как писать доверительное письмо образец
Как написать доверительное письмо
Нередко возникают ситуации, когда одному человеку требуется уполномочить другого сделать что-либо: получить, отправить, решить, и т.д. в силу того, что он сам не может присутствовать в нужном месте. В таком случае приходит на помощь доверительное письмо, или доверенность. Оно позволяет решать вопросы финансового, юридического и иного плана.
Суть доверительного письма – позволить другому человеку принимать решения в ситуациях, когда ваше присутствие невозможно.
Как написать доверительное письмо
Как правило, при составлении доверительного письма задействованы три стороны:
Письмо адресуется второй стороне и в нем указывается, какими полномочиями наделяется посредник, чтобы действовать от вашего имени.
Документ такого плана может служить достаточно веским аргументом в юридических спорах, поэтому к его составлению следует отнестись серьезно:
В организациях, где частая практика употребления доверительных писем, их печатают на фирменных бланках либо используют специально установленные бланки с формой доверенности.
В тексте доверительного письма должны быть следующие сведения:
Подписание доверительного письма лучше совершить в присутствии свидетеля или нотариуса, причем они в документе не упоминаются.
Для предотвращения возникновения непредвиденных ситуаций лучше сделать копию с доверительного письма для себя.
Доверительное письмо на получение груза
В доверительном письме, составленном для получения груза, должны присутствовать следующие сведения:
Образец доверительного письмо
Если вы пишите доверенность от организации, то заверять ее нигде не нужно! Достаточно подписи руководителя и печати организации. Во избежании проблем запаситесь бланками доверенностей. Для доверенностей на получение ТМЦ (товарно-материальную ценность) существует две формы форма № М-2 и форма № М-2а. Выдача доверенностей подлежит учету в журнале регистрации и учета выданных доверенностей. Проще всего заполнять их автоматически с помощью бухгалтерских программ (1С или Сбис++). При заполнении не оставляйте графы пустыми
6 писем, которые помогут вам наладить доверительные отношения с подписчиками
Доверие клиентов – это самое важное к чему нужно стремиться. Только в ситуации, когда ожидания клиентов оправдываются на 100%, а доверие становится ключевым фактором в выстраивании бизнес отношений, ваши вновь прибывшие клиенты становятся постоянными, а постоянные не захотят уходить к конкурентам.
Вот почему на основе критерия доверия формируется стабильное развитие бизнеса и рост доходов.
В нашей статье мы расскажем, как завоевать доверие клиентов с помощью email рассылки, и на 6 примерах покажем, с помощью каких писем можно наладить крепкую связь и лояльно расположить подписчиков по отношению к вашей компании.
Welcome письмо
Решение иметь с вами дело или нет, зарождается у вашего подписчика с самых первых минут взаимодействия с вашей рассылкой.
Приветственное письмо – это первое впечатление, оно самое яркое и запоминающееся. Само собой разумеется, что приобрести доверие с первого впечатления не всегда возможно, но оно станет первоначальным шагом на пути долгосрочного сотрудничества с клиентами.
Посмотрите, как на примере ниже интернет-магазин в приветственном письме использует тактику скидки + гарантии + преимущества в своем приветственном письме. Такое многообещающее начало вполне может стать хорошим стартом для будущего доверия.
Новостные письма
Новостная рассылка держит вашего подписчика в курсе всех событий, которые происходят у вас в компании. Цель этого письма не продать, а проинформировать.
Расскажите вашим подписчикам о новинках, прибывших на склад, проинформируйте о предстоящих выставках, в которых будете участвовать, сообщите об изменениях рабочего графика в период наступающих праздников, пригласите на онлайн вебинар. Все эти письма не влияют на прямые продажи, зато они повышают доверие и лояльность.
Правило новостного письма состоит в том, что оно должно быть на 90% образовательным и на 10% рекламным. Когда рассылка состоит не только из саморекламы, а также из актуальных новостей и содержит интересный контент, подписчики будут с нетерпением ожидать такие письма.
Посмотрите, как интернет-магазин здорового питания в новостном email не использует ни единой кнопки призыва к действию «Купить», тем не менее, вся информация изложена так, что становится интересно, что за продукция скрывается за этим письмом.
В письме присутствует: информация об обновленном графике доставки, рецепт белого хлеба на жидкой закваске, полезная статья на тему «Как есть меньше и не испытывать чувство голода», в которой приводится таблица индексов насыщаемости организма. Рекламой из всего письма является лишь блок с презентацией продукта. Письмо читается на одном дыхании, потому что вся информация подана гармонично и ненавязчиво и именно эта ненавязчивость и формирует чувство доверия.
Приглашайте к сотрудничеству и спрашивайте мнение подписчиков
Доверительные отношения складываются тогда, когда люди взаимодействуют друг с другом, делятся своими идеями, опытом, привлекают друг друга к участию в проектах. Такое партнерство приводит к доверительным и даже дружеским отношениям.
Даже если желающих поучаствовать окажется немного, привлекая к сотрудничеству своих подписчиков, вы покажете свое уважение, заинтересованность. Подписчики должны знать, что вы цените их мнение.
Из примера ниже мы видим, как сервис изучения иностранных языков привлекает своих подписчиков к разработке мобильных приложений. По версии автора, мнение подписчиков поможет улучшить сам сервис, и изучение станет намного эффективнее.
Обратите внимание, что письмо написано от лица сотрудника, и даже есть фотография. Это еще один способ повысить индекс доверия вашего предложения.
Рекомендации экспертов, как тактика маркетинга влияния
Маркетинг влияния используется в email рассылке для того, чтобы повысить индекс доверия.
Используйте мнение экспертов, влиятельных авторитетов, знаменитостей, которые могут посоветовать или решить сложности, с которыми мог бы столкнуться ваш подписчик. Так email будет обладать огромным потенциалом наладить доверительные отношения с клиентами, потому как это не односторонняя связь, это все же общение.
Советуйте в рамках профиля вашей компании. Например, магазин обуви может отправить подписчикам письмо с рекомендациями как ухаживать за обувью в осенне-зимний период, специализирующийся журнал о бухгалтерии сможет порадовать подписчиков заранее подготовленными образцами заполнения бланков отчетности, которые можно распечатать.
Знайте, что к советам прислушивается многие потребители. В недавнем исследовании, было выявлено отношение потребителей к рекомендациям. Было опрошено 885 человек, которые получили рекомендации от экспертов, а также от обычных потребителей. По результатам можно однозначно утверждать, что люди склонны доверять им, особенно мнению тех людей, кто разбирается в деле и является экспертом.
Настоящие, полезные советы зарождают доверие. Поэтому тактику маркетинга влияния стоит использовать в своих рассылках.
Из email ниже видно как интернет-магазин одежды и аксессуаров подает линейку одежды, подготовленную для занятий йогой. Образы подаются не от фотомоделей, а представлены как рекомендации известных йога инструкторов: Алиши Сержант, Софии Джаффэ и Челси Кауай. К мнению профессионалов своего дела подписчики, скорее всего, прислушаются и проявят интерес к продукции.
Обрадуйте подписчика подарком!
Кто же из нас не любит подарки? Даже небольшая скидка в виде купона поднимает нам настроение. К тому же ученые утверждают, что получение подарков повышает уровень окситоцина в нашем организме. Окситоцин, так называемый «гормон любви», создает чувство покоя и даже снижает стресс.
Так почему бы не воспользоваться этим при разработке своего письма?
Что-то сделали не так? Тогда срочно извиняйтесь!
Ситуация порою может сложиться так, что вы допустили ошибку, отправив предложение не на тот адрес, или предоставили неточные данные, или дали битую ссылку. С кем не бывает? Главное вовремя признать свою ошибку и дать понять, что вам важны переживания клиента.
Представим ситуацию. В рассылке вы предложили скачать книгу, но на сервисе произошел технический сбой, и книга не открылась у пользователей должным образом. В этом случае отправьте подписчикам извинения и признайте свою вину.
Все письма, которые вы составляете, не должны вызывать отторжения и желания поскорее закрыть и отложить на потом. Внимательно пишите тексты, избегайте орфографических ошибок, обращайтесь к подписчику по имени, указывайте свои контактные данные, и конечно же наполняйте письма ценным контентом. Так вы сможете наладить доверительные отношения с подписчиком и добиться самых высоких метрик по открываемости и кликабельности. Существует следующая поговорка о доверии: «Мы не доверяем людям либо потому, что не знаем их, либо потому, что знаем их чересчур хорошо». Стремитесь к той рассылке, которая с первого письма сделает шаг на пути к доверию и в последующих письмах только укрепит его!
Какую юридическую силу имеет доверительное письмо? Заменяет ли доверительное письмо доверенность или нет?
Какую юридическую силу имеет доверительное письмо? Заменяет ли доверительное письмо доверенность или нет?
Ответы на вопрос:
Статья 182. Представительство
1. Сделка, совершенная одним лицом (представителем) от имени
другого лица (представляемого) в силу полномочия, основанного на
доверенности, указании закона либо акте уполномоченного на то
государственного органа или органа местного самоуправления,
непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и
Полномочие может также явствовать из обстановки, в которой
действует представитель (продавец в розничной торговле, кассир и
2. Не являются представителями лица, действующие хотя и в
чужих интересах, но от собственного имени (коммерческие
посредники, конкурсные управляющие при банкротстве, душеприказчики
при наследовании и т.п.), а также лица, уполномоченные на
вступление в переговоры относительно возможных в будущем сделок.
3. Представитель не может совершать сделки от имени
представляемого в отношении себя лично. Он не может также
совершать такие сделки в отношении другого лица, представителем
которого он одновременно является, за исключением случаев
4. Не допускается совершение через представителя сделки,
которая по своему характеру может быть совершена только лично, а
равно других сделок, указанных в законе.
Статья 183. Заключение сделки неуполномоченным лицом
1. При отсутствии полномочий действовать от имени другого лица
или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной
от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое
лицо (представляемый) впоследствии прямо не одобрит данную
2. Последующее одобрение сделки представляемым создает,
изменяет и прекращает для него гражданские права и обязанности по
данной сделке с момента ее совершения.
Статья 184. Коммерческое представительство
1. Коммерческим представителем является лицо, постоянно и
самостоятельно представительствующее от имени предпринимателей при
заключении ими договоров в сфере предпринимательской деятельности.
2. Одновременное коммерческое представительство разных сторон
в сделке допускается с согласия этих сторон и в других случаях,
предусмотренных законом. При этом коммерческий представитель
обязан исполнять данные ему поручения с заботливостью обычного
Коммерческий представитель вправе требовать уплаты
обусловленного вознаграждения и возмещения понесенных им при
исполнении поручения издержек от сторон договора в равных долях,
если иное не предусмотрено соглашением между ними.
3. Коммерческое представительство осуществляется на основании
договора, заключенного в письменной форме и содержащего указания
также и доверенности.
Коммерческий представитель обязан сохранять в тайне ставшие
ему известными сведения о торговых сделках и после исполнения
данного ему поручения.
4. Особенности коммерческого представительства в отдельных
сферах предпринимательской деятельности устанавливаются законом и
иными правовыми актами.
Статья 185. Доверенность
1. Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое
одним лицом другому лицу для представительства перед третьими
лицами. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем
может быть представлено представляемым непосредственно
соответствующему третьему лицу.
2. Доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной
формы, должна быть нотариально удостоверена, за исключением
случаев, предусмотренных законом.
3. К нотариально удостоверенным доверенностям приравниваются:
1) доверенности военнослужащих и других лиц, находящихся на
учреждениях, удостоверенные начальником такого учреждения, его
заместителем по медицинской части, старшим или дежурным врачом;
2) доверенности военнослужащих, а в пунктах дислокации
заведений, где нет нотариальных контор и других органов,
совершающих нотариальные действия, также доверенности рабочих и
служащих, членов их семей и членов семей военнослужащих,
удостоверенные командиром (начальником) этих части, соединения,
учреждения или заведения;
3) доверенности лиц, находящихся в местах лишения свободы,
удостоверенные начальником соответствующего места лишения свободы;
4) доверенности совершеннолетних дееспособных граждан,
находящихся в учреждениях социальной защиты населения,
удостоверенные администрацией этого учреждения или руководителем
(его заместителем) соответствующего органа социальной защиты
4. Доверенность на получение заработной платы и иных платежей,
связанных с трудовыми отношениями, на получение вознаграждения
авторов и изобретателей, пенсий, пособий и стипендий, вкладов
граждан в банках и на получение корреспонденции, в том числе
денежной и посылочной, может быть удостоверена также организацией,
эксплуатационной организацией по месту его жительства и
администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он
находится на излечении.
Доверенность на получение представителем гражданина его
вклада в банке, денежных средств с его банковского счета,
адресованной ему корреспонденции в организациях связи, а также на
совершение от имени гражданина иных сделок, указанных в абзаце
первом настоящего пункта, может быть удостоверена соответствующими
банком или организацией связи. Такая доверенность удостоверяется
(абзац введен Федеральным законом от 12.08.1996 N 111-ФЗ)
5. Доверенность от имени юридического лица выдается за
подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это
его учредительными документами, с приложением печати этой
Доверенность от имени юридического лица, основанного на
государственной или муниципальной собственности, на получение или
выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть
подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации.
Статья 186. Срок доверенности
1. Срок действия доверенности не может превышать трех лет.
Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение
года со дня ее совершения.
Доверенность, в которой не указана дата ее совершения,
2. Удостоверенная нотариусом доверенность, предназначенная для
совершения действий за границей и не содержащая указание о сроке
ее действия, сохраняет силу до ее отмены лицом, выдавшим
Статья 187. Передоверие
1. Лицо, которому выдана доверенность, должно лично совершать
те действия, на которые оно уполномочено. Оно может передоверить
их совершение другому лицу, если уполномочено на это доверенностью
либо вынуждено к этому силою обстоятельств для охраны интересов
2. Передавший полномочия другому лицу должен известить об этом
выдавшего доверенность и сообщить ему необходимые сведения о лице,
которому переданы полномочия. Неисполнение этой обязанности
возлагает на передавшего полномочия ответственность за действия
лица, которому он передал полномочия, как за свои собственные.
3. Доверенность, выдаваемая в порядке передоверия, должна быть
нотариально удостоверена, за исключением случаев, предусмотренных
пунктом 4 статьи 185 настоящего Кодекса.
4. Срок действия доверенности, выданной в порядке передоверия,
не может превышать срока действия доверенности, на основании
которой она выдана.
Статья 188. Прекращение доверенности
1. Действие доверенности прекращается вследствие:
1) истечения срока доверенности;
2) отмены доверенности лицом, выдавшим ее;
3) отказа лица, которому выдана доверенность;
4) прекращения юридического лица, от имени которого выдана
5) прекращения юридического лица, которому выдана
6) смерти гражданина, выдавшего доверенность, признания его
недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно
7) смерти гражданина, которому выдана доверенность, признания
его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно
2. Лицо, выдавшее доверенность, может во всякое время отменить
доверенность или передоверие, а лицо, которому доверенность
3. С прекращением доверенности теряет силу передоверие.
Статья 189. Последствия прекращения доверенности
1. Лицо, выдавшее доверенность и впоследствии отменившее ее,
обязано известить об отмене лицо, которому доверенность выдана, а
также известных ему третьих лиц, для представительства перед
которыми дана доверенность. Такая же обязанность возлагается на
правопреемников лица, выдавшего доверенность, в случаях ее
прекращения по основаниям, предусмотренным в подпунктах 4 и 6
пункта 1 статьи 188 настоящего Кодекса.
2. Права и обязанности, возникшие в результате действий лица,
которому выдана доверенность, до того, как это лицо узнало или
должно было узнать о ее прекращении, сохраняют силу для выдавшего
доверенность и его правопреемников в отношении третьих лиц. Это
правило не применяется, если третье лицо знало или должно было
знать, что действие доверенности прекратилось.
3. По прекращении доверенности лицо, которому она выдана, или
его правопреемники обязаны немедленно вернуть доверенность.
Похожие вопросы
В чем разница между доверенностью и доверительным письмом.
Скажите пожалуйста имеет ли право ком. директор подписывать гарантийные письма без доверенности на подпись от директора, и вообще какие документы он имеет право подписывать без доверенности и имеет ли силу такое гарантийное письмо.
На имя ген директора (как физ. лицо) поступило на почту заказное письмо, могу ли я получить указанное письмо по доверенности от ген директора ООО, естественно я являюсь сотрудником.
Послала письмо с доверенностью для адвоката Экспресс-письмо EMS но без объявленной стоимости, заплатила за пересылку 680 руб. это письмо потеряли, могу я требовать с почты сумму которую мне присудят на судебном процессе если мой адвокат не сможет меня представлять?
Заказчик отдал мне доверительное письмо для получения товара третьим лицом я должен предоставить свою доверенность на отпуск товара третьему лицу правомочно ли доверительное письмо или нужна доверенность.
Помогите, пожалуйста, в сложившейся ситуации. Моя бабушка умерла в 2007 году. Наследники первой очереди – два сына. Один (мой отец) жил вместе с бабушкой, другой (мой дядя) в Кемеровской области. У бабушки в собственности квартира и садовый участок. Квартира была приватизирована на бабушку и моего отца в равных долях. Т.е. к наследованию обоих сыновей бабушкина доля квартиры. Мой дядя сказал, что претендовать на квартиру не будет, т.к. в свое время была устная договоренность о том, что бабушка помогла купить им дом в Кемеровской области и на квартиру он не претендует. Завещания бабушка не оставила. Спустя полгода дядя прислал письмо с уведомлением с доверенностью на моего отца, чтобы он оформил на него причитающуюся ему долю наследства. В получении письма мой отец расписался. Далее они по телефону поговорили с дядей, он сказал, что на него надавила жена, и что ему по-прежнему ничего не нужно. Папа оформил все наследство на себя. Спустя некоторое время мой дядя заболел раком и умер в 2011 году. Могут ли его дети и жена претендовать на наследство теперь? Они сказали, что отец (мой дядя) оставил после себя много долгов, и они хотят вступить в наследство, но какие-либо действия начнут, когда кредиторы умершего дяди успокоятся, чтобы наследство не пошло в счет погашения задолженности. Имеют ли они на это право (учитывая, что с момента смерти наследодателя (бабушки) прошло 5 лет, но есть уведомление о получении моим отцом доверенности) и как они могут это осуществить? Спасибо.
Имеет ли юридическую силу нотариально заверенная копия на генеральную доверенности?
Деловые письма в 2021 году: как написать, виды и примеры оформления
Грамотное написание деловых писем – это одна из составляющих успеха в своем бизнесе. И несмотря на то, что 98% от всей переписки с контрагентами ведется через электронную почту, знания о правилах составления официальной корреспонденции не изжили себя. О том, как правильно писать деловые письма в 2021 году, и пойдет речь ниже.
Деловое письмо – что это?
Термин «официальное письмо» включает в себя все виды переписки, затрагивающие коммерческую деятельность. Например изложение претензии, решение организационных вопросов и обмен предложениями.
Стандартное официальное письмо сложно спутать с чем-то другим, благодаря характерным признакам: лексика, не подразумевающая эмоций, соблюдение субординации, бланк, разработанный специально для делового письма.
Отправка официального письма в организацию может преследовать разные цели. Но чаще всего – это:
Впрочем, приведенный список нельзя считать полным.
Также официальное письмо должно быть:
Важно понимать, что письмо официального типа в компанию или государственную организацию имеет юридическую силу. Несмотря на то, что единого бланка, утвержденного на законодательном уровне, не предусмотрено, наличие полных реквизитов фирмы, печати и подписи придает изложенной информации юридически значимый статус.
При возникновении споров между сторонами, доходящих до судебных тяжб, переписка в процессе рассмотрения будет использоваться в качестве весомого и бесспорного аргумента.
Шаблоны оформления для делового письма (пустые):
Образец официального делового письма
Деловой этикет предусматривает огромное количество разных писем – потенциальному клиенту, контрагенту, заказчику и не только. Каждый вариант оформляется по-своему. И самые распространенные виды корреспонденции собраны в этом разделе.
Деловое письмо на английском языке с переводом (+образец оформления)
Ежегодно количество российских компаний, выходящих на международный рынок, увеличивается. А значит и растет документооборот между организациями из разных стран. И особенно это касается англоязычных государств, охотно налаживающих отношения с российскими фирмами.
Примеры писем на Английском:
Деловое письмо на английском языке не имеет четко определенной формы. Поэтому составлять его нужно, руководствуясь общепринятыми правилами:
Структура текста остается стандартной, но ряд нюансов у такой переписки имеется:
В письме стандартное обращение является началом вводной и основной частей. Приложения предваряет сокращение «Enc.».
Деловое письмо о сотрудничестве (+образец оформления)
Бланки в формате Word:
Такая переписка завязывается в следующих обстоятельствах:
Основная задача текста – отразить все преимущества сотрудничества, закрыв базовые потребности потенциального клиента. Поэтому все доводы и аргументы должны иметь стимулирующий характер.
В некоторых случаях сотрудничество требуется возобновить. Оно могло быть приостановлено по инициативе одной из сторон или в силу непреодолимых причин, независящих от контрагентов.
В любом случае важно в тексте сослаться на период сотрудничества и указать обстоятельства разрыва коммерческих отношений. Это делается в вводной части, в остальных разделах структура остается неизменной.
Деловое письмо – просьба (+образец оформления)
Готовые бланки:
Это один из самых востребованных и часто используемых вариантов. Главная цель такого послания – изложение своей просьбы второй стороне:
Характерная черта корреспонденции этого вида – основная часть начинается со слов «Просим Вас…». Или с иных вежливых обращений подобного характера. Если необходимо высказать несколько просьб, то их правильнее будет указывать в виде списка. Важно изложить просьбу таким образом, чтобы отразить выгоду ее выполнения для адресата.
Гарантийное деловое письмо (+образец оформления)
Это – особый вид деловой корреспонденции, так как текст содержит в себе обязательства, которые отправитель принимает на себя. Они имеют юридическую силу и не нуждаются в дополнительной заверке.
Гарантии могут разными:
В зависимости от обязательств структура не меняется. Поэтому можно без опасений использовать стандартный алгоритм составления текстов официального характера.
Готовые бланки:
Письмо партнерам (+образец оформления)
Распространенный и довольно простой вариант, предполагающий, что отношения между сторонами уже налажены и с помощью переписки они решают текущие вопросы. Поэтому в основной части может быть абсолютно любая информация:
Готовые бланки:
В большей степени этот вид переписки является информационным, но одновременно может сочетать в себе элементы просьбы или предложения.
Нередко адресатом становится не компания в целом, а конкретное контактное лицо. Такое вполне нормально, когда компании уже подписали договор о сотрудничестве и решение вопросов по исполнению принятых на себя обязательств ложится на плечи сотрудников.
Письмо обращение (+образец оформления)
Главная цель текста – смотивировать получателя:
Обычно с помощью этого вида переписки:
Главное, чтобы отправитель был правомочен обращаться ко второй стороне. А адресат был компетентен в том информационном поле, которое затрагивается в текстовой части документа.
Стандартное письмо-обращение не требует ответа. Примерный образец приведен ниже.
Письмо руководителю (+образец оформления)
Так называемое письмо директору, относится к рядовым элементам официальной переписки. В 90% случаев оно содержит в себе:
Отправителем может являться не только компания либо один из ее сотрудников, но и физлицо. Последний вариант актуален для следующих ситуаций:
Шаблон прикреплен ниже.
Важно, чтобы отправитель последовательно и четко изложил доказательную базу. Это увеличивает шансы на благополучное решение вопроса по отправленному письму на имя директора.
Письмо в компанию (+образец оформления)
Самый обобщенный вариант из всех. Любую переписку между юрлицами и гражданами можно формировать по данному типу. Текст может содержать просьбы, требования, напоминания и другой информационный массив, касающийся хозяйственной деятельности субъекта. Составляется он по стандарту, корректировки вносятся в зависимости от цели отправки корреспонденции.
Один из вариантов приведен ниже.
Письмо контрагенту (+образец оформления)
Между контрагентами налажены деловые связи. Поэтому переписка подразумевает уточнение ряда моментов относительно текущего сотрудничества. Чаще всего предметом общения являются:
По сути, переписка с контрагентом может любой из перечисленных выше видов.
Правила написания делового письма в 2021 году
Оформление делового письма вне зависимости от его назначения подчиняется четкому регламенту. Стандартный шаблон должен соответствовать следующим условиям:
Включение списков в текст не возбраняется. Но усердствовать с ними не стоит. Размещение информации в виде перечнев должно быть оправдано и уместно.
Если существует необходимость ознакомить адресата с прайсом, не нужно размещать его в основном «теле» текста. Дополнительные сведения оформляются в виде приложения или прикрепляются отдельными файлами (в случае с электронной отправкой).
В правила оформления стандартного официального письма включены и следующие моменты:
Пример типичного официального письма приведен ниже.
Нужно учитывать, что информация, изложенная в письме контрагентам или, к примеру, потенциальным партнерам тоже подчиняется правилам. Их немного:
Малейшие исправления создадут руководителю компании-отправителя негативный имидж.
Структура делового письма
Составлять официальные письма по единому образцу невозможно. Разные категории корреспонденции требуют своих бланков, но все же структура должна оставаться единой.
Ее рекомендует придерживаться и ГОСТ. Особенно это важно для «шапки» текста – она должна быть максимально информативной. Шаблон «шапки» делового письма выглядит следующим образом.
Тем, кто обеспокоен вопросом того, как правильно написать деловое письмо, необходимо строго следовать структуре:
Если текст составляется от имени ЮЛ, то подписывается он уполномоченным лицом с обязательным штампом организации.
Частный порядок требует не только подписи, но и полных инициалов отправителя.
Они дополняются контактной информацией: адресом и номером телефона. По ним в случае необходимости адресат может обратиться за разъяснениями.
Виды деловых писем
Как правильно написать деловое письмо? В первую очередь необходимо разобраться с классификацией корреспонденции. Она имеет большое видовое разнообразие.
Изначально можно разделить письменные сообщения на 2 емкие категории:
В первую группу попадают:
Во вторую включают:
Также сюда входят гарантийные и сопроводительные письма.
Деловая корреспонденция делится и по характеру:
Для первого вида характерна отправка до момента достижения договоренностей и в период действия оформленных соглашений. Это могут быть:
Некоммерческая корреспонденция:
Кроме того, корреспонденцию делят по структуре:
Существует и отдельная классификация в зависимости от адресата послания:
Форма отправки также является базой для отдельной классификации. В соответствии с нею образуется три категории:
Некоторые письма в организации не могут быть напечатаны с помощью технических средств. Нормы и правила диктуют написание от руки для поздравлений и соболезнований.
Основные ошибки в оформлении делового письма
При составлении письма на имя компании или конкретно ее руководителя часто допускаются типичные ошибки. Они портят впечатление об отправителе и даже могут стать причиной для отказа в сотрудничестве.
Самые распространенные варианты приведены в списке:
Все перечисленное затрагивает грамматику. Кроме этого, встречаются и ошибки иного типа:
Подобные недочеты недопустимы для организаций, позиционирующих себя как надежных партнеров. Ведь текст – это первое знакомство с компанией. И оно должно оставить приятное впечатление. Поэтому деловая переписка может стать основой долгосрочного сотрудничества или полностью перечеркнуть такую возможность в случае неправильного ведения.