как писать отчет о проделанной работе образец пример
Отчет о проделанной работе
Отчет о проделанной работе позволяет работодателю оценить, насколько эффективно трудится его персонал. Это обычная практика в современном мире. Разберемся, как правильно составить такой отчет, что в нем написать и чем дополнить.
Функции отчета о проделанной работе
Руководители компаний просят предоставить отчеты руководителей подразделений, а те, в свою очередь, для составления собственных требуют их от своих подчиненных. Иногда эту обязанность прописывают в трудовом договоре или должностной инструкции.
Отчет о проделанной работе позволяет решить следующие задачи:
Таким образом, налицо польза как для работодателя, так и для работников. Первый видит, насколько эффективно работает штат, вторые — повышают самодисциплину, профессиональные качества, учатся анализировать, насколько эффективна их деятельность, выгодно представлять результаты своего труда.
Отчеты бывают нескольких видов: еженедельные, ежеквартальные, ежемесячные, внезапные (если вдруг имеет место какое-либо разбирательство), финансовые (о расходе денежных средств), статистические, текстовые (рассказывают, как прошла презентация, как удалось провести собрание, например). Для каждого вида — свои цели и особенности составления и оформления.
В каких случаях обязательно нужно составлять отчет?
Обязанность отчитываться о своей работе законодательно закреплена только относительно отчетов о командировках. Остальные работники должны это делать, если эта обязанность прописана в их трудовом договоре, должностной инструкции, локальных нормативных актах компании.
Сдавать отчет работник должен своему непосредственному начальнику — руководителю структурного подразделения. Кому подчиняется сотрудник, указано в его трудовом договоре или должностной инструкции.
Ответственность за несдачу отчета
Работодатель может применить дисциплинарное взыскание по ст. 192 ТК РФ, если работник ненадлежащим образом исполняет свои обязанности или не исполняет их. Если написание отчетов входит в обязанности работника, то наниматель вправе наказать работника (замечание или выговор).
Однако за само отсутствие отчета, может быть, наказания не последует. Но раз нет отчета, значит, работа не выполнена, поэтому работодатель может наказать именно за невыполнение каких-либо задач, а не за то, что сотрудник не отчитался. Это, конечно, не касается тех случаев, когда работа выполнена, а отчета нет.
Как составить отчет о проделанной работе?
Законодательно утвержденной формы отчета о проделанной работе нет. Компании могут разработать ее самостоятельно и утвердить в локальных нормативных актах.
К сведению! Что касается отчета о работе в командировке, то для него разработана унифицированная форма Т-10а.
Если такая форма не утверждена, то работник составляет отчет сам. Можно использовать предложенную нами структуру:
Если нужно, то вставляют в текст таблицы, диаграммы или графики. Если это уже не первый отчет, то целесообразно составить графики динамики изменения показателей в течение какого-либо периода (года, полугодия).
Отчет может потребоваться руководству в бумажном виде или электронном, в том числе в виде презентации. При необходимости можно приложить различные документы: счета-фактуры, благодарственные письма, сертификаты и т.п. Отчет, если требуется бумажный вариант, печатают на бумаге формата А4, сшивают в папку.
Рекомендации к тексту отчета
Чтобы отчет был легко читаемым, нужно соответствующим образом составлять текст:
Таким образом, работник при составлении документа должен следить за тем, чтобы его легко можно было прочитать и все понять без лишних дополнений.
К сведению! Не для всех профессий будет целесообразным вводить обязанность готовить отчеты о проделанной работы. Для рабочих должностей, где нужно выполнять однотипные повторяющиеся действия, лучше ввести норму на количество задач.
Как работнику отчитаться о проделанной работе
Отчет о проделанной работе — это документ, позволяющий руководителю оценить продуктивность труда сотрудника. Он необходим при внедрении в организации различных систем мотивации работников.
Кто и для чего отчитывается
Суть любого трудового процесса заключается в постановке руководителем задачи и последующем ее выполнении сотрудниками. Выполненные задачи фиксируются в отчете, который периодически составляется работником. Частота формирования этого документа определяется внутренними правилами компании.
Отчет нужен руководителю, чтобы иметь наглядную картину производительности труда сотрудников, и для составления стратегии развития трудового процесса и успешности компании. Необходимость подавать этот документ дисциплинирует сотрудника и помогает выявить собственные слабые стороны.
В отличие от принятых во многих компаниях «летучки» и «вызова на ковер», периодическое формирование итогов трудовой деятельности более продуктивно сказывается на ведении дел и помогает выстроить доверительные отношения между руководством и подчиненными.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что такое ключевой показатель эффективности и есть ли выгоды от установления KPI. Используйте эти инструкции бесплатно.
Форма и содержание документа
Законодательно закрепленного шаблона документа не существует, поэтому информация о проделанной работе подается в свободной форме. Это связано с тем, что невозможно предусмотреть корректные бланки для каждой отрасли и всего многообразия специалистов. Но разные организации вправе согласовать собственный бланк. Единый формат позволяет быстрее анализировать большие объемы информации.
Но какой бы формат документа ни был принят в организации, как правило, в него включены следующие сведения:
Важен не только сам факт присутствия перечисленных сведений, но и правильная и удобная их подача. Исходя из этого, документ делается:
Особенности для удаленки
В связи с ростом количества удаленных сотрудников возникла необходимость контролировать их производительность труда. По большому счету, такие работники отчитываются по тем же правилам, что и остальные. Но есть несущественные отличия, как правильно отчитаться о проделанной работе на удаленке:
Так выглядит шаблон отчета о проделанной работе.
Отчет по итогам деятельности
(Ф.И.О. сотрудника или наименование подразделения)
Отчет о проделанной работе: образец
Трудовой процесс состоит из постановки задач руководителем и их выполнения сотрудником компании. Время от времени каждый работник составляет отчет о проделанной работе. Периодичность зависит от внутренних правил предприятия, также как и форма. Не стоит недооценивать значимость этого документа для руководства. 
В этой статье мы рассмотрим то, как правильно оформить отчет о проделанной работе, образец заполнения документа и некоторые советы по его составлению.
Почему нужно уметь правильно отчитаться о работе
Рабочий процесс можно представить в виде сложного механизма, в котором каждый сотрудник компании является шестерёнкой. В этом примере руководитель организации выступает инженером, который обязан следить, чтобы все механизмы работали слаженно и как можно быстрее.
В реальной жизни начальникам довольно-таки сложно оценить, насколько хорошо сотрудники справляются со своей работой, если они не видят результатов труда. Поэтому почти на всех предприятиях руководство обязывает каждого сотрудника регулярно составлять отчет о проделанной работе. Зачастую этот документ создаётся с периодичностью в 1 неделю. Таким образом, начальство может увидеть, чем занимались работники, а также насколько они были полезны предприятию.
Неправильный пример
Составляется документ в свободной форме. Возможно, именно поэтому и встречается большое количество отчетов, которые ни о чем не говорят руководству или заставляют думать о том, что рабочий не справляется с возложенными на него функциями. При этом конкретный сотрудник может быть реальным трудягой и перевыполнять свой план. Виной всему − неправильно составленный отчет о проделанной работе. Образец такого документа приведём ниже.
“Кому: начальнику планового отдела Иванову П. М.
От кого: экономиста 1 категории планового отдела Петрова Ю. Р.
Вид документа: отчет о проделанной работе за период с 15.02.16 по 19.02.16 г.
Было выполнено следующее:
Дата составления: 19.02.16 г.
Подпись: Петров Ю. Р.”
Если работник составит отчет о проделанной работе подобным образом, то руководство будет считать, что он недостаточно загружен.
Какие бывают ошибки?
Указанный выше пример отчетливо показывает стандартные ошибки при составлении подобного рода документов.
Основными из них являются:
Указанные выше требования нужно использовать как при составлении недельных форм, так и тогда, когда формируется отчет о проделанной работе за год.
Подходящий вариант
Вероятно, что с первого раза составить качественный отчет не получится. Для того чтобы вам было легче это сделать, приводим пример того, как нужно было написать отчет руководителю о проделанной работе, указанный в первом примере:
“Кому: начальнику планового отдела Иванову П. М.
От кого: экономиста 1 категории планового отдела Петрова Ю. Р.
Отчет о результатах труда за (15.02.16-19.02.16 гг.)
На отчетную неделю передо мной были поставлены следующие задачи:
Все поставленные задачи были выполнены, а именно:
Также проводилась работа со входящей документацией, а именно:
На период с 22.02.16 по 26.02.16 г. запланирована командировка с целью проверки работы структурного подразделения Печерского филиала.
Дата составления: 19.02.16 г.
Согласитесь, что этот вариант отчёта и читается лучше, и руководству видно, насколько же хорошо трудится один из сотрудников.
Как писать отчёты на более продолжительные периоды?
Конечно, период в одну неделю красиво расписать на бумаге не трудно. Сложнее составить отчет о проделанной работе за полугодие или даже год. Однако сделать это легче, чем может показаться на первый взгляд. К примеру, если у вас за необходимый период есть недельные отчеты, то можно их благополучно использовать.
Максимальный объём − 1 лист формата А4
При этом стоит постараться несколько укрупнить информацию, чтобы результат поместился на 1-2 страницы. В том случае, если недельные итоги в организации не проводятся, но вас обязали сформировать отчет о проделанной работе за год, не стоит паниковать и биться в истерике.
Вся информация есть вокруг вас: посмотрите историю сообщений в журналах регистрации документов или в электронной почте, откройте папку с вашими отчётами, изучите командировочные листы. Всё это поможет вспомнить те подвиги, которые были вами совершены на протяжении рабочего года.
Подведём итоги
Выше мы привели некоторые примеры того, как написать отчет о проделанной работе. Главное − это изложить выполненные операции с указанием количественных характеристик (столько-то раз или такое-то число штук и т. п.). Таким образом, вы поставите руководство в известность о том, сколько именно работы вам удалось выполнить.
Нельзя забывать в начале отчёта указать перечень конкретных задач, которые вам довели для исполнения. Немаловажной частью является и завершение отчёта. Обязательно напишите то, что хотите реализовать на работе в ближайшее время. Этим вы покажете, что смотрите шире, чем только на область своих непосредственных обязанностей и функций, которые необходимо выполнять согласно должностной инструкции.
Можете также рассмотреть пример, указанный выше.
Для того чтобы было легче составлять такие отчёты, можете в блокнотике либо электронном документе ежедневно записывать проделанную работу. На эту мелочь вы потратите всего лишь 3-5 минут в день. Это не так уж много. Однако за счёт таких записей вы в дальнейшем без проблем сможете создать отчёт о своей работе за любой период.
Venngage Blog
Venngage Infographics
Более 30 шаблонов бизнес-отчетов, нужных в любом бизнесе, и советы по дизайну
Вероятно, все согласятся, что отчеты не самая увлекательная форма коммуникации. Но без них не обойтись.
При формировании бюджета и маркетинговых стратегий, при создании продукта и выработке стратегии роста — да и в любом аспекте бизнеса — нельзя полагаться на одну интуицию. Необходимо опираться на факты. Пренебрежение этим правилом подводит многих представителей малого бизнеса.
Итак, без отчетов никуда. Но не стоит расстраиваться: отчеты вовсе не должны навевать скуку. С помощью простых дизайнерских решений вы можете создавать по-настоящему интересные отчеты.
Отчет с прекрасным дизайном не только произведет неизгладимое впечатление на стейкхолдеров, но и сделает материал более понятным!
12 видов бизнес-отчетов, необходимых в любом бизнесе (нажмите, чтобы перейти к нужному разделу):
Первый шаг: начните с шаблона бизнес-отчета
Можно, конечно, создать Google-документ, внести в него необходимые показатели, добавить несколько пунктов аналитической информации, отправить документ своей команде и на этом закончить работу с отчетом. На разве это эффективный способ представления данных?
Мало кто станет читать такой отчет. Не говоря уже о том, что рядовой отчет вряд ли произведет впечатление на стейкхолдеров.
Если вы финансовый консультант, то для вас важен личный брендинг: надо выделяться среди конкурентов. Вам важно заручаться поддержкой стейкхолдеров и убеждать их прислушиваться к вашим рекомендациям.
Вот почему отчеты должны быть как можно более интересными и наглядными. Используйте визуализацию данных, процессов и концепций, чтобы делать материал более понятным и визуально привлекательным.
Самое простое решение — это использовать шаблоны бизнес-отчетов и шаблоны консалтинговых отчетов.
Просто кликните по любому из наших шаблонов в статье. Перейдя по ссылке в онлайн-конструктор отчетов, вы сможете легко отредактировать шаблон по своему усмотрению — для этого не надо быть дизайнером.
Вот две веские причины, почему наглядный бизнес-отчет — это удачная идея:
Например, следующий шаблон бизнес-отчета содержит четыре варианта визуализации данных. В таком виде данные воспринимаются намного легче, чем простой текст.
Не расстраивайтесь, если создание отчета занимает много времени. Взяв за основу универсальный шаблон бизнес-отчета, вы сможете снова и снова переделывать его для других целей.
Выберите подходящий шаблон бизнес-отчета, внесите в дизайн и имеющиеся данные изменения в соответствии со своими целями. Используйте конструктор диаграмм для преобразования наборов данных в иллюстративный материал.
В итоге у вас получится лаконичный и эффектный отчет, с которым стейкхолдеры смогут быстро ознакомиться.
В этой статье собраны лучшие советы по дизайну бизнес-отчетов и консалтинговых отчетов, а также шаблоны, которые вы можете использовать для создания отчетов.
1. Шаблоны недельных отчетов о проделанной работе
Вы знаете, как много ваша команда успевает сделать за неделю?
Есть разница между работой самой по себе и достигнутыми результатами.
Можно легко увязнуть в мелочах, которые нужно сделать в течение дня. Вот почему полезно вести учет сделанного за неделю, отмечать все успехи и трудности, особенно если вы работаете дистанционно.
Недельный отчет о проделанной работе может быть настолько детальным, насколько вам этого хочется. При этом каждую неделю у вас будет если не одинаковый, то схожий набор задач.
Вот почему полезно разбить задачи на категории:
Еженедельная отчетность помогает выявлять, какие задачи являются приоритетными, какие проекты отнимают слишком много времени и каким показателям или целям нужно уделять больше внимания.
Вот пример того, как может выглядеть обычный недельный отчет о проделанной работе:
А вот куда более подкупающий недельный отчет о проделанной работе с оригинальным дизайном:
Лучшие рекомендации по созданию недельного отчета о проделанной работе:
2. Шаблоны отчетов о статусе проекта
Ведению отчетности отводится центральное место в любом проекте. А при оказании консультационных услуг важность отчетности и ее прозрачность еще более важны.
Отчеты о статусе проекта критичны для предоставления актуальной информации о том, что сделано и что предстоит сделать. Отчеты о статусе проекта помогают вовремя выявлять любые проблемы, как текущие, так и потенциальные. А это, в свою очередь, способствует завоеванию доверия клиентов.
В шаблоне отчета о статусе проекта ниже ключевая информация представлена простым и понятным образом.
Шаблон вышеприведенного бизнес-отчета будет полезен для информирования клиента о:
На второй странице можно выделить ключевые моменты, чтобы обозначить основные проблемы, влияющие на успех проекта.
Отчет о статусе проекта ниже — это сжатая версия отчета, которая отлично подойдет для еженедельного представления последних данных.
Данный шаблон является отличным решением для представления краткого обзора занятым стейкхолдерам. Отчет на основе этого шаблона позволит стейкхолдерам моментально ознакомиться как с проблемными моментами, так и с положительной динамикой проекта.
При частом обновлении данных консультантам может быть нужно рассказывать о статусе проекта лично. В следующем шаблоне презентации используются диаграммы и визуализация данных для быстрого представления ключевых показателей.
Клиенты и стейкхолдеры увидят, что и когда было сделано. А на последнем слайде перечислены задачи и цели, которые еще предстоит выполнить.
Полезные советы по созданию отчета о статусе проекта:
3. Шаблоны отчетов по продажам
Если вы не ведете учет продаж за неделю, месяц, квартал и год, то пришло время начать.
Отчеты по продажам за разные временные периоды позволяют выявлять не только тенденции, но и возможности роста. Регулярная отчетность по продажам помогает команде не отклоняться от достижения поставленных целей.
В большинстве случаев отчеты по продажам включают в себя:
Один из подходов к отчетам по продажам — это проводить еженедельные обсуждения в команде. Рекомендуем делать краткий отчет для общефирменных обсуждений и расширенный отчет для обсуждения в отделах продаж и маркетинга.
Следующий пример дает представление о том, как может выглядеть краткий отчет по продажам:
В этом слайде указан общий объем продаж за неделю и для показа динамики приводится сравнение с предыдущими недельными показателями.
А в этой презентации отчета по продажам детально показаны KPI (ключевые показатели эффективности) и коэффициент привлечения:
В месячный, квартальный или годовой отчет по продажам рекомендуется включать больше показателей, поскольку они необходимы для планирования на предстоящие периоды времени.
Вместе с тем не хотелось бы создавать объемный документ, который никто не станет читать. Удивите клиента или начальника свежим подходом к подаче материала, одновременно увлекательным и убедительным. Вы покажете себя как новатора.
Данный шаблон отчета по продажам будет полезен для визуализации основных показателей в виде круговых диаграмм, ленточных диаграмм и таблиц. Выделение текста и использование значков помогает представить данные в простом для понимания виде.
Наглядные и понятные отчеты по продажам создадут вам репутацию надежного и заслуживающего доверия специалиста. Это особенно важно для консультантов.
Полезные советы по созданию отчетов по продажам:
4. Шаблоны отчетов по интернет-маркетингу
Если вы представляете SaaS-компанию или платформу электронной торговли, то наверняка не понаслышке знаете о важности интернет-маркетинга. Это аспект, который может определить успех или, наоборот, привести к краху малого бизнеса.
Вы знаете, что для развития и масштабирования бизнеса нужно рассказывать о нем потенциальным клиентам и использовать эффективные решения в сфере интернет-маркетинга.
Это означает постоянное улучшение поисковых позиций сайта, увеличение вовлеченности подписчиков в соцсетях и оптимизацию рекламных кампаний.
«Отчет по интернет-маркетингу» — это весьма широкий термин для обозначения разных отчетов: от обзора всех имеющихся каналов интернет-маркетинга до статистики по одному каналу.
Отчет по интернет-маркетингу, охватывающий все ваши основные маркетинговые каналы, может включать в себя следующие данные (или только часть из них):
Возьмем, к примеру, следующий шаблон отчета по интернет-маркетингу, где под каждый канал отведена отдельная страница. Обратите внимание, как представлена в дизайне макета фирменная символика (цвета бренда и графические объекты компьютерной тематики):
В отчетах по интернет-маркетингу, посвященных одному маркетинговому каналу, рекомендуем давать расширенную статистику по каждому показателю.
Например, в отчетах по маркетингу в соцсетях следует представить:
Посмотрите, как визуализированы ключевые показатели в следующем отчете по маркетингу в соцсетях:
Как консультант вы можете знать абсолютно все про маркетинг в соцсетях, но теряться, когда речь заходит о дизайне. У вас есть возможность исправить положение прямо сейчас, воспользовавшись приведенным выше шаблоном. Во-первых, он отлично подходит для профессионального и эффектного представления результатов исследований. А во-вторых, этот шаблон позволяет продемонстрировать данные в развлекательной и увлекательной манере.
А на тот случай, если вам надо структурировать статистику по разным каналам, вот еще один шаблон отчета по маркетингу в соцсетях с цветовой разбивкой, позволяющей быстро ознакомиться с данными по любому каналу:
Полезные советы по созданию отчетов по интернет-маркетингу:
5. Шаблон анализа конкурентов
Завладейте вниманием специалистов по маркетингу с помощью анализа конкурентов. Лучшие отчеты показывают проблемы и трудности, которые компания должна преодолеть, чтобы стать успешной.
Анализ конкурентов обычно включает в себя следующие разделы:
Шаблон анализа конкурентов ниже включает эти разделы и отражает важную статистику. Стейкхолдеры смогут быстро сопоставить ее с показателями своей компании и понять, насколько соизмеримы цифры.
Использование готовых шаблонов анализа конкурентов является хорошим решением для многих независимых консультантов. Такой подход позволяет выделиться на фоне крупных консалтинговых фирм и небольших специализированных компаний. Визуализация данных — это отличный способ зарекомендовать себя как профессионала со своим уникальным и новаторским стилем работы.
Полезные советы по работе над анализом конкурентов:
6. Шаблоны ситуационного анализа
В ситуационном анализе разбирается конкретный аспект или ситуация, с которой имеет дело компания. Консультантам часто приходится проводить ситуационный анализ, чтобы включить его в разрабатываемую ими корпоративную программу обучения.
Ситуационный анализ обычно посвящен одному из следующих аспектов:
Ситуационный анализ обычно представляет собой историю, которая должна включать в себя справочную информацию о компании, данные о главном действующем лице и/или ключевых игроках, ситуацию/проблему и конечные результаты.
В следующем шаблоне ситуационного анализа отведено много места для такого нарратива, а значки и ленточные диаграммы помогают наглядно представить ключевую информацию.
В ситуационном анализе важно сделать заключение, в котором будут основные результаты исследования. Почему главное действующее лицо приняло те или иные решения? К чему это привело? Какие можно сделать из этого выводы? Вернитесь к основному вопросу ситуационного анализа и дайте на него ответ.
Полезные советы по составлению ситуационного анализа:
7. Шаблоны стратегий развития
В теории постановка целей для своего бизнеса может показаться простой задачей… Но в действительности постановка амбициозных и вместе с тем реалистичных целей зачастую вызывает затруднения.
Мы, представители компании Venngage, разделили процесс постановки целей на 5 этапов:
(В данной статье мы рассмотрим этот процесс вкратце. Если хотите ознакомиться с подробным разбором и другими шаблонами стратегий развития, читайте наше руководство по созданию стратегии развития).
Например, у SaaS-компании среди глобальных целей могут быть такие: достижение определенной прибыли, определенного количества сотрудников и ежедневно активных пользователей.
После выявления глобальных целей следующим шагом должно стать выявление OKR (ключевых результатов для целей) — параметров, влияющих на достижение целей. Обычно полезно бывает разбить OKR на группы.
Итак, если одна из целей — достижение определенного количества ежедневно активных пользователей, то OKR могут включать в себя:
После установления OKR можно перейти к определению экспериментов, которые будут влиять на OKR.
Команда Venngage проводит спринты недельной длительности для планирования, осуществления и анализа экспериментов, влияющих на развитие. В других компаниях практикуют более длительные спринты — двухнедельной и месячной длительности.
Перед началом проведения эксперимента необходимо оценить, стоит ли вообще его проводить. Для этого следует определить, на какую цель он повлияет, какие ресурсы потребуются и какие работы необходимо провести для осуществления эксперимента.
А вот шаблон отчета-описания маркетингового спринта, который использует наш отдел маркетинга при планировании экспериментов по развитию:
После проведения эксперимента по развитию, важно обработать полученные результаты.
В конце каждого спринта подробно проанализируйте полученные результаты, чтобы сделать необходимые выводы. Отметьте эксперимент как успешный или неудачный в зависимости от того, совпали ли результаты с прогнозом.
Вы можете использовать результаты последнего спринта для изменения экспериментов, запланированных для предстоящих спринтов.
Ниже приведен шаблон отчета по результатам спринта, который вы можете использовать. Обратите внимание, что в шаблоне указаны сотрудники, проводившие эксперименты. Это сделано с целью повышения ответственности за осуществляемые процессы и получаемые результаты.
Полезные советы по составлению стратегии развития:
8. Шаблоны отчетов по исследованию рынка
Проведение регулярных исследований рынка необходимо даже после запуска бизнеса. Получаемые данные можно использовать для планирования и пересмотра маркетинговых стратегий, выявления потенциальных клиентов и составления плана выпуска продукции.
Исследование рынка обычно предполагает сбор информации о потребностях, проблемах и желаниях потребителей. Подобное исследование помогает составить обобщенный портрет клиента и выявить конкретные проблемы, которые должны решить ваши товары или услуги.
Существует два типа исследования рынка:
Многие консультанты с трудом получают одобрение сразу от нескольких стейкхолдеров. Начальник может постоянно менять рамки проекта под влиянием момента, например, на основании свежей статьи, которую он вычитал в Интернете! Подчиненные могут упорно придерживаться старых правил и сопротивляться изменениям рабочего процесса, предлагаемым консультантом.
Один из способов привлечь клиентов и завоевать их доверие — это предоставить статистику и результаты исследований, подкрепляющие ваши рекомендации.
Отчет по исследованию рынка, опирающийся на факты и объективные данные, отражает ситуацию в отрасли и демонстрирует четкий путь развития.
Этот красочный, содержащий множество значков отчет по исследованию рынка непременно воодушевит несговорчивых стейкхолдеров. Подача новой (и иногда пугающей) информации необычным и ярким образом помогает преодолевать неприятие.
Можем также порекомендовать изучить статистику конкурентов и отраслевые тренды. Следующий шаблон содержит анализ конкурента, включая аналитику сайта и SWOT-анализ.
При создании отчета по исследованию рынка вы можете сделать подробный обзор всех результатов исследования рынка или же сосредоточиться на одном направлении исследования.
Например, в этом одностраничном отчете по исследованию рынка приводится демографический срез участников анкетирования, которые разбиты по следующим категориям: место работы, страна проживания и наиболее интересные для опрошенных темы. Обратите внимание, что каждая группа участников представлена с помощью особого значка:
Построенный таким образом отчет позволит вашей команде и стейкхолдерам быстро понять, кто ваша целевая аудитория и какие темы ей интересны.
Одна из задач отчета по исследованию рынка — представление выводов на основании проанализированных данных.
Это может быть заключение о том, кто является вашими целевыми потребителями, какие регионы перспективны с точки зрения бизнеса, какие потребительские нужды не были удовлетворены. В следующем примере все эти данные визуализированы.
А в этом примере шаблона отчета по исследованию рынка ключевые выводы выделены более крупным шрифтом и размещены перед вспомогательными данными:
Полезные советы по созданию отчетов по исследованию рынка:
9. Шаблоны отчетов по бюджету
Азы бизнеса: в конце каждого квартала или года следует анализировать бюджет, расходы и прибыль.
Отчет по бюджету обычно включает в себя:
Полный распечатанный бюджет — слишком объемный документ для передачи из рук в руки в ходе совещания.
А вот короткая наглядная презентация или одностраничный обзор идеально подходят для быстрого ознакомления членов команды и стейкхолдеров с необходимыми данными.
Вы можете составить обзор расходов по категориям за прошедший отчетный период и показать, какую сумму удалось сэкономить или насколько бюджет был превышен.
Например, взгляните на следующий отчет по бюджету, в котором для большей эффектности используется тематическое фоновое изображение:
Одностраничный обзор — это, помимо прочего, прекрасная возможность для креативной визуализации данных.
И хотя таблицы крайне удобны для сличения сумм расходов, вы можете использовать более интересную визуализацию данных, например, в виде пузырьковой диаграммы:
Полезные советы по оформлению отчета по бюджету:
10. Шаблоны годовых отчетов
Годовой отчет — это всеобъемлющий отчет об основных результатах деятельности компании или организации за прошедший год, включающий в себя следующее:
Большая часть этого списка кажется довольно скучной, верно?
Но на самом деле в этом списке есть немало вещей, которые вызывают массу эмоций. Ведь здесь идет речь о росте вашей компании, о ваших победах (и, вероятно, неудачах) и о том, как будет развиваться ваш бизнес в предстоящем году.
Вы можете оживить рассказ о своей компании с помощью увлекательного дизайна отчета.
Подумайте, как лучше всего визуально представить свою компанию:
В следующем годовом отчете используется энергичная желто-оранжевая палитра и красивые значки. Очень современный и визуально привлекательный формат. В целом дизайн отражает дух динамически развивающейся компании, которая с уверенностью смотрит в будущее.
В этом шаблоне годового отчета используется тема гор для демонстрации амбициозных целей компании. Обратите внимание, что каждый раздел отчета («Стратегия», «Финансы» и «Результаты работ») обозначен разным цветом для упрощения процесса ознакомления с представленными данными:
Стильный и современный дизайн с яркими цветовыми акцентами соответствует дизайнерским трендам в высокотехнологичной сфере экономики, что наверняка понравится стейкхолдерам.
Эти же дизайнерские идеи можно использовать при создании презентации годового отчета. Возьмем, к примеру, следующую презентацию годового отчета сети кофеен. Все в этом дизайне напоминает об уютности кофейни, начиная от слегка тонированных фотографий и заканчивая старомодным шрифтом:
Полезные советы по оформлению годового отчета:
11. Шаблоны проектных документов
Проектный документ — это отличный инструмент для информирования и убеждения стейкхолдеров. Консультанты могут также использовать проектные документы для улучшения своей репутации по сравнению с большими консалтинговыми компаниями и небольшими специализированными фирмами или в качестве лид-магнита для рекламы в Facebook и других соцсетях.
Как и всегда, продуманный дизайн поможет привлечь внимание топ-менеджеров или потенциальных клиентов.
Шаблон бизнес-отчета или шаблон консалтингового отчета — это самый быстрый путь к созданию привлекательного и понятного документа.
В следующем примере консалтингового отчета целая страница заполнена изображением (Full page visual). Это идеальный способ разбавить текст и сделать нужную информацию более запоминающейся.
В нашей библиотеке изображений вы найдете тысячи профессиональных и бесплатных стоковых фотографий на любую тему. Вы можете использовать их в своих отчетах. Вы также можете загружать изображения со своего компьютера.
В нашем редакторе вы с легкостью можете изменить любой из наших шаблонов консалтинговых отчетов или бизнес-отчетов. Изменяйте текст, шрифты, фотографии, значки, цвета — все, что посчитаете нужным.
Шаблон бизнес-отчета ниже будет полезен специалистам в области маркетинга и консультантам по маркетингу. У шаблона завлекающая, интересная и вместе с тем профессиональная обложка, которая раскрывает механизмы контент-маркетинга с помощью значков.
Venngage предлагает вам обширную библиотеку значков, которые вы можете вставить в вышеприведенный шаблон консалтингового отчета. Например, вы можете добавить логотип Twitter или Facebook или значок «Нравится» (большой палец вверх).
Кликнув по диаграмме или графику в шаблоне (стр. 4 и 5), вы можете внести в них свои данные.
Не удается структурировать данные отчета? Для консультантов и специалистов в области маркетинга важно найти эффектный способ показать основные результаты, не перегрузив читателя информацией.
На третьей странице следующего шаблона консалтингового отчета используются текстовые блоки и значки с заливкой оттенков синего цвета, чтобы сразу обратить внимание читателя на ключевые результаты исследования:
Разноцветные заголовки помогают упорядочить информацию и добавляют разнообразия в дизайн.
Предлагаем также прочесть нашу статью с более чем 20 примерами проектных документов, в которую мы включили еще больше шаблонов и советов по дизайну.
Полезные советы по созданию проектного документа:
12. Шаблоны планов проектов
Использование плана проекта — это лучший способ контролировать реализацию проекта.
Однако освещение шагов по реализации проекта и показ того, насколько каждый шаг исполним и поддается оценке, может вызывать затруднения.
Это особенно сложно сделать консультанту, потому что у него нет облегчающих задачу готовых шаблонов документов, которые есть у компании или организации.
Приведенный ниже шаблон плана проекта поможет вам простым образом визуализировать, что необходимо сделать и когда.
В приведенном выше отлично структурированном шаблоне плана проекта используется гистограмма, значки и цветовая кодировка для представления информации простым и понятным образом. Открыв шаблон в редакторе Venngage и кликнув по гистограмме, вы сможете изменить расписание по своему усмотрению.
В таймлайне проекта ниже для упорядочивания информации также используются значки и цветовая кодировка, но немного другим образом.
Проекты страдают, если возникает путаница в отношении сроков сдачи и требований для каждого этапа. Таймлайн позволяет расписать совершенно четко, какие задачи на каких этапах должны выполняться и сколько времени занимает каждый этап.
Таймлайн — это идеальный способ дать вашей команде или клиентам возможность сверяться с графиком проекта без необходимости просмотра многостраничных документов.
По мере реализации проекта вы можете вносить в таймлайн исправления с целью отображения изменений в графике.
В следующем шаблоне консалтингового отчета план проекта представлен в более традиционном виде. Но и здесь, как и в таймлайнах, используется множество графических объектов, чтобы сделать обзор проекта удобочитаемым, простым и понятным.
Расползание границ проекта — одно из главных препятствий, встающих на пути к успеху (и головная боль многих консультантов). Вот почему так важно с самого начала четко определить границы проекта. В шаблоне консалтингового отчета выше есть раздел с рекомендациями, посвященный именно этому.
Разумеется, проекты меняются и развиваются. Нижеприведенный отчет о статусе проекта поможет вам поднимать вопросы, как только они появляются, и предлагать своевременные решения. Это позволит стейкхолдерам принимать необходимые решения до того, как график проекта будет серьезно нарушен.
Предлагаем также прочесть нашу статью с более чем 15 шаблонами планов проектов, в которую мы включили еще больше примеров и советов по дизайну.
Полезные советы по созданию плана проекта:
Общие рекомендации по созданию и оформлению шаблонов бизнес-отчетов
1. Используйте в дизайне фирменные цвета и символику
В стратегию построения сильного бренда обязательно входит постоянное использование фирменного стиля во всех сообщениях компании — как внутренних, так и публичных. Вы можете использовать брендовые элементы компании в дизайне бизнес-отчета путем импорта в наш шаблон своего логотипа, цветов и шрифтов бренда.
Функция «Брендинг-комплект» позволяет автоматически подтягивать логотипы и шрифты с любого сайта. Выполнив импорт таким образом, вы сможете применить их в любом дизайне в один клик.
2. Придерживайтесь одной темы на странице или слайде
Создавая отчет, легко не удержаться и заполнить страницу разноплановыми текстами. Но так вы рискуете воздвигнуть перед читателем непреодолимую стену информации.
Лучше придерживаться на странице или слайде одной темы. Если и в таком случае страница окажется перегруженной текстом, разделите материал на две страницы или найдите эффективный способ резюмировать информацию.
3. Помните, что функциональность должна быть на первом месте
При создании бизнес-отчета используйте любые возможности для визуализации данных и креативного представления информации. Как уже говорилось, главная задача бизнес-отчета — четкое и понятное донесение информации.
Применяйте элементы дизайна — значки и шрифты разного размера, начертаний и цвета — для выделения и упорядочивания информации. Если страница перегружена информацией или сбивает с толку, переделайте ее.
Помните, что функциональность должна быть на первом месте. И это подразумевает использование визуальных элементов для наглядного представления информации.
Еще статьи на тему бизнес-коммуникации: