как поменять признак в справке 2 ндфл
Как сделать корректировку 2-НДФЛ
Корректировка справки 2-НДФЛ для ИФНС — это предоставление корректирующих сведений о доходах сотрудников в налоговую. Если ошибки не исправить, то компанию оштрафуют по 500 рублей за каждую справку с ошибкой.
Работодатели, которые в 2020 году выплачивали доходы своим сотрудникам и иным физлицам, до 01.03.2021 уже сдали в налоговые органы сведения о доходах физлиц. Но как сделать корректировку 2-НДФЛ, если допущены ошибки в форме? Разберемся в ситуации подробно.
Исправительная отчетность для ИФНС обязательно подается в случаях выявления ошибки в уже предоставленных сведениях. Налоговый орган относит к ошибкам неправильно указанные:
Камеральная проверка справок не проводится. Но если обнаружена ошибка в 2-НДФЛ после сдачи отчетности, налоговый орган письменно уведомляет предприятие о необходимости внести изменения в отчет.
Если вы получили уведомление о неточностях в сданных формах и не исправили недочеты, то за каждую справку, в которой содержится ошибка, налоговики наложат штраф за некорректные сведения. Если же ошибки исправлены вовремя, то штрафные санкции не применяются.
Работаем по новым формам
С 2020 года отчетность о доходах сдают по новым формам. Бланки теперь заполняются в двух вариантах: первый подойдет только для ФНС России, а второй подготовьте по запросу сотрудника.
Бланки отчетов существенно отличаются друг от друга. Важно не перепутать форматы. Если отправить в инспекцию устаревший или неверный формат, то налоговики попросту не примут отчет. К налогоплательщику-нарушителю будут применены штрафные санкции. Отнеситесь с вниманием к тому, как сдать корректирующий 2-НДФЛ за 2020 год в соответствии с требованиями ФНС.
В итоговую справку вносим информацию о доходах работников, начисленных за отчетный год. Если организации требуется подать корректировочную отчетность за более ранние сроки, то заполняйте бланки, соответствующие отчетным периодам. Налоговая инспекция разъясняет, как сдать уточненку по 2-НДФЛ за 2019 год по одному сотруднику — заполнить бланк, утвержденный приказом ФНС №ММВ-7-11/566@ от 02.10.2018.
Особенности заполнения
Во избежание штрафа проверьте уже сданные формы отчетов по подоходному налогу и в случае обнаружения в них неточностей сдайте исправленную отчетность. Даже если неточность допущена в одной справке, придется исправлять. Иначе работодателю грозит штраф в размере 500 рублей.
Учтите особенности, как сдать корректировку по 2-НДФЛ за 2020 год по одному сотруднику: если личные данные сотрудников, например, фамилия или номер и серия паспорта, изменились после подачи сведений, сдавать уточнения не требуется (Письмо ФНС №ГД-4-11/5667@ от 27.03.2018). Кроме того, сотруднику рекомендовано выдавать отчет о доходах и подоходном налоге с уже новыми реквизитами паспорта, и это не нарушение, несмотря на то что в налоговый орган вы отчитались по старым сведениям (Письмо ФНС №ГД-4-11/5667@ от 27.03.2018).
Уточненная отчетность о доходах сотрудника подается по форме, которая действовала в том периоде, за который обнаружена ошибка. Специалисты ФНС неоднократно объясняли, что означает номер корректировки 99 в 2-НДФЛ — это документ, который аннулируется по конкретному физлицу. То есть корректировка 99 в справке 2-НДФЛ не уточняет, а полностью отменяет данные по физлицу в случае ошибочного заполнения документа на лицо, которое не получало в отчетном году доходов. В таком случае в аннулирующей справке сведения в разделах 1 и 2 повторяются из уже сданной, а разделы 3, 4 и 5 не заполняются.
Порядок заполнения и форма по доходам, полученным в 2020 году физлицами, утверждены Приказом ФНС №ММВ-7-11/566@ от 02.10.2018.
Как подготовить корректировку
Сделать корректировку — это заполнить сведения на физлицо заново, но с правильной информацией и реквизитами. Алгоритм, как пересдать 2-НДФЛ по сотруднику в 2021 году в пять шагов:
Образец, как подать корректировку 2-НДФЛ по 1 сотруднику (или нескольким работникам) за 2020 год:
Как проверить сведения отчетности
Прежде чем отправить исправленные сведения в налоговую инспекцию, необходимо проверить информацию. Как правильно сверять отчет, с чем сравнивать информацию — учитывайте важные рекомендации:
Как в «Налогоплательщике» сделать корректировку 2-НДФЛ
Описанный алгоритм действий при внесении уточняющей информации одинаков как для предоставления исправлений на бумаге, так и с помощью любых программных продуктов. Это 1С, онлайн-сервисы, бесплатное ПО ФНС «Налогоплательщик ЮЛ». Современная корректировка 2-НДФЛ за 2020 год по нескольким сотрудникам представляется любым способом, на выбор налогоплательщика.
Специализированные сервисы предлагают подробные инструкции, как исправить ошибку в 2-НДФЛ за 2020, советы по заполнению отчетных и корректировочных форм. Внимательно изучите рекомендации по использованию сервисов.
Штрафы за ошибки в 2-НДФЛ
Если налоговики выявят в отчетности ошибки, то налогоплательщика ждут административные взыскания. Суммы штрафных санкций невелики. Но если в компании большая численность сотрудников, а ошибок допущено много, суммы штрафа увеличиваются в разы.
Если же отчетность предоставлена в ФНС с опозданием, то придется заплатить по 200 рублей за каждый просроченный отчет (п. 1 ст. 126 НК РФ).
Все про признаки 1 или 2 в справке 2-НДФЛ
Выбираем признак для 2-НДФЛ
Для отражения признака предусмотрено отдельное поле в заглавной части 2-НДФЛ.
Правила для выбора признака в справке 2-НДФЛ в 2019 году показано на рисунке:
Готовьтесь к расходам, если справка с признаком 2 запоздала
По итогам завершившегося года бухгалтер ПАО «ТехноСтройКом» 27 марта представила в ИФНС полный комплект справок 2-НДФЛ. Всего было оформлено и передано контролерам 1360 справок. Из них 347 справок 2-НДФЛ с признаком 2.
ПАО «ТехноСтройКом» был начислен штраф 69 400 руб. (347 × 200 руб.) — в такую сумму налоговое законодательство оценивает факт опоздания с 347 документами, имеющими статус обязательной налоговой отчетности. Остальные справки (с признаком 1) попали в инспекцию вовремя, поэтому в определении штрафной суммы не участвуют.
Что поможет отчитаться по 2-НДФЛ вовремя и без ошибок
Важно также ориентироваться в ситуациях, когда налог действительно невозможно удержать. К примеру, физлицу выдан подарок, а денежных выплат ему не производили.
Если все возможностиу налогового агента имелись, но удержание и перечисление налога не произошли из-за плохо организованного учетного процесса или недостаточной исполнительской дисциплины бухгалтерии, избежать штрафа не получится.
Не забывайте и о том, что подача справки 2-НДФЛ с признаком 2 требует от работодателя выполнения еще одной обязанности: нужно сообщить о невозможности удержания налога не только в налоговый орган, но и самому физлицу — получателю дохода (п. 5 ст. 226 НК РФ).
Признак 1 проставьте в тех справках 2-НДФЛ, которые содержат сведения о выплаченных физлицам доходах и перечисленном в бюджет налоге. Если же налог с выданных сумм удержать не удалось, справку 2-НДФЛ нужно представить с признаком 2.
Какой признак документа указать в 2‑НДФЛ. Как заполнить 2‑НДФЛ, если организация не удерживала налог у сотрудников
Если организация удержала налог у сотрудников, то в справках указывается признак « Удержанный НДФЛ » (п.2 ст.230 НК РФ). Такие справки представляются ежегодно не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом.
Если организация не удерживала налог у сотрудников и не уплачивала его в ИФНС, то в справках указывается признак «Неудержанный НДФЛ» (п.5 ст.226 НК РФ). Такие справки представляются в ИФНС до 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом. Изменения в сроках представления внесены в НК РФ Федеральным законом от 02.05.2015 N 113-ФЗ.
Можно ли в один отчет включить справки с разными признаками документа?
Во всех справках, содержащихся в отчете, должен быть указан одинаковый признак. Если у сотрудника в отчетном периоде были доходы, по которым налог удерживался, а также доходы, по которым налог не удерживался, то данного сотрудника следует включить в два отчета по 2-НДФЛ с разными признаками. В первом отчете с признаком « Неудержанный НДФЛ » следует указать месяцы и суммы доходов, по которым налог не удерживался у сотрудника. Во втором отчете с признаком « Удержанный НДФЛ » указать как суммы доходов, по которым налог не был удержан, так и доходы, по которым налог удерживался.
Для фильтрации справок по удержанному и н еудержанному НДФЛ следует нажать на кнопку «Все справки » > выбрать фильтр.
Особенности заполнения в Контур.Экстерн
В печатной форме реестра, а также слева от списка справок содержатся итоговые суммы по всему отчету. Итоговые суммы « Удержано » и « Перечислено » должны быть нулевыми, если 2-НДФЛ содержит справки с признаком « Неудержанный НДФЛ ».
Заполняем признак налогоплательщика в справке 2-НДФЛ
Какие существуют значения признака в заголовке 2-НДФЛ
В 2-НДФЛ признак указывается в заголовке справки, который заполняется согласно разделу II Рекомендаций по заполнению формы 2-НДФЛ, утвержденных приказом ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@ (далее – Рекомендации).
ВНИМАНИЕ! С отчетности за 2021 год форма 2-НДФЛ отменена, она будет сдаваться в составе расчета 6-НДФЛ.
Подробно об изменениях в НДФЛ-отчетности читайте в аналитическом Обзоре от экспертов КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе К+ можно получить бесплатно.
Для заполнения справки 2-НДФЛ в общем случае используется два значения:
Если фирма была реорганизована, применяются следующие коды признака в справке 2-НДФЛ:
Подробнее о справке 2-НДФЛ читайте в материале: «Зачем и куда нужна справка 2-НДФЛ?»
Когда указывается признак 1 в справке 2-НДФЛ
При подаче справки 2-НДФЛ указывается признак «1» в документах, отражающих:
Когда отражать признак 2 в справке 2-НДФЛ
Признак в справке 2-НДФЛ заполняется значением «2», если справка содержит сведения о суммах дохода, с которых налог не был удержан (разд. II Рекомендаций).
В процессе деятельности возникают ситуации, когда налоговый агент по НДФЛ не может выполнять обязанности по удержанию и перечислению налога в бюджет. Например, доход получен в виде материальной выгоды. В таких ситуациях необходимо уведомить налоговую службу и самого налогоплательщика о невозможности удержать налог в срок до конца января того года, который следует за отчетным (п. 5 ст. 226 НК РФ).
Внимание! За 2020 год справки с любым признаком нужно подать в ФНС не позднее 01.03.2021. Напомним, ранее справку с признаком 2 нужно было сдать до 01 апреля. Но с 2019 года сроки для 2-НДФЛ объединили. Подробности о сокращении сроков читайте здесь.
Порядок сдачи сведений следующий: на бумаге можно сдать отчет только если численность персонала 10 человек и менее. Если в 2020 году работало более 10 человек, отчет примут только в электронном виде. Подача в бумажном варианте возможна лично, через представителя или по почте.
Ответственность за ошибочное заполнение заголовка.
Ответственность за нарушение срока представления справки предусмотрена ст. 126 НК РФ.
Больше об ответственности за непредставление справки см. в материале «Какова ответственность за непредставление 2-НДФЛ»
На вопрос, правомерно ли применение данной статьи в отношении некорректного заполнения заголовка справки, в частности поля «признак», официальные ведомства не имеют ответа.
Существует судебный прецедент, согласно которому неверное заполнение поля «признак» не является существенной ошибкой при подаче сведений в налоговую службу (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 09.04.2013 по делу № А19-16467/2012).
Итоги
Поле признак налогоплательщика в справке 2-НДФЛ может принимать значение 1, если с доходов работника налог был удержан в полном объеме, 2, если налог удержать не удалось. Коды 3 и 4 применяются правоприемником, подающим справки за реогранизованную компанию, в аналогичных ситуациях. Срок сдачи справок с любым признаком установлен единым: 01.03.2021.
Порядок подачи уточненок по 2‑НДФЛ и 6‑НДФЛ
Когда представление уточненок по НДФЛ — это обязанность, а когда — право? Нужно ли подавать уточненки при перерасчете отпускных, а также тогда, когда ошибки не влияют на сумму налога? В чем выгода добровольных уточненок? И что делать, если вместо корректирующей справки подана аннулирующая?
Любая ошибка в 6-НДФЛ или 2-НДФЛ, например в персональных данных налогоплательщика, кодах доходов и вычетов, суммовых показателях, рассматривается налоговиками как недостоверные сведения. А за каждый документ, который содержит недостоверные сведения, налоговый агент может быть оштрафован на 500 ₽ (п. 1 ст. 126.1 НК РФ; письма ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515, от 09.12.2016 № СА-4-9/23659@). Если недостоверные сведения приведут к занижению суммы НДФЛ, подлежащей уплате в бюджет, компания также будет привлечена к ответственности по ст. 123 НК РФ.
Напомним, ошибки в 6-НДФЛ выявляются в ходе камеральных или выездных проверок либо вне их рамок (ст. 88 и 101 НК РФ). В этом случае установлен четкий порядок и сроки, например, камералка проводится в течение трех месяцев. А вот справка 2-НДФЛ ни декларацией, ни расчетом не является (ст. 80 НК РФ; письмо ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515). А значит, срок ее проверки фактически ограничен лишь сроками давности привлечения к ответственности (три года — ст. 113 НК РФ) и глубиной проведения выездной проверки (также три года, не считая текущего, — п. 4 ст. 89 НК РФ).
Когда ошибки в расчете не влияют на сумму НДФЛ, подача уточненных расчетов до того, как ошибку обнаружат налоговики, обычно позволяет избежать штрафа за представление недостоверных сведений. Чтобы уточнить недостоверные сведения в 2-НДФЛ, нужно подать корректирующую или аннулирующую справку.
6-НДФЛ
Обязанность — представить уточненку
Налоговый агент обязан подать уточненный расчет по форме 6-НДФЛ, если не включил в первичный расчет какие-то сведения или допустил ошибки. Причем, в отличие от других налоговых деклараций, уточненный расчет представляется не только при занижении подлежащих уплате в бюджет сумм НДФЛ, но и при их завышении (письма ФНС от 01.11.2017 № ГД-4-11/22216@, от 21.07.2017 № БС-4-11/14329@, вопрос № 7). Помимо арифметических и технических ошибок, которые могут возникнуть в расчете, сумма НДФЛ может быть искажена, например, в следующих ситуациях:
Как быть при перерасчете отпускных
Также уточненный расчет должен быть представлен, если при перерасчете отпускных сумма уменьшается. В разделе 1 за период, в котором отпускные были начислены, отражаются итоговые суммы с учетом уменьшенной суммы отпускных. При этом сумма удержанного НДФЛ не корректируется (то есть строки 070 и 140 не исправляются), что дает основание для зачета или возврата излишне удержанного налога. Если отпускные доплачиваются, уточненка не подается. В разделе 1 расчета того отчетного периода, в котором произведена доплата, отражаются итоговые суммы с учетом доплаты отпускных и доудержанного при этом НДФЛ (письмо УФНС по г. Москве от 12.03.2018 № 20-15/049940).
Настройте личный календарь отчетности и сдавайте все декларации вовремя
Когда можно не представлять
Налоговики разрешают не представлять уточненный расчет, например, в следующих ситуациях.
В IV квартале налоговый статус физлица изменился с нерезидента на резидента или наоборот. Перерасчет НДФЛ в этом случае будет отражен в расчете по форме 6-НДФЛ за год. Представлять уточненные расчеты за I квартал, полугодие, 9 месяцев не следует.
Работник утратил право на стандартный вычет или получил право на имущественный вычет с начала года, а документы представил только в середине года. Перерасчет НДФЛ следует отразить в расчете за тот период, в котором работник принес подтверждающие документы. Подавать уточненку за предыдущие отчетные периоды не нужно (письмо ФНС РФ от 12.04.2017 № БС-4-11/6925, письмо УФНС РФ по г. Москве от 03.07.2017 № 13-11/099595).
Заработная плата за последний месяц квартала (март, июнь, сентябрь), выданная в следующем квартале, отражена в разделе 2 расчета за отчетный квартал. Поскольку в этой ситуации не возникает ни завышения, ни занижения НДФЛ, подлежащего уплате в бюджет, представлять уточенный расчет за отчетный квартал не требуется (письмо ФНС РФ от 15.12.2016 № БС-4-11/24065@).
Плюсы добровольной уточненки
Если ошибки не связаны с суммами НДФЛ, то представлять уточненный расчет до того, как от инспекции получено соответствующее требование, — это право, а не обязанность. Например, при обнаружении ошибки в дате фактического получения дохода, которая не повлияла на величину и сроки уплаты НДФЛ, организация может, но не обязана подать уточненку. Использовать это право стоит, если ошибка выявлена самостоятельно, до получения от ИФНС пояснений по факту обнаружения ошибок в представленном расчете или акта об обнаружении фактов, свидетельствующих о совершении нарушения. Дело в том, что в такой ситуации добровольная уточненка исключает штраф за представление недостоверного расчета (п. 2 ст. 126.1 НК РФ, письмо ФНС России от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515).
Несколько сложнее обстоит дело с освобождением от штрафа по ст. 123 НК РФ за несвоевременное перечисление НДФЛ в бюджет. Эта ошибка также может найти отражение в 6-НДФЛ (неверное заполнение строки 120). Получается, что, если такое нарушение найдет ИФНС, организацию ждет сразу два штрафа: по ст. 123 и по ст. 126.1 НК РФ. Самостоятельное обнаружение ошибки и представление уточненного расчета, как уже отмечалось, спасает от штрафа по ст. 126.1 НК РФ. А что же со вторым штрафом?
Положения п. 4 и 6 ст. 81 НК РФ содержат правило, позволяющее избежать штрафа по ст. 123 НК РФ. Но для этого перед тем, как представить уточненный расчет, нужно заплатить налог и пени. А значит, если обнаружены ошибки в заполнении строки 120 расчета, не затронувшие сумму НДФЛ, прежде чем подавать корректировку, надо проверить, перечислен ли уже налог и соответствующие пени. И если нет, то сначала рассчитаться с бюджетом, а потом уже сдавать новый 6-НДФЛ. А если налог и пени были уплачены задолго до корректировки, не лишним будет подготовить сопроводительное письмо с указанием на эти факты и приложением копий платежных документов.
Право на освобождение от штрафа за несвоевременное перечисление НДФЛ имеют и те организации, которые ошибок в 6-НДФЛ не допустили. Для этого достаточно уплатить НДФЛ и пени до того, как ошибку найдет ИФНС. К такому выводу недавно пришел КС РФ (Постановление от 06.02.2018 № 6-П).
Порядок подачи уточненки
Как говорится в п. 6 ст. 81 НК РФ, уточненный 6-НДФЛ должен содержать данные только по тем налогоплательщикам, в отношении которых обнаружены факты неотражения или неполноты отражения сведений, а также ошибки, приводящие к занижению суммы налога. Но, как мы помним, агенты обязаны подавать уточненки по 6-НДФЛ и в ситуации, когда сумма налога завышена. А добровольная корректировка и вовсе может быть не связана с суммами НДФЛ. Как формировать уточненки в таких случаях?
Порядок заполнения расчета не содержит положений, которые конкретизируют порядок заполнения уточненного расчета. Получается, что формально у налогового агента, допустившего такие ошибки, нет права представить в составе уточненки данные только по тем налогоплательщикам, в отношении которых допущены ошибки. Нужно представлять расчет целиком. С другой стороны, тут можно применить положения п. 7 ст. 3 НК РФ о том, что любые неустранимые неясности налогового законодательства должны толковаться в пользу налогового агента. Это значит, что организации вправе руководствоваться порядком представления уточненного расчета, установленным п. 6 ст. 81 НК РФ, как единственным четко описанным в законодательстве.
Соответственно, уточненный расчет, содержащий исправленные данные в отношении тех налогоплательщиков, по которым обнаружены неточности, нельзя признать составленным неверно. Но тут нужно учитывать один важный нюанс: указанные данные должны заполняться полностью, то есть отражаться и в разделе 1, и в соответствующих блоках раздела 2. Ведь п. 6 ст. 81 НК РФ не говорит о том, что в уточненном расчете представляется только та информация, которая была неверно указана в первоначальном. При этом в строке «Номер корректировки» титульного листа проставляется «001».
Также не забудьте, что, если по итогам года обнаружена ошибка в разделе 1 расчета за I квартал, нужно представить уточненку за I квартал, за полугодие и за 9 месяцев, поскольку раздел 1 составляется нарастающим итогом (письмо ФНС от 21.07.2017 № БС-4-11/14329@, вопрос № 7).
Если же ошибка была допущена на титульном листе или в разделе 2 расчета за I квартал, то уточнять расчеты за полугодие и за 9 месяцев не нужно, поскольку раздел 2 формируется поквартально.
Ошибки в строке 080
Если зарплата за третий месяц квартала была выплачена в следующем месяце, то в строке 070 «Сумма удержанного налога» и в строке 080 «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» раздела 1 расчета за отчетный период проставляется «0». Если в строке 080 была отражена сумма налога, удержанная в следующем отчетном периоде, нужно представить уточненку за соответствующий период (письмо ФНС от 01.11.2017 № ГД-4-11/22216@, письмо ФНС от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@, вопрос № 5).
Ошибки в КПП или ОКТМО
Если ошибка допущена в КПП или ОКТМО, нужно представить два расчета: уточненный и первичный. В уточненном расчете указывается:
В первичном расчете необходимо проставить:
Даже если первичный расчет с правильными КПП и ОКТМО будет представлен позже установленного срока, налоговые органы не будут привлекать организацию к ответственности на основании п. 1.2 ст. 126 НК РФ (письма ФНС от 12.08.2016 № ГД-4-11/14772, от 01.11.2017 № ГД-4-11/22216@).
Заполняйте расчеты по НДФЛ с помощью пошаговых методик от экспертов сервиса, чтобы избежать ошибок, подачи уточненок и начисления штрафов
2-НДФЛ
Чтобы уточнить недостоверные сведения в справке 2-НДФЛ, нужно подать корректирующую или аннулирующую справку. В заголовке уточненной справки указывается (разд. II Порядка заполнения формы справки, утв. Приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@):
Уточненные справки подаются по той же форме, что и первичные. Уточнять необходимо только ту справку, в которой была допущена ошибка, направлять весь комплект справок за год не нужно (п. 5 Порядка представления справок, утв. Приказом ФНС от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@).
При подаче корректирующей справки ошибочные сведения заменяются на верные. При этом заполняются все разделы, а не только тот, в котором была допущена ошибка. Количество корректирующих справок практически не ограничено. Номер корректировки может принимать значения от «01» до «98».
Аннулирующая справка
Аннулирующая справка полностью заменяет первоначальную 2-НДФЛ и представляется, если первичная справка была подана ошибочно, например:
В аннулирующей справке необходимо заполнить только заголовок, разделы 1 и 2. Разделы 3, 4 и 5 заполнять не нужно (разд. I Порядка заполнения справки 2-НДФЛ). Аннулирующая справка может быть представлена только один раз и только с номером корректировки «99».
Если подать аннулирующую справку вместо корректирующей, она «перечеркнет» первичную справку, и корректирующую справку с правильными сведениями уже не примут. В этом случае нужно представить первоначальную справку с номером корректировки «00», новым порядковым номером и текущей датой составления. Если такая справка будет представлена с нарушением установленного срока, налогового агента оштрафуют на 200 ₽ за каждый документ, представленный с опозданием (п. 1 ст. 126 НК РФ).
Налоговый юрист Алексей Крайнев,
директор ООО «Консалтинг Успешного Бизнеса» Оксана Курбангалеева
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.