как составить акт приема передачи денежных средств
Акт приема-передачи денежных средств
Формирование акта приема-передачи денежных средств обычно происходит в результате исполнения какого-либо договора, поэтому акт не является самостоятельным документом, а служит к нему приложением.
В каких случаях составляется акт
Акт может составляться в самых разных ситуациях:
Если акт служит приложением к договору, его наличие, и даже, при желании, основные аспекты содержания можно прописать прямо в основном документе (впоследствии надлежащим образом заполненный и заверенный акт станет основанием для придания договору статуса действительного).
Акт служит доказательством факта передачи денег между сторонами, поэтому важность его нельзя недооценивать.
Относиться к составлению акта следует тщательно, прописывая все детали и не забывая о том, что в какой-то момент этот бланк может обрести статус юридически значимого документа (например, если между сторонами возникнут разногласия и кто-либо из них решит обратиться в судебную инстанцию).
Почему акт, а не расписка
Подтверждать факт передачи денежных средств может не только акт, но и расписка.
Однако, акт имеет свои преимущества:
Кто составляет акт
Акт обычно пишет представитель организации, которая передает средства (юрисконсульт, бухгалтер и т.д.) или лично займодавец. Если речь идет об организации, то акт должен быть подписан ее руководителем, действующим на основании устава, или лицом, уполномоченным действовать от его имени.
На что обратить внимание при составлении акта
Единой формы акта приема-передачи денежных средств, обязательной к применению, не существует, так что представители сторон могут формировать его исходя из собственного представления в свободной форме или, если в организации есть собственный разработанный и утвержденный должным образом образец документа – по его шаблону. Важно только то, чтобы бланк по своему составу отвечал определенным стандартам делопроизводства, а по содержанию включал в себя некоторые неизменные данные.
Как любой другой официальный документ, акт можно условно поделить на три части: «шапку», основной раздел и заключение.
Нюансы оформления
Так же как и текст акта, его оформление целиком и полностью зависит от видения документа составителем. Его можно делать в рукописном виде (как расписку) или набирать на компьютере, на фирменном бланке или на обыкновенном чистом листе бумаги.
Документ составляется как минимум в двух экземплярах — по одному для каждой из заинтересованных сторон, но при необходимости можно сделать и их заверенные копии. Если акт формируется между юридическими лицами, информацию об нем нужно внести в журнал учета документации.
Условия хранения документа
Акт, являясь неотъемлемой частью договора, должен храниться с ним вместе в отдельной папке там, куда нет доступа посторонних лиц. Срок хранения устанавливается либо законодательством РФ, либо внутренними нормативно-правовыми бумагами фирмы.
Особенности составления акта
Данный документ в обязательном порядке должен содержать реквизиты обеих сторон (сведения из регистрационных бумаг организации или паспортные данные физического лица) – без них документ не обретает юридического статуса.
Акт допустимо составлять не только лично, но и действуя через представителя. Однако в этом случае, важно, чтобы доверенное лицо имело на руках нотариально заверенную доверенность, копию которой необходимо прилагать к акту.
Акт должен в обязательном порядке удовлетворять требованиям обеих сторон. Если какая-либо из них не согласна с какой-то частью акта, она вправе внести свои коррективы, которые должны быть утверждены контрагентом.
Акт приема-передачи денежных средств: порядок составления и образец
Акт приема-передачи денежных средств — документ, подтверждающий факт передачи денежных средств в процессе исполнения договора или при ином основании передачи наличных сумм.
Когда нужен акт приема-передачи денежных средств
Документ составляют при денежных расчетах наличными, при передаче наличных во владение (подотчет) между двумя субъектами. При безналичных расчетах его не составляют, перевод денег с одного счета на другой подтверждает банк отметкой на платежном поручении или чеком.
При наличном расчете за товары, работы или услуги продавец (исполнитель) обязан подтвердить факт передачи ему денежных средств чеком или бланком строгой отчетности (ФЗ №54 от 22.05.2003), если он юрлицо или ИП. В рамках нерасчетных отношений факт передачи наличных подтверждают актом приема-передачи (выдача займа). Отметим: не все продавцы (исполнители) добросовестно выполняют обязанность по применению кассовых аппаратов и бланков строгой отчетности (БСО), поэтому при отсутствии чека и БСО рекомендуем письменно зафиксировать передачу денег.
При возникновении обязательств по договору займа между физическими лицами составляют акт, а если наличные передаются организации, подтверждением получения денег будет квитанция к приходному кассовому ордеру по форме №КО-1 (утв. постановлением Госкомстата №88 от 18.08.1998). Наряду с квитанцией допустимо составить передаточный документ.
При расчетах между физическими лицами передаточный документ составляется всегда.
Наличные денежные средства передаются от одного субъекта к другому и в процессе эксплуатации кассового оборудования. При смене кассира обычно оформляют акт инвентаризации наличных денежных средств по форме №ИНВ-15 (утв. постановлением Госкомстата №88 от 18.08.1998), дополнительно ничего составлять и фиксировать не нужно.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали риски займа денег и дали рекомендации, как их избежать. Используйте эти материалы бесплатно.
Почему нельзя ограничиться распиской
Суды не всегда считают факт передачи денег и факт наличия заемных отношений доказанным при наличии только расписки в качестве подтверждающего документа (Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации №18-КГ15-90 от 23.06.2015). В расписке не всегда удается полно и безошибочно указать все необходимые данные. Обычно ее пишут от руки, в простой письменной форме, забывая указать основание передачи денег (договор купли-продажи, заемные отношения), срок их возврата (при займе), обязательные реквизиты и пр. С целью исключения возможных притязаний рекомендуем наряду с распиской (при отсутствии основного договора) составить передаточный документ, который безоговорочно фиксирует момент передачи денег.
Кто и по какой форме составляет
Законом не установлена обязательная форма, поэтому допускается свободная письменная. Не следует использовать специальные бухгалтерские формы, утвержденные правительством, в процессе небухгалтерской деятельности.
Документ составляет любая сторона правоотношений на основе совместной договоренности. Закон не возлагает обязанности по составлению документа на конкретный субъект правоотношений.
Содержание акта приема-передачи
Из содержания должно следовать, кто передает, кто получает деньги, в каком размере и за что (основание). Укажите дату и место составления. Обязательно наличие реквизитов (паспортных данных), местонахождения сторон. Сумму укажите цифрами и прописью.
Поставьте подписи и печати (при наличии). В случае составления акта на нескольких листах ставьте подписи на каждом листе. Рекомендуем Ф. И. О. подписывающих лиц написать от руки. Документ составляется в двух экземплярах — по одному для каждой из сторон.
Образцы
Используйте этот образец акта передачи денежных средств:
получения денежных средств
«__» ___________ ____ г.
____________________________________, именуем__ в дальнейшем «Продавец»,
в лице ___________________________________________________________________,
действующ__ на основании ______________________________, с одной стороны и
гражданин(ка) РФ _____________________________, именуем___ в дальнейшем
(Ф. И. О. гражданина(ки))
проживающ___ по адресу: __________________________________________________,
с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», по отдельности «Сторона»,
подписали настоящий акт о нижеследующем:
1. Покупатель передал, а Продавец принял _____ (________________) рублей
в счет оплаты товаров: _____________________________________.
2. Настоящим актом Стороны подтверждают, что Покупатель исполнил свои
обязательства по оплате товара в полном объеме и надлежащим образом.
Как долго хранить документ
Специальный срок хранения законом не установлен. Рекомендуем по аналогии со ст. 29 ФЗ №402 от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» хранить документ не менее пяти лет.
Акт приема передачи денежных средств – Образец и бланк 2021 года
В ходе своей деятельности организациям часто приходится осуществлять всевозможные расчеты за товары, услуги, работы. Такие действия подразумевают передачу денежных средств, как наличным путем, так и безналичным. Нужно понимать, при безналичном переводе документальным подтверждением этого факта может стать чек или банковская выписка.
Однако при расчете наличными нужно оформить документальное подтверждение того, что деньги действительно были переданы. Именно в таких ситуациях оформляется акт приема-передачи денежных средств. По сути, это договор, в котором одна сторона передает деньги, а другая их принимает. Стоит отметить, данный акт может составляться не только между организациями. Частные лица также имеют право составлять этот документ.
Форма акта приема передачи денежных средств
Как правило, для оформления акта используется простой шаблон, где отмечается вся важная информация. Например, указываются данные сторон, сам факт передачи денежных средств, конкретная сумма, сроки, условия и способы передачи. Практика показывает, многие организации разрабатывают для этих целей специальный шаблон, в котором отмечаются все необходимые пункты.
Фактически, с юридической стороны акт является грамотно оформленной распиской. Однако все-таки здесь имеются определенные различия. Например, акт в обязательном порядке подписывают обе стороны. В отличие от расписки, которая возлагает обязательства на участников сделки, акт просто подтверждает факт передачи денег. Достаточно часто он становится приложением к какому-либо документу, например, к договору. Однако нужно понимать, договор может быть подписан, но деньги при этом не отдаются по какой-либо причине. Но в том случае, если по этому договору передаются наличные, данный факт необходимо фиксировать дополнительным документом, а именно, актом приема-передачи.
За исключением редких случаев, данный акт имеет одну страницу. Никаких сложностей с его оформлением возникнуть не должно. Однако необходимо тщательно проверять вносимую информацию. Не стоит забывать, ошибка в одном символе может стать причиной серьезных проблем. Проставление подписей обеих сторон говорит о завершении сделки.
В каких случаях составляется акт приема передачи денежных средств в 2021 году
Практика показывает, некоторые люди недооценивают значение акта приема-передачи денежных средств. Нужно понимать, в спорных ситуациях этот документ может играть важную роль при судебных разбирательствах. Можно сказать, составление данного акта в интересах передающей стороны. С помощью этого документа она сможет доказать, что действительно передавала деньги.
Стоит отметить, акт составляется не только в том случае, если сделка осуществляется между организациями. Документ нужен даже в тех ситуациях, когда денежные средства передаются внутри одной компании, например, от кассира бухгалтеру, или между ответственными лицами во время сдачи смены. Не стоит пренебрегать составлением акта и в тех ситуациях, когда составляется договор дарения. Казалось бы, в этом случае деньги отдаются безвозмездно. Но известны случаи, когда и при этом между сторонами возникают конфликты, доходящие до судебных разбирательств. Договор купли-продажи, займа, аренды и все ситуации, при которых происходит передача денежных средств, нуждаются в оформлении данного акта.
(Видео: «Подрядные работы. Акт приема передачи.»)
Как правило, акт составляется стороной, которая передает денежные средства. Если это компания, оформлением занимается бухгалтер, юрист или другое ответственное лицо. В обязательном порядке документ подписывает руководитель компании или другой сотрудник, обладающий данными полномочиями. Нельзя сказать, что акт является обязательным документом. Но многие организации уже оценили преимущества акта, поэтому оформляют его при каждой передаче денежных средств.
Как правильно составить акт приема передачи денежных средств
Главное, чтобы бланк документа отвечал нормам оформления подобных документов. Таким образом, здесь должны присутствовать следующие пункты:
Если какая-то из сторон не согласна с информацией, указанной в акте, она может обсудить внесение изменений. Также можно и вовсе отказаться от подписания документа, что делает его ничтожным. Не обладает акт юридической силой и в том случае, если здесь не указаны данные, хотя бы одной из сторон.
Каждая сторона должна получить по одному экземпляру. Они обладают равнозначной юридической силой. Нет необходимости обращаться за помощью в составлении документа к юристам. Если внимательно относится к заполнению документа, даже юридически малограмотный человек сможет самостоятельно его составить.
Можно сказать, не существует принципиальных отличий между актами, которые заключают физические или юридические лица. Здесь лишь нужно помнить, что частные лица должны вносить информацию из своего паспорта. Что касается организаций, то они указывают коды КПП, ИНН и юридический адрес. Обычно интересы компании представляет директор. Но в сделке могут принимать участие одновременно несколько ответственных лиц. В этом случае вписывается информация о каждом из них.
Если возникает необходимость, акт можно оформлять по доверенности. Как правило, доверитель наделяет своего представителя полномочиями не только получать и передавать денежные средства, но и подписывать сопутствующие документы. Таким образом, доверенность должна быть заверена нотариально. Этот документ следует предъявить второй стороне при составлении акта. Также понадобится сделать копию доверенности. Она станет дополнением акта, который в свою очередь является приложением к договору.
Простой образец приема передачи денежных средств
Скачать образец и бланк приема передачи денежных средств
Условия хранения документа
Акт выступает в качестве приложения к договору. По сути, эти два документа неразделимы. Соответственно, храниться они должны вместе. Так, договор и акт рекомендуется поместить в одну папку, которая должна храниться в течение определенного времени. Как правило, срок хранения таких документов организация определяет внутренними правилами. Однако он не должен быть менее пяти лет.
Учитывая всю важность данного документа, можно предположить, что он является необходимым при любых сделках, связанных с передачей денежных средств. Однако практика показывает, многие пренебрегают оформлением соответствующего акта. Именно это может стать причиной длительных судебных тяжб. Именно правильно оформленный акт приема-передачи денежных средств является гарантией безопасности и чистоты сделки. Именно поэтому, если вторая сторона, а именно получатель, отказывается заверять документ своей подписью, вряд ли ее можно назвать надежным партнером.
Акты приема-передачи
Акт приема-передачи – документ, который оформляется при передаче различных активов и вещей. Он подтверждает нормальное состояние товара, его целостность, отсутствие брака. В документе фиксируется покупная стоимость и прочие показатели (марка, номер и прочее).
Когда составляется акт приема-передачи?
Акт необходим при приеме продукции одним лицом и передаче ее другому лицу. Документ сопровождает практически любые операции, связанные с приемом-передачей. К примеру, акт нужен при наличии этих обстоятельств:
В большинстве случаев акт оформляется при продаже продукции. Но потребность в нем возникает и при внутренних перемещениях ценностей. К примеру, при помещении объекта на склад.
Что содержится в акте приема-передачи?
Форма акта не установлена. Точное содержание документа определяется конкретной ситуацией. Однако, при любых обстоятельствах, в акте должны присутствовать обязательные реквизиты:
Если у принимающего лица есть претензии относительно качества передаваемого предмета, эти претензии также необходимо зафиксировать в акте. Иногда в документе фиксируется место передачи объекта. Если одной из сторон сделки является ФЛ, необходимо зафиксировать ФИО лица, паспортные данные, адрес.
Акт может составляться и на отдельное изделие, и на комплекс товаров. Но если это совокупность продукции, нужно обязательно указать это в акте.
ВАЖНО! Если принимающая сторона ставит подпись на акт, тем самым она подтверждает отсутствие претензий относительно качества товара. А потому, перед проставлением подписи, покупатель должен проверить продукцию на наличие дефектов.
ВНИМАНИЕ! Акт является бумагой с юридической силой. Он ограничивает требования сторон друг к другу. К примеру, подписанный покупателем акт обозначает, что покупатель претензий не имеет. Если между участниками сделки возникнут разногласия, документ поможет отстоять свои интересы в суде.
Дополнительные особенности
Акт будет иметь юридическую силу только при одновременном исполнении этих условий:
То есть, акт – это не самостоятельный документ. Однако он должен быть оформлен в соответствии со стандартными требованиями: печати, подписи, обязательные реквизиты.
Какие документы могут заменять акт приема-передачи?
Акт приема-передачи фиксируют эти положения:
То есть, документ, заменяющий акт, должен содержать те же сведения. Аналогичные функции выполняет товарная накладная. В ней также содержится информация об участниках сделки, о товаре. Там же фиксируются даты.
То есть, при передаче товара может использоваться или акт, или накладная. Однако, в некоторых случаях, составлять нужно именно акт. Требуется он тогда, когда необходимо зафиксировать претензии потребителя или их отсутствие. К примеру, он нужен при передаче дорогостоящего оборудования.
Акт приема-передачи денежных средств
Формируется современный акт приема передачи денежных средств на основании исполнения какого-либо договора. Из этого следует, что акт приема передачи денежных средств не считается основным документом, а есть лишь дополнением к основному.
Составляются акты приема-передачи в таких случаях:
Это может быть также передача денег от бухгалтера к кассиру. Любая передача денег обязательно должна быть документированная. Отнестись к этому стоит, внимательно, обязательно прописывая все детали.
Зачем составляется акт приема-передачи денежных средств?
Акт приема передачи наличных денежных средств необходимо составлять тем, кто связан с финансовыми обязательствами и при невыполнении или проблемном выполнении своих обязательств может понести негативные последствия. Все купюры обязательно прописываются документе, вся информация полностью должна быть достоверной и правильной. Юристы рекомендуют, не составлять договора, в которых есть финансовые обязательства, без акта приема передачи денежных средств.
Почему акт, а не расписка?
Акт приема передачи денежных средств отличается от обычной расписки за счет своей официальности, которую он несет. В первую очередь, это документ, который имеет порядковый номер и регистрируется после в самом договоре. Дальше важным является то, что в нем указываются 2 стороны, которые участвуют в процессе передачи денег. Вся полная и достоверная информация, указанная в акте приема передачи наличных денежных средств, несет прямую юридическую силу, которая защищает обе стороны от любых последствий.
На что следует обратить внимание при составлении акта приема-передачи денежных средств
При составлении акта приема передачи денежных средств в кассе, не требуется обязательная форма, по которой нужно заполнять все данные. Стороны должны придерживаться важных моментов, по которым потом смогут избежать негативных последствий. Первым и важным делом следует скачать в интернете или купить бланк, который может отвечать определенным стандартам делопроизводство и включать в себя неизменные данные. Акт приема передачи денежных средств, как и любой документ обязан включать в себя некоторые моменты такие, как:
Особенности составления акта приема-передачи денежных средств
Акт приема передачи денежных средств образец или уже готовый документ, но обязательно должен содержать в себе реквизиты двух сторон (это могут быть паспортные данные, прописка, место фактического проживания-если речь идет про физ лиц. Для юридических лиц нужно указать ЭДРПОУ, место нахождения юр лица) – без них документ не считается оформленным правильно и не несет юридическую силу.
Акт можно составлять самостоятельно двум сторонам, но и также Закон не запрещает обращаться к юристам или нотариусам за помощью. Они помогут разобраться во всех тонкостях именно вашего договора и расскажут, что именно нужно внести в акт для того, чтобы предусмотреть все возможные последствия.
Акт приема-передачи денежных средств образец простой
Акт приема передачи денежных средств образец каждый может скачать в интернете, если решили составлять его без участия третьих лиц. Типовой документ заполняется по всем основным характеристикам, описанным выше по тексту. Акт приема передачи денежных средств образец простой и не требует обязательного заверения третьими лицами.