как правильно писать письма по электронной почте образец
Правила написания электронного письма или этикет электронной почты
Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы электронную почту. Следует отметить, что в обычной деловой переписке посредством e-mail существуют общепринятые правила, которые необходимо знать и которыми следует руководствоваться. Остановимся подробно на наиболее значимых.
Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля. В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:
Адрес и имя отправителя.
Адрес получателя (или адреса получателей, когда существует необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям).
Важность письма (это при необходимости).
Письмо, состоящее из приветствия; основного текста письма; заключения; и подписи.
Правило 4. Используйте пиктограмму («Re:») 
только для ответа. Используя пиктограмму 
, размещенную в поле адреса письма, на которое отвечаете, открываем форму для составления ответа. Данная форма уже содержит адрес вашего собеседника, текст его письма и Тему. Пиктограмма (Re) является аббревиатурой английского слова «Reply:» или «Response:» и означает «Мой ответ на:». Поэтому если тема письма меняется, изменения темы необходимо вносить, используя стрелочку вниз, размещенную справа от пиктограммы Rе. В открывшемся ниспадающем списке выбираем команду «изменить тему».
Если отвечая на чье-либо электронное письмо, вы меняете основную мысль диалога, изменяйте соответственно и Тему, а лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма.
Правило 5. Во избежание преждевременной отправки адрес получателя вставляйте только тогда, когда письмо дописано, проверено и готово к отправке. Будьте внимательней с кнопкой «Отправить»: убедитесь, что посылаете письмо тому, кому хотели.
Правило 6. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя, перед основным текстом письма. Некоторые пользователи считают, что приветствие в электронном письме не нужно писать, поскольку это якобы бессмысленный пережиток бумажной почты, что оно не несёт в себе никакой значимой информации и содержит лишь дежурные слова.
Приветствие несёт в себе информацию о воспитанности того, кто составляет письмо. В качестве приветствия используйте следующую форму обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата!» или «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата, здравствуйте!» и только после этого переходите к цели Вашего сообщения.
В Европе принято всегда обращаться «Dear Sir/Madam» или менее формально, особенно, если Вы знакомы с адресатом, «Dear + имя». В США, где темп жизни и переписки более интенсивный, электронное письмо начинается с обращения, состоящего из имени и короткого «Hi + имя». В русском языке восклицательный знак ставится после обращения в письменной форме в любом жанре переписки: деловой, частной, официальной и т. д., в то время как в английском языке во всех этих жанрах ставится запятая.
Правило 7. Правильно структурируйте свое письмо. Поскольку чтение c экрана монитора гораздо сложнее, чем чтение бумажного носителя. Разбивайте текст письма на логические абзацы. Старайтесь, чтобы предложения содержали не более 15-20 слов. Отделяйте абзацы друг от друга отступом или пустой строкой.
Правило 8. Будьте краткими и выражайте мысли по существу. Основной текст письма с первого абзаца должен притягивать внимание читателя не меньше, чем его Тема. Помните об ограниченном времени потенциального читателя. Начните с цели письма, она должна быть четко сформулирована в первом предложении. Если первые предложения сформулированы правильно, то существует очень большая вероятность, что получатель письма прочтёт его до конца. Электронное письмо предназначено для быстрой передачи информации. Если необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.
Правило 9. Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение. Сколько раз приходилось получать письмо, целью которого была пересылка вложения, без этого самого вложения?! Такая беспечность может не лучшим образом отразиться на Вашей деловой репутации.
Правило 10. Когда Вы пишите кому-либо в первый раз, не прикрепляйте никаких вложений. Если Вы всё же посылаете какое-то вложение без согласования с получателем, то обязательно напишите в тексте письма, что это за файл. Не присоединяйте вложения размером более 5Мбайт, так как возможна такая неприятная ситуация: Вы перешлёте свой файл на почтовый сервер за секунду, а Ваш адресат будет скачивать его целый час.
Правило 11. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные Вам вопросы. Если Вы затрудняетесь ответить, то так прямо и напишите.
Правило 14. Не запрашивайте уведомление о прочтении. Можно после текста основного письма и перед Вашей подписью написать следующую фразу: «Прошу подтвердить получение письма ответным письмом или по указанным ниже телефонам».
Правило 15. В тексте сообщения никогда не надо использовать прописные буквы. ТЕКСТ, ВЫДЕЛЕННЫЙ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, рассматривается как крик. В лучшем случае его относят к неграмотности в вопросах сетевого этикета. Это может вызвать раздражение или другую нежелательную реакцию у Вашего читателя.
Правило 16. Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты. Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой конфиденциальной информации в тексте электронного письма. Электронная почта при пересылке может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Кроме того, посланное Вами электронное письмо навсегда остается в памяти компьютера.
Правило 17. Не злоупотребляйте аббревиатурами и эмоциональным оформлением. В деловой электронной почте старайтесь не использовать такие аббревиатуры как BTW (by the way) или LOL (laugh out loud), также так называемые смайлики («улыбающиеся лица»). Они неуместны в деловой переписке, тем более что получатель письма может не знать их значение.
По материалам статей:
1. 32 most important email etiquette tips.Emailetiquette. [Электронный ресурс] http://www.emailreplies.com/ Проверено 19.09.2015.
2. Top 26 Most Important Rules of Email Etiquette. [Электронный ресурс] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Проверено 20.09.2015.
Материал подготовлен Шутилиной Л.А., методистом ГМЦ ДОгМ
15 правил деловой электронной переписки
Электронная почта — основной источник связи на работе. Мы ежедневно переписываемся с коллегами, руководством, заказчиками и клиентами. Иногда адресаты не могут прийти к договоренности или тратят слишком много времени на письма. Мы составили 15 правил, которые помогут сэкономить время себе и контрагенту и быстрее решить рабочие вопросы.
Пишите тему письма
Тема — как заголовок, помогает быстро найти нужную переписку в почтовом ящике. Обязательно указывайте ее, чтобы проще работать с письмами. Формулировка темы должна быть информативной. Получатель не поймет, что ему предлагают, если письмо назвать «Сотрудничество», «Фотографии», «Оно». Тема есть, но она бесполезна. Добавьте конкретики: «Предлагаем размещение в нашем журнале» или «Фотографии для раздела о путешествиях».
Если в ходе переписки тема стала другой, не меняйте ее в письме. Допустим, вы начали диалог о разработке сайта для стоматологии, но в процессе пришел новый заказ — сайт для детского центра. Не смешивайте проекты в одной переписке и не меняйте тему, когда открывается другой вопрос. Заведите для него новую цепочку писем. Соблюдайте правило: для каждого большого вопроса — отдельная переписка.
Называйте по имени
Если знаете, как зовут получателя, обязательно обращайтесь к нему по имени. Иначе непонятно, кому вообще адресовано письмо, и выглядит оно невежливым. Если получателей несколько, перечислите по именам всех, от кого ждете ответа или действий. Человек может посчитать, что письмо к нему не относится, если адресовано всем. Обращаясь по имени, мы снимаем эту проблему.
Говорите по делу
Рабочее письмо — короткий жанр. Представьте, сколько времени придется потратить получателю, чтобы продраться к сути письма через пространные рассуждения и абстрактные отступления. Не стоит писать, что было, что будет и чем сердце успокоится, если это не влияет на решение вопроса. Берегите свое и чужое время — переходите сразу к главному.
Указывайте точный срок
Не пишите в теме или теле письма «срочно». Это понятие растяжимое: для одного — час, для другого — неделя. Лучше укажите точное время и дату, когда вы ждете ответа или результата.
Форматируйте текст
Неотформатированный текст читать тяжело, поэтому разделяйте его. Сделайте по одному отступу после каждого абзаца и по два — после приветствия и перед подписью. Не вставляйте ссылки в середину текста — размещайте их в конце абзаца или письма, списком. Каждую ссылку поясняйте: на какой документ она ведет и зачем получателю переходить по ней. Старайтесь не злоупотреблять жирным шрифтом, курсивом и цветом. Пусть текст выглядит спокойно.
Пишите нейтрально и деликатно
Письмом легко вызвать негативные эмоции. Получатель может понять текст по-разному, поэтому пишите максимально нейтрально, чтобы избежать двоякого толкования. Будьте вежливы и деликатны. Если не знакомы близко, не стоит задавать личные вопросы, вторгаться в чужое пространство, шутить и поднимать темы, не относящиеся к работе.
Сохраняйте историю переписки
Оставляйте всю предыдущую цепочку сообщений в письме. В большом потоке информации легко забыть, о чем вы общались с отправителем — история переписки поможет вспомнить. Особенно это актуально для сотрудников, которые получают много писем с проблемами и вопросами.
Подписывайте письма
Называйте почту для рабочей переписки нейтрально, желательно — по принципу имя_фамилия@работодатель. Если нет корпоративной почты, просто создайте почтовый ящик вида petrsidirov@mail.ru вместо svinkapeppa или superboy.
В подписи укажите имя, фамилию, должность и название компании. Добавьте способы связи: телефон, мессенджеры, соцсети, — и ссылку на корпоративный сайт. Ограничьтесь нейтральным «с уважением» или «с наилучшими пожеланиями». Не стоит расписывать в автоматической подписи слова благодарности на полстраницы, размещать рекламу, ставить ссылки на сбор подписей и подобные проекты.
Добавляйте сразу все ссылки и файлы
Бывает, что только после отправки обнаруживается, что важный файл не прикреплен или не указана нужная ссылка. Многие высылают вложения и дополнения отдельным письмом — «вот документ, который я забыл». И переписка раздваивается: в одной истории — обсуждение, в другой — нужные документы. На какое письмо ответит получатель, неизвестно — возможно, на то, в котором нет истории переписки. Поэтому лучше продублировать предыдущее и добавить к нему файл. В сообщении стоит попросить получателя удалить письмо без файла, чтобы избежать путаницы.
Еще я встречала людей, которые высылали пять файлов пятью отдельными письмами. Это засоряет почтовый ящик и отвлекает получателя. Пожалуйста, отправляйте все вложения вместе. Если их слишком много, присылайте ссылку на файлообменник.
Называйте понятно файлы и документы
Называйте файл так, чтобы сразу было понятно, о чем он и к чему относится. Тяжело отличить в перечне изображений один IMG568909865 от другого IMG6789988901. Гораздо лучше, если это будут logotype и header.
Перечитайте перед отправкой
Каждый может ошибиться или допустить неточность, написать двусмысленно или непонятно объяснить. Поэтому перед отправкой перечитайте письмо и проверьте на ошибки. Если оно написано под воздействием эмоций, не высылайте сразу — дайте ему отлежаться минут 15. Затем просмотрите еще раз — возможно, вы были слишком резки в суждениях и оценках. Если это так — смените тон и перефразируйте «скользкие» моменты.
Отвечайте быстро
Отправители не ждут мгновенной реакции на письма, но почти половина респондентов из 2 миллионов человек отвечает на емейл-сообщения в течение часа. Напишите ответ при первой возможности. Если это входит в ваши прямые обязанности — например, вы работаете в поддержке или координатором проекта — старайтесь отвечать в течение 15-30 минут.
Если ваша основная работа не связана с перепиской, запланируйте в течение дня два интервала на разбор почты и ответы. Например, в 11:00 и в конце дня, в 17:00. Так вы не пропустите важные сообщения и сохраните порядок в почтовом ящике. Не переживайте: если возникнет экстренный вопрос, с вами свяжутся другим способом — через мессенджер или по телефону.
Отправляйте письма в рабочее время
Три причины, чтобы следовать этому правилу:
Настройте отложенную отправку. Например, в почте Mail.ru есть функция «Отправить в точное время». Если вы пишете текст в субботу утром, запланируйте отправку письма на понедельник в 10:05. Так будет больше вероятность, что получатель его не пропустит. Если к этому времени в письмо станет неактуальным, зайдите в раздел «Исходящие» и отмените отправку.
Не отправляйте отдельным письмом слова «спасибо» и «пожалуйста»
Чтобы открыть и прочитать письмо, нужно время. Отправляя просто «спасибо», «пожалуйста» и подобные сообщения, вы просто отвлекаете собеседника. Лучше поблагодарить в следующий раз, когда будете высылать дополнительные документы или отвечать на новые вопросы. Так в одном письме будет и польза, и признательность.
Не пишите информацию, которую нужно обязательно скрыть
Будьте готовы к тому, что все, что вы напишете, может стать общедоступным. Никто не застрахован от ситуаций, при которых конфиденциальная информация оказывается у посторонних. Может случиться сбой в работе почтовых или поисковых систем, или контрагент выложит скрины закрытой переписки. Иногда обсуждения случайно попадают к человеку, для которого не были предназначены:
Всегда следите за тоном и выражениями. Не пишите того, что может обидеть другого человека или негативно отразиться на имидже работодателя.
Правил много, но все заучивать не обязательно. Главное — уважайте собеседника, его мнение и время и радейте за общее дело. А что вы хотели бы улучшить в рабочих письмах?
Электронная почта — основной источник связи на работе. Мы ежедневно переписываемся с коллегами, руководством, заказчиками и клиентами. Иногда адресаты не могут прийти к договоренности или тратят слишком много времени на письма. Мы составили 15 правил, которые помогут сэкономить время себе и контрагенту и быстрее решить рабочие вопросы.
Пишите тему письма
Тема — как заголовок, помогает быстро найти нужную переписку в почтовом ящике. Обязательно указывайте ее, чтобы проще работать с письмами. Формулировка темы должна быть информативной. Получатель не поймет, что ему предлагают, если письмо назвать «Сотрудничество», «Фотографии», «Оно». Тема есть, но она бесполезна. Добавьте конкретики: «Предлагаем размещение в нашем журнале» или «Фотографии для раздела о путешествиях».
Если в ходе переписки тема стала другой, не меняйте ее в письме. Допустим, вы начали диалог о разработке сайта для стоматологии, но в процессе пришел новый заказ — сайт для детского центра. Не смешивайте проекты в одной переписке и не меняйте тему, когда открывается другой вопрос. Заведите для него новую цепочку писем. Соблюдайте правило: для каждого большого вопроса — отдельная переписка.
Называйте по имени
Если знаете, как зовут получателя, обязательно обращайтесь к нему по имени. Иначе непонятно, кому вообще адресовано письмо, и выглядит оно невежливым. Если получателей несколько, перечислите по именам всех, от кого ждете ответа или действий. Человек может посчитать, что письмо к нему не относится, если адресовано всем. Обращаясь по имени, мы снимаем эту проблему.
Говорите по делу
Рабочее письмо — короткий жанр. Представьте, сколько времени придется потратить получателю, чтобы продраться к сути письма через пространные рассуждения и абстрактные отступления. Не стоит писать, что было, что будет и чем сердце успокоится, если это не влияет на решение вопроса. Берегите свое и чужое время — переходите сразу к главному.
Указывайте точный срок
Не пишите в теме или теле письма «срочно». Это понятие растяжимое: для одного — час, для другого — неделя. Лучше укажите точное время и дату, когда вы ждете ответа или результата.
Форматируйте текст
Неотформатированный текст читать тяжело, поэтому разделяйте его. Сделайте по одному отступу после каждого абзаца и по два — после приветствия и перед подписью. Не вставляйте ссылки в середину текста — размещайте их в конце абзаца или письма, списком. Каждую ссылку поясняйте: на какой документ она ведет и зачем получателю переходить по ней. Старайтесь не злоупотреблять жирным шрифтом, курсивом и цветом. Пусть текст выглядит спокойно.
Пишите нейтрально и деликатно
Письмом легко вызвать негативные эмоции. Получатель может понять текст по-разному, поэтому пишите максимально нейтрально, чтобы избежать двоякого толкования. Будьте вежливы и деликатны. Если не знакомы близко, не стоит задавать личные вопросы, вторгаться в чужое пространство, шутить и поднимать темы, не относящиеся к работе.
Сохраняйте историю переписки
Оставляйте всю предыдущую цепочку сообщений в письме. В большом потоке информации легко забыть, о чем вы общались с отправителем — история переписки поможет вспомнить. Особенно это актуально для сотрудников, которые получают много писем с проблемами и вопросами.
Подписывайте письма
Называйте почту для рабочей переписки нейтрально, желательно — по принципу имя_фамилия@работодатель. Если нет корпоративной почты, просто создайте почтовый ящик вида petrsidirov@mail.ru вместо svinkapeppa или superboy.
В подписи укажите имя, фамилию, должность и название компании. Добавьте способы связи: телефон, мессенджеры, соцсети, — и ссылку на корпоративный сайт. Ограничьтесь нейтральным «с уважением» или «с наилучшими пожеланиями». Не стоит расписывать в автоматической подписи слова благодарности на полстраницы, размещать рекламу, ставить ссылки на сбор подписей и подобные проекты.
Добавляйте сразу все ссылки и файлы
Бывает, что только после отправки обнаруживается, что важный файл не прикреплен или не указана нужная ссылка. Многие высылают вложения и дополнения отдельным письмом — «вот документ, который я забыл». И переписка раздваивается: в одной истории — обсуждение, в другой — нужные документы. На какое письмо ответит получатель, неизвестно — возможно, на то, в котором нет истории переписки. Поэтому лучше продублировать предыдущее и добавить к нему файл. В сообщении стоит попросить получателя удалить письмо без файла, чтобы избежать путаницы.
Еще я встречала людей, которые высылали пять файлов пятью отдельными письмами. Это засоряет почтовый ящик и отвлекает получателя. Пожалуйста, отправляйте все вложения вместе. Если их слишком много, присылайте ссылку на файлообменник.
Называйте понятно файлы и документы
Называйте файл так, чтобы сразу было понятно, о чем он и к чему относится. Тяжело отличить в перечне изображений один IMG568909865 от другого IMG6789988901. Гораздо лучше, если это будут logotype и header.
Перечитайте перед отправкой
Каждый может ошибиться или допустить неточность, написать двусмысленно или непонятно объяснить. Поэтому перед отправкой перечитайте письмо и проверьте на ошибки. Если оно написано под воздействием эмоций, не высылайте сразу — дайте ему отлежаться минут 15. Затем просмотрите еще раз — возможно, вы были слишком резки в суждениях и оценках. Если это так — смените тон и перефразируйте «скользкие» моменты.
Отвечайте быстро
Отправители не ждут мгновенной реакции на письма, но почти половина респондентов из 2 миллионов человек отвечает на емейл-сообщения в течение часа. Напишите ответ при первой возможности. Если это входит в ваши прямые обязанности — например, вы работаете в поддержке или координатором проекта — старайтесь отвечать в течение 15-30 минут.
Если ваша основная работа не связана с перепиской, запланируйте в течение дня два интервала на разбор почты и ответы. Например, в 11:00 и в конце дня, в 17:00. Так вы не пропустите важные сообщения и сохраните порядок в почтовом ящике. Не переживайте: если возникнет экстренный вопрос, с вами свяжутся другим способом — через мессенджер или по телефону.
Отправляйте письма в рабочее время
Три причины, чтобы следовать этому правилу:
Настройте отложенную отправку. Например, в почте Mail.ru есть функция «Отправить в точное время». Если вы пишете текст в субботу утром, запланируйте отправку письма на понедельник в 10:05. Так будет больше вероятность, что получатель его не пропустит. Если к этому времени в письмо станет неактуальным, зайдите в раздел «Исходящие» и отмените отправку.
Не отправляйте отдельным письмом слова «спасибо» и «пожалуйста»
Чтобы открыть и прочитать письмо, нужно время. Отправляя просто «спасибо», «пожалуйста» и подобные сообщения, вы просто отвлекаете собеседника. Лучше поблагодарить в следующий раз, когда будете высылать дополнительные документы или отвечать на новые вопросы. Так в одном письме будет и польза, и признательность.
Не пишите информацию, которую нужно обязательно скрыть
Будьте готовы к тому, что все, что вы напишете, может стать общедоступным. Никто не застрахован от ситуаций, при которых конфиденциальная информация оказывается у посторонних. Может случиться сбой в работе почтовых или поисковых систем, или контрагент выложит скрины закрытой переписки. Иногда обсуждения случайно попадают к человеку, для которого не были предназначены:
Всегда следите за тоном и выражениями. Не пишите того, что может обидеть другого человека или негативно отразиться на имидже работодателя.
Правил много, но все заучивать не обязательно. Главное — уважайте собеседника, его мнение и время и радейте за общее дело. А что вы хотели бы улучшить в рабочих письмах?
Что писать в теме email-письма: 80+ русских примеров
Вы подготовили письмо с сильным содержанием. В нем польза, крутая акция или выгодное предложение. Но узнают ли об этом подписчики? Каждый день они получают 40-50 (а то и больше) писем, а времени у них в обрез:
Чтобы письмо оказалось в третьей группе, нужно дать подписчику мотивацию, которая подтолкнет открыть письмо. Дайте ее в теме email-письма. Эта статья в этом поможет. Из нее вы узнаете:
Как выглядит email-письмо в вашем электронном ящике
Некоторые думают, что самая важная часть email-письма — это тема (выделена на картинке красным):
Однако, помимо нее, есть и другие части: отправитель и прехедер, и они тоже играют важную роль в том, откроет ли получатель ваше сообщение или нет.
На мобильном устройстве email-письма выглядят так:
Чтобы получателю захотелось открыть ваше письмо, нужно поработать с каждым полем.
Отправитель
Когда заполняете поле «Отправитель», придерживайтесь двух принципов:
Некоторые добавляют к названию компании имя и должность человека, который общается с подписчиками. Объясняют так: «Люди предпочитают общаться с людьми, а не с безликой компанией». Согласен, но все это может не вместиться в поле:
Это плохо, потому что сразу не сообразишь, кто такая Ольга Шуравина. Оказывается вот кто:
Чтобы это выяснить, пришлось открыть письмо. Но я был замотивирован – мне нужно было показать пример. А будет ли мотивация у подписчика? Поэтому не пишите имя представителя компании в поле «Отправитель», а представьтесь в конце письма:
Заголовок
Цель заголовка – рассказать о содержании письма, выделить его на фоне других, заинтриговать или спровоцировать. В этом помогут девять приемов:
Формат
Суть приема – показать способ подачи контента: руководство, инструкция, тест, опрос, практика, видео и т.д. С помощью формата повышается ценность письма: читатель видит, что внутри не обычная статья, а, например, практика (читай, внедряй и получай результат).
Компания
Заголовок
Журнал «Кадровое дело»
Пошаговая инструкция: как привлечь к работе в праздничные дни
CMS Magazine (каталог и рейтинг веб-студий, SEO-компаний и CMS)
[Ликбез] Email-маркетинг для магазина: как настроить рассылку в MailChimp
Академия Лидогенерации (комплексное обучение интернет-продвижению)
[Видео] Преимущества собственного отдела лидогенерации
АвтоЗвук (магазин автоэлектроники)
Как выбрать дворники? Видео!
Salecontent (агентство контент-маркетинга)
[Инфографика] 7 инструментов повторных продаж
Мегапрорыв (центр развития бизнеса)
Практика: Улучшение воронки продаж
Порядок
Суть приема – показать, что информация в письме структурирована. С помощью этого приема также повышается ценность письма: порядок намекает подписчику, что автор проделал большую работу, отобрав несколько хороших способов (советов, приемов) среди множества имеющихся.
Компания
Заголовок
Razor (спортивные и детские товары: самокаты, скейты…)
10 причин купить самокат
Fotoshkola.net (обучение фотографии)
5 веских причин присоединиться к новому интенсиву
4 типичных нарушения по кассе: простые способы исправить
Официальное письмо: 3 несложных правила оформления
Mr.Kolgotoff (интернет-магазин колготок)
Правила осеннего дресс-кода
E-xecutive.ru (бизнес-сообщество для менеджеров)
Три главные ошибки российских маркетологов
Condom-Shop.Ru (секс-шоп интимных товаров)
Рецепты от осенней хандры
Непростые вопросы по зарплате, на которые требуются ваши ответы
10 новых ответов на вопросы бухгалтеров
5 лучших способов придумать идею для суперконтента
Чтобы показать порядок, не обязательно использовать цифры. Например, сравним два заголовка: «Способы повышения конверсии» и «5 способов повышения конверсии» – оба показывают порядок.
Аудитория
Суть приема – показать, кому адресовано письмо: руководителям, маркетологам, девушкам, мамам, семейным парам и т.д. С помощью указания аудитории вы персонализируете послание, отчего у подписчика возникает мотивация открыть письмо.
Компания
Заголовок
Wix (конструктор сайтов)
По секрету пользователям Wix: семинар по секретам SEO
Forzieri (интернет-магазин сумок, обуви, одежды, аксессуаров и украшений)
VIP мероприятие для холостяков и друзей
003.ru (интернет-магазин бытовой техники, электроники, товаров для дома и офиса)
Все для детей на 003.ru! Лучшие акции и полезные подарки для мам и малышей!
Панюшкина Оксана (учит парикмахеров)
Всем парикмахерам, которые не могут жить без творчества
Много.ру (накопительная программа для всей семьи)
Покупателям ЛитРес: скидка 40% + тройные бонусы
Актуальность
Суть приема – привязать содержание письма к реальности. Так подписчик увидит, что сейчас или сегодня самое подходящее время прочитать письмо – чуть позже, завтра или через неделю будет поздно. С помощью актуальности ценность письма повышается: человек сначала думает о насущных проблемах, а потом о вечных темах.
Компания
Заголовок
1000 идей для подарка на 8 марта (отправлено 27 февраля)
Мы знаем, чем порадовать защитника на 23 февраля (отправлено 20 февраля)
Травелата (онлайн-гипермаркет туров)
Как и где отдохнуть на Родине? (отправлено 3 декабря)
Quelle (интернет-магазин одежды, обуви и аксессуаров)
3 способа провести незабываемое лето (отправлено 1 июля)
SendPulse (сервис рассылок)
4 новых email-шаблона в канун Хэллоуина: время создавать рассылки (отправлено 27 октября)
Лидогенерация в кризис (отправлено 17 августа 2015 года)
InMyRoom (самая большая коллекция дизайна интерьеров и идей по декору)
Как обновить дом к лету и подготовиться к дачному сезону: 12 лучших идей (отправлено 26 мая)
Интрига
Суть приема – задействовать любопытство подписчика. Чтобы удовлетворить его, он откроет письмо.
Компания
Заголовок
Lamoda.ru (интернет-магазин одежды, обуви и аксессуаров)
Кажется, вы забыли что-то интересное
Insider.pro (издание о финансовых рынках)
Мегапрорыв (центр развития бизнеса)
Торговый бизнес без денег (почти)
Повышение продаж с помощью маркера
Симиненко Людмила (автор программ и тренингов по нормализации веса без голода и таблеток)
Тиль Швайгер делает спагетти болоньезе так… (Здесь автор умышленно поставил многоточие, так он намекает: хотите узнать, как Тиль Швайгер делает спагетти болоньезе, – тогда откройте письмо)
Вопрос
Прием работает так же, как интрига. Главное, чтобы подписчик хотел знать ответ на вопрос, который вы задаете в теме письма.
Компания
Заголовок
RuTraveller (путеводитель по городам и странам)
Где повеселиться зимой?
Куда поехать, кроме Египта?
ГАЛКА-ИГРАЛКА (игры для раннего развития)
Как работать и зарабатывать в инстаграм? Бесплатный вебинар!
Что подарить малышу на праздник?
Шеломенцев Дмитрий (помогает людям худеть)
Почему вам так сильно хочется сладкого?
Allo.ua (интернет-магазин техники и электроники)
Что делать, если вы намочили смартфон?
Артур Будовский (основатель школы статейного бизнеса «TextUnique»)
Почему у вас никогда не будет проблем с заказами?
Суть приема – поднять настроение подписчику. Человеку нравится тот, кто поднимает ему настроение, поэтому повышается вероятность, что он откроет письмо.
Компания
Заголовок
Аймобилко (магазин электронных книг)
Аймобилке 3 года, а вы получите подарок, даже если не откроете письмо
Дочки-сыночки (товары для новорожденных и детей дошкольного возраста)
Maxim (мужской журнал)
5 самых жутких мест в России – посети их все и получишь инфаркт в подарок
Используйте этот прием с осторожностью, потому что люди по-разному воспринимают юмор – то, что смешно для вас, подписчику может показаться оскорбительным.
Аллюзия
Суть приема – привлечь внимание с помощью заголовка, который напоминает пословицы, поговорки, устоявшиеся выражения, названия сериалов, фильмов, книг, песен и фраз из них. С помощью аллюзии тема письма одновременно выделяется и интригует.
Компания
Заголовок
Мегаплан (рассылка о личной эффективности, корпоративной культуре, облачных системах, технологиях управления, предпринимательстве, работе в офисе и вне его)
Я хочу от тебя идей
Меняйся или сдохни
Yves Rocher (интернет-магазин косметики и парфюмерии)
Один хорошо, а шесть лучше
Академия правильных копирайтеров
Кто успел, тот и профессиональный копирайтер
Ozon.ru (интернет-магазин всего)
Чая много не бывает! 3-я пачка за 1 рубль
Domos.ru (интернет-магазин посуды)
Покупай больше – плати меньше! Выгодные новогодние подарки
Часто с помощью аллюзии удается привлечь внимание, но не показать, о чем речь в письме. Из-за этого некоторые подписчики могут посчитать: раз непонятно, о чем письмо, то не буду тратить на него время. Поэтому далее в заголовке или предзаголовке намекните о содержании письма. Например, (заголовок) Кто успел, тот и профессиональный копирайтер (предзаголовок) «Черная пятница» началась.
Провокация
Суть приема – сообщить подписчику что-то из ряда вон выходящее, что-то такое, что вызовет возмущение или радость, но не оставит равнодушным. Так вы выделитесь на фоне других.
Компания
Заголовок
Студия Дениса Каплунова
Не прочитаешь это письмо – детей не будет
7 научно доказанных способов заставить всех тебя ненавидеть
Kniga.biz.ua (интернет-магазин деловой литературы)
Читать книги – занятие бесполезное
Из книги Дмитрия Кота «Копирайтинг: как не съесть собаку»
Открытое письмо идиотам
Хочу просто прикрыть свою задницу
С провокациями будьте осторожны: если подписчик поймет, что вы использовали этот прием только ради того, чтобы что-то продать, то он может занести вас в черный список или отписаться.
Кроме этого, с приемами можно поиграть: использовать не один, а несколько сразу.
Заголовок
Приемы
10 вредных советов руководителям любого уровня
Порядок и аудитория
Памятка бухгалтера: какие дела еще остались в декабре?
Формат, аудитория, вопрос и актуальность
Какой прием или комбинация приемов сработает лучше в вашем случае, покажет тестирование. Об этом поговорим в последней части статьи.
Предзаголовок
Цель предзаголовка – усилить заголовок и дать подписчику дополнительную мотивацию открыть письмо.
Когда вы не используете предзаголовок, подписчик видит такое:
Это полбеды. Хуже, когда предзаголовок дублирует поле «Отправитель» и заголовок:
Но когда в предзаголовок попадает такое – это все равно, что сказать «руби!» палачу, который собирался тебя отпустить:
Почтовый сервис формирует предзаголовок автоматически из первых слов, встречающихся в теле письма. Однако в нашей власти сделать так, чтобы в него попадало то, что нужно нам.
Как создать предзаголовок и сделать его невидимым
В сервисах электронных рассылок есть шаблоны писем, а в них – место для предзаголовка. Оно находится в левом верхнем углу шаблона. Туда и пишите то, что хотите, чтобы отобразилось после заголовка.
Иногда нужно, чтобы текст предзаголовка не отображался в теле письма. Например, когда в верхней части стоит шапка с логотипом компании, и текст предзаголовка там не к месту. В этом случае сделайте его невидимым. Как это сделать – расскажу на примере сервиса UniSender.
Вот что в итоге получится. Смотрите, предзаголовок в теме письма есть:
Открываю письмо и не вижу его, потому что он белого цвета, как и фон:
Что писать в предзаголовке
Теперь узнаем, что делать, чтобы предзаголовок усиливал заголовок письма.
Компания
Заголовок Предзаголовок
Журнал «Коммерческий директор»
Наказать нельзя простить Как вы думаете, обязательно ли наказывать сотрудника, если он совершил… (на этом месте почтовый сервис обрезал предзаголовок)
Александр Чайковский (помогает клиентам продавать продукты и услуги в интернете с помощью продающих текстов)
Игра в плохого и хорошего клиента Как говорить с клиентом на равных
Радость от ума Как использовать знания
Мальчик, которого продали Секреты превращения товара в бренд
Я хочу от тебя идей Как отличить хорошую идею от плохой
Повышение продаж с помощью маркера Как устроить соцсоревнования на отдельно взятой магнитно-маркерной доске
Рассылка как продукт Дорогой и эффективный инструмент удержания клиентов
Главред (рассылка по информационному стилю письма)
Все о себе да о себе Подборка душеспасительных статей о том, как писать о себе
Компания
Заголовок Предзаголовок
Email-Competitors (коллекция рассылок, сервис для Email-маркетолога)
Подтвердите свою регистрацию Чтобы получить доступ к коллекции писем
Компания
Заголовок Предзаголовок
Вячеслав, пополнение вашей карты №… Успейте получить
Вячеслав, что на вашей полке? Откройте и сравните
Зачем выгрызать кадыки? Откройте письмо, чтобы узнать, как копирайтеру стать дорогим экспертом
UniSender (сервис email-рассылок)
[Исследования email-маркетинга] Посмотреть миллиард писем, чтобы понять, какой длины должно быть письмо Жми
Artjoker (разрабатывает, создает и продвигает сайты в Харькове)
10 лучших книг по интернет-маркетингу Узнайте больше фишек и секретов
Компания
Заголовок Предзаголовок
LiveLib (электронная библиотека)
Суперфинал книжной премии «Выбор читателей 2015» Какая книга станет лучшей книгой года?
Компания
Заголовок Предзаголовок
Smart Reading (находит ценные идеи в книгах)
Новейшая книга по HR. Впервые на русском! Ключевые идеи из лучших нон-фикшн книг
Готовимся к новому году Ключевые идеи из лучших нон-фикшн книг
Компания
Заголовок Предзаголовок
Нетология (центр онлайн-образования)
Как не бесить людей при электронной переписке А еще 18 декабря мы проводим карьерную онлайн-конференцию
Журнал «Коммерческий директор»
Известен список ведущих отраслей мира В письме вас ждут другие новости, а также совет дня «Как запустить сарафанн… (на этом месте почтовый сервис обрезал предзаголовок)
Как продавать товары к школе? Показываем варианты писем И еще одно мероприятие на заметку маркетологу
Компания
Заголовок Предзаголовок
Читать книги – занятие бесполезное Поспорим?
Компания
Заголовок Предзаголовок
Студия Дениса Каплунова (создает рекламные материалы для бизнеса)
25 чек-листов для пишущего человека Сохраните это письмо и всегда держите его в поле зрения
Вы заметили, что в двух примерах почтовый сервис обрезал предзаголовок. Не страшно, но лучше, если такого происходить не будет. Поэтому ориентируйтесь на то, сколько символов в предзаголовке отображает тот или иной почтовый сервис и отображает ли вообще. Помогут в этом изображения ниже:
А чтобы проверить корректно ли отображается предзаголовок в почтовых ящиках, сделайте следующее:
Оптимальная длина заголовка в теме email-письма
Маркетологи часто спрашивают, какова оптимальная длина заголовка в теме письма. Давайте посмотрим на результаты исследований.
Согласно исследованиям компании MailerMailer, которая проанализировала 1.2 млрд. писем в 2012 году, заголовки длиной 4-15 символов имеют самый высокий Open Rate (15.2%), а заголовки длиной больше 51 символа – самый низкий (10.4%).
Исследования компании UniSender, которая проанализировала 390 млн. писем, отправленных через их сервис, показали примерно такие же результаты – письма с короткими заголовками имеют самый высокий Open Rate:
А вот результаты исследований компании SendPulse, которая проанализировала 300 млн. писем, показывают, что наибольший процент открытий у писем с заголовком длиной 81-90 символов. На втором месте письма с коротким заголовком (0-10 символов).
Значит ли это, что нужно сокращать заголовок до 4-15 символов или увеличивать до 81-90, чтобы добиться высокого Open Rate? Нет, это лишь ориентир. В каждом конкретном случае только тестирование покажет, какой длины заголовок сработает лучше.
Имя в теме email-письма
Использовать ли имя в теме email-письма – еще один вопрос, который волнует маркетологов. И снова обратимся за помощью к исследованиям.
Согласно исследованиям компании MailChimp, которая в 2013 году проанализировала 24 млрд. писем, использование имени в теме письма повышает Open Rate:
Исследования компании SendPulse показали такие результаты:
А вот исследования компании Nielsen Norman Group показали противоположный результат. Пользователи с недоверием отнеслись к именным письмам. Дело в том, что цель этого приема – показать подписчику, что отправитель подготовил его специально для него. Однако уже многие знают, что такие письма не написаны специально для них и отправлены тысячам. Кроме того, этот прием использовал каждый маркетолог, поэтому у людей сформировалось мнение: если в теме письма есть мое имя, значит, мне что-то хотят продать, а не поделиться чем-то полезным.
Выводы? Если вы используете имя подписчика в теме письма, то пусть оно будет по-настоящему персонализированным. Например, в письме вы предлагаете подписчику товары, которые подойдут именно ему, ссылки на статьи и ресурсы, которые заинтересуют именно его, или благодарите его за покупки и т.д. Чтобы отправлять такие письма, потребуется провести сегментацию базы подписчиков.
Если вы предлагаете одно и то же всей базе, то лучше не используйте имя получателя. Вместо этого воспользуйтесь приемами составления заголовков, делитесь интересной информацией и помогайте решать проблемы. Тогда подписчик будет открывать ваши письма вне зависимости от того, именные они или нет.
Как и в случае с длиной заголовка, только тестирование покажет, будет ли эффект от персонализированного послания.
Волшебные слова в теме email-письма
Есть мнение, что существуют волшебные слова, которые повышают открываемость писем. Компания UniSender проверила 12 слов, которые рекомендуют и часто используют в рассылках, и пришла к выводу, что они не сильно влияют на открываемость писем:
Кроме того, расходятся и экспертные мнения о влиянии тех или иных слов на открываемость. Для примера слова «бесплатно» и «подарок».
Андрей Циликов, директор по продажам компании Sendsay, в статье «5 смертных грехов email-маркетинга» пишет, что слово «бесплатно» снижает открываемость, а «подарок» повышает.
Максим Хигер – основатель и руководитель сервиса Smartresponder – в статье «Как создать эффективную тему письма?» пишет, что «бесплатно» может повысить открываемость, и приводит в пример результаты тестирования письма с приглашением на мастер-класс по скорочтению:
А результаты исследования 300 млн. писем, который провела компания SendPulse, показывают, что тема письма со словом «подарок» имеет самый низкий Open Rate.
О чем это говорит? О том, что к мнению экспертов стоит прислушиваться, а к результатам исследований – присматриваться, но проверять все это с помощью тестирования. Как пишет Андрей Циликов в вышеупомянутой статье:
Смайлики и символы в теме email-письма
Цель смайликов и символов – привлечь внимание подписчика и выделить письмо на фоне остальных. Они бывают:
Эффективность смайликов и символов подтвердили два исследования (источник – Intelligent Emails):
Эффективность анимированных смайликов и символов подтвердил Rene Kulka из Optivo.de (источник – Matthew Woodward).
Почему нужно использовать смайлики и символы с осторожностью
Проблема заключается в почтовых сервисах и устройствах, используемых для просмотра почты: они по-разному отображают смайлики и символы или вообще не отображают.
Gmail отображает все:
Но иногда бывают сбои, которые зависят от операционной системы, браузера и устройства, используемого для просмотра почты:
«Яндекс.Почта» и Mail.ru отображают символы и смайлики в черно-белом цвете, даже если вы использовали цветные.
Мобильные Gmail и Outlook отображают на iPhone популярные символы и ведут себя непредсказуемо с редкими. Для примера возьмем уже знакомую тему:
iPhone отобразил светофор цветным:
Gmail App и Mail на Android ту же тему отобразили без светофора, но с черно-белым колокольчиком:
Чтобы проверить, как отображаются символы в теме письма, сделайте то же, что и в случае с предзаголовком: отправьте письмо на тестовые ящики и посмотрите на тему с разных устройств и браузеров.
Где взять и как вставить
Если вы решили попробовать смайлики и символы в теле письма, несмотря на капризы почтовых сервисов и приложений, вот два ресурса с большим выбором:
Как использовать
Чтобы подписчики не восприняли письмо как спам, используйте смайлики и символы к месту и не злоупотребляйте ими.
Вот спамерский пример:
На одну тему достаточно один-два символа. Если символ один, ставите его:
Что касается уместности, тут главное, чтобы символы отображали суть вашего бренда или темы письма:
Неуместно
Уместно
50% скидка на уроки игры на гитаре
50% скидка на уроки игры на гитаре
Как узнать, что муж вас обманывает
Каждую пятницу две пиццы по цене одной
К сожалению, даже при соблюдении этих условий, некоторые подписчики могут воспринять письмо со смайликами и символами спамным. Поэтому тестируйте варианты с символами и без них.
Спамерские способы составления темы email-письма
Спамеры тоже хотят, чтобы у их писем был высокий Open Rate. И придумали для этого два приема: маскировка под личную переписку или под уведомления от госорганов. Мы ни в коем случае не рекомендуем вам использовать эти методы, потому что они подразумевают обман: тема письма не соответствует тому, что внутри. Из-за этого вызывает негатив у получателей и вредит репутации компании. Данные примеры мы приводим лишь для ознакомления, т.к. они действительно повышают Open Rate, и просто не могут быть не упомянуты в данной статье.
Маскировка под личную переписку
Этот прием увеличивает Open Rate на 15-20%.
Заголовок
В чем сила
RE: Вот информация, которую ты просил
Приставка RE: говорит получателю о том, что это ответ на его письмо. Он не помнит, чтобы его отправлял (не удивительно, ведь он его не отправлял), но факт на лицо – это ответ на его письмо. Получатель усомнится в своей памяти и откроет письмо.
Собираемся в пятницу
Потенциально с получателем так может общаться только друг или коллега. Он не чувствует подвоха и открывает письмо.
Очень похоже на личную переписку, потому что когда мы переписываемся с друзьями и коллегами, часто ленимся заполнять поле заголовка, мол, по содержанию письма и так все поймет. Снова получатель не чувствует подвоха и открывает письмо.
Маскировка под уведомления от госорганов
Некая компания отправила директорам средних и высших учебных заведений письмо с предложением сделать сайт и разместить его на хостинге без рекламы за 21 500 рублей. Чтобы как можно больше получателей открыли письмо, она озаглавила его так, будто это уведомление из прокуратуры:
В результате письмо открыли больше 70% получателей.
Тестируйте
Если вы внимательно читали до этого момента, то заметили закономерность: всегда нужно тестировать, чтобы найти самый эффективный вариант темы email-письма. Нет универсальных способов, потому что базы подписчиков, как и люди, – разные: то, что сработало на одной базе, не факт, что сработает на другой. И наоборот.
В каждом сервисе создания рассылок функция тестирования реализована по-своему, но суть одна. Допустим, вы придумали три заголовка и хотите определить самый эффективный. Чтобы протестировать их:
Таким образом тестируются предзаголовки, длина заголовка, тема с именем и символами и без них.
Вот мы и закончили разбираться с тем, как нужно составлять тему для email-письма, чтобы его открывало как можно больше получателей. Вы узнали:
Несмотря на это, тема статьи не исчерпала себя. Поэтому делитесь в комментариях своими знаниями по этому вопросу.
В Google и «Яндексе», соцсетях, рассылках, на видеоплатформах, у блогеров