как правильно заполнять дневник учета работы библиотеки
Методические рекомендации по заполнению Дневника работы библиотек
Каждое структурное подразделение ЦБС, осуществляющее обслуживание читателей, ведёт учет: читателей, посещений, выдачи изданий, массовых мероприятий, изготовленных копий и библиографических справок.
Единицы учёта устанавливаются на основе ГОСТ Р 7.0.20 – 2014 «Библиотечная статистика: показатели и единицы исчисления».
Основными формами первичной учетной документации при обслуживании пользователей в библиотеке являются:
• Читательский формуляр (формуляр зарегистрированного пользователя).
• Карточка регистрации читателя.
В настоящее время типовой формы формуляра читателя не существует. Отмена старой формы произошла в связи с требованиями ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ. Рекомендуем воспользоваться формой формуляра, сложившейся в практике работы библиотек Нижегородской области, и содержащей минимум информации о читателе. Это: фамилия, имя, отчество пользователя; дата записи; дата перерегистрации, подпись. В случае необходимости получения более полных данных о читателе можно обратиться к регистрационной картотеке.
На первой странице формуляра указывается регистрационный (порядковый) номер формуляра за данный год, под ним — год записи (или год перерегистрации). Формуляр рассчитан на использование в течение пяти лет. Каждое структурное подразделение, обслуживающее пользователей, имеет свой ряд номеров читательских формуляров. Их сумма дает общее количество пользователей по всем структурным подразделениям.
На внутренней стороне формуляра читателя (зарегистрированного пользователя) или вкладыше (когда внутренняя сторона уже заполнена) фиксируются посещения библиотеки для получения библиотечно-информационных услуг и выдача (просмотр) документов. Учет посещений структурные подразделения ведут ежедневно в Дневнике работы структурного подразделения.
Выдача (просмотр) документа: предоставление во временное пользование документа из библиотечного фонда по запросу пользователя, в т.ч. на физических носителях, из электронной (цифровой) библиотеки, инсталлированных документов, сетевых удаленных лицензионных документов, включая документы, полученные по МБА и ММБА, доступные в виртуальных читальных залах.
Первичным учетным документом для учета числа посещений массовых мероприятий являются листки (списки) участников (присутствующих).(Приложение 1). Количество посетителей по входным билетам учитывается по количеству оставшихся в библиотеке корешков билетов; по пригласительным билетам — по количеству сдаваемых при входе на мероприятие пригласительных билетов. Листки (списки) присутствующих имеют, как правило, простую форму: название мероприятия, дата проведения, №№ по порядку, фамилии, инициалы присутствующих. Так же учитываются посещения массовых мероприятий, проводимых вне стен библиотеки.
Приложение 1
СПИСОК УЧАСТНИКОВ МАССОВОГО МЕРОПРИЯТИЯ
(название и вид мероприятия)
(дата проведения мероприятия)
Первичными учетными документами для учета выполненных справок и консультаций является «Тетрадь учета выполненных справок» (тематические, уточняющие и фактографические справки)
В удалённом режиме.
Учитывается суммарное число справок (консультаций), выполненных в устной или письменной форме по запросам удаленных пользователей библиотеки, в том числе поступивших через Интернет (в виртуальную справочную службу, по электронной почте, на аккаунт библиотеки в социальных сетях, иные автоматизированные формы приема запросов). Учету подлежат адресные, библиографические, фактографические справки, а также консультации ориентирующего характера по раскрытию услуг и ресурсов библиотеки.
ДНЕВНИК РАБОТЫ БИБЛИОТЕК
Основным документом, на основании которого предоставляются данные для формы № 6-НК, является Дневник работы библиотеки.
Дневники ведутся в каждом структурном подразделении, обслуживающем пользователей, в том числе в пунктах обслуживания пользователей, находящихся вне стен библиотеки (библиотечных пунктах, выездных читальных залах).
Типовых Дневников работы в настоящее время не существует. Каждая ЦБС изготавливает их самостоятельно. При этом их тираж должен обеспечивать учет во всех структурных подразделениях, осуществляющих обслуживание пользователей (с учетом внестационарных форм обслуживания) на календарный год, так как при возможном изменении форм предоставления государственной статистической информации (форма №6-нк) будут соответственно меняться и графы Дневника работы.
Учет состава читателей и посещаемости.
Число зарегистрированных пользователей библиотеки
указывается число зарегистрированных пользователей библиотеки, зафиксированных в единой регистрационной картотеке или базе данных учета пользователей. Учитываются читатели, записавшиеся (или перерегистрированные) в данный день.
Число пользователей, обслуженных в стенах библиотеки
указывается число зарегистрированных пользователей, обслуженных в стенах библиотеки.
Из них дети до 14 лет включительно
Данная графа в Дневнике работы со взрослыми читателями не заполняется.
Из них молодежь 15-30 лет
Отдельные группы пользователей
учитываются те группы, на обслуживание которых библиотека обращает особое внимание (пенсионеры, студенты, люди с ограниченными возможностями и т.д.).
В конце месяца подводятся итоги записи читателей, а также подсчитывается общее число читателей в данном подразделении библиотеки и их состав с начала года. Итоговые данные переносятся на первую строку следующей страницы.
Число посещений библиотеки
указывается число зарегистрированных приходов физических лиц в помещение библиотеки с целью получения библиотечно-информационных услуг, использования библиотечного пространства для общения и рекреации.
Из них для получения библиотечно-информационных услуг
указывается число зарегистрированных приходов физических лиц в помещение библиотеки с целью получения библиотечно-информационных услуг.
Число посещений массовых мероприятий
указывается число посещений массовых мероприятий, которое учитывается по листкам (спискам) участников (присутствующих). Учитываются также посещения мероприятий, проводимых библиотекой за пределами собственной территории.
Число обращений к библиотеке удаленных пользователей, всего
указывается общее число обращений удаленных пользователей в библиотеку по почте, по телефону, факсу, через Интернет (в том числе через социальные сети) с запросами на получение библиотечно-информационных услуг (справки и консультации). Данная графа заполняется всеми библиотеками, не зависимо от наличия зарегистрированных удалённых пользователей.
Посещение — приход пользователя в помещение библиотеки с целью получения библиотечно-информационной услуги, участия в библиотечном мероприятии, использования библиотечного пространства для общения. Единицей учета посещений является одно посещение библиотеки.
Обращение – не только физический приход человека в библиотеку, но и обращение к ней через Интернет, по телефону, факсу, электронной почте. Единицей учета обращений является одно обращение в режиме удаленного доступа, по каналам телефонной и электронной связи, по почте.
Учет посещений (обращений) ведется ежедневно в Дневнике работы библиотеки.
Учет выдачи книг, брошюр и журналов
В этой части дневника дается количественная и качественная характеристика книговыдачи. Она заполняется ежедневно по читательским формулярам.
Учет массовой работы
Описывая выставки со сложной структурой необходимо указывать ее разделы.
Каждый раздел заполняется в хронологическом порядке.
Учет работы с библиотечными пунктами в Дневнике не предусмотрен, так как в каждом структурном подразделении, в том числе и находящемся вне стен библиотеки, ведется свой Дневник работы.
Библиотеки, обслуживающие взрослых и детей, ведут учёт работы с читателями-детьми отдельно в соответствующем дневнике.
Список источников
1. Библиотечная статистика: показатели и единицы исчисления: ГОСТ 7.0.20-2014. – Взамен ГОСТ 7.20-2000 ; введ. 2014 – 10 – 21. — Москва: Стандартинформ, 2014. – 37 с.
2. Справочник библиотекаря / науч. ред. А.Н.Ванеев. — Изд. 4-е, перераб. и доп. – Санкт-Петербург: Профессия, 2013. – 640 с. – (Библиотека).
3. «Статистика — это наука, и она не терпит приблизительности»: первичные учётные документы и формы государственной статистической отчетности с комментариями: практическое пособие / НГОУНБ им. В.И.Ленина; сост. М.Г. Болотова, А.М. Четверова; отв. за вып. Л.И.Соболева. – Нижний Новгород, 2016. – 1 электрон. опт. диск (CD-R).
4. Организация работы централизованной библиотечной системы: инструкции и учётные формы / под ред. Р.З.Зотовой. – 2-е изд., испр. и доп. – М.: Книга, 1985. – 192 с
Начинающему библиотекарю (стр. 6 )
 | Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 |
Кроме оперативного учета, в библиотеке ведется статистический учет. В конце каждого месяца, квартала и года подводятся количественные итоги о книжном фонде, читателях, книговыдаче, посещениях, библиографических справках, массовых мероприятиях и т. д.
Цель статистического учета ― установить точные данные о величине, составе и движении библиотечного фонда, числе и составе и книговыдаче, а также об объеме массовой, информационно-библиографической, методической работы, а также о внестанционарных формах обслуживания. Все эти сведения получаются на основе оперативного учета в «Дневнике библиотеки».
Бухгалтерский учет имеет целью документальную регистрацию всех поступлений и расходов материальных ценностей библиотеки: книжного имущества, оборудования, столов, стульев, витрин и т. д. Расходование денег должно подтверждаться документами ― это чеки и счета соответствующих организаций, квитанции об уплате денег за платные услуги и т. д. В Конаковской МЦБ бухгалтерский учет осуществляется централизованной бухгалтерией отдела культуры администрации города Конаково.
Учет работы библиотеки ведется в двух режимах:
— подсчет итогов за месяц.
Для библиотек введены единые государственные формы учета и отчетности.
Каждая библиотека должна систематически вести учет своей работы по этим формам и своевременно представлять в вышестоящие органы, ведающие библиотеками.
Основной документ для учета читателей, посещений и книговыдачи является формуляр читателя. Общее количество читателей выясняется путем подсчета читательских формуляров.
Учет числа посещений ведут все подразделения библиотеки, которые посетил читатель, для обмена изданий, возврата или продления срока пользования ими, чтения литературы в библиотеке для получения библиографической справки, ознакомления с новыми поступлениями и выставками, а также для участия в массовых мероприятиях, проводимых в библиотеке.
В число посещений не должны включаться посетители массовых мероприятий, организуемых библиотекой вне своего помещения, а также участники научно-практических конференций, совещаний, семинаров, экскурсий по библиотеке, и мероприятий, проводимых в стенах библиотеки другими организациями.
Как заполнить «Дневник библиотеки»?
Каждое подразделение по работе с читателями в течение года заполняет «Дневник библиотеки», «Дневник детской библиотеки» и «Дневник библиотечного пункта» (если он есть). Дневники являются основными учетными документами, где фиксируется вся работа библиотеки. Исправления и арифметические ошибки в дневниках не допускаются.
«Дневник библиотеки» состоит из 5 частей.
Часть 1. Учет состава читателей и посещаемости. В первой части дневника дается количественная и качественная характеристика читателей и посещаемости. Она заполняется ежедневно по читательским формулярам.
Данные в столбце № 2 должны совпадать с тетрадью учета регистрационных номеров читательских формуляров.
Результаты работы за месяц суммируются и отмечаются в графе «Всего за месяц».
Данные графы «Всего за месяц» ― это сумма граф «Состоит к началу месяца». и «Всего за месяц». Полученные данные переносятся на следующий месяц в графу «Состоит к началу месяца».
Часть 2. Учет выдачи книг, брошюр и журналов В этой части дневника дается количественная и качественная характеристика книговыдачи. Она заполняется ежедневно по читательским формулярам.
Результаты работы за месяц суммируются и отмечаются в графе «Всего за месяц».
Данные графы «Всего за месяц» ― это сумма граф «Состоит к началу месяца» и «Всего за месяц». Полученные данные переносятся на следующий месяц в графу «Состоит к началу месяца».
Часть 3. Учет массовой работы.
В этой части дневника желательно раздельно учитывать книжные выставки, библиотечные уроки и прочие массовые мероприятия. Для этого необходимо сделать соответствующие заголовки. Каждый раздел заполняется в хронологическом порядке.
Раздел «Книжные выставки»: описывая выставки со сложной структурой необходимо указывать ее разделы.
Раздел «Массовые мероприятия»: кроме названия, темы и формы мероприятия коротко описывается его содержание. Можно дать и оценку эффективности.
Библиотечные уроки учитываются также как и массовые мероприятия, только в соответствующем разделе.
Часть 4. Учет работы с передвижниками и передвижек. Часть 5. Учет справочно-библиографической работы Эта часть дневника также заполняется. Учет же библиографических справок по информированию ведется в соответствующих документах.
Как составить цифровой отчет о работе?
Каждая библиотека в обязательном порядке составляет ежегодный текстовый отчет и годовой статистический отчет по форме 6-НК, которые сдаются в методический отдел Конаковской межпоселенческой центральной библиотеки с 10 по 14 января по графику.
Цифровой отчет составляется на основе книги суммарного учета библиотечного фонда, дневников библиотеки. Если правильно поставлен первичный учет, то составление отчета не представляет большого труда.
Каждая цифра должна высчитываться только по соответствующим документам: число читателей, указанное в отчете, должно совпадать с числом читательских формуляров и с числом читателей в дневниках работы; число книговыдачи должно соответствовать данным дневников библиотеки и записям выданных книг в читательских формулярах и т. д.
Арифметические ошибки не допускаются!
При подготовке отчета необходимо рассчитать средние показатели ― посещаемость и читаемость.
Посещаемость = Количество посещений : Количество читателей.
Читаемость ― число изданий, выданных 1 читателю за истекший период.
Читаемость = Общая книговыдача: Количество читателей.
Многие показатели в отчете приводятся в сравнении с прошлым годом. После подготовки отчета необходимо провести статистический анализ работы библиотеки.
Справочно-библиографический аппарат (СБА) ― это совокупность традиционных и электронных справочных и библиографических изданий, библиотечных каталогов, используемых при раскрытии фондов библиотеки и обслуживании читателей.
Основные элементы СБА:
— система библиографических картотек;
— фонд справочных и библиографических изданий;
— фонд неопубликованных библиографических пособий.
СБА библиотеки может изменяться в зависимости от изменения запросов читателей. Он содержит определенный запас информации, регулярно не запрашиваемой, но значимой и соответствующей вероятным запросам и информационным потребностям пользователей.
СБА требует продуманности размещения его частей, поддержания в рабочем состоянии (своевременному выделению тематических рубрик в каталогах и картотеках, изъятия устаревшего материала).
Система каталогов. В библиотеках чаще всего применяются два дополняющие друг друга каталога ― алфавитный и систематический.
Библиотечный каталог ― перечень документов, имеющихся в фонде библиотеки, составленный по определенному принципу и раскрывающий состав библиотечного фонда.
Алфавитный каталог ― библиотечный каталог, в котором библиографические записи располагаются в алфавитном порядке имен (фамилий) авторов или заглавий документов.
Алфавитный каталог необходим, прежде всего, во внутренней работе библиотеки, но обязательно предоставляется также и в пользование читателям. С помощью алфавитного каталога выясняется, есть ли в библиотеке определенная книга и в каких изданиях; какие книги того или иного автора представлены в фонде.
В алфавитном каталоге карточки расставляются в общем алфавите. Предлоги рассматриваются как отдельные слова. Если первые слова книг, описанных под заглавием, совпадают, нужно учитывать второе, третье и т. д. Описания книг авторов-однофамильцев расставляются в алфавите инициалов. Каждая поступающая в библиотеку книга имеет каталожные карточки (для алфавитного и систематического каталога). Отличительная особенность карточки для алфавитного каталога ― наличие инвентарного номера на обороте карточки. Карточки из книг вынимаются и вливаются в каталог в соответствии с авторским знаком. Изымаются же карточки из алфавитного каталога после списания литературы. Эта работа проводится по актам после исключения литературы.
Систематический каталог ― библиотечный каталог, в котором библиографические записи располагаются по отраслям знаний в соответствии с определенной системой библиотечно-библиографической классификации.
Систематический каталог предназначается в первую очередь для использования читателями. Систематический каталог позволяет узнать, какие издания по всем отраслям знания есть в данной библиотеке и какие книги имеются по определенной области науки и техники.
Система библиографических картотек ― важная часть справочно-библиографического аппарата. Библиографические картотеки оперативно, отражают фонд периодических, продолжающихся изданий и сборников, раскрывают содержание произведений в разных, аспектах, сообщают о публикациях новых произведений. Картотеки служат важным дополнением к каталогам библиотеки и печатным библиографическим пособиям.
Виды библиографических картотек, создаваемых в библиотеках, разнообразны. Обязательными являются общая систематическая картотека журнальных и газетных статей, краеведческая картотека, две-три тематические картотеки. При организации картотеки определенного вида руководствуются принципом типичности поисковых ситуаций.
Методические рекомендации «Учет библиотечной работы»
ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
«АНТРАЦИТОВСКИЙ ИНФОРМАЦИОННО – МЕТОДИЧЕСКИЙ ЦЕНТР»
ЛУГАНСКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ
УЧЕТ БИБЛИОТЕЧНОЙ РАБОТЫ
Щибря Алла Анатольевна,
методист по вопросам информационно-методического сопровождения школьных библиотекарей
1.Виды учета в библиотечной деятельности
Учет – это систематическая регистрация и подсчет факторов в целях количественной и качественной характеристики явлений.
Назначение учета – документирование хода и итогов работы с целью фиксации опыта и руководства деятельностью.
Различают три вида учета: оперативный, бухгалтерский, статистический.
Оперативный учет – это запись фактов, необходимых для руководства библиотекой, установления контроля и укрепления дисциплины. Сюда относится учет работы и выполнения норм, регистрация прихода и ухода сотрудников (табельный учет), учет движения партий книг в процессе обработки и запись новых поступлений в инвентарную книгу, проверка книжного фонда и т. п. Объем и характер оперативного учета меняются в соответствии с нуждами конкретных библиотек или отделов.
Бухгалтерский учет фиксирует оборот денежных средств, устанавливает контроль за приходованием и расходованием средств, за соблюдением финансовой дисциплины. (Ведется на основе специальных методов и правил бухгалтерскими работниками).
Статистический учет – это регистрация, подсчет и количественная характеристика фактов в целях изучения деятельности библиотек, обобщения опыта и планирования их развития. Примером такого учета может служить ведение статистического дневника, книги движения фонда. Статистический учет – ведущий, он обязателен для всех видов и типов библиотек и осуществляется по единым методам.
Фундаментом библиотечной статистики и отчетности служит первичный учет – регистрация в документах установленной формы событий и фактов по мере их осуществления. В библиотеках первичный учет ведется согласно принятым инструкциям. Новые поступления и выбывшие документы отмечаются в инвентарной книге, учетном каталоге и фиксируются в книге движения фонда (суммарный учет). Прибытие и выбытие читателей, число посещений и выдачи документов, массовые мероприятия, библиографическая работа фиксируются в дневниках библиотеки, показатели деятельности информационно-библиотечных центров – в бланках установленной формы.
2. Библиотечный учет пользователей, книговыдачи посещений и массовой работы.
Каждое структурное подразделение библиотеки обязано вести учет:
а) читателей, б) выдачи литературы, в) посещений, г) массовых мероприятий, д) справочно-библиографической и информационной работы.
Книговыдача – единицей учета выдачи документов и их копий является экземпляр, полученный пользователем по его запросу (ГОСТ 7.20-2000, пункт 10.1).В ыданные пользователю документы отмечается в читательском формуляре.
Учет выдачи платных копий документов, выполненных/изготовленных отделами обслуживания, осуществляется отдельно и входит в общее число выданных документов (ГОСТ 7.20-2000, пункт 10.5). Документ, с которого сделана копия, учитывается как 1 книговыдача.
Как заполнить «Дневник библиотеки»?
Каждая библиотека в течение года ежедневно заполняет «Дневник библиотеки». Дневники являются основными учетными документами, где фиксируется вся работа библиотеки, причем работа с взрослыми читателями и читателями-детьми учитывается раздельно. Исправления и арифметические ошибки в дневниках не допускаются.
«Дневник библиотеки» состоит из 5 частей.
В первой части дневника дается количественная и качественная характеристика читателей и посещаемости. Она заполняется ежедневно по читательским формулярам.
Данные в столбце N 2 должны совпадать с тетрадью учета регистрационных номеров читательских формуляров.
Результаты работы за месяц суммируются и отмечаются в графе «Всего за месяц».
Данные графы «Итого с начала года» — это сумма граф «Состоит к началу месяца». и «Всего за месяц». Полученные данные переносятся на следующий месяц в графу «Состоит к началу месяца».
Часть 2. Учет выдачи книг, брошюр и журналов
В этой части дневника дается количественная и качественная характеристика книговыдачи. Она заполняется ежедневно по читательским формулярам.
Столбцы N 11- 16 обозначаются самостоятельно.
Часть 3. Учет массовой работы
Рекомендуем в этой части дневника раздельно учитывать книжные выставки, библиотечные уроки и прочие массовые мероприятия. Для этого необходимо сделать соответствующие заголовки. Каждый раздел заполняется в хронологическом порядке.
Раздел «Книжные выставки»
Описывая выставки со сложной структурой необходимо указывать ее разделы.
Раздел «Массовые мероприятия»
Кроме названия, темы и формы мероприятия коротко описывается его содержание. Можно дать и оценку эффективности.
Часть 5. Учет справочно-библиографической работы.
Эти части дневника не заполняется, так как ведутся другие учетные формы.
3.Учет библиографических справок.
Кроме справок и консультаций известны другие виды ответов на запросы пользователей, а именно – отрицательный ответ, переадресование (они отмечаются в графе «Примечание») и отказ (в графе «Отказы»).
Отказ – это ответ, содержащий разъяснение правил, согласно которому запрос не принимается к исполнению. Отказ, как правило, даётся на этапе приёма запроса. Не принимаются к исполнению:
• запросы уточняющего характера при отсутствии достаточных для осуществления библиографического поиска сведений о документе;
• тематические запросы, тема которых сформулирована нечётко.
Если все исследованные в процессе поиска элементы СБА не содержат соответствующей запросу информации, то результатом поиска становится отрицательный ответ пользователю.
Переадресование предполагает извещение пользователя о том, что его запрос перенаправлен в другую библиотеку. В графе «Примечание» делается запись о том, куда перенаправлен запрос.
Ежемесячно (в первых числах месяца, следующего за отчетным) библиотека предоставляет суммарные итоги справочно-библиографического обслуживания
4. Учет книжного фонда:
Учет библиотечного фонда включает : прием документов, их маркировку, регистрацию при поступлении, перемещении, выбытии, а также проверку наличия документов в фонде.
Учет поступления документов в библиотечный фонд
Учет поступлений документов в фонд осуществляется дифференцированно, путем их подразделения на документы постоянного, длительного и временного хранения.
Учету для постоянного хранения с присвоением инвентарного номера подлежит один экземпляр отечественных документов, поступающих в библиотеки с функциями постоянного хранения бесплатного обязательного экземпляра, а также принимаемых на депозитарное хранение документов.
Учету для длительного хранения с присвоением инвентарного номера подлежат документы, предназначенные для удовлетворения текущего и прогнозируемого читательского спроса, независимо от вида документа, его объема, тематики и других формальных признаков.
Учету для временного хранения (без инвентарных номеров) подлежат документы, содержащие информацию краткосрочного значения, в связи с чем исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный период времени.
Документы, включаемые в фонд библиотеки, маркируются. При этом могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные машиночитаемые штриховые коды. Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке документов: обозначение принадлежности, эстетика, долговечность маркировочного знака, сохранность текста или другой знаковой информации.
Индивидуальный учет документов
Индивидуальный учет каждого экземпляра документа или каждого названия документа производится с помощью методов инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера или регистрации документа без присвоения ему инвентарного номера. Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.
Формами индивидуального учета документов являются книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога), листовая (лист актового учета), регистрационная карточка на определенный вид издания (в том числе электронного или АВД).
В Новозыбковской ГЦБС индивидуальный учет ведется в инвентарной книге и учетном каталоге в секторе комплектования и обработки, а в остальных структурных подразделениях в топографических каталогах (с помощью индикаторов).
Формы индивидуального учета документов в обязательном порядке должны содержать следующие показатели: дата записи, номер записи в «Книге суммарного учета библиотечного фонда», инвентарный номер, автор и заглавие, год издания, цена, отметка о проверке, номер акта выбытия.
Суммарный учет документов
Суммарный учет всех видов документов, поступающих или выбывающих из фонда библиотеки, производится партиями по одному сопроводительному документу (лист государственной регистрации, счет-фактура, накладная, реестр, акт).
В случае отсутствия сопроводительного документа составляется акт приема.
При обнаружении в принимаемых партиях расхождений с данными сопроводительного документа, а также присланных без заказа ненужных или дефектных экземпляров организации-поставщику предъявляются претензии в течение 1 месяца с момента приема партии новых поступлений.
Формой суммарного учета является книга (журнал, листы суммарного учета библиотечного фонда) в традиционном или машиночитаемом виде.
Независимо от характера материального носителя учетной формы, сведения о движении фонда фиксируются в 3-х частях « Книги суммарного учета библиотечного фонда » или другой форме суммарного учета:
— часть 1 – «Поступление в фонд»;
— часть 2 – «Выбытие из фонда»;
— часть 3 – «Итоги движения фонда».
Сведения о поступивших в библиотечный фонд документах фиксируются в первой части «Книги суммарного учета библиотечного фонда» в показателях: дата и N записи, источник поступления, N и/или дата сопроводительного документа, количество поступивших документов (всего, в том числе по видам, содержанию и языке коренной национальности), стоимость приобретенных документов.
Сведения о выбывших из библиотеки документах отражаются во второй части «Книги суммарного учета библиотечного фонда» или другой форме суммарного учета с указанием причин исключения.
Итоги движения фонда подводятся в обязательном порядке за год. В зависимости от принятого порядка учета в библиотеке итоги движения фонда могут подводиться за квартал или за полугодие.
Все периодические издания независимо от материальной основы носителя информации подлежат суммарному учету.
Основанием для внесения периодических изданий в «Книгу суммарного учета библиотечного фонда» является акт, составляемый получателем по мере завершения поступлений периодических изданий текущего года.
Учет выбытия документов из библиотечного фонда
Выбытие документов из фонда оформляется актом об исключении и отражается в «Книге суммарного учета» и в формах индивидуального учета фонда. В каждом акте фиксируются сведения о документах, исключаемых по одной причине: ветхость (физический износ), дефектность, устарелость по содержанию, дублетность, непрофильность, утрата (с указанием конкретных обстоятельств утраты: пропажа из фондов открытого доступа или по МБА, утеря читателями, хищение, в результате бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причинам (недостача)
К акту прилагается список документов, подлежащих исключению, допускается замена списка книжными формулярами для документов, не состоящих на бухгалтерском учете.
Документы, принятые от читателей взамен утерянных, фиксируются в «Тетради учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных».