может составляться и инициативно, если рабочий коллектив (или одного и работников) не устраивает поведение кого-то из коллег, которое выражается, например, в пренебрежительном отношении к работе или другим людям.
В любом случае, прежде чем наказать провинившегося сотрудника, руководство должно потребовать с него написание объяснительной записки. Этого требует статья 139 Трудового кодекса.
Директору ООО «ДомСтрой»
Сергееву Сильвестру Павловичу
от руководителя отдела продаж
Дмитриева Ивана Андреевича
Докладываю, что 25.11.2021 года находящийся у меня в подчинении сотрудник отдела продаж Иванов Сергей Петрович не вышел на работу, предварительно не оповестив меня, своего непосредственного руководителя. Когда я позвонил ему с целью выяснения причины отсутствия, тот грубо ответил и завершил вызов.
Прошу Вас привлечь этого сотрудника к дисциплинарной ответственности.
Руководитель отдела розничных продаж (подпись) Дмитриев И. А.
При трудоустройстве соискателя должны проинформировать о правилах внутреннего трудового распорядка организации (ПВТР), ознакомить с имеющимися нормативными актами, рассказать о служебных обязанностях, графике работы и т.д. Подписывая договор, работник обязуется эти правила выполнять. Подпись подразумевает, что работник ознакомлен с правилами трудовой дисциплины. В случае их нарушения сотрудник может понести разные наказания в зависимости от тяжести проступка: от выговора или депремирования до увольнения.
Пример 3: Причина составления / Некорректное или аморальное поведении нарушителя (образец)
Некорректное, порой и хамское поведение сотрудника не всегда является прямым нарушением дисциплины, но оно может «расшатать» налаженный в коллективе микроклимат, а записка выступает скорее сигналом для начальства с одной стороны и сотрудника с другой, и создается с целью предотвращения подобного поведения последнего в будущем. Но если действия работника попадают под категорию административного или уголовного права, руководству необходимо принять меры, сообразные случившейся ситуации, вплоть до подачи заявления в полицию.
Записка о некорректном поведении, точнее ее образец, может выглядеть следующим образом:
Директору ООО «ДомСтрой»
Сергееву Сильвестру Павловичу
от руководителя отдела продаж
Дмитриева Ивана Андреевича
Довожу до Вашего сведения, что 26.12.2020 года находящийся у меня в подчинении сотрудник отдела продаж Иванов Сергей Петрович позволял себе нелестные высказывания с использованием табуированной лексики в отношении меня, а также покупателей и других сотрудников, с которыми я в течение дня разговаривал. Смею предположить, что говорил он это, находясь в явно неадекватном состоянии. Этот сотрудник не впервые прибегает к использованию нецензурной лексики в отношении своих коллег, что нервирует весь рабочий коллектив и мешает исполнению должностных обязанностей.
Прошу Вас привлечь этого сотрудника к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.
Руководитель отдела розничных продаж (подпись) Дмитриев И. А.
Пример 4. Причина составления / Невыход на работу (прогул)
Докладная записка о прогуле составляется в рамках внутреннего расследования инцидента. В ходе мероприятия фиксируются факты произошедшего, составляются соответствующие документы, оформляется и служебная записка о нарушении. Посмотреть образец, и скачать документ вы можете по данной ссылке.
Необходимо, чтобы докладная была передана руководству, иначе она будет считаться недействительной. Лучше передать ее непосредственно в руки директору или руководителю нужного подразделения. В отсутствие руководителя на рабочем месте, справку стоит отдать секретарю, который, в свою очередь, передаст ее необходимому сотруднику высшего звена.
В каких случаях документ нужен
Записка, являясь внутренним документом организации, позволяет обеспечивать горизонтальные связи между разными отделами. В данном случае – проинформировать руководство о внештатной ситуации, которую инициировал тот или иной сотрудник. Руководство, в свою очередь, обязано этот документ рассмотреть и предпринять необходимые действия для устранения неполадки. Поскольку речь идет о докладной записке, действия должны быть совершены в отношении сотрудника. Решение о введении (или не введении) наказания принимает руководство: провинившемуся сотруднику может грозить как дисциплинарное взыскание, так и увольнение из организации.
Законодательно форма и причина написания документа не регламентируются, но унифицированная форма составления документа может быть утверждена локальными актами организации. Среди причин написания записки, как правило, выступают:
Кто имеет право
Вообще, написать докладную записку может любой сотрудник, но на практике процесс составления этой бумаги базируется на принципе иерархической лестницы: то есть руководитель структурного подразделения составляет записку на имя руководителя в лице гендиректора. В дополнение к этому конфликт должен решаться сначала на локальном уровне, с участием руководителя подразделения, и только в том случае, если он сочтет нужным донести начальству информации о происшествии, составляется докладная записка.
Документ может составить и другой сотрудник, но все равно потребуется его заверение непосредственным руководителем (характер заверения определяет организация. Как правило, достаточно поставить подпись, ее расшифровку и дату ознакомления).
Но что делать, если докладная пишется на непосредственного (начальника) руководителя? Все равно нужно добиваться получения визы от руководителя? Нет, конечно. Если сотрудники, находящиеся в подчинении, считают нужным донести до директора информацию о проступке, который совершил их руководитель, в визировании нет необходимости. Бумагу можно предоставить генеральному директору. Составляется она по те же правилам и оформляется по тем шаблонам, которые мы привели ниже.
Реакция руководителя на документ
Цель создания докладной – необходимость в информировании руководства, поэтому она и передается директору организации, его заместителю или другому ответственному сотруднику, в соответствии с локальными документами. Ответственно лицо должно рассмотреть предоставленную записку, после чего принять решение и посредством резолюции дать старт его исполнению.
Дисциплинарное взыскание может производиться только после получения от провинившегося сотрудника объяснительной записки. Однако отказ от ее составления не означает, что руководству стоит закрыть глаза на произошедшее. В любом случае, предприятие должно инициировать проведения расследования по тем фактам, которые изложены в документе. Цель – получение доказательств и документальное закрепление факта проступка, совершенного нарушителем в специальном акте. В ином случае, наказание будет незаконным и может быть оспорено в контролирующих органах.
Учет служебных записок на предприятии
Делопроизводственная служба предприятия выполняет ряд важных функций, среди которых особняком стоит одна задача: создание условий для оперативного поиска необходимой документации. В нашем случае – бумаг, передаваемых руководству, и информации, их сопровождающей. В целях обеспечения оперативности и систематизации используются регистрационные формы документов.
Почему документы необходимо регистрировать? Дело только в удобстве поиска документов? Служебные, объяснительные и, конечно, докладные записки имеют, как и любой документ, определенную семантическую нагрузку, но дело не только в этом. Потребность в регистрации связана в первую очередь с необходимостью получения резолюции от начальства, то есть вердикта, постановления высшего руководителя. То есть регистрационные формы нужны не только для обеспечения оперативности поиска, систематизации (учета) документов, но и контроля за их исполнением.
В зависимости от особенностей делопроизводства, организация может выбрать наиболее удобную форму регистрации внутренних (и иных) документов: журнальную, карточную или автоматизированную.
Рассмотрим подробнее каждую форму:
Требует внимания
Немногим выше мы упомянули особый нормативный акт – инструкцию по делопроизводству. Следует рассмотреть ее детальнее, поскольку в ней фиксируется информация о правилах регистрации и учета документов.
В инструкции по делопроизводству обязательно должны быть зафиксированы следующие положения:
Важно учитывать, что в инструкции по делопроизводству не должно быть неясных формулировок. Например, ГОСТ Р 6.30-2003 утверждает, что регистрировать нужно только важные документы. В инструкции нужно указать конкретный перечень этих документов. Более того, недостаточно просто указать документы, которые нужно регистрировать. Также стоит обратить внимание на ряд других факторов, таких как: