как правильно написать протокол совещания образец
Протокол совещания
Протокол совещания – документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Роль протокола
Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.
Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.
Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения.
Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.
Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.
Порядок проведения совещания
Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.
Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.
Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.
С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.
Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.
Кто должен оформлять протокол
Функция по оформлению протокола обычно входит в компетенцию секретаря предприятия или иного работника, назначенного для выполнения этой миссии прямо на совещании. При этом человек, выбранный для ведения протокола, должен иметь четкое понимание того, как и для чего это делается и обладать хотя бы минимальными навыками по написанию протоколирующих документов.
Составление протокола
На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:
Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.
При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.
Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.
Основные правила оформления протокола
Протокол, как правило, составляется в единственном экземпляре, но при необходимости могут быть сделаны его копии, количество которых не ограничено.
Документ должен быть обязательно подписан непосредственным составителем, секретарем, а также всеми членами собрания.
Оформлять протокол можно на простом листе А4 формата или на фирменном бланке организации – это роли не играет, как и то, ведется он в рукописном виде или заполняется на компьютере. Удостоверять его печатью предприятия не обязательно, так как с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать для заверения своей документации печати и штампы.
Содержание и хранение протокола
После оформления и надлежащего визирования протокол должен содержаться вместе с другими документами фирмы, фиксирующими внутренние совещания, переговоры и заседания. После утраты актуальности его следует отправить на хранение в архив предприятия, где он должен находиться установленный законом или внутренними локальными актами компании срок (не меньше 3 лет), после чего он может быть подвергнут утилизации (эта процедура также должна проводиться строго в определенном законом порядке).
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Протокол совещания: образец, шаблон, пример оформления, правила ведения, содержание и согласование
Протокол совещания – образец делового документа, который используется для фиксации происходящих событий на собрании любого вида. Этот вид документа не является обязательным для большинства собраний, но все же рекомендуется для составления.
Роль документа
Основная функция протокола совещания (образец ниже) – фиксация заданий, поднятых вопросов и высказанных мнений, принятых решений, которые прозвучали в ходе собрания.
Чаще всего протокол составляется на тех совещаниях, где решаются вопросы функционирования предприятия. Не лишним будет составлять такой документ, если встреча проводится с представителями других организаций, включая государственные органы.
Как проводится совещание?
К таким мероприятиям обычно готовятся тщательно. На крупных предприятиях часто есть сотрудник, который ответственен за подготовку встреч, это может быть помощник руководителя, секретарь или референт. Этот человек формирует все накопившиеся вопросы, которые требуется решить, оповещает всех причастных лиц о времени и месте проведения совещания.
Интересный факт, что участие в совещаниях является частью должностных обязанностей работников предприятия, поэтому отказаться от него можно только по уважительной причине.
Ведет совещание обычно руководитель компании, но это может быть и другое назначенное лицо. Этот специалист оглашает вопросы и проводит голосование. Ведение самого же протокола совещания по образцу, принятому на предприятии, может осуществляться человеком, ответственным за организацию мероприятия или самим ведущим.
Руководство предприятия вправе установить процедуру подписания протокола всеми должностными лицами, которых касаются принятые решения на совещании.
Хранение
Все экземпляры протоколов совещаний должны храниться в одном месте. Обычно лицо, которое отвечает за организацию совещания, занимается и сохранностью документации.
Если актуальность его уже утрачена, то протокол отправляют в архив организации. Для таких документов предусмотрен общий срок хранения, установленный в 3 года. По истечении этого времени протокол подлежит утилизации.
Правила составления документа
Четкой формы образца протокола совещания нет, поэтому руководство компании вправе самостоятельно определять его. В тоже время существуют общие принципы составления подобных деловых документов, которых рекомендуется придерживаться.
Что должно содержаться в документе:
Основная часть протокола (по образцу) должна содержать:
В ряде случаев в протокол вносят четкие сроки выполнения того или иного задания, чтобы дисциплинировать сотрудников, ответственных за исполнение.
Допускается к протоколу прилагать документы, отражающие суть проблем, которые решались на совещании. На собрании можно проводить фото- и видео фиксацию, но при условии, что все участники согласны.
Пример составления протокола производится на листе бумаги формата А4, допускается другой размер документа на фирменном бланке предприятия. Обычно фиксируется только один экземпляр протокола, копии которого выдаются причастным лицам. Документ может составляться как вручную, так и в печатном виде.
«Шапка» документа
Рекомендуется проводить оформление протокола по образцу с учетом требований ГОСТа Р 6.30-2003. В этом документе указывается, что «шапка» должна содержать обязательно полное наименование предприятия, организационно-правовую форму. Если у организации есть официальное сокращенное название, то допускается его использование. Далее прописывается вид (название) документа, в данном случае: «Протокол». Рекомендуется нумеровать документы, а саму последовательность устанавливать в начале каждого года. После номера документа лучше уточнить заголовок, к примеру: «Протокол № … заседания трудового коллектива….».
Согласно ГОСТа, следует в обязательном порядке указывать место проведения совещания (город, село).
Дата документа должна соответствовать дню проведения совещания. Не рекомендуется указывать дату подписания протокола, так как он может по факту оформляться на следующий день, как, впрочем, и подписываться причастными лицами.
Вводная часть
В этой части образца по заполнению протокола следует указать ФИО председателя и секретаря совещания, с указанием должностей. Если встречи проводятся на регулярной основе, то ответственному лицу за его проведение рекомендуется вписать эту функцию в должностные обязанности, чтобы избежать в дальнейшем конфликтных ситуаций. Если совещание – это разовое мероприятие, то надобности во внесении изменений в должностные инструкции нет.
Если на совещании есть приглашенные лица, которые не являются сотрудниками предприятия, либо работают в организации, но редко бывают на таких встречах, то их следует указать в разделе «Приглашенные». Если указываются не сотрудники предприятия, то их должности не указываются, а запись может звучать следующим образом: «Представитель ООО «…» ФИО».
Также в этой части указываются все присутствующие лица с указанием должностей. Если участников совещания слишком много, более 15 человек, то рекомендуется не указывать их ФИО, лишь должности.
В отдельных случаях можно провести регистрацию участников, а перечень зарегистрированных лиц приложить к протоколу.
Основная часть
Этот раздел оформления протокола (пример дан выше) должен содержать повестку дня. Возле каждого вопроса рекомендуется указать ФИО и должность докладчика. К примеру:
«…2. Утверждение правил по информационной безопасности в отделе ….
Докладчик: начальник отдела информационных технологий ФИО…».
Протоколирование
Далее всю работу по протоколированию обычно выполняет секретарь совещания. Он вносит в документ все речи докладчиков, прения (если они были). Если принимается решение и проводится голосование, то это также вносится в протокол, к примеру:
«.. По третьему вопросу повестки дня, выступал….должность… ФИО… краткое содержание речи (тезисно)…
Другой пример, если конкретному специалисту выдано производственное задание:
«.. По пятому вопросу выступал начальника цеха № 15 ФИО..
Принято решение: назначить ответственным за поставку металлопроката – мастера цеха № 4, цеха № 15 ФИО. Срок исполнения – до …дата…».
Такие записи делаются в отдельности по каждому вопросу.
Заключительная часть
В заключительной части протокола собрания (пример ниже) указываются подписи и ФИО председателя и секретаря. При необходимости можно указать перечень лиц, которые должны быть ознакомлены с протоколом. В частности, это касается сотрудников, которым были выданы персональные производственные задания.
Краткая форма документа
Протокол может быть составлен в полной и краткой форме. Эти два вида документов отличаются лишь объемом детализации информации в документе.
Как правило, краткая форма используется, если ведется стенографическая запись совещания. В этом случае в текст не вносится информация о прениях и выступлениях, замечаниях присутствующих, а лишь фиксируется происходящее.
Выписка
В ряде случаев на предприятии может потребоваться выписка из протокола. Для этого заинтересованное лицо должно обратиться к секретарю совещания и запросить копию или выписку из протокола. Последний документа рациональнее сделать, если на совещании освещалось слишком много вопросов, а должностное лицо интересует конкретный из них, к примеру, по причине того, что он касается именно его.
Секретарь делает выписку, в которой указывается «шапка», вводная часть и основная часть. Всю повестку дня и информацию по каждому вопросу не обязательно указывать, а лишь ту часть, которая интересует лицо, которое запрашивает информацию.
Протокол совещания. Образец заполнения 2021 года
На любом предприятии, будь-то фабрика по производству тканей или торговая фирма, периодически происходят коллективные сборы. На обычных «планерках» начальство может ограничиться незначительными указаниями для подчиненных, но иногда на подобных собраниях могут обсуждаться важные вопросы. В таких случаях применяется протоколирование всего (или почти всего), что происходило.
Значение протокола совещания
Компании, которые со всей серьезностью относятся к стратегии будущего развития, протоколируют все заседания. Наличие такого документа позволяет зафиксировать следующее:
— количество присутствующих
— количество выступавших
— вопросы и предложения, звучавшие в ходе собрания
— принятые решения относительно обсуждаемых проблем
Фактически, на бумаге должно отображаться все то, что происходило во время проведения сборов, особое внимание уделяется двум вышеупомянутым элементам. Тем не менее, такой метод применяется не всегда: назначение протоколиста – прерогатива высшего руководства.
Порядок проведения совещания
Редко подобные сборы проводятся спонтанно, обычно о месте и времени их проведения известно заранее. Для этого есть ответственный сотрудник, назначенный непосредственно начальником фирмы (зачастую это секретарь), который занимается организацией и сопутствующими вопросами:
— выбором места и удобного времени для проведения
— приглашением участников (заранее отмечая тех, кто по уважительной причине не сможет присутствовать)
— подготовкой необходимых документов
— подготовкой тем для обсуждения или конкретных вопросов, требуемых незамедлительного решения
Все вопросы рассматриваются поочередно, за этим следит председатель собрания. Обычно эту роль исполняется руководитель компании, хотя он вправе передать эту функцию любому подчиненному. Все его слова (а иногда и жесты) должны быть зафиксированы в образце протокола совещаний, как и выступления других участников. Часто процесс протоколирования включает в себя фото- или видеосъемку, если запрет на данные действия не был оговорен с начальством заранее.
Кто составляет протокол
Обычно занимается протоколированием тот же человек, на чьи плечи была возложена и организационная миссия – секретарь. Если же он по каким-то причинам отсутствовал, то директор выбирает из числа подчиненных того, кто хотя бы немного знаком с азами оформления примера протокола совещания.
Правила оформления протокола
Документ не имеет строгих требований касательно оформления, но обычно разбивается на две части – вводную и основную. Информация на бумаге может быть отображена в одной из трех форм:
В первом случае основное внимание уделяется вопросам на повестке дня и принятым в итоге решениям. В полной форме записи подлежат все события, происходившее во время сборов: поочередность выступлений, аннотация тезисов каждого выступающего, вопросы от других присутствующих. Важный момент – записи должны отображать хронологический ход событий.
Стенографическая форма применяется не очень часто, ведь являет собой трудоемкий процесс – дословную фиксацию происходящего, соответственно и объем документа значительно увеличивается. Но независимо от выбранной формы, в конечном итоге протокол должны подписать минимум двое – руководитель и секретарь. Зачастую же легитимность документа должны засвидетельствовать и все остальные присутствующие. Если необходимо – изготавливается несколько копий документа, но оригинал должен остаться в руководителя учреждения.
Какие данные должны быть в протоколе
— председатель
— секретарь
— остальные участники совещания (иногда подается отдельным списком как приложение)
Основная часть начинается з «озвучки» повестки дня. Это может быть единственная тема для обсуждения на собрании, или список из нескольких важных вопросов. По каждому вопросу в полной форме протокола должно быть три подпункта:
СЛУШАЛИ – идет запись слов выступающего
ВЫСТУПИЛИ – записывается информация, которая была озвучена кем-либо из присутствующих в ответ на выступление докладчика
РЕШИЛИ – фиксируется принятое коллегиальное решение
В краткой форме протокола сразу после «Повестки дня» следует абзац, начинающийся со слова «РЕШИЛИ» (как аналог так же используется слово «Постановили»). В самом конце документа должны быть подписи председателя и секретаря.
Хранения документа
Протоколы совещаний должны отображаться во внутреннем документообороте предприятия, поэтому хранятся как и остальные официальные бумаги. По истечению срока актуальности, документ может быть направлен в архив на неопределенное время, но его утилизация должна производиться по строго установленным законом правилам.
Образец составления протокола
На нашем сайте доступен для скачивания готовый пример оформленного документа:
Составление и оформление протоколов заседаний, собраний, конференций
Протокол – документ, в котором зафиксирован ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях. Поэтому, с одной стороны, протокол может быть информационным документом (содержащим информацию о ходе обсуждения управленческих вопросов), с другой – это распорядительный документ, т.к. содержит постановляющую часть.
Протокол документирует деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как президиум, профсоюзный комитет. Обязательно протокол ведётся на собраниях, конференциях, семинарах, совещаниях.
Ответственность за подготовку протокола и за правильность записей в протоколе несёт секретарь. Протокол должен быть оформлен не позднее 5 дней со дня заседания.
Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (протокол), дата и номер протокола, место составления протокола, заголовок к тексту, текст, подписи.
Протокол должен отражать содержание заседания, собрания, отвечать требованиям полноты и достоверности информации.
Нумерация протоколов собраний, заседаний профсоюзного комитета ведётся в пределах календарного года.
Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть текста протокола должна включать следующие вопросы:
Информация о председателе, секретаре, присутствующих и приглашённых включает фамилии и инициалы должностных лиц. Дополнительно для лиц, приглашённых на совещание, указывается занимаемая должность.
На собраниях, где большое количество участников, перечисление присутствующих в водной части нецелесообразно, поэтому составляется отдельный список присутствующих на собрании, а в разделе «присутствовали», указывается общее количество присутствующих, со ссылкой на прилагаемый список.
к протоколу конференции
трудового коллектива КГПУ
присутствующих на собрании трудового коллектива КГПУ
23.03.2004
Секретарь личная подпись И.О. Фамилия
Разделы «присутствовали» и «приглашённые» важны для протокола, т.к. влияют на юридическую силу документа. Для протоколов коллегиальных органов, собраний важно указывать общее количество членов коллегиального органа, трудового коллектива, необходимых присутствовать.
Рассматриваемые вопросы перечисляются в разделе «Повестка дня». Формулировка вопросов повестки дня должна начинаться с предлогов «о» (об), наименование должности и фамилия докладчика пишется в родительном падеже.
1. О выполнении коллективного договора за 2013 год. Доклад ректора Н.И. Петрова
2. О внесении изменений в Устав. Сообщение проректора Т.И. Тихонова.
Основная часть текста протокола излагается в соответствии с вопросами повестки дня. Построение каждого вопроса осуществляется по схеме: Слушали – выступили – постановили (решили). Эти слова печатают прописными буквами.
Принимаемые решения коллегиального органа (профкома, президиума) требуют голосования. В этом случае после раздела Постановили указывается:
ГОЛОСОВАЛИ: за — …против — …воздержались
Например: форма полного протокола
Постановление (решение) указывается в протоколе полностью. Протокол подписывается председателем и секретарём. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.д.
Решения, принятые на заседании, доводятся до членов профсоюзной организации в виде копии самого протокола или выписки, постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании протокола.
Протоколы относятся к числу важных документов профсоюзной организации, поэтому хранятся не менее 10 лет и передаются на архивное хранение.
По объёму фиксированных данных, в зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола:
Полные и стенографические протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания.
Например: форма краткого протокола
Пример краткого протокола
Красноярская краевая организация
Профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева
660049 г. Красноярск тел. (3912) 23-23-16
ПРОТОКОЛ
заседания президиума профсоюзного комитета
28 октября 2013 №14
Председатель: Белова Е.Н.
Секретарь: Моисеева В.Н.
Присутствовали члены президиума из 11 человек – 9 человек, в том числе: Смирнова Ю.Н., Иванова Е.В., Арнольд Е.В., Моисеева В.Н., Дзяугис С.В., Ценюга И.Н., Багдасарьян И.С., Коваленко Т.Д.
Повестка дня:
1.Об итогах участия во Всероссийской акции протеста 15 октября 2013 года профсоюзной организации КГПУ
Сообщение: зам. председателя Ценюга И.Н.
Постановили:
1.1 Информацию об участии во Всероссийской акции протеста 15 октября 2013 года принять к сведению.
1.2 Выразить благодарность первичным профсоюзным организациям, принявшим активное участие во Всероссийской акции работников образования.
Голосование: единогласно
2.Об информационной работе в профсоюзной организации.
Доклад председателя организационно-массовой комиссии профкома Моисеевой В.Н.
Постановили:
2.1 Принять к сведению информацию об информационной работе в профорганизации.
2.2 Выписать газету «Мой профсоюз» в 3-х экземплярах.
ответственная Моисеева В.Н.
2.3. Оформить стенд профсоюзной информации в учебном корпусе № 4 и № 5
ответственная Багдасарьян И.С. до 01.12.2013
Голосование: единогласно
Председатель Белова Е.Н. Белова
Секретарь Моисеева В.Н. Моисеева
Пример сокращённого протокола
Красноярская краевая организация
Профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева
660049 г. Красноярск тел. (3912) 23-23-16
ПРОТОКОЛ
заседания президиума профсоюзного комитета
28 октября 2013 г. № 14
Председатель: Белова Е.Н.
Секретарь: Моисеева В.Н.
Присутствовали члены президиума из 11 человек – 9 человек, в том числе: Смирнова Ю.Н., Иванова Е.В., Арнольд Е.В., Моисеева В.Н., Дзяугис С.В., Ценюга И.Н., Багдасарьян И.С., Коваленко Т.Д.
Повестка дня:
1.Об итогах участия во Всероссийской акции протеста 15 октября 2013 года профсоюзной организации КГПУ
Сообщение: зам. председателя Ценюга И.Н.
Постановили:
1.1 Принять к сведению информацию об участии во Всероссийской акции протеста 15 октября 2013 года.
1.2 Выразить благодарность первичным профсоюзным организациям, принявшим активное участие во Всероссийской акции работников образования.
Голосование: единогласно
2.Об информационной работе в профсоюзной организации.
Доклад председателя организационно-массовой комиссии профкома Моисеевой В.Н.
Постановили:
2.1 Принять к сведению информацию об информационной работе в профорганизации.
2.2 Выписать газету «Мой профсоюз» в 3-х экземплярах
ответственная Моисеева В.Н.
2.3. Оформить стенд профсоюзной информации в учебном корпусе № 4 и № 5
ответственная Багдасарьян И.С. до 01.12.2013
Голосование: единогласно
Председатель Белова Е.Н. Белова
Секретарь Моисеева В.Н. Моисеева
В практике часто оформляем выписки из протоколов. Выписка из протокола копирует части текста подлинного протокола. Поэтому содержит все реквизиты заголовочной части протокола и отдельные реквизиты основной части текста протокола: «Слушали» — «Постановили» — «Голосование». Выписку из протокола подписывает секретарь, он составляет завершительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка даётся для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.
Красноярская краевая организация
Профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева
660049 г. Красноярск тел. (3912) 23-23-16
ВЫПИСКА из ПРОТОКОЛА
заседания президиума профсоюзного комитета
28 октября 2013 г. № 14
Председатель: Белова Е.Н.
Секретарь: Моисеева В.Н.
Присутствовали члены президиума из 11 человек – 9 человек, в том числе: Смирнова Ю.Н., Иванова Е.В., Арнольд Е.В., Моисеева В.Н., Дзяугис С.В., Ценюга И.Н., Багдасарьян И.С., Коваленко Т.Д.
Повестка дня:
2.Об информационной работе в профсоюзной организации.
2.Слушали: Моисееву в.н.
Выступили: Арнольд Е.В., Белова Е.Н.
Постановили:
2.1 Принять к сведению информацию об информационной работе профорганизации.
2.2 Выписать газету «Мой профсоюз» в 3-х экземплярах.
ответственная Моисеева В.Н.
2.3. Оформить стенд профсоюзной информации в учебном корпусе № 4 и № 5
ответственная Багдасарьян И.С. до 01.12.2013
Голосование: единогласно
Председатель Белова Е.Н. Белова
Секретарь Моисеева В.Н. Моисеева
Если информация оказалось полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!