как подписать в эдо акт сверки с разногласиями
Обмен актами сверки
Подтвердить задолженность или переплату при расчетах с контрагентами поможет акт сверки взаиморасчетов.
Если вы ведете учет в СБИС, используйте специальный отчет «Акт сверки расчетов». Он мгновенно создает акт сверки с контрагентом за указанный период. Если ведете учет в своей системе, загрузите акт сверки и отправьте через СБИС.
Обмениваться актами можно в электронном или в бумажном виде. Для формирования актов сверок в СБИС все уже готово, дополнительные настройки не требуются.
Обмен актами сверки через ЭДО
Инициатор сверки взаиморасчетов создает исходящий акт, либо загружает из своей учетной системы и отправляет по ЭДО.
Контрагент получает входящий акт сверки. Как только документ поступил в кабинет организации, система автоматически создаст его карточку.
Бухгалтер формирует данные по взаиморасчетам в своей учетной системе. Если учет ведется в СБИС — это удобно сделать с помощью отчета «Акт сверки расчетов».
На основании полученных данных производится сверка взаиморасчетов с данными инициатора. СБИС сравнит варианты и покажет расхождения.
Если результаты сходятся, контрагент отправляет уведомление об утверждении акта сверки. Если нет — предоставляет свой вариант взаиморасчетов инициатору. СБИС автоматически создаст карточку исходящего акта сверки — останется только проверить и отправить его.
Обмен актами сверки без ЭДО
Инициатор сверки взаиморасчетов создает исходящий акт, либо загружает его из своей учетной системы. Отправляет его по электронной почте либо на бумаге.
Получив акт сверки на электронную почту в формате xml, pdf или Excel, контрагент создает входящий акт сверки вручную и прикрепляет к нему полученный файл.
Бухгалтер формирует исходящий акт сверки в СБИС либо загружает данные из своей учетной системы в СБИС и сравнивает акты вручную.
Если результаты сходятся, бухгалтер подписывает акт инициатора и отправляет его с уведомлением о том, что взаиморасчеты верны. Если были найдены расхождения — необходимо отправить свой вариант сверки контрагенту.
Как подписать в эдо акт сверки с разногласиями
Использован релиз 3.0.77
В соответствии с Федеральным законом от 03.08.2018 № 303-ФЗ с 1 января 2019 года производится изменение налоговой ставки НДС с 18% на 20% (с 18/118 на 20/120 и с 15,25% на 16,67%).
При получении от продавца электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (электронного УПД) покупатель должен выполнить следующие действия:
Получение и отражение в учете входящего УПД (информации продавца)
Организация ООО «Одежда и обувь», применяющая общую систему налогообложения, оформляет операции по приобретению товаров с применением электронного УПД (с функцией счета-фактуры и документа об отгрузке товаров).
Получение электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (электронного УПД) от продавца производится:
Для настройки отражения поступающих документов в учетной системе необходимо из формы «Настройки ЭДО» (закладка «Настройки получения»), дважды кликнув по строке, отражающей ЭДО с конкретным контрагентом, перейти в форму «Настройка отражения документов в учете» и установить способ обработки поступающих электронных документов: «Автоматически» или «Вручную в форме электронного документа» (рис. 2).
Если в настройках получения будет стоять способ обработки «Вручную в форме электронного документа», то при получении электронного УПД в папке «Отразить в учете» в графе «Отражение в учете» будет стоять гиперссылка со значением Создать документы, при переходе по которой откроется форма «Подбор документов учета» для создания соответствующих документов в учетной системе.
Просмотреть содержимое поступившего электронного УПД (рис. 5) можно, дважды щелкнув по активной строке из списка «Текущие дела ЭДО» (кроме гиперссылки в графе «Отражение в учете») (рис. 3).
На соответствующих закладках формы просмотра поступившего электронного УПД отражается содержание поступившего документа, а также информация о подписях электронного документа и текст сопроводительной записки при ее наличии.
Открыть новые сформированные документы учетной системы «Поступление (акт, накладная)» (рис. 6) и «Счет-фактура полученный» (рис. 7) можно:
ВНИМАНИЕ! В учетной системе документы «Поступление (акт, накладная)» (рис. 6) и «Счет-фактура полученный» (рис. 7) будут сформированы датой получения файла электронного УПД. Если фактическая дата поступления товаров отличается от даты получения электронного УПД, то дату документа «Поступления (акт, накладная)» необходимо скорректировать, т.е. привести в соответствие с реальным фактом хозяйственной жизни. При этом следует учитывать, что в документе «Счет-фактура полученный» дата поступления счета-фактуры, отраженная в поле «Получен», должна остаться неизменной, т.е. соответствовать реальной дате получения электронного УПД, в состав которого входит счет-фактура.
В информационной строке состояния электронного обмена документа «Поступление (акт, накладная)» будет установлено значение Требуется утверждение (рис. 6).
В новом документе «Счет-фактура полученный» (рис. 7), который также формируется на основании полученного электронного УПД и гиперссылка на который будет отражена в документе «Поступление (акт, накладная)» (рис. 6), автоматически заполняются сведения:
Состояние обменного процесса в отношении полученного электронного УПД отражается в информационной строке документа «Счет-фактура полученный», где будет установлено значение Требуются действия с нашей стороны и со стороны других участников.
ВНИМАНИЕ! Если товар приобретен у данного продавца впервые, и номенклатуры продавца и покупателя не синхронизированы, то в программе не будут автоматически созданы документы «Поступление (акт, накладная)» и «Счет-фактура полученный». В этом случае в форме «Текущие дела ЭДО» в списке входящих документов в папке «Отразить в учете» в графе «Отражение в учете» будет специальным значком отмечен входящий электронный документ и размещена гиперссылка Сопоставить номенклатуру. В форме «Сопоставление номенклатуры» которую можно открыть по гиперссылке в графе «Отражение в учете» или по кнопке Сопоставить номенклатуру, необходимо заполнить поле «Номенклатура», выбрав соответствующую позицию из справочника «Номенклатура» (или создать новую) и нажать кнопку Сохранить и закрыть. После проведения сопоставления в форме «Текущие дела ЭДО» в списке входящих документов в папке «Отразить в учете» появится гиперссылка Создать документы, по которой следует перейти в форму «Подбор документов учета» для формирования соответствующих документов учетной системы, т.е. документов «Поступление (акт, накладная)» и «Счет-фактура полученный», как было описано ранее (рис. 5). Такие действия по синхронизации номенклатуры выполняются один раз. В дальнейшем, при поступлении от того же продавца тех же товаров сведения о них (наименование, счета учета) будут заполняться в документе «Поступление (акт, накладная)» автоматически.
Покупатель получает от оператора ЭДО не только входящий УПД, но и подтверждение даты отправки файла счета-фактуры (файла УПД) ему оператором ЭДО (пп. «в» п. 2.6 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н, далее – Порядок обмена).
Дата отправления, указанная в этом подтверждении оператора (рис. 10), будет признаваться датой получения счета-фактуры покупателем (п. 1.11 Порядка обмена). Просмотреть содержимое поступившего подтверждения оператора ЭДО можно, дважды щелкнув по соответствующей строке в форме просмотра поступившего электронного УПД.
Дата отправки оператором ЭДО файла электронного счета-фактуры будет отражена в строке «Получен» документа «Счет-фактура полученный» (рис. 10).
ВНИМАНИЕ! При формировании нового документа «Счет-фактура полученный» на основании поступившего электронного счета-фактуры (электронного УПД) программа автоматически проставляет в поле «Получен» дату формирования документа учетной системы. Как правило, подтверждение оператора ЭДО поступает одновременно с файлом счета-фактуры, и дата, указанная в подтверждении оператора ЭДО, совпадает с датой формирования документа «Счет-фактура полученный». Если после получения подтверждения оператора ЭДО указанная в этом подтверждении дата отправки файла счета-фактуры оператором покупателю будет иной, то дата, изначально указанная в поле «Получен», будет автоматически скорректирована.
Если полученный УПД служит основанием для заявления налогового вычета по НДС, и в поле «Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения» документа «Счет-фактура полученный» проставлен флажок (рис. 7), то поступивший УПД будет зарегистрирован в книге покупок налогового периода его получения (п. 1.1 ст. 172 НК РФ, п. 2 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением № 1137).
После получения подтверждения оператора ЭДО об отправке файла счета-фактуры (УПД) покупатель должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении ему счета-фактуры (пп. «б» п. 2.12 Порядка обмена).
Кроме того, если сторонами сделки согласована обязанность покупателя направлять продавцу извещение о получении счета-фактуры (УПД) в соответствии с п. 2.9 Порядка обмена, то покупатель также должен сформировать, подписать и отправить следующие документы:
Формирование извещений происходит в программе автоматически.
Подписать и отправить сформированные извещения можно также из списка «Текущие дела ЭДО».
Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то служебные документы будут сразу автоматически подписаны (рис. 11).
Если в настройке параметров обмена электронными документами присутствует флажок в строке «Отложенная отправка электронных документов», то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться:
Формирование, подписание и отправка Акта о расхождениях и УПД (информации покупателя)
При получении товаров в количестве, не соответствующем условию договора, покупатель вправе или потребовать передать недостающее количество товара, или отказаться от переданного товара и от его оплаты. А если товар оплачен, то потребовать от поставщика возврата уплаченной денежной суммы (п. 1 ст. 466 ГК РФ).
Если у покупателя есть претензии к количеству поставленных товаров (выявлена недопоставка товаров), но при этом покупатель готов принять фактически поступившие товары, то ему необходимо сформировать, подписать и отправить продавцу:
Для формирования электронного Акта о расхождениях в соответствии с форматом, утв. приказом ФНС России от 27.08.2019 № ММВ-7-15/423@ «Об утверждении формата представления документа о приемке материальных ценностей и (или) расхождениях, выявленных при их приемке, в электронной форме», необходимо сформировать в учетной системе документ «Акт о расхождениях».
Для создания в учетной системе документа «Акт о расхождениях» необходимо проставить над табличной частью документа «Поступление (акт, накладная)» (рис. 6) флажок в строке «Есть расхождения» (рис. 12).
После установки флажка в табличной форме по каждой товарной позиции появятся две строки для отражения информации о поступивших товарах: по товарной накладной (по документу) и по фактической приемке (по факту).
По тем товарным позициям, по которым при приемке выявлены расхождения, необходимо в строке «по факту» уточнить количество поступивших товаров, после чего для данной товарной позиции появится еще одна строка со сведениями о расхождениях (расхождения).
После проведения документа «Поступление (акт, накладная)» с установленным флажком о выявленных расхождениях в строке «Есть расхождения» появится гиперссылка на автоматически сформированный документ учетной системы Акт о расхождениях (рис. 13).
По гиперссылке Акт о расхождениях можно перейти в автоматически сформированный и проведенный документ учетной системы «Акт о расхождениях» (рис. 14).
В строке состояния информационного обмена под табличной частью документа «Акт о расхождениях» будет указано значение ЭДО не начат.
Для автоматического формирования, подписания и отправки продавцу электронного Акта о расхождениях необходимо выбрать команду Отправить электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, из проведенного документа «Акт о расхождениях» (рис. 14).
Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды Отправить электронный документ из документа «Акт о расхождениях» программа отправит подписанный электронный документ контрагенту (или подготовит подписанный электронный Акт о расхождениях для отправки, если установлена отложенная отправка электронных документов, о чем будет написано далее).
Перейти в список документов «Текущие дела ЭДО» можно из документа «Акт о расхождениях» (рис. 14), выполнив команду Текущие дела ЭДО из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО.
Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды Создать, подписать и отправить из списка «Текущие дела ЭДО» (рис. 15) программа отправит подписанный электронный документ контрагенту (или подготовит подписанный электронный УПД для отправки, если установлена отложенная отправка электронных документов, о чем будет написано далее).
Перед созданием, подписание и отправкой электронного Акта о расхождениях можно предварительно перейти в форму просмотра документа (рис. 16), выполнив команду Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа «Акт о расхождениях» (рис. 14).
Из формы просмотра также можно выполнить подписание и отправку электронного Акта о расхождениях с помощью кнопки Подписать и отправить.
Если у текущего пользователя нет права подписи, то даже при выполнении команды Отправить электронный документ из документа «Акт о расхождениях» или команды Создать, подписать и отправить из списка «Текущие дела ЭДО» (рис. 15) программа направит сформированный электронный Акт о расхождениях на подпись лицу, имеющему такое право. Подписать сформированный электронный Акт о расхождениях можно по кнопке Подписать и отправить из папки «Подписать» списка исходящих документов «Текущие дела ЭДО» (или Подписать, если установлена отложенная отправка электронных документов, о чем будет написано далее).
Если требуется только сформировать электронный Акт о расхождениях, то в форме «Текущие дела ЭДО» необходимо выполнить команду Создать электронный документ (рис. 15). А далее сформированный электронный документ будет проходить стадии подписания и отправки, как было описано выше.
Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.
Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться по кнопке Отправить из формы просмотра электронного документа. Также отправить сформированный и подписанный электронный документ можно:
Отправленный Акт о расхождениях, в отношении которого ожидается получение подтверждения оператора ЭДО, перекладывается в папку документов «На контроле» формы списка исходящий документов «Текущие дела ЭДО» (рис. 17).
Просмотреть содержимое отправленного электронного Акта о расхождениях, установленные подписи и сопроводительную записку (при ее наличии), а также состояние обмена данным электронным документом можно (рис. 18):
После отправки электронного Акта о расхождениях покупатель ожидает от оператора ЭДО подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла Акта о расхождениях.
Получение подтверждения оператора происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО при выполнении команд:
Полученные служебные электронные документы отображаются в форме просмотра отправленного электронного Акта о расхождениях (рис. 18), открываемой из документа учетной системы «Акт о расхождениях» (рис. 14) по команде Просмотреть электронные документы из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО.
После получения подтверждения оператора ЭДО об отправке файла Акта о расхождениях покупатель должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении ему Акта о расхождениях.
Формирование извещения о получении подтверждения оператора ЭДО в программе производится в автоматическом режиме.
После создания документа «Акта о расхождениях» для подтверждения принятия к учету фактически поступивших товаров, необходимо подписать поступивший от продавца электронный УПД, т.е. сформировать УПД (информацию покупателя) с отражением выявленных при приемке расхождений.
Для формирования УПД (информации покупателя) необходимо утвердить поступивший УПД (информацию продавца).
Процедура утверждения поступившего электронного УПД Порядком обмена не предусмотрена. В то же время для УПД, как документа о передаче товаров, данная процедура обязательна, поскольку после утверждения поступившего УПД автоматически формируется соответствующая информация покупателя.
Утвердить УПД (информацию продавца) покупатель может:
После утверждения УПД (информации продавца), как уже было сказано выше, формируется УПД (информация покупателя) (рис. 21).
Просмотреть содержимое электронного УПД (информации покупателя) можно:
В сформированном УПД (информации покупателя) будет размещена информация о том, что поступившие товары приняты с учетом выявленных расхождений, а также будет приведена ссылка на номер сформированного Акта о расхождениях.
ВНИМАНИЕ! В УПД (информации покупателя) в качестве даты получения (приемки) товаров будет указана дата формирования документа учетной системы «Поступление (акт, накладная)», т.е. фактическая дата приемки товаров, вне зависимости от того, когда был сформирован и подписан файл документа УПД (информация покупателя)».
Сформированную информацию покупателя необходимо подписать и отправить продавцу. Эти процедуры выполняются в порядке, предусмотренном для подписания и отправки всех электронных документов.
После отправки оператору УПД (информации покупателя) покупатель должен:
До момента получения этих служебных документов в списке «Текущие дела ЭДО» электронный УПД (информация покупателя) будет размещаться в папке «На контроле» списка входящих документов (рис. 22).
После поступления от оператора ЭДО подтверждения о получении УПД (информации покупателя) и направления оператору ЭДО сформированного и подписанного извещения о получении данного подтверждения обмен электронным УПД у покупателя будет завершен.
После завершения обмена электронным УПД в строке состояния документов «Поступление (акт, накладная) и «Счет-фактура полученный» будет отражена информация ЭДО завершен (рис. 23).
В форме просмотра электронного УПД можно удостовериться, что документ подписан обеими сторонами сделки, а также в том, что все необходимые служебные документы, сопровождающие обмен электронным УПД, получены и отправлены (рис. 24).
Перейти в режим просмотра электронного УПД можно, выполнив команду Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, из документа «Поступление (акт, накладная)» или документа «Счет-фактура полученный» (рис. 23).
Получение и отражение в учете входящего УКД (информации продавца)
Получение электронного УКД (корректировочного счета-фактуры и документа об изменении стоимости отгруженных товаров) производится в порядке, аналогичном порядку получения электронного УПД (см. Получение и отражение в учете входящего УПД (информации продавца)):
Просмотреть содержимое поступившего электронного УКД можно, дважды щелкнув по активной строке из списка «Текущие дела ЭДО» (кроме гиперссылки в графе «Отражение в учете») (рис. 26).
На соответствующих закладках формы просмотра поступившего электронного УКД также отражается информация о подписях электронного документа и текст сопроводительной записки при ее наличии.
Открыть новые документы учетной системы «Корректировка поступления» (рис. 27) и «Корректировочный счет-фактура полученный» (рис. 28) можно:
В табличной части документа «Корректировка поступления» будет отражена информация о количестве товаров не только до и после изменения («до изменения» и «после изменения«), но и о количестве фактически принятых к учету товаров на основании документа «Поступление (акт, накладная)» с установленным флажком «Есть расхождения» (рис. 13) («по факту»).
Поскольку на основании полученного электронного УПД (рис. 5) покупатель изначально отразил в регистрах БУ и НУ фактическое количество поступивших товаров (рис. 23), то у него отсутствует необходимость в корректировке. Поэтому проведенный документ «Корректировка поступления» никаких движений в регистрах БУ и НУ производить не будет.
В информационной строке состояния электронного обмена в документе «Корректировка поступления» будет установлено значение Требуется утверждение (рис. 27).
В документе «Корректировочный счет-фактура полученный» (рис. 28) в информационной строке состояния электронного обмена будет указана информация о том, что Требуется действия с нашей стороны и со стороны других участников.
Поскольку при приобретении товаров на основании поступившего счета-фактуры (поступившего УПД) (рис. 5) к вычету была заявлена сумма НДС в части фактически принятых к учету товаров (рис. 23), то проведенный документ «Корректировочный счет-фактура полученный» не будет подлежать регистрации в книге продаж с целью восстановления суммы НДС в связи с уменьшением стоимости приобретенных товаров в соответствии с пп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ.
Покупатель получает от оператора ЭДО не только входящий УКД, но и подтверждение даты отправки файла УКД (информации продавца) ему оператором ЭДО (пп. «в» п. 2.6 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н, далее – Порядок обмена).
Дата отправления, указанная в этом подтверждении оператора (рис. 29), будет признаваться датой получения корректировочного счета-фактуры покупателем (п. 1.11 Порядка обмена). Просмотреть содержимое поступившего подтверждения оператора можно, дважды щелкнув по соответствующей строке в форме просмотра поступившего электронного УКД.
Дата отправки оператором ЭДО файла электронного счета-фактуры будет отражена в строке «Получен» документа «Корректировочный счет-фактура полученный» (рис. 28).
После получения подтверждения оператора ЭДО об отправке файла корректировочного счета-фактуры (УКД) покупатель должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении ему файла корректировочного счета-фактуры (пп. «б» п. 2.12 Порядка обмена).
Кроме того, если сторонами сделки согласована обязанность покупателя направлять продавцу извещение о получении корректировочного счета-фактуры (УКД) в соответствии с п. 2.9 Порядка обмена, то покупатель также должен сформировать, подписать и отправить:
Формирование извещений происходит в программе автоматически. Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то служебные документы будут сразу автоматически подписаны (рис. 30).
Формирование, подписание и отправка УКД (информации покупателя)
Если претензий к показателям УКД у покупателя нет, то он утверждает полученный документ.
Процедура утверждения поступившего электронного корректировочного счета-фактуры с дополнительной информацией (электронного УКД) Порядком обмена не предусмотрена.
В то же время для УКД, как документа о согласовании изменения стоимости товаров, данная процедура обязательна, поскольку после утверждения поступившего УКД (информации продавца) автоматически формируется соответствующая информация покупателя.
Утвердить УКД и тем самым сформировать согласие на изменение стоимости (информацию покупателя) покупатель может:
После утверждения УКД (информации продавца), как уже было сказано выше, формируется УКД (информация покупателя) (рис. 31).
Просмотреть содержимое электронного УКД (информации покупателя) можно:
После отправки оператору УКД (информации покупателя) покупатель должен:
На этом обмен электронным УКД у покупателя будет завершен. В строке состояния документов «Корректировка поступления» и «Корректировочный счет-фактура полученный» будет отражена информация ЭДО завершен (рис. 32).
В форме просмотра документа УКД можно удостовериться, что документ подписан обеими сторонами сделки, а также в том, что получены и отправлены все служебные документы, обеспечивающие обмен УКД (рис. 33).