как поменять кпп в 6 ндфл
НДФЛ при смене юридического адреса
Разбираемся, куда платить и как отчитываться по НДФЛ после смены юридического адреса. Инструкция будет полезна организациям и предпринимателям на УСН с сотрудниками.
Дождитесь изменений в ЕГРЮЛ / ЕГРИП
Вы сменили юридический адрес ООО или прописку ИП. Посмотрите, появились ли новые реквизиты в ЕГРЮЛ / ЕГРИП. Организациям нужно обратить внимание на ОКТМО, КПП и код налоговой инспекции. ИП — на ОКТМО и номер налоговой. Если реестр уже обновился, пора проверять реквизиты в платёжках и отчётах.
Проверьте ОКТМО — код по классификатору территорий муниципальных образований
Начисления и уплаты должны быть на одном ОКТМО. Начисления — то, что вы показали в отчёте 6-НДФЛ и должны заплатить, а уплаты — то, что вы фактически заплатили. Важно, чтобы ОКТМО в отчёте и платёжках совпадали.
Налоговая записывает начисления и уплаты в специальную карточку по расчётам с бюджетом. Новый ОКТМО означает, что вам открыли ещё одну карточку. Если продолжите платить и отчитываться, как раньше, по одной образуется переплата, а по другой — недоимка.
ОКТМО может поменяться, даже если переехали на соседнюю улицу.
После изменений в ЕГРЮЛ / ЕГРИП отчитывайтесь в новую налоговую
В идеале должно быть так: вы пишите заявление на смену юридического адреса, вас снимают с учёта в старой налоговой и передают карточку по расчётам с бюджетом в новую инспекцию. С этого момента платите и отчитываетесь только туда.
В порядке заполнения 6-НДФЛ сказано, что организации указывают код по ОКТМО того муниципального образования, где находится организация или её обособленное подразделение. Формально наличие обособки — единственная причина, когда за один период нужно сдавать отчёты с разными ОКТМО.
Но на практике бывает по-другому. Иногда из-за переезда налоговики просят сдать два комплекта отчётности.
☎️ Позвоните в новую налоговую и спросите, как сдавать 6-НДФЛ и 2-НДФЛ за период переезда.
Если скажут «сдавайте один отчёт с новым ОКТМО», измените реквизиты в Эльбе и отправляйте отчёты в новую налоговую. Правильные платёжки и отчёты будут формироваться автоматически. Больше ничего делать не нужно.
⚠️Если за период переезда попросят сдать два отчёта с разными ОКТМО, действуйте по инструкции ниже.
Как правильно заплатить НДФЛ
Предположим, запись об изменениях в ЕГРЮЛ сделана 20 мая. С этой даты перечисляйте НДФЛ и сдавайте отчёты в новую налоговую. Хронология будет такой:
Выдали зарплату за март
Заплатили НДФЛ с зарплаты за март по старым реквизитам
Выдали зарплату за апрель
Заплатили НДФЛ с зарплаты за апрель по старым реквизитам
20 мая
Появилась запись в ЕГРЮЛ: новые ОКТМО, КПП и код инспекции
Выдали зарплату за май
Заплатили НДФЛ с зарплаты за май по новым реквизитам
Чтобы в Эльбе формировались правильные платёжки, измените реквизиты на актуальные.
Как сформировать два комплекта 6-НДФЛ
В инструкции опираемся на разъяснения из письма ФНС № БС-4-11/25114@:
Отчёт 6-НДФЛ сдают поквартально. Переезд пришёлся на май, поэтому за полугодие надо сформировать два комплекта отчётности: оба в новую налоговую, с новым КПП. В первом отчёте будут начисления до переезда и старый ОКТМО, во втором — начисления после переезда и новый ОКТМО.
В разделе 2 — три начисления НДФЛ: с зарплаты за март, апрель и май. Если сдать отчёт в таком виде, то все они попадут на новый ОКТМО. Это приведёт к недоимкам и переплатам.
Перейдите в Раздел 2 и удалите июньскую выплату: клик правой клавишей мыши → удалить строку.
Сохраните файл на компьютере в формате xml (не Excel). Это будет первый комплект отчётности со старым ОКТМО.
Отчёты за 9 месяцев и за год формируйте в Эльбе как обычно, редактировать их не нужно.
Как сформировать два комплекта 2-НДФЛ
Справки 2-НДФЛ сдают по итогам года. В первом комплекте должны быть доходы до смены адреса и старый ОКТМО, во втором — суммы после смены адреса и новый ОКТМО. Принцип такой же, как с 6-НДФЛ.
Статья актуальна на 05.02.2021
Получайте новости и обновления Эльбы
Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур
Заполнение расчета 6-НДФЛ при смене налоговой инспекции
Если налогоплательщик сменил ИФНС во втором квартале, могут возникнуть проблемы с заполнением расчета 6-НДФЛ за полугодие 2021 года.
Как заполнить 6-НДФЛ, если изменился ОКТМО
Расчет 6-НДФЛ подается работодателями-налоговыми агентами о размерах начисленного дохода в пользу физлиц, а также о суммах НДФЛ с этого дохода. Отчет нужно подавать в ИФНС по итогам каждого отчетного квартала.
6-НДФЛ заполняется на бланке, утвержденном Приказом ФНС от 15.10.2020 г. № ЕД-7-11/753@. В документе в том числе нужно указать информацию о кодах КПП и ОКТМО, которые изменяются при смене юридического адреса.
Важно! Перед сдачей расчета обратитесь в новую ИФНС и узнайте, каким способом нужно подать сведения по форме 6-НДФЛ.
К примеру, компания относилась к ИФНС № 1, а после смены адреса в апреле стала относиться к ИФНС № 2. Инспекторы новой налоговой инспекции сказали, что при заполнении 6-НДФЛ за полугодие требуется подать единый экземпляр расчета с данными с начала года по новому ОКТМО.
Как в 1С заполнить 6-НДФЛ при смене юридического адреса
В программе 1С регистрация в конкретной ИФНС указывается в карточке организации. Когда она изменяется, то автоматически используется новая регистрация при создании документов.
Рассмотрим еще раз пример с ИФНС № 1 и ИФНС № 2. Если изменить налоговую инспекцию в апреле, то в отчет 6-НДФЛ за полугодие во второй раздел попадут суммы только за второй квартал.
Чтобы во второй раздел попали суммы и за первый квартал, то есть нарастающим итогом с начала календарного года, нужно в 1С сделать следующее:
Если все действия проведены в такой последовательности, то на титульном листе 6-НДФЛ будет указана новая налоговая инспекция, а во второй раздел отчета будут включены сведения нарастающим итогом с начала календарного года.
Для повышения эффективности работы пользователей к программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» можно подключать удобные сервисы:
Смена ИФНС в середине года в ЗУП 3.1. Что делать? Как сдать 6-НДФЛ?
На официальном сайте its.1c.ru размещен пример и разъяснения, что делать в таком случае.
С марта 2018 года организация поставлена на учет в налоговый орган по новому месту нахождения. Ей присвоен новый КПП. Также изменился ОКТМО. Необходимо сформировать отчеты по форме 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года.
Наши действия согласно инструкции:
1) Изменяем регистрацию в ИФНС на новую, устанавливаем период (месяц), с которого действуют новые сведения;
2) Заполняем два расчета по форме 6-НФДЛ – один по новой регистрации, а другой по старой;
3) Расчет по форме 6-НДФЛ в новую налоговую передаем без изменений (предполагаем, что изменение регистрации внесено в систему своевременно и заработная плата начислялась уже по новой регистрации с нужного периода);
4) В расчете по старой регистрации в ИФНС после заполнения возвращаемся на титульный лист, меняем получателя отчетности в поле «Представляется в налоговый орган (код)» на новую регистрацию, а также вручную указываем старый ОКТМО. Важно, что отчет не перезаполняем! Сдаем в таком виде.
Однако, очень часто ИФНС требуют сдавать единый отчет нарастающим итогом с начала года по новому месту регистрации. Что делать в таком случае?
1) ОБЯЗАТЕЛЬНО ДЕЛАЕМ РЕЗЕРВНУЮ КОПИЮ ИНФОРМАЦИОННОЙ БАЗЫ;
2) Изменяем регистрацию в ИФНС на новую, устанавливаем период, с которого действуют новые сведения как НАЧАЛО ГОДА (с января текущего года);
3) Далее обращаемся в раздел Налоги и взносы – Сервис – Проверка регистрации в ИФНС, где система укажет на наличие информации к исправлению. Соглашаемся и проводим исправление;
4) Как правило, корректировка в п.3 вносится в документы начислений. Проконтролировать на какой регистрации числятся начисления и выплаты можно с помощью отчета Анализ НДФЛ по месяцам. Там мы увидим, что выплаты остались на старой ИФНС;
5) Открываем раздел Администрирование – Обслуживание – Корректировка данных – Групповое изменение реквизитов.
Здесь нам будет необходимо массово изменить регистрацию ИФНС в ведомостях на выплату заработной платы.
Выбираем тип документа – ведомость в банк/ на счета / в кассу;
Накладываем отбор по организации (если необходимо), периоду, только проведенные и не помеченные на удаление документы:
Проверяем сформированный список выбранных элементов на корректность, жмём ОК. Особенное внимание на этом этапе стоит уделить контролю ведомостей на выплату заработной платы за декабрь предыдущего года;
На вкладке НДФЛ для реквизита «Регистрация в налоговом органе» устанавливаем новое значение регистрации в ИФНС:
6) Открываем отчет Анализ НДФЛ по месяцам и проверяем, что начисления и выплаты проходят по нужной нам новой регистрации ИНФС:
На этом работа по корректировке ИФНС закончена, ВСЕМ УДАЧИ!
Статью подготовила старший консультант «ИнфоСофт» Анастасия Ткаченко
Как сформировать отчеты 2-НДФЛ и 6-НДФЛ при смене юридического адреса в 1С: ЗУП ред. 3.1
НДФЛ — это налог, который платят все организации, имеющие наемных сотрудников. Правильность начисления и перечисления налога проверяется с помощью подаваемых отчетов 2-НДФЛ и 6-НДФЛ. На практике встречаются ситуации, когда организация меняет юридический адрес, а это влечет за собой и смену налогового органа. Соответственно, КПП и ОКТМО также изменятся.
Ответственный за отчеты не всегда понимает, как заполнять отчетность при изменении регистрационных данных, ведь часть сведений по НДФЛ формируются с одними данными организации — старыми, а часть с другими — новыми. Также параллельно возникает вопрос: когда начинать платить НДФЛ в новую ИФНС? Ответы на эти и многие другие вопросы по такое сложной теме вы найдете в нашей публикации.
Разберемся для начала в теории.
Данный материал касается не только смены юридического адреса организации. Смена индивидуальным предпринимателем (ИП) прописки влечет изменение налогового органа. Даже смена улицы может привести к изменению ОКТМО.
Действуйте по следующей схеме.
Первое — внесение изменений в ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Для ИП — проверьте новые ОКТМО и код ИФНС. Для юридических лиц проверьте и новый КПП. После обновления данных в реестре, измените реквизиты в программе 1С и платежных документах.
Второе — проверка ОКТМО (общероссийский классификатор территорий муниципального образования). Платежи и начисления по ОКТМО должны совпадать. В противном случае может возникнуть недоплаты и переплаты в разрезе этого кода.
Третье — после внесения изменений в ЕГРЮЛ / ЕГРИП оплата производится и отчетность сдается в новую ИФНС.
Отчеты 2-НДФЛ и 6-НДФЛ сдаются в двух экземплярах, со старым ОКТМО и новым ОКТМО. Чтобы не столкнуться с недопониманием со стороны налоговой, этот момент можно у них уточнить.
Рассмотрим на условном примере: ООО «Карамелька» изменило юридический адрес и регистрацию в налоговом органе в декабре 2020 г. Бухгалтер вносила документы по расчету заработной платы и выплатам. Рассмотрим, как это отражается в программе 1С: ЗУП.
На что следует обратить внимание в 1С при смене юридического адреса и регистрации в налоговой?
Очень важно понимать, в какой момент времени пользователю необходимо внести изменения в юридический адрес и регистрацию в ФНС в программе. Это имеет значение, так как при начислении заработной платы документ фиксирует «текущий» налоговый орган.
На картинке ниже наглядно продемонстрирована запись по старой ИФНС. Для простоты назовем ее просто Налоговая инспекция.
Чтобы посмотреть запись, щелкните дважды мышкой на сумме НДФЛ в документе. Кроме сумм НДФЛ, документ фиксирует ИФНС, указанную в настройке организации.
В документах выплаты заработной платы («Ведомость в кассу» или «Ведомость в банк») также фиксируется, по какому налоговому органу удерживается НДФЛ.
Поэтому, если пользователь внес документы по начислению и выплате заработной платы, а потом в этом же месяце получил уведомление о смене юридического адреса, то необходимо перезаполнить документы по заработной плате. Обращаем внимание, что нужно «ПЕРЕЗАПОЛНИТЬ» документы, а не просто «Отменить проведение» и «Провести». Именно при перезаполнении программа учтет данные по новому налоговому органу.
Перейдем к вопросу изменения реквизитов в 1С: ЗУП ред. 3.1.
Как изменить юридический адрес в 1С и регистрацию в налоговом органе?
Для изменения реквизитов откройте карточку организации.
Шаг 1. Перейдите в раздел «Настройки» — «Организации». На закладке «Адреса и телефоны» измените адрес организации.
Данный реквизит не периодический и не хранит историю его изменения. Поэтому рекомендуем сделать копию информационной базы со старым адресом, чтобы можно было распечатать «старые» документы или справки за прошлые периоды с прежними реквизитами.
Для заполнения строк фактический и почтовый адрес, при их совпадении воспользуйтесь кнопкой «Заполнить».
Шаг 2. На закладке «Главное» перейдите по гиперссылке «Изменить данные регистрации». В открывшемся окне нажмите «История изменения регистрации» и внесите новые сведения об организации.
Нажмите кнопку «Добавить» и внесите новые сведения об организации:
При сохранении сведений обратите внимание на значение в «Действует с». Данные реквизиты периодические, и их изменение хранится в истории значений. До указанной даты учитываются старые реквизиты, после — измененные.
Изменять данные можно и в открывшейся карточке — «Регистрация в налоговом органе». Но при этом также следует правильно указать месяц, с которого принимаются внесенные изменения, в нашем примере — это декабрь 2020 года.
Сохраните изменения в карточке — «Записать и закрыть».
Шаг 3. На запрос программы об изменения, нажмите кнопку «Изменились данные о регистрации в налоговом органе».
После этого в карточке организации отобразятся новые сведения о регистрации и месяц, с которого они действуют.
Если у вас возникли проблемы и путаница в данных ИФНС, обратите внимание на то, с какого месяца у вас введена информация. Возможно, вы не предали особое значение этому моменту и при сохранении сведений оставили месяц, указанный по умолчанию — текущий.
Не заполняется отчет. Как проверить в 1С разделение доходов между ИФНС?
При заполнении отчета в налоговую, например, справки 2-НДФЛ, пользователь может столкнуться с ошибкой: «При выплате доходов не зарегистрированы доходы» с указанием регистрационных данных организации.
В данном случае программа абсолютно права! Ведь мы выше рассмотрели документы начисления и выплаты зарплаты, в которых указана «старая» ИФНС.
Если ответ очевиден, то просто перезаполните и перепроверьте документы после даты изменения регистрационных данных.
А как можно посмотреть, в каких документах какая налоговая зафиксирована? Сделать это легко с помощью Универсального отчета.
Шаг 1. Перейдите в раздел «Администрирование» — «Печатные формы, отчеты и обработки». Откройте гиперссылку «Универсальный отчет».
Шаг 2. Выберите регистр накопления «Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ», задайте период — год.
Если в базе 1С: ЗУП ведется учет по нескольким организациям, нажав кнопку «Настройки», установите отбор по организации. В нашем примере установлен отбор по ООО «Карамелька».
В графе «Регистрация» видно, что все записи, включая декабрь зафиксированы на старый налоговый орган под названием «Налоговая инспекция». Именно поэтому при попытке заполнить отчет по НДФЛ программа сообщает пользователю, что по указанным в отчете регистрационным данным доходы не зарегистрированы.
Шаг 3. Пора перезаполнить и перепровести документы за декабрь 2020 г.
Откройте окошко по данным НДФЛ в документе «Начисление зарплаты и взносов». Данные об ИФНС в записи сотрудника Котова А.Д. поменялись, т.к. мы изменили сведения о регистрации ООО Карамелька«.
Шаг 4. Внесите исправления в документы выплаты: перезаполните их и перепроведите.
Шаг 5. После изменения в документах сформируйте «Универсальный отчет» еще раз.
По данным отчета у сотрудников за декабрь выделились данные по новым регистрационным данным — Инспекция ФНС России № 20 по г. Москва.
Если записей много, то для анализа на закладке «Поля и сортировки» установите сортировку по значению «Регистрация», перенеся стрелочкой выбранный элемент в правую часть окна.
Отчет сгруппирован по месту регистрации организации.
Перейдем к вопросу формирования отчетов.
2-НДФЛ и 6-НДФЛ при смене регистрационных данных
Разъяснения по вопросу предоставления отчетности при смене регистрационных данных организацией представлены в письме ФНС № БС-4-11/25114@ от 27.12.2016 г. и в приказе ФНС России от 14.10.15 № ММВ-7-11/450@.
Формы 2-НДФЛ и 6-НДФЛ предусматривают заполнение ОКТМО и КПП. Согласно п. 1.10 вышеуказанного приказа ФНС, отчеты заполняются оп каждому ОКТМО отдельно.
Отсюда вытекает требование, что налоговый агент предоставляет в налоговый орган по новому месту регистрации справки 2-НДФЛ и форму расчета 6-НДФЛ в двух экземплярах — с указанием ОКТМО и сведений до момента постановки на учет в новом налоговом органе и период после новой регистрации с новым ОКТМО.
Таким образом, сдаются два комплекта отчетности. В нашем примере смена ИФНС ООО «Карамелька» производилась в декабре, значит:
Первый комплект предоставляется с данными до момента регистрации в новой налоговой за период с января по ноябрь 2020 года;
Второй комплект включает сведения после регистрации в новой налоговой, т.е. декабрь 2020 года.
Отличие реквизитов комплектов будет лишь в значении ОКТМО, т.к. КПП указывается новый.
Так как мы внесли исправления в документы с неправильными регистрационными данными за декабрь, справки 2-НДФЛ заполняются по новой инспекции без проблем.
Шаг 1. Заполните два варианта отчета: по старому ОКТМО и по новому.
Видим, что по новым реквизитам в отчет попала декабрьская зарплата.
По старым реквизитам в отчет вошли данные с января по ноябрь 2020 года.
Шаг 2. Сформируйте печатную форму справок 2-НДФл обоих экземпляров.
Действия одинаковы с обеими формами отчетов — 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.
Новая форма 2-НДФЛ и 6-НДФЛ передается без изменений.
Шаг 3. В форме со старыми данными замените вручную данные строки «В ИФНС (код)» и «с КПП» на новые. Данные в отчете перезаполнять не надо.
ОКТМО у нас автоматически установлен старый. В результате имеем форму со старым ОКТМО и новым КПП и кодом налогового органа.
Аналогичная схема действий применима к форме отчета 6-НДФЛ.
При создании отчета через «1С-Отчетность» программа увидит, что зарегистрировано изменение и предложит сформировать несколько отчетов в налоговые органы.
Установив галочку «Создавать для нескольких налоговых органов», по нажатию «Создать» в списке появится два варианта отчетов. В нашем примере: ФНС 7718 и ФНС 7720.
Новую форму оставляем без изменения, в форме со старой регистрацией измените значение в поле «Предоставляется в налоговый орган» на новую регистрацию, щелкнув дважды мышкой. Автоматически изменится и КПП.
Код по ОКТМО программа автоматически подставила по старой регистрации.
Напоминаем, что данные разделов 1 и 2 перезаполнять не нужно!
Будьте внимательны при составлении отчетов, следите за сроками сдачи, т.к. за несвоевременное предоставление налоговых отчетов организации грозят штрафные санкции.
Порядок подачи уточненок по 2‑НДФЛ и 6‑НДФЛ
Когда представление уточненок по НДФЛ — это обязанность, а когда — право? Нужно ли подавать уточненки при перерасчете отпускных, а также тогда, когда ошибки не влияют на сумму налога? В чем выгода добровольных уточненок? И что делать, если вместо корректирующей справки подана аннулирующая?
Любая ошибка в 6-НДФЛ или 2-НДФЛ, например в персональных данных налогоплательщика, кодах доходов и вычетов, суммовых показателях, рассматривается налоговиками как недостоверные сведения. А за каждый документ, который содержит недостоверные сведения, налоговый агент может быть оштрафован на 500 ₽ (п. 1 ст. 126.1 НК РФ; письма ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515, от 09.12.2016 № СА-4-9/23659@). Если недостоверные сведения приведут к занижению суммы НДФЛ, подлежащей уплате в бюджет, компания также будет привлечена к ответственности по ст. 123 НК РФ.
Напомним, ошибки в 6-НДФЛ выявляются в ходе камеральных или выездных проверок либо вне их рамок (ст. 88 и 101 НК РФ). В этом случае установлен четкий порядок и сроки, например, камералка проводится в течение трех месяцев. А вот справка 2-НДФЛ ни декларацией, ни расчетом не является (ст. 80 НК РФ; письмо ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515). А значит, срок ее проверки фактически ограничен лишь сроками давности привлечения к ответственности (три года — ст. 113 НК РФ) и глубиной проведения выездной проверки (также три года, не считая текущего, — п. 4 ст. 89 НК РФ).
Когда ошибки в расчете не влияют на сумму НДФЛ, подача уточненных расчетов до того, как ошибку обнаружат налоговики, обычно позволяет избежать штрафа за представление недостоверных сведений. Чтобы уточнить недостоверные сведения в 2-НДФЛ, нужно подать корректирующую или аннулирующую справку.
6-НДФЛ
Обязанность — представить уточненку
Налоговый агент обязан подать уточненный расчет по форме 6-НДФЛ, если не включил в первичный расчет какие-то сведения или допустил ошибки. Причем, в отличие от других налоговых деклараций, уточненный расчет представляется не только при занижении подлежащих уплате в бюджет сумм НДФЛ, но и при их завышении (письма ФНС от 01.11.2017 № ГД-4-11/22216@, от 21.07.2017 № БС-4-11/14329@, вопрос № 7). Помимо арифметических и технических ошибок, которые могут возникнуть в расчете, сумма НДФЛ может быть искажена, например, в следующих ситуациях:
Как быть при перерасчете отпускных
Также уточненный расчет должен быть представлен, если при перерасчете отпускных сумма уменьшается. В разделе 1 за период, в котором отпускные были начислены, отражаются итоговые суммы с учетом уменьшенной суммы отпускных. При этом сумма удержанного НДФЛ не корректируется (то есть строки 070 и 140 не исправляются), что дает основание для зачета или возврата излишне удержанного налога. Если отпускные доплачиваются, уточненка не подается. В разделе 1 расчета того отчетного периода, в котором произведена доплата, отражаются итоговые суммы с учетом доплаты отпускных и доудержанного при этом НДФЛ (письмо УФНС по г. Москве от 12.03.2018 № 20-15/049940).
Настройте личный календарь отчетности и сдавайте все декларации вовремя
Когда можно не представлять
Налоговики разрешают не представлять уточненный расчет, например, в следующих ситуациях.
В IV квартале налоговый статус физлица изменился с нерезидента на резидента или наоборот. Перерасчет НДФЛ в этом случае будет отражен в расчете по форме 6-НДФЛ за год. Представлять уточненные расчеты за I квартал, полугодие, 9 месяцев не следует.
Работник утратил право на стандартный вычет или получил право на имущественный вычет с начала года, а документы представил только в середине года. Перерасчет НДФЛ следует отразить в расчете за тот период, в котором работник принес подтверждающие документы. Подавать уточненку за предыдущие отчетные периоды не нужно (письмо ФНС РФ от 12.04.2017 № БС-4-11/6925, письмо УФНС РФ по г. Москве от 03.07.2017 № 13-11/099595).
Заработная плата за последний месяц квартала (март, июнь, сентябрь), выданная в следующем квартале, отражена в разделе 2 расчета за отчетный квартал. Поскольку в этой ситуации не возникает ни завышения, ни занижения НДФЛ, подлежащего уплате в бюджет, представлять уточенный расчет за отчетный квартал не требуется (письмо ФНС РФ от 15.12.2016 № БС-4-11/24065@).
Плюсы добровольной уточненки
Если ошибки не связаны с суммами НДФЛ, то представлять уточненный расчет до того, как от инспекции получено соответствующее требование, — это право, а не обязанность. Например, при обнаружении ошибки в дате фактического получения дохода, которая не повлияла на величину и сроки уплаты НДФЛ, организация может, но не обязана подать уточненку. Использовать это право стоит, если ошибка выявлена самостоятельно, до получения от ИФНС пояснений по факту обнаружения ошибок в представленном расчете или акта об обнаружении фактов, свидетельствующих о совершении нарушения. Дело в том, что в такой ситуации добровольная уточненка исключает штраф за представление недостоверного расчета (п. 2 ст. 126.1 НК РФ, письмо ФНС России от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515).
Несколько сложнее обстоит дело с освобождением от штрафа по ст. 123 НК РФ за несвоевременное перечисление НДФЛ в бюджет. Эта ошибка также может найти отражение в 6-НДФЛ (неверное заполнение строки 120). Получается, что, если такое нарушение найдет ИФНС, организацию ждет сразу два штрафа: по ст. 123 и по ст. 126.1 НК РФ. Самостоятельное обнаружение ошибки и представление уточненного расчета, как уже отмечалось, спасает от штрафа по ст. 126.1 НК РФ. А что же со вторым штрафом?
Положения п. 4 и 6 ст. 81 НК РФ содержат правило, позволяющее избежать штрафа по ст. 123 НК РФ. Но для этого перед тем, как представить уточненный расчет, нужно заплатить налог и пени. А значит, если обнаружены ошибки в заполнении строки 120 расчета, не затронувшие сумму НДФЛ, прежде чем подавать корректировку, надо проверить, перечислен ли уже налог и соответствующие пени. И если нет, то сначала рассчитаться с бюджетом, а потом уже сдавать новый 6-НДФЛ. А если налог и пени были уплачены задолго до корректировки, не лишним будет подготовить сопроводительное письмо с указанием на эти факты и приложением копий платежных документов.
Право на освобождение от штрафа за несвоевременное перечисление НДФЛ имеют и те организации, которые ошибок в 6-НДФЛ не допустили. Для этого достаточно уплатить НДФЛ и пени до того, как ошибку найдет ИФНС. К такому выводу недавно пришел КС РФ (Постановление от 06.02.2018 № 6-П).
Порядок подачи уточненки
Как говорится в п. 6 ст. 81 НК РФ, уточненный 6-НДФЛ должен содержать данные только по тем налогоплательщикам, в отношении которых обнаружены факты неотражения или неполноты отражения сведений, а также ошибки, приводящие к занижению суммы налога. Но, как мы помним, агенты обязаны подавать уточненки по 6-НДФЛ и в ситуации, когда сумма налога завышена. А добровольная корректировка и вовсе может быть не связана с суммами НДФЛ. Как формировать уточненки в таких случаях?
Порядок заполнения расчета не содержит положений, которые конкретизируют порядок заполнения уточненного расчета. Получается, что формально у налогового агента, допустившего такие ошибки, нет права представить в составе уточненки данные только по тем налогоплательщикам, в отношении которых допущены ошибки. Нужно представлять расчет целиком. С другой стороны, тут можно применить положения п. 7 ст. 3 НК РФ о том, что любые неустранимые неясности налогового законодательства должны толковаться в пользу налогового агента. Это значит, что организации вправе руководствоваться порядком представления уточненного расчета, установленным п. 6 ст. 81 НК РФ, как единственным четко описанным в законодательстве.
Соответственно, уточненный расчет, содержащий исправленные данные в отношении тех налогоплательщиков, по которым обнаружены неточности, нельзя признать составленным неверно. Но тут нужно учитывать один важный нюанс: указанные данные должны заполняться полностью, то есть отражаться и в разделе 1, и в соответствующих блоках раздела 2. Ведь п. 6 ст. 81 НК РФ не говорит о том, что в уточненном расчете представляется только та информация, которая была неверно указана в первоначальном. При этом в строке «Номер корректировки» титульного листа проставляется «001».
Также не забудьте, что, если по итогам года обнаружена ошибка в разделе 1 расчета за I квартал, нужно представить уточненку за I квартал, за полугодие и за 9 месяцев, поскольку раздел 1 составляется нарастающим итогом (письмо ФНС от 21.07.2017 № БС-4-11/14329@, вопрос № 7).
Если же ошибка была допущена на титульном листе или в разделе 2 расчета за I квартал, то уточнять расчеты за полугодие и за 9 месяцев не нужно, поскольку раздел 2 формируется поквартально.
Ошибки в строке 080
Если зарплата за третий месяц квартала была выплачена в следующем месяце, то в строке 070 «Сумма удержанного налога» и в строке 080 «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» раздела 1 расчета за отчетный период проставляется «0». Если в строке 080 была отражена сумма налога, удержанная в следующем отчетном периоде, нужно представить уточненку за соответствующий период (письмо ФНС от 01.11.2017 № ГД-4-11/22216@, письмо ФНС от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@, вопрос № 5).
Ошибки в КПП или ОКТМО
Если ошибка допущена в КПП или ОКТМО, нужно представить два расчета: уточненный и первичный. В уточненном расчете указывается:
В первичном расчете необходимо проставить:
Даже если первичный расчет с правильными КПП и ОКТМО будет представлен позже установленного срока, налоговые органы не будут привлекать организацию к ответственности на основании п. 1.2 ст. 126 НК РФ (письма ФНС от 12.08.2016 № ГД-4-11/14772, от 01.11.2017 № ГД-4-11/22216@).
Заполняйте расчеты по НДФЛ с помощью пошаговых методик от экспертов сервиса, чтобы избежать ошибок, подачи уточненок и начисления штрафов
2-НДФЛ
Чтобы уточнить недостоверные сведения в справке 2-НДФЛ, нужно подать корректирующую или аннулирующую справку. В заголовке уточненной справки указывается (разд. II Порядка заполнения формы справки, утв. Приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@):
Уточненные справки подаются по той же форме, что и первичные. Уточнять необходимо только ту справку, в которой была допущена ошибка, направлять весь комплект справок за год не нужно (п. 5 Порядка представления справок, утв. Приказом ФНС от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@).
При подаче корректирующей справки ошибочные сведения заменяются на верные. При этом заполняются все разделы, а не только тот, в котором была допущена ошибка. Количество корректирующих справок практически не ограничено. Номер корректировки может принимать значения от «01» до «98».
Аннулирующая справка
Аннулирующая справка полностью заменяет первоначальную 2-НДФЛ и представляется, если первичная справка была подана ошибочно, например:
В аннулирующей справке необходимо заполнить только заголовок, разделы 1 и 2. Разделы 3, 4 и 5 заполнять не нужно (разд. I Порядка заполнения справки 2-НДФЛ). Аннулирующая справка может быть представлена только один раз и только с номером корректировки «99».
Если подать аннулирующую справку вместо корректирующей, она «перечеркнет» первичную справку, и корректирующую справку с правильными сведениями уже не примут. В этом случае нужно представить первоначальную справку с номером корректировки «00», новым порядковым номером и текущей датой составления. Если такая справка будет представлена с нарушением установленного срока, налогового агента оштрафуют на 200 ₽ за каждый документ, представленный с опозданием (п. 1 ст. 126 НК РФ).
Налоговый юрист Алексей Крайнев,
директор ООО «Консалтинг Успешного Бизнеса» Оксана Курбангалеева
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.