как подписать договор в сбис и отправить
Заключить двусторонний договор
Для заключения соглашений используйте в СБИС стандартную операцию «Договор»: заполните карточку документа, прикрепите файл и отправьте. Он подпишется вашей ЭП. Контрагент получит документы и так же сможет подписать их в электронном виде.
Когда он подпишет полученный файл, вы получите сообщение в центре уведомлений, и в разделе «Документы/Договоры» увидите обновление статуса:
| — покупатель принял и подписал договор, можно переходить к исполнению взаимных обязательств; | |
| — покупатель отклонил сделку. В ленте документа вы увидите причину отказа. Также покупатель может прислать свой вариант договора и инициировать новое согласование. |
Вторая сторона, например покупатель, при получении договора от поставщика примет его условия или запросит доработку.
Контрагент получит ответ.
После утверждения у каждой из сторон-участниц появится юридически значимый документ. Его можно изменить или расторгнуть.
Заключение договоров в СБИС
По закону договоры можно заключать не только в бумажном, но и электронном виде. Электронный договор необходимо подписывать усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписью. Она гарантирует, что документ не меняется в процессе отправки от одного подписанта к другому, а также подтверждает авторство.
Чтобы электронное соглашение имело юридическую силу, документ должен быть подписан лицом, имеющим на это право.
В СБИС есть возможность предварительно согласовать договор, а также заключать договоры между двумя, тремя и более сторонами.
Двусторонний договор
Заключается двумя сторонами — например, покупателем и продавцом, арендодателем и арендатором. Участниками могут быть физические лица, ИП, организации или государственные органы. По умолчанию договор в СБИС отправляется на подпись контрагенту без дополнительных согласований, но их можно добавить вручную. Например, включить в операцию «Договор» согласование с руководителем или автоматическую проверку в бухгалтерии.
Многосторонний договор
Каждая сторона получает экземпляр договора и подписывает электронной подписью. Договор вступает в силу только после того, как все участники подписали документ. Число подписантов не ограничено.
Черновик договора
Операция позволяет отправить неподписанный экземпляр одной или нескольким сторонам, получить утвержденный или отклоненный документ с комментариями контрагентов, а затем подписать самому или доработать и выслать повторно.
Обратите внимание, что не все договоры можно подписывать в электронном виде. Например, договор дарения, залога доли в уставном капитале должны быть заверены нотариусом.
Как получить и подписать электронные документы
Если контрагент отправил Вам электронные документы (например, акты, накладные или счета-фактуры), то они поступят в Ваш личный кабинет на портале СБиС-Онлайн. Чтобы получить и подписать документы:
1. Перейдите в «СБиС онлайн», нажав соответствующий значок в системе СБиС:Электронная отчетность.
2. В интернет-браузере откроется страница Вашего личного кабинета на сайте online.sbis.ru
3. Если при переходе в личный кабинет появляется сообщение «Установите Нотификатор СБиС», скачайте и запустите указанный файл.
4. После перехода в личный кабинет зайдите в раздел «Документы», далее в подраздел «Входящие».
5. Кликните по нужному пакету документов
6. Нажмите «Подписать извещение о получении»
7. Просмотрите полученные документы. Если замечаний к документам нет, нажмите «Утвердить». Ваш контрагент автоматически получит уведомление.
Поздравляем, электронный документ подписан обеими сторонами!
Если по документу есть замечания, нажмите «Отклонить» и укажите причину.
8. Чтобы сохранить электронный документ на компьютер для архивного хранения, нажмите «Выгрузить». Выгруженный файл является подлинником электронного документа.
9. Вы можете сделать бумажную копию электронного документа со штампиком о прохождении документа и подписью сторон. Для этого нажмите «Распечатать».
Если у Вас что-то не получилось, пожалуйста, позвоните по телефону технической поддержки (495) 956-08-80 (с 09.30 до 18.30 по московскому времени)
или (495) 988-37-95 (круглосуточно).
Создать договор в редакторе СБИС
В редакторе СБИС можно настроить шаблон договора для операций или разделов. Например, договора на оказание возмездных услуг для операции «Реализация». При печати из реализации СБИС заполнит все поля шаблона: номер договора, названия организаций заказчика и исполнителя, наименования и стоимость услуг, реквизиты сторон.
Рассмотрим создание шаблона на примере договора на возмездное оказание услуг.
Создать шаблон договора
После этого добавьте текст договора и поля, которые должны автоматически заполняться данными при печати.
Добавить текст договора
Введите вручную или вставьте скопированный текст и настройте его формат:
Добавить поля
Добавьте в шаблон поля, которые СБИС заполнит данными из документа.
Номер договора
В строке «Договор № ___ на возмездное оказание услуг» вместо пропуска добавьте доступное поле «Документ.Номер».
Место создания и дата
Удалите лишнюю строку (должна быть одна строка и два столбца). Потяните границы мышкой, чтобы настроить размер таблицы.
Выровняйте ячейку с выражением по правому краю. В настройках таблицы укажите толщину линии 0 px и тип линии «без обводки». Таблица станет прозрачной.
Исполнитель и заказчик
Добавьте доступные поля «Головная организация.Название.Полное» и «Контрагент.Название.Полное».
Номенклатура
В разделе «1. Предмет договора» вместо пустых строк добавьте доступное поле «Документ.Номенклатура.Наименование». В шаблоне появится таблица, удалите в ней верхнюю строку.
В настройках таблицы укажите толщину линии 0 px, тип линии «без обводки» и условиe фильтрации:
| Документ.Номенклатура.Категория==»Услуги и работы»||Документ.Номенклатура.Категория==»1″ |
Условия зависят от вида договора. Например, для договора на оказание услуг настройте фильтрацию таким образом, чтобы в него попадала только номенклатура с типом «Услуги и работы».
Стоимость
Чтобы СБИС рассчитывал стоимость услуг и работ, в разделе «2. Стоимость и порядок расчетов» добавьте два выражения для расчета:
Данные выражения рассчитывают стоимость только для номенклатуры с типом «Услуги и работы». Если договор включает и номенклатуру другого типа, например «Товар», для расчета стоимости добавьте доступные поля «Документ.Номенклатура.Сумма» и «Документ.Номенклатура.Сумма НДС».
Отправить документы
В СБИС отправка документов похожа на отправку письма электронной почты. При формировании письма нужно:
Многие информационные системы появилось задолго до электронного документооборота и некоторые из них не умеют работать с JSON, BASE64, криптографией, шифрованием, HTTPS или делают это недостаточно эффективно — работают исключительно синхронно (последовательно). В ExtSdk2 имеется набор вспомогательных инструментов, который помогает решить эти проблемы.
Отправка электронного документа
Отправка любого комплекта документов в СБИС состоит из 3 этапов.
Записать документ в СБИС
Результат этапа — в одном из реестров СБИС будет создан объект «Документ» — карточка документа.
В СБИС записываются все необходимые данные. В зависимости от размера и количества файлов эта операция может выполняться за один или несколько вызовов. Реквизиты «Тип» и «Регламент» определяют поведение документа в системе и атрибутный состав. К любому документу СБИС может быть прикреплено неограниченное количество вложений. Это могут быть формализованные или не формализованные файлы любого размера.
Загрузите файлы вложения:
Подготовить действие
Результат — объект «Документ» подготовлен к переходу на следующий этап документооборота. Метод PrepareAction.
На этом этапе нужно передать в СБИС информацию о действии над документом. СБИС:
Этап необязательный и его можно пропустить, если ваша информационная система реализовала на своей стороне всю необходимую логику работы.
Выполнить действие
Результат — над объектом «Документ» выполнено действие и он подготовлен к переходу на следующий этап документооборота. Метод ExecuteAction.
СБИС загружает подписи и недостающие файлы и отправляет документ.
Комплексный метод отправки электронного документа
Для облегчения интеграции в ExtSdk2 реализован комплексный метод WriteDocumentEx. Он выполняет несколько операций за один вызов — WriteDocument + PrepareAction + ExecuteAction.
Более подробную информацию о том, как вызывать методы и получать ответы от ExtSdk2 см. в разделе Подключиться к ExtSdk2 через OLE.
Массовая отправка электронных документов
Задача алгоритма массовой отправки — эффективно формировать и отправлять пакеты документов. Алгоритм предназначен для систем с синхронным исполнением кода, которые будут использовать ExtSdk2 через OLE объект.
Из-за того что ExtSdk2 работает асинхронно, алгоритм отправки для достижения максимального быстродействия(уменьшения ожиданий) более сложен в реализации, чем алгоритм при отправке через SDK.
Общее время отправки документа складывается из следующих операций:
Максимальная скорость работы достигается алгоритмом при наибольшей загруженности всех параллельных потоков.
Чаще всего основной расход времени идет при подписании, шифровании, отправке и загрузке документов. Поэтому наиболее эффективным будет алгоритм:
Пояснения к схеме
Отправка электронных документов без формирования вложений
На входе имеем список объектов «Документ», подлежащих отправке, и набор относящихся к ним файлов вложений в каталоге. Нам требуется загрузить и запустить объект в документооборот СБИС, и, если надо, выполнить операции подписания и шифрования.