как правильно писать уведомление образец
Уведомления
В процессе хозяйственной, трудовой и иной деятельности используются такие документы, как уведомления. Их юридическое значение – довести до сведения другого лица определенную информацию. В отличие от претензий, уведомление не содержит требований (как правило, исключения могут быть). От актов такие документы отличаются способом составления.
На сайте мы разместили примеры и образцы уведомлений, которые наиболее часто используются в повседневной деятельности: о расторжении договора, поставщику, в трудовой деятельности и др. Кроме того, можно задать вопрос дежурному юристу для получения индивидуальной консультации.
Обязательность уведомлений
Чаще всего уведомления составляются в силу прямого указания закона. Уведомление о работе иностранного гражданина – не направили, будет штраф. Уведомление об изменении условий трудового договора – не составили, грозит проверка трудовой инспекции. Уведомление в Роспотребнадзор «забыли» отправить – штраф.
В статьях, посвященных отдельным видам уведомлений, можно узнать не только, какими нормативными правовыми актами предусмотрена форма того или иного уведомления, но и ответственность за несоблюдение такой формы или сроках подачи.
Актуальная информация о порядке составления уведомлений пригодится не только юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям и их работникам, работодателям – физическим лицам. Но и гражданам, которые столкнулись с необходимостью обращения в суд за защитой нарушенных прав. Ведь нарушение порядка заполнения и вручения уведомлений может оказать решающее значение при вынесении судом решения. Например, по трудовым искам.
Юридическая сила уведомлений
Если обязательность направления уведомлений законом не предусмотрена, необходимость документа определяется составителем и зависит от жизненных обстоятельств. Тогда подготовка документа осуществляется самостоятельно в свободной форме. Но юридическое значение, т.е. роль письменного доказательства, ему придадут наличие:
Уведомления могут вручаться лично с проставлением соответствующей отметки на аналогичном экземпляре документа, либо направляться по почте заказным письмом с уведомлением и описью вложения.
Уведомления
Уведомление – документ, нужный для донесения определенных сведений до получателя. Отличается от претензии отсутствием требований. Но нужно учитывать, что в редких случаях требования в письмах-уведомлениях присутствовать могут.
Обязательность оформления
Обязательно ли составлять уведомление? В некоторых случаях оформлять его необходимо. В частности, это следующие случаи:
Если документ не будет отправлен, компании грозит штраф или проверка со стороны трудовой инспекции.
В каких случаях составляется уведомление?
Уведомление – документ, который может составляться во множестве ситуаций. Рассмотрим самые распространенные причины оформления:
Уведомление в письменном виде обязательно составляется в этих обстоятельствах:
Уведомление составляется в свободной форме. Однако рекомендуется разработать собственные правила оформления и зафиксировать их в локальных актах. К примеру, их можно отразить в инструкции по делопроизводству.
Особенности составления
Правила составления уведомления зависят от того, кто является его получателем:
Как правило, к документу для внешних пользователей предъявляются более строгие требования. На нем должна стоять подпись, печать. Указывается вся полнота информации: реквизиты отправителя и получателя, название фирмы, наименование документа.
Составляющие уведомления
Стандартное уведомление обычно включает в себя эти сведения:
Уведомление подписывает руководитель компании или лицо, имеющее право на подпись. Необходимо также включить в документ расшифровку росписи.
Разновидности документов
Рассмотрим самые распространенные разновидности уведомлений:
Уведомление может отправляться сотрудникам, руководителям подразделения, контрагентам, поставщикам, госорганам, арендаторам.
Советы эксперта по составлению правильного образца уведомления
Уведомление – это деловое письмо, которое может касаться разных аспектов. Как и любой подобный документ оно составляется в свободном виде, с учетом специфики деловой переписки. Поэтому необходимо знать, как правильно написать уведомление. Образцы разных типов представлены ниже.
Уведомление, как тип информационного делового письма
Уведомление – это письмо, содержащее в себе сведения, представляющие важность исключительно для адресата. Оно бывает довольно коротким и умещается на листе, а может быть, развернутым на целый десяток. Подобная переписка, очень распространенная на сегодняшний день. Ее используют органы власти, разные учреждения и коммерческие структуры.
Основная задача уведомления – проинформировать адресата о чем-либо. Так, именно подобное официальное извещение направляется сотруднику, если грядет сокращение штата, партнерам о расторжении договора по той или иной причине и т. д.
Хотя они и являются исключительно информационными, очень часто подобные документы могут стать доказательствами в суде. В связи с этим очень важно понимать их правильное оформление.
Общие правила составления
Независимо от типа необходимо уметь составлять уведомление, придерживаясь следующих общепринятых правил:
Особенности писем-уведомлений или как правильно написать его по образцу
Указанные выше общие нюансы работают для любого типа делового письма, но в отношении уведомления есть свои особенности — необходимо название. Текст сообщения разделяется на два ключевых пункта. В первый вносят данные, касающиеся причин составления, во втором – решение, вывод и приложения.
Касательно приложений, их оформляют часто, так как они помогают разъяснить особенности и даже причины составления оповещения. Количество приложения обязательно указывается и номеруется. В самом тексте, когда идет ссылка к нему вписывается фраза: приложение №1, приложение №2 и т.д.
В уведомлении указывают информацию о составителях, проставляют реквизиты в левом нижнем углу. Указывается: фамилия, инициалы, номер телефона, название структурного подразделения и место работы.
Виды уведомлений
Сами оповещения могут касаться очень разных тем, поэтому нужно разобраться в их основных и часто составляемых аспектах.
Задолженность
Данный тип уведомления несет информацию о наличии задолженности адресата. В результате в нем, должна быть, отображена следующая информация:
У данного письма первая часть может содержать такую формулировку: «Уведомляем вас, что возникла задолженность перед… по договору №… Общая сумма задолженности…». Далее, указываются сроки, в которые такой долг нужно погасить, а также последствия невыполнения взятых обязательств. Во взаимоотношениях двух компаний это могут быть санкции, если же это касается физического лица, даже судебный иск.
Расторжение договора
Еще один распространенный и часто используемый вариант уведомления. Касается в основном отношений поставщика и покупателя. Некоторые особенности:
Увольнение сотрудника
Как известно, по закону компания должна уведомить сотрудника об увольнении (сокращении) за определенный период, причем в письменном виде. Передается оно увольняемому, под расписку.
Важно! Если сотрудник отказывается принимать письмо, составляется акт о подобном действии. Обязательно должны быть два свидетеля отказа. В таком случае уведомление является врученным.
В письме необходимо прописать причину увольнения: прогул, сокращение, невыполнение должностных обязанностей и т.д.
Вывод
Хотя уведомления и считаются простым информационным инструментом, оттого насколько грамотно оно составлено, зависит возможность использования документа в качестве доказательства. Для того, чтобы его правильно составить, необходимо четко придерживаться приведенного алгоритма.
Значительный опыт работы в качестве адвоката, юриста
Образец уведомительного письма
При ведении деловой переписки составление писем является важнейшим элементом деловой этики. Распространенным видом такой переписки являются письма, которые носят уведомительный или информационный характер. Такие письма очень часто являются элементом договорных отношений между предприятиями, а их отсылка прямо предусмотрена соответствующими договорами. Весьма часто такие письма используются в качестве доказательств в судебных спорах.
Предприятия и организации нередко направляют уведомления в адрес налоговой инспекции и надзорных органов.
Содержание писем может быть самым различным, но принципы их составления одинаковы. Это относится как к переписке юридических, так и физических лиц. Разница только в одном – письма от имени юридических лиц составляются, как правило, на специальных (фирменных) бланках, а от имени физических лиц на простых стандартных листах формата А4. Письмо обязательно должно содержать следующую информацию:
Письма от имени предприятий подписывает обычно руководитель или лица, которые отвечают за соответствующее направление деятельности (финансовый директор, главный инженер и так далее).
Заголовок письма «уведомление» не является обязательным, но в тексте должны присутствовать формулировки, указывающие на его характер. Например, «настоящим уведомляем/сообщаем Вас/Вам». Вполне допустимым и даже желательным является обращение в начале письма, например, «Уважаемый Иван Иванович!». При необходимости к письму прилагаются необходимые документы или их копии.
Ниже мы приводим образец уведомительного письма, которое написано на бланке компании-уведомителя:
г. Красноярск, ул. Красноармейская, д.18, оф.312
Исх. №32/4 от 30.04.2018 г.
Директору ООО «Тексимпорт»
ул. Весенняя, д.12, оф.421
о завершении срока аренды
Настоящим уведомляем Вас о том, что срок аренды павильона №45, согласно договора №12 от 20 декабря 2014 года, истекает 30 июня 2018 года.
В связи с проведением капитального ремонта павильона №45 мы предлагаем Вам в аренду павильон №23. Предлагаем Вам в срок до 31 мая 2018 года заключить договор аренды павильона №23.
ОАО «Торговые системы»
_____________ Игнатенко О.Л.
исп. Перминова Елена
Анатольевна тел. 8-972-ХХХХХХХ
При отсутствии фирменного бланка то же самое письмо составляется несколько иначе. Вот как написать письмо-уведомление (образец) в этом случае:
Директору ООО «Тексимпорт»
ул. Весенняя, д.12, оф.421
от Генерального директора
ОАО «Торговые системы»
ул. Красноармейская, д.18, оф.312
о завершении срока аренды
Настоящим уведомляю Вас о том, что срок аренды павильона №45, согласно договора №12 от 20 декабря 2014 года истекает 30 июня 2018 года.
В связи с проведением капитального ремонта павильона №45 мы предлагаем Вам в аренду павильон №23. Предлагаем Вам в срок до 31 мая 2018 года заключить договор аренды павильона №23.
ОАО «Торговые системы»
_____________ Игнатенко О.Л.
30 апреля 2018 года
исп. Перминова Елена
Анатольевна тел. 8-972-ХХХХХХХ
Нередко уведомительные письма носят характер докладных записок, представляют собой извещение и используются во внутренней переписке организаций.
Настоящим сообщаю Вам, что в результате плановой проверки состояния электропроводки в цехе №3 установлен ее ветхий характер и несоответствие требованиям техники безопасности. Установлен срок устранения выявленных недостатков (до 22 сентября 2017 года).
В случае непринятия необходимых мер буду вынужден опечатать щитовую цеха №3.
Старший инженер отдела
____________ Перминов И.М.
31 августа 2017 года
Уведомительные письма от трудящихся в адрес работодателя часто носят характер заявления об увольнении по собственному желанию. В этом случае следует иметь в виду, что работодатель может потребовать от работника отработать две недели. При этом обязательно следует указывать свою должность и паспортные данные. Письмо следует зарегистрировать в отделе кадров. Вот пример такого заявления.
От старшего инженера ЦЗЛ
Паспорт ХХ ХХ №ХХХХХХХ
выдан ХХХХХ 21.08.2009 г
зарегистрирован г. Новосибирск,
ул. Весенняя, д.34, кв. 124
Прошу уволить меня с занимаемой должности по собственному желанию 24.04.2018 г.
Старший инженер ЦЗЛ ____________ Тонкошкур А.Т.
Очень важно правильно составить уведомление при увольнении сотрудника по сокращению штатов. Это связано с тем, что ошибки при его оформлении часто приводят к восстановлению работника согласно решению суда.
ООО «Направленное бурение»
г. Екатеринбург, ул. Желябова, д.43, оф.213
Водителю отдела снабжения
Настоящим уведомляю Вас, что в связи с упразднением отдела снабжения (Приказ №34 от 16.02.2018 г.) занимаемая Вами должность экспедитора с 31.05.2018 г. сокращается.
В связи с этим, предлагаем Вам список вакантных должностей на нашем предприятии, на которые Вы можете быть переведены:
О согласии на перевод Вы должны сообщить администрации до 31.05.2018 г. В случае отсутствия Вашего заявления, Вы будете уволены 31.05.2018 г. по п. 2, ч. 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
«Направленное бурение» _________________ Тихомиров С.А.
С текстом уведомления ознакомлен,
копию на руки получил _________________ Перепелкин В.В.
Следует отметить, что важные письма-уведомления следует отправлять по почте с описанием вложения и уведомлением о вручении. Особенно это касается переписки с государственными органами.
Образец уведомительного письма различных типов
Письмо – это один из основных элементов деловой этики. Чаще всего направляемые письма имеют информационный или уведомительный характер. Они позволяют регулировать отношения между сторонами, а в сфере предпринимательства являются частью договоренности. Уведомления используются даже в качестве доказательной базы в судебных делах. Используемый образец уведомительного письма будет зависеть от ситуации, в которой применяется бумага.
Определение и значение уведомления
Под уведомительным письмом подразумевается письмо, которое направляется для информирования лица о каком-то событии или предстоящем действии. Используются уведомления в трудовой, правовой, хозяйственной и других деятельностях.
Является отличным документом от претензии, так как в письме не имеется каких-либо требований, кроме исключительных ситуаций. Акт и письмо отличаются способами составления.
Правила составления
Не существует определенной формы для составления уведомительного письма, но существуют общие правила, которых необходимо придерживаться:
В уведомлении в обязательном порядке должна иметься следующая информация:
А содержание письма будет напрямую зависеть от вида и цели. Так письма для уведомления включают в себя информацию только относительно того, что будет ценно для адресата. Из-за этого размер уведомления сильно изменяется, в одной ситуации для лица письмо может расположиться на одном листе, а для другого – на нескольких.
Также существует еще два вида писем: сообщения и извещения. Первые используются для сообщения фактов. Вторые – для сообщения о проведении публичных мероприятий.
Нюансы составления
При составлении уведомлений, имеются нюансы, проявляемые только у этого вида писем. Письма-уведомления имеют следующие особенности:
Нюансы составления будут определяться в зависимости от ситуации, когда используется такой вид письма.
При составлении документа о наличии задолженности к документу применяются следующие особенности:
При составлении уведомления об увольнении сотрудника, к документу применяются следующие особенности:
Видео об уведомлении от коллекторов:
При составлении уведомления о перепланировке помещения, к документу применяются следующие особенности:
Образец уведомления
Дополнительно могут присутствовать иные пункты или дополняться уже имеющиеся. Все зависит от ситуации, когда используется уведомление.
Письмо о смене реквизитов
Письмо о смене реквизитов необходимо для предотвращения перечисления средств на неверный счет. При этом ответственность за некорректность данных для оплаты будет нести продавец, а не покупатель, так как он выполнил свои обязательства (перевел средства по указанным реквизитам). Из-за этого возникает обязательство о скорейшем оповещении всех заказчиков и покупателей об изменении в реквизитах.
Под реквизитами подразумеваются:
Составление письма должно производиться в соответствии с общими правилами. В основную часть текста должна быть включена следующая информация:
Отправлять уведомление необходимо в той форме, которая указана в госконтракте.
Адрес отправления должен выбираться из договора, являющийся исключительным для отправки юридической документации. В противном случае (при его недостоверности) потребуется направлять уведомление в ЕГРЮЛ (для юридических лиц) или в ЕГРИП (для индивидуальных предпринимателей).
При отправке уведомления на адрес организации письмо считается автоматически полученным, для опровержения потребуется принести веские доводы. А при отправке на адрес ЕГРЮЛ или ЕГРИП письмо будет иметь статус полученного при его физическом отсутствии на месте.
Уведомительное письмо о расторжении договора
Уведомительное письмо используется в том случае, если одна из сторон решила прервать деловые отношения, заключенные на основании договора, до момента прекращения сотрудничества, указанного в бумагах. Отсутствие направленных писем другим сторонам будет являться основанием для восприятия действия как самовольного и одностороннего, которое полностью игнорирует составленные пункты договоренности.
Обязательным условием является создание ответа на полученное уведомление. Оно должно быть отправлено в течение одного месяца или альтернативного срока, с момента поступления письма.
Игнорирование уведомления является основанием для обращения в суд, с требованием разрыва контракта в одностороннем порядке.
Видео о нюансах составления уведомления по прекращению договора:
Расторжение договора по желанию стороны возможно в следующих случаях, установленных гражданским кодексом РФ:
Уведомление составляется в двух экземплярах (для отправителя и получателя). Форма составления свободная, но с учетом наличия обязательной информации.
Как написать ответ
Уведомление может иметь среди своих пунктов раздел, в соответствии с которым на полученное письмо будет необходимо дать ответ. При составлении ответа необходимо учитывать обязательные правила оформления:
Если ответ на письмо подразумевает отказ, то в тексте обязательно должно иметься основание для принятия такого решения.
Несмотря на то, что существует общий образец уведомительного письма, каждая форма будет видоизменяться в зависимости от конкретной ситуации.
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.