как считать приложения и листы в авансовом отчете примеры

Как считать приложения и листы в авансовом отчете примеры

По моему наблюдению для начинающих бухгалтеров оформление авансовых отчётов представляет значительную трудность на первых порах.

Сегодня мы рассмотрим азы этого дела, а также наиболее популярные случаи из жизни. Все эксперименты будем ставить в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0).

Не мне вам рассказывать, что за расчёты с подотчетными лицами в бухгалтерии отвечает 71 счёт:

Ну, например, выдали 5000 под отчёт из кассы:

Работник отчитался об использовании этих средств, например, на оплату общехозяйственных расходов. ну, например, за электричество:

Давайте рассмотрим каждый из перечисленных выше примеров.

Выдача наличных денежных средств из кассы

Для выдачи аванса из кассы мы оформляем расходный кассовый ордер (в тройке это документ «Выдача наличных»):

В виде операции указываем «Выдача подотчетному лицу»:

Проводка получилась такой:

Выдача безналичных денежных средств

В этом случае перечисление денежных средств осуществляется на карточный счёт сотрудника (счёт, к которому привязана банковская карта, при помощи которой сотрудник сможет снять эти деньги).

В тройке эта операция оформляется обычным документом «Списание с расчетного счета»:

Также не забываем указать в виде операции «Перечисление подотчетному лицу»:

Проводка получилась такой:

Выдача денежных документов

Денежным документом может являться, например, билет на самолёт, который организация приобрела для сотрудника, который едет в командировку.

После покупки этот билет учитывается по дебету счёта 50.03:

При выдаче этого билета сотруднику под отчёт (перед командировкой) бухгалтерия оформляет документ «Выдача денежных документов»:

А на закладке «Денежные документы» указывает этот самый билет:

Проводка получилась такой (списали билет со счёта 50.03):

Сотрудник отчитывается

Но ведь активы выдаются сотруднику не просто так, а для выполнения определённого служебного поручения. Поэтому наступает момент, когда работник должен отчитаться перед бухгалтерией по форме АО-1.

Это такая печатная форма в которой указывается:

Вот вам пример формы АО-1:

Этот отчёт (АО-1) составляется работником совместно с бухгалтерией и утверждается руководителем. В самом низу указывается количество документов и листов, на которых они приложены к отчёту (чеки обычно целыми пачками наклеивают на листы формата А4).

Так вот, чтобы напечатать такой отчёт (АО-1), списать с сотрудника задолженность по 71 счёту, а также принять расходы в тройке существует документ «Авансовый отчет»:

Пробежимся вкратце по его закладкам:

Примеры авансовых отчётов из жизни

Заполняем закладку «Авансы»:

Надо сказать, что эта закладка никак не отображается в проводках документа, а идёт только для печатной формы АО-1.

Заполняем закладку «Товары» (купили кучу всего и поставили на десятку):

Вот проводки этой закладки:

Заполняем закладку «Оплата»(гасим долг перед поставщиками, ну или оплачиваем аванс):

Примеры заполнения закладки «Прочее».

Оплата услуг связи:

Оплата объявлений в газете:

Списание суточных и долга за командировочных билетов:

Оплата за какие-то услуги (сразу списываем на 26):

Кстати, на закладках «Товары» и «Прочее» присутствует галка «СФ», если её поставить, то по этой строке введётся Счёт-фактура полученная:

Причём она будет привязана прямо к авансовому отчёту:

После заполнения документа «Авансовый отчёт» осталось лишь его распечатать :

С уважением, Владимир Милькин (преподаватель школы 1С программистов и разработчик обновлятора).

Вступайте в мою группу ВКонтакте, Одноклассниках, Facebook или Google+ — самые последние обработки, исправления ошибок в 1С, всё выкладываю там в первую очередь.

Как помочь сайту: расскажите (кнопки поделиться ниже) о нём своим друзьям и коллегам. Сделайте это один раз и вы внесете существенный вклад в развитие сайта. На сайте нет рекламы, но чем больше людей им пользуются, тем больше сил у меня для его поддержки.

Нажмите одну из кнопок, чтобы поделиться:

Источник

Оформление авансового отчета: общие правила

Общие правила заполнения авансового отчета таковы:

За нарушение срока работника можно наказать материально.

Как правильно заполнить авансовый отчет

Авансовый отчет условно можно разделить на 3 части:

Подписывают отчет работник, бухгалтер и главный бухгалтер. Затем он передается руководителю на утверждение — соответствующий гриф есть на лицевой стороне документа.

Авансовый отчет может составляться не только в бумажном, но и в электронном виде.

Построчный комментарий по заполнению авансового отчеты подготовили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ бесплатно к системе и переходите к указаниям.

Изменений по авансовым отчетам в 2021 году не было – этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).

Ознакомиться с примером и образцом заполнения авансового отчета вы можете на нашем сайте. Рассмотрим условный пример.

Допустим, 21.01.2021 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.

Работник потратил всего 18 950 руб. (НДС покупка не облагалась т. к. продавец применяет УСН). Неиспользованные средства в размере 1 050 руб. он вернул в кассу сразу при сдаче отчета в бухгалтерию.

Приведем образец заполнения авансового отчета для данной ситуации.

Итоги

Заполнение авансового отчета требует совместной работы подотчетного лица и бухгалтера. Заполненный отчет, подписанный главным бухгалтером и руководителем, является документом, на основании которого отражаются операции в учете.

Дополнительно материалы по теме расчетов с подотчетными лицами смотрите в статьях:

Источник

Авансовый отчет: приложение документов

Выдача денег сотрудникам на выполнение поручений руководителя и производственные нужды компании практикуется регулярно. Этот процесс всегда сопровождается составлением авансовых отчетов с приложениями в форме документов, которые подтверждают затраты сотрудника.

На первый взгляд, все просто, однако аудиторская практика показывает, что в этом направлении часто фиксируются нарушения, связанные с правилами оформления отчетных документов и их нумерации.

Подотчетное лицо

Статус подотчетного лица может получить один или несколько сотрудников компании. Их перечень утверждается руководителем в Приказе или другом внутреннем учетном документе. Фактически подотчетными являются сотрудники, которые входят в штат юридического лица, а также специалисты, которые работают по совместительству, уполномоченные руководством на получение авансовых средств.

Подотчетное лицо обязано:

Приложения к авансовому отчету

Приложения к авансовому отчету – это документы на отдельных листах, которые подтверждают факт расходов подотчетного лица. С их помощью сотрудник отчитывается перед компанией по выданным суммам с указанием целевого назначения производственных затрат.

В зависимости от целевого назначения затрат, к отчету могут прикрепляться разные документы или пакет, состоящий из нескольких документов (чеки, БСО, проездные документы и т.п.). Компании всё это необходимо в качестве обоснования для списания средств, которые при составлении отчетности будут учтены как расходы.

В качестве подтверждающих документов могут выступать:

Чеки: кассовый и товарный

Чек, выпущенный кассой при покупке товара или заказе услуги, является первым по популярности документом, сопровождающим авансовый отчет. Такой чек не только выступает в роли приложения на листах к авансовому отчету, но и является первичным бухгалтерским документом. Чек должен содержать все характерные для первички реквизиты и точную сумму, затраченную сотрудником – только в этом случае он является полноценным приложением к отчету и оправдывает затраты.

К этому документу есть еще одно требование – он должен содержать конкретный перечень покупок. Собирательного наименования товаров или услуг, например, «канцтовары», «стройматериалы», будет недостаточно, необходима конкретика. Кстати, распространенная проблема всех кассовых чеков заключается в низком качестве их печати, быстром стирании и выцветании. Чтобы обезопасить себя, сделайте копию или сохраните фотографию в приложении Hamilton Авансовый отчет.

Так как для налоговой отчетности требуется обоснование необходимости в товаре или услуге, в идеале необходимо приложить к отчету еще и товарный чек, который подробно детализирует расходы. Строгой формы для составления товарного чека нет, но он, как и кассовый, должен содержать основные реквизиты. Наличие печати и номера на этом документе необязательно.

Главное отличие кассового и товарного чеков в том, что первый выпускает зарегистрированный кассовый аппарат, а второй является бланком, заполненным продавцом товара или услуги. Обратите внимание, если к отчету прилагаются оба чека, то даты их выпуска и суммы обязательно должны совпадать.

О том, как оформить авансовый отчет по чекам, читайте здесь.

ПКО и БСО

Приходный кассовый ордер (ПКО) – это квитанция, которая подтверждает оплату товара или услуги. ПКО не подтверждает, что товар или услуга были получены заказчиком, поэтому необходимо, чтобы этот документ сопровождался актом приема-передачи или накладной. Только в таком комплекте ПКО будет учтен бухгалтерией. ПКО можно хранить как пронумерованные приложения к отчетному документу, а акты и накладные поместить в отдельные папки или также прикрепить к отчету.

Бланки строгой отчетности (БСО) – это билеты, проездные, талоны, путевки, почтовые квитанции, которые выпускаются типографией. БСО может иметь различную форму, но он обязательно должен содержать основные реквизиты.

Как оформлять приложения к авансовому отчету?

Подтверждающие документы к авансовому отчету прикрепляются в форме приложений на листах. Это могут быть, как оригиналы, так и распечатанные электронные версии, однако в обоих случаях документы должны содержать все необходимые реквизиты, а в последнем также учтены некоторые нюансы.

Обратите внимание, что при составлении авансового отчета по командировке к билету на самолет обязательно прикрепляется посадочный талон с информацией о сотруднике, так как именно он подтверждает факт перелета. Если билет электронный, необходимо предоставить его в распечатанном виде и также приложить к нему посадочный талон. Несмотря на то, что на электронных билетах отсутствует подпись и печать, действующее законодательство не признает это нарушением.

И еще один нюанс — желательно, чтобы документы, свидетельствующие о производственных расходах сотрудника, были выпущены в рабочий день. Если дата соответствует праздничному или выходному дню, у налоговой могут возникнуть вопросы.

Как считать приложения к авансовому расчету?

К одному авансовому отчету может прилагаться несколько подтверждающих документов. Количество таких приложений определяется перечнем чеков, накладных, БСО или ПКО. Возникает вопрос: как считать приложения документов в авансовом отчете?

При подготовке отчета необходимо наклеить все подтверждающие документы на отдельные листы. Чеки и квитанции крепятся в хронологическом порядке по датам покупок. После этого считается общее количество всех этих документов и далее отражается в авансовом отчете.

Как упростить подготовку авансового отчета?

Подготовить авансовый отчет можно в разы быстрее и проще в специализированном онлайн приложении Hamilton Авансовый отчет. Большая часть информации в документе уже заполнена за сотрудника по умолчанию, а то, что нужно внести, подсвечено красным цветом. Для подтверждения расходов сотруднику необходимо сфотографировать свои чеки и прикрепить их к отчету онлайн. Далее для отправки отчета на проверку бухгалтеру нужно кликнуть на кнопку «Отправить».

Таким образом сотрудник за считанные минуты составляет только 100% правильно оформленные электронные авансовые отчеты, а все подтверждающие по ним документы всегда доступны в электронном архиве.

Функционал приложения Hamilton Авансовый отчёт также полезен и для других участников бизнес-процесса. Например, проводки по АО формируются за бухгалтера автоматически, а подписание документов руководителем осуществляется без их распечатки – с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Использование такого приложения делает процесс работы с авансовой отчетностью комфортным для всех его участников, многократно упрощая и ускоряя его. Подробнее об условиях составления электронного авансового отчёта читайте в здесь.

Источник

Документ Авансовый отчет

Документ Авансовый отчет оформляется для отражения затрат, произведенных подотчетным лицом. В статье рассматривается назначение и особенности заполнения:

В статье приводится образец заполнения печатных форм, которые можно распечатать из данного документа.

Внимание! Ставка НДС изменена с 01.01.2019 с 18% на 20% и с 18/118 на 20/120.

Назначение документа

Авансовый отчет – документ, в котором работник отчитывается за использование аванса, выданного на:

Рассмотрим заполнение Авансового отчета в зависимости от произведенных расходов.

Шапка документа

Номер

В поле Номер устанавливается порядковый номер документа, который присваивается автоматически программой.

Получите понятные самоучители 2021 по 1С бесплатно:

В поле От вводится дата оформления документа. Автоматически подставляется текущая дата, но ее можно изменить вручную.

Подотчетное лицо

Программа 1С позволяет создать отчет от подотчетного лица, не являющегося сотрудником Организации. Таким лицом может быть работник, выполняющий работу по договору гражданско-правового характера.

Склад

В поле Склад указывается наименование склада из справочника Склады, на который приходуются товарно-материальные ценности (ТМЦ), приобретенные через подотчетника.

Если подотчетное лицо приобрело ТМЦ, которые будут храниться на разных складах, то нужно принять к учету активы на один выбранный склад, а затем выполнить передачу ТМЦ на другие склады (при необходимости) документом Перемещение товаров.

Если в справочнике Склады зарегистрирован только один склад, то в документе Авансовый отчет поле Склад не отображается.

Организация

Ссылка НДС

Рассмотрим особенности заполнения данной ссылки.

Табличная часть документа

Табличная часть документа Авансовый отчет состоит из нескольких вкладок:

Вкладка Товары – заполняется, если приобретались материалы, товары, иные активы (далее ТМЦ).

Вкладка Возвратная тара – заполняется, если ТМЦ приобретались с возвратной тарой.

Вкладка Оплата – заполняется, если подотчетное лицо выполняло задание оплатить или внести аванс за ТРУ, которые будут оформлены накладной (актом) на организацию.

Вкладка Билеты — заполняется, если работнику выдавались билеты, приобретенные организацией.

Вкладка Прочее – используется для отчета о приобретении работ (услуг), а также о командировке.

Узнать более подробно о Способах подбора номенклатуры.

Также добавить в табличную часть строку с полностью заполненными данными можно с помощью копирования строки в другой табличной части с таким же функционалом.

Рассмотрим заполнение каждой вкладки.

Вкладка Авансы

Табличная часть вкладки Авансы содержит следующие графы.

Документ аванса

В графе Документ аванса указывается документ, которым в программе зарегистрирована выдача аванса подотчетному лицу.

Из соответствующего журнала выбирается документ выдачи аванса.

Сумма аванса

В графе Сумма аванса указывается сумма аванса, выданного подотчетному лицу. Графа заполняется автоматически при выборе документа выдачи аванса.

Вкладка Товары

Вкладка Товары заполняется при приобретении ТМЦ и содержит графы, которые условно можно разделить на две группы для отражения сведений о:

Документ (расхода)

Графа Документ (расхода) содержит данные о наименовании, номере и дате документа, на основании которого приобретены ТМЦ. Сведения заполняются вручную.

Номенклатура

Код/артикул

При выполненных настройках колонка Артикул будет выведена в печатную форму Приходный ордер (М-4).

Количество

В графу Количество вводится количество поступивших ТМЦ.

В графе Цена вводится цена поступивших ТМЦ. Графа может заполняться:

Сумма

В графе НДС заполняются сразу два поля:

Если НДС выделен в документах поступления, то его необходимо указывать в документе Авансовый отчет так, как это указано в первичке.

Всего

В графе Всего выводится стоимость ТМЦ с учетом НДС.

Счет учета

Графу Счет учета можно изменить вручную, тогда ТМЦ будут оприходованы на новый счет учета.

Счет НДС

Графу Счет НДС можно изменить вручную, тогда НДС будет учитываться на другом счете учета.

Поставщик

В графе Поставщик указывается наименование поставщика, который осуществил поставку ТМЦ. Наименование поставщика выбирается из справочника Контрагенты.

В графе СФ проставляется флажок СФ в том случае, когда поставщик выдал вместе с указанным Документом (расхода) счет-фактуру, оформленный на организацию или ИП, которые будут заявлять вычет.

Флажок СФ ставится только, если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет счет-фактуру, выданный на организацию. Если приложен лишь первичный документ, в котором выделен НДС, то:

Реквизиты счета-фактуры

Номер ГТД/Страна

В графе заполняются два поля:

Номер ГТД – это регистрационный номер таможенной декларации, выбирается из справочника Номера таможенных деклараций.

Графу Номер ГТД можно изменить вручную, тогда ТМЦ будут оприходованы на новый номер ГТД.

БухЭксперт8 не рекомендует заполнять номер ГТД в разделе Импортный товар карточки номенклатуры. Если в Организацию будет поступать один и тот же товар, но с разными номерами ГТД, то в справочнике Номенклатура придется заводить несколько позиций номенклатуры, имеющих одинаковое наименование и различающихся номером ГТД.

Расходы (НУ)

Вкладка Возвратная тара

Вкладка Возвратная тара заполняется при приобретении подотчетным лицом материалов с возвратной тарой.

Стоимость возвратной тары не отражается в итоговой сумме документа Авансовый отчет и обязательствах подотчетного лица по счету 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».

Документ (расхода)

Графа Документ (расхода) содержит данные аналогичной графы из вкладки Товары о документе, по которому приобретены ТМЦ с возвратной тарой. Сведения заполняются вручную.

Номенклатура

Количество

В графу Количество вводится количество поступивших единиц тары

В графе Цена вводится цена поступившей тары. Графа может заполняться:

Сумма

Контрагент

Счет учета

Счет расчетов

Графа Счет расчетов предназначена для отражения обязательства перед поставщиком по возврату тары. При заполнении строки в графе Счет расчетов будет автоматически выбран из Плана счетов счет 76.05 «Расчеты с прочими поставщиками и подрядчиками». Графу Счет расчетов можно изменить вручную.

Вкладка Оплата

Вкладка Оплата заполняется, когда подотчетное лицо отчитывается по оплате за товары (работы, услуги) (ТРУ).

Документ (расхода)

Графа Документ (расхода) содержит данные о наименовании, номере и дате документа, выданного поставщиком при оплате ТРУ. Сведения заполняются вручную.

Контрагент

Графа Контрагент состоит из двух строк:

Содержание

В графе Содержание указываются ТРУ, за которые произведена оплата. Поле заполняется вручную. Данное поле является информационным и не выводится ни в отчеты, ни в печатные документы.

Погашение задолженности

В графе Погашение задолженности требуется указать способ, которым будет производиться погашение задолженности перед поставщиком:

Сумма

Счета расчетов

В графе Счета расчетов по умолчанию отражаются 60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 60.02 «Расчеты по авансам выданным». Если расчеты с поставщиком ведутся по другим счетам, то их необходимо поправить.

Вкладка Билеты

Билет

Сумма

В графе Сумма отражается стоимость билета.

В графе %НДС указывается ставка НДС, указанная в билете.

НДС (в т.ч.)

В графе НДС (в т.ч.) отражается сумма НДС, указанная в билете.

Перевозчик

В графе Перевозчик указывается наименование перевозчика или посредника, у которого приобретен билет, выбирается из справочника Контрагенты.

Счет затрат / Подразделение

В графе Счет затрат/Подразделение заполняются сразу два поля:

Субконто

Вкладка Прочее

Документ (расхода)

Графа Документ (расхода) содержит данные о наименовании, номере и дате документа, выданного поставщиком при выполнении работ, оказании услуг, а также подтверждающего затрат на командировку. Сведения заполняются вручную.

Номенклатура

Сумма

В графе НДС заполняются сразу два поля:

Всего

В графе Всего выводится стоимость работ (услуг), командировочных затрат с учетом НДС.

Счет затрат/Подразделение

В графе Счет затрат/Подразделение заполняются сразу два поля:

Субконто

Счет НДС

В графу Счет НДС автоматически подставляется счет учета НДС согласно настройкам, выполненным в регистре сведений Счета учета номенклатуры. Регистр Счета учета номенклатуры – это специальный регистр, в котором устанавливается связь между счетом учета номенклатуры и ее видом или наименованием. PDF

Графу Счет НДС можно изменить вручную, тогда НДС будет учитываться на новом счете учета.

Расходы (НУ)

Поставщик

В графе Поставщик указывается наименование поставщика, выполнившего работы (оказавшего услуги). Наименование поставщика выбирается из справочника Контрагенты.

В графе СФ проставляется флажок СФ в том случае, когда поставщик выдал вместе с первичным документом, указанным в Документ (расхода) счет-фактуру, оформленный на организацию или ИП, по которому НДС может быть принят к вычету.

Реквизиты счета-фактуры

Счет затрат НУ

Субконто НУ

Подвал документа

Итоги

В графе Итоги приводятся:

Все поля графы Итоги заполняются автоматически.

Назначение

В графе Назначение указывается назначение аванса. Заполняется вручную.

Приложение

В графе Приложение указывается количество приложенных к Авансовому отчету документов, а также общее количество листов у них.

Комментарий

В графе Комментарий можно разместить любые необходимые комментарии.

Печатные формы документа

Из документа Авансовый отчет можно сформировать следующие печатные формы:

Печатные формы можно сохранить, распечатать или отправить по электронной почте.

См. также:

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

Карточка публикации

(6 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Источник