как разместить счет на оплату в еис
Как разместить счет на оплату в еис
Мы запустили конструктор закупок по 44-ФЗ, где вы можете самостоятельно сформировать закупочную документацию с учетом требований законодательства РФ
Ответить dolgix2017 0
Ответ написан 17.10.2019 в 08:55
Надо ли размещать в ЕИС платежки, счет-фактуры по исполнению у единственного поставщика Материал взят с сайта https://razvitie.expert/forum/create
Ответить Сазонова Юлия Эксперт 2760
Ответ написан 17.10.2019 в 13:01
Надо ли размещать в ЕИС платежки, счет-фактуры по исполнению у единственного поставщика Материал взят с сайта https://razvitie.expert/forum/create
Согласно ч. 1 ст. 103 44-ФЗ в реестр контрактов не включается информация о контрактах, заключенных в соответствии с пунктами 4, 5, 23, 42, 44, 45, пунктом 46 (в части контрактов, заключаемых с физическими лицами) и пунктом 52 части 1 статьи 93 настоящего Федерального закона.
Частью 2 статьи 103 Закона о контрактной системе определен список документов и информации, подлежащих размещению в реестре контрактов, в том числе:
10) информация об исполнении контракта (отдельного этапа исполнения контракта), в том числе информация о стоимости исполненных обязательств (об оплате контракта, отдельного этапа исполнения контракта), о начислении неустоек (штрафов, пеней) в связи с ненадлежащим исполнением обязательств, предусмотренных контрактом, стороной контракта, заключение по результатам экспертизы поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги (отдельного этапа исполнения контракта) (в случае привлечения заказчиком для проведения экспертизы отдельного этапа исполнения контракта, поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги экспертов, экспертных организаций);
13) документ о приемке в случае принятия решения о приемке поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги.
Поэтому, если контракт размещен в реестре контрактов, то информацию по его исполнению размещать нужно. Сами платежные поручения размещать не обязательно, только информацию о них. Документ о приемке прикреплять нужно, причем счет-фактура не является таковым. Подтверждением приемки товара, работы, услуги могут служить товарная накладная, акт о приемке, универсальный передаточный документ (УПД), прочие документы о приемке.
Ответить dolgix2017 0
Ответ написан 18.10.2019 в 07:25
Согласно ч. 1 ст. 103 44-ФЗ в реестр контрактов не включается информация о контрактах, заключенных в соответствии с пунктами 4, 5, 23, 42, 44, 45, пунктом 46 (в части контрактов, заключаемых с физическими лицами) и пунктом 52 части 1 статьи 93 настоящего Федерального закона.
Частью 2 статьи 103 Закона о контрактной системе определен список документов и информации, подлежащих размещению в реестре контрактов, в том числе:
10) информация об исполнении контракта (отдельного этапа исполнения контракта), в том числе информация о стоимости исполненных обязательств (об оплате контракта, отдельного этапа исполнения контракта), о начислении неустоек (штрафов, пеней) в связи с ненадлежащим исполнением обязательств, предусмотренных контрактом, стороной контракта, заключение по результатам экспертизы поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги (отдельного этапа исполнения контракта) (в случае привлечения заказчиком для проведения экспертизы отдельного этапа исполнения контракта, поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги экспертов, экспертных организаций);
13) документ о приемке в случае принятия решения о приемке поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги.
Поэтому, если контракт размещен в реестре контрактов, то информацию по его исполнению размещать нужно. Сами платежные поручения размещать не обязательно, только информацию о них. Документ о приемке прикреплять нужно, причем счет-фактура не является таковым. Подтверждением приемки товара, работы, услуги могут служить товарная накладная, акт о приемке, универсальный передаточный документ (УПД), прочие документы о приемке.
Готовимся к применению электронного актирования в ЕИС
Электронное актирование в сфере закупок, активно продвигаемое Федеральным Казначейством, из чего-то невозможного становится все более реальным явлением с каждым шагом принятия оптимизационного пакета поправок в Закон №44-ФЗ, который предусматривает обязательность его применения. При этом функционал электронного актирования уже внедрен в Единой информационной системе (далее – ЕИС) и с 01.01.2021г. любой заказчик может попробовать им воспользоваться. Вместе с тем, у многих специалистов по закупкам — это нововведение вызывает опасение, как и все новое и неизвестное. Несмотря на то, что сроки обязательного применения электронного актирования неоднократно переносились (крайними датами называли 01.07.2020г., 01.04.2021г.), заказчикам следует готовится уже сейчас.
Более того, уже имеется проект распоряжения правительства, который утверждает перечень федеральных министерств и ведомств, которым как получателям средств из федерального бюджета придется предусматривать в 2021 году в контрактах условие о формировании и подписании документов, подтверждающих возникновение обязательств по оплате, в форме электронного документа. При этом обязательное электронное актирование распространяется и на подведомственных указанным министерствам и ведомствам получателей бюджетных средств. В некоторых регионах заказчикам настоятельно рекомендуют применять электронное актирование и требуют отчитываться об этом.
По сути электронное актирование представляет собой формирование поставщиком (подрядчиком, исполнителем) и утверждение заказчиком документов о приемке товара, работ или услуг с использованием функционала ЕИС. Таким образом, то, что сейчас делается на бумаге в скором времени перейдет в электронный формат.
ПРЕИМУЩЕСТВА И НЕДОСТАТКИ ЭЛЕКТРОННОГО АКТИРОВАНИЯ
Преимущество электронного актирования для поставщиков (подрядчиков, исполнителей) (далее также контрагент) состоит в том, что передача документа о приемке будет фиксироваться в ЕИС, а это значит, что электронный документ о приемке не потеряется в кабинетах, столах, папках сотрудников заказчика (тем самым снижается субъективный фактор и ускоряется процесс приемки). Все это обяжет заказчика отреагировать на представленный документ и произвести приемку в сроки, установленные контрактом. Более того, в перспективе, факт подписания электронного документа о приемке станет автоматическим сигналом к оплате исполненных обязательств и контрагенту не придется ждать, когда бухгалтерия заказчика соблаговолит произвести платеж, это при том, что деньги на оплату имеются.
Преимущество электронного актирования для заказчиков состоит в ускорении оформления документа о приемке, поскольку электронное актирование позволяет оперативно исправлять ошибки в документах о приемке, допущенные поставщиком (подрядчиком, исполнителем), и обмениваться ими, в упрощении формирования отчетности об исполнении контракта в реестре контрактов, поскольку документ о приемке после подписания заказчиком будет автоматически размещаться в реестре контрактов. Это позволит исключить вероятность внесения заказчиками ошибочных сведений об исполнении в реестр контрактов, за что предусмотрена административная ответственность по ст.7.31 КоАП РФ.
Недостатком в применении электронного актирования для обеих сторон станет невозможность произвольного оформления документов, приемки задним числом, уклонения от взыскания неустойки с контрагента заказчиком.
НА ЧТО ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ
Важно учесть, что применять электронное актирование в переходный период можно только с соблюдением следующих условий:
— проект, заключаемого контракта должен предусматривать такую возможность;
— наличие согласия поставщика (подрядчика, исполнителя), поскольку электронное актирование не является обязательным нельзя прописать в контракте обязательность его применения. Контрактом должны быть предусмотрены оба варианта приемки как бумажный, так и электронный. Какой из них выбрать решает поставщик (подрядчик, исполнитель). После того, как электронная приемка станет обязательной, в проект контракта надо будет включать только порядок электронного актирования без оформления документов на бумаге. Форма согласия контрагента на электронную приемку может быть, как письменная, так и устная.
Важно: обратного пути к возврату бумажной формы приемки не предусмотрено, поэтому лучше, чтобы Ваш контрагент дал Вам письменное согласие на электронную приемку, поскольку устная договоренность может для него ничего не значить.
Учтите, экспериментировать с электронной приемкой по контрактам, которые не предусматривают такую возможность не стоит, поскольку контролеры сочтут такую приемку ненадлежащей. Если подпишите соглашение об изменении контракта в части порядка приемки, то контролеры могут привлечь к административной ответственности за изменение контракта в случае, не предусмотренном Законом №44-ФЗ.
По той же самой причине заказчикам следует предусматривать возможность электронной приемки в отношении тех контрактов, которые будут заключаться со сроком исполнения два года и более, поскольку без нарушения Закона №44-ФЗ не получится внести изменения в порядок приемки, когда электронное актирование станет обязательным.
УСЛОВИЯ КОНТРАКТА ОБ ЭЛЕКТРОННОЙ ПРИЕМКЕ
Сами условия контракта об электронной приемке могут быть разработаны заказчиками самостоятельно либо позаимствованы из раздела 6 типового контракта на поставку лекарственных препаратов для медицинского применения, который был утвержден приказом Минздрава России от 18.01.2021 N 15н. Из указанных условий можно понять, что по факту при электронном актировании в ЕИС формируется структурированный документ о приемке. Структурированный документ о приемке считается подписанным с момента подписания его Заказчиком и Поставщиком усиленной электронной подписью лиц, имеющих право действовать от имени Заказчика и Поставщика, в ЕИС. Это значит, что помимо самой ЭЦП у лиц, подписывающих документ о приемке должны быть соответствующие полномочия отражены в ЕИС.
В совместном письме Казначейства России № 14-00-06/27476, ФНС России № АС-4-15/26126 от 18 декабря 2019 года “Об электронном документообороте документов о приемке товаров (выполнении работ, оказании услуг), сформированных с использованием Единой информационной системы в сфере закупок” указано на то, что документ о приемке товаров (выполнении работ, оказании услуг) в рамках исполнения контракта (отдельного этапа исполнения контракта), сформированный в ЕИС в электронной форме и подписанный электронными подписями по правилам Федерального закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 N 63-ФЗ, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручными подписями.
В случае несогласия заказчика с представленным результатом он может сформировать в электронной форме в ЕИС мотивированный отказ от приемки, подписав его усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени Заказчика.
РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМ АКТИРОВАНИЕМ В ЕИС
ПОДГОТОВКА ЗАКАЗЧИКА
Для применения электронного актирования заказчикам необходимо определить сотрудников, которым будут предоставлены соответствующие полномочия и выдана электронная подпись. Руководитель должен локальным актом (приказом по организации) назначить сотрудников, ответственных за электронную приемку. В таком локальном акте прописывают порядок взаимодействия сотрудников. При этом уполномоченный сотрудник подписывает документы своей электронной подписью либо использует подпись руководителя при наличии соответствующей оговорки в приказе, указанном выше. Кто именно из сотрудников удостоится такого права решает сам руководитель, квалификационные требования к таким лицам отсутствуют.
Помимо локального акта, ответственному за электронную приемку сотруднику надо назначить полномочия в личном кабинете заказчика в ЕИС. Для этого необходимо зайти в личный кабинет заказчика под ЭЦП с правами «Администратора» и пройти по следующему пути: раздел «Администрирование» // пункт раздела «Пользователи организации» // В списке пользователей найти строку с ФИО ответственного сотрудника // в меню строки ответственного сотрудника выбрать пункт «Права доступа пользователя» // на странице со списком полномочий найти блок «Работа с документами о приемке» // выбрать статус пользователя, отметить галочками предоставляемые полномочия и указать основание полномочий для подписания документов о приемке (указанный ранее локальный акт).
ПОДГОТОВКА ПОСТАВЩИКА (ПОДРЯДЧИКА, ИСПОЛНИТЕЛЯ)
Для осуществления электронной приемки по конкретному контракту заказчик должен активировать такую функцию в реестре контрактов. Следовательно, контракт должен быть зарегистрирован в реестре контрактов и находится на стадии «Исполнения», а сама электронная приемка применима лишь к контрактам, размещенным в реестре. В меню такого контракта необходимо выбрать пункт «Предусмотреть формирование документов о приемке в электронной форме». Только после этого поставщик (подрядчик, исполнитель) получит возможность создать электронный документ о приемке и счет-фактуру.
ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ О ПРИЕМКЕ ПОСТАВЩИКОМ (ПОДРЯДЧИКОМ, ИСПОЛНИТЕЛЕМ)
Перед приемкой контрагент должен оформить в личном кабинете в ЕИС электронный документ о приемке. Для создания такого документа контрагенту необходимо найти в своем личном кабинете в ЕИС нужный контракт и в его меню выбрать пункт «Создать первичный учетный документ», после чего появится форма для заполнения. При этом частично информация будет автоматически загружена из реестра контракта, остальное контрагент должен заполнить сам.
Функционал ЕИС предусматривает возможность создания трех документов:
В случае, если контрагент является плательщиком НДС, то он по своему выбору должен составить документ о приемке и счет-фактуру или только УПД. Если контрагент освобожден от уплаты НДС, то он составляет лишь документ о приемке. При наличии в контракте требований о составлении дополнительных документов, контрагент сможет приложить их сканированные копии.
В состав сведений, заполняемых контрагентом при формировании документа о приемке в ЕИС включаются:
1. Общая информация, которая отражает реквизиты документа и наименование поставщика.
2. В раздел «Контрагенты» включается информация о заказчике и поставщике (исполнителе, подрядчике) – анкетные данные, которые будут заполнятся автоматически. Редактировать можно адреса, банковские реквизиты контрагентов, номер телефона и адрес электронной почты заказчика.
3. В разделе «Товары, работы и услуги» информация заполняется как автоматически, так и в ручном режиме.
4. В разделе «Факт передачи товаров, работ, услуг» указывается информация об отгружаемых товарах или передаваемых работах, услугах, а также дата, имя и должность ответственного за передачу продукции лица. При этом заполнять такой раздел надо лишь при формировании УПД.
5. В разделе «Подписанты» система предложит на выбор тех, кто в ЕИС имеет полномочия на подписание документов о приемке от лица контрагента.
После формирования документа о приемке контрагент может просмотреть печатный вариант документа о приемке, проверить и подписать. Подписанный документ о приемке проходит автоматическую проверку правильности заполнения и при отсутствии ошибок направляется заказчику.
ПОЛУЧЕНИЕ ЗАКАЗЧИКОМ ДОКУМЕНТА О ПРИЕМКЕ
Заказчик должен подтвердить получение документа о приемке в ЕИС. Уполномоченное лицо должно зайти в личный кабинет заказчика в ЕИС и пройти по вкладке «Реестры», в котором надо нажать на пункт «Реестр документов об исполнении контракта». В открывшемся списке контрактов надо выбрать контракт со статусом «Ожидает подтверждения получения». В меню такого контракта можно подписать и направить извещение о получении электронного акта.
ПРОВЕРКА ЗАКАЗЧИКОМ ДОКУМЕНТА О ПРИЕМКЕ
Параллельно с самой приемкой товаров, работ и услуг (в том числе экспертизой), полученный документ о приемке заказчику следует проверить. В том же «Реестре документов об исполнении контракта» в нужном контракте находим документ о приемке и нажимаем на ссылку «Рассмотреть». Проверяем заполненные контрагентом поля, а также заполняем свою часть документа о приемке.
Не забывайте о сроках, предусмотренных контрактом на приемку, их необходимо соблюдать особенно при электронной приемке, поскольку задним числом уже ничего подписать не получится.
Поскольку редактировать заполненные контрагентом поля заказчик не может, при наличии ошибок придется направить ему уведомление об уточнении, в меню документа о приемке имеется пункт «Сформировать уведомление об уточнении». В открывшемся окне в поле «Комментарий» надо отразить выявленные замечания и при необходимости прикрепить файлы. Заполните окно, которое откроет система.
Согласно направленным замечаниям контрагент скорректирует документ приемке и направит его повторно заказчику. После чего заказчик сможет его заново проверить. Количество подобных возвратов не ограничено.
ЗАПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТА О ПРИЕМКЕ ЗАКАЗЧИКОМ
Если документ о приемке устроил заказчика, он должен заполнить документ о приемке, со своей стороны на вкладке «Приемка товаров, работ, услуг».
При этом у заказчика к этому моменту должно быть принято решение о характере приемки. Будет ли приемка произведена в полном объеме или частично, а может заказчик и вовсе откажется от приемки.
ОФОРМЛЯЕМ ПОЛНУЮ ПРИЕМКУ
Если заказчик готов полностью принять товар, работу, услугу и претензий нет, то в поле «Итог приемки» он выбирает пункт «Товары (работы, услуги) приняты без расхождений (претензий)». К структурированной форме документа о приемке можно прикрепить сканированные копии тех же документов о приемке на бумаге (в том числе заключение экспертизы).
ОФОРМЛЯЕМ ЧАСТИЧНУЮ ПРИЕМКУ
Если заказчик готов принять лишь часть поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги, то в поле «Итог приемки» он выбирает пункт «Товары (работы, услуги) приняты с расхождениями (претензией)». В таком случае в интерфейсе появится поле «Информация о расхождениях в приемке товаров, работ, услуг», где надо разместить информацию об отказе и обоснование отказа по каждой позиции, прикрепить сканированную копию акта о частичной приемке и мотивированного отказа от приемки и отправить на рассмотрение контрагенту.
В ответ на частичную приемку поставщик должен направить скорректированный документ о приемке, который будет содержать лишь те товары, работы или услуги, которые принял заказчик. Заказчику останется проверить и подписать документ о частичной приемке, если он будет составлен без ошибок.
ОФОРМЛЯЕМ ОТКАЗ ОТ ПРИЕМКИ
Если заказчик не готов принять товар, работу, услугу, поскольку у него имеются претензии, то в поле «Итог приемки» он выбирает пункт «Товары (работы, услуги) не приняты». В таком случае в интерфейсе появится поле «Информация о причинах отказа в приемке в соответствии с условиями контракта», которое надо заполнить, приложить сканированные копии мотивированного отказа от приемки. При этом у контрагента будут два варианта действий при отказе заказчика. Вариант первый, он принимает отказ, исправляет замечания заказчика и направляет новый документ о приемке. Вариант второй, он не принимает отказ и намерен обжаловать отказ заказчика в суде. В таком случае, в Реестре документов об исполнении контракта появится документ в статусе «Получено уведомление о намерении обжаловать отказ».
ПОДПИСЫВАЕМ ДОКУМЕНТ О ПРИЕМКЕ
Здесь все зависит от того, какой порядок приемки действует у заказчика. Если приемку проводит приемочная комиссия, то все ее члены должны подписать документ о приемке. Если приемочной комиссии нет, то документ подписывает уполномоченный сотрудник заказчика своим ЭЦП.
В зависимости от того, имеются ли у всех членов комиссии ЭЦП функционал ЕИС предусматривает два варианта.
Вариант 1. Если у членов приемочной комиссии нет ЭЦП, то документ о приемке подписывает своим ЭЦП только один уполномоченный сотрудник заказчика. При этом надо приложить к электронному документу о приемке сканированную копию решения комиссии, подписанного на бумаге.
Вариант 2. Если у членов приемочной комиссии есть ЭЦП, то документ о приемке подписывает своим ЭЦП каждый член комиссии и уполномоченный сотрудник заказчика. В таком случае прилагать сканированную копию решения приемочной комиссии не требуется.
ПРИНИМАЕМ К УЧЕТУ СЧЕТ-ФАКТУРУ
Надо не забывать о том, что контрагенты, являющиеся плательщиками НДС, могут направить заказчику помимо документа о приемке счет-фактуру, которую надо проверьте и принять к учету. Для этого в контекстном меню счета-фактуры имеется пункт «Сформировать извещение о принятии к учету».
РАЗМЕЩАЕМ ИНФОРМАЦИЮ О ПРИЕМКЕ В РЕЕСТРЕ КОНТРАКТОВ
После подписания документа о приемке заказчиком, ЕИС автоматически формирует в реестре контрактов проект сведений об исполнении контракта, который надо обязательно подписать и направить на размещение, чтобы не пропустить срок размещения информации в реестре контрактов.
Поскольку применение электронного актирования в данный момент является необязательным и находится в стадии эксперимента у заказчиков возможны различного рода проблемы, которые потребуют срочного решения. В связи с чем надо сразу обращаться в техническую поддержку ЕИС для решения проблем с функционалом.
Комитет ставропольского края по государственным закупкам
Заполнение сведений исполнения контрактов (РИС и ЕИС)
Указание страны происхождения
Страну происхождения теперь придется указать не только в контракте, но и во всех документах о приемке. Правило работает для контрактов на поставку товаров, которые заключили с 1 января 2020 года. По контрактам, которые заключили раньше, но продолжаете исполнять, можно указать информацию о производителе. В контрактах и документах о приемке страна должна быть указана одна и та же. Если, например, в контракте написано, что страна происхождения Россия, а в товарной накладной указан Китай, – контроль вы не пройдете.
Документы о приемке
Стандартный документ о приемке товара – это накладная. Как правило, ее сопровождают счет-фактура и счет. Но если контрагент на упрощенке, счета-фактуры не будет. Перед тем как размещать документ о приемке в ЕИС, сверьте с условиями контракта. Действительно ли документом о приемке считается только товарная накладная (ТТН) или необходимо на основе накладной составить еще и акт приемки-передачи товара. ТТН – самый популярный, но далеко не единственный документ, по которому принимают товар. Смотрите ниже, какие еще документы могут считаться документами о приемке по закону о бухучете:
– товарная накладная;
– акт о приемке товаров;
– акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика;
– акт о приеме-передаче объекта основных средств;
– акт о приеме-передаче здания;
– акт о приеме-передаче групп объектов основных средств;
– акт о приеме-сдаче отремонтированных объектов основных средств;
– акт о приемке выполненных работ;
– акт приемки законченного строительством объекта;
– акт выполненных работ;
– универсальный передаточный документ.
Между тем, часть заказчиков указывают документ о приемке – счет-фактуру. В результате, в ЕИС неверно отражается Сумма исполненных обязательств:
Почему счет-фактура не может быть документом о приемке
Счет-фактура не предполагает двусторонней подписи, поэтому ее нельзя размещать в реестре контрактов как документ о приемке. Счет-фактура – это документ, который нужен бухгалтерии. Именно этот документ отражают в книге покупок и продаж. Для бухгалтерии счет-фактура – это первичка. А для контрактной службы важно, чтобы контракт был закрыт документом с двусторонней подписью и печатями. Это подтверждает, что стороны не имеют друг к другу претензий и товар поставлен и принят в полном объеме.
В тексте контракта обычно указывают, какой документ будет считаться документом о приемке. Но многие заказчики действуют интуитивно, не вчитываясь в условия контракта или сильно спешат.
Например, поставщик привез товар по контракту, сопроводил накладной. Но по условиям контракта документом, подтверждающим приемку, выступает не товарная накладная, а акт приемки-передачи товара. Это означает, что на базе товарной накладной необходимо составить акт приемки-передачи и подписать с двух сторон. Именно этот документ необходимо разместить в реестре контрактов, а не товарную накладную, как могло показаться вначале.
Перечень документов о приемке и информация в реестр зависят еще и от предмета контракта. Например, если у вас заключен контракт на оказание услуг, его нельзя закрыть актом выполненных работ – сведения не пройдут контроль, и вам придется все переделывать. Если вы не уверены, какой именно документ будет считаться документом о приемке, обратитесь к таблице ниже. В ней указано примерное соотношение информации и документов в реестр в зависимости от типа контракта. В третьем столбце дополнительно указан код документа по справочнику в ЕИС.
Какой документ o приемке прописать в контракте
Какие сведения направить в реестр по исполнению с кодом