как представиться в деловом письме незнакомому человеку образец
Лучшие образцы электронных писем для ознакомления | Как представиться в электронном письме
С этой целью я собираюсь выделить немного времени, чтобы показать вам, как лучше всего вы можете сделать свой путь в следующий раз, когда вы собираетесь писать приложение.
См. Образцы вводных писем. Я собрал их, чтобы помочь вам.
Но прежде чем вы их увидите, просмотрите содержание ниже.
Что такое вводное электронное письмо?
В электронном письме часто содержится запрос, например запрос информации о работе, совете или попытке продать продукт или услугу.
Вводное электронное письмо должно привлечь внимание получателя и вызвать у него любопытство, чтобы вызвать ответ.
Как представиться в электронном письме
Итак, во вступительном слове я обещал показать вам шаги, чтобы представиться по почте. А теперь займемся этим.
1. Технически используйте простой шрифт для написания
Используйте простой шрифт (например, Calibri, Times New Roman или Arial) и размер шрифта, который легко читается. Размер шрифта 11 или 12 пунктов можно прочитать, не прищурившись.
2. Установите контакт с кем-то, кого вы оба знаете.
Прежде чем отправлять электронное письмо, представляющее себя, посмотрите, есть ли у вас и получателя общие знакомые. Если у вас есть общий контакт, который работает в одной фирме или учился с ними в колледже, посмотрите, могут ли они вас познакомить или разрешат упомянуть их имя в своем электронном письме.
3. Используйте информативную тему.
Вы можете использовать тему, такую как «Запрос позиции маркетолога», если вы спрашиваете о доступной должности. Включите свою цель независимо от того, ищете ли вы работу или информацию, например «Бизнес-разработчик».
4. Сделайте свое приветствие уникальным.
Начните свое электронное письмо с персонального приветствия для получателя. Используйте «Dear Ms.» и фамилию человека, если вы пишете кому-то в традиционно формальной сфере, например, в финансах или юриспруденции.
Если вы встречаетесь с кем-то из менее формальной отрасли, например, из сферы технологий или средств массовой информации, вы можете сказать «Привет» и использовать его имя. Прежде чем писать электронное письмо, поищите в Интернете этого человека и компанию, чтобы увидеть, какое приветствие может быть уместным.
5. Расскажите им, что вам нравится в них и их работе.
Если вы начнете с комплимента, вы с большей вероятностью вызовете у них интерес. Вы можете сказать что-то особенное об их работе, которая вам нравится, или о том, насколько вы восхищаетесь их компанией.
6. Расскажите им, почему вы с ними связываетесь.
Не тратьте время на то, чтобы в нескольких предложениях объяснить, почему вы обращаетесь к этому человеку. Включите, как вы получили их адрес электронной почты и как вы их узнали. Например, вы можете сказать, что общий контакт дал вам свой адрес электронной почты, и вы хотели узнать о вакансии в их фирме.
7. Включите в свое сообщение призыв к действию.
Запрос или призыв к действию для получателя должен быть включен в заключительную часть электронного письма. Сделайте свой запрос конкретным и кратким, например, запросите встречу для обсуждения определенной темы, заявление о приеме на работу или информацию об открытой вакансии.
Убедитесь, что ваш призыв к действию сформулирован как вежливая просьба, а не требование. Что-то вроде «Я отправил свое резюме в надежде, что вы сочтете меня кандидатом на эту должность».
8, Показать благодарность
Прежде чем закрыть письмо, поблагодарите получателя за потраченное время. Признайте, что у них напряженный график, и что вы цените их время. Используйте официальное закрытие, например «С уважением», и обязательно добавьте свою контактную информацию под своей подписью. Вы также можете разместить в Интернете ссылки на свой профессиональный профиль или портфолио.
9. Добавьте свою подпись
Обязательно подпишите документ. Просто сделайте так, чтобы человеку, с которым вы связываетесь, было проще снова связаться с вами. Включите в подпись свое полное имя, адрес электронной почты и номер телефона. Если вы ищете работу или отправляете профессиональные письма, вы также можете указать свой URL-адрес LinkedIn.
10. Старайтесь корректировать
Если вы не отметите грамматические ошибки в письме, менеджер по найму может посчитать вас несерьезным. Поэтому перед отправкой проверьте электронную почту на наличие орфографических или грамматических проблем.
Электронное письмо, не содержащее ошибок, с большей вероятностью произведет положительное впечатление.
Перед корректурой сделайте небольшой перерыв или попросите друга, которому вы доверяете, просмотреть его, так как новый читатель может увидеть любые ошибки. Вы также можете сначала отправить электронное письмо себе, чтобы посмотреть, как оно выглядит, когда его открывает получатель.
Примеры введения по электронной почте
Вот три примера электронных писем для самостоятельного введения, которые могут вдохновить вас на написание собственных писем:
Электронная почта заявления о приеме на работу
Предмет: Приложение SEO Expert
Уважаемый г-н Марк,
Меня зовут Лидия Рената, и я очень восхищаюсь работой Bright Technology над новыми программными приложениями. Я обращаюсь к вам сегодня, потому что я видел ваш адрес электронной почты, указанный в качестве контактного лица для открытой позиции эксперта по SEO, размещенной в Интернете. Я приложил свое резюме и сопроводительное письмо к этому электронному письму, и я надеюсь, что вы рассмотрите меня на эту роль.
Спасибо за внимание и время.
С уважением,
Дайан Рената
lrenata@email.com
(452) 893-2314
Dianerenata@professionalprofile.com
Запрос открытой позиции
Предмет: Запрос на должность учителя истории
Уважаемая г-жа Перес,
Я видел недавнюю статью в Herald о вашей работе со студентами из малообеспеченных семей и хочу поздравить вас с успехом в качестве директора средней школы Mount Crystal. Меня зовут Марк Сантини, и меня интересует открытая вакансия учителя истории, указанная на вашем сайте.
Я обращаюсь за дополнительной информацией об этой должности. Это полный или неполный рабочий день, и какие курсы являются частью учебной программы? Буду признателен, если вы ответите на это письмо или позвоните мне по указанному ниже номеру.
Спасибо за ваше время.
С уважением,
Марк Сантини
santini.mark@email.com
(452) 893-2314
запрос информации
Предмет: Интервью для исследования рынка
Уважаемая г-жа Фурнье,
Я прочитал недавнюю анкету о ваших успехах в качестве риэлтора, поздравляю!
Меня зовут Энни Аркатто, я аспирантка и провожу исследование тенденций на рынке недвижимости. Я обращаюсь к вам, потому что надеюсь взять у вас интервью для моего проекта, чтобы получить больше информации о вашей работе и ее отношении к исследованиям рынка. Рад встретиться в удобное для вас время и место.
Спасибо за ваше время, и я надеюсь скоро получить известие от вас.
Заключение
Хорошее знакомство может означать разницу между хорошими отношениями и теми, которых не существует.
Чтобы представиться в Интернете, используйте эти вводные образцы электронной почты. Не забывайте петь больше об их славе, чем о себе. В качестве дальнейшего шага добавьте призыв к действию и убедительную тему.
Если вы будете осторожны, следуя этим шагам и советам, приведенным здесь, то можете быть уверены, что получите работу своей мечты.
Настя и сборник весёлых историй
Table of Contents:
Когда вы отправляете сообщение электронной почты, чтобы представиться, важно отправить профессиональное сообщение электронной почты, которое привлекает читателя и ясно указывает, почему вы пишете. Большинство людей завалены электронной почтой, и может быть сложно получить электронное сообщение от кого-то, кого они не знают, открыто, не говоря уже о том, чтобы прочитать.
Ознакомьтесь с этими советами по открытию, чтению и получению ответов на ваши электронные письма, с примерами использования строк темы электронной почты, а также с официальными и случайными представлениями по электронной почте.
Как представиться в электронном письме
Напишите сообщение, открывая тему сообщения. Сколько сообщений электронной почты вы удаляете, даже не открывая их? Обратите внимание на то, что вы включаете в строку темы, чтобы у вас была возможность раскрыться. Будьте конкретны и дайте читателю понять, почему вы пишете. Сохраняйте короткую строку темы, чтобы получатель мог сразу увидеть, о чем говорится в сообщении.
Адресуйте свое сообщение человеку. Если вы сможете найти человека, который будет писать, а не общий адрес электронной почты, например [email protected], вы сможете лично связаться с людьми, с которыми вы хотите встретиться.
Используйте ваши связи. При написании вступительного электронного письма или сообщения LinkedIn, если у вас есть кто-то общий, упомяните их. Направление является одним из лучших способов получить совет или помощь.
Не предъявляйте требования. Гораздо лучше сделать предложение или попросить совета, чем диктовать кому-то. Например, «Можете ли вы дать мне отзыв о моем резюме, если позволяет время?» Звучит гораздо лучше, чем «Пожалуйста, просмотрите мое резюме и ответьте мне». Вежливость и вопросы помогут вам дальше, чем рассказывать кому-то, что они следует сделать.
Проясните, почему вы пишете. В вашем электронном письме должно быть четко указано, кто вы, почему вы пишете и что вы запрашиваете у читателя.
Используйте простой шрифт. Используйте простой шрифт (например, Calibri, Times New Roman или Arial) и размер шрифта, который легко читается. Размер шрифта 11 или 12 пунктов читается без косоглазия. Вот как выбрать стиль и размер шрифта.
Выберите профессиональное заключение. Ваше закрытие почти так же важно, как ваше представление. Завершите свою электронную почту коротким профессиональным заключением. Вот как закончить письмо примерами хороших замыканий.
Включить подпись. Сделайте так, чтобы человек, которому вы пишете, мог связаться с вами. Включите подпись с вашим полным именем, адресом электронной почты и номером телефона. Укажите свой почтовый адрес, если вы запрашиваете письменный ответ или хотите что-то отправить вам. Вот как настроить вашу подпись электронной почты.
Корректура и проверка орфографии. Когда вы представляете себя, важно вычитать и проверить орфографию вашего сообщения перед его отправкой. У вас есть только один шанс произвести хорошее впечатление, а опечатка может испортить ваше электронное сообщение.
Отправить тестовое сообщение. Чтобы убедиться, что ваше сообщение идеально, сначала отправьте его себе, чтобы вы могли дважды проверить, как оно читается, и окончательно просмотреть его, чтобы убедиться, что это то, что вы хотите отправить.
Bcc: себя.Это всегда хорошая идея для Bcc: (слепая копия) самостоятельно в сообщении. У вас будет отчет об отправке, и вы сможете легко вернуться к нему для последующих сообщений.
Примеры вводных предметных линий электронной почты
Когда вы представляете двух других людей друг другу:
Примеры представлений по электронной почте
Формальное введение Пример (текстовая версия)
Уважаемая г-жа Смит,
Меня зовут Маркус Андерсон, и я пишу, чтобы попросить вас о помощи. Я очень ценю вашу помощь и совет.
Случайное введение Пример (текстовая версия)
Меня зовут Синтия, и я работаю в фирме по рекрутингу в сфере технологий, которая называется ABCD recruiting. Надеюсь ты в порядке! Я хотел бы рассказать вам больше о событии, которое мы запускаем.
Введение с примером реферала (текстовая версия)
Уважаемая г-жа Смит,
Я подруга Алисы Маркерс, и она посоветовала мне переслать вам мое резюме. Алиса и я работали над несколькими проектами вместе, и она подумала, что вы могли бы помочь мне с поиском работы.
Электронная почта, представляющая пример кого-то другого (текстовая версия)
Надеюсь, это вас хорошо устроит! Сегодня я собираюсь представить мою коллегу Саманту Биллингс, которая недавно присоединилась к нашей компании и занимается коммуникациями в компании DBC.
Примеры просмотра: Образец введения Электронные письма и письма
Как объяснить понижение в резюме и сопроводительном письме
Вот как объяснить понижение в должности в резюме, сопроводительном письме и собеседовании, с примерами резюме и письма, а также советы о том, как составить список и обсудить его.
Как отформатировать вашу контактную информацию в сопроводительном письме
Независимо от того, подаете ли вы заявку на работу по электронной почте или в печатном виде, есть правильный способ представить вашу контактную информацию.
Как представиться на Ярмарке вакансий
Как представиться на ярмарке вакансий, как подготовить поле для лифта, что сказать, когда вы представитесь, и что дать рекрутеру.
26 советов: как вести
деловую переписку
Деловая переписка: как составлять письма коллегам и клиентам
«Доброго времени суток, коллеги! Прошу принять во внимание следующую информацию. Заранее спасибо!» — такое письмо испортит настроение получателя. Оно слишком формальное и пропитанное корпоративными штампами. Согласитесь, можно написать в более располагающем тоне: «Андрей, Марина, Руслан, у меня для вас новости…»
Авторы бестселлера «Пиши, сокращай», Максим Ильяхов и Людмила Сарычева, выпустили еще одну книгу — «Новые правила деловой переписки».
Они предлагают менять культуру делового письма и в центр каждого текста ставить человека и его интересы.
Мы выбрали 26 полезных советов из книги.
1. Укажите тему
Без темы письмо затеряется и может быть непрочитанным. В хорошем письме из названия понятно, чего вы хотите от получателя. Дать задание: «до вторника проанализировать базу данных», прислать документы — «отчет по зарплатам за ноябрь», задать вопрос — «когда организуем общее собрание?», проинформировать — «встреча с клиентом завтра в 14:00».
2. В одном письме — одна тема
Не задавайте вопросы сразу по нескольким проектам: вам это удобно, а читателю придется переключаться между разными темами. Если накопилось много вопросов, пишите отдельными письмами.
3. Делите текст на абзацы
Так текст будет легче восприниматься. В первом абзаце изложите суть вопроса, а в остальных — детали, предысторию и тонкости. Напишите письмо так, чтобы получатель просмотрел его по диагонали и понял, о чем речь.
4. Долой небрежность
Людей раздражают тексты без заглавных букв, знаков препинания, с опечатками и сокращениями «спс» и «пжлст». От таких писем несет неуважением. Поэтому не пишите в спешке и обязательно перечитывайте текст перед отправкой. Это этикет деловой переписки.
5. Сразу давайте вспомогательные материалы
6. В длинном письме акцентируйте внимание на главном
Поделите текст на разделы с подзаголовками, проиллюстрируйте сказанное ссылками и примерами, пронумеруйте темы и вопросы. Сделайте письмо упорядоченным, чтобы адресат не потерялся в бесконечном полотне текста.
7. Правильно ставьте ссылки
К каждому линку давайте подводку — объясняйте получателю, что там и в какой ситуации это нужно открывать. Длинные ссылки ставьте в отдельный абзац или сокращайте через специальные сервисы. Если ставите линк на текст, то обязательно на словосочетания, а не на отдельные слова «здесь», «тут», «по ссылке».
8. Соблюдайте структуру
Когда человек получает письмо, он ожидает увидеть в нем имя отправителя, тему, приветствие, суть разговора, вопрос или призыв, подпись и контакты. Все это — структура письма. Если их ставить в произвольном порядке, получателю будет сложно найти нужную информацию. Таковы правила деловой переписки по электронной почте.
9. Представляйтесь коротко и по сути
В письме незнакомому человеку напишите о себе в начале текста — как вас зовут, чем вы занимаетесь и как ваш запрос связан с работой получателя. Так с первых строк будут понятны точки пересечения.
10. Внимательно с именем
Ошибки в имени — самые неприятные для читателя. Не путайте Ксению с Оксаной, а Марину с Марией. Называйте человека так, как он представился: Маргарет — это не Рита и не Марго, а именно Маргарет, Александра Александровича не стоит звать Сан Санычем.
11. Не называйте коллег уменьшительно-ласкательными именами
Особенно, если хотите сгладить впечатление от плохой новости. «Лешенька, текст хороший, но вот тебе список того, что нужно переделать», — такие обращения жутко раздражают собеседника.
12. Знакомьте новых людей в переписке
Если вам пишет клиент с просьбой решить его задачу, а это не в вашей компетенции, не стоит отвечать ему так: «Здравствуйте, это вопрос к руководителю отдела продаж. Она в копии». Это создает неудобную ситуацию для обеих сторон: клиент не знает, как обращаться к РОПу, руководитель не понимает, в чем дело. Представьте людей друг другу и коротко изложите проблему клиента в письме.
13. Не используйте слово «коллеги»
В корпоративной среде оно стало штампом, который означает пренебрежение и снятие ответственности. Если пишете письмо нескольким людям, лучше обратиться к ним по именам: «Миша, Света, Алина, отправляю вам отчет». Если адресатов больше трех, достаточно написать «Здравствуйте» или «Привет».
14. Не проводите планерки по почте
Особенно если собрание без конкретной темы, а с посылом «надо подумать». В переписке начнется хаос: люди будут отвечать, когда им удобно, затеряется важная информация. Если хотите что-то обсудить, лучше создать гугл-форму, где каждый напишет свое мнение.
15. Не пишите раздражающих штампов
В деловой переписке есть фразы, которые одним кажутся нормальными, а других бесят. «Доброго времени суток», «нижайше прошу», «я вас услышал», «просьба принять к сведению», «спасибо за внимание», «будьте так добры», «прошу рассмотреть возможность» — эти слова используют, чтобы замаскировать раздражение. Избегайте их в своих письмах.
16. Не выходите за рамки делового общения
Обычное пожелание хороших выходных и вопросы об отпуске в переписке — это вторжение на личную территорию собеседника. Не пишите коллегам о еде и алкоголе, если вы не планируете корпоратив.
17. Не делайте выводы за получателя
Не стоит угадывать, о чем человек думает, что чувствует, чего хочет и чего боится. Когда ставите задание подчиненному, вместо «Это не составит труда» напишите: «Если это трудно, дайте знать». Забудьте фразы в стиле «у вас это займет не больше часа».
18. Оценивайте работу, а не человека
Не пишите: «Ваш журналист — дилетант». Объясните, что именно в его работе вам не понравилось.
19. Не манипулируйте
Хотите, чтобы подчиненный вышел на работу в свой выходной день, — прямо попросите его об этом, объяснив ситуацию. Не используйте в письме избитых фраз в стиле «мы же как семья, а семью не бросают».
20. Не пишите «заранее спасибо»
Эта фраза раздражает получателя. Кажется, что это слова вежливости, но на самом деле они говорят: «Я тебя уже поблагодарил, значит, ты обязан все сделать».
21. Критикуйте прямо
Высказывайте свои претензии коллегам без фраз типа «сразу видно, что вы писали это ночью».
22. Не «пинайте» собеседника
Если человек должен выполнить какое-то задание, не стоит ему постоянно об этом напоминать. Волнуетесь, что он не успеет к дедлайну? Так и напишите: «Привет, волнуюсь по поводу презентации на среду. Дай знать, если могу чем-то помочь».
23. Признавайте проблемы
В случае нелепой ситуации с коллегами или клиентами не делайте вид, что все нормально. Напишите как есть: «Ребята, дурацкая ситуация произошла. Прошу прощения». И предложите план выхода из нее.
24. Не пишите на эмоциях
Под влиянием сильным чувств вы думаете, что сможете доходчиво объяснить причину своего гнева собеседнику. На самом деле, вы только усугубите ситуацию.
Когда эмоций слишком много, нужно взять паузу, собраться с мыслями и написать письмо позже.
25. Холодные письма — в спокойном тоне
Пишите, как незнакомому человеку. Не переходите на «ты» и не заигрывайте с адресатом, отбрасывайте любой креатив. Просто представьтесь и изложите свое предложение максимально коротко.
26. На вакансию откликайтесь по пунктам
В тексте вакансии обычно указывают требования к кандидату. Отвечайте в той же очередности. Не обманывайте, если чего-то не умеете, а делайте акцент на том, что быстро учитесь новому.
Как представиться так, чтобы вас запомнили
Как же сложно иногда представляться, согласитесь? А ведь так складывается о вас первое впечталение. И нужно уметь его производить.
«Расскажите о себе, Иннокентий».
Испуганный он жмётся в углу и не знает, что же конкретно сказать: что он любит вышивать крестиком и готовить сырники или может быть всё же стоит упомянуть, как звучит ваша позиция? Сложно Иннокентию, да и нам тоже. Что делать?
Подсказка #1: Информация как вклад
Итак, сравним:
«Привет, меня зовут Иннокентий Ворчунов и я менеджер в компании Макдональдс».
Это очень хорошо, конечно, но ведь даже у Иннокентия есть визитка или модно говорить business card, где то же самое написано. После такого представления у вас не останется никакого впечталения о человеке, будет ощущение, что он перед вами не раскрылся. Это тоже самое как писать сухие письма и всё время напоминать об уважении (многоуважаемый, с моей стороны было бы неуважительно, с уважением и проч.).
Намного лучше будет звучать следующее:
«Привет, я Иннокентий. Уже 15 лет представляю компанию Макдональдс, у меня довольно большой опыт работы с самыми разными клиентами, я расту вместе с нашей компанией и знаю о сервисе всё и немного больше. Наверное». // Можно добавить, что вы рады познакомиться или теперь готовы начать свой доклад / рассказ и так далее.
Шутка будет очень кстати, как и немного слов о чём-то ещё вроде ваших эмоций, например.
Подсказка #2: Постарайтесь запомниться
Чаще всего после представления человек забывает ваши имя секунд через 10. Представляете, что произойдет с описанием вашей работы? Именно поэтому нужно вносить в рассказ детали и эмоции. А ещё лучше (и эффективнее) будет сразу обратить внимание аудитории на то, что вы действительно можете быть полезны.
Например, упомянул бы Иннокентий о том, что готов ответить на любые вопросы, которые связаны с работой в ресторанном бизнесе, возможно, дела бы пошли лучше.
Вы должны что-то дать, чтобы вас запомнили. Пусть это будет что-то простое, ненавязчивое.
// Если совсем туго с запоминанием и вы должны выступить в презентацией, то почему бы не предложить всем плитку шоколада или выдать по яблоку (импровизируем). Но это только в том случае, когда вы знаете, что вам придётся представляться и выступать на публике.
Подсказка #3: Культурный аспект
Вот здесь как раз снова вспомним про юмор. Когда люди сидят с серьёзными лицами во время презентации или просто на мероприятии, но при этом думают о том, что на вечер надо купить колбасу, то это… провал.
В нашей стране, конечно, не все будут рады новой шутке. Не переборщите с политическими аспектами (порадуйте человека шуткой про санкции только если он не в госструктурах работает).
Если вы говорите с иностранцем, то постарайтесь провести какие-либо культурные параллели, обсудить с ним аспекты, которые касаются жизни в другом государстве. Проявите заинтересованность. Если при итальянце вы пошутите про Сильвио Берлускони, то скорее всего он оценит.
И вообще, если вам часто приходится встречаться с иностранцами, то постарайтесь изучить традиции проведения бизнес-мероприятий. Просто чтобы не попасть впросак.
“Добрый день! Меня зовут Иннокентий.
И мои родители, конечно, мечтали, чтобы я стал актёром (вариант для России). Но фамилия моя не имеет ничего общего со Смоктуновским, как и мои артистические способности.
Я работаю в компании Макдональдс администратором уже 15 лет, за это время я узнал очень много о сервисе и аспектах ведения ресторанного бизнеса в России. Сеть фастфуда в нашей стране развивалась совершенно иначе и мне удалось приложить к этому руку. Если вам интересно, чуть позже могу рассказать.
// Очень рад видеть вас на этом мероприятии // Рад познакомиться.