как подписать трудовой договор удаленно
Как подписывать кадровые документы с удаленными работниками
Практически в каждой компании есть удаленщики, которые «недосягаемы» физически для работодателя — как эксперты советуют подписывать с ними договора и акты, особенно должностные инструкции?
При оформлении прима на работу дистанционного работника возникает немало вопросов, связанных со сложностью документооборота. Поэтому до начала оформления кадровых документов компании необходимо решить, какой из двух вариантов кадрового документооборота будет применяться: традиционный или обмен электронными документами.
Вариант 1. Традиционный
Вариант 2. Обмен электронными документами (312.1 ТК РФ)
Однако для того чтобы обмен электронными документами между дистанционным работником и работодателем был законным, сторонам необходимо использовать электронную подпись.
Обратите внимание, трудовым законодательством не предусмотрена обязанность работодателя оплачивать получение сертификата ключа электронной подписи работника, поэтому, полагаем, что данный вопрос решается по соглашению сторон трудового договора.
До приема дистанционных работников рекомендую компании отразить в ПВТР применение дистанционной работы и особенности применения электронной подписи. Например,
Возникает вопрос, как быть, если стороны договорятся об использовании электронной подписи именно в трудовом договоре. Ведь до подписания трудового договора кандидат не будет знать том, что ему нужно получить электронную подпись. Налицо некоторая несостыковка правовых норм в этом вопросе. Полагаем, что когда принято решение о приеме кандидата на работу, дополнительном этапом до ознакомления его с локальными актами и подписания трудового договора должен быть этап согласования сторонами вопроса об использования цифровой подписи и получения работником электронной подписи.
Если стороны используют обмен электронными документами и электронную подпись возникает ряд практических вопросов:
• Должен ли работодатель отправить работнику договор для подписания в формате WORD или PDF?
• Должен ли работник отправлять документ работодателю в формате WORD (заполнив в электронном виде раздел «подписи сторон»)? Или должен направить документ в формате PDF? В этом случае он должен распечатать договор, подписать собственноручно, сделать скан-копию и только тогда отправить работодателю по электронной почте?
• Только ли электронной почтой могут пользоваться стороны или и другими каналами связи WhatsApp, Skype и т. д.?
• После получения документа от работника, как должно осуществляться хранение электронного документа, подписанного электронной подписью?
• Как на документе будет видно, что он подписан электронной подписью?
Пока разъяснений государственных органов или судебной практики по данным вопросам нет. Но прокомментировать эти вопросы можно исходя из определений электронного документа, данных в нормативных актах.
п. 2 ст. 434 Гражданского кодекса РФ:
Электронный документ — это информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.
п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»:
Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
То есть электронным считается как бумажный документ, получаемый (отправляемый) с помощью любого современного канала связи, по e-mail, WhatsApp или Skype и т.д., так и документ, изначально созданный и отправляемый в электронном виде и хранящийся на электронных носителях.
О том, что документ подписан электронной подписью будет видно на ярлыке файла. Кроме этого, можно в качестве дополнительного сервиса при получении электронной подписи заказать специальные отметки на самом тексте документа.
Рекомендации здесь могут быть такими:
Похожие проблемы возникают не только при оформлении трудового договора или ознакомлении с локальными актами, но и при оформлении кадровых документов. Кадровику, как обычно, следует попросить работника подписать согласие на обработку персональных данных (если планируется получать сведения у третьих лиц или передавать третьим лицам), обязательство о неразглашении коммерческой тайны (если в компании действует режим коммерческой тайны), заполонить анкету (если в компании используются анкеты), оформить приказ о приеме на работу, личную карточку работника.
Итоги
Вариант 1.Направить все указанные выше документы почтой и в сопроводительном письме попросить работника подписать в нужных местах и вернуть по почте. Работник соответственно подписывает документы и направляет их почтой в адрес работодателя.
Вариант 2. Направить документы в виде электронных документов, применив УКЭП. На наш взгляд, удобнее, если документы будут направлены в формате PDF, работник распечатает документы, подпишет собственноручно, сделает скан-копии и пришлет работодателю формате PDF, используя при этом УКЭП. Кадровый работник распечатает полученные документы, будет хранить бумажные варианты в личном деле, а электронные документы в специальной папке в электронном виде. Ведь именно электронные документы в данном случае будут являться оригиналами документов, а бумажные носители — лишь копиями.
Кроме того, обратите внимание, в силу ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ каждая из сторон обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе. То есть, получив, документы для подписания, работник должен, например, ответить электронным письмом, о том, что документы получены. В свою очередь работодатель, при получении подписанных документов от работника, должен также в ответ направить письмо о получении документов. Детали этих подтверждений (не только срок, но, например, текст подтверждения, действия при проблемах, сбоях в получении и т.д.) следует предусмотреть в трудовых договорах и локальных нормативных актах.
Еще один возможный вариант при оформлении работника на дистанционную работу.
Вариант 3 — это явка в место нахождения работодателя для оформления. Если стороны согласны и транспортные расходы невелики — это приемлемый вариант. В таком случае можно и проверить документы работника, и ознакомить работника с локальными актами, и подписать договор, а также приказ, личную карточку и т.д.
Трудовое законодательство об удаленном труде
Удаленный труд предполагает, что выполняемая сотрудником работа осуществляется им не на том месте, которое создается и контролируется работодателем. Действующая редакция ТК РФ описывает 2 варианта такого труда:
У обоих вариантов много общего:
Надо ли оформлять табель на работающих удаленно сотрудников, читайте в статье «Нужно ли вести табель на сотрудника надомника?».
Внимание! С 2021 года вступили в действие изменения в правилах оформления и организации дистанционной работы. Эксперты КонсультантПлюс подготовили подробный обзор закона, внесшего изменения в ТК РФ. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в обзорный материал, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Различия во взаимоотношениях с дистанционным работником и с надомником
Кроме общего, между надомной и дистанционной работой есть ряд существенных различий:
Работа по совместительству с возможностью удаленного труда
ТК РФ не содержит запрета на удаленную работу для совместителей. Заключая договор о такой работе с совместителем, следует помнить о правилах, установленных гл. 44 ТК РФ, в силу которых для совместителя:
Подробнее об особенностях оформления на работу совместителя читайте в материале «Как правильно оформить работу по совместительству по ТК РФ?».
Особенности оформления кадровых документов при дистанционном труде
Прием работника на удаленную работу не освобождает работодателя от обязанности обмена документами с ним с целью:
ВНИМАНИЕ! С 01.04.2019 страховое свидетельство не выдается. Взамен введен документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета и содержащий сведения о страховом номере индивидуального лицевого счета. Если работник заключает трудовой договор впервые, то он должен самостоятельно получить документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета.
Но если с надомником такой обмен можно совершить при непосредственном контакте в момент получения материалов для работы или передачи готовой продукции, то для дистанционного работника такой способ не всегда доступен. Поэтому взаимодействие с ним и в отношении кадровых документов разрешено осуществлять с применением электронных средств связи. При этом документы, которые работник должен представить работодателю в оригинале, подлежат пересылке обычной почтой заказным письмом с уведомлением.
В отношении прочих документов возможны такие варианты электронного обмена:
Посредством электронных документов допускается осуществлять:
Перевести на удаленку можно не только нового, но и уже работающего сотрудника. Для того, чтобы это сделать, с работником нужно заключить допсоглашение к трудовому договору. Что и как прописать в таком допсоглашении, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение.
Возможности электронного взаимодействия при заключении трудового соглашения
Согласование условий трудового соглашения, заключаемого с дистанционным работником, осуществляется в процессе электронной переписки. Но окончательный вариант этого документа должна иметь в бумажном варианте каждая из сторон. Поэтому ст. 312.2 ТК РФ обязывает работодателя не позже 3 календарных дней с момента заключения договора путем обмена электронными документами направить работнику согласованный текст договора (или дополнительного соглашения к нему) обычной почтой заказным письмом с уведомлением.
Документы, необходимые для трудоустройства (паспорт, трудовую книжку, документы о регистрации в системе персучета ПФР, воинском учете и об образовании, справки), можно подать работодателю в электронном виде. Если он сочтет такое представление недостаточным, то ему почтой заказным письмом направляются нотариально заверенные копии этих бумаг.
В отношении двух видов документов, нужных для трудоустройства, для дистанционных работников установлен особый порядок оформления:
ВАЖНО! С 2020 года введены электронные трудовые книжки. Если сотрудник впрервые устраивается на работу, бумажная трудовая книжка ему не заводится.
Если запись о дистанционной работе не вносится в трудовую книжку, то основанием для подтверждения трудового стажа за период такой работы будет являться трудовой договор. И в этом случае факт наличия его оригинала на руках у работника приобретает особое значение.
О том, для чего нужно подтверждение трудового стажа, читайте в статье «Общий трудовой стаж — что входит и как подсчитать?».
Важные особенности имеет не только прием на дистанционную работу, но увольнение с нее. И о них подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Отличия договора с работающим дистанционно сотрудником от обычного трудового соглашения
Трудовой договор с дистанционным работником заключается в обязательном порядке (ст. 312.1 ТК РФ). Однако особые условия осуществления дистанционного труда и возможности, предоставляемые действующим законодательством, обусловливают существование ряда отличий такого договора от договора с обычным работником. В договоре с работающим дистанционно:
Трудовое соглашение, заключаемое с дистанционным работником, как и договор с обычным работником, имеет произвольную форму, но должно содержать обязательные сведения, предусмотренные ст. 57 ТК РФ, с учетом особенностей, отличающих дистанционный труд от обычного.
О том, какие сведения составляют содержание трудового соглашения, читайте в статье «Порядок заключения трудового договора (нюансы)».
Образец трудового договора о дистанционной работе 2021 года можно посмотреть на нашем сайте.
Итоги
Трудовое законодательство РФ допускает возможность осуществления работы вне места нахождения работодателя. Такой труд имеет две разновидности (надомный и дистанционный), которым присущи как общие черты, отличающие этот труд от обычного, так и свои особенности. Дистанционный труд отличает преобладание электронных форм взаимодействия и возможность не оформлять трудовую книжку. Трудовой договор с дистанционным работником оформляется в обычном порядке, но с включением в его текст положений, требующих согласования между работником и работодателем в силу особого характера работы.
Как оформить сотрудника на дистанционную работу
И в каких случаях это стоит делать
Пандемия коронавируса вынудила некоторых работодателей перевести работников на удаленную работу.
Компании, которым понравился такой формат работы, могут перейти на дистанционку — частично или насовсем. Расскажем, зачем и как.
Какие есть варианты удаленной работы
Удаленной работой называется труд работника вне офиса, то есть не на территории компании.
Термина «удаленная работа» в российском законодательстве нет, вместо него в трудовом кодексе есть «дистанционная работа». В жизни эти два понятия воспринимаются как синонимы. Однако в рамках правового поля работодатель может оформить только трудовой договор о дистанционной работе.
Человек может работать удаленно по закону, если работодатель заключит с ним один из трех видов договора: о дистанционной работе, надомной работе или договор гражданско-правового характера — ГПХ.
В российском законодательстве дистанционной считается работа, которую сотрудник выполняет через интернет и не на территории работодателя. Дистанционную работу сотрудник выполняет только сам, и труд при этом интеллектуальный.
Договор ГПХ — это соглашение о выполнении работ или оказании услуг, которое регулируется гражданским, а не трудовым законодательством. По этому договору человек может выполнять определенные виды услуг, например проконсультировать по юридическим вопросам.
У работодателя бывает соблазн заключить договор оказания услуг вместо трудового договора о дистанционной работе — для уменьшения налоговой нагрузки. Ведь это дает возможность сэкономить на взносах на страхование по болезни и в связи с материнством, не оплачивать отпуска и не предоставлять другие гарантии, предусмотренные трудовым кодексом. Но если работник регулярно выполняет какие-то обязанности, а компания его контролирует и платит зарплату, то эти отношения могут признать трудовыми, даже если они не оформлены трудовым договором.
Кроме того, сам работник может обратиться в суд и получить положенные ему в соответствии с трудовым кодексом выплаты, а также компенсацию судебных издержек.
Чем дистанционная работа отличается от работы в офисе
При дистанционной работе компания договаривается с работником, как они будут взаимодействовать — по телефону, электронной почте, мессенджеру. И через эти средства связи работник получает все задания работодателя. Совещания можно проводить через сервисы видеосвязи, например по «Зуму» или «Скайпу», отчеты отправляют электронно.
Дистанционному работнику не нужно приезжать в офис даже иногда. Более того, если у работника будет такая обязанность, то трудовой договор нужно переоформить в обычный и убрать условие о дистанционной работе.
Во всем остальном дистанционный работник ничем не отличается от офисного — у него есть все трудовые права и обязанности, ему также полагаются все виды отпусков, оплата больничных, гарантии, связанные с семейными обстоятельствами.
Работать при этом можно из дома, кафе, коворкинга — из любого места, главное, чтобы был стабильный интернет для связи с коллегами.
Плюсы дистанционной работы для компании
Результаты исследования ADP Research Institute показывают, что вовлеченность в работу дистанционных сотрудников может быть выше, чем у тех, кто каждый день ходит на работу в офис. Вот что еще хорошего может дать удаленка работодателям.
Сэкономить офисный бюджет. При дистанционной работе работодатель существенно экономит на аренде и уборке офиса, коммунальных платежах и оборудовании. Ему не нужно проводить специальную оценку условий труда, тратиться на пожарную безопасность.
Обучение и инструктаж по охране труда с удаленщиками проводить не нужно. Правда, необходимо провести инструктаж по работе с оборудованием, если работодатель его предоставляет.
Есть и другие расходы, которые работодатель перестает нести с удаленными работниками, например на питьевую воду, канцелярию и мебель.
Выбирать команду по всей стране. С дистанционной работой работодатель может не ограничиваться сотрудниками, которые живут в одном городе с ним. Можно нанять на работу человека из любой точки страны и не тратиться на его переезд к месту, где расположен офис организации.
Снизить издержки на оплату труда. Уровень зарплат в разных регионах страны отличается, поэтому работодатель может найти квалифицированных сотрудников за меньшие деньги. Например, бухгалтер по расчету зарплаты из регионов может согласиться работать за 25 000—30 000 Р в месяц, а в Москве квалифицированного специалиста за такие деньги можно даже не искать.
Увеличить удовлетворенность от работы. Сотрудник на удаленке может сам определять темп и режим работы, если иное не предусмотрено трудовым договором, и решать, как сделать свой труд более продуктивным. Он экономит время на дороге, деньги на обедах в кафе и на покупке одежды для офиса. Все это положительно влияет на его удовлетворенность работой и работодателем.
Риски удаленки для работодателя
Дистанционная работа имеет достаточно преимуществ, чтобы задуматься о ее внедрении. Иногда, как в случае с коронавирусом, она становится единственным доступным вариантом. Но прежде чем переходить на удаленку, работодателю стоит взвесить и учесть возможные риски.
Удаленка подходит не всем. Бухгалтер по заработной плате вполне справится со своей работой из дома при наличии соответствующих программ и удаленного доступа. Но парикмахер не сможет подстричь клиента дистанционно, а мастер не починит технику по «Вотсапу».
Сложно уволить за нарушение трудовой дисциплины. На дистанционке работодатель напрямую не контролирует рабочее место сотрудника. Вот почему будет сложно доказать, что человек отсутствовал, даже если не выходил на связь более 4 часов.
Сложно повлиять на качество работы. Иногда дома сложно добиться нужной рабочей обстановки. Особенно если в семье есть маленькие дети и домашние животные, или сама домашняя обстановка мешает работе. На эти обстоятельства работодателю повлиять сложно, но низкий результат труда работника влияет на работу компании в целом.
Снизить эти риски можно, например, прописав испытательный срок в трудовом договоре. За три месяца можно хорошо узнать сотрудника и определиться, продолжать с ним работать или нет.
Есть риск выгорания сотрудников. Если человек не умеет контролировать себя или, скажем, слишком ответственно относится к работе, забывает отдыхать и переключаться, то выгорание не заставит себя долго ждать. Помочь справиться с этим могут разные инструменты, например, служба управления персоналом может составить рекомендации для сотрудников и их руководителей.
Как принять человека на дистанционную работу
Если будущий работник не может привезти документы в офис и передать кадровикам, он отправляет их двумя способами:
Дальше работодатель отправляет трудовой договор, издает приказ о приеме на работу, предоставляет локальные акты для ознакомления — все, как обычно. Копии локальных актов можно выслать на бумаге, предварительно заверив, или прислать по электронной почте и в любой мессенджер.
Если работник и работодатель подписывают трудовой договор электронно, то работодатель обязан выслать ему оформленный договор на бумаге в течение трех рабочих дней.
Запись о приеме на работу в трудовую книжку при дистанционной работе можно не вносить, если работник и работодатель об этом договорились. В этом случае стаж подтверждается трудовым договором и электронными сведениями о трудовой деятельности, которые с 2020 года сдает работодатель.
Если работник хочет иметь запись в трудовой книжке, то он должен выслать ее работодателю заказным письмом с уведомлением, и тот сделает соответствующую запись.
Работодатель будет хранить трудовую книжку до увольнения работника или до перехода на электронную трудовую книжку.
На что обратить внимание при оформлении трудового договора на удаленке
Трудовой договор с дистанционщиком оформляют, как обычно, в нем прописывают фамилию, имя и отчество работника, его должность, зарплату, гарантии и компенсации.
Работодателю нужно уделить внимание следующим моментам.
Место работы. В трудовом договоре с дистанционным сотрудником должно быть прописано, что он выполняет свою работу дистанционно, вне места расположения работодателя.
В качестве места работы указывают название организации и населенный пункт ее регистрации. Рабочее место, то есть то место, где человек будет выполнять свою работу, указывать не нужно.
Режим работы и отдыха. В трудовом договоре может быть установлен режим рабочего времени, тогда работник должен будет его придерживаться.
Если в трудовом договоре ничего не сказано про режим работы и отдыха, дистанционный работник определяет его сам. Важно учесть, что в этом случае работодатель не сможет уволить за прогул подчиненного, не выходившего днем на связь больше 4 часов без уважительных причин.
Как предоставляется отчет. В какие сроки, как работник должен отчитываться о проделанной работе — это все должно быть указано в трудовом договоре.
Например, в нем может быть прописано, что работник должен ежемесячно присылать отчет — в электронном виде и в определенную дату. Работодатель должен утвердить форму этого отчета и определить порядок ее заполнения.
Оборудование и программы. Работодатель может выдать работнику необходимое для работы оборудование и программное обеспечение или компенсировать затраты, если работник использует свои средства. В любом случае эти моменты должны быть прописаны в трудовом договоре.
Основания для увольнения. С дистанционным работником можно расстаться по иным, не указанным в трудовом кодексе основаниям. Эти основания должны быть прописаны в трудовом договоре. Например, можно оговорить, что сотрудника могут уволить, если он более двух раз не предоставил вовремя отчет.
Как подписать договор об удаленной работе
Законодательство допускает «обмен электронными документами», но это не значит, что можно обмениваться сканами или фотографиями подписанных документов в мессенджерах или по электронной почте. Такие документы юридической силы иметь не будут.
Договор о дистанционной работе нужно подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭП), которая должна быть как у работодателя, так и у работника.
Если у сотрудника нет электронной подписи и нужно, чтобы он подписал бумажные документы, то тут есть три варианта.
Встретиться лично и передать документы из рук в руки в офисе или другом месте.
Отправить документы почтой или курьером. Расходы по пересылке обычно берет на себя работодатель.
Вызвать работника в офис. Если работник живет в другом городе и его вызывают для подписи документов, то организация должна возместить его расходы, так как это считается командировкой.
Как уволить дистанционного работника
Дистанционного работника могут уволить по тем же основаниям, что и офисного — по инициативе работника, по инициативе работодателя или по соглашению сторон.
По инициативе работодателя можно уволить из-за сокращения должности, ликвидации организации или по основаниям, прописанным в трудовом договоре. Например, если работник систематически не выполнял план и не выходил на связь с работодателем в течение определенного времени.
Приказ об увольнении нужно составить на бумаге и отправить работнику заказной почтой с уведомлением, даже если документ отправляли электронно.
Можно ли трудоустроить жителя другой страны
По мнению Минтруда, работодатель не может заключать договор о дистанционной работе с иностранцами и россиянами, проживающими в других странах. Объясняется это тем, что российское трудовое право не действует на территории других государств. Это правило действует и для жителей стран Евразийского экономического союза — ЕАЭС. В таких случаях обычно заключают гражданско-правовой договор с указанием срока и объема работ или услуг.
С гражданами ЕАЭС можно работать как с самозанятыми, если человек в течение последних двух лет не работал на компанию, и этот режим налогообложения ему подходит.
Как перевести работника из офиса на дистанционную работу
Работодатель может перевести работников, которые трудились в офисе, на дистанционку — по договоренности с ними.
Для этого стороны подписывают дополнительное соглашение об изменении трудовых условий. Там указывают, что с определенной даты сотрудник будет работать дистанционно, устанавливают режим работы, оборудование и программы, которые будут использовать стороны, порядок предоставления отчетов.
Если изменения в договоре достаточно объемные, можно оформить их дополнительным соглашением об изложении трудового договора в новой редакции. Оформлять приказ о переводе на другую работу в этом случае работодателю необязательно, ведь переход на удаленку не считается переводом по трудовому кодексу. Второй вариант — расторгнуть старый договор и заключить новый, уже о дистанционной работе.
В любом случае новый трудовой договор или дополнительное соглашение вступят в силу с момента их подписания, либо в момент, указанный в этих документах.
О чем нужно помнить:
Работаю удаленно! Это счастье! Эффективность, как работника на удаленке возросла, и экономия на офисных вещах, обедах, автомобиле существенная. Ну и душевный комфорт и больше времени на сон)
Таня, вот про лишний вес это прямо повсеместно, по у меня тоже
Я работаю дистанционно и мне все нравится
Работаю на промышленном предприятии, которое не останавливало работу во время пандемии. Весной этого года у нас перевели на удалёнку всех, кто непосредственно не задействован в производстве. Вот тогда я поняла, что такое счастье. Я интроверт и вообще люблю свой дом. Хотя мне до работы идти пешком 15 минут и на этом я не сильно сэкономила время, всё равно моя эффективность повысилась, я считаю. Не стало всяких ненужных разговоров в коридорах, лишних совещаний, неприятных лично мне людей, а душевное спокойствие от любимого домашнего кресла у компьютера и кота на коленях вообще бесценно.
Но счастье закончилось довольно быстро, потому что руководство и коллеги сразу показали свою отсталость в вопросе удалёнки. Бухгалтерия демонстративно отказалась уходить на удалёнку, потому что якобы они очень важны на производстве и должны нести свою тяжкую вахту в рабочем кабинете. Отдел по персоналу и высшее руководство фыркало на всех, кто ушел на удалённую работу, считая их бездельниками. Формально приказ о дистанционной работе для определенных категорий работников еще действует, но руководство всех вернуло на рабочие места. Устоял только ИТ-отдел, который отказался возвращаться в кабинет. Но им можно, с ними ничего не сделают.
Сейчас я с тоской вспоминаю о тех 1,5 месяцах на удалёнке и очень плотно подумываю о том, чтобы найти другую постоянную работу в дистанционном формате.