как прошить журнал учета проверок юридического лица
Журнал учета проверок юридического лица
Формирование журнала учета проверок юридического лица является неотъемлемой частью контроля руководства организации за проверочными мероприятиями со стороны государственных надзорных структур.
Для чего нужен журнал
Число проводимых в организациях различного рода проверок с каждым годом только растет. Государство осуществляет контроль за финансовой стороной работы предприятия (в том числе налоговой составляющей), за документооборотом, за соблюдением правил санитарной, противопожарной и прочими видами безопасности и т.д. За год количество визитов представителей различного рода надзорных структур в крупных компаниях может превысить десяток. При этом проверки могут быть как плановыми, заранее согласованными, так и внеплановыми, что, безусловно, в некоторой степени нервирует бизнес.
Журнал учета проверок имеет вполне определенное назначение: с его помощью руководство организации регистрирует факт осуществленного контрольного мероприятия, а также следит за частотой проверок со стороны той или иной государственной надзорной инстанции. Журнал четко структурирует тип и содержание каждой проведенной проверки, фиксирует ее длительность, дает сведения о ведомстве, которое ее осуществило и т.п., он же предоставляет возможность руководству проверяемого предприятия вкратце ознакомиться с ее первоначальными итогами. А поскольку периодичность практически каждого вида проверок закреплена в законодательстве, излишнее рвение какой-либо контролирующей инстанции при помощи этого документа в дальнейшем можно оспорить.
Таким образом, благодаря журналу компания не только может систематизировать и правильно спланировать свою работу, но и защитить свои интересы.
Кто ответственен за ведение журнала
Заполнять журнал может любой работник предприятия, в чьи должностные обязанности включена эта функции: секретарь, юрисконсульт или специалист какого-либо структурного подразделения.
Сюда же вносит свои данные и представитель контролирующего ведомства. А вот ответственность за наличие и содержание журнала несет не только тот, кто его непосредственно формирует, но и руководитель организации.
Что будет если не вести журнал
Конечно, никто не может обязать компанию вести журнал учета проверок, поэтому некоторые представители предприятий им пренебрегают, тем более законодательно ответственность за его отсутствие не предусмотрена. Однако такое отношение в дальнейшем может негативно сказаться на деятельности организации (например, работники какого-либо ведомства начнут превышать свои служебные полномочия и зачастят с визитами).
Могут ли проверяющие отказаться от отметки в журнале
В практике российских компаний случаются ситуации, когда представители государственной надзорной структуры отказываются вносить запись о проведенной проверке в журнал.
С их стороны эти действия являются нарушением закона и их можно обжаловать, поначалу обратившись к непосредственному начальству проверяющих лиц, а, затем, если компромисса достичь не удастся – с помощью суда или прокуратуры.
Как вести журнал
Для журнала существует утвержденная на законодательном уровне форма, рекомендованная к применению. Вносить в нее правки нельзя, кроме того, нежелательно допускать при заполнении какие-либо ошибки и неточности, вся информация должна быть точна и достоверна.
Журнал составляется в единственном оригинальном экземпляре, причем вести его можно как в живом, так и в электронном виде. Правда электронный бланк после окончательного формирования нужно распечатать для того, чтобы ответственный работник организации и представитель контролирующей структуры могли поставить свои подписи.
Все листы журнала должны быть пронумерованы по порядку и прошиты.
На последней странице ставится печать предприятия (если таковая имеется) и подпись ответственного сотрудника с указанием количества страниц в документе.
Сведения о журнале нужно внести в номенклатуру дел, а затем передать в отдел канцелярии (или другой, занимающийся аналогичными функциями) на ответственное хранение.
Образец журнала учета проверок юридического лица
Если вам нужно внести данные в журнал учета проверок юридического лица, а вы никогда раньше этого не делали, посмотрите образец заполнения документа и прочитайте разъяснений к нему – с их помощью вы наверняка без труда сделаете то, что от вас требуется.
Журнал учета проверок юридического лица: образец
zhurnal_ucheta_proverok_yuridicheskogo_lica_obrazec.jpg
Похожие публикации
Субъекты хозяйствования в процессе осуществления деятельности неоднократно подвергаются проверкам со стороны различных контролирующих органов. Информацию о проведенных мероприятиях нужно фиксировать в специальном журнале учета проверок юридического лица/индивидуального предпринимателя. Он предназначен для отображения сведений обо всех проведенных проверочных мероприятиях. Возможность ведения такого журнала предусмотрена п. 8 ст. 16 закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ (ред. от 08.12.2020).
Обязательно ли вести журнал проверок
Ведение журнала учета проверок юридического лица в 2021 году не является обязательным требованием. В п. 8 ст. 16 закона № 294-ФЗ указано, что организации и ИП вправе оформлять такой документ. При его отсутствии в акте проверки указывают данный факт. Запись носит формальный характер. Никакие штрафы для субъектов хозяйствования не предусмотрены. В наличии журнала прежде всего заинтересован субъект хозяйствования, ведь таким образом он без труда сможет отследить, кем и когда проводилась проверка и с каким результатом она завершилась.
Заполнение журнала учета проверок юридического лица или ИП в 2021 году поможет предотвратить превышение служебных полномочий сотрудниками государственных ведомств. Например, если они зачастили с внеплановыми проверками или контроль в отношении субъектов предпринимательства препятствует их нормальной деятельности. А в случае возникновения споров между организацией или ИП и контролирующим органом данный журнал станет основанием для обоснования своей позиции в судебном порядке.
На практике иногда случаются ситуации, когда проверяющий инспектор отказывается вносить в журнал запись о проведенных мероприятиях, что является грубым нарушением с его стороны. Руководство организации имеет право обжаловать действия проверяющего у его непосредственного начальства. Если такие меры не дадут результатов – можно подать жалобу в прокуратуру или суд. Отметим, что работники надзорной структуры должны заполнить журнал с указанием даты и времени визита и личных данных при наличии такого документа в организации.
Журнал учета проверок юридического лица скачать бесплатно на 2021 год можно ниже.
Форма журнала проверок
Вести журнал проверок можно в соответствии с типовой формой, утвержденной на законодательном уровне, или использовать разработанный своими силами бланк. Рекомендуемая форма приведена в Приложении № 4 к Приказу Минэкономразвития России от 30.04.2009 № 141 (ред. от 30.09.2016). Можно купить журнал учета проверок юридического лица в готовом виде или распечатать его листы на принтере самостоятельно.
Независимо от того, в какой форме оформлен журнал в 2021 году, его нужно прошить, все страницы должны быть пронумерованы. Для прошивки используют нитки или шнур, концы которого следует вывести на задней стороне последнего листа и заклеить квадратным листком бумаги, на котором указывается число пронумерованных и прошитых листов. При наличии печати проставляют ее оттиск, все заверяется подписью руководителя (или ИП). Срок хранения журнала в архиве субъекта хозяйствования – 5 лет.
Кто должен заполнять журнал
Ответственное лицо назначается распоряжением руководителя организации, строгих ограничений в этом плане не предусмотрено. Данную функцию можно возложить на юриста, бухгалтера, секретаря, работника кадровой службы или любого другого специалиста. Ответственное лицо должно присутствовать при выдаче журнала проверяющим. Руководитель организации также несет ответственность за оформление данного документа.
Назначенный работник должен заполнить титульный лист журнала, подать его на подпись руководителю и поставить печать. Основной раздел заполняют проверяющие лица. Журнал учета проверок юридического лица скачать (образец и бланк) можно в конце статьи.
Порядок заполнения
Форма журнала учета проверок юридического лица состоит из титульного листа и основной части. На титульной странице следует указать:
Основной раздел заполняют сотрудники контролирующих ведомств. Здесь нужно указать:
Представленный ниже образец журнала учета проверок юридического лица можно взять за основу при оформлении аналогичного документа в 2021 году.
Инструкция: заполняем журнал учета проверок юридического лица
Для чего нужен журнал
В процессе деятельности юридические лица и индивидуальные предприниматели сталкиваются с разнообразными проверками со стороны контролирующих государственных органов. Они призваны убедить госорган в соблюдении хозяйствующим субъектом законов, защитить интересы потребителей услуг этого субъекта. Но контроль в отношении юридических лиц и ИП не должен препятствовать их нормальной деятельности. Для защиты интересов хозяйствующих субъектов принят Федеральный закон от 26.12.2008 № 294-ФЗ. Он не только ввел понятие контрольных мероприятий, их виды и возможные основания проведения, но и установил права ЮЛ и ИП в ходе проведения.
Возможность для хозяйствующего субъекта вести журнал регистрации проверок контролирующих органов установлена статьей 16 294-ФЗ. Документ фиксирует проводимые контрольные мероприятия, в нем необходимо указывать не только выводы, к которым пришел проверяющий орган, но и основания для проверок.
В случае возникновения спора между хозяйствующим субъектом и контролирующим органом, журнал учета проверок юридического лица, проводимых органами государственного контроля, послужит официальным документом, на котором организация или ИП основывает свою позицию.
Форма документа
Форма журнала учета мероприятий по контролю 2020 утверждена Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 № 141. Документ состоит из:
В продаже имеются готовые книги. Разрешено распечатать утвержденную форму самостоятельно и создать собственный вариант.
Правила оформления и заполнения документа
Обязанность по заполнению титульного листа лежит на уполномоченном сотруднике юридического лица или на индивидуальном предпринимателе, если он ведет дела самостоятельно. Ответственный сотрудник назначается специальным приказом по компании. Инструкция, как заполнить журнал учета проверок индивидуальных предпринимателей, состоит из нескольких шагов.
Шаг 1. Заполнить титульный лист. Необходимо указать информацию:
Титульный лист подписывает руководитель, на нем проставляется печать организации.
Шаг 2. Заполнить табличную часть.
В содержательной части образца, как заполнять журнал учета проверок юридического лица, указывается информация о проводимых мероприятиях. Ее заполняет сотрудник контролирующего органа, который прибыл к хозяйствующему субъекту. Каждому мероприятию посвящается отдельный раздел. Каждый представляет собой таблицу, состоящую из 12 блоков:
Образец заполнения журнала учёта проверок юридического лица
Журнал учета проверок юридического лица — это документ, в котором юридические лица и ИП фиксируют проверки надзорных органов. С 2009 года журнал имеет типовую форму. Приведем образец заполнения этого документа.
Зачем нужен журнал учета проверок юридического лица и индивидуального предпринимателя
Журнал учёта проверок юридического лица и индивидуального предпринимателя позволяет хранить и анализировать сведения о проведённых плановых и внеплановых мероприятиях надзорных ведомств, фиксировать в одном месте все выявленные нарушения и указания по их устранению.
Форма документа
По типовой форме бланки изготавливаются в типографиях, но можно скачать бесплатно журнал учета проверок юридического лица и распечатать листы самостоятельно.
Правила оформления и заполнения документа
Документ состоит из:
Ведением в организации занимается ответственное лицо, назначенное приказом руководителя, как правило, это секретарь. Ответственный сотрудник заполняет титульный лист с указанием:
Руководитель ставит подпись и печать. Заверение документа печатью для организаций обязательно согласно статье 16 ФЗ N 294. Индивидуальные предприниматели самостоятельно ведут документацию, заверяя ее печатью при наличии.
Образец заполнения журнала учёта проверок юридического лица
Приведём пример заполненного бланка. Напомним, что раздел из 12 пунктов заполняет должностное лицо проверяющего органа.
Журнал учета проверок юридического лица и как его заполнить
Не существует компании или организации, которую бы не посещали с инспекциями разного рода контролирующие органы. Делается такого для того, чтобы проверить соблюдение фирмами законодательных норм (финансовых или юридических). Поэтому ведение журнала проверок для организаций и лиц со статусом юридического становится обязательным. Контроль за этим законодательство возлагает на руководителя компании.
Зачем нужен журнал учета проверок юридического лица?
Для того чтобы иметь возможность подробно разобраться в наименованиях проверяющих структур, типах инспекций и их длительности, руководство организации обязано вести соответствующий журнал для учета. Главной его задачей является фиксация факта проверки в документальном виде. Также благодаря этой книге руководитель фирмы сможет ознакомиться с результатами инспекции.
Для руководства компании такой вид отчетности очень удобен, так как в довольно сокращенном виде, он может получить полную информацию о результатах проводимой инспекции.
Проведение проверки юрлица
Законодательство предусматривает ведение журнала проверок и для индивидуальных предпринимателей. В Федеральном законе под номером 294 говорится о том, что ИП имеют полное право на ведение такого документа, но это не значит, что для них это условие является обязательным. Индивидуальные предприниматели могут вести такой учет на свое усмотрение. Это влечет за собой и отсутствие любых наказаний с юридической стороны за отсутствие книги.
Но вести такую документацию важно самому предпринимателю или организации, так как на ее основании он получает дополнительную информацию о проверке.
Кто ответственный за журнал
Организовать заполнение и хранение книги проверок должен сам руководитель фирмы. Именно на него законодательство возлагает ответственность за соответствие этого процесса нормам закона. Вместе с тем, сотрудники контролирующих органов обязательно должны проконтролировать наличие правильно заполненного журнала.
Вести книгу может секретарь руководителя. Журнал проверок является официальным документом, поэтому его обязательно нужно внести в номенклатуру дел. Хранится такой документ чаще всего в канцелярии.
Необходимость в использовании книги учета инспекций возникает только во время проверок, поэтому вносить в нее данные, не касающиеся инспекции не нужно.
Как заполнять и прошить?
Журнал проверок – это, прежде всего, юридический документ, поэтому его заполнение и внешний вид должны соответствовать нормам. Своим внешним видом он напоминает бланк, который прошит в брошюру. Новую незаполненную книгу обязательно нужно прошнуровать, пронумеровать страницы, а на последнем листе сделать пломбу, где будет указано о числе страниц, личные данные хранителя документа, а также печать, проставлена руководителем.
Журнал в обязательном порядке должен быть пронумерован. Номера страниц необходимо наносить в верхнем углу с правой стороны листа. Для этого правильно использовать черный карандаш. На последних страницах должен присутствовать лист-заверитель. В нем должна быть указана такая информация:
Журнал проверок считается с юридической стороны самостоятельным делом, поэтому его необходимо включать в номенклатуру дел предприятия. Делается это каждый год, потому что каждый год происходит уточнение номенклатуры дел, ее нужно перепечатать и утвердить. Номенклатура начинает действовать с первого дня каждого последующего года.
Если организация не соблюдает этого правила, то книгу учета необходимо включить в номенклатуру под дополнительным номером (индексом). Для этого отведен специальный раздел.
На большинстве предприятий используется журнал, который распечатан типографическим путем. Но это не обязательное условие. Вполне могут подойти и те бланки, которые сделаны на компьютере.
Документ начинается с титульной страницы. На ней должна быть указана такая информация:
Последующие страницы документы должны быть сделаны в виде таблиц. В их поля нужно вносить такую информацию:
Инспекция может длиться несколько дней, а может закончиться и за пару часов. Но на заполнение журнала уполномоченное лицо имеет специально отведенные сроки. В первый день проверки инспектор должен заполнить пункты от первого до шестого. В этот период вносятся первоначальные данные для того, чтобы провести фиксацию начала инспекции.
Второй этап заполнения журнала происходит по истечении нескольких дней по окончании инспекции. В этот период заполняются все остальные данные, связанные с результатами проверки, а также проставляется подпись инспектора.
На основании этого журнала руководство компании может вести учет контролирующих органов. Также этот документ помогает подготавливать отчетность в вышестоящие органы об результатах проводимых инспекций.
Если журнал проверок отсутствует, то руководство фирмы не несет никакой административной ответственности. В этом случае инспектор в тексте акта проверки делает запись о том, что журнал отсутствует. Также акт будет содержать причины отсутствия документа, а также все данные о результатах проводимой проверки.
В нашем материале мы более подробно рассмотрим правила составления образцов приказов по кадрам.
В нашем материале мы более подробно рассмотрим правила составления образцов приказов по кадрам.Здесь мы изучим, как заполнять журна кассира-операциониста по всем правилам.
Как составить журнал учета и содержания средств защиты? Читайте тут.
Правила хранения
На каждом предприятии соответствующим распоряжением должен быть назначен ответственный за ведение и хранение журнала проверок.
После того, как журнал проверок был окончен, его нужно хранить еще 5 лет. Притом, сам журнал не имеет определенного срока действия. Его нужно вести до полного заполнения. Это значит, что он может быть действительным, как год, так и 10 лет. Все зависит от количества проверок на предприятии.
Как уже было сказано выше, журнал хранится на предприятии не больше 5 лет после окончания его заполнения. Этот срок делает его делом временного хранения, а такие документы не передаются в архив. Это значит, что законченный журнал на протяжении 5 лет хранится у ответственного лица, а по окончании этого срока включается в акт об уничтожении. Для этого стоит соблюдать два важных правила:
Но есть и исключения из этого правила. Журнал проверок может быть передан в архив по распоряжению руководства организации.
Если во время передачи в архив дел постоянного хранения нужно делать опись, то для временных документов ее составлять не нужно.
Если юридическое лицо по каким-то причинам прекращает свою деятельность, то журнал учета проверок вместе с другими документами нужно передать в архив.
Автор: Ксения Михайлова
Руководитель производственного предприятия, к.э.н.