как правильно пишутся акты

Правила составления акта

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

В разных сферах деятельности возникают ситуации, требующие документирования именно в форме акта, чем и определяется существование множества разновидностей актов. Различаются они как назначением, так и содержанием. Это могут быть акты:

приемки-сдачи (работ, оборудования, материальных ценностей, документов);

обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, подготовки объектов);

испытаний (образцов, систем, технологий);

приема-сдачи (материальных ценностей, документов);

приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей);

расследования аварий, несчастных случаев;

ликвидации организации и т.д.

Отдельные разновидности актов имеют свои особенности составления и оформления, для многих разновидностей имеются унифицированные формы, утвержденные нормативными актами и обязательные для применения в определенной сфере деятельности. Поэтому при возникновении ситуации, требующей составления акта, прежде всего необходимо выяснить, нет ли утвержденной формы акта для документирования данной ситуации. Нужно также иметь в виду, что наряду с унифицированными формами актов многими министерствами (ведомствами) утверждены специальные правила, инструкции о порядке составления актов.

Общие правила составления актов

При всем многообразии актов с точки зрения их назначения и содержания имеется ряд общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении актов.

– Акты составляются коллегиально (должно быть не менее двух составителей). Нередко акты составляются специально создаваемыми комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя данной организации, вышестоящей организации или органа управления, осуществляющего контрольные, надзорные или иные функции. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

– Главное при составлении акта – определение фактического состояния дел и правильное отражение его в акте. Если составлению акта предшествовала предварительная работа (проверка, экспертиза, испытания), акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат количественные показатели, фактические сведения и аналитические данные.

– Акт оформляется на общем бланке организации или с использованием унифицированной формы акта.

– Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи составителей (с указанием их должностей и, при необходимости, места работы). Некоторые формы актов предусматривают проставление точного времени составления акта в часах и минутах. В том случае, если акт утверждается руководителем, оформляется гриф утверждения.

– Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности, Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива «Феникс», Акт списания материальных ценностей, или формулируется с помощью предлога «о», например: Акт об отсутствии на рабочем месте, Акт о несчастном случае на производстве.

– Датой акта является дата его составления. Если составлению акта предшествовали какие-либо мероприятия (проверка и др.), в тексте акта указывается дата или период времени, в течение которого проводилось данное мероприятие, например: В период с 15.09.2003 по 18.09.2003 комиссия провела проверку хранения материальных ценностей на…

– Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), называются председатель и члены комиссии. В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может излагаться по пунктам, материал может быть представлен в виде таблицы.

– Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие разновидности актов не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения, которые составляют заключительную часть акта.

– В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта зависит от количества заинтересованных в его получении сторон или определяется нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

– Содержание актов ревизий и обследований согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии должно оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту.

– В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Источник

Как правильно пишутся акты

Акт — одна из ключевых бумаг в документообороте компании. Существует множество видов актов для различных операций. Обычно документы заполняются по определенной форме, оговоренной в законе.

Ключевые характеристики актов

Акт – это документ, используемый для подтверждения тех или иных операций, событий. Формируется, к примеру, при проведении этих операций:

Обычно акт составляется комиссией или другой группой лиц. Он может документировать итоги работы как временных, так и постоянных комиссий.

Разновидности актов

Акты подразделяются на виды в зависимости от их содержания, обстоятельств составления. Можно выделить следующие документы:

Акты обычно констатируют тот или иной факт. Рассмотрим пример. Руководитель издал приказ, с которым нужно, по закону, ознакомить сотрудника. Однако последний отказывается поставить свою подпись. Факт отказа необходимо зафиксировать. Для этого и используется акт.

Акты, подтверждающие нарушение трудовой дисциплины

Акты требуются для подтверждения должностных проступков. К примеру, это следующие виды нарушений:

Трудовые правонарушения обычно сопровождаются составлением этих актов:

Подобные акты особенно важно составлять правильно. Связана эта необходимость с тем, что подобные документы часто оспариваются. Действие актов напрямую касается интересов сотрудника. Последний вполне может обратиться в трудовую инспекцию или суд.

Документ может быть оспорен на одном том основании, что акт оформлен неверно. К примеру, сотрудник явился на работу пьяным. По этому факту был составлен акт. Но этот документ был оспорен из-за того, что он составлялся без присутствия свидетелей. Даже если работник действительно был пьяным, это не имеет никакого значения. Документ не имеет юридической силы, если он составлен неверно.

Особенности оформления актов

Основная особенность акта – это то, что документ составляется несколькими людьми. Связано это с сутью рассматриваемого вида документа. Акт выполняет следующие функции:

Крайне важно оформлять акты в соответствии со всеми правилами. В обратном случае их легко можно будет оспорить.

Рассмотрим пример. Сотрудник пришел на работу в пьяном состоянии. Составлен акт, фиксирующий это состояние. Документ оформлялся без свидетелей. На основании акта работник был уволен. Однако сотрудник не согласился с решением работодателя и обратился в суд. Работодатель не смог доказать факт опьянения сотрудника, так как акт составлялся без свидетелей. Никто кроме руководителя не смог подтвердить нарушение ТК и внутренних распорядков.

Как уже говорилось, акт составляет группа лиц. Но под группой могут пониматься не только свидетели, но и специально сформированная комиссия. Состав ее определяет руководитель фирмы. Для утверждения состава необходимо издать приказ. Комиссия формируется, к примеру, при следующих операциях:

Обычно акты, формируемые комиссией, составляются по специальной форме, оговоренной в нормативных актах.

Что должно содержаться в документе?

Обычно акты о нарушении дисциплины создаются или представителями кадрового отдела, или руководителями подразделений. Как правило, формы подобных документов не установлены законом. То есть, акты создаются в произвольной форме. Но в них должна содержаться обязательная информация:

Трудящийся, допустивший нарушение, должен быть ознакомлен с документом под роспись. Работник может отказаться в проставлении росписи. В этом случае в том же акте ставится отметка об отказе. Она заверяется подписями свидетелей и лиц, составляющих документ.

Существуют особенности составления того или иного вида акта. Если это акт о прогуле, очень важно указать точное время вплоть до минуты. Если это акт о приходе на работу в пьяном состоянии, нужно подробно описать состояние сотрудника. Если это акт с предоставлением объяснений касательно факта нарушений, нужно точно зафиксировать слова работника. Если это акт с отказом о предоставлении объяснений, нужно указать, в связи с каким нарушением составлялся изначальный акт. Перед составлением конкретного вида документа нужно ознакомиться с правилами его создания.

Дополнительные требования к оформлению

Для создания акта нужен или бланк фирмы, или специальный бланк со стандартным текстом. Документ этот должен соответствовать нормам ГОСТ Р 6.30-2003. В частности, в акте должны быть эти положения:

К СВЕДЕНИЮ! Заголовок документа должен быть согласован с наименованием («акт»). То есть, он должен быть поставлен в родительном или предложном падеже.

Источник

Как составить акт: правила составления и оформления

Как известно, сейчас под словом «акт» в юридической сфере понимается довольно широкий спектр разнообразных решений, распоряжений и действий. К ним причисляют целую категорию особых документов, которые обладают правовой силой и нормативным значением. Однако для этого требуется знать, как правильно составить акт, опираясь на имеющиеся правила, установленные законодательством.

Но в целом, такие документы достаточно широко распространены к применению во многих сферах: финансовой, учетной, экономической и прочих. В этой статье подробно описано, как составить акт таким образом, чтобы к нему попросту невозможно было бы придраться.

Определение и виды

Прежде чем начать выяснение того, как написать акт, следует понять, что же представляет собой данный документ. А также какие его виды существуют. Под самим термином «акт» кроется информационный документ, который в письменной форме служит доказательством того, что определенное событие или действие произошло в действительности. Конечно, делается он только в тех случаях, когда этот факт требует подобного подтверждения и правильного оформления. К слову сказать, он составляется и визируется сразу несколькими людьми, а не только одним. По факту, все подписавшие являются свидетелями.

Для разделения актов существует классификация, которая используется смысл, заложенный в документе. Так существуют следующие виды актов:

Перечисленные категории являются далеко не всеми существующими видами, поскольку их существует огромное количество. Однако тем, кто хочет знать, как составить акт, следует помнить, что несмотря на различные наименования, они все должны соответствовать имеющимся правилам и требованиям.

Основные требования

На данный момент в интернете можно с легкостью найти образец акта в составе комиссии. Поскольку этот документ является самым качественным отображением имеющего места быть события. Именно на его основании руководитель может принять решение в отношении того, как действовать с работником, совершившим нарушение. Или ученый выяснить, как же добиться дальнейшего технического прогресса в отношении изобретения. Однако несмотря на столь различные события следует знать, что образец составления акта у них аналогичный. И требует наличия основных моментов:

Пошаговое составление

Довольно сложно определить, как написать акт в произвольной форме, поскольку существует множество специфических черт. Однако можно пошагово объяснить, какие именно реквизиты и в какой последовательности нужно вносить в документ. Итак, потребуется внести следующие данные на простой лист А4 или фирменный бланк:

Все остальные данные, которые вносятся в документ, зависят исключительно от его вида, как и необходимость согласования или утверждения.

Тонкость составления

Поскольку на данный момент существует огромное количество разнообразных документов данного вида, то единого образца акта в составе комиссии так и не было создано. Поэтому при оформлении человек должен ориентироваться на имеющуюся конкретную ситуацию и осуществлять действия, опираясь на нее. Однако для упрощения действий все же было создано несколько различных типовых унифицированных бланков, которые действуют в различных ситуациях. Если имеется таковая, то типовой бланк не может быть по желанию изменен.

Подписание и утверждение

После того как акт составлен, его требуется подписать. Самым первым роспись должен поставить человек, который выступал составителем, а затем за ним идут остальные лица, которые участвовали в процессе оформления. Последовательность проставления зависит от того, как идет алфавитный порядок. В тех случаях, когда член комиссии имеет какие либо замечания по оформлению, то обязательно должна быть добавлена соответствующая отметка, подтверждающая этот факт, однако сами выводы лучше писать на отдельном бланке, за исключением тех случаев, когда замечания очень краткие и не занимают много места.

Вопрос насчет утверждения более сложен, поскольку оно является обязательным не для всех документов. Но в тех случаях, когда оно необходимо, то заниматься этим должен руководитель организации составителя или вышестоящего органа, который выдал распоряжение насчет оформления данной бумаги. В целом, гриф утверждения ставится в актах, который приписывает необходимость совершения ряда действий. Он ставится на самом первом листе в правом углу. Рядом с ним делается роспись.

Регистрация

Одним из обязательных моментов, которые следует знать каждому, кто желает получить верную информацию о том, как составить акт, является то, что данный документ должен быть зарегистрирован. На данный счет не имеется четких указаний, поэтому каждая организация вправе самостоятельно создать журнал регистрации, которым будет пользоваться, или выбрать универсальный вариант.

Сроки хранения

Как только акт был составлен, соответствующим образом оформлен и зарегистрирован, в журнале учета внутренней документации, то он отправляется в вышедшим по его поводу приказом в папку распорядительной документации. Там он и хранится до тех пор, пока имеет актуальность. Как только он ее утратил, то документ отправляется в архив, где он должен сохраняться столько, сколько было установлено внутренними локальными актами или российским законодательством. На данный момент подобные бумаги принято хранить на протяжении минимум трех лет и только после этого уничтожать.

Отсутствие на рабочем месте

Теперь рассмотрим ряд ситуаций, во время которых особенно важно знать, как написать акт в произвольной форме или по образцу. Для обычных офисных служащих таковым является документ, свидетельствующий об отсутствии сотрудника на рабочем месте. Теперь рассмотрим его особенности.

В первую очередь стоит понять, что такая бумага может составляться в том случае, если требуется подтвердить факт опоздания, прогула или просто отсутствия. Обычно акт составляется на фирменном бланке предприятия. Где указано его полное наименования и требующиеся реквизиты. Законодательно нигде не закреплено, как писать акт данного вида, поэтому произвольная форма здесь вполне доступна. Просто следует учитывать необходимость добавления обязательных требований. Кстати, многие организации для упрощения действия попросту разрабатывают стандартные бланки, в которые попросту нужно вписать информацию.

Итак, в таком документе обязательно должны быть дата, место составления акта и его номер, а также заголовок и наименование. Затем вписываются ФИО и должности составителя документа, а также свидетелей, которые составляют комиссию. Помимо сведений о нарушителе, требуется описать совершенное им деяние, а также какого именно числа его не было на рабочем месте и часы отсутствия. В самом конце ставятся подписи составителя, свидетелей и нарушителя с пометкой об ознакомлении.

Акт выполненных работ

Еще один важный документ. Многих людей интересует, как заполнить акт выполненных работ или оказанных услуг, поскольку этот документ имеет большую популярность. Оформляется он в тех случаях, когда исполнитель с целью подтверждения факта выполненных им действий по договору отчитывается заказчику. В такой бумаге в обязательном порядке нужно отобразить, какие именно виды работы были сделаны, а также их стоимость.

Стоит упомянуть, что стандартной формы у данного документа не имеется за одним исключением. Специально для людей, которые осуществляют строительно-монтажные работы, власти разработали типовую форму под номером КС-2, которой строители должны обязательно пользоваться. Но во всех остальных случаях форма текста остается произвольной.

Иные виды актов

Помимо приведенных выше примеров составления актов рассмотрим еще несколько из тех, что имеют свои специфические черты. Многие из них составляют в произвольной форме:

Заключение

Как можно было понять, сейчас существует огромное количество разнообразных видов актов, которые можно встретить в любой сфере жизни. Поэтому точно знать, как правильно составить каждый из них практически невозможно, однако если пользоваться стандартной формой и включать обязательные моменты, то не будет никакой сложности составить типовой документ. Однако следует помнить, что один человек не может его создать и утвердить, поскольку для этого требуется наличие комиссии в составе не менее двух человек. Но в оформленном виде такой документ станет самым лучшим подтверждением того, что какие либо события действительно имели место быть.

Источник

Как правильно составить акт – образец заполнения

Если вы хотите узнать, как правильно составляются акты, а также увидеть образец заполнения этого документа, то эта статья специально для вас! Необходимость фиксации тех или иных фактов или событий для того, чтобы установить реальное положение дел, может возникнуть в абсолютно любой организации, независимо от сферы ее деятельности. Именно такие цели и преследуются при составлении актов.

Разнообразие актов, которые используются на практике, очень велико. Это могут быть акты приемки-сдачи документов или работ, акты обследования объектов, приема-передачи ценности, акты инвентаризации и многие другие. Форма некоторых актов устанавливается нормативными документами, для других имеются строгие требования, которые следует соблюдать при оформлении. Но часть актов можно составить и в произвольной форме.

Поэтому при необходимости составить тот или иной акт желательно иметь под рукой его образец. Однако, независимо от того, какой вид акта вам требуется, необходимо знать единые правила оформления таких документов. Эти правила следует соблюдать при составлении всех видов актов, если вы хотите получить грамотно оформленный документ.

Общие требования к составлению акта

Составлен в 3 экземплярах:

1 экземпляр – в ЗАО «Колесница»

2 экземпляр – в ООО «Профиль»

3 экземпляр – в дело № 05/13

Директор ООО «Производственное решение»

На этом мы завершим все теоретические аспекты данного вопроса. И предлагаем вашему вниманию пример, которым можно будет руководствоваться при оформлении любого акта, за исключением тех, которые имеют унифицированную форму.

Образец акта

Основание: приказ ООО «Громада» от 02.11.2014 № 189 «О проведении проверки …».

С 03.11.2014 по 09.11.2014 комиссия провела проверку состояния ….

Далее идет некоторое количество связного текста, который может быть разбит на абзацы или даже отдельные пункты. При необходимости можно использовать табличные формы.

Теперь у вас есть все необходимое для составления необходимого акта. На нашем сайте вы также сможете найти и другие полезные примеры актов.

Источник

Что такое акт и в каком случае он составляется — скачать образцы и примеры оформления

Акт – многозначное понятие, которому имеется место и в документообороте. Эта бумага относится к локальной документации, что вносит коррективы в процесс ее создания, использования последующего хранения для отчетности.

Есть много разновидностей актов – каждая выполняет определенную функцию. В статье предлагаем скачать образцы актов различного назначения.

В каких случаях составляет акт?

Под актом в делопроизводстве понимают официальный документ, созданный для констатации события, явления или процесса, произошедшего в организации во время реализации основной деятельности. Он всегда подается уполномоченному лицу, который должен заверить документ.

Условно функции можно разделить на две группы:

Акт необходим, чтобы официально заверить происшедшее событие, поэтому для его создания требуется созыв экспертной комиссии.

Иное назначение актов – разрешить или, напротив, запретить какое-либо действие.

Самые распространенные причины составления актов:

По одной из классификаций, по специфике осуществляемой деятельности акты делят на 9 одноименных видов.

Какие бывают — виды

Акты принято подразделять на большие группы по объектам или явлениями, с которыми приходится взаимодействовать, или в зависимости от сложности требуемого решения проблемы.

По сфере применения также могут подразделяться на внешние (между разными компаниями или сетями) и внутриорганизационные (локальные).

По видам последствий, грозящих работникам, подразделениям или предприятию в целом акты классифицируют на оптимизирующие (положительные, благоприятно сказывающиеся на общей эффективности), мешающие (негативные, приносящие отрицательные последствия, например, увольнение работника или ликвидацию структурного подразделения) и нейтральные.

По замыслу создания выделяют две группы:

В идеале в локальных нормативах предприятия должны быть прописаны отличия в процедуре составления фиксирующих актах и актах, принимающих решения.

Например, при составлении актов проверок, ревизий сведений обязательно сформировать выводы, предложения, рекомендации, отразив мнение всех участников процесса.

Основные правила составления

Акт составляется по ГОСТ Р 6.30.2003, но стандарт носит рекомендательный характер. При сохранении необходимого минимума реквизитов, документ может составляться по произвольной или установленной локальными нормативами форме.

Акт можно составлять на белом листе или на бланках предприятия.

Документ создается комиссией, в которую, как правило, включаются главный бухгалтер, заместитель руководителя, начальник отдела кадров, главный инженер, специалист по охране труда и пожарной безопасности.

При расследовании несчастных случаев или по другим серьезным причинам в комиссию включаются представители органов исполнительной власти.

Комиссия должна состоять из нечетного числа человек, чтобы во время принятия решений не возникало расхождения во мнениях. Документ должен содержать подписи всех участников процедуры.

Если документ прямо или косвенно затрагивает детальность других работников (например, при увольнении за очередной прогул или при реструктуризации подразделения), они должны быть ознакомлены с оригиналом акта под роспись.

Структура бланка такова:

Акт изготавливается в одном или нескольких экземплярах. Это зависит от цели документа.

Например, при ревизии, инвентаризации и сдаче/приемке обязательно изготавливать два экземпляра акта: один для завхоза, второй – для бухгалтерии. А в случае выговора из-за опоздания один экземпляр направляется в отдел кадров, второй – работнику.

Скачать образцы

Выводы

Акт составляется для документального подтверждения какого-либо события с целью констатации факта или предложения конкретных путей решения проблемы.

Может составляться в свободной форме (при условии сохранения основных реквизитов), но рекомендуется соблюдать предписание из ГОСТ Р 6.30.2003.

Для составления создается комиссия из нечетного числа лиц, чаще всего включающая представителей бухгалтерии, кадровой службы, отдела охраны труда, начальников структурных подразделений.

При необходимости разрешено составлять одновременно несколько экземпляров.

Источник