как сделать учет количества в аксесс
Функция Count
Подсчитывает количество записей, возвращенных запросом.
Синтаксис
Аргумент выражение представляет собой строковое выражение, определяющее либо поле с данными, количество которых необходимо подсчитать, либо выражение, в котором производятся вычисления с данными поля. Операндом в выражении может быть имя таблицы или функция (встроенная или определяемая пользователем, но не другая агрегатная функция SQL). Вы можете подсчитать количество записей любого типа, включая текстовые.
Примечания
Совет: В Access 2010 построитель выражений включает функцию IntelliSense, которая указывает требуемые аргументы.
Функцию Count можно использовать для подсчета количества записей в базовом запросе. Например, с помощью функции Count можно подсчитать количество заказов, отправленных в определенную страну.
Хотя в выражении можно проводить вычисления с полем, функция Count просто подсчитывает число записей. Результат не зависит от того, какие именно значения хранятся в записях.
Функция Count не учитывает при подсчете записи, имеющие значение Null, если вместо аргумента выражение не используется подстановочный знак звездочки (*). Если этот знак используется, функция Count подсчитывает общее число записей, включая записи, содержащие поля со значением Null. Вариант Count(* ) работает значительно быстрее, чем Count([ имя_столбца] ). Не следует заключать звездочку в кавычки (‘ ‘). В приведенном ниже примере вычисляется количество записей в таблице Orders.
SELECT Count(*) AS TotalOrders FROM Orders;
Если аргумент выражение определяет несколько полей, как минимум одно из них должно иметь значение, отличное от Null: только тогда функция Count учитывает запись. Если все поля имеют значение Null, запись не учитывается. Имена полей разделяются амперсандом (&). В следующем примере показано, каким образом можно ограничить подсчет записями, в которых либо поле ShippedDate, либо поле Freight имеет значение, отличное от Null.
Функцию Count можно использовать в выражении запроса. Это выражение можно также использовать в свойстве SQL объекта QueryDef или при создании набора записей на основе запроса SQL.
Подсчет в отчетах
Может быть полезно подсчитать количество записей, содержащихся в отчете. В отчетах с группировкой и сводных отчетах можно отобразить количество записей в каждой группе. Кроме того, вы можете добавить номер строки к каждой записи, чтобы было проще ссылаться на каждую из них. В этой статье пошаговая статья посвящена добавлению в отчет количества строк и номеров строк.
В этой статье
Подсчет количества записей в отчете или группе
В этом представлении вы можете быстро добавить количество подсчетов в отчет.
Подсчет записей в представлении макета
В области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите в shortcut-меню пункт «Макет».
Щелкните поле, в которое нужно подсчитать количество полей. Чтобы убедиться в том, что учитываются все записи, щелкните известное поле, в котором нет значений NULL, например поле «ИД».
На вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги щелкните Итоги.
Выполните одно из следующих действий:
Чтобы подсчитать все записи в отчете независимо от того, есть ли в выбранном поле значение, нажмите кнопку «Подсчет записей».
Чтобы подсчитать только записи, для которых есть значение в выбранном поле, нажмите кнопку «Количество значений».
Примечание: Значения count недоступны для полей следующих типов данных:
Длинный текст (Memo)
Access добавит текстовое поле в раздел «Прилагатель отчета» и нажмет его свойство Control Source выражением, которое выполняет функцию Count. Если в отчете есть уровни группировки, Access также добавит текстовое поле в прил. для каждой группы, в которую выполняется такое же вычисление.
Примечание: Если для создания подсчета в определенном поле используется макет, в Access создается выражение, в котором учитываются только записи, в которых это поле не является NULL. Например, если в отчете содержится 10 записей и вы добавляете количество в поле, содержащее три нулевого значения, в текстовом поле count отображается 7 — числовые записи, содержащие ненуловые значения. Этого можно избежать, добавив подсчет только в поля, в которых не разрешается использовать значения NULL (например, поля «Код»), или изменить данные в их источнике, чтобы всегда учитывать все записи вне зависимости от того, содержат ли они нулевую величину. Вот как это сделать.
Выберем текстовое поле, в которое будет выводится количество. Если страница свойств не отображается, нажмите клавишу F4.
Откройте вкладку Данные.
В поле свойства «Данные» удалите выражение и введите =Count(*).
Сохраните отчет и переключиться в представление отчета, чтобы просмотреть результаты.
Подсчет записей в конструкторе
В области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите в shortcut-меню пункт «Конструктор».
На вкладке Конструктор в группе Элементы управления щелкните Поле.
Выполните одно из следующих действий:
Чтобы добавить количество всех записей в отчете, щелкните раздел «Заглавный отчет» или «Принумер отчета», в который вы хотите добавить текстовое поле.
Чтобы добавить количество записей в каждой группе отчета с группировкой, щелкните раздел «Заглавная группа» или «Принумер группы», в который вы хотите добавить текстовое поле.
Вы выберите текстовое поле и нажмите F4, чтобы отобразить окно свойств.
Откройте вкладку Данные.
В поле свойства «Данные» введите =Count(*).
В выражение используется функция Count для подсчета всех записей в отчете или группе, даже если некоторые поля некоторых записей имеют null. Чтобы подсчитать записи, в которых определенное поле не является NULL (например, «Имя Поставщика»), используйте вместо этого следующее выражение: =CDbl(Nz(Count([Имя Поставщика]);0)).
Добавление номера строки для каждой записи в отчете или группе
В отчете можно про номера элементов. Например, в отчете о продажах по продуктам можно увести «1» перед первым элементом в группе продуктов, «2» — перед вторым и так далее. Когда начнется следующая группа продуктов, подсчет начнется снова, а первой позиции будет предшествовать «1».
Элементы отчета можно прочислять с помощью вычисляемого объекта управления и его свойства «Сумма с набегаемой суммой».
В области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите в меню пункт «Конструктор».
На вкладке Конструктор в группе Элементы управления щелкните Поле.
В разделе «Подробности» отчета перетащите указатель, чтобы создать текстовое поле, чтобы убедиться, что оно достаточно широкое для размещения наибольшего числа элементов.
Например, если у вас, скорее всего, будет 100 заказов, вам потребуется место не менее трех знаков (100). Если рядом с надписью отображается надпись, удалите ее, щелкнув ее и нажав кнопку DELETE. Если надпись находится слева, возможно, она скрыта под надписью. С помощью левого верхнего угла надписи перетащите ее вправо, чтобы увидеть надпись. Затем можно щелкнуть метку и нажать кнопку DELETE.
Выделите текстовое поле. Если страница свойств не отображается, нажмите клавишу F4.
Перейдите на вкладку «Все». В поле свойства «Имя» введите имя, например txtItemNumber.
Откройте вкладку Данные.
В окне свойства «Сумма с набегаемой суммой» выберите «Для группы».
В поле свойства «Control Source» введите =1.
Откройте вкладку Формат.
В поле свойства «Формат» введите #. (знак фунта и точка).
При этом номер строки форматированием будет то, что следует за номером.
Сохраните отчет и переключиться в представление отчета, чтобы просмотреть результаты.
Подсчет данных при помощи запроса
В этой статье описано, как подсчитать данные, возвращаемые запросом. Например, в форме или отчете можно подсчитать количество элементов в одном или нескольких полях таблицы или элементах управления. Вы также можете вычислять средние значения, находить наибольшее и наименьшее значения, самую давнюю и самую последнюю дату. Кроме того, в Access предусмотрено средство, называемое строкой итогов, с помощью которого можно подсчитывать данные в таблице, не изменяя структуру запроса.
Выберите нужное действие
Способы подсчета данных
Подсчитать количество элементов в поле (столбце значений) можно с помощью функции Число. Функция Число принадлежит к ряду функций, называемых агрегатными. Агрегатные функции выполняют вычисления со столбцами данных и возвращают единственное значение. Кроме функции Число, в Access есть следующие агрегатные функции:
Сумма для суммирования столбцов чисел;
Среднее для вычисления среднего значения в столбце чисел;
Максимум для нахождения наибольшего значения в поле;
Минимум для нахождения наименьшего значения в поле;
Стандартное отклонение для оценки разброса значений относительно среднего значения;
Дисперсия для вычисления статистической дисперсии всех значений в столбце.
В Access предусмотрено два способа добавления функции Count и других агрегатных функций в запрос. Вы можете:
Открыть запрос в режиме таблицы и добавить строку итогов. Строка итогов позволяет использовать агрегатные функции в одном или нескольких столбцах в результатах запроса без необходимости изменять его структуру.
Создать итоговый запрос. В итоговом запросе вычисляются промежуточные итоги по группам записей. Например, если вы хотите вычислить промежуточную сумму всех продаж по городам или по кварталам, следует использовать итоговый запрос для группировки записей по нужной категории, а затем просуммировать все объемы продаж. С другой стороны, с помощью строки итогов можно вычислить общий итог для одного или нескольких столбцов (полей) данных.
Примечание: Ниже в разделах этой статьи подробно описано применение функции Сумма, однако следует помнить, что вы можете использовать другие агрегатные функции в строках итогов и запросах. Дополнительные сведения об использовании других агрегатных функций см. ниже в разделе Справочные сведения об агрегатных функциях.
Дополнительные сведения о способах использования других агрегатных функций см. в разделе Отображение итогов по столбцу в таблице.
В следующих разделах описаны шаги, которые следует выполнить, чтобы добавить строку итогов, а также описывается использование итогового запроса для подсчета данных. Следует обратить внимание на то, что функция Число работает с большим числом типов данных, чем другие агрегатные функции. Функцию Число можно использовать для любого типа полей, кроме тех, которые содержат сложные повторяющиеся скалярные данные, например поле с многозначными списками.
С другой стороны, многие агрегатные функции работают только с данными в полях, имеющих определенный тип данных. Например, функция Сумма работает только с типами данных «Число», «Действительное» и «Денежный». Дополнительные сведения о типах данных, требуемых для каждой функции, см. ниже в разделе Справочные сведения об агрегатных функциях.
Общие сведения о типах данных см. в статье Изменение типа данных для поля.
Подсчет данных с помощью строки итогов
Чтобы добавить в запрос строку итогов, откройте его в режиме таблицы, добавьте строку, а затем выберите функцию Число или другую агрегатную функцию, например Сумма, Минимум, Максимум или Среднее. В этом разделе объясняется, как создать простой запрос на выборку и добавить строку итогов.
Создание простого запроса на выборку
На вкладке Создать в группе Другое нажмите кнопку Конструктор запросов.
Дважды щелкните таблицу или таблицы, которые вы хотите использовать в запросе, а затем нажмите кнопку «Закрыть».
Выбранные таблицы отображаются в виде окон в верхней части конструктора запросов. На рисунке показана типичная таблица в конструкторе запросов.
Дважды щелкните поля таблицы, которые вы хотите использовать в запросе.
Вы можете включить поля, содержащие описательные данные, например имена и описания, но следует обязательно добавить поле, содержащее подсчитываемые значения.
Каждое поле отображается в столбце в бланке запроса.
На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить.
Результаты запроса отображаются в режиме таблицы.
При необходимости переключитесь в Конструктор и скорректируйте запрос. Для этого щелкните правой кнопкой мыши вкладку документа для запроса и выберите команду Конструктор. После этого можно изменить запрос, добавив или удалив поля таблицы. Чтобы удалить поле, выберите столбец в бланке запроса и нажмите клавишу DELETE.
При необходимости вы можете сохранить запрос.
Добавление строки итогов
Откройте запрос в режиме таблицы. Если база данных имеет формат ACCDB, щелкните правой кнопкой мыши вкладку документа для запроса и выберите команду Режим таблицы.
Если используется база данных в формате MDB, созданная в более ранней версии Access, на вкладке Главная в группе Режимы щелкните стрелку под кнопкой Режим и выберите значение Режим таблицы.
Дважды щелкните запрос в области навигации. Запрос будет выполнен, а его результаты будут загружены в таблицу.
На вкладке Главная в группе Записи нажмите кнопку Итоги.
Под последней строкой данных в таблице появится новая строка Итог.
В строке Итог щелкните поле, по которому вы хотите выполнить подсчет, и выберите в списке функцию Count.
Скрытие строки итогов
На вкладке Главная в группе Записи нажмите кнопку Итоги.
Дополнительные сведения об использовании строки итогов см. в разделе Отображение итогов по столбцу в таблице.
Подсчет данных с помощью итогового запроса
Когда нужно подсчитать некоторые или все записи, возвращаемые запросом, то вместо строки итогов можно воспользоваться итоговым запросом. Например, вы можете подсчитать общее число сделок или число сделок в отдельном городе.
Как правило, итоговый запрос применяется вместо строки итогов тогда, когда требуется использовать значение результата в другой части базы данных, например в отчете.
Подсчет всех записей в запросе
На вкладке Создать в группе Другое нажмите кнопку Конструктор запросов.
Дважды щелкните таблицу, которую вы хотите использовать в запросе, и нажмите кнопку «Закрыть».
Таблица появится в окне в верхней части конструктора запросов.
Дважды щелкните поля, которые вы хотите использовать в запросе, и убедитесь, что включено поле, количество в которое нужно подсчитать. Можно подсчитать поля большинства типов данных, за исключением полей, содержащих сложные повторяющиеся скалярные данные, такие как поле многомерных списков.
На вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть нажмите кнопку Итоги.
В бланке появится строка Итог, а в строке для каждого поля запроса будет указано Группировка.
В строке Итог щелкните поле, по которому вы хотите выполнить подсчет, и выберите в списке функцию Count.
На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить.
Результаты запроса отображаются в режиме таблицы.
При необходимости вы можете сохранить запрос.
Подсчет записей в группе или категории
На вкладке Создать в группе Другое нажмите кнопку Конструктор запросов.
Дважды щелкните таблицу или таблицы, которые вы хотите использовать в запросе, а затем нажмите кнопку «Закрыть».
Таблица (или таблицы) появится в окне в верхней части конструктора запросов.
Дважды щелкните поле, содержащее данные категории, а также поле, значения в котором вы хотите подсчитать. Запрос не может содержать других описательных полей.
На вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть нажмите кнопку Итоги.
В бланке появится строка Итог, а в строке для каждого поля запроса будет указано Группировка.
В строке Итог щелкните поле, по которому вы хотите выполнить подсчет, и выберите в списке функцию Count.
На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить.
Результаты запроса отображаются в режиме таблицы.
При необходимости вы можете сохранить запрос.
Справочные сведения об агрегатных функциях
В следующей таблице перечислены и отписаны агрегатные функции Access, которые можно использовать в строке итогов и в запросах. Помните, что в Access предусмотрено больше агрегатных функций для запросов, чем для строки итогов. Кроме того, при работе с проектом Access (внешней базой данных Access, которая подключается к базе данных Microsoft SQL Server) можно использовать расширенный набор агрегатных функций, предоставляемый SQL Server. Дополнительные сведения о них см. в электронной документации Microsoft SQL Server.
Поддерживаемые типы данных
Суммирует элементы в столбце. Подходит только для числовых и денежных данных.
«Число», «Действительное», «Денежный»
Вычисляет среднее значение для столбца. Столбец должен содержать числовые или денежные величины или значения даты или времени. Функция игнорирует пустые значения.
«Число», «Действительное», «Денежный», «Дата/время»
Подсчитывает число элементов в столбце.
Все типы данных, за исключением сложных повторяющихся скалярных данных, таких как столбец многозначных списков.
Дополнительные сведения о списках, которые могут быть многоценными, см. в руководстве по полям, которые могут быть многоценными, а также к созданию или удалите многофаентное поле.
Возвращает элемент, имеющий наибольшее значение. Для текстовых данных наибольшим будет последнее по алфавиту значение, причем Access не учитывает регистр. Функция игнорирует пустые значения.
«Число», «Действительное», «Денежный», «Дата/время»
Возвращает элемент, имеющий наименьшее значение. Для текстовых данных наименьшим будет первое по алфавиту значение, причем Access не учитывает регистр. Функция игнорирует пустые значения.
«Число», «Действительное», «Денежный», «Дата/время»
Показывает, насколько значения отклоняются от среднего.
Дополнительные сведения об этой функции см. в статье Отображение итогов по столбцу в таблице.
«Число», «Действительное», «Денежный»
Вычисляет статистическую дисперсию для всех значений в столбце. Подходит только для числовых и денежных данных. Если таблица содержит менее двух строк, Access возвращает пустое значение.
Дополнительные сведения о функциях для расчета дисперсии см. в разделе Отображение итогов по столбцу в таблице.
БД по Учету движения и наличия товара на складе
Доброго всем времени суток.
Постараюсь без длинного предисловия: волею случая, на складе предприятия где я работаю полетела БД написанная кем-то лет 20 назад, и лучшим моим решением было написать новую, несмотря на отсутствие опыта. Т.к. (на первый взгляд) функционал у нее достаточно простой и интерфейс нужен максимально понятный, выбрал Access. С Access’ом работал только в колледже «постольку-поскольку» и, по сути, изчаю его с нуля, поэтому уже столкнулся с множестом мелких моментов, которые жрут кучу времени и рваных волос на голове.
Прошу подсказать основные моменты логики работы, дать советы по структуре (чую моя не оптимальна) и, по возможности, ответить на сопутствующие вопросы.
Так же с ключевым полем: в таблице «Мера» хотел убрать счетчик и сделать один ключевой столбец с названием мер. Но тогда их невозможно было нормально сортировать, даже если переписывать все заново, при открытии таблицы все сортировалось по алфавиту, что неудобно.
Формы так же не обрадовали: вроде форма простая (Добавление категории),похоже на Delphi, но VB в макросах для меня темный лес, работает как-то странно и через раз.
Извиняюсь за многабукав и глупые вопросы, я в Access ламер и языка VB не знаю, но обучаемый и стремящийся 
Заранее благодарю за любую помощь.
Подсчет данных при помощи запроса
В данной статье описано использование агрегатной функции для суммирования данных в результатах запроса. В ней также кратко описывается использование других агрегатных функций, например COUNT и AVG, для подсчета или вычисления средних значений в результирующем наборе записей. Кроме того, в этой статье рассматривается использование строки итогов — возможности Access, позволяющий суммировать данные без изменения структуры запросов.
Выберите нужное действие
Общее представление о способах суммирования данных
Просуммировать числовой столбец в запросе можно с помощью агрегатной функции. Агрегатные функции выполняют вычисления со столбцами данных и возвращают единственное значение. В Access существует множество агрегатных функций, включая Sum, Count, Avg (для вычисления среднего значения), Min и Max. Суммирование данных производится путем добавления в запрос функции Sum, подсчет данных — путем использования функции Count и т. д.
Кроме того, в Access предусмотрено несколько способов добавления функции Sum и других агрегатных функций в запрос. Вы можете:
Открыть запрос в режиме таблицы и добавить строку итогов. Строка итогов — возможность Access, позволяющая использовать агрегатные функции в одном или нескольких столбцах в результатах запроса без необходимости изменять его структуру.
Создать итоговый запрос. Итоговый запрос вычисляет промежуточные итоги для групп записей, а строка итогов — общие итоги для одного или нескольких столбцов (полей) данных. Например, если вы хотите вычислить промежуточную сумму всех продаж по городам или по кварталам, следует использовать итоговый запрос для группировки записей по нужной категории, а затем просуммировать все объемы продаж.
Создать перекрестный запрос. Перекрестный запрос — это особый тип запросов, отображающий результаты в сетке, напоминающей лист Excel. Перекрестные запросы суммируют значения и затем группируют их по двум наборам фактов — вдоль боковой стороны (заголовки строк) и в верхней части (заголовки столбцов). Например, вы можете использовать перекрестный запрос для отображения итоговых значений продаж для каждого города за последние три года, как показано в таблице: