как правильно нумеровать акты выполненных работ
Тема: Подскажите, пожалуйста, как нумеровать акты выполненных работ
Опции темы
Поиск по теме
Подскажите, пожалуйста, как нумеровать акты выполненных работ
Но ведь есть какие-то правила раз заказчица просит сделать правильно, а не как мне хочется? Поэтому и хочется знать, как правильно делать, чтобы не переделывать потом документы.
Спасибо большое за ответ, так действительно будет удобнее.
Бредит она. У Вас папочка с актами выполненных работ( допустим). В ней, как Вы и сказали, «сквозная нумерация».От первого и до 31.12 сего года.
А тут, вдруг, начинается путаница, мол кто-то там пожелал.
У Вас в актах указывается, что он относится к договору № такой.
Она у себя В СВОЕЙ папочке может входящие номера лепить так, как ей удобнее.
Я так думаю.
Да нехай ревизор на эту туфту время тратит! Глядишь, чего другого не заметит ))))
Мне ее не переспорить они юристы у них на каждый чих по 10 бумажек.
Мне не трудно прогнуться под нее, главное чтобы с точки зрения бухгалтерской науки у меня все верно было на случай проверок.
Можно еще чайниковский вопрос. Вы пишите, про папочку с актами, а я доки храню/сортирую по контрагентам. Пока документов не много, вроде удобно. А что принято хранить по виду документа? Акты с актами, счета со счетами? Так удобнее, Просто у меня еще опыта нет и не бухгалтер я, предприниматель, бухгалтером еще не знаю когда обзаведусь. Буду благодарна за совет.
Еще один момент хочу уточнить. Я выписывала несколько счетов заказчику, но они не были оплачены, а номера им были присвоены и последующие счета другим клиентам были пронумерованны с учетом тех неоплаченных. Акты к тем счетам тоже сделала, но у заказчика магазин закрылся и надежды на оплату двух последних счетов нет (счета не оплачены, акты не подписаны, работали к сожалению без договора). Что с этими счетами и актами делать? Сделать вид, что их не было не получится, ведь у последующих документов номера идут последовательно по порядку и будет не хватать 2-ух номеров. Подскажите, плиз.
Как ставить номера документов, чтобы не запутаться
Если работать без бухгалтера, рано или поздно можно запутаться в номерах документов. Можно завести тетрадочку и вычеркивать использованные номера, а можно прочитать эту статью и сделать по-другому.
Номера счетов можно ставить как угодно
За номера счетов можно не переживать, ведь по сути счет — это не документ, а только намерение одной компании передать деньги другой компании. Номера счетов могут быть любыми: сегодня №1, а завтра №114.
Если так получится, что номер счета повторится, ничего не произойдет: Росномернадзора у нас нет, максимум партнер подумает, что компания не очень аккуратна с документами, а то и вовсе не заметит.
За номерами остальных документов нужно следить
А вот за номерами актов, договоров, накладных, счетов-фактур нужно смотреть. Эти и другие важные документы требуют сквозной нумерации — так называют нумерацию, которая начинается каждый год сначала и идет по порядку.
Если этого не делать, налоговая проверка заметит и скажет, что вы нарушили правила ведения бухгалтерского учета, а это административное и налоговое правонарушение. Я не знаю ни одного случая, когда за это наказывали, но всё же лучше не рисковать. Да и работать легче, когда в документах порядок.
Как нумеровать документы
Самый простой способ — автоматическая нумерация. Такая есть, например, в 1С, с которой работают бухгалтеры. Если у вас небольшая компания и 1C нет, можно использовать программу «Бизнес-пак». Это бесплатная программа, которая автоматически следит за нумерацией, подтягивает ваши реквизиты и реквизиты других компаний и делает еще много чего полезного.
Если программа вам не нужна, есть старый добрый эксель. Можно завести таблицу и в нее записывать, какой документ, с каким номером, от какой даты и по какому контрагенту. Это поможет упорядочить работу с документами.
А вот если и с экселем возиться не хочется, можно завести ту самую тетрадочку, там помечать, какой последний номер использовали, и брать следующий.
А если совсем всё надоело, можно просто ставить дату вместо номера. Например, счет от 23 января 2020 года. Если таких счетов в день несколько, ставьте еще и время. Вот так: 23.01.2020-17.14. Тогда точно не запутаетесь.
Требования к оформлению исполнительной документации
Требования к актам освидетельствования скрытых работ (далее – АОСР)
1. АОСР оформляются в соответствии с РД11-02-2006 приложение №3.
2. АОСР предоставляются в 3 экземплярах со всеми приложениями, печать с двух сторон.
3. В наименовании объекта дополнительно указывается номер договора и дата его заключения.
4. Реквизиты заполняются в соответствии с пояснениями, указанными под строками.
5. Сведения о лице, осуществляющем подготовку проектной документации, заполняется только в том случае, если на выполнение работ была разработана проектная документация и работы выполняются в соответствии с проектом.
6. Нумерация АОСР сквозная, номер акта указывается слева под заголовком, а дата справа, датой акта считается дата окончания работ, указываемая в пункте 5.
7. Указываемый документ (приказ) о представлении лица осуществляющем строительство, должен быть издан не ранее даты заключения (подписания) договора Заказчиком.
8. В пункте 1 указывается наименование выполняемых работ.
9. Пункт 2 заполняется только при наличии проектной документации.
10. В пункте 3 указывается перечень применяемых материалов, с обязательной ссылкой на документы о качестве (паспорта качества, сертификаты соответствия и прочие).
11. В пункте 4 указываются исполнительные схемы, чертежи, результаты экспертиз, обследований, лабораторных и иных испытаний выполненных работ.
Примечание: при устройстве цементно-песчаной стяжки предоставить протоколы испытаний на прочность раствора стяжки по ГОСТ 5802-86, ГОСТ 22690-2015.
12. В пункте 5 указываются даты производства работ (начало и окончание).
Примечание: даты выполнения работ должны совпадать, с датами указанными в общем журнале работ в Разделе 3.
13. В пункте 6 указывается нормативная документация, в соответствии с которой выполнялись работы, разделы проектной и/или рабочей документации (при ее наличии), а также приложения к Договору №__ «___» от _______ и Дополнительному соглашению № ___ от «___»______ (при его наличии) техническое задание, дефектная ведомость, локально-сметный расчет (далее – ЛСР).
Примечание: если на момент подготовки исполнительной документации номер и дата Дополнительного соглашения не известны, допускается оставить место для дальнейшего его заполнения от руки (Дополнительное соглашение № ________от «___»_________201_г.
14. В пункте 7 указываются последующие работы, согласно технологического процесса.
16. Печати в актах не ставятся.
Общий журнал работ (далее-ОЖР)
17. ОЖР оформляется в соответствии с РД 11-05-2007 (отпечатанный в типографии, допускается предоставление самостоятельно распечатанного, печать с двух сторон).
18. Прошиваются страницы, которые пронумерованы, нумеруются страницы, а не листы. Подрядчик прошивает и скрепляет своей печатью ОЖР с указанием количества страниц.
19. Нумеруется общий журнал по каждому многоквартирному дому отдельно (далее–МКД), а не по количеству МКД, указанных в Договоре.
20. ОЖР заполняется (титульные листы) Подрядчиком и предоставляется Заказчику на проверку и регистрацию перед началом выполнения работ.
21. Информация о застройщике не заполняется.
23. Сведения о представителе Заказчика предоставляются отделом строительного контроля (далее–ОСК). Представитель, осуществляющий строительный контроль на объекте назначается приказом.
24. Сведения о лице осуществляющего подготовку проектной документации заполняется в случаи наличия разработанной проектно-сметной документации.
25. Лицо, осуществляющее строительство-Подрядчик, заполняется в соответствии с пояснениями, указанными под строками.
26. Сведения о уполномоченном представителе и лица ответственные за строительный контроль назначаются приказом.
27. В общих сведения указываются краткие характеристики дома (адрес, этажность, количество подъездов и прочее).
28. Даты начала и окончания работ указываются по факту производства работ и должны соответствовать Разделу 3 и Договору. В КС-2, КС-3 в отчетном периоде указывается срок начала производства работ согласно Договора, окончание-по ОЖР Раздел 3.
29. ОЖР заверяется Заказчиком (подпись, печать), а не Подрядчиком.
30. В Раздел 1 указываются сведения о всех инженерно-технических работниках, осуществляющих капитальный ремонт.
31. Раздел 3 заполняется по каждому дню, согласно технологического процесса, в Разделе 3 должны быть указаны все работы, предъявляемые к оплате в КС-2.
Примечание: при предоставлении справки из ГМЦ о плохих погодных условиях, в дни которые работы Подрядчиком не проводились, данные дни должны подтверждаться в ОЖР.
32. Раздел 4 заполняется специалистом ОСК, который назначен по приказу. Журнал хранится на объекте и предъявляется специалисту ОСК при осуществлении строительного контроля на объекте.
33. Раздел 5 заполняется представителем строительного контроля Подрядчика. Замечания, выявленные специалистом ОСК в Разделе 4, должны отображаться Подрядчиком в Разделе 5 и должна стоять отметка об их устранении.
34. В Разделе 6 указывается перечень исполнительной документации (АОСР, схемы) в хронологическом порядке.
Акт освидетельствования участков сетей инженерно-технического обеспечения (далее-АОУС)
35. АОУС оформляются в соответствии с РД 11-02-2006 приложение №5.
36. АОУС предоставляются в 3 экземплярах со всеми приложениями, печать с двух сторон.
37. В наименовании объекта дополнительно указывается номер договора и дата его заключения.
38. Реквизиты заполняются в соответствии с пояснениями, указанными под строками.
39. Сведения о лице, осуществляющем подготовку проектной документации, заполняется только в том случае, если на выполнение работ была разработана проектная документация и работы выполняются в соответствии с проектом.
40. Нумерация АОУС сквозная, номер акта указывается слева под заголовком, а дата справа, датой акта считается дата окончания работ, указываемая в пункте 5.
41. Указываемый документ (приказ) о представлении лица осуществляющем строительство, должен быть издан не ранее даты заключения (подписания) Договора Заказчиком.
43. В пункте 1 указываются краткие характеристики проведенных работ.
44. Пункт 2 заполняется при наличии проектной документации.
45. В пункте 3 указывается технические условия, при наличии их в техническом задании или проектно-сметной документации.
46. В пункте 4 указывается количество и перечень применяемых материалов, с обязательной ссылкой на документы о качестве (паспорта качества, сертификаты соответствия и прочие), подтверждающие их качество.
47. В пункте 5 указываются АОСР с номером и датой их освидетельствования.
48. В пункте 6 а указываются исполнительные схемы с номером и полным названием; в пункте 6б указываются результаты экспертиз, лабораторных и иных испытаний в процессе строительного контроля; в пункте 6в указываются технические условия, при наличии их в техническом задании и проектно-сметной документации.
49. В пункте 7 указываются проведенные испытания, опробования с номером и датой акта.
50. В пункте 8 указываются даты производства работ (начало и окончание).
Примечание: даты выполнения работ должны совпадать, с датами указанными в ОЖР в Разделе 3.
51. В пункте 9 указывается нормативная документация, в соответствии с которой выполнялись работы, разделы проектной и/или рабочей документации (при ее наличии), а также приложения к Договору №__ «___» от _______ и Дополнительному соглашению № ___ от «___»______ (при его наличии) техническое задание, дефектная ведомость, локально-сметный расчет ЛСР.
53. Печати в актах не ставятся.
Акт освидетельствования ответственных конструкций (далее – АООК)
54. АООК оформляются в соответствии с РД 11-02-2006 приложение №4.
55. АООК предоставляются в 3 экземплярах со всеми приложениями, печать с двух сторон.
56. Реквизиты заполняются в соответствии с пояснениями, указанными под строками.
57. Сведения о лице, осуществляющем подготовку проектной документации, заполняется только в том случае, если на выполнение работ была разработана проектная документация и работы выполняются в соответствии с проектом.
58. Нумерация АОУС сквозная, номер акта указывается слева под заголовком, а дата справа, датой акта считается дата окончания работ, указываемая в пункте 5.
59. Указываемый документ (приказ) о представлении лица осуществляющем строительство, должен быть издан не ранее даты заключения (подписания) Договора Заказчиком.
60. В пункте 1 указывается краткая характеристика объекта.
61. Пункт 2 заполняется при наличии проектной документации.
62. В пункте 3 указывается перечень применяемых материалов, с обязательной ссылкой на документы о качестве (паспорта качества, сертификаты соответствия и прочие).
63. В пункте 4 указываются АОСР с номером и датой их освидетельствования.
64. В пункте 5а указываются исполнительные схемы с номером и полным названием; в пункте 5б указываются результаты экспертизы и обследования в процессе строительного контроля.
65. В пункте 6 указываются результаты экспертиз, обследований и иных испытаний.
66. В пункте 5 указываются даты производства работ (начало и окончание).
Примечание: даты выполнения работ должны совпадать, с датами указанными в общем журнале работ в Разделе 3.
67. В пункте 6 указывается нормативная документация, в соответствии с которой выполнялись работы, разделы проектной и/или рабочей документации (при ее наличии), а также приложения к Договору №__ «___» от _______ и Дополнительному соглашению № ___ от «___»______ (при его наличии) техническое задание, дефектная ведомость.
68. Примечание: если на момент подготовки исполнительной документации номер и дата Дополнительного соглашения не известны, допускается оставить место для дальнейшего его заполнения от руки (Дополнительное соглашение № ________от «___»________201_г.
69. В пункте 9а указываются сведения о разрешении использования отремонтированной конструкции.
70. В пункте 9б указываются последующие работы, согласно технологического процесса.
72. Исполнительные схемы оформляются согласно ГОСТ Р 51872-2002.
73. Основная надпись оформляется в соответствии с ГОСТ 21.101 приложение Д, спецификация в соответствии с ГОСТ 21.101 приложение Ж, п. 4.9 ГОСТ 51872-2002.
74. На исполнительной схеме должен быть указан фактический объем выполненных работ и все размеры для расчета объемов, предъявляемых к освидетельствованию.
Примечание: объем указанный в исполнительной схеме, должен соответствовать тому, который предъявляется для оплаты в КС-2.
75. Исполнительную схему подписывает Подрядчик и специалист ОСК.
76. Исполнительная схема разрабатывается Подрядчиком на конкретный вид работ, указанный в АОСР (к каждому акту).
77. Исполнительная схема должна иметь номер и заголовок с указанием вида освидетельствуемых работ.
78. Схемы на инженерные сети выполняются в аксонометрии или на плане здания.
79. При оформлении комиссионного акта о приемке работ Подрядчик должен предоставить Заказчику документы о представительстве (приказ, доверенность) на лиц, которые подписывают комиссионный акт. Подписи в комиссионном акте должны быть расшифрованы (имя и отчество лиц, подписавших акт, указываются полностью). Комиссионный акт распечатывается на одном листе (печать с двух сторон).
80. При передаче исполнительной документации предоставить фотографии в электронном виде «до» и «после» выполнения работ по каждому многоквартирному дому отдельно.
81. В случае замены материала, который указан в сметной документации, предоставить письмо и акт замены материала, согласованный с собственниками многоквартирного дома и специалистом ОСК.
Как оформить акт выполненных работ?
Часто от того, насколько правильно оформлен акт выполненных работ, зависит ваше дальнейшее спокойствие и сохранность средств. Это в равной мере касается и исполнителя, и заказчика. Чем точнее и полнее будут перечислены виды выполненных работ или услуг, тем меньше останется возможностей для необоснованных претензий.
Акт приемки — это документ, на основании которого производится оплата работы, поэтому будет не лишним спросить совета у юриста. А поскольку акт — неотъемлемая часть договора, советоваться идите перед его заключением, а не после выполнения работ. Этим вы обезопасите себя от включения в договор незаметных, но хитрых пунктов, уменьшающих ваши права и увеличивающих обязанности.
Что говорит закон о форме акта приемки
Законодательно установленной формы акта выполненных работ нет, кроме утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 11.11.1999 N 100 форм КС-2 и КС-3. Эти формы разработаны для организаций, работающих в ремонтно-строительной сфере.
Но Постановление не было должным образом опубликовано, следовательно, эти документы не обязательны в использовании. Организации имеют право как пользоваться утвержденными формами, так и самостоятельно разрабатывать свои акты.
Это касается строительства. И если здесь приемочные документы более-менее регламентированы, то в остальных сферах подрядных отношений — полная анархия. Для выстраивания отношений заказчика и исполнителя можно пользоваться статьей ГК РФ 720.
В ней четко разъяснены права и обязанности обеих сторон при приемке. Здесь же указаны некоторые моменты, которые должны содержаться в акте либо ином документе, удостоверяющем прием выполненной работы или услуги.
Когда акт обязателен
Законодательство предусматривает обязательность подписания документа приемки только для договоров строительного подряда. Регламентируется это параграфом 3 ГК РФ. В остальных случаях он нужен только для гарантии, доказательства выполнения и оплаты какой-либо деятельности.
Высший Арбитражный суд РФ разъяснил, что удовлетворение требований в споре допустимо при предъявлении любых других доказательств. Если договором предусмотрена приемка, оформление документа обязательно.
Что должен содержать акт приема
Акт выполненных работ подтверждает выполнение договорных обязательств. Подпись заказчика доказывает, что он не имеет претензий к сроку, качеству и объему.
Составляется документ в двух экземплярах, заверяется подписями обеих сторон. Если в договоре участвуют организации, то ставятся печати. В акте обязательно указывают дату составления, номер, приложением к какому договору он является.
Полностью расписывают наименование контрагентов. Если это физлица, то нужны ФИО, паспортные данные, адрес. Если организации — сведения в соответствии с учредительными документами. Названия контрагентов в акте должны совпадать с указанными в договоре.
Максимально полно расписывается выполнение работ. Часто их оформляют в виде таблицы с несколькими столбцами. Отдельными пунктами списка или в столбцах указывают: объем, единицы измерения, стоимость каждого вида, срок выполнения.
Некоторые стороны включают в текст документа столбик «замечания заказчика». Общая стоимость указывается с НДС. Сумма в рублях пишется прописью, копейки цифрами.
После описания выполненных работ в акте указывают дату его подписания, данные договора, в рамках которого он оформляется и номер счета для оплаты. Подписи должны быть расшифрованы, оттиски печати четкие.
Как правило, документ заканчивается формулировкой о том, что все произведено в срок и заказчик не имеет претензий к качеству и срокам выполнения. Подпись клиента под этими словами означает исключение любых спорных вопросов впоследствии. Поэтому принимайте выполненные работы максимально внимательно и, если есть недоработки или вопросы к качеству, решайте их до подписания акта.
Если обнаружены недостатки, их можно указать здесь же, в тексте документа. Подрядчик должен будет их устранить. Исключения составляют скрытые дефекты, которые невозможно увидеть при визуальном осмотре.
Такие недочеты подрядчик обязан устранить и после подписания акта приемки выполненных работ. Гражданский кодекс говорит о разумных сроках обнаружения скрытых недостатков. Это:
Если у контрагентов возникают споры относительно устранения недостатков, то по требованию любой из сторон назначается экспертиза.
Акт для бухгалтерского учета
Акты выполненных работ относятся к первичным бухгалтерским проводкам. На их основании производится оплата выполненной работы. При расчете налога на прибыль из налоговой базы организации вычитаются расходы, указанные в акте приемки. Это доказательство правильности уменьшения налоговой базы на сумму понесенных затрат.
Кроме того, акты выполненных работ часто фигурируют в суде при спорах с контрагентами. Срок хранения документа, в соответствии с правилами делопроизводства — 4 года. В течение этого времени его может запросить налоговая для проведения проверки.
Акт выполненных работ обязателен для налоговых режимов: УСН доходы/расходы, ЕСХН. При расчете НДС для вычета этот документ также необходим. В ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» перечислены обязательные реквизиты первичного учетного документа. Если отчетность будет оформлена неправильно, на организацию могут наложить санкции — например, доначислить уменьшенный налог.
Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажите. Вам не придётся изучать законы, читать статьи и разбираться в вопросе самим.
5 ошибок в акте сдачи‑приёмки работ, которые мешают вовремя получить оплату
Акт сдачи-приёмки работ подписан, замечаний нет, и исполнитель спокойно ждёт, пока заказчик перечислит оплату. Но время идёт, а денег не видно. Конечно, заказчик понимает, что исполнитель может пойти в суд, и в первую очередь сошлётся на подписанный акт. Поэтому для заказчика ошибки в этом документе или при его составлении — неплохой способ потянуть время, оспорить акт и на законных основаниях сэкономить на оплате работ. Чаще всего придирки к документам начинаются, когда денег нет или платить по договору не хочется.
1. Акт составили, а про другие документы забыли
Акт сдачи-приёмки работ считается основным документом, которым «закрывается» исполнение сделки. Но иногда требуются и другие. Например, договор может обязывать провести осмотр объекта, освидетельствование или экспертизу работ и результатов. Либо нужно сопровождать акт составлением и подписанием отчёта о выполненных работах, предоставлением технических документов.
Как избежать проблемы:
1. Чётко соблюдайте порядок сдачи работ, который указан в договоре.
2. Вовремя составляйте, направляйте, подписывайте все исполнительные документы.
2. Подписали акт другим числом
Абсолютно неважно, что послужило причиной подписания акта задним или будущим числом — если это обнаружится, документ будет недостоверным. Если заказчик откажется платить, не избежать споров по мелочам, затрат на экспертизу, юристов и судебный процесс.
Заодно подписание документа задним числом будет считаться подделкой документа, а за неё штрафуют по ст. 19.23 КоАП.
3. Акт подписан не тем, кем нужно
Кто и как подписывает акт — указывают в договоре. Если это не оговорено, акт подписывает руководитель компании, лично предприниматель или лицо, которое имеет право такой подписи по доверенности. На практике же бывает, что акты подписывает кто угодно, но не тот, кто должен: бухгалтеры, мастера и т.д.
Отдельный разговор — комиссионный порядок приёмки работ. В этом случае в акте должны стоять подписи всех членов комиссии. И пока порядок не соблюден, работы считаются не принятыми, даже если составлен акт.
4. Акт «забраковала» бухгалтерия
Акт выполненных работ относится к первичным документам учёта. После его подписи через какое-то время он передается в бухгалтерию — она-то и должна сделать расчёт с исполнителем. И вот тут могут возникнуть проблемы. Бухгалтеру важно, чтобы к сделке, акту и взаиморасчётам не придралась налоговая инспекция. И если такая вероятность есть, акт придётся переделывать. К сожалению, заказчик может воспользоваться ситуацией и тянуть время. Чтобы быстрее получить оплату, всегда интересуйтесь причиной задержки взаиморасчёта. Если заказчик отмалчивается — готовьте и направляйте письменную претензию.
Новым ИП — год Эльбы в подарок
Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев
5. Нарушения формы и содержания акта
Многие акты составляют в свободной форме. Для них нет установленного порядка, кроме того, который указан в договоре. На практике часто используют типовые формы или образцы из интернета.
Однако есть сделки, в которых закон обязывает применять унифицированные формы. Пример — формы КС2 и КС3, которые используют в строительстве. Замена таких форм на свободные — нарушение закона, что уже делает акты недействительными. Неправильное заполнение унифицированных форм — тоже нарушение.
Даже если используется свободная форма, в акте должны быть отражены:
1. Вид договора, по которому составляется акт.
2. Место и дата составления документа.
3. Стороны сделки и их представители, уполномоченные подписывать акт.
4. Перечень и описание выполненных работ.
5. Срок выполнения работ — установленный договором и фактический.
6. Другие сведения, определённые условиями договора о порядке сдачи и приёмки работ (объем, качество работ, мероприятия по оценке работ и пр.)
7. Цена и стоимость работ, НДС.
8. Сведения об авансовом платеже, его зачёт в окончательную оплату, итоговая сумма, подлежащая выплате исполнителю.
9. Выявленные недостатки.
10. Наличие/отсутствие претензий, их суть.
Форму и содержание акта можно определить договором — приложением к нему. В этом случае стороны обязаны использовать согласованный вариант. Этот способ уменьшает вероятность претензий сторон друг к другу по поводу акта.
Статья актуальна на 04.02.2021
Получайте новости и обновления Эльбы
Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур