как правильно вести график отпусков в течение года образец
График отпусков. Образец заполнения по форме Т-7
Форма Т-7 – это стандартная утвержденная форма для оформления графика отпусков. Прежде чем приступить к инструкции по ее заполнению, следует напомнить, что график отпусков должен формироваться заранее — не позднее середины декабря года текущего на год следующий. Главное негласное правило — учет интересов всех сторон, то есть как пожеланий сотрудников, так и руководства организации. Уход в отпуск того или иного работника никоим образом не должен отразиться на эффективности производственного процесса.
Скачать образец заполнения и пустой бланк графика отпусков по форме Т-7
Кто составляет график отпусков
Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.
Что необходимо для заполнения формы Т-7
В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.
Ответственные лица
Составление графика
Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, опираясь на штатное расписание, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.
Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.
После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.
Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.
Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.
Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.
В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).
Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков
Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:
Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.
Кто может идти в отпуск вне графика
Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:
Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.
График отпусков на год: нюансы оформления
Ст. 123 ТК РФ обязывает работодателя до начала очередного календарного года утверждать составленный график отпусков работников. К особенностям этого документа относятся:
Поскольку утверждению подлежит уже готовый график, работа по его созданию начинается заблаговременно и может быть инициирована соответствующим приказом руководителя.
При составлении графика в нем отражают такие виды оплачиваемых отпусков:
Вступивший в действие график может в дальнейшем корректироваться (например, в связи с переносом отпуска или отзывом из него) и дополняться (данными по вновь принятым на работу сотрудникам).
Нужно ли утверждать график отпусков вновь созданным организациям в первый год их работы? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.
О том, что нужно сделать для отзыва работника из отпуска, читайте в материале «Оформляем отзыв из отпуска работника — образец приказа».
Отсутствие утвержденного графика отпусков может привести к наказанию работодателя в виде штрафа (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
Нужен ли приказ об утверждении графика?
Составлять график отпусков можно по форме, разработанной работодателем самостоятельно. Однако обычно для этой цели удобно применять типовую форму Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Скачать бланк формы Т-7 можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:
Данная форма содержит поля для отражения всей необходимой для этого документа информации и допускает введение дополнительных граф и строк, если в этом возникает необходимость.
Обязательными реквизитами этого документа являются дата составления и утверждающая подпись руководителя. Таким образом, дополнительно утверждать график отпусков не требуется. Поэтому отдельный приказ о его утверждении не является обязательным, но может составляться, если это принято действующей системой документооборота. При этом дата такого приказа должна вписываться во временные ограничения сроков, установленных для утверждения графика отпусков ст. 123 ТК РФ. На 2022 год нужно утвердить график не позднее 17.12.2021 года.
Целесообразность такого документа может быть оправдана отражением в нем какой-то дополнительной информации, относящейся к утверждаемому графику. Например, назначением ответственных за его соблюдение.
Способ утвердить график отпусков без издания соответствующего приказа вы увидите в КонсультантПлюс. Пробный полный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Образец приказа на график отпусков для 2022 года
Поскольку приказ, утверждающий график отпусков на следующий год, не является обязательным документом, для него отсутствует утвержденная форма, а потому составлять его можно в произвольном виде. Будет разумным включить в него обычные реквизиты приказа, а именно:
Бланк и образец приказа об утверждении графика отпусков можно скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже.
Итоги
Утверждение графика отпусков на следующий год является обязательной процедурой для каждого работодателя. А приказ о его утверждении составляется в свободной форме и только в том случае, если это установлено системой документооборота работодателя.
Минтруд разъяснил, как составить график отпусков
В декабре Минтруд выпустил сразу несколько писем, посвященных правилам составления графика отпусков. Среди прочего специалисты ведомства ответили на следующие вопросы. Обязан ли работодатель знакомить работников с графиком отпусков? Нужно ли включать в график отпусков многодетных работников и сотрудников, которые в следующем году будут уволены?
Ознакомление работников с графиком отпусков
Нужно ли знакомить работников с графиком отпусков под роспись?
Трудовой кодекс прямо не требует знакомить работников с графиком отпусков. При этом, согласно статье 123 ТК РФ, работник должен быть извещен о времени начала отпуска под роспись не позднее чем за две недели до его начала (письмо Минтруда от 09.12.20 № 14-2/ООГ-17846).
Мнение представительного органа работников
В компании имеется первичная профсоюзная организация, но она не объединяет более половины работников. Нужно ли учитывать мнение выборного органа такой организации при составлении графика отпусков в отношении ее членов?
Да, нужно. При утверждении графика отпусков работодатель обязан учитывать мнение представительного органа работников, независимо от количества его членов. Порядок учета мнения профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов регламентирован статьей 372 ТК РФ (письмо Минтруда от 08.12.20 № 14-2/ООГ-17788).
Работники, имеющие право на отпуск в удобное время
Нужно ли включать в график отпусков работников, имеющих право на использование отпуска в удобное для них время (например, многодетных родителей)? Как определять в графике время отпуска, если они не высказали пожеланий на этот счет? Если работник будет включен в график, сможет ли он в дальнейшем требовать предоставить ему отпуск в иное удобное для него время?
Отдельные категории работников вправе использовать ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время года в случаях, предусмотренных законодательством, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Так, статьей 262.2 ТК РФ установлено, что сотрудникам, имеющим трех и более детей в возрасте до 12 лет, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.
По нашему мнению, при составлении графика отпусков работникам, имеющим право на ежегодный оплачиваемый отпуск в удобный для них период года, следует указывать дату начала отпуска.
Впоследствии сотрудник может поменять время отдыха, заранее подав заявление. Работодатель не вправе отказать такому работнику в изменении даты начала отпуска (письмо Минтруда от 08.12.20 № 14-2/ООГ-17786).
Включение в график работников, которые в следующем году будут уволены
Нужно ли включать в график отпусков сотрудников, которые подлежат увольнению в следующем году (в связи с сокращением, истечением срока трудового договора) и у которых не возникнет права на использование отпуска?
В Трудовом кодексе не конкретизированы форма и содержание графика отпусков. Также не прописаны правила оформления предоставления работнику отпуска. Полагаем, что работодатели вправе предусмотреть соответствующие условия в локальном нормативном акте (письма Минтруда от 09.12.20 № 14-2/ООГ-17851).
Отметим, что ранее по рассматриваемому вопросу в Минтруде заявляли следующее: «в график отпусков следует вносить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день его утверждения, в том числе работников, с которыми в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры» (письмо от 09.04.20 № 14-2/В-395).
Дата отпуска в графике отпусков
Можно ли указать в графике отпусков только месяц использования работником отпуска, без конкретной даты?
Этот вопрос работодатель может урегулировать самостоятельно, прописав соответствующие положения в локальном нормативном акте (письмо Минтруда от 08.12.20 № 14-2/ООГ-17783).
Особенности составления графика отпусков на 2021 год
Cтарший юрист-консультант «Что делать Консалт»
Не позднее 17 декабря работодатели должны составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2021 год. Срок установлен и сдвигать его из-за выходных не будут. Подробную инструкцию, пример и образец заполнения графика отпусков на 2021 год вместе с приказом о его утверждении читайте в статье.
Порядок действий
Составьте график по каждой структурной единице. Для этого узнайте, когда работники намерены пойти в отпуск в будущем году, например посредством опросных листов.
После сведите данные в единую базу (обычно этим занимается кадровая служба). До официального утверждения графика сводная таблица с датами представляет собой только проект. До утверждения графика необходимо представить проект первичной профсоюзной организации ( ст. 372 ТК РФ ), если в организации действует профсоюз.
Для этого выделяется время:
— 5 рабочих дней на получение мотивированного ответа профсоюза;
— 3 дня на дополнительные консультации (если они понадобятся).
Помните, что отпуск можно разбить на части, но хотя бы одна из частей должна составлять не менее 14 дней.
Сроки для составления графика отпусков на 2021 год
За нарушение грозит административная ответственность (со. 5.27 КоАП РФ ):
Устанавливать вид наказания будет трудовая инспекция.
Форма графика отпусков на 2021 год
По графику формируют сведения о датах выплаты отпускных. Поэтому в документе должны быть все обязательные реквизиты первичной документации из ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учёте». Дата создания и подпись руководителя являются обязательными элементами.
Организация может самостоятельно разработать шаблон. Или можно применять унифицированные бланки. Создавать документ можно в бумажном или электронном виде, подписанном ЭЦП с учётом ФЗ «Об электронной подписи».
Форма графика определяет, нужно ли издавать приказ об утверждении графика отпусков или нет. В форме № Т-7 предусмотрен гриф утверждения документа, поэтому утверждать такой график отдельным приказом не нужно.
Если разработали форму графика отпусков сами и в ней отсутствует гриф утверждения, такой график утвердите приказом руководителя. Для внесения изменений в такой график отпусков понадобится соответствующий приказ.
Составление графика отпусков на 2021 год
В бланке графика отпусков на 2021 год отразите следующие сведения:
Дополнительно указываются такие элементы отпуска, как:
Фактическую продолжительность перед согласованием не отображают, её заполняют после выхода сотрудника на работу.
Заполненный график заверяет своей подписью руководитель кадровой службы. А при её отсутствии любой другой уполномоченный сотрудник, например главный бухгалтер. После чего окончательно утверждает заполненный документ руководитель организации.
Оформляем по всем правилам график отпусков на 2021 год
Обычно работодатели стремятся ознакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись. Для этого просят ставить подпись в поле «Примечание» или прикладывают лист ознакомления. Однако в настоящее время по этому вопросу есть две противоположные позиции.
Как в графике отпусков учесть праздники 2021 года?
Сотрудники часто присоединяют отпуск к праздникам. В таком случае праздничные дни в число календарных дней отпуска не включаются ( ст. 120 ТК РФ ). Еженедельные выходные дни входят в период ежегодного отдыха ( ст. 115 ТК РФ ).
К примеру, если указать в графике продолжительность отпуска в восемнадцать дней с 1 января, то десять праздничных дней с 1 по 10 января в период отпуска не войдут. Лучше укажите начало отпуска с 11 января, но предварительно согласуйте это с работником.
Как соблюдать очерёдность отдыха в графике отпусков на 2021 год?
Есть работники, которые имеют право на отпуск в удобное для них время вне очереди. Даже если есть график отпусков, они не обязаны ему подчиняться.
Если в компании есть такие работники, в первую очередь согласуйте время отпуска с ними и укажите его в графике. А потом уже расставьте периоды отпуска по остальным сотрудникам. Это снизит вероятность переносов в течение года и сбои в рабочем графике.
Кто вправе брать отпуск в любое время
Как вносить исправления в график отпусков
Законодательство не запрещает вносить необходимые поправки в документ. Компания может отражать новые сведения, например при найме работника.
Если сотруднику придётся уйти раньше или позже даты, установленной в графике, то корректировку проводят следующим образом. Не меняя указанную дату, вносят необходимую запись о переносе. Его длительность отмечают непосредственно в столбцах с 8 по 10 графика. Для этого потребуется соглашение обеих сторон. Рекомендуется закрепить его письменно.
При этом следует иметь в виду, что за две недели до предполагаемой даты отпуска сотрудник подаёт заявление с указанием числа, которое и будут отражать в графике при корректировке. Также основанием для переноса дней является распоряжение при вызове персонала из-за производственной необходимости или иных случаев личных обстоятельств.
Порядок заполнения и внесения изменений определяют во внутреннем локальном акте. В частности, в правилах внутреннего распорядка.
Как внести изменения в график отпусков (образец приказа)?
Почему меняется график отпусков?
Каждый год руководство предприятия подписывает документы, устанавливающие очередность отпусков, при этом учитывая не только свои интересы, но и интересы работников (ст. 123 ТК РФ).
Для учета очередности отдыха работников отдел кадров предприятия может пользоваться бланком Т-7 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1), также есть возможность разработать форму самостоятельно (закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Скачать бланк формы Т-7 можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:
Во всех отделах предприятия очередность отдыха своя.
Несмотря на то что все отпуска на предприятии согласовываются, обстоятельства, требующие внесения изменения, возникают. И иногда по несколько раз за год.
Причинами для этого могут быть:
Перед тем как вносить изменения в график отпусков, необходимо удостовериться, что работники, чей отпуск планируется перенести, не пропускали и не переносили его в течение 2 лет подряд. Даже если он сам просит руководителя, это будет не законно.
Узнайте, нужно ли вносить изменения в график отпусков в связи с продлением ежегодного оплачиваемого отпуска, из Готового решения КонсульантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и смотрите рекомендации эекспертов бесплатно.
Приказ о внесении изменений в график отпусков
Как внести изменения в график отпусков? Когда на предприятии наступают обстоятельства, которые требуют внести изменения в действующий график отпусков, действовать нужно так:
Как долго хранить заявления и приказы в архиве предприятия, читайте в статье «Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?».
Согласно графику отпусков, работник ООО «Звезда» Ковальчук О. Ю. должен пойти в отпуск с 07.06.2022 по 04.07.2022.
У него неожиданно приезжают в гости близкие родственники. Зная о своем праве перенести отпуск, он пишет заявление руководителю ООО «Звезда» и просит перенести отпуск по личным обстоятельствам с 07 июня на 17 мая 2022 года.
Руководитель, не имея веских оснований для отказа в просьбе работника Ковальчука О. Ю., отдает распоряжение издать приказ о переносе отпуска и внесении соответствующих изменений в график отпусков.
Каким образом изменять график отпусков, выбирает отдел кадров. Выбор зависит от конкретного случая.
Новые кадры
Как поступить с графиком отпусков, если после его согласования на предприятие приняты новые работники?
1. Оформить дополнительный график. Он составляется только на основании данных новых работников. В заголовке указывается, что это дополнительный лист к основному графику.
2. Не вносить никаких дополнений. Учитывать отпуска новых работников, взяв за основу их заявления на отпуск и оформленные приказы. Все сведения фиксировать в личной карточке.
Перенос по просьбе работника
У работника есть право перенести даты своего отпуска или разделить его на несколько. Ему необходимо письменно попросить об этом руководство. В заявлении указывается не только причина переноса, но и даты желаемого отдыха (ст. 124 ТК РФ). Руководитель визирует заявление. Издается приказ. Когда для составления графика используют бланк № Т-7, измененные данные вносят в графы 8 (номер приказа о переносе), 9 (новые даты отдыха) и 10 (можно указать, что именно послужило для переноса отпуска).
Образец заполнения изменений в графике отпусков можно увидеть, скачав файл по ссылке ниже.
Отзыв из отпуска
На любом предприятии может возникнуть ситуация, которая потребует от работодателя вызвать на работу отдыхающего работника (ст. 125 ТК РФ). Этого нельзя сделать без его письменного согласия на выход на работу. В форму Т-7 нужно внести новые данные: в графе 8 указать номер приказа, на основании которого работник прервал свой отпуск, в графе 9 — новые даты отпуска, графе 10 указывают причину и дату отзыва работника.
Как правильно отозвать работника из отпуска, читайте в ст. «Оформляем отзыв из отпуска работника — образец приказа».
Неиспользованные дни отдыха работник может взять в любое время в течение текущего или следующего рабочего года.
Работник может отказаться от выхода на работу из отпуска, и работодатель не имеет права его за это наказать.
Работодатель не может отозвать из отпуска беременных женщин, людей, работающих на вредных и опасных производствах, работников, не достигших 18 лет.
Их выход на работу будет рассматриваться как нарушение, даже в том случае, если работники сами захотят выйти на работу и дадут на это письменное согласие.
Временная нетрудоспособность работника
Бывают ситуации, когда работник берет больничный лист до или вовремя отпуска. При таких обстоятельствах он может либо продлить свой отпуск на срок, соответствующий сроку больничного, либо перенести его на другие даты (ст. 124 ТК РФ), но не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется. При этом изменения в бланк Т-7 вносят в графы 8, 9, 10.
Как оформить продление и перенос отпуска в случае болезни, читайте в статьях:
Как внести изменения в график отпусков, если отпуск предоставлен работнице перед декретом не по графику, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и узнайте порядок действий.
Нарушение сроков выплаты отпускных и уведомления о начале отпуска
Несвоевременная выплата отпускных (ст. 136 ТК РФ), несвоевременно направленное уведомление о начале отпуска (ст. 124 ТК РФ) являются вескими основаниями для переноса даты отпуска. Если одно из этих событий произошло, работнику будет достаточно письменно попросить работодателя перенести отпуск на нужные даты, и он не сможет отказать в переносе дат и будет вынужден внести изменения в график отпусков.
В форму № Т-7 также вносят новые данные в графы 8, 9, 10.
Итоги
Ошибки при внесении изменений в график отпусков, точно так же, как и нарушение правил его оформления, являются достаточным основанием для привлечения руководства предприятия к административной ответственности, в т. ч. к штрафам (ст. 5.27 КоАП РФ). Учитывайте нюансы этой процедуры и оформляйте документы правильно.
Подробнее о штрафах, которые могут наложить проверяющие за несоблюдение правил предоставления отпусков, читайте в статье «Каков штраф за непредоставление отпуска работнику?».