как прочитать счет на оплату
Что должно быть в счёте на оплату, а чего быть не должно
Счёт на оплату очень простой основной документ, но он же и доставляет много боли и лишних трудозатрат, если составлен криво или по нему криво платят.
Попробуем выкинуть всё лишнее и сделать понятно и красиво. Здесь в основном речь пойдёт о России, но и заграничные счета бывают запутанными. Немного скажу и про Европейский Союз.
Счета, которые взрывают мозг
Не заставляйте клиента думать и суетиться!
Факты о счёте
Минимальный набор что должно быть в счёте
Для оплаты по безналу плательщику нужно:
Этих данных достаточно для заполнения платёжного поручения. Жаль, минимализм не все любят. А то было бы прикольно выставлять такие счета в одну строку:
7730588444 40702810201500019616 044525999 За услуги дата-центра 1000р. без НДС.
Такой формат счёта можно обернуть в XML-тэги и делать де-юре или де-факто стандартом обмена для ЭДО.
Если оплата картой, то счёт может содержать только URL страницы оплаты. Хорошо, если ещё и QR-код рядом будет.
Если оплата наличными, то можете, хоть на салфетке написать сумму.
В Словении для перевода внутри страны достаточно IBAN, по нему подставляются все реквизиты в банке автоматически. Конечно, сумма и назначение перевода ещё потребуются. Есть ещё пара опциональных параметров.
При переводе денег в Revolut или из него нужно указать наименование получателя, IBAN и BIC (SWIFT) и адрес. ИНН не указывается. Платежи доходят и с ошибкой в наименовании. То есть ключевыми являются только IBAN и BIC (SWIFT), а остальные просто как описание.
Назначение платежа
Назначение платежа часто в счёте нет вообще. Бывает предмет счёта или наименование товаров, услуг или просто какие-то слова. И плательщик при оплате начинает думать и изобретать велосипед, пишет всякую чушь в назначении платежа. А ему следует копировать назначение платежа как есть.
При необходимости добавлять свои коды, тэги, пояснения. В назначение платежа получатель может сразу указать что он хочет, чтобы там был: номер счёта или номер договора, чтобы его программа могла автоматически распознать платёж, зачислить на лицевой счёт клиента или договора, автоматически запустить отгрузку или выполнить какие-то действия.
Ещё назначение платежа может содержать слова: «за выполненные работы, оказанные услуги, полученный товар», тем самым фиксируется факт отгрузки.
Самая большая боль — непонятное назначение платежа. Просматривая банковские выписки за квартал или за год, приходится натыкаться на какие-то левые платежи с непонятным назначением. И нужно время, чтобы установить, за что же платили. К тому же, платежи с непонятным назначением добавят вам вопросов со стороны банка. А могут и к блокировке счёта привести.
В счёте не помешает указать
Счётом пользуется бухгалтер плательщика, когда отправляет деньги, сотрудники плательщика, которые получают товар или услугу. У бухгалтера потом возникают вопросы, и он начинает создавать нагрузку на своих сотрудников, а они — на сотрудников получателя денег. Поэтому следует сократить трудозатраты.
Стоит указать в счёте:
Делать ли детальную расшифровку суммы в счёте по позициям?
Если счёт одновременно и договор, то да. Счёт является одновременно сметой или детализацией заказа. Закон этого не обязывает, но это общепринято, что нужно объяснить из чего получилась сумма.
Если есть договор со сметой или каким-то иным документом, где уже есть детализация, то смысла дублировать информацию нет.
Чего в счёте быть точно не должно
Поскольку бухгалтеры, юристы и прочие бюрократы любят из простого делать сложное и плодить сущности без необходимости, то захламляют счёт ненужной информацией:
Как правильно заполнить счет на оплату с НДС (образец)
Счет с НДС: есть ли типовая форма
Среди утвержденных форм документов не имеется унифицированной формы счета на оплату. Поэтому большинство компаний разрабатывает бланки таких счетов самостоятельно, утверждая выбранную форму в приложении к приказу об учетной политике и включая ее в график документооборота. Проще всего пользоваться при составлении счета одной из бухгалтерских компьютерных программ — в этом случае все необходимые поля будут сформированы и заполнены автоматически.
Если же ваша организация решила сама разработать форму счета на оплату, следует помнить, что с учетом требований п. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 года № 402-ФЗ форма счета должна содержать:
Кто имеет право подписывать счета на оплату подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
В счете также можно предусмотреть поля для указания сроков оплаты или отгрузки, а также способа поставки.
Бланк счета на оплату можно скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже
Основные правила заполнения, образец счета
Если вы продаете товары или услуги, облагаемые НДС, вам необходимо счет заполнить следующим образом:
Графы счета могут быть заполнены и несколько по-другому: в графе «Цена» сумму можно указать без НДС. Тогда поля «Сумма» и «Итого» тоже будут без НДС, а далее вместо поля «В том числе НДС» пойдет поле «НДС», в котором необходимо будет указать сумму налога, рассчитанного с полной стоимости оплаченных товаров (но в данном случае НДС уже будет «сверху»). Дальнейший порядок заполнения счета не отличается от порядка, приведенного для предыдущего случая.
Для большей наглядности приводим образец заполнения такого счета.
Итоги
Таким образом, в заполнении счета с НДС нет ничего сложного. Достаточно внимательно заполнить все поля и графы и не путаться при указании НДС, который при выставлении счета может быть как «внутри» суммы, так и «сверху».
О том, какие особенности имеет счет, оформляемый на платеж без НДС, читайте в статье «Образец счета на оплату без НДС: заполняем правильно».
Счёт на оплату. Бланк и образец заполнения
Счёт на оплату – документ, который используют в своей работе абсолютно все предприниматели, независимо от того, на каком уровне они работают и к какой сфере бизнеса относятся. Как правило, счёт на оплату выписывается после заключения между сторонами письменного договора, как дополнение к нему, но иногда он может быть выписан и как самостоятельный документ.
Именно счёт на оплату дает основание покупателю товара или потребителю услуги оплатить их. Счёт может быть выписан как на предоплату, так и на оплату постфактум.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Обязателен ли счёт?
Законодательство РФ не регламентирует обязательное использование счёта в хозяйственной документации, оплату можно производить и просто на условиях соглашения. Однако, закон называет непременным условием любой сделки заключение договора. Счёт не существует отдельно от договора, это документ, сопровождающий сделку. Он представляет собой как бы предварительную договоренность об оплате по назначенным продавцом условиям – цене, которую должен оплатить покупатель товара или услуги.
Счёт делает расчеты гораздо более определенными, поэтому предприниматели предпочитают использовать его, даже если это условие не оговорено в условиях контракта.
ВАЖНО! Поскольку требование счёта не является законодательно обязательным, он не относится к бухгалтерским отчетным документам, а служит для внутреннего использования.
Когда счёт безоговорочно необходим?
В законодательстве прописаны моменты, когда выставление счёта является обязательным сопровождением сделки:
Итак, счёт на оплату не является обязательным документом, ровно как и подотчетным бухгалтерским. Он никак не может влиять на движение финансовых средств, он может быть в любой момент приостановлен или не оплачен – такие явления встречаются довольно часто и не имеют никаких правовых последствий.
Тем не менее, этот документ имеет равное значение для участников сделки, так как позволяет им заключить своего рода предварительное соглашение о перечислении денежных средств.
Кто выписывает счёта на оплату
Счёт на оплату всегда выписывает сотрудник бухгалтерского отдела. После того, как форма будет заполнена, документ передается руководителю организации, который удостоверяет его своей подписью. Ставить печать на документе не обязательно, так как ИП-шники и юридические лица (с 2016 года) имеют право не использовать печать.
Оформляется счёт на оплату в двух экземплярах, один из которых отправляется потребителю услуги или покупателю, второй – остается у организации, его выписавшей. Заполнить счёт можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант удобнее, так как не нужно каждый раз вносить сведения о предприятии.
Данный документ не имеет унифицированного образца, поэтому организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать и использовать собственный шаблон или выписывать счёт на оплату в свободной форме. Как правило, у давно работающих организаций и ИП форма бланка стандартна, меняются только данные о получателе счёта, наименовании товара или услуги, а также сумма и дата. Иногда организации дополнительно в счёте указывают условия поставки и оплаты (например, процент или сумму предоплаты), срок действия счёта и прочую информацию.
Если в документе при оформлении допускаются какие-либо ошибки, их лучше не исправлять, а выписать счёт заново.
Следует помнить о том, что в некоторых случаях, при решении разногласий между сторонами в судебном порядке, счёт на оплату является документом юридической силы и может быть представлен в суде.
Как отправлять счёта на оплату
Сам счёт выставляем электронно. Один бумажный экземпляр оставляем у себя, другой можно отправить контрагенту обычным письмом.
Чаще всего счёт заполняется в электронном виде и отправляется получателю через электронную почту. Но опытные бухгалтеры всегда распечатывают документ на бумажном носителе, и один «живой» подписанный экземпляр отправляют контрагенту через обычное почтовое сообщение, а второй хранят у себя, подшивая в папку, обычно именуемую «счёта».
Инструкция по оформлению счёта на оплату
С точки зрения делопроизводства, данный документ не должен вызвать особых сложностей при разработке и заполнении.
В верхней части документа указывается информация о получателе денежных средств. Здесь нужно указать
Далее посередине строки пишется название документа, его номер по внутреннему документообороту, а также дата создания.
Затем указывается плательщик по счёту (он же грузополучатель): тут достаточно указать только название компании, получившей товар или услуги.
Следующая часть документа касается непосредственно оказанных услуг или проданного товара, а также их стоимости. Оформить эти сведения можно как простым списочным перечислением, так и в виде таблицы. Второй вариант предпочтительнее, так как он позволяет избежать путаницы и делает счёт максимально понятным.
В первый столбец таблицы оказанных услуг или проданного товара нужно внести порядковый номер товара или услуги в данном документе.
Во втором столбце – наименование услуги или продукции (без сокращений, ёмко и чётко).
В третьем и четвёртом столбце необходимо указать единицу измерения (штуки, килограммы, литры и т.д.) и количество.
В пятый столбец нужно поставить цену за одну единицу измерения, а в последний – общую стоимость.
Если предприятие работает по системе НДС, то это нужно указать и выделить его в счёте. Если без НДС – эту строку можно просто пропустить. Затем справа ниже указывается полная стоимость всех товаров или услуг, а под таблицей эта сумма вписывается прописью.
В завершение документ должен подписать главный бухгалтер организации и руководитель.
Счёт-фактура для плательщиков НДС
Юрлица и другие плательщики НДС применяют счёт-фактуру: ответственный финансовый документ, который выставляется не предварительно, а по факту выполненных работ, предоставленных услуг или отгруженных товаров. Он нужен уже не для ускорения оплаты, а для подтверждения того, что сборы по акцизам и НДС уплачены в полном объеме, для того, чтобы можно было удержать НДС с плательщика (покупателя). Этот документ имеет установленную форму, в нем также могут содержаться сведения о происхождении товара, а если он импортный, то и номер таможенной декларации на него.
Счёт-фактуру оформляют в двух экземплярах.
Элементы счёта
Определенной формы для составления счёта не предусмотрено, но есть обязательные составляющие, которые в нем обязаны содержаться.
К СВЕДЕНИЮ! Печать на счёте, по последним законодательным требованиям, не обязательна.
За товар или за услугу?
Счёт может выставляться в качестве договоренности об оплате за поставляемый товар или предоставляемую услугу, а также за выполняемый вид работ. Разница состоит в графе «Назначение платежа», которую содержит счёт.
Для расчёта за товар данная графа должна содержать перечень всех видов отпускаемого товара, а также единицы, в которых он измеряется (штуки, литры, килограммы, метры, рубли и др.). Обязательно нужно указать количество товара и сумму за них (отдельно без НДС, если он есть, и полную сумму).
При оплате услуг в «Назначении платежа» нужно указать вид услуги или выполняемой работы. Не забудьте отметить необходимое количество, а также сумму с НДС и без.
СПРАВКА! Если предприниматель не хочет, он может не расшифровывать все виды поставок полностью, указав лишь номер договора, по которому осуществляется сделка. Однако, все равно эта информация должна быть подробно отражена в товарно-транспортной накладной или в смете. Поэтому в интересах предпринимателя указать в счёте полный перечень оплачиваемых товаров или услуг.
Не допускайте ошибок!
Рассмотрим наиболее распространенные неточности, которые предприниматели могут допустить при оформлении счёта.
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если организация-составитель счёта заметила ошибку, она вправе исправить её в тексте счёта. Для этого неправильно записанный показатель зачёркивается, и вместо него ставится правильный. Внесённое изменение заверяется руководительской подписью, при необходимости – печатью, и отмечается дата, когда это было сделано. Другие организации вносить исправления в счёт не уполномочены.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Инструкция: выставляем счет онлайн
Для чего нужен счет
Счет — это платежный документ, который формируется продавцом и направляется покупателю с целью произвести взаиморасчеты по приобретенным товарам и оказанным услугам. В нем указываются условия сделки, определяя конкретные товары и услуги, а также порядок их приобретения. Счет можно выставлять как на основании заключенного договора, так и без его оформления.
Выставление счета на оплату и подписание его плательщиком, как правило, означает подтвержденное согласие последнего заплатить за приобретенные товары, услуги. Если приложить к расчету кассовый (товарный) чек, сделка будет иметь ту же юридическую силу, что и заключенный контракт.
Поставщик может оформить бумажный расчет либо сделать счет онлайн. По условиям договора или устной договоренности расчетная документация выставляется либо до момента получения покупателем товаров, услуг, либо по факту поставки.
В соответствии с действующим законодательством, продавец имеет право не выставлять счет на бумаге или онлайн. При взаиморасчетах достаточно будет указывать счет-фактуру, который сопровождает все операции, облагаемые НДС. Однако есть список ситуаций, при которых выставление счета на оплату (на бумаге или онлайн) является обязательным:
На практике также нередки случаи, при которых компании приходится перевыставить счет. Это представляется возможным, когда товары или услуги получает одно учреждение, а оплату осуществляет другое (договор аренды, в рамках соглашения о комиссии или по поручению).
Для того чтобы перевыставить платежный регистр онлайн, в условиях договора надлежит прописать обязанность оплаты одного участника сделки по обязательствам другого.
Формат счета
Действующее законодательство не регламентирует формальный вид счета, то есть унифицированной формы для бумажной или онлайн-формы не предусмотрено. Бланк счета может быть разработан организацией самостоятельно. Учреждение также вправе выставить счет, используя многочисленные шаблоны. Главное, что должен знать бухгалтер в данном случае, — это какие реквизиты нужны для выставления счета онлайн.
Для того чтобы выставить бумажный либо онлайн-вариант счета, необходимо заполнить следующие данные:
Может ли физическое лицо выставить счет
Выставить как электронный, так и бумажный счет могут разного рода компании (ООО, ПАО, НКО и проч.), бюджетные учреждения, индивидуальные предприниматели.
Разберемся, могут ли физические лица формировать счета. Если физическое лицо зарегистрировано в качестве индивидуального предпринимателя, то проблем с выставлением счетов как на бумаге, так и в электронном виде возникнуть не должно. Если же гражданин, который не зарегистрирован как индивидуальный предприниматель, захочет выставить счет от своего имени, у него это вряд ли получится.
Такие физические лица не платят НДС, а счета могут формировать только те компании или ИП, которые являются плательщиками налога на добавленную стоимость. Если организация получит счет, который подготовил гражданин, не являющийся ИП и не уплачивающий налоги, вероятнее всего, она не будет производить по нему оплату. Следовательно, если физическому лицу нужно отправить счет, то сделать это можно только после открытия ИП или компании с иной организационно-правовой формой.
Если же организация продает товары, работы или услуги физическому лицу, то никакой проблемы в оформлении счета также не будет. Законодательно не запрещено оформлять расчетные документы на физическое лицо, выступающее в роли покупателя. В расчете в качестве реквизитов покупателя указывают его фамилию, имя, отчество и адрес.
Сроки оплаты по счету
Оплатить счет нужно в срок, который прописан в контракте и указан в самом расчетном документе. При этом в процессе исполнения договора запрещено менять условия и период оплаты.
Счет на оплату онлайн
В настоящее время находить способ, как выставить счет на оплату в электронной форме, совсем несложно. Многие сервисы в сети Интернет предлагают возможность выставить онлайн-счета абсолютно бесплатно. Это существенно облегчает работу специалистам и упрощает процедуру выставления платежных документов. Счета, сформированные таким образом, направляются заказчику по электронной почте, после чего покупатель их распечатывает и оперативно оплачивает.
Для того чтобы выставить и направить счет онлайн, заполнение реквизитов и содержательной части должно быть произведено корректно.
Рассмотрим процедуру заполнения онлайн-счета на примере одного из таких сервисов.
В первую очередь вводится номер счета по порядку. Порядковый номер может содержать буквы и числа, порядок нумерации утверждается в учетной политике организации. Далее проставляется дата.
Затем заполняются реквизиты продавца и покупателя. Данные можно ввести как по ИНН (заполнятся автоматически на основании идентификационного номера), так и вручную.
Далее вводится информация о товаре или услуге, их количестве, цене, единице измерения и налоге на добавленную стоимость.
В конце счета определяются условия оплаты.
Готовый и проверенный счет сохраняется, распечатывается или направляется покупателю по электронной почте для последующей оплаты.
Основные ошибки и комментарии при выставлении счета
Прокомментируем самые распространенные ошибки при выставлении счета.
Одной из самых существенных ошибок является нарушение срока выставления расчета — платежные документы должны быть направлены не позднее 5 дней после отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг и не позже периода, заявленного к вычету НДС.
Еще одна ошибка — отсутствие расшифровки подписей сторон. Контролирующие органы часто приводят данные о том, что на экземплярах сторон указаны разные даты.
Многие пользователи делают фактические ошибки при оформлении самого бланка, поэтому после заполнения данные счета нужно тщательно проверить.
Если после направления безналичного экземпляра платежных документов специалист обнаружил ошибку в реквизитах получателя, то заказчик обязан письменно уведомить об этом поставщика в кратчайшие сроки. Время, отведенное на исправление такой ошибки, продлевает срок исполнения контракта и фактической оплаты по платежно-расчетной документации.
Также сторонам стоит помнить, что с 01.01.2019 увеличился НДС. Теперь налог на добавленную стоимость составляет 20 %. Так как НДС часто указывается в расчете на оплату, новые значения налога нужно учесть всем специалистам, ответственным за формирование платежных документов, чтобы не допускать существенных ошибок при указании сведений об НДС.
В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.
Как выставить счет на оплату: пошаговая инструкция
Что такое счёт на оплату товаров и услуг
Счёт — это документ, который уведомляет покупателя о необходимости оплатить товар или услугу. Он не обязателен, но удобен и информативен: там есть реквизиты продавца, перечень товаров и услуг, а также сумма к оплате.
Не стоит путать счёт на оплату со счётом-фактурой. Счёт-фактура — это налоговый документ для расчёта НДС, обязательный для плательщиков этого налога. А счёт на оплату выставлять не обязательно, клиент и без него может перечислить (или не перечислить) деньги за покупку по договору или устному соглашению. Исключение составляют только ситуации, когда выставление счёта прописано в договоре или необходимо ввиду особенностей сделки (например, счета за электричество или услуги связи) — тогда выставление счёта на оплату необходимо. В этой статье речь пойдёт именно о счетах на оплату.
Как выставить счёт на оплату
Воспользуйтесь одним из популярных способов:
Как правильно заполнить счёт на оплату
Формат счёта на оплату законом не регламентируется, однако есть некоторые обязательные элементы, которые обычно туда включают:
Инструкция по заполнению счёта одинакова как для ИП, так и для ООО. Однако, счёт от ИП должен быть подписан только индивидуальным предпринимателем, а счёт от ООО — директором и главным бухгалтером.
Если вы продаёте товары и услуги, облагаемые НДС, то в графах «Цена» (единицы товара/услуги), «Сумма» и «Итого» вы можете указать цифры без учёта налога, а ниже в строке «НДС» указать сумму налога из расчёта полной стоимости товаров. Второй вариант: поля «Цена», «Сумма» и «Итого» уже будут содержать суммы с учётом НДС, тогда вместо поля «НДС» будет поле «В том числе НДС» с указанием в нём суммы налога. Для удобства можно скачать образцы счетов с НДС и без НДС.
Является ли счёт на оплату договором?
Нередко для возникновения договорных отношений сам договор необязателен, и его функцию может выполнять счёт на оплату. Он содержит условия доставки, порядок обмена и возврата, условия доставки и другую информацию, которую продавец считает нужным включить. Формат счёта-договора удобен для сделок с небольшой суммой, с его помощью можно быстро оформить разовую поставку товара, продажу ПО или другого онлайн-продукта, участия в семинаре или вебинаре и так далее.
В таком счёте обязательно должны присутствовать:
Также рекомендуется проставить на счёте печать организации. Тогда факт его оплаты приравнивается к соблюдению письменной формы договора.
Существуют форматы сделок, при которых замена договора счётом законодательно запрещена. К ним относятся, например, продажа недвижимости и предприятий, аренда зданий и сооружений.
Можно ли обойтись без счетов?
Как было сказано выше, обычно счёт на оплату — вещь добровольная. А ввиду затрат времени на заполнение, это ещё и не самый быстрый способ напомнить контрагенту об оплате. Существуют альтернативы выставлению счетов — например, B2B-платежи в ЮKassa. Для вашего клиента они ничем не будут отличаться от покупки в обычном интернет-магазине.
От вас требуется только разместить перечень товаров и услуг на сайте. Если клиент использует Сбербанк Бизнес Онлайн, он просто выберет этот способ оплаты нажатием одной кнопки, а затем подтвердит транзакцию кодом из СМС.
Счета физическим лицам — как это работает?
Счета можно выставлять не только организациям или ИП, но и физическим лицам. Это удобно для бизнесов, работающих без сайта, а также для тех, кто консультирует клиентов в чате перед покупкой. Подобный счёт можно сформировать в личном кабинете ЮKassa, а затем отправить его покупателю в смс, по электронной почте, а также ссылкой в любом чате или мессенджере.