Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ
Составление ответа на письмо-запрос (оно же письмо-ответ) – стандартная норма деловой этики. Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т.д.
Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы.
Общие правила написания ответа
В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.
Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.
Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).
Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.
Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.
В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.
Как составить ответ на запрос
Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.
В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.
Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.
Как оформить письмо-ответ
Ответ можно писать
Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее. Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности. Ставить печать не надо, т.к. с 2016 года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу.
Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату.
Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации – в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации.
Как отправить письмо
Ответ можно отправлять разными способами. Электронная почта или факс позволяют существенно сэкономить время. Но если письмо содержит особо ценную информацию или оригиналы документов и отправитель заинтересован в гарантированном получении послания, следует воспользоваться услугами Почты России, отправив ответ заказным письмом с уведомлением о вручении.
Ждать ли ответ на письмо-ответ
Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключение.
Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений. По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне.
При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами.
Как ответить на запрос о предоставлении информации
Ответ на запрос о предоставлении информации — это документ, в котором фигурирует отказ в отправке нужных данных или сразу же указывается то, что требует автор письма.
В каких случаях обязательно отвечать на запрос
Необходимо уточнить, на каком основании направляется запрос. Большинство государственных структур способны требовать данные, связанные с работой частной компании и деятельностью бюджетной организации. Например:
Кроме того, данные необходимо предоставлять контрагентам, если это необходимо исходя из заключенного между сторонами договора. Например, о порядке поставки товаров, наличии груза на складе и так далее. Еще такие письма направляют лица, связанные по договору оферты. Например, уточнение цены товара в онлайн-магазине, вопрос о наличии свободных вакансий, о графике работы торговой точки.
Важна мотивация. В документе необходимо указывать, на основании чего он направляется (например, «в рамках рассмотрения дела №… от …» или согласно договору оферты №… от…). Если мотивации нет или она указана не четко — следует отказ. Также отказывают в подаче информации при отсутствии на запросе необходимых подписей и печатей, наличии ошибок в реквизитах и других подобных ситуациях.
В какие сроки надо подготовить ответ
Для частных компаний строгих правил касательно сроков ответа не существует. Рекомендуется ориентироваться на следующие особенности:
Как составить ответ
При составлении ответа следует руководствоваться стандартными правилами деловой переписки. Строгой формы, утвержденной законодательно, не существует, но в документе указываются следующие данные:
При отказе форма примерно такая же, но текст меняется на противоположный. Там указывается, по какой причине данные невозможно предоставить.
Стандартный бланк такого документа выглядит так:
_____ года № _________
О предоставлении информации
В ответ на ваш запрос о предоставлении информации от _________ года № _
Директор ___________________________________________ И.О. Фамили
Образец положительного ответа:
Образец ответа с отказом дать информацию
Подходящий для использования образец, как правильно отвечать на запросы, составленные неверно:
Как отправить
Если в рамках полученного письма необходимо предоставить какие-либо важные документы (например, оригиналы отчетов и так далее), отправка осуществляется курьерской службой. Во всех остальных ситуациях достаточно направить письмо в бумажном виде обычной почтой или просто выслать в электронном виде.
Как грамотно оформить официальный ответ на письмо, запрос, обращение — образец оформления
Деловое письмо – одна из разновидностей документации, создаваемая для оперативного обмена информацией и общения между организациями, предпринимателями, структурными подразделениями компании и должностными лицами. Как правило, его объем не превышает других страниц.
Оно может иметь приложения или нет, составляться на бумаге или в электронном виде, быть стандартным или циркулярным, регламентированным и нерегламентированным. В зависимости от функций и типа делового письма необходимо оформлять на него официальный ответ.
Когда следует дать официальный ответ на обращение или письмо?
Деловые письма могут рассылаться по различным причинам, в том числе в качестве рекламного хода, гарантийных обязательств, сопроводительной документации и многого другого.
Официального ответа требует та корреспонденция, которая содержит побудительные элементы и/или подразумевает наличие непосредственного ответа адресата как второй стороны процесса.
Отвечать нужно на письма такого характера:
Реже ответные доументы оформляют на предложение о сотрудничестве, приглашения, письма-заявления, поздравления (и другие нерабочие письма, являющиеся частью корпоративного и делового этикета).
Официальный ответ всегда должен ссылаться на первоисточник – письмо, которое пришло в организацию. В обязательном порядке должны указываться уникальные реквизиты (порядковый номер, его название, дата создания и дата получения адресатом). Эти ссылки необходимо прописывать в тексте ответа – в его основной части или лид-абзаце.
При написании официального ответного слова автор должен проанализировать все обстоятельства переписки, использовать все приемы корпоративных и деловых благодарственных приемов, правильно оформлять обращения для ответа – обезличенную форму, обращаться к второй стороне по должности, ФИО.
Письмо также может быть адресовано нескольким лицам, например, группе инвесторов, акционеров, совладельцев.
Как передать?
Заниматься отправлением ответов в зависимости от важности обговариваемого в письме вопроса может руководитель, его заместитель, работник канцелярии, бухгалтерии и даже отдела кадров. Сроки формирования строго регламентированы.
В исходных письмах с запросами, распоряжениями или просьбами адресант должен прописать дату или точный период, когда ответ нужно вернуть отправителю. Такой период редко превышает 7-8 рабочих дней.
Приглашения, соболезнования, поздравления и другие письма, основанные на правилах этикета, не требуют срочных ответов. Если вторая сторона должна ответить согласием или отказом на приглашение на какое-либо мероприятие, то ответ нужно послать не позже, чем за неделю до запланированного события (в противном случае будет трудно сформировать список гостей и грамотно организовать прием).
Универсальное правило – стилистика официального ответа должна совпадать с таковой в исходном письме. Содержание (основная часть) должна соответствовать цели и форме исходного послания.
Независимо от того, кто оформляет текст письма на бумаге или в электронном виде, формулировку основой мысли в содержании должен одобрить руководитель.
Письма разрешено формировать, основываясь на образцы, если в итоге документ будет соответствовать ГОСТ Р 7.0.97-2016. Образцы можно скачать на многих сетевых источниках, получить из крупных баз, самостоятельно сформировать локальные шаблоны на предприятии или в структурном подразделении.
При составлении основного текста рекомендуется использовать стандартные фразы: «В ответ на Ваше обращение..», «Исходя из Вашего запроса…», «Согласно Вашему запросу…», «Благодарим Вас за предложение…», «Подтверждаем…» и многие другие.
Как оформить – основные реквизиты
В ГОСТ Р 7.0.97-2016 закреплено 30 реквизитов, которые используются для оформления деловых писем, однако стандарт носит рекомендательный характер и не применяется для нерабочих обращений (поздравлений, соболезнований, благодарностей – они могут составляться в свободной форме).
Ответ может быть оформлен на чистом листе А4 или на корпоративных бланках, использование которых регламентировано уставом организации. Элементы корпоративного стиля (логотипы, эмблемы), если они разработаны, должны присутствовать в бланке.
Обязательными реквизитами, без которых отправка затруднена, являются:
Если оформляется в электронном виде, часть реквизитов (на выбор) разрешено опустить.
Положение реквизитов на листе тоже установлено ГОСТ Р 7.0.97-2016 и подчиняется следующим правилам:
После отправления ответа адресант должен присвоить ему номер и занести его в журнал учета исходящей документации. В свою очередь, получатель тоже должен регистрировать у себя письмо как входящую корреспонденцию.
После по стандартной процедуре письма сортируются уполномоченным лицом. Информационные и рекламные анализируются и сохраняются на определенный период (как правило, не больше одного месяца), а важные отправляются на рассмотрение руководителю организации.
Скачать образец
Примеры официального ответа:
Выводы
Официальные ответы нужно посылать после получения прошений, просьб, требований, коммерческих предложений. Он формируется в электронном формате или на бумаге (на чистом листе или фирменных бланках предприятия).
Правила и нормы составления всех типов деловых документов приведены в ГОСТ Р 7.0.97-2016, но стандарт носит рекомендательный характер.
Реквизитов около 30, но для отправки необходимы не более 10. Чаще всего написание ответных бланков поручается заместителям руководителя, секретарям и работникам канцелярии.
Нужно ли отвечать на запрос полиции о предоставлении информации
Ответ на запрос полиции о предоставлении информации — это документ, который содержит отклик на официальное письмо из МВД в рамках проведения расследований. Компании не вправе игнорировать такие требования, иначе их привлекут к административной ответственности.
Какие НПА регламентируют полицейские запросы
Письма из органов МВД с требованием предъявить документы или сообщить определенную информацию обычно приходят в рамках расследований налоговых, экономических преступлений, мошеннических схем. Полиция вправе в письменном виде требовать от предприятий и организаций любые справки, техническую документацию, каталоги продукции, договоры с клиентами и иные бумаги для проведения экспертиз, в том числе персональные данные работников (п. 4 ч. 1 ст. 13 Федерального закона от 07.02.2011 № 3). По закону, эти требования обязаны выполнять:
Правоохранителям дозволено требовать любые сведения в рамках расследования уголовных дел или проведения следственных мероприятий (ст. 151 УПК РФ, ст. 7 Федерального закона от 12.08.1995 № 144-ФЗ).
Обязан ли работодатель отвечать на запрос полиции
Да, по закону, это обязательно, но не на любое письмо, поступившее в организацию. Закон обязывает отвечать на обоснованный запрос от полицейских. Важно удостовериться в том, что документ, направленный в адрес организации, соответствует всем правилам. И только после этого писать ответ. Речь идет о ссылках на законные основания:
Если вы обнаружили в послании нарушения, то сообщите об этом отправителю для уточнения сведений. Вы вправе отправить встречное обращение в адрес руководства полицейского, приславшего письмо, и приложить копию полученного послания. В нем уточните, каковы основания для получения запрашиваемых данных, и трудится ли отправитель в этом ведомстве.
Что касается предоставления персональных данных по запросу полиции, то это вопрос непростой. С одной стороны, без разрешения человека обрабатывать его личные данные нельзя и придется взять с сотрудника письменное согласие на это (ст. 9 Федерального закона № 152 и ст. 88 ТК РФ ). Но ст. 6 ФЗ № 152 предусматривает случаи, когда это допустимо и без согласия при следующих условиях:
Если организация проигнорирует поступившее обращение из МВД, то ей грозит ответственность за непредоставление информации по запросу полиции в период доследственной проверки (до возбуждения административного или уголовного дела) по статье 19.7 КоАП РФ:
Если дело возбуждено или проводится прокурорская проверка, то санкции возрастают многократно (ст. 17.7 КоАП РФ):
Как составить ответ в МВД на запрос о предоставлении информации
Стандартного шаблона для ответа полиции не установлено. Формулируют ответ в манере полученного послания. Обычно в произвольном виде, но в стиле, принятом в делопроизводстве (по нацстандарту ГОСТ Р 7.0.97-2016).
В официальное письмо включают:
Если есть конкретное лицо, приславшее письмо, то начинают с обращения по имени и отчеству. Если нет, то первая фраза звучит так: «В ответ на ваш запрос о … сообщаем следующее. ». Затем указывают реквизиты исходного документа и описывают запрошенные сведения. В конце предпочтительно написать телефон ответственного лица для обратной связи.
Вот образец письма в полицию с предоставлением информации:
Если просили документы, то их перечисляют и прикладывают к ответу:
Оформляют ответное послание на официальном бланке или на листе формата А4. Составляют в одном экземпляре. Но на случай возможных претензий делают копии всех ответов и документации, направляемой в адрес МВД. Затем регистрируют в журнале исходящей документации и отправляют. Обычно по почте или передают с курьером. Факс в таких случаях не допускается. Есть возможность передать по электронной почте, если предприятие использует электронную цифровую подпись. Но предпочтительнее бумажный вариант, заверенный должным образом.
В какой срок отправить ответ
В законе нет точного срока ответа на запросы правоохранительных органов, его сотрудники МВД указывают в самом предписании, в зависимости от хода расследования. Это предусмотрено в ч. 4 ст. 13 ФЗ № 3 от 07.02.2011 с оговоркой, что если конкретной даты нет, то ответ ожидают не позже чем через 1 месяц.
Если у вас есть уважительные причины, и вы не укладываетесь в отведенный в требовании срок для ответа на запрос полиции, сообщите об этом адресату и попросите продлить его по возможности. Чем быстрее вы это сделаете, тем лучше. Для этого предпочтительнее позвонить по номеру телефона, отмеченному в запросе, или воспользоваться другим удобным оперативным способом.
Если вы уже позвонили и договорились о продлении срока ответа на запрос МВД, дополнительно обязательно отправьте официальную бумагу об увеличении периода. В ней отметьте, какие обстоятельства не позволяют вам дать ответ вовремя.
Как правильно составить ответ на запрос о предоставлении информации, образец письма
Составление ответа на запрос информации является весьма распространённым видом делового письма, с которым неоднократно сталкивается каждый хозяйствующий субъект в ходе осуществления своей деятельности. Без знания основ делового письма невозможно деловое общение и правильное ведения переписки. В рамках данной статьи описан порядок и правила написания данного вида документа. Рассмотрены основные виды, оформление положительного и отрицательного ответа, а также приведен наглядный пример
Когда требуется?
Условно, можно выделить несколько наиболее распространенных ситуаций, когда встает необходимость в составлении письма-ответа:
Какие виды существуют и каковы их особенности?
Все разновидности данного документа можно условно разделить на два вида:
Главная особенность, а также отличие данных разновидностей письма-ответа на запрос информации, кроется в его содержании.
Так, составляя положительное письмо, необходимо дать максимально полный и исчерпывающий ответ на поставленный вопрос. В конечном итоге у обратившейся организации не должно оставаться вопросов по существу представленной информации.
При составлении отрицательного ответа на запрос информации, в обязательном порядке необходимо аргументированно указать причину отказа в представлении данных или отклонения предложения.
Как правильно оформить?
Порядок составления ответа на запрос информации можно представить в виде пошаговой инструкции:
В случае отрицательного письма указываются:
Как ответить?
Положительно
ООО «Силуэт» Генеральному директору
г. Москва, ул. Ленина, д. 54 ООО «Стиль»
тел. (095) 967-32-45, факс. (095) 957-23-11 Шинкарюк Е.С.
ОКПО 2885678, ОГРН 1023678954746
На № 01-19/678 от 10.12.17
Уважаемый Евгений Сергеевич!
В ответ на Ваш запрос от 10 декабря 2017 года № 01-19/678 о представлении расценок на новую коллекцию «Жемчужина», направляем в Ваш адрес уточненный прайс-лист (копия прилагается). Также рады сообщить Вам о том, что мы готовы предоставить скидки на отдельные наименования единиц коллекции (размер скидки зависит от объема закупок).
Приложение на __5__ л.
Генеральный директор ООО «Силуэт» Иванов П. Д.
Отрицательно
ООО «Эксим» Петровой Е. П.
г. Москва, ул. Забелина, д. 36 г. Москва, ул. Ленина, д. 41. Кв. № 9
тел. (095) 987-11-32, факс. (095) 934-56-51
ОКПО 267459, ОГРН 103526384949
На № 01-19/412 от 05.10.17
Уважаемая Елена Павловна!
В ответ на Ваш запрос от 11 октября 2017 года № 01-19/412 о возможности устроиться в нашу компанию на должность главного бухгалтера, сообщаю, что ООО «Эксим» отказывает Вам в заключении трудового договора в связи с несоответствием требованиям, предъявляемым к должности главного бухгалтера, а именно:
Указанные требования отражены в должностной инструкции главного бухгалтера № 21, утвержденной приказом генерального директора ООО «Эксим» от 15.01.10 г. № 45 «Об утверждении должностных инструкций».
Генеральный директор ООО «Эксим» Голубев А.Ю.
Подводя итог, следует отметить, что письмо – ответ на запрос информации должно соответствовать основным требованиям, предъявляемым к деловой переписке (деловой стиль изложения, краткость, точность, отсутствие размытых фраз). Кроме того, оно должно составляться на фирменном бланке организации (при его наличии).
